UNIVERSIDAD TÉCNICA DE ORURO FACULTAD NACIONAL DE INGENIERIA CARRERA DE INGENIERIA SISTEMAS E INFORMÁTICA TITULO: MEJORA DEL FUNCIONAMIENTO Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MENORES TRIBUNALES: Ing. Ángel Miranda Ing. Fernando Ureña Ing. Franz Chinche AUTOR: Edwin Miguel Colque Villca FIRMA: FECHA DE DEFENSA: 18 de Agosto de 2006 1. INTRODUCCIÓN La compra de bienes y servicios esta regida según las Normas de Administración de Bines y Servicios las que muestran disposiciones, responsabilidades y procedimientos los que se tornan burocráticos y van sufriendo actos corruptos a pesar de las políticas y control que esté proceso sigue, esto a causa de los distintos procesos existentes en la institución y la gran cantidad de tareas que estos manejan. La investigación de este proyecto coadyuva a que tanto la institución reciba un dotación de bienes y/o servicios de calidad y bajo costo, y a su vez representen para los proveedores un medio confiable y transparente de competencia y oportunidad de trabajo. 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ¿Cómo lograr el normal abastecimiento de recursos del proceso de contrataciones menores, que retrasan el funcionamiento de los proyectos que tiene a su cargo la prefectura? 3. OBJETIVO GENERAL Mejorar el funcionamiento y seguimiento del proceso administrativo de contratación de bienes y/o servicios menores, evitando que el material o servicio sean motivo de incumplimiento de trabajo. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • • • Entender el correcto funcionamiento de los procesos en estudio de manera que permita identificar fallas en el mismo. Generar una representación de las actividades que sigue el proceso de contratación para estudiar cambios que mejoren su estructura. Implementar un sistema de seguimiento transparente y accesible de manera que pueda ser un medio de control y difusión. 5. JUSTIFICACIÓN DEL TEMA • TÉCNICA. El desarrollo del proyecto contribuye al uso de tecnologías de apoyo a la productividad individual con la que estamos familiarizados, orientado a grupos de trabajo en equipos colaborativos, obteniendo un mejoramiento continuo gracias a parámetros que permitan medir el grado de desempeño de funciones de una manera más eficiente. • SOCIAL. El proyecto mejora las condiciones de competencia en términos de igualdad y transparencia en el proceso de contrataciones menores, es por eso que fomenta la participación de la mediana y pequeña empresa (MyPes), las que atienden el mayor porcentaje de desempleo en Bolivia, por lo que ahora reciben principal atención en las instituciones publicas. • ECONÓMICA. El proyecto coadyuvará a mejorar una parte importante de proyectos, obras y trabajos realizados por la prefectura como es la contratación de recursos, por ende evita una perdida económica generada por retrasos. 6. CONCLUSIONES Tomando en cuenta la evaluación de objetivos e hipótesis a la culminación del trabajo se llegaron a las siguientes conclusiones: • La formalización de trámites administrativos ayuda a entender correctamente el funcionamiento de procesos, permitiendo identificar fallas y fortalezas a lo largo del trabajo, de manera que puedan ser reforzadas o corregidas. • Proporcionar mecanismos adecuados que permitan la presencia del cliente durante todo el proceso administrativo, mejora la transparencia y competitividad del proceso de contratación gracia a un seguimiento oportuno. • Los avances informáticos juegan un papel fundamental en la gestión de los procesos administrativos, tanto para agilizar la tramitación, como para obtener datos que debidamente interpretados nos puedan ser útiles para extraer conclusiones sobre la calidad de los servicios prestados, volumen de trabajo o cumplimiento de objetivos. En forma general se puede concluir que todos los objetivos han sido cumplidos, lo cual hace que el proyecto cumpla con los requerimientos establecidos por la institución. 7. RECOMENDACIONES En el desarrollo de Sistemas de Información Administrativos que involucren procesos largos y burocráticos se deben desarrollar paralelamente medios que permita un seguimiento a fin de controlar y transparentar el proceso, asegurando un mejor desempeño de actividades. La mejora administrativa debe tomar como punto de partida la comprensión total del proceso, las partes que intervienen directa e indirectamente, encargados y documentación; esto permite encontrar soluciones adecuadas.