perfil buen admin

Perfil del
BUEN
ADMINISTRADOR
Perfil del BUEN ADMINISTRADOR
El administrador o gerente debe ser un líder
integro, que delega, guía y planea. Para
lograr sus objetivos ha de ser un estratega
para su empresa. Debe actuar como empleado y como gerente, y sobresalir como éste
último. Por otra parte, su experiencia y capacidad de trabajo, aunadas al correcto
enfoque del estudio de las ciencias comerciales modernas, le permitirán llevar con
éxito su almacén.
Son pocos los comerciantes que se preguntan si
su perfil cumple los requisitos que debe poseer
un buen gerente o administrador de almacén.
En nuestro medio se considera una buena inversión comprar o alquilar un local
comercial, instalar allí una venta de productos y esperar que el público compre o lo
visite. Generalmente el dueño de estos establecimientos es al mismo tiempo el
gerente, el vendedor y el jefe de compras. También cuida de la publicidad, la exhibición, las promociones y están bajo su responsabilidad los cobros, aprobar créditos,
contratar personal y planificar prácticamente toda la actividad de la tienda. Con el
paso de los meses, este hombre aprende lo esencial y lo difícil del negocio. A pesar
de toda esta “capacidad”, muchos de estos administradores son negligentes en
examinar el futuro de su establecimiento.
Los pequeños comerciantes generalmente no analizan más allá del cercano día de
pago, la próxima venta de temporada o el pago de tal o cual cheque. En tanto los
grandes comerciantes miran el próximo balance general, las futuras inversiones,
analizan y estudian el comportamiento del mercado, examinan su organización,
planifican nuevas estrategias de ventas, contactan nuevos y mejores proveedores e
investigan, casi con lupa, a la competencia, etc.
Pero esta falta de previsión de los administradores le pequeños establecimientos debe
cambiar. Con mayor frecuencia los dueños de almacenes se darán cuenta que para
triunfar en el futuro y competir sanamente con las grandes cadenas de almacenes
C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO)
Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C.
Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co
2
deben aprender a anticiparse al comportamiento de la misma economía y de los
consumidores, que son su más vital fuente de sostenimiento económico.
Muchos han comenzado a prepararse y han comprendido la importancia de ser unos
auténticos gerentes de sus empresas y no los simples dueños de un almacén. El
comerciante o el administrador debe estar familiarizado con los procesos contables y
las finanzas, debe tener conocimientos sobre organización, mercadeo, publicidad,
economía, marketing, atención a clientes, técnicas de ventas y dominar áreas
específicas que tienen que ver con el manejo del negocio.
¿Cómo ha de ser el perfil de este exitoso comerciante? Así como todo almacén
requiere de revisiones periódicas en su estructura comercial, también todo
comerciante debe evaluar y examinar si su preparación actual está acorde a las
necesidades de su negocio, para evitar dificultades posteriores en su labor y el desvío
de su objetivo principal.
Veamos los puntos débiles de algunos establecimientos y las recomendaciones
sugeridas, como elementos claves en la formación de gerentes, las cuales deben ser
tenidas en cuenta para mejorar el perfil del administrador. Hemos seleccionado 4
debilidades del aspecto administrativo que son responsabilidad del gerente y
sugerimos las mejores soluciones.
DELEGAR FUNCIONES
Un punto débil en la organización de
pequeños y medianos almacenes es no
saber delegar. Un comerciante organiza su
empresa y cree “saber más que ninguna
otra persona”, y este parece ser el estilo
del hombre de negocios independiente de
ahora: toda su experiencia y preparación
las pone en función de su negocio para proteger su inversión. La dificultad del comerciante para delegar autoridad y funciones
se pone de manifiesto cuando todos los
empleados encuentran necesario consultar
la solución a un problema, por pequeño e
insignificante que sea, al gerente de la
tienda. El mismo gerente se lamenta de la
falta de tiempo y del excesivo trabajo en su almacén, que le impiden dedicar tiempo
a otras actividades administrativas, gerenciales o de planeación a favor de su
negocio.
C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO)
Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C.
Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co
3
Solución 1
Delegar: Dar autorización limitada o ilimitada a una persona para que actúe en
nombre de otro y al cual se le confían facultades y responsabilidades que son de
su dignidad u oficio.
Un comerciante puede delegar algunas funciones a aquellos empleados o vendedores
más competentes y mejor preparados en algunas áreas como las exhibiciones, la
preparación de vitrinas, los registros contables, el adiestramiento de otros
vendedores, la gestión de cartera, manejo de caja, decoración interior, etc. Sí logra
hacerlo mejora el interés de sus empleados y les proporciona un medio para recibir
formación profesional. Recuerde que delegar funciones y autoridad es fundamental
pata el funcionamiento de su empresa y es requisito para mejorar el crecimiento
sostenido de la misma.
Es necesario reconocer las enormes dificultades que se presentan cuando los
empleados son incapaces de asumir decorosamente su nueva responsabilidad y lo
traumático que resulta delegar su autoridad, pero suele ser algo necesario. No olvide,
que la mejor manera de delegar funciones es preparar a las personas de confianza y
supervisar continuamente su trabajo.
