Dinámica de grupos y equipos de trabajo DINÁMICA DE GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO GRUPOS DEFINICIÓN QUE ES UN GRUPO? Se define como dos o más individuos, interactuantes e interdependientes que se han reunido para alcanzar determinados objetivos específicos. POR QUÉ LOS INDIVIDUOS FORMAN GRUPOS? No hay una razón que, por sí sola, sea suficiente para explicar por qué los individuos se unen a los grupos. Puesto que la mayoría de las personas pertenece a diversos grupos, es obvio que diferentes grupos proporcionan distintos beneficios a sus miembros. Las razones por las que se forman los grupos de trabajo son: Necesidades en común Los miembros de un grupo buscan desafíos similares, como un equipo de fútbol americano. Intereses en común Cuando los miembros comparten intereses comunes, como los empleados que quieren modificar su plan de vacaciones. Metas en común Se unen para alcanzar metas en común, como las metas organizacionales de un departamento. Proximidad física Los empleados que trabajan en el mismo departamento o mismo tipo de trabajo, comparten con frecuencia actividades sociales. Similitudes culturales Con frecuencia, personas que acaban de inmigrar y entran a una empresa, se unen a las personas de su misma nacionalidad. Otras razones comunes por las que la gente se une a un grupo son: Seguridad Al unirse a un grupo, los individuos pueden reducir la inseguridad de estar aislados. La gente se siente más fuerte, tiene menos dudas de sí misma, y puede resistir mejor las amenazas cuando forma parte de un grupo. Página No. 2 Dinámica de grupos y equipos de trabajo Estatus La inclusión en un grupo que se considera importante por otras personas, proporciona reconocimiento y estatus para sus miembros. Autoestima Los grupos pueden proporcionar a las personas sentimientos de valor propio. Es decir, además de proporcionar estatus, la membresía también puede brindar un mayor sentimiento de valía a los miembros del grupo. Poder Lo que no se puede alcanzar individualmente, con frecuencia es probable obtenerlo por medio de la acción del grupo. Hay poder en la multitud. CLASIFICACIÓN DE LOS GRUPOS Los grupos de trabajo dentro de la organización pueden ser formales e informales. FORMALES Son aquellos definidos por la estructura organizacional, con funciones de trabajo designadas que les establecen tareas. El comportamiento que el grupo debe observar está establecido por las metas organizacionales y dirigido hacia ellas. Ejemplo la tripulación de un avión. Grupo de mando Está compuesto de los subordinados que reportan directamente a un jefe determinado. Ejemplo: Director de una escuela con sus maestros. Grupos de trabajo También determinados por la organización, lo forman aquellas personas que trabajan juntas para terminar una tarea. Sin embargo, los límites de un grupo de trabajo no están restringidos a su superior jerárquico inmediato. Pueden cruzar la cadena de mando. Ejemplo: Directores de varias facultades para un problema de un alumno. INFORMALES Son alianzas que no están estructuradas desde un punto de vista formal ni han sido determinados por la organización. Estos grupos son formaciones naturales en el ambiente de trabajo que surgen en respuesta a la necesidad del contacto social. Son muy importantes porque proporcionan un servicio muy importante al satisfacer las necesidades sociales de sus miembros. Ejemplo grupos de almuerzo en el trabajo o equipo de fútbol de un departamento. Página No. 3 Dinámica de grupos y equipos de trabajo Grupos de interés Son grupos en los que algunos empleados que se afilian para alcanzar objetivos específicos que le preocupan. Ejemplo: Empleados que apoyan a un empleado que ha sido despedido. Grupos de amistad Es cuando sus miembros tienen una característica o más en común. Por su forma de administración, los grupos pueden ser administrados en forma tradicional y autodirigidos. GRUPOS ADMINISTRADOS EN FORMA TRADICIONAL Es el grupo donde existe un líder o administrador oficial. GRUPOS AUTORIDIRIGIDOS Los