410 Las Pymes y Software Libre 2008
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Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE PAPER Nº39 X. Las Pymes y Software Libre Sra. Silvia Ferrada Vergara Sr. Víctor Valencia Pozo UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y ECONOMÍA Avda. Libertador Bernardo O’Higgins Nº 3363 Estación Central - Santiago - Chile - Teléfono (56-2) 718-0755 - Fax (56-2) 718-0888 http://www.fae.usach.cl 1. Objetivos 1.1. Objetivo principal Dar a conocer los lineamientos generales sobre el software libre, su utilización y las diferentes alternativas que es capaz de ofrecer a la pequeña y mediana empresa. 1.2. • Objetivos secundarios Revelar el estado de las tecnologías de la información en las pequeñas y medianas empresas de la región metropolitana. 959 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE • Dar a conocer la opinión que tienen las pequeñas y medianas empresas de Santiago sobre el software libre. • Verificar si ciertos mitos que rondan al software libre afectan la percepción que tiene la PYME sobre las soluciones que se pueden encontrar en este tipo de software. • 2. Las PYMES en Chile En Chile, las empresas se clasifican por cantidad de ventas anuales280.Esta división se debe a que el indicador de ventas entrega una medida bastante cercana al nivel de actividad desarrollado por cada empresa y de su potencial acceso a su sistema financiero, a la tecnología y a la capacitación. Clasificación Gran empresa Mediana Pequeña Micro Ventas anuales Más de 100.001 UF 25.001 UF-100.000 UF 2401 UF-25.000 UF Menos de 2400 UF Según esta estratificación existen en chile más de quinientas mil empresas. Donde 82% caen en el estrato de microempresa, 17% en el segmento de PYME y solamente un 1 % son grandes empresas. Así, mientras las grandes empresas solamente son un 1 % del total de firmas y contribuyen con casi un 72% de las ventas, las PYME, que son un 17 % del total de empresas, aportan el 24% de las ventas nacionales. El segmento PYME puede estratificarse en pequeñas y medianas. Las pequeñas aportan un 15% del total y las medianas el 2% del total. En términos de la contribución a las ventas, las medianas contribuyen a un 11% y las pequeñas a un 13% 2.1. Los problemas a los que se enfrenta la PYME en Chile Problemas financieros: Debido a la naturaleza de los negocios que estas emprenden sólo tienen acceso a créditos de corto plazo, el costo de este crédito es relativamente más alto debido a la mala calidad de la información que estas poseen lo que implica un desconocimiento del riesgo real de estas por parte de 280 SOFOFA 960 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE los intermediarios financieros. La consecuencia es el cobro de una mayor prima por riesgo, desembocado en las exigencias de garantías reales. Problemas operacionales: Los altos costos que implica la publicidad, una estrategia de distribución no definida (se vincula a la empresa que le ofrece un menor costo sin ser la de mejor calidad), poseen un mercado objetivo limitado (no abarcan mercados más allá de la región en la que se encuentran establecidos). Por el tamaño de estas organizaciones les es difícil alcanzar economías de escala, además de competir en licitaciones de gran tamaño y limitaciones en los canales de distribución que dificultan la entrega de productos. Problemas de administración: Existe falta de información para la toma de decisiones, fraudes, robos, perdidas de clientes, inversiones innecesarias, etc. La innovación se ve restringida por aspectos presupuestarios y por limitaciones al acceso a de fuentes de información, imposibilitando el desarrollo de tecnología y la adopción de nuevos métodos de producción. 3. Tecnologías de la Información Formalmente las TIC han sido definidas como todas las tecnologías basadas en computadora y comunicaciones por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir información a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas en una organización281 Las TIC juegan un papel clave en el terreno de la competitividad y la productividad. Los países han tomado conciencia de la importancia de las tecnologías y han optado por invertir en ellas. Las Tecnologías de la Información (TI) permiten explorar nuevos mercados, pero su masificación en el sector de la pequeña y mediana empresa es urgente, debido al nuevo panorama globalizado que enfrenta nuestra economía con los diversos Tratados y Acuerdos firmados. 281 Benjamín, I & Blunt, J. (Summer 1992). Critical IT Issues: The Next Ten Years, Sloan Management Review. p. 7-19 961 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE 3.1. Tecnologías de la información, necesidades de TICs por parte de las PYMEs La realidad chilena muestra que las PYMEs no han asumido la tecnología como una herramienta estratégica, la ven como una herramienta que representa un costo y no una inversión. De acuerdo a un estudio realizado por Intec 282 en Julio del 2002, en el pequeño y mediano empresario se identifica un patrón característico, este es su marcado esfuerzo hacia la producción, donde dirige sus esfuerzos, adquisiciones e inversiones, las cuales pasan generalmente por la compra de maquinaria e insumos. Además, es posible identificar un ciclo, pues una necesidad induce y conduce a la siguiente. Producci Administr Administr Integración Cliente El empresario PYME, invierte una cantidad de recursos que permita un aumento de producción o de servicios. Estas inversiones repercuten en una mayor demanda de sus productos o solicitud de sus servicios, en consecuencia un aumento en la complejidad y costos para el control y gestión de la producción (stock, productividad de maquinarias, mantenimiento, planificación, etc.). Esto induce a la necesidad de implementar tecnología para una mejor administración de la producción. Una vez alineada y mejorada la eficiencia de la gestión administrativa con la implementación de tecnología de información y comunicación en la producción, con el tiempo aumenta la complejidad de las funciones administrativas y complementarias a la producción. Además, los errores en la información y 282 Corporación de investigación