DCE: Aventuras al asociarse Discusión #5: Encontrar tiempo para que el personal colabore; ¿quién lo paga y quién debería hacerlo? En el 2009, las seis agencias del DCE juntas tenían más de 70.000 empleados y presupuestos humanitarios superiores a 1,2 mil millones de dólares (sin incluir los programas de desarrollo).1 El líder mundial de Visión Mundial para el Proyecto del DCE, Mark Janz, ha observado, “cuando se consideran los costos del DCE la inversión es minúscula en comparación a la cobertura y el tamaño combinados de las organizaciones. Si no tenemos R&D, nos convertiremos en dinosaurios, así que la inversión es realmente muy pequeña en comparación con los beneficios”. Todos acordamos que la innovación es algo bueno y que todos deberíamos buscar mejorar nuestro trabajo. También hay un consenso creciente de que deberíamos trabajar en colaboración para hacer esto. Así que ¿por qué es tan difícil recurrir al trabajo de colaboración e innovación? ¿Nuestros recursos nos convierten en un pez grande en un pequeño estanque o en muchos peces pequeños en muchos estanques? Cuando se preguntó cuáles son los retos principales del DCE, los profesionales del campo, a nivel técnico y mundial señalaban por lo general, que trabajar con otros, requiere más tiempo y energía del personal. El personal valoró profundamente la participación de sus iguales de otras agencias y los resultados de la colaboración. Con frecuencia, el personal señaló que una de las cosas que más apreciaban del DCE era que la relación con los colegas de otras agencias les permitía hacer una llamada telefónica para pedir consejo o retroalimentación en cualquier asunto de interés mutuo. Si los beneficios están ahí y tenemos mucho personal y recursos, ¿por qué la distribución de recursos es un problema? Este documento se basa en las perspectivas del experto en el DCE para discutir sobre este asunto. ¿Grandes a nivel mundial pero pequeños localmente? 1 Ver la Declaración del sistema Humanitario de ALNAP que evalúa el desempeño y el progreso, ALNAP 2010, pp22, documenta que en el 2009, las seis principales ONG contaban con más de 90.400 empleados y presupuestos humanitarios por 1,7 mil millones de dólares. Sin embargo de estas seis ONG, 5 eran agencias de DCE además de Medcins Sans Frontiers (MSF, por sus siglas en francés) que no pertenece a DCE. La cifra de personal mundial de MSF era de 22,000 y su presupuesto humanitario mundial era de 665 millones de Euros que deben descontarse del total de DCE. (Extraído del Informe Financiero de MSF 2009). Sin embargo, Mercy Corps, la sexta agencia de DCE tenía un presupuesto humanitario de 89 millones de dólares en 2009. (Declaración Financiera de Mercy AF2009). Cuando esto se suma al resto de DCE, el presupuesto total humanitario de más de 1,2mil millones de dólares. 1 VM tiene un gran presupuesto a nivel mundial y con frecuencia es vista por otros como una organización rica y con vastos recursos. Sin embargo, en contraste con la imagen mundial mencionada, un tema constante en las entrevistas de campo ha sido que no hay dinero suficiente o que el personal no tiene tiempo suficiente para los proyectos conjuntos a nivel nacional o regional. Como Asesor de Asuntos Humanitarios y de Emergencias de África del Este, el trabajo de Stuart Katwikirize es apoyar el desarrollo de la capacidad para las Oficinas Nacionales que están cubiertas por el Consorcio del DCE del Cuerno de África. Cuando se le preguntó sobre el DCE, su opinión fue “las oficinas están sorteando muchas cosas y si el DCE se suma a la carga de trabajo, puede ser que necesiten recursos para dar prioridad a la participación”. Está claro que nuestros recursos se extienden en múltiples direcciones y que no tenemos un presupuesto mundial grande que usemos para calcular proporciones. Cada Oficina Nacional tiene sus propios presupuestos y así en la práctica VM es en realidad un grupo de pequeños presupuestos localizados. En un documento previo de Aventuras al Asociarse, el tema era que no podías delegar el entusiasmo y que las relaciones de colaboración necesitan establecerse a nivel local para que las actividades funcionen a nivel