trabajadores comparten la responsabilidad de administrar el grupo de trabajo. Por el tiempo de duración de su existencia, los grupos pueden ser permanentes y temporales. GRUPOS PERMANENTES Trabajan durante largos plazos de tiempo, por lo general un año cuando menos. GRUPOS TEMPORALES Estos se forman para plazos breves de tiempo especificados con anterioridad, a fin de realizar una serie de tareas o proyectos, como comités. Por las funciones que desempeñan pueden ser de una función o interfuncionales. GRUPOS DE UNA FUNCIÓN Son los que tienen miembros que desempeñan una sola función, como ingenieros, auditores, etc. GRUPOS INTERFUNCIONALES Son aquellos cuyos miembros desempeñan diversidad de funciones. Página No. 4 Dinámica de grupos y equipos de trabajo ETAPAS DEL DESARROLLO DE LOS GRUPOS No hay un patrón estándar en el desarrollo de los grupos. Existen varios modelos que muestran el desarrollo de los grupos como el Modelo de las 5 etapas, Modelo del Equilibrio Interrumpido, Modelo de Desarrollo Progresivo. A continuación describiremos el Modelo de 5 Etapas. MODELO DE CINCO ETAPAS. Nos dice que los grupos pasan por cinco etapas: Formación, Tormenta, Normalización, Desempeño y Disolución o dispersión. Etapa de FORMACIÓN Se caracteriza por gran incertidumbre respecto del propósito, estructura y liderazgo del grupo. Los miembros analizan el ambiente para ver qué comportamientos son aceptables. Termina cuando los miembros comienzan a pensar en sí mismos como parte de un grupo. Etapa de TORMENTA Se caracteriza por el conflicto intragrupal. Los miembros aceptan la existencia del grupo, pero se resisten a las restricciones que éste impone a las individualidades. Hay conflictos respecto de quien controlará al grupo. Cuando esta etapa se completa, es porque existe una jerarquía relativamente clara del liderazgo dentro del grupo. Etapa de NORMALIZACIÓN Se desarrollan relaciones cercanas y el grupo muestra cohesión. Hay un fuerte sentido de identidad y camaradería. Esta etapa se completa cuando se solidifica la estructura del grupo y tienen expectativas. Etapa de DESEMPEÑO En este momento, la estructura es plenamente funcional y aceptada. La energía del grupo ha pasado de llegarse a conocer y comprenderse unos a otros, a desempeñar el trabajo que se presente. Para grupos permanentes de trabajo, el desempeño es la última etapa en su desarrollo. Sin embargo, en el caso de comités, equipos, fuerzas de trabajo y grupos temporales similares que tienen una actividad limitada que desempeñar, existe la siguiente etapa. Etapa de DISOLUCIÓN O DISPERSIÓN El desempeño del trabajo ya no es la prioridad en este momento sino la finalización del mismo. Las respuestas emocionales de los miembros varían en esta etapa desde la euforia hasta la depresión. Página No. 5 Dinámica de grupos y equipos de trabajo INTERACCIÓN DE GRUPOS La Sociometría es una herramienta analítica para estudiar las interacciones de grupo. Trata de encontrar lo que le gusta y disgusta a la gente y con quien desearía trabajar o no. Esta información se puede obtener a través de entrevistas o cuestionarios. Se puede utilizar esta información para crear un sociograma, que es una representación gráfica de las interacciones sociales preferidas. Entre ellas tenemos: Redes sociales Conjunto de vínculos específicos entre conjunto definido de individuos. Racimos Grupos que existen dentro de las redes sociales. Página No. 6 Dinámica de grupos y equipos de trabajo Racimos prescritos Grupos formales como departamentos, equipos de trabajo, fuerzas de trabajo o comités. Racimos emergentes Grupos informales, no oficiales. Coaliciones Racimo de individuos que se agrupan de manera temporal para alcanzar un objetivo específico. Camarillas Grupos informales relativamente permanentes que involucran amistad. Estrellas Individuos con el mayor número de vínculos en una red. Enlaces Individuos de una red social que conectan dos o más racimos, pero que no son miembros de ninguno de ellos. Puentes Individuos en una red social que sirven como