tecnológica de Chile 962 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE publicidad de las funciones se hacen evidentes, y la eficiencia lograda en la producción termina siendo opuesta en la administración interna. Generando una nueva necesidad: Mejorar la gestión y administración al interior de los departamentos y sus procesos internos mediante la incorporación de Tecnologías de la información. La información al interior de la empresa también debe centralizarse, compartirse, y comunicarse, naciendo una nueva necesidad: integrar los departamentos mediante la incorporación de hardware y software idóneo, sin olvidar las tecnologías relativas a las comunicaciones. Con apoyo de las TICs se ha mejorado la gestión, control y eficiencia en los procesos de la empresa. El ciclo se cierra al retomar el empresario a su principal preocupación, mediante la búsqueda de nuevas alternativas para producir y vender más. 3.2. Barreras para la implementación de tecnologías en la PYME Dentro de las PYMEs existen algunos factores que explican el motivo por el cual es difícil implementar nuevas tecnologías para la productividad. Entre estas razones se puede mencionar: 3.2.1. Resistencia al cambio Corresponde a la resistencia por parte de los usuarios futuros, tanto directos como indirectos, de tales aplicaciones tecnológicas. Las causas tienen como fuente los siguientes aspectos: - Temor: El temor al uso de alguna tecnología en los trabajadores motiva al rechazo hacia su implementación, esto, entre otras variables, por la percepción por parte de los usuarios de la inminente liberación de recursos humanos como consecuencia de su aplicación. Otra variable es el desconocimiento y escaza experiencia que tiene los trabajadores en el manejo computacional y operación de sistemas. Otro de los aspectos es el ciclo natural del aprendizaje por experiencia, los errores naturales implícitos en el uso de nueva tecnología incomodan al trabajador al detectar problemas e inconvenientes en su función, percibiéndola como un estorbo más que un apoyo. Y esto lo lleva finalmente a declarar explícitamente que tal tecnología simplemente no sirve. 963 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE - Congelamiento: Con la implementación de tecnologías el trabajador dejas sus costumbres y hábitos, ya que se requieren cambios profundos en los conductos regulares del trabajo, como en los formatos y formas de entregar y manejar la información. Es por esto la dificultad en los procesos de transculturización de lo manual a lo virtual, especialmente en el caso de uso de aplicaciones ligadas y soportadas por Internet, influyen y afectan a los usuarios y trabajadores, llevándolos a actuar y comportarse en forma diametralmente opuesta a lo requerido para el éxito de la implementación tecnológica. La fase de descongelamiento se torna más difícil cuando la tecnología se ha adquirido por un negocio, especialmente cuando de usa a Internet como un medio alternativo y complementario de negociación y comercialización. - Participación: La escasa participación de los usuarios directos en el levantamiento de requerimientos, diseño y desarrollo de las aplicaciones. Así, la imposibilidad de poder internalizar y aclarar los beneficios que trae consigo el uso de la tecnología en sus respectivas funciones, como consecuencia, los incentiva a tomar una posición de abierto rechazo. - Cliente/Proveedor: La resistencia al cambio, además, se da en los clientes, en quienes tendrán una relación tanto directa como indirecta con la tecnología. La principal fuente de resistencia por parte de los usuarios, pasa por la mala administración del cambio por parte de los encargados de la solución, tanto de los proveedores como de la dirección o ejecutivos de la empresa cliente. Se suelen cometer errores básicos, tales como el poco involucramiento de los futuros usuarios en la definición de requerimientos, diseño y desarrollo de la aplicación, la escasa comunicación al personal de los motivos de la incorporación tecnológica y sus funciones, de los beneficios tanto para la empresa como para ellos en su uso, y de las acciones futuras que se pretenden realizar con su ejecución. Además, se comete errores en la claridad y determinación de los conocimientos y competencias a desarrollar en los usuarios. 3.2.2. Definición de Requerimientos 964 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE La mala definición de requerimientos de la aplicación a implementar que repercute y tiene efectos restrictivos incluso en la explotación misma de la solución, poseen ciertos patrones característicos, dentro de los cuales es posible encontrar los siguientes: - Coordinación y participación: La escasa coordinación y participación de los diversos niveles jerárquicos al interior de la empresa que desea implementar alguna solución tecnológica, es una de las principales fuentes del mal establecimiento y definición de los objetivos y funciones a cumplir por la aplicación, como también de la deficiente coordinación y poca claridad en la transmisión de información, en ambos sentidos, entre la empresa proveedora y la empresa cliente. - Compromiso: Actitud de gran importancia en el éxito y que llevó a recurrir a la implementación de alguna tecnología en la empresa. El bajo compromiso puede darse en ambas entidades involucradas en una solución tecnológica, empresa-cliente y/o empresa- proveedora. Así, el bajo compromiso de la gerencia, como también, su subestimación de la complejidad y valor del uso de las tecnologías al interior de la empresa, la indisposición e incomprensión inicial de la gerencia a la necesidad real y urgente de desarrollar el proyecto. Traen efectos negativos. - Interacción: Aún cuando se tenga claro en la empresa los objetivos y funciones a cumplir por la tecnología, la dificultad en el establecimiento y definición de los requerimientos puede deberse por la estandarización de los módulos funcionales de la aplicación, especialmente cuando la aplicación será utilizada por otras empresas con diversos sistemas. - Conocimiento y experiencia: La mala definición y establecimiento de los requisitos puede tener como fuentes, además de las anteriores, el escaso conocimiento de la empresa cliente de la tecnología a implementar, influyendo en su capacidad de visualizar las variables a manejar y el espectro a considerar en el desarrollo de las soluciones tecnológicas. La falta de experiencia en el desarrollo e implementación de proyectos tecnológicos. 