GESTIÓN DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA I-GCIMC-20001 HERRAMIENTAS PARA ANÁLISIS DE CAUSAS Versión: 00 Página 1 de 4 1. OBJETIVO Definir herramientas para analizar las causas de las no conformidades o aspectos a mejorar de los procesos de la Alcaldía de Popayán, con el fin de eliminar las causas de los problemas para contribuir al mejoramiento continuo. 2. ALCANCE Este documento aplica desde la detección de causas para el análisis de no conformidades, hallazgos o aspectos a mejorar hasta llegar a la causa raíz. 3. DEFINICIONES CAUSA: Motivo por el cual sucede un acontecimiento. IDEA: Representación mental de algo real o imaginario a la que se llega después de la observación de ciertos fenómenos. MODERADOR: Persona que dirige o preside un debate o una reunión. EFECTO: Lo que se produce por una causa, su resultado. Impresión en el ánimo. Fin para que se hace una cosa. TRIVIAL: Que carece de importancia, muy conocido. VITAL: Que tiene mucha importancia o trascendencia. 4. ASPECTOS GENERALES Para la aplicación de este documento se debe tener en cuenta que se pueden utilizar una o varias de las herramientas de manera complementaria para encontrar la causa raíz del problema a analizar. La utilización de una o varias herramientas descritas en este documento, depende de: El criterio del responsable de implementar las acciones. De la complejidad del problema a analizar. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN ____________________________ Luis Molano ____________________________ Luis Molano ____________________________ Leonardo Muñoz GESTION DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA GESTION DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA GESTION DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA HERRAMIENTAS PARA ANÁLISIS DE CAUSAS I- GCIMC-20001 Versión 00 Página 2 de 4 4.1. LLUVIA DE IDEAS Es una técnica grupal para generar ideas, es utilizada cuando se tiene la necesidad de: Liberar la creatividad de los equipos Generar un número extenso de ideas Involucrar a todos en el proceso Identificar oportunidades para mejorar Su aplicación es de la siguiente manera: 1. Escoger a alguien para que sea el moderador que registre las ideas 2. Establecer un tiempo límite para la discusión. 3. Escribir en un tablero que identifique el tema en discusión. 4. Escribir cada idea en el menor número de palabras posible, verificar con la persona que define la idea, en el momento que se esté repitiendo una idea, no interpretar o modificar las ideas. Se puede optar por la opción de realizar la lluvia de ideas por escrito, donde cada participante escribe su aporte para evitar conflictos con los miembros del grupo. Luego como conclusión se realiza una lista clasificada de ideas según la votación, siendo la que tenga mayor puntaje la causa elegida. 4.2. CINCO PORQUÉS Es una técnica que utiliza preguntas durante la fase de análisis de un problema para buscar la causa principal del mismo. Se realiza un consenso dentro del equipo de trabajo para buscar las causas probables principales. 1. Una vez las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar: ¿Por qué ha sucedido …? ó ¿Por qué está pasando…? 2. Continuar preguntando Porqué cinco veces, esto reta al equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya probadas y ciertas. 3. Existen ocasiones en las que se puede presentar más de cinco porqués. 4. Durante este análisis se debe tener precaución de no preguntar quien, ya que se evalúa es el proceso y no personas. 4.3. DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO Es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto), es una herramienta efectiva para estudiar procesos y situaciones y para desarrollar un plan de recolección de datos. GESTIÓN DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA HERRAMIENTAS PARA ANÁLISIS DE CAUSAS I- GCIMC-20001 Versión 00 Página 3 de 4 Es utilizado para identificar las posibles causas de un problema específico. La naturaleza del diagrama permite que los grupos organicen grandes cantidades de información sobre un problema y determinar exactamente las posibles causas. Finalmente aumenta la probabilidad de identificar las causas principales. Se utiliza de la siguiente forma: 1. Se identifica el problema que generalmente es algo que se quiere mejorar o controlar. El problema debe ser específico y concreto. 2. Se registra la frase resumida del problema, escribir el problema identificado en la parte extrema derecha del papel y dejar espacio para el resto del diagrama hacia la izquierda, dibujar una caja alrededor de la frase que identifica el problema. 3. Dibujar y marcar las espinas principales, las cuales son las categorías de las causales, las más utilizadas son los equipos, materiales, métodos, máquinas, personas y medios, se dibuja una caja alrededor de cada titulo, pueden presentarse títulos diferentes ara cada causal. 4. Realizar una lluvia de ideas de las causa del problema, este es el paso más importante de la construcción del diagrama, las ideas generadas en este paso guiarán la selección de las causas de raíz, es importante solamente causas y no soluciones de las causas, deberá realizar continuamente la pregunta por qué para cada una de las causas. 5. Identificar los candidatos para la “causa más probable”, las causas seleccionadas por el equipo son opiniones y deben ser verificadas con más datos. GESTIÓN DE CONTROL INTERNO Y MEJORA CONTINUA HERRAMIENTAS PARA ANÁLISIS DE CAUSAS I- GCIMC-20001 Versión 00 Página 4 de 4 5.4. GRAFICA DE PARETO Técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”, es utilizada para separar gráficamente los aspectos significativos de un problema desde los triviales de manera que el equipo de trabajo sepa donde dirigir sus esfuerzos para mejorar. Reducir los problemas más significativos (las barras más largas en una gráfica de Pareto) servirá más para una mejora general que reducir