MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR RECAUDO DE BANCOS EN QUIPU PROCESO: TESORERÍA Código: Versión: Página 1 de 3 SUBPROCESO: RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Registrar, revisar y aprobar los recaudos efectuados a través de entidades financieras en cuentas bancarias a nombre de la Universidad Nacional de Colombia ALCANCE: Inicia con el registro de información en QUIPU, y finaliza con la validación de la información del Estado Diario de Fondos y Valores frente a los respectivos soportes. Aplica para las tesorerías o dependencias que hagan sus veces en el Nivel Nacional, Sede, Facultades, y Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. QUIPU: Sistema de Gestión Financiera, que facilita la programación, administración y control de las operaciones financieras y administrativas de la Universidad Nacional de Colombia dentro de parámetros de eficiencia y eficacia. 2. Unidades Especiales: Hacen referencia a las dependencias de Unisalud, Caja de previsión, Unimedios y Editorial UN. CONDICIONES GENERALES: N/A. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Registrar información en QUIPU El auxiliar de tesorería debe registrar la información en QUIPU, verificando la siguiente información: Tipo de movimiento (comprobante 901-102 ó 901-103), Concepto de recaudo, Centro de costos, Área de responsabilidad, Código de proyecto, Entidad bancaria, Cuenta bancaria, Identificación del tercero, En el caso de ingresos por matrículas, el auxiliar de tesorería carga el archivo plano recibido del banco en el sistema de información académica SIA, en donde se distribuye el ingreso (matrícula, derechos académicos y otros). Para mayor información ver instructivo: Cargar remesas de matrícula en el Sistema de Información Académica Esta es la ruta que debe seguir en QUIPU para registrar la información correspondiente a recaudo por bancos: MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR RECAUDO DE BANCOS EN QUIPU PROCESO: TESORERÍA Código: Versión: Página 2 de 3 SUBPROCESO: RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS QUIPU: Tesorería>Operativo>Movimiento>Ingresos ¿El registro está correcto El auxiliar de tesorería verifica los datos para su procesamiento una vez la información ha sido ingresada en QUIPU Si: Imprimir el comprobante de ingreso desde QUIPU, ir al numeral 3. No: Anular ingreso del registro en QUIPU, ir al numeral 2. 2. Anular ingreso del registro en QUIPU El auxiliar de tesorería en caso de errores en el registro en QUIPU, debe anular el ingreso en QUIPU, para hacer nuevamente el registro. Esta es la ruta que debe seguir en QUIPU para anular el registro de la información: QUIPU: Tesorería>Operativo>Movimiento>Anulaciones>Anulaciones de tesorería 3. Imprimir el comprobante de ingreso desde QUIPU El auxiliar de tesorería una vez verificado el correcto ingreso de la información en QUIPU, se procede a imprimir el respectivo comprobante de ingreso para su firma. Esta es la ruta que debe seguir en QUIPU para imprimir el comprobante de ingreso: QUIPU: Tesorería>Reportes>Formatos>Ingreso a tesorería>Ejecución de reportes 4. Firmar el comprobante de ingreso El tesorero o quien haga sus veces debe firmar el comprobante de ingreso elaborado en QUIPU. MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR RECAUDO DE BANCOS EN QUIPU PROCESO: TESORERÍA Código: Versión: Página 3 de 3 SUBPROCESO: RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS ELABORÓ Nohora Judith Rojas, María Fernanda Forero REVISÓ APROBÓ CARGO Asistente Analista CARGO CARGO FECHA Febrero 25 de 2010 FECHA FECHA administrativo,