GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Generación de Información para la Formulación y Seguimiento de Políticas Publicas Código: 1D-GDC-P1 Versión: 3 Vigencia desde: 24 de junio de 2011 1. INFORMACIÓN GENERAL Objetivo del Procedimiento Gestionar, recepcionar, consolidar, analizar y suministrar información a través de los equipos de trabajo de los Observatorios y el CEACSC, como insumo para la formulación, seguimiento y evaluación de políticas públicas. Alcance Este procedimiento es implementado por el CEACSC y los Observatorios de la Secretaria Distrital de Gobierno. Inicia con la gestión para el suministro de la información y termina con el trámite para el envío de información. Políticas de Operación 1. Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento se definirán de acuerdo con lo enunciado, así: • Legales, según sea el caso: Quejas, reclamos y manifestaciones: 15 días; derecho de petición de información: 10 días; consultas: 30.Nota: Cuando los tiempos de las actividades desarrolladas obedezcan a una normativa específica, se establecen en la descripción de actividades que hace parte del presente documento. 2. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental. 3. Los productos y/o servicios generados en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y metas formulados para la gestión del proceso de Gestión del Conocimiento, y que se encuentran formulados en los planes vigentes. 4. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la matriz de riesgos del proceso Gestión del Conocimiento , los cuales buscan gerenciar el riesgo en todos los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la gestión administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual de gestión del riesgo M-116302-02. 5. Los archivos recepcionados para la consolidación de la información, deben ajustarse a las estructuras acordadas para cada entidad fuente. 6. Todas las solicitudes de información deben estar soportadas, ya sea en medio magnético o en físico. Normatividad y/o Documentos Asociados 1. Ver normograma 2. Ver listado maestro de documentos externo Página 2 de 7 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Generación de Información para la Formulación y Seguimiento de Políticas Publicas Código: 1D-GDC-P1 Versión: 3 Vigencia desde: 24 de junio de 2011 Glosario ANÁLISIS MULTIDIMENSIONAL: Análisis de un fenómeno con la utilización sincrónica de múltiples variables. CEACSC: El Centro de Estudio y Análisis en Convivencia y Seguridad Ciudadana (CEACSC) tiene como objetivo fundamental la investigación y comprensión de las conflictividades, violencias y delitos que afectan la convivencia y la seguridad en la ciudad de Bogotá, con el fin de generar los insumos necesarios para el diseño, la aplicación y la evaluación de las políticas públicas encaminadas a su prevención y control. ENTIDADES FUENTE: Entidades del orden distrital o nacional que generan y suministran la información de según los convenios suscritos. Dentro de estas están :Policía Metropolitana de Bogotá, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, la Fiscalía General de la Nación, el Cuerpo Técnico de Investigación, la Gobernación de Cundinamarca, la Universidad Nacional de Colombia, ONGs , Municipios, entre otros. OAP: Observatorio de Asuntos Políticos, Una herramienta orientada al análisis de la información derivada de la gestión de los asuntos relacionados con el trámite de iniciativas normativas y políticas. Un medio para producir conocimiento específico y actualizado sobre el sistema político de la ciudad, con miras a su comprensión y al mejoramiento de la toma de decisiones políticas. ODP: Observatorio de Participación y Descentralización, es un instrumento de la Secretaría de Gobierno Distrital, organizado por la Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano con el propósito de ofrecer a la administración insumos para la formulación y evaluación de las políticas e información, conocimiento y documentación a la ciudadanía. Siglas 1. AGD: Aplicativo de Gestión Documental 2. CEACSC: Centro de Estudio y Análisis en Convivencia y Seguridad Ciudadana 3. CICRI: Centro de Investigaciones Criminológicas 4. CRNV: Centro de Referencia Nacional sobre Violencia 5. CTI: Cuerpo Técnico de Investigaciones 6. INMLCF: Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. 7. MEBOG: Policía Metropolitana de Bogotá 8. OAP: Observatorio de Asuntos Políticos 9. ODP: Observatorio de Participación 10.ODDHHAJ: Observatorio de Derechos Humanos y Acceso a la Justicia 11.PC ( ): Punto de Control del procedimiento. 12.SDG: Secretaría Distrital de Gobierno. Salidas generadas del procedimiento Salidas Información analizada para la toma de Decisiones Descripción Información analizada de interés para la formulación y evaluación de política publica. Página 3 de 7 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Generación de Información para la Formulación y Seguimiento de Políticas Publicas Código: 1D-GDC-P1 Versión: 3 Vigencia desde: 24 de junio de 2011 2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD INICIO 1 GESTIONAR EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN 2 RECIBIR INFORMACIÓN 3 INCORPORAR INFORMACIÓN EN LA BASE DE DATOS RESPONSABLE