vínculos al pertenecer a dos o más racimos. Aislados Individuos que no están conectados a la red. FACTORES QUE AFECTAN EL COMPORTAMIENTO DE GRUPOS TAMAÑO El rango del tamaño de un grupo puede ser desde dos miembros hasta un límite normal de trece a dieciséis. El número ideal es de doce personas, el tamaño del grupo pude afectar en las dimensiones de liderazgo, tolerancia entre los miembros y los procesos de grupo. ROLES Las personas asumen una serie de roles, es decir el conjunto de comportamientos esperados asociados a un trabajo en particular. Se dividen en tres categorías: Roles de la tarea: se concentran en el cumplimiento de las tareas o metas, y facilita y coordina las tareas de toma de decisiones. Página No. 7 Dinámica de grupos y equipos de trabajo Roles del mantenimiento: no se concentran tanto en las tareas como en los procesos del grupo. Ayudan a mantener y elevar el desempeño del grupo, como por ejemplo conciliador o animador. Roles individuales: Se enfocan únicamente en las necesidades individuales de los miembros a costa del grupo. Tienden a ser disfuncionales o destructivos para el grupo. Un miembro de un grupo pude desempeñar varios roles, y varios miembros pueden desempeñar el mismo rol. Con frecuencia existe un patrón de roles correspondiente a cada uno de los miembros del grupo. NORMAS Son reglas de comportamiento que han sido aceptadas como propias por los miembros del grupo. En general las normas definen la clase de comportamientos que los miembros del grupo creen necesario para poder alcanzar sus metas. Existe una clasificación que señala que las normas tienen diferente importancia para el funcionamiento de la organización. Pueden ser: Fundamentales: guían el comportamiento esencial, para la misión central de la organización. Periféricas: guían los comportamientos que son importantes, pero no esenciales, para alcanzar las metas o misión de la organización. Los grupos también pueden imponer sanciones, es decir medidas de coacción que se adoptan para propiciar la aceptación y cumplimiento de las normas. METAS Los miembros de los grupos de trabajo comparten metas que se centran en el desempeño y facilitan la consecución de las metas de la organización. Pueden ser formales e informales. Metas formales: son las que están definidas específicamente, en forma oral o escrita, y por lo general guardan una relación directa con las metas y la misión de la organización. Metas informales: Son las que están implícitas en las acciones de los miembros del equipo, pero no están definidas explícitamente, y pueden contribuir a la consecución de las metas de la organización o impedirla. COHESIÓN Es la fuerza de los miembros de permanecer en el grupo y su compromiso con el mismo. Está influenciado por el grado de compatibilidad entre las metas grupales e individuales. Se Página No. 8 Dinámica de grupos y equipos de trabajo refiere a mantener unido al grupo, su comunicación, la similitud de intereses y necesidades (homogeneidad), a las necesidades interpersonales de afecto, inclusión y control. LIDERAZGO Es importante que dentro de un grupo exista un líder que ejerce una influencia positiva entre sus miembros para que puedan alcanzar de este modo las metas propuestas. AMBIENTE EXTERNO El ambiente externo puede influenciar a cada uno de los factores anteriores, así como afecta directamente el comportamiento de los miembros del grupo. Se refiere a las condiciones y factores fuera del grupo sobre los cuales el mismo no tiene control. Incluye tecnología, condiciones físicas, prácticas de administración, reglas, liderazgo de la gerencia y las recompensas y castigos definidos en la organización. Tamaño Ambiente externo Liderazgo Roles Factores que afectan el Comportamiento de Grupos Cohesión Normas Metas PROCESOS DE GRUPO Dentro de los modelos de comportamiento de grupo, se deben tomar en cuenta los procesos que se siguen dentro de un grupo de trabajo, los cuales incluyen patrones de comunicación utilizados por los miembros para el intercambio de información, procesos