3.2.3. Hardware y Software 965 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE Una vez lograda la etapa de definición de requerimientos, las empresas enfrentan la inexistencia o existencia de un inadecuado soporte tecnológico para la correcta ejecución de la implementación. Descubriendo la necesidad de invertir más de lo planificado, siendo una de las razones de por qué algunas empresas pequeñas, al incursionar en el desarrollo tecnológico, dejan la evolución hasta este punto, en “espera de mejoras económicas”. Para quienes han decidido seguir con el proyecto, los problemas que han debido solucionar con respecto a esta situación, pasan habitualmente por: - Incompatibilidad y obsolescencia: La incompatibilidad de los recursos tanto de hardware como de comunicaciones a los requerimientos del sistema, suele ser común, aún cuando se haya invertido en nuevos equipos. La inversión antes de la detección de la necesidad tecnológica suele ser habitual, repercutiendo en problemas como, la capacidad del hardware para soportar una nueva aplicación o un mayor número de usuarios. La incompatibilidad también puede presentarse en la misma aplicación, generalmente cuando se adquiere una estándar extranjero, lo que puede traducirse en una incompatibilidad, por ejemplo, con las normas legales o tributarias del país. - La obsolescencia del soporte informático, tanto tecnológico como en conocimiento de aquellos que deberán utilizar y mantener el sistema, es otra de las barreras, obsolescencia que dificulta, la transferencia de información al pasar de un antiguo sistema implementado años atrás a uno recientemente desarrollado para la empresa. 4. Software libre como opción de las Pymes para el mejoramiento de su gestión 4.1. Software El término software fue usado por primera vez en 1957 por John W. Turkey, ingeniero en ciencias de la computación. Surge por analogía con la palabra hardware, el sustrato físico donde se ejecuta el software. 966 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE La definición más formal de software es la atribuida a la IEEE (The Institute of Electrical and Electronics Engineers): “la suma total de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de cómputo” 283 Bajo esta definición el concepto de software va más allá de los programas de cómputo en sus distintas formas: código fuente, binario o código ejecutable, además de su documentación. Es decir, el software es todo lo intangible. 4.2. 4.2.1. Clasificación económica de los Software Software propietario El software propietario es software cerrado, donde el dueño del software controla su desarrollo y no divulga sus especificaciones. Es producido principalmente por las grandes empresas, tales como Microsoft, Macromedia, Adobe y muchas otras. Antes de utilizar este tipo de software se debe pagar por él. Cuando se adquiere una licencia de software de uso software propietario normalmente se tiene derecho a utilizarlo en un solo computador y a realizar una copia de respaldo. En este caso la redistribución o copia para otros propósitos no es permitida 4.2.2. Software Libre La denominación de Software libre se debe a la Free Software Foundation (FSF), entidad que promueve el uso y desarrollo del software de este tipo. El concepto de software libre no necesariamente tiene que ver con el precio, sino que se refiere al derecho irrestricto de ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software, es software que incluye archivos fuentes. Comprende la libertad de ejecutar el programa con cualquier propósito, libertad de estudiar cómo funciona el programa y adaptarlo a las necesidades propias, libertad de redistribuir copias del programa y finalmente libertad de mejorar el programa y liberar esas mejoras al público y de ese modo beneficiar a toda la comunidad. 283 IEEE Software Engineering Standard 729-1993: Glossary of Software Engineering Terminology. IEEE Computer Society Press, 1993 967 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE Existen diferentes estrategias posibles para las empresas en cuanto a software, como elecciones entre soluciones abiertas y propietarias. De hecho, existe cada vez mayor competencia entre los diferentes modelos posibles. Por ejemplo, sistemas como GNU/Linux, Apache u OpenOffice.org (sistemas de software libre), son cada vez más comunes en el entorno empresarial, y asimismo cuentan con una pequeña base instalada de usuarios residenciales. Estos programas están mostrando las posibilidades de competir a través de modelos distintos de producción y comercialización; por un lado el software propietario y por otro lado el software libre. 5. Análisis comparativo entre software libre y software propietario A continuación se realiza un análisis comparativo sobre una serie de cuestiones de interés. a. Costos de adquisición, implantación y mantenimiento El uso de software libre causa fundamentalmente una reducción significativa de los costos de adquisición de licencias (particularmente en entornos multi-usuario), y sobre todo del hardware necesario para el correcto funcionamiento de las aplicaciones. El software propietario también a veces está disponible en condiciones ventajosas en cuanto a su adquisición, pero a cambio suele tener restricciones de uso. (Como por ejemplo, uso educativo únicamente). Con respecto al mantenimiento sucede lo contrario, típicamente el software propietario lo incluye de alguna manera, aunque, en algunos casos puede ser tan oneroso como la licencia inicial. No se puede asegurar nada en cuanto a la implantación, salvo la creación de un nuevo escenario de competencia en la prestación de dichos servicios que no aparece en el caso del software propietario comercial. Así, hay que señalar que en el caso del software libre hay una mayor desintegración de servicios, lo que contribuye al desarrollo local y