local. En la práctica, esto significa que el tiempo del personal que se necesita para colaborar a nivel nacional, viene de las Oficinas Nacionales. En las oficinas que se esfuerzan por mantener la capacidad de HEA o donde están sobrecargadas por la emergencia, esto puede ser un reto importante. ¿Podría ser que en vez de ser un gran pez en un pequeño estanque en realidad somos una escuela de peces pequeños en un gran número de estanques grandes? “El momento del DCE cae porque no hay un beneficio inmediato que se tenga de la colaboración. Cuando los presupuestos son limitados, se hace a un lado por la falta de tiempo del personal a favor de lo vital y lo tangible”. Hugh Greathead, Grants & Humanitarian Emergency Affairs Director, WV Uganda ¿Quién debería pagar las cuentas? En la mayoría de los casos, las agencias que desarrollan una actividad de colaboración esperan obtener recursos para cubrir el programa, las operaciones y los altos costos. Por lo general estas relaciones son “proyectadas;” los socios reúnen una propuesta de proyecto conjunto que después es implementada. Después de que se termina, los socios se separan. Sin embargo, esto trae retos para las iniciativas de colaboración en curso, porque es necesario construir y mantener las relaciones de un proyecto a otro. El DCE utiliza un modelo diferente. Para promover la colaboración, el financiamiento se usa solamente para actividades conjuntas y un corredor. Se espera que cada una de las agencias cubra los costos de participación (particularmente el tiempo del personal). Esto ha sido y sigue siendo una carga significativa para las agencias y de igual manera afecta también el nivel de prioridad dado a las actividades del DCE. Este es un problema incluso dentro de Visión Mundial, y por lo general, somos más flexibles en el uso de fondos que otras agencias. La clave para que esto funcione es determinar más temprano que tarde, los costos que se cubrirán o no por todas las agencias, ya que sin los recursos suficientes se reducirá el progreso, desestimará la confianza y será menos probable que se obtenga el resultado deseado. Las Oficinas Nacionales necesitan pagar los gastos del personal en las empresas de colaboración en sus países, pero el DCE ha trabajado en brindar apoyo para reducir la carga que esto crea. Se han desarrollado las herramientas y los recursos que pueden activar la colaboración al brindar un punto de partida para la contextualización local. (Ver http://ecbproject.org/resources-publications-and-tools para una lista completa). Los proyectos de colaboración también pueden diseñarse de manera que minimicen los costos de transición. Por ejemplo, cada consorcio del DCE tiene un facilitador o corredor financiado en su totalidad que apoya los procesos de colaboración, asegurando que el tiempo del personal se emplee de la manera más eficaz. También se ha ahorrado el tiempo del personal al contratar consultores para actividades como desarrollar las estrategias, diseñar las herramientas a nivel del país, etc. Esto 2 permite al personal de la agencia centrarse en las iniciativas principales y desarrollar los acuerdos sobre los temas mayores, en vez de centrarse en los detalles de la implementación. ¿Debería el personal reservar tiempo para los socios? Edwin Kuria, Asesor de Desarrollo de la Capacidad para HEA en África del Este, señaló que el reto es cómo manejamos nuestro tiempo. El DCE es más fácil de hacer cuando se hace una contribución a los objetivos y las prioridades que el personal y las oficinas individuales ya tienen. Para el personal que trabaja a nivel mundial y regional que tienen papeles técnicos y de capacidad específicos, el DCE está haciendo una contribución tangible a su habilidad de lograr que se haga el trabajo. Sin embargo, cuando no es parte de los objetivos pre-existentes del personal y el tiempo no se ha asignado para participar, las iniciativas como el DCE pueden ser una carga. Este es un peligro particular a nivel del campo donde el personal tiene preocupaciones operativas apremiantes que pueden agotar el desarrollo de la capacidad y la colaboración. La distribución del tiempo del personal para invertirlo