Help Desk CTA: Mesa de Servicio.

PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL
Y LISTAS DE DISTRIBUCIÓN ELECTRÓNICA
1.
PROPÓSITO
Proveer a los Usuarios del CUAAD de una cuenta de coreo electrónico para favorecer la comunicación
institucional en el desarrollo de las actividades académicas, administrativas y de gestión de su
comunidad. Crear listas de distribución de correo para facilitar la comunicación masiva de información
relevante para la Comunidad del Centro Universitario de manera adecuada.
2.
RESPONSABLE
Jefe de la Unidad de Cómputo y Telecomunicaciones para el Aprendizaje (UCTA).
3.
ALCANCE
Incluye los servicios para crear cuentas de correo Institucional, dar de baja ó realizar algún tipo de
modificación, así como la generación, eliminación ó modificación de listas de distribución electrónica.
ENTRADAS:
1. Solicitud del Servicio OTRS y Oficio
2. Requisitos (Información)
4.
SALIDAS:
1. Servicio otorgado
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
 El oficio de solicitud se archivara en la Unidad de Cómputo y Telecomunicaciones para el
Aprendizaje por seis años posterior se eliminaran.
 Ver Manual de Políticas y Lineamientos Interno para Uso y Buen Uso de TIC´s (D-CTA-02)
Emisión: Abril 2010
No Versión: 1
Pr-UCTA-04
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PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL
Y LISTAS DE DISTRIBUCIÓN ELECTRÓNICA
5.
FLUJO DE ACTIVIDADES
Procedimiento para Servicio de Correo Electrónico Institucional y/o Listas de Distribución Electrónicas
Directivos/Académicos/
Administrativos/
Alumnos
Responsable de la UCTA
Inicio
Help
Desk
1. Realiza Solicitud
2. Registra y Clasifica
Solicitud
Solicitud vía personal, vía oficio,
e mail
Solicitud registrada y clasificada en Help Desk CTA (OTRS)
3. Verifica el tipo de
servicio solicitado
Crear cuenta
de correo institucional
Generar lista
de distribución electrónica
Ó
4. Ejecuta la solicitud
4. Ejecuta la solicitud
Ingresa al Sistema de @
Ingresa al Sistema de @
Da de alta al Usuario
Da de alta al nuevo
grupo
Asigna paquete de
servicios
Asigna miembro del
grupo
Informa datos de nueva
cuenta
Dar de Baja ó
modificar cuenta
de correo
Modificar ó eliminar
Lista de distribución
4. Ejecuta la solicitud
4. Ejecuta la solicitud
Ingresa al Sistema de @
Ingresa al Sistema de @
Localiza al Usuario y
realiza modificación ó
baja
Localiza grupo y realiza
la modificación ó
eliminación
Informa sobre la baja o
modificación
Informa sobre la baja o
modificación
Servicio concluido
6. Aprueba el
servicio
E mail de notificación
(help desk)
5. Notifica servicio
Help
Desk
Aprobación del servicio
7. Cierra el servicio
Archiva Oficio
Fin
Emisión: Abril 2010
No Versión: 1
Pr-UCTA-04
Designa moderador e
Informa
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PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL
Y LISTAS DE DISTRIBUCIÓN ELECTRÓNICA
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ROL
ACTIVIDAD
Directivos,
Académicos,
Administrativos,
Alumnos
1.
Responsable de la
UCTA
2. Registra y
Clasifica Solicitud
Responsable de la
UCTA
3. Verifica el tipo
de acceso
solicitado
Responsable de la
UCTA
4. Ejecuta
la
Solicitud
Solicita el
Servicio
Emisión: Abril 2010
No Versión: 1
Pr-UCTA-04
DESCRIPCIÓN
1. Solicita el servicio vía personal ó correo electrónico, y en caso
de necesitar la generación de una lista de distribución lo realiza
por medio de oficio. Especifica la información requerida para
cada uno de ellos tal como lo establece en el catalogo de
servicio.
2. Registra y clasifica la solicitud de acuerdo al árbol de temas.
o Si se solicita la generación de una lista de distribución por
otro medio, esta se registra y clasifica en el Help Desk CTA
con estatus de espera. Así mismo se le informa al Usuario
sobre el estatus de espera hasta la entrega del oficio.
3. Verifica el tipo de servicio:
 Cuenta de Correo Institucional
 Generación y/o modificación de Lista de Distribución
Electrónica
 Para generar una Cuenta de Correo Institucional:
1. Ingresa al sistema de correo
2. Da de alta al Usuario (NOMBRE, Código de trabajador,
departamento al que pertenece, número telefónico ó
extensión)
3. Asigna paquete de servicio (administrativo, académico o VIP)
4. asigna contraseña
5. Envía los datos de la nueva cuenta al Usuario vía correo
electrónico
6. Agrega al nuevo Usuario a los grupos pertinentes.
Para realizar una baja ó modificación de cuenta de correo:
1. Ingresa al sistema de correo
2. Busca al Usuario (s) indicado (s) y realiza la modificación.
En caso de baja, una vez borrado el Usuario envía un correo al
servicedesk@cgti.udg.mx solicitando el borrador de la cuenta de
la base de datos.
 Para Generar una Listas de Distribución Electrónica
Lista interna (@cuaad.udg.mx)
1. Ingresa al sistema de correo
2. Da la alta del nuevo grupo (nombre y correo electrónico)
3. Asigna miembros del grupo
4. Designa un moderador (responsable de la lista)
5. Asigna paquete de servicios al grupo
6. Notifica la generación de la lista al Solicitante.
Lista externa (@listas.udg.mx)
1. Solicita el servicio a la CGTI proporcionando listado de
integrantes, nombre y dirección de la lista y datos del
responsable.
Una vez notificada la lista por parte de la CGTI:
2. Envía datos de la lista y contraseña de administración al
Responsable
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REGISTROS
/DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
Email,
Oficio
Help Desk
OTRS
Sistema
de
correo
PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL
Y LISTAS DE DISTRIBUCIÓN ELECTRÓNICA
Responsable de la
UCTA
5,6 y 7. Notifica y
Cierra solicitud
Modificación de lista de distribución:
En caso de lista interna:
1. Ingresa al sistema
2. Busca la lista indicada, ubica al Usuario y borra.
3. Notifica al Responsable de la lista sobre la modificación.
En caso de lista Externa: las modificaciones las realiza el
Responsable designado en el oficio.
5, 6 y 7. Notifica al Usuario sobre el servicio incluyendo la
información del servicio requerido y Cierra el servicio previa
aprobación del Usuario en el Help Desk y achiva el oficio.
E mail
Hep Desk (OTRS)
7. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Help Desk CTA: Mesa de Servicio.
8. ANEXOS
No aplica.
ELABORA
REVISA Y VALIDA
LTI. FRANCISCO JAVIER RAMÍREZ LÓPEZ
M. EN C. CARLOS ALBERTO FRANCO REBOREDA
CAMBIOS A ESTA VERSIÓN
Fecha
Emisión: Abril 2010
No Versión: 1
Pr-UCTA-04
Etiqueta
Descripción del cambio
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