permite a las empresas usuarias una mayor concurrencia en los servicios de mantenimiento del software al independizar en gran medida el mantenimiento del desarrollo del código inicial. También en servicios “conexos” al original como puede ser la formación o el 968 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE soporte. En este aspecto el software libre ha dejado la puerta abierta a modelos de negocio consistentes, aprovechando el bajo costo de adquisición de dicho software. b. Seguridad y privacidad El software libre presenta la ventaja de que el acceso al código fuente abre la vía a todo tipo de escrutinios por parte de los expertos con el fin de detectar y eliminar vulnerabilidades o códigos que puedan atentar contra la confidencialidad de la información o las actividades de los usuarios. Pero esta misma accesibilidad provoca que cualquiera pueda explorar el código y encontrar vulnerabilidades que posteriormente podrían ser explotadas contra los intereses de los usuarios. c. Mejora y actualización del código El software libre al ser totalmente accesible para cualquiera, hace que sea objeto de un continuo proceso de mejora y de corrección de errores absolutamente dinámico, de modo que no es necesario esperar a que el proveedor de la aplicación publique nuevas versiones como en el caso del software comercial de carácter propietario. Por otra parte obliga a un seguimiento continuo y un alto grado de proactividad para conseguir las actualizaciones necesarias, al mismo tiempo que depende de la “prioridad” e interés que despierte la actualización o mejora en cuestión. d. Idioma, cultura de los usuarios y personalización Con el esfuerzo apropiado, el software libre puede ser adaptado y traducido a cualquier lengua según las necesidades de cualquier usuario o grupo de usuarios, sin necesidad de un acuerdo previo o de alcanzar una masa crítica de mercado. Esta idea es extensible a la personalización, siempre y cuando se disponga de la adecuada capacidad técnica. La diferencia estriba en la disponibilidad del código fuente. e. Independencia y continuidad Las soluciones basadas en código de fuente abierto proporcionan la garantía de que pueden seguir siendo usadas a pesar de que no estén disponibles la empresa o persona que lo desarrollaron originalmente, lo que no implica que el acceso al conocimiento técnico necesario sea sencillo o barato. f. Responsabilidad 969 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE Es imposible, de acuerdo a los términos de las licencias de distribución, demandar responsabilidades por problemas derivados del uso directo de software libre. Evidentemente, esto es independiente de las condiciones de contrato con una empresa desarrolladora sobre cualquier tipo de software. g. Disponibilidad de aplicaciones comerciales El número de aplicaciones comerciales, fundamentalmente de tipo corporativo, que funcionan sobre software libre es aún muy inferior al que funciona sobre software comercial de tipo propietario. A pesar de ello cada vez más el software libre está aproximándose a la problemática de la empresa y comenzando a producir soluciones de carácter corporativo como ERPs o CRMs. 6. Impactos económicos del software libre El Software Abierto impacta diversos aspectos relacionados con la implementación de soluciones tecnológicas. A continuación se entregan algunos ejemplos: • Hardware, Sistemas Operativos y Herramientas. El Software Abierto es capaz de operar en una amplia variedad de plataformas de hardware, ampliando la gama de opciones al momento de determinar la arquitectura de la solución. Además permite operar en hardware más antiguo, debido a menores requerimientos de recursos. Los Sistemas Operativos propietarios cuestan cientos o miles de dólares. Linux, el más popular sistema operativo de Software Abierto puede obtenerse, duplicarse e instalarse sin pagar licencia. Cuando las grandes organizaciones desarrollan herramientas propias, con el pasar del tiempo, resulta compleja su actualización y soporte y deben tomarse medidas para resguardar su código fuente. Con Software abierto, es probable que ya existan herramientas con funcionalidades muy cercanas a lo requerido, con su debida evolución y soporte • Actualizaciones y Licenciamiento 284. 284 Ver anexo 2: Licenciamiento del software libre 970 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE En el Software Abierto, las actualizaciones en los sistemas se realizan en los términos de dicho usuario, en función de los plazos y tiempos que este estime conveniente. Prácticamente no existe el peligro o la presión de perder soporte por parte del proveedor, y por encontrarse disponible el código fuente, siempre existen opciones para continuar con el soporte. Desde el punto de vista de licenciamiento, las grandes corporaciones, a pesar de negociar con cierta fuerza, gastan significativas sumas de dinero tan solo en licencias de infraestructura como sistemas operativos o sistemas de oficinas. Al utilizar Software Abierto se elimina este problema. Existen sin embargo, servicios relacionados por los cuales se puede pagar, como soporte, capacitación y mantención. • Capacitación y Soporte. La Capacitación es similar al caso del Software Propietario e incluso en la actualidad existe una limitada capacidad de gente preparada en soluciones. Sin embargo, la utilización creciente de plataformas y estándares abiertos implica que debería existir en el tiempo una mayor disponibilidad de recursos preparados para capacitar a usuarios en general. Los equipos internos de una institución por su parte, podrán capacitarse para construir a partir de su código fuente. Cualquier empresa calificada puede proveer soporte sobre Software Abierto ya que el código de los programas esté disponible para ser analizado. En el caso del software cerrado, sólo la empresa creadora del software puede realizar soporte ya que solo ella conoce el código de los programas. Esto hace que el soporte sea un punto de riesgo para el usuario ya que el proveedor al liberar nuevas versiones, puede decidir dejar de entregar soporte a versiones anteriores, obligando a la actualización, con los consiguientes costos económicos. • Costo de Downtime (cantidad de tiempo de inactividad). En el mundo del software, la disponibilidad de servicio no está garantizada, se negocian contratos para minimizar la posibilidad de que ocurra una falla grave. El software propietario generalmente está a merced de un único proveedor. Si el proveedor no puede hacer los cambios en el tiempo que es 971 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE requerido por el cliente, no existen alternativas de solución. En el caso del Software Abierto existe, además de servicios contratados o equipos internos, que puede ser eficiente resolviendo dichos problemas, que también puede tener acceso al código fuente. 