de decisión del grupo, comportamiento del líder, etc. Página No. 9 Dinámica de grupos y equipos de trabajo DINÁMICA DE GRUPO Es el proceso social por medio del cual las personas interactúan frente a frente en grupos. La palabra dinámica viene del griego que significa fuerza, de ahí que, dinámica de grupos se refiere al estudio de las fuerzas que funcionan dentro del grupo. Se han logrado dos importantes avances en esta corriente. Uno logrado por las investigaciones de Elton Mayo entre 1920 y 1930 y otro por medio de los experimentos de Kart Lewin en 1930. Mayo demostró que los trabajadores tienden a establecer grupos informales que afectan la satisfacción y la eficiencia en el trabajo. Lewin demostró que las distintas clases de líderes obtienen diferentes respuestas de sus grupos. Existe un elemento importante llamado SINERGIA que es la acción de dos o más sustancias que resultan en un efecto que es diferente de la suma individual de estas. Ejemplo: 1 + 1 = 3 CONFIGURACIÓN ESTRUCTURAL DE LOS GRUPOS DE TRABAJO También es llamada red de comunicación y describe las interacciones relativamente permanentes de los roles dentro de los grupos. Reflejan el carácter de la comunicación entre quienes desempeñan los roles y pueden contribuir a la unión del grupo. Existen varios patrones de comunicación o redes dentro de un grupo. Red en forma de Timón: consta de una sola persona que se comunica con todos los demás miembros del grupo de trabajo. Red en forma de Y, Y invertida y Red en cadena: se parecen a la cadena de mando de un grupo. La comunicación fluye hacia arriba y abajo por toda la jerarquía. Red en círculo: se parece a la cadena, salvo que los extremos de la comunicación se juntan. Red de estrella o círculo con rayos: muestra una red totalmente conectada. TAREAS EN GRUPO Las tareas de grupo pueden impactar sobre su desempeño y la satisfacción de los miembros también se ve moderada por las tareas que desarrolla el grupo. Página No. 10 Dinámica de grupos y equipos de trabajo TOMA DE DECISIONES EN GRUPO Puede traer ventajas y desventajas. Ventajas La información y los conocimientos son más completos. Mayor diversidad de puntos de vista. Mayor aceptación de una solución. Mayor legitimidad. Desventajas Consumen tiempo Presiones para conformarse Dominio de pocas personas. Responsabilidad ambigua PENSAMIENTO DE GRUPO El pensamiento de grupo está relacionado con las normas. Describe situaciones en que las presiones del grupo para lograr la conformidad impiden que el grupo efectúe una evaluación crítica de puntos de vista desusados, minoritarios o impopulares. EQUIPOS DEFINICIÓN No son la misma cosa grupos que equipos. Definimos grupo como dos o más personas, interactuantes e interdependientes, que se han reunido para alcanzar objetivos específicos. El grupo de trabajo es aquel que interactúa principalmente para compartir información y toma de decisiones, a fin de ayudar a cada miembro a desarrollarse dentro de su área de responsabilidad. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma sinérgica para lograr una meta común. Equipo de trabajo genera una sinergia positiva por medio de un esfuerzo coordinado. Sus esfuerzos individuales dan como resultado un nivel de desempeño mayor que la suma total de los insumos individuales. Diferencias entre grupo y equipo Grupos de trabajo Comparten información Neutral (o negativa) Individual Aleatorias y diversas META SINERGIA RESPONSABILIDAD HABILIDADES Equipos de trabajo Desempeño colectivo Positiva Individual y mutua Complementarias Página No. 11 Dinámica de grupos y equipos de trabajo TIPOS DE EQUIPOS Los equipos se pueden clasificar con base en sus objetivos. Las tres formas más comunes de equipos son: EQUIPOS SOLUCIONADORES DE PROBLEMAS Son grupos de cinco a doce empleados del mismo departamento, que se reúnen durante unas horas a la semana para analizar formas de mejorar la calidad, la eficiencia y el ambiente de trabajo. EQUIPOS DE TRABAJO AUTOADMINISTADOS Están compuestos por 10 a 15 personas que asumen las