en trabajo de colaboración necesita ser intencional. De acuerdo a su experiencia de trabajo en el DCE, Edwin ha sugerido que el personal regional y posiblemente el personal en otros cargos podría tener porcentajes establecidos para la capacidad de respuesta, para el apoyo de la oficina nacional y la participación externa. Esto podría crear el espacio para que el personal ocupado invierta en relaciones de colaboración que ayudarán a trabajar de una manera más eficaz. Para poder hacer esto, las descripciones de los puestos, los presupuestos y los niveles de personal necesitarían ser corregidos para reconocer que las sociedades y el trabajo de colaboración requieren un trabajo más intensivo que la implementación de las actividades directamente. En otros sectores, algunas de las organizaciones más innovadoras y efectivas han dado al personal tiempo dedicado para innovar y para invertir a mediano plazo. En el sector privado, dado el tiempo y el espacio dedicado de sus empleados para innovar y pensar a largo plazo, ha jugado un papel clave en el desarrollo de nuevos productos y enfoques como Google News [Noticias de Google], Gmail, y notas adhesivas2. A nivel nacional, el DCE ha ayudado a dotar personal, con tiempo de reunirse con sus colegas para innovar y esto ha conducido al desarrollo de protocolos conjuntos para la Respuesta ante Emergencias en Indonesia y Bangladesh, y nuevos enfoques conjuntos para RRD en Bolivia. Si colaborar con otros requiere una inversión de tiempo inicial no estructurada, ¿debería VM buscar la asignación de una parte del tiempo del personal para hacer esto? No tendría que ser un día a la semana, pero un compromiso menor podría traer importantes beneficios. Profundizando… “DCE: Aventuras al asociarse”, es una serie de 14 documentos de discusión que pueden ser una fuente importante para las iniciativas de asociación en HEA y otras Líneas del Ministerio. (Ver a continuación los temas de los documentos). Los documentos representan puntos de vista y experiencias de más de 30 miembros del personal, especialistas técnicos y gerentes de VM involucrados en el proyecto de Desarrollo de Capacidad ante Emergencias (DCA), una sociedad con VM, CARE, Servicios Católicos de Alivio, Mercy Corps, Oxfam GB y Save the Children para “mejorar la velocidad, calidad y efectividad de la comunidad humanitaria para salvar vidas, mejorar el bienestar y proteger los derechos de las personas en situaciones de emergencia”. Los temas de las series son: Discusión #1: “Evitando el entusiasmo delegado” 2 Para ver más sobre Google Friday y enfoques similares visite: http://newlearnings.posterous.com/google-friday o http://www.scottberkun.com/blog/2008/thoughts-on-googles-20-time/ 3 Discusión #2: “Más que sólo hablar: Asociarse significa resultados” Estudio A: “Uniéndonos para reducir el impacto de los desastres en Bolivia” Estudio B: “Simulacros de emergencias” Discusión #3: “¿Hace más difícil asociarse la complejidad interna de la cultura de VM?” Estudio C: “Protocolos para la respuesta de la inter-agencia a las emergencias que surgen rápidamente en Indonesia” Discusión #4: “El dilema de las iniciativas globales y la implementación local” Estudio D: “Desarrollo de una estrategia de defensoría conjunta después de los desastres en Bangladesh” Discusión #5: “Colaboración: ¿Quién paga por ella, quién debería pagar?” Estudio E: “Traduciendo la Guía Good Enough [Está Bien] a Bengalí” Discusión #6: “Emergencias y Desarrollo: Ambientes externos y sociedades” Estudio F: “Caos para la colaboración: Experiencia con una evaluación rápida en Uganda” Discusión #7: “Asociarse: Pistas y consejos de los profesionales” Discusión #8: “Iniciando: Herramientas existentes y actividades para aprender a asociarse” Si desea saber más acerca del Proyecto del DCE, visite: www.ecbproject.org. Para saber más acerca de la participación de Visión Mundial en el Proyecto del DCE, contacte a Wynn Flaten en: wflaten@worldvision.org. Descargo de responsabilidad: Los puntos de vista expresados en este documento son aquellos de los autores, y no necesariamente reflejan los puntos de vista o postura oficial de Visión Mundial. 4