7. Sistemas para la PYME basados en software libre Actualmente la información que poseen las empresas cobra gran importancia debido a la globalización y a las nuevas oportunidades que ofrecen los mercados.. Existe la necesidad de contar con tecnología que permita valorar, administrar y gestionar información. Para satisfacer estas necesidades están las tecnologías de información y comunicaciones. 7.1. ERP (enterprise resource planning): Sistemas integrales de gestión para la empresa, compuestos de diferentes partes integradas en una única aplicación con diferentes usos como producción, ventas, compras, logística, contabilidad gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, etc. Los objetivos principales de estos sistemas son la optimización de los procesos empresariales, integridad de datos (acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna), posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización, eliminar datos y operaciones necesarias, reducción de tiempos y de los costes de los procesos mediante procesos de reingeniería. 7.2. CRM (Customer Relationship Management) Es parte de una estrategia de negocio centrada en el cliente. El cual implica muchas variables como las humanas o de RRHH que están en contacto con las clientes, variables tecnológicas TIC (deben dar sustento necesario para lo procesos involucrados en la mejor relación con clientes) y procesos que constantemente se deben revisar para optimizar la relación con los clientes. La empresa debe conocer las necesidades de los clientes para adelantar su oferta y mejorar la calidad de atención. 972 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE 7.3. Herramientas de Ofimática En esta categoría se incluye, a modo de ejemplo, el editor de texto, hojas de cálculo, presentaciones, creación de páginas Web, (Openoffice) etc. • Navegadores Web: Aplicación software que permite recuperar y visualizar documentos de hipertexto, comúnmente descritos en HTML, desde servidores Web de todo el mundo a través de Internet. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW) o Telaraña Mundial. Los navegadores actuales permiten mostrar o ejecutar: gráficos, secuencias de vídeo, sonido, animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces. • Mozilla Firefox • Netscape 7.4. • Otras aplicaciones de gestión empresarial GNUCash: Enfocado a la administración contable más doméstica, tiene características que podrían ser utilizadas para una contabilidad más empresarial. Es un proyecto muy estable, con licencia GPL y desarrollado con tecnología GNOME. • G-CTB (GNU Contabilidad): Implementación de una aplicación de contabilidad clásica, con licencia GPL, que utiliza tecnología GNOME para la interfaz gráfica y el acceso a datos, está desarrollado en C, y se encuentra en versiones iníciales. • Bulmages: Aplicación de contabilidad para GNU/Linux, con licencia GPL, que utiliza tecnología KDE, desarrollada en C++. 8. Estudio de campo; “Las Pymes y el software libre” 973 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE 8.1. Metodología de la investigación La metodología ha utilizar es cuantitativa, con un diseño descriptivo utilizando un método probabilística de muestreo aleatorio simple. 8.2. - Objetivo del estudio Analizar el conocimiento y la opinión de las pequeñas y medianas empresas de santiago sobre el software libre. - Contrastar lo que opina la PYME sobre el software libre con los mitos que existen alrededor de este sistema y cotejar si es que ellos realmente impiden que esta alternativa de software sean considerados a la hora de implementar una solución informática en la empresa. - Analizar la opinión de las PYMEs sobre el software libre para analizar la viabilidad de empleo de este. - Analizar cuales son los sistemas informáticos relacionados con la administración de empresas que son más valorados por estas empresas. 8.3. Población bajo estudio La población considerada para el presente análisis fueron “Pequeñas y medianas empresas de la región metropolitana”, se acotó solo a esta región puesto que es donde se concentran la gran mayoría de las PYMEs de Chile, por lo que las respuestas que estas pudiesen dar podrían ser extrapoladas a nivel nacional. 8.4. Base de datos a utilizar - Para la realización del presente análisis se utilizarán dos bases de datos: - Base de datos entregada por la SOFOFA en su “Directorio industrial de Chile 2006”. - En este directorio figura un total de 7230 empresas en todo el país. Si bien este directorio es a nivel nacional se seleccionaron aquellas empresas situadas en Santiago. - Base de datos aportada por “Zona PYME”, sitio Web que reúne a más de 4000 empresas de todo el país. Se filtró a aquellas empresas que tenían domicilio comercial en Santiago. 974 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE 8.5. Tamaño de la muestra Para determinar el tamaño de la muestra se va a utilizar el método probabilístico, basados en los requerimientos de confiabilidad y certeza muestral, asumiendo varianza máxima, con un 95% de confianza, presentado en la siguiente fórmula: N= 1,96 2 × 0,25 ≈ 100 (0,1) 2 Según el cálculo realizado la cifra exacta de encuestas a realizar fue de 96, 04, número que se aproximo a 100 empresas de la región metropolitana. 