INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno o Natalia Baquero Cárdenas quien haga sus veces Periodo evaluado: Julio – Octubre/12 Fecha de Elaboración: Noviembre 2 de 2012 SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO Ambiente de Control La gestión del Fondo se encuentra enmarcada dentro de los valores y principios establecidos en nuestro código de ética. A fin de fortalecer la gestión ética del Fondo se elaboró y aplicó una encuesta sobre el ambiente ético de Fogacoop (conocimientos y comportamientos); se evaluaron los resultados y se diseñó una campaña (plan, mensajes, eventos); con mensajes y eventos que contaron con la participación de todos los funcionarios del Fondo, midiéndose los resultados y proponiendo unas recomendaciones que serán tenidas en cuenta por la alta dirección. Desarrollo del Talento Humano Se continúa avanzando con los programas establecidos para el año 2012, y motivando a todos los funcionarios en la participación de los mismos. Teniendo en cuenta el nuevo modelo de evaluación por competencias, se están desarrollando los lineamientos para implementar el proceso de evaluación y desarrollo del talento humano por competencias. Como resultado de la evaluación de las competencias de cada funcionario se detectaron las brechas existentes entre las competencias de cada uno frente a las exigidas por el Fondo, con base en lo cual se detectaron las competencias críticas a desarrollar tanto a nivel global como a nivel individual, y se elaboró el respectivo plan de desarrollo tanto individual como general. En el tema de gestión humana se llevaron a cabo diferentes capacitaciones tales como: Seminario Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso; Sistema de Gestión Ambiental; Actualización de Auditores Internos de Calidad; Seminario del Código Contencioso Administrativo y Gobierno Electrónico; Mejores Prácticas para adelantar proyectos cero papel en la administración pública; Congresos de Tesorería y de Derecho Financiero; Congreso de Riesgo Financiero, y Cursotaller sobre prácticas en comunicación entre otros. 1 Estilo de Dirección A agosto de 2012 se completaron dos años de implementación del Sistema de Información Gerencial - SIG, herramienta que permite interactuar en tiempo real, a través de video conferencias con los Consejos de Administración, la alta dirección y las instancias de control de las cooperativas inscritas. En estos escenarios el Fondo efectúa sus informes de seguimiento, aplica un proceso continuado de educación financiera y apoya la toma de decisiones con análisis de entorno, macroeconómico, sectorial y sobre las posibles implicaciones de las decisiones del Banco de la República en lo monetario y cambiario, así como de las medidas macro prudenciales. Direccionamiento Estratégico La Alta Dirección del Fondo continúa apoyando la sostenibilidad del Sistema de Gestión Integral de la entidad, y su completa integración con todos los sistemas ajustándolos a la normatividad expedida al respecto como lo son la Ley 1474 de 2011, Ley 1437 de 2011 y Decreto-Ley 0019 de 2012. Planes y Programas La planeación institucional se acogió a las estrategias del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo, así como a los lineamientos establecidos por el Gobierno en materia de gestión pública. La Gerencia Estratégica hace seguimiento al plan de acción institucional así como la Oficina de Auditoría Interna. FOGACOOP ha venido gestionando la implementación del modelo de madurez GEL en la entidad, estableciendo para ello un plan que permite desarrollar los criterios indicados en el modelo, debidamente detallados en el Manual GEL 3.0, alineado con lo establecido dentro de la Planeación Estratégica para el período 2012-2016, en especial lo que se relaciona con el componente de TI. Administración del Riesgo Como resultado de la evaluación adelantada a los riesgos institucionales por parte de la Oficina de Auditoría Interna, los líderes de los procesos se comprometieron a adelantar una serie de acciones tendientes a subsanar las debilidades detectadas en la evaluación, tales como reformular el mapa y ajustarlo a la nueva estructura del Fondo, basada en una verdadera gestión por procesos. 2 El Fondo para el segundo semestre del 2012, se encuentra diseñando una herramienta de proyecciones financieras a fin de contar con mecanismos adecuados de prevención, seguimiento y control de salud financiera así como de riesgos en las cooperativas inscritas. También terminamos en este cuatrimestre el proyecto para ajustar el modelo interno de IRL del SARL del Fondo, de manera que se alcance un mayor nivel de precisión sobre los recursos teóricos que debe mantener la reserva del seguro de depósitos en disponible cuyo alcance es mantener y ajustar el sistema de riesgo de administración de riesgo de liquidez interno que permita cumplir con la normatividad vigente, involucrando metodologías de reconocido valor técnico para la estimación de este riesgo. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN Actividades de control El “Sistema de Seguridad de la información” fue implementado en el transcurso del presente año bajo los estándares de las normas ISO 27000 y 27001, y además dando cumplimiento a los requerimientos que al respecto impartió la Superintendencia mediante las Circulares Externas 052 de 2007 y 038 de 2009; Así mismo teniendo en cuenta las disposiciones que le aplicarían al Fondo, estipuladas en la Ley 1266 de 2008 y Ley 1273 de 2009. Se está efectuado la revisión de la política y objetivos de calidad para integrarla a todos los sistemas. Políticas de operación, procedimientos y controles Se ajustó todo el desempeño institucional a una verdadera gestión por procesos y procedimientos claramente definidos, el cual ha sido objeto de ajustes y cambios en pro del mejoramiento continuo. Indicadores El Fondo reformuló sus indicadores por proceso contemplando de eficiencia y eficacia, los cuales son permanentemente valorados y medidos. Manual de Procedimientos- Calidad A raíz del ajuste en los procesos de la entidad todos los procedimientos, manuales y demás documentación soporte están siendo actualizados a fin de que se alineen a la nueva situación de la entidad. 3 Información y Comunicación Pública Se sigue propendiendo por la participación ciudadana en aspectos prioritarios de nuestra gestión, lo cual se observa en la interacción continua con nuestros clientes como son las cooperativas inscritas, los mecanismos interactivos de comunicación (página web, videoconferencias, boletines financiero y jurídico), y la validación de nuevos instrumentos de gestión. El Fondo sigue poniendo en marcha los mecanismos para difundir información sobre el funcionamiento del Fondo y el seguro de depósito a grupos de interés y a la ciudadanía en general. Se hace seguimiento permanente al manejo y respuesta de todas las peticiones, quejas y reclamos, que se reciben lo cual nos permite atenderlas de manera oportuna y eficiente. SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN Autoevaluación y Evaluación Independiente La Oficina de Auditoría Interna continúa ejerciendo el control independiente de acuerdo con su programación anual, y su participación y asesoría en los diferentes comités del Fondo, velando porque todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. Se realizaron todas las evaluaciones planeadas en el cuatrimestre, dando así cumplimiento a lo programado en el plan de auditorías. Estado General del Sistema de Control Interno Todos los subsistemas establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno como lo son el estratégico, de gestión y evaluación en la entidad, continúan interactuando de manera coordinada y permanente, generando altos niveles de confianza, y optimizando los activos de la organización. Recomendaciones Seguir implementando acciones que busquen la mejora en las políticas internas y del sistema de calidad, y finiquitar todos los planes y proyectos programados para el año 2012, ejerciendo seguimiento periódico a la planeación institucional. 4 De igual manera, se recomienda terminar con la acción referente a modificar y ajustar el mapa de riesgos institucional, así como en el ajuste y seguimiento del plan de mejoramiento institucional. Finalmente, se recomienda continuar con la implementación del modelo de evaluación y desarrollo del talento humano por competencias. 5