Los verdaderos comerciantes han comprendido la importancia de ser unos
auténticos gerentes de su almacén y no simplemente sus dueños. Un alto
porcentaje han comenzado a prepararse en áreas que tienen que ver con el
manejo de sus empresas como las finanzas, publicidad, ventas, contabilidad,
mercadeo, etc.
MODERNIZAR SU EMPRESA
Muchos establecimientos comerciales se han
rezagado tecnológicamente, quedándose atrás
de los avances y ventajas que ofrece hoy la
ciencia para mejorar e impulsar más las
ventas. Los administradores de almacenes han
descuidado la importancia que tienen las comunicaciones para contactar potenciales compradores, como el uso de catálogos impresos,
volantes publicitarios, las ventas por teléfono
y el uso del Internet. O por no ir más allá, no
hacen uso de las innovaciones en equipos y
sistemas para facilitar las labores del almacén, como computadoras y terminales P.O.S,
que mantienen al día los registros contables y
C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO)
Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C.
Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co
4
los análisis financieros y estadísticos del almacén y permiten el manejo de
inventarios, bases de datos de clientes y proveedores.
Solución 2
Modernizar: Tomar la actitud de renovar, actualizar y poner al día un negocio de
acuerdo a las tendencias, gustos y necesidades del hombre actual.
La tecnología ha traído muchas ayudas para el comerciante. Los computadores y las
terminales inteligentes ayudan en las transacciones con tarjetas de crédito y débito,
en hacer las facturas, el manejo y control de inventarios, en tener al día las
operaciones contables, el nutrir y actualizar la base de datos de clientes, etc.
Estas ayudas tecnológicas proporcionan al comerciante las herramientas para facilitar
su trabajo y mejorar la calidad de atención al cliente.
El modernizar o actualizar tecnológicamente su negocio mejora el servicio, hace más
eficiente la labor del personal y permite al comerciante estar al día con las
novedades de la electrónica, puestas al servicio de los pequeños y medianos
almacenes.
SER UN GERENTE
No todo comerciante actúa como un
verdadero gerente dentro de su negocio. El
perfil de algunos empresarios examinados
no corresponde al ideal para cumplir tal
cargo. Generalmente, cuando el dueño de
un almacén se enfrenta a dificultades
operativas o económicas, busca la asesoría
de un administrador con experiencia que
solucione la crisis, porque no encuentra
posibilidad de darle pronta salida a ésta.
En otras ocasiones permite que su esfuerzo
de años se vaya a pique, por la incapacidad
de dar un giro rápido y enderezar la
embarcación. ¿Cuáles son estas dificultades? Las mismas que pueden presentarse
en toda pequeña o mediana empresa:
problemas laborales con los vendedores, mala elaboración de contratos, problemas de
liquidez, pésima gestión de cartera, fallas en el manejo contable, problemas con
impuestos, retraso en las obligaciones fiscales, afiliación de empleados a servicios
médicos, mal manejo de las relaciones con clientes y proveedores, etc.
C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO)
Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C.
Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co
5
Solución 3
Gerente: Persona encargada del manejo, control y dirección de un negocio que
cumple funciones de mejoramiento y éxito económico de una empresa.
El empresario con visión para ser un buen gerente debe ser un líder integro, que
delega, guía, planea y pone manos a la obra para lograr sus objetivos. A la medida
que delega debe ser un estratega en su negocio. Debe actuar como empleado y como
gerente y debe sobresalir como este último. Este trabajo ciertamente es el más
difícil. Necesita tener visión general, objetividad y perspectiva a mediano y largo
plazo para proyectar su negocio hacia el futuro. Por otra parte, necesita
conocimiento detallado de su almacén, experiencia y capacidad para resolver
rápidamente los problemas e involucrarse lo suficiente, como buen gerente,
informándose cada día de las necesidades de sus clientes.
SENCILLEZ EN LA ORGANIZACION
Una organización administrativa sencilla
dentro de un almacén contribuye a un
mejoramiento de la eficiencia y calidad de
la atención hacia los clientes. Cuántos
establecimientos demoran innecesariamente
al cliente dentro de la tienda, después de
comprar por falta de una adecuada organización interna. Esperar que el vendedor
elabore la factura, que el cajero efectúe la
operación, que el dependiente empaque la
mercancía, que el gerente revise la factura
(incluso que el vendedor busque la mercancía en bodega), etcétera, son pasos que
impiden llegar a la eficiencia del almacén
hacia el cliente. Esta incompetencia la
sufren los proveedores cuando los comerciantes no cumplen oportunamente las obligaciones contraídas con ellos.
Solución 4
Organización: Estructura que rige una empresa y dispone de un ordenamiento
para su adecuado funcionamiento.
Muchas veces los empleados no comprenden la estructura de la organización de un
almacén y solamente el dueño o gerente es quien la conoce. Cuanto más sencilla sea
una estructura, menores serán las posibilidades de error hacia los clientes y mayor la
suma de éxitos logrados. Es necesario que el gerente presente un organigrama y un
C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO)
Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C.
Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co
6
manual de funciones que permita a los dependientes conocer sus cargos, definir los
mandos, fijar las políticas de ventas y establecer responsabilidades.
Una organización administrativa sencilla, contribuye a la eficiencia y calidad del
trabajo de los empleados del almacén. Organizar una estructura genera
beneficios inmediatos al negocio y al empresario.
C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO)
Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C.
Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co
7