Proceso operativo en la empresa Nivel Central

Proceso operativo en la empresa Nivel Central para la ejecución
de la reserva de apropiación 2002 -Academia/ProdeminasAlcance
Este procedimiento cubre desde la solicitud de PAC por parte del ejecutor del proyecto, hasta el
archivo de la conciliación con Academia/Prodeminas por parte de contabilidad. Todo lo
indicado en este instructivo se registra en las empresas Niveles centrales en el aplicativo QUIPU.
Se debe tener en cuenta:
 En el módulo de ingresos se recauda el Aporte de la Nación por reservas
presupuestales.
 En el módulo de cuentas por pagar se elabora la orden de pago a nombre de la
Academia Colombiana de Ciencias Exactas, Físicas y Naturales/Prodeminas para el
pago de la Reserva Presupuestal, afectando el proyecto y el rubro de la reserva y la
cuenta contable 142504xx (xx-de acuerdo al contrato). Se debe incluir en esta
liquidación el valor de la comisión que la Universidad paga a la
Academia/Prodeminas.
 En el módulo de Tesorería -Egresos, se debe efectuar el giro correspondiente a
nombre de la Academia Colombiana de Ciencias Exactas, Físicas y
Naturales/Prodeminas.
 En el módulo de contabilidad, se deben efectuar las legalizaciones con la
información que envía la Academia registrando en las cuentas 14250403 (D) y
14250404 (C)
 De igual forma en Contabilidad se debe incluir los rendimientos financieros y las
comisiones bancarias, si los hay. (Ver instructivo contable)
Distribución
Título Profesional*
Propiedad
Soporte QUIPU [sopquipu@unal.edu.co] aclarará cualquier inquietud relacionada con este
documento. Tel. 3165000 Ext. 18034-18012-18078-18013 Fax. 3165598
U.N. Ejecutor del proyecto
1.
Solicita el PAC para el proyecto de acuerdo a la programación de pagos
Sedes y Unidades
2.
Solicitar el PAC consolidado de todos los proyectos a Presupuesto Nacional
U.N. Presupuesto Nacional
3.
Aprueba el PAC
Copyright © Universidad Nacional de Colombia, 2003. Todos los derechos reservados.
Proceso operativo en la empresa Nivel Central para la ejecución de la reserva de apropiación 2002 Academia/Prodeminas420296636.DOC
Efectivo a partir de dd/mm/aa
Página 1 de 4
Rev 1
4.
Informar a Tesorería Nacional para realizar el giro
U.N. Cuentas por pagar Nacional
5.
Elaborar orden de pago a cada una de las sedes o unidades para girar el PAC
 Se debe tener en cuenta la información relacionada en el Contrato para el pago de la
comisión a la Academia/Prodeminas
Sistema de gestión financiera QUIPU
Cuentas por pagar>Operativo>Liquida orden pago
Ordenes de pago
U.N. Tesorería Nacional
6.
Girar el PAC a la sede o unidad que lo solicitó.
 Con este giro se ejecuta la Reserva presupuestal que se constituyó en la vigencia
2002, del proyecto Sistema operativo de ejecución y administración de proyectos
Sistema de gestión financiera QUIPU
Tesorería >Operativo>Movimiento>Egresos
Egresos
U.N. Tesorería sedes
7.
Registrar en QUIPU el ingreso del PAC
Sistema de gestión financiera QUIPU
Tesorería >Operativo>Movimiento>Ingresos
Ingresos
U.N. Cuentas por pagar sede, nacional
9.
Elaborar orden de pago para giro a la Academia/Prodeminas
Sistema de gestión financiera QUIPU
Cuentas por pagar>Operativo>Liquida orden pago
Ordenes de pago
U.N. Tesorería sede, nacional
10. Girar el pago a la Academia/Prodeminas.
Copyright © Universidad Nacional de Colombia, 2003. Todos los derechos reservados.
Proceso operativo en la empresa Nivel Central para la ejecución de la reserva de apropiación 2002 Academia/Prodeminas420296636.DOC
Efectivo a partir de dd/mm/aa
Página 2 de 4
Rev 1
Sistema de gestión financiera QUIPU
Tesorería >Operativo>Movimiento>Egresos
Egresos
U.N. Contabilidad
11. Recibir documentos e informe, revisar y hacer legalización en la empresa Nivel Central de
cada sede (1001, 2001, 3001, 4001, 5001, 6001, 7001, 8001)
Sistema de gestión financiera QUIPU
Contabilidad>Operativo>Diarios>Graba comprobantes
Grabación de comprobantes
12. Enviar documentos a Tesorería para registro del egreso (ver instructivo proceso de operación
en QUIPU “Empresa Academia/Prodeminas”)
U.N. Contabilidad
13. Archivar documentos
Academia/Prodeminas
14. Presentar informe mensual a la Universidad Nacional (ver instructivo
U.N. Contabilidad
15. Revisar informe y conciliar
16. Determinar diferencias e informar a Academia
Academia/Prodeminas
17. Corregir inconsistencias y enviar a contabilidad
U.N. Contabilidad sede
18. Archivar informes y conciliación
19. Aprobar los informes presentados por la Academia en el desarrollo de su gestión dentro de
los diez días hábiles siguientes a su presentación
20. Enviar a Contabilidad Nacional copia de la conciliación mensual con Academia
U.N. Contabilidad
21. Recibir la conciliación, revisar y archivar
Copyright © Universidad Nacional de Colombia, 2003. Todos los derechos reservados.
Proceso operativo en la empresa Nivel Central para la ejecución de la reserva de apropiación 2002 Academia/Prodeminas420296636.DOC
Efectivo a partir de dd/mm/aa
Página 3 de 4
Rev 1
Fin de la actividad.
Copyright © Universidad Nacional de Colombia, 2003. Todos los derechos reservados.
Proceso operativo en la empresa Nivel Central para la ejecución de la reserva de apropiación 2002 Academia/Prodeminas420296636.DOC
Efectivo a partir de dd/mm/aa
Página 4 de 4
Rev 1