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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno o
quien haga sus veces
Gloria Soledad Sánchez
Pineda
Período evaluado:
Noviembre/12- Febrero/13
Fecha de Elaboración:
Marzo 1 de 2013
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
En el año 2012 el avance en los componentes del control estratégico como son: Ambiente
de control, Direccionamiento estratégico y la Administración de riesgos fue importante, de
lo cual se destaca el fortalecimiento de los siguientes aspectos:
En el mes de mayo de 2012 el ICONTEC – Instituto Colombiano de Normas
Técnicas, llevó a cabo la Auditoría de Seguimiento a la Certificación de Calidad
otorgada en el 2011 a FOGACOOP en las siguientes normas: NTCGP 1000:2009,
ISO 9001:2008 y NTC-ISO 9001:2008, lo cual dio como resultado que se mantiene
la Certificación del Sistema de Gestión.
En el segundo semestre se recibió la capacitación para la actualización de
la Norma ISO 19001 dirigida a todos los auditores internos certificados en
Calidad, y posteriormente se llevaron a cabo las auditorías internas de calidad
que tuvieron un alcance integral para la totalidad de los procesos del Fondo (7
procesos) de acuerdo con la programación definida para el presente año.
Las auditoria internas de calidad se planearon con unos objetivos muy
puntuales que estaban dirigidos a: determinar que el Sistema de Gestión
Integral de FOGACOOP que se encuentra implementado, se mantiene
apropiadamente; verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables a
cada proceso (de los sistemas de gestión, legales, de operación, de
seguridad, contractuales; verificar la adecuada planeación de los procesos,
su apropiada implementación y puesta en operación (procesos, flujos,
documentos, registros, medición, responsabilidades), y por último identificar
oportunidades de mejora en los procesos de la entidad.
El Plan de Capacitación y Bienestar social para el año 2012 se definió
teniendo en cuenta las fuentes de información interna, lo que permitió
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identificar las necesidades de los funcionarios en materia de capacitación,
bienestar social y salud ocupacional.
El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas en diciembre de 2011
inició el proceso para implementar el Modelo de Gestión por competencias,
para lo cual durante el año 2012 se definieron las capacidades
organizacionales para FOGACOOP: comunicación asertiva, excelencia
operativa, efectiva gestión por procesos, gestión del riesgo, desarrollo del
talento, excelencia en el servicio, solidez financiera y trabajo en equipo.
Estas competencias organizacionales integradas con la visión y la
estrategia de FOGACOOP permiten generar crecimiento sostenible,
evidenciando su directa relación con el desarrollo y fortalecimiento de los
Sistemas de Gestión de la Calidad.
La Gerencia de Asuntos Estratégicos dictó al interior de la entidad para
todos los funcionarios, una charla sobre la capacitación de actualización
del Sistema de Gestión Integral, armonizado con la nueva estructura de
FOGACOOP, así como la actualización del mapa de riesgos del Fondo y
del Sistema de Administración del Riesgo Operativo SARO.
A través del Sistema de Gestión Integral - se aplica la administración del
riesgo de todos los procesos, en todas sus fases, promoviendo el
monitoreo permanente de los mismos por parte de los líderes de los
procesos, que incluye la metodología para identificación y análisis de
riesgos operativos SARO y su articulación con el sistema de gestión
integrado con MECI, Calidad y Seguridad de la Información.
Se inició durante el año 2012 el Proyecto de Tecnología CONECTA con el
propósito de fortalecer tecnológicamente al Fondo de manera integral y así
soportar la cadena de valor de los procesos misionales, además de la
interacción con las entidades inscritas, con las entidades de supervisión,
con la ciudadanía, con las entidades financieras y para que preste un
servicio y consulta de Información por el portal WEB y otros medios.
Con esta solución se moderniza la infraestructura de TI para que sea
segura y de fácil administración, que contemple los requerimientos de
comunicación ágil, práctica y segura con los grupos de interés; con
procesos internos sistematizados que hagan más eficiente la captura y
análisis de la información de las entidades inscritas y la consecuente
medición del riesgo.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Los avances obtenidos en este Subsistema, fueron de gran importancia en lo relativo a los
siguientes elementos y componentes:
La planificación del Programa de Gobierno en Línea – GEL para el año 2012,
incluyó el desarrollo de acciones asociadas a los diferentes criterios con que el
programa mide el cumplimento de la estrategia. Como resultado del desarrollo de
dichas iniciativas, FOGACOOP obtuvo un puntaje promedio o índice de Gobierno en
línea del año 2012 en “Alto”, respecto del nivel de madurez inicial requerido para
todas las entidades.
Se han adelantado diversas charlas y capacitaciones a todos los funcionarios del
Fondo en aspectos relacionados con la Seguridad de la Información, Sistema de
Gestión que fue implementado en FOGACOOP, el cual se encuentra en proceso de
desarrollo y avance en el plan de tratamiento de riesgos.