responsabilidades de sus supervisores anteriores. Esto incluye, el control colectivo sobre el ritmo de trabajo, la las asignación de tareas, la organización de las pausas y la selección colectiva de procesos de inspección. EQUIPOS TRANSFUNCIONALES Son empleados de más o menos el mismo nivel jerárquico, pero de diferentes áreas de trabajo, que se agrupan para realizar una tarea. Entre ellos podemos contar con las fuerzas de trabajo que son equipos transfuncionales temporales y los comités, que son grupos integrados por miembros de las diversas líneas funcionales departamentales. FACTORES QUE AFECTAN EL COMPORTAMIENTO DE LOS EQUIPOS Las características que afectan el comportamiento de un grupo, aplican directamente en el comportamiento de un equipo. TAMAÑO Los mejores equipos de trabajo tienden a ser pequeños. Cuando tienen más de 10 o 12 miembros, es difícil que puedan realizar mucho trabajo. HABILIDADES DE LOS MIEMBROS Para desarrollarse efectivamente, un equipo requiere de tres tipos diferentes de habilidades: Experiencia técnica Resolver problemas y toma de decisiones Habilidades interpersonales Página No. 12 Dinámica de grupos y equipos de trabajo ROLES DENTRO DE UN EQUIPO DE TRABAJO Una corriente de investigación ha identificado nueve roles potenciales de un equipo altamente efectivo. 1. Creadores-innovadores: inician ideas creativas. 2. Exploradores-promotores: son campeones de las ideas después de que éstas han sido iniciadas. 3. Asesores-desarrolladores: analizan las opciones de decisión. 4. Impulsores-organizadores: proporcionan estructura. 5. Finalizadores-productores: proporcionan dirección y seguimiento. 6. Controladores-inspectores: revisan los detalles. 7. Defensores-mantenedores: pelean las batallas externas. 8. Reporteros-consejeros: buscan toda la información. 9. Vinculadores: coordinan e integran. METAS ESPECÍFICAS Los equipos exitosos traducen su propósito común en metas de desempeño realistas, medibles y específicas. Estas metas definen el blanco final del equipo. LIDERAZGO Y ESTRUCTURA Para el logro de las metas propuestas, los equipos necesitan un liderazgo y una estructura adecuados que les permita enfocarse y tener dirección adecuada. Página No. 13 Dinámica de grupos y equipos de trabajo CONCLUSIONES La tendencia de trabajar en equipo ha influido en los puestos de trabajo ya que requiere que los empleados cooperen unos con otros, compartan información, enfrenten las diferencias y cambien sus intereses personales en aras del bien del equipo. Los conceptos de grupos y equipos se han utilizado como si fueran sinónimos y en realidad, no lo son estrictamente. Grupo lo utilizamos para denominar a un conjunto de personas que interactúan entre sí. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma sinérgica para lograr una meta común. Cuando las personas trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del conocimiento, trabajo y apoyo de los demás miembros, lo cual lleva a una mayor productividad que la que se lograría por cada persona que la que se lograría por cada persona que trabajara al máximo de su capacidad como individuo” . Los equipos de trabajo juegan un papel importante en la organización ya que apoyan a que se logren las metas organizacionales mediante mayor motivación de los empleados, logro de niveles más elevados de productividad, mayor satisfacción del empleado, compromiso común con las metas, mejor comunicación, mayores habilidades para el puesto y flexibilidad organizacional orientando los esfuerzos hacia procesos y no funciones. Existen equipos de alto desempeño que tienen características comunes como su tamaño pequeño, miembros con distintas habilidades, tienen compromisos y propósitos comunes. Página No. 14 Dinámica de grupos y equipos de trabajo BIBLIOGRAFÍA Comportamiento Organizacional Stephen Robbins Comportamiento Organizacional Judith Gordon Comportamiento Organizacional Newstrom y Organizacional Behavior Don Hellriegel John W. Slocum, Jr. Richard W. Woodman West Publishing Company, Fifth Edition Página No. 15