8.6. Instrumento Para este análisis se diseñó un cuestionario compuesto de 19 preguntas destinadas a cubrir los objetivos específicos de la investigación285, estas fueron enviadas por correo electrónico a las empresas seleccionadas. Las empresas recibieron un e-mail en donde se les solicitaba su cooperación286, en esta misiva se les proporcionó un link donde podían contestar la encuesta. Los encuestados al ingresar a esta dirección tenían la posibilidad de ver la encuesta y seleccionar las respuestas mediante cuadros desplegables. 8.7. Análisis de la encuesta Se realiza un pequeño análisis de las preguntas que se incluyeron en el cuestionario con la finalidad de que el lector comprenda de una manera más acabada la naturaleza del estudio. 8.7.1. Primera parte Esta parte de la encuesta buscaba conocer las condiciones tecnológicas bajo las cuales operan las pequeñas y medianas empresas de Santiago, para lo cual las preguntas fueron orientadas a que ellas pudiesen entregar información referente a su equipamiento básico de trabajo. 285 286 Ver anexo Nº3 Ver anexo Nº4 975 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE En la primera pregunta correspondiente a la cantidad de PCs en las empresas, se desplegaba una lista de opciones las cuales iban de 0 a 20 ó más. (0-5. 6-10, 11-15, 16-20, 21 o más) La segunda pregunta tuvo relación con la cantidad de impresoras que tiene la empresa. La respuesta para esta pregunta iba desde o hasta 3 (0, 1,2, 3 o más), La pregunta referente a los sistemas operativos, aquí la persona debía pinchar aquella opción que correspondiera al sistema operativo que se utiliza en su empresa. El formato que elegí para elaborar estas preguntas formalmente es llamado “Preguntas de selección múltiple” .El motivo por el cual tomé esta decisión es que este tipo de respuesta reduce el sesgo y el tiempo asociado al procesamiento de datos. 8.7.2. Segunda parte Las siguientes preguntas tienen relación al conocimiento de las empresas sobre el software libre . La primera pregunta analiza cual es la opinión de la empresa sobre el software libre, las posibilidades de respuesta que se desplegaban en este caso eran no se, mala, regular, buena y muy buena. Lo que se persigue con esta pregunta es ver qué porcentaje tiene conocimiento sobre este tipo de solución para la 976 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE PYME para posteriormente analizar a las que si tienen conocimiento mediante una escala likert de 4 puntos, la cual tiene la característica de ser un método de evaluación que permite llevar a resultados numéricos la opinión de los encuestados. El siguiente grupo de preguntas tiene la finalidad de analizar ciertas afirmaciones que normalmente son consideradas mitos dentro de las empresas las cuales tienden a inhibir el uso de este tipo de recursos dentro de las empresas. Para este tipo de preguntas las opciones de respuestas fueron de tipo dicotómicas, la cual es una forma extrema de las preguntas de selección múltiple. La ventaja de este formato es que son fáciles y rápidas de administrar, codificar, procesar y analizar. 8.7.3. Tercera parte Las siguientes preguntas buscan determinar si los costos de licenciamiento de los programas informático han hecho que la empresa tenga que abandonar ciertos proyectos por la cuantía de estos costos. Esto porque una de las principales fortalezas del software libre, es que la empresa se ahorra los costos por este concepto utilizando esta alternativa de software. Lo que se busca es ver si el software libre podría tener una oportunidad dentro de la pequeña y mediana empresa si demuestran los beneficios y ahorros que significarían para la PYME su uso. 8.7.4. Cuarta parte En la última parte de la encuesta se busca analizar cuáles son los programas informáticos que a las PYMEs encuestadas les gustaría utilizar si tuvieran la posibilidad de implementarlo en su empresa. Para 977 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE esto elabore una lista con los programas más utilizados por las empresas chilenas y los cuales podrían potenciar el desempeño de estas en sus respectivos sectores industriales. En este listado se tiene la posibilidad de elegir más de un sistema. Esta pregunta ayudará a analizar las reales necesidades de la PYME sobre este tipo de programas. 8.8. Análisis descriptivo sobre las opiniones de las PYMES acerca del software libre 8.8.1. Opinión sobre el software libre por parte de la PYME De acuerdo a los resultados entregados por los encuestados, la tendencia de las PYMEs es tener una opinión regular a buena sobre el software libre. La suma de estas dos opiniones es del 46%. Esto contrasta con el hecho de que actualmente son muy pocas las empresas en el país que han implementado este tipo de programas. Este resultado deja abierta la posibilidad de difusión por parte de las autoridades de gobierno, incentivando y dando a conocer las alternativas que tienen estas empresas para poder implementar estas soluciones. 8.8.2. Sistema operativo utilizado mayoritariamente por la PYME. De acuerdo a la respuesta entregada por los encuestados el 67% de ellos tiene dentro de sus empresas el sistema operativo Windows XP. Si contrastamos esta respuesta con la cantidad de PCs que tienen en promedio las PYMEs el cual corresponde entre 11 y 15 equipos y lo multiplicamos por el valor de la licencia de utilización de Windows la cual equivales aproximadamente a $100.000, entonces las pequeñas 978 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE y medianas empresas gastan en promedio cerca de $1.500.000 por este concepto, sin incluir la licencia del programa Microsoft Office y otros programas utilizados para las operaciones diarias de la empresa. Si bien para la mediana empresa esta cifra puede no resultar tan importante para la pequeña empresa es una clara desventaja. El siguiente análisis busca contrastar los mitos y realidades que el común de los usuarios tiene con respecto a los sistemas libre. 8.8.3. Costo del software libre Se cree que el costo asociado al mantenimiento y capacitación para Software Abierto es más caro que en sistemas cerrados. Hay sin embargo, varios estudios que señalan que los gastos totales asociados a Software Abierto están entre un 25% y 50% del precio asociado a Software Propietario. De acuerdo a lo señalado por las empresas encuestadas este mito sigue teniendo presencia bastante importante puesto que el 38% de ellas piensa que instalar la alternativa libre dentro de su plataforma tecnológica con el tiempo resulta más costoso. 