En el sitio web del Fondo se adelantó de manera importante, toda vez que se está
utilizando el sitio WEB de Entidades Gubernamentales – SWEG provisto por el
programa Gobierno en Línea GEL.
En el proceso misional Riesgos y Administración de la Reserva de Seguro de
Depósitos y Otras Reservas, el resultado del Indicador de Divulgación-1, cuyo
propósito es el de acrecentar el posicionamiento de la entidad con las entidades
inscritas y sus ahorradores, a través de la medición del grado de conocimiento sobre
el seguro de depósito y las funciones de la entidad fue del 87%. Lo anterior,
producto de la encuesta realizada con las entidades inscritas y sus ahorradores; se
tiene prevista alcanzar la meta del 100% de conocimiento sobre el seguro de
depósitos que ofrece FOGACOOP y las funciones de la Entidad.
En cuanto a la información de la gestión contractual, el FOGACOOP ha cumplido
con los requerimientos establecidos en la Resolución Orgánica No. 6289 de la
Contraloría General de la República, por la cual se establece el Sistema de
Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes –“SIRECI”, que deben utilizar los
sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes
a la Contraloría General de la República.
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Durante el año 2012 se implementó el Plan de Comunicaciones del Fondo, el cual
se formuló en desarrollo del objetivo estratégico consistente en diseñar y operar
mecanismos que fortalezcan la gobernabilidad y mejoren la comunicación y toma de
decisiones. Se lograron Múltiples canales de comunicación”, y se generaron
espacios adicionales en redes sociales como Twitter y Facebook, este último en
etapa de implementación.
El Fondo participó en la Rendición de Cuentas del Ministerio de Hacienda, a través
de Audiencia Pública que se realizó en la Biblioteca Luis Ángel Arango, con el fin de
fortalecer los mecanismos de participación ciudadana que se tienen para acercar a
la ciudadanía, y crear espacios adicionales que propicien la interacción de una
forma más efectiva con los diferentes grupos de interés.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
La evaluación del Sistema de Control Interno vigencia 2012, tiene como propósito establecer
el nivel de sostenibilidad en el Fondo del Modelo Estándar de Control Interno frente a lo
aplicado en el año 2011.
En el año 2012 el resultado de la actualización del Sistema de Gestión Integral
permitió medir la efectividad y cumplimiento de los objetivos de la Entidad y la adecuada
gestión de los procesos, planes de acción y proyectos, así como gestionar los mapas de
riesgos por procesos, y administrar las mejoras de los procesos, resultantes de las
evaluaciones independientes del control interno y de las auditorías internas y externas de
calidad.
La Oficina de Control Interno definió su Plan de Auditorías incluyendo actividades
encaminadas a atender los roles establecidos para estas oficinas, el cual a diciembre de
2012 se ejecutó en su totalidad. De todas las actividades adelantadas, en especial de las
Evaluaciones al Control Interno, se han emitido recomendaciones que han generado
acciones por parte de los evaluados, en aras de subsanar las debilidades detectadas y en
procura del mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.
Durante el año 2012 se adelantaron seguimientos trimestrales a los Planes
Estratégico, de Acción de la Entidad y al Plan de Desarrollo Administrativo, con el fin de
evaluar su avance en el cumplimiento de metas y en general se observaron el cumplimiento
de las estrategias y acciones planeadas al 31 de diciembre de 2012.
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Como resultado de la consolidación de las encuestas de autoevaluación de control y
la de evaluación independiente, diligenciadas por el Comité de Coordinación de Sistema de
Control Interno y Calidad y por la profesional de la Oficina de Control Interno, se obtuvo un
resultado de 98.5%, lo que de acuerdo con los rangos establecidos por el Departamento
Administrativo de la Función Pública, significa que el modelo está en un desarrollo óptimo; y
en el concepto de Calidad, el resultado de estas encuestas dejan ver que la entidad,
interactúa de manera coordinada, con los procesos que son evaluados de manera continua
en pro de una mejora continua, todo enmarcado dentro de la política de calidad en dirección
al modelo NTCGP1000:2009.
Estado General del Sistema de Control Interno
En conjunto, los Subsistemas establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno, interactúan
de manera coordinada y permanente, lo que ha generado niveles de confianza y optimizado los
activos de la Entidad.
Recomendaciones
Se sugiere periódicamente divulgar los planes a todos niveles e interesados del Fondo para el
cumplimiento efectivo de los objetivos de cada Plan.
Se sugiere realizar capacitaciones periódicas de sensibilización sobre la seguridad de la
información a todos los funcionarios.
Se recomienda darle continuidad al Modelo de Evaluación y Desarrollo del Talento Humano por
Competencias.
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