8.8.4. Implica costo cero en todo sentido El costo cero del software libre corresponde al costo asociado a las licencias que utilizan los programas, esto no significa que no habrá otros costos asociados. El costo Total de Propiedad (TOC), suma los costos totales por implementar y sostener un sistema operativo. En términos generales, Linux es un 30% más barato que Windows, y ese porcentaje de ahorro aumenta año con año, pero eso no significa que Linux no requiera inversión. 8.8.5. Es difícil de utilizar Antes Linux (el principal exponente del software libre) se manejaba con comandos escritos en el teclado. Sin embargo, hoy en día son muy fáciles de utilizar (similar a Windows), incluye algunas características que Windows no tiene (como escritorios múltiples). Esto hace que Linux sea una buena opción para software de escritorio. Para personas sin experiencia con Windows, el uso de Linux no representa problema y no requiere del uso de consolas de comandos, un ejemplo es la oficina nacional de 979 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE la juventud que instalo en todos sus centros injuv este sistema operativo con modalidad libre, lo mismo sucede con una serie de organismos públicos chilenos y extranjeros. Un estudio realizado el 2003 por la empresa alemana Revelantive A.G., se concluye que el desempeño (tiempo necesario en realizar una tarea), de un usuario utilizando un desktop Linux en comparación con otro que utiliza Windows XP es prácticamente equivalente lo que ratifica el hecho de que el grado de dificultad que tiene en relación a otros sistemas operativos es la misma. A pesar de esto, el 46% del universo de encuestados considera de que es difícil de utilizar. 8.8.6. Linux no cuenta con una gran gama de aplicaciones Linux cuenta con una vasta gama de aplicaciones que son alternativas viables para oficina, y equivalentes a los programas desarrollados para Windows. En la gran mayoría de casos, se mantiene la compatibilidad entre ambos sistemas operativos mediante el uso de los mismos formatos. A manera de ejemplo, las alternativas a Microsoft Office son OpenOffice.org, Koffice entre otras. Asimismo existen opciones para manejar música, imágenes, mensajes, etc. La gran mayoría de estas aplicaciones vienen en los CD de distribuciones de Linux, por lo que no requieren ser instaladas aparte del sistema operativo, contrario con lo que ocurre en el software propietario donde cada aplicación debe ser considerada, evaluada, comprada e instalada aparte por el modelo de negocios a que está sujeto el software. De acuerdo a lo señalado por las PYMEs entrevistadas, ellas opinan de que no existe un gama muy grande de aplicaciones que puedan servir para las operaciones diarias de la empresa, estos representan el 43% de los que fueron encuestados, porcentaje no menor considerando el número de muestra seleccionado. Esta situación ratifica la falta de conocimiento y divulgación de este tipo de programas. Dada la investigación realizada, el lector pudo percatarse en las páginas anteriores de que las aplicaciones sí existen y que incluso muchas de ellas representan una copia de los programas propietarios. (Como ejemplo es posible mencionar Openoffice). 8.8.7. Independencia del Proveedor 980 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE Otro de los mitos que rondan en relación al software libre es que, al igual que las soluciones propietarias implican una cierta dependencia con el proveedor, la realidad es que esto no es así, el sistema de código abierto con que funciona el software libre permite que se modifique su contenido de acuerdo a las necesidades de la empresa. Si bien este es uno de los aspectos más destacados de este tipo de sistemas, vemos que el 30% de los encuestados no cree que exista una real independencia con el proveedor, el 40% no posee una opinión clara al respecto y el otro 30% si considera que exista una independencia con el proveedor. 8.8.8. Existencia del software libre para Windows En lo referente a la pregunta de que si existe software libre para Windows, la respuesta nuevamente hace notar el desconocimiento de las empresas sobre este tema. De las 100 empresas encuestadas, el 40% señala que no, y el 60% restante se reparte en partes iguales con la opinión de que no sabe o no existe software libre para Windows. La realidad es que existen sistemas libre para diferentes sistemas operativos, entre ellos Windows, como Mozilla Firefox, Thunderbird ( el cual es una alternativa al Outlook Express), Openoffice (el cual es una alternativa a Microsoft office) y muchos otros. 8.8.9. Licenciamiento Una licencia de software (software license) es la autorización o permiso concedido por el titular del derecho de autor, en cualquier forma contractual, al usuario de un programa informático, para utilizar éste en una forma determinada y de conformidad con unas condiciones convenidas. Según los encuestados un 51% de las empresas dicen no tener conocimiento sobre el tema. Lo que realmente sucede con el licenciamiento de este tipo de programas es que no hay un cobro asociado el uso del recurso y no se regula la copia o distribución. Respecto a la pregunta de que si se permite estar en regla con el licenciamiento, se puede apreciar que se sigue demostrando la misma tendencia, los encuestados no tienen mayor información sobre este tema por lo que no existe una opinión definida al respecto. 981 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE 8.8.10. Incorpora Tecnología de Punta Otro de los mitos que existen detrás de las aplicaciones del software libre es el tipo de tecnologías que utilizan, normalmente se asocia al software libre con tecnología que si bien es de punta, es difícil de utilizar por lo que los usuarios tienden a tener cierto temor en implementar estos sistemas dentro de sus empresas. Esto derivado de que cuando surgió este sistema operativo era solamente utilizado por personas especializadas en el tema de la computación, ahora el sistema se ha hecho “amigable” y con la posibilidad de que todos los usuarios lo puedan utilizar. Según la opinión de los encuestados el 48% de ellos piensa que si realmente incorpora tecnología de punta, por lo que se puede inferir que la no utilización se debe más que a nada al temor que le produce el hecho de que sea una tecnología difícil de utilizar e implementar en las empresas. 8.8.11. Los costos de licenciamiento han evitado que su empresa mejore tecnológicamente y tuvo que detener algún proyecto debido a los costos de licenciamiento de los programas. Los resultados de esta pregunta ya no buscan reflejar un mito sobre el software libre sino que retratar las condiciones tecnológicas a las que actualmente se enfrenta la PYME. Las respuestas de los encuestados dejan visualizar que las pequeñas y medianas empresas chilenas tienen un serio problema con la implementación de soluciones tecnológicas de sus empresas lo hace aumente la brecha digital287 que existe en el país. Del total de los encuestados, el 81% piensa que el costo de licenciamiento ha impedido que su empresa mejore tecnológicamente y el 74% de ellas plantea que han tenido que desechar proyectos importantes por el costo que esto les pudiese haber significado. Esta situación deja entrever los problemas que han tenido que enfrentar las empresas en esta área. 8.8.12. Soluciones que la PYME implementaría para mejorar su gestión. 287 Brecha digital se define como la separación que existe entre las personas (comunidades, estados, países…) que utilizan las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) como una parte rutinaria de su vida diaria y aquellas que no tienen acceso a las mismas y que aunque las tengan no saben como utilizarlas (http://www.educalibre.cl/node/579) 982 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE De acuerdo a la opinión de los encuestado se puede ver que los software más necesitados por las PYMEs para su gestión diaria serían los de inventarios, ventas y contabilidad con un 22%, 19% y 16% respectivamente (en este pregunta los encuestados podían marcar más de una alternativa) Los software marcados con las menores preferencias fueron los CRM, los ERP además de los de remuneraciones. Esta respuesta es curiosa dada la multiplicidad de herramientas que provee el ERP y la utilidad de los programas de CRM, por lo que la razón más probable para la no elección de estas alternativas puede ser el hecho de la poco profesionalización de algunas empresas. 9. Conclusiones de la Investigación De acuerdo al estudio realizado en las páginas anteriores se puede concluir lo siguiente respecto a la opinión que poseen las PYMEs acerca del software libre. Con respecto al conocimiento que las pequeñas y medianas empresas tienen sobre el software libre se puede extraer del análisis que este es muy precario, se conocen solamente algunos aspectos de este que son mínimos, no se conoce en profundidad las ventajas y desventajas de este tipo de sistemas en forma global por lo que se recomienda a las autoridades de gobierno que antes de comenzar a impulsar la iniciativa de la utilización de este tipo de software, informen al mundo empresarial sobre los aspectos positivos y negativos que tiene su implementación además de los lugares o sitios en Internet en donde se puede encontrar información adicional con la finalidad de que los empresarios puedan enterarse de las instituciones que están utilizando estos sistemas hoy en día y los resultados que están obteniendo en su gestión diaria. Según lo expresado por el universo encuestado se puede extraer que si existen mitos sobre la utilización del software libre, sobre todo por el hecho de que existe un desconocimiento sobre el tema en general. Las personas, normalmente, siempre temen a lo desconocido, a lo nuevo ya que no saben las reales repercusiones que se les pueden generar. Al extrapolar esta situación a la empresa, se aprecia que sucede 983 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE exactamente lo mismo por lo que lo único que queda como solución nuevamente es la difusión del software libre para que con el tiempo estos mitos que existen alrededor de esta plataforma desaparezcan. La recomendación sería que la SOFOFA, por ser el ente impulsador de la utilización del software libre realice seminarios y charlas informativas a las pequeñas y medianas empresas con profesionales calificados que puedan contestar todas las dudas que pudiesen surgir sobre este tema. Con respecto a la viabilidad del empleo del software libre, según la información de los encuestados se puede decir que esta realmente existe. Son muchas las empresas que han tenido que dejar de implementar soluciones informáticas por el costo que estas significaban, por lo que si se les muestra a las empresas los reales ahorros que estos sistemas les podrían traer y se les explica bien como funcionan y en que consisten los ahorros que podrían experimentar, lo más probable que un gran número de pequeñas compañías aceptaría atreverse a implementar estos recursos dentro de su empresa En lo que se refiere a los sistemas informáticos que son más valorados por las PYMEs, los que resultaron con mayores preferencias fueron los relacionados con las actividades diarias de las empresas como son inventario, ventas y contabilidad. Un hecho curioso es lo que ocurrió con el ERP puesto que a pesar de conocerse las múltiples utilidades que tienen estos sistemas, no fueron señalas con un gran porcentaje de preferencias, por lo que se puede inferir que esto ocurre por desconocimiento de la plataforma misma, por desconocimiento sobre las aplicaciones que tiene incorporado o por el prejuicio de difícil utilización que este tipo de sistemas posee. Como conclusión general al estudio se puede decir entonces que el software libre si posee grandes oportunidades dentro de las pequeñas y medianas empresas, lo único que hace falta para su difusión e implementación es que se difunda en todo su espectro y que exista un apoyo constante de las autoridades de gobierno para su aplicación. 984 Proceedings del XXIV Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 1, Año 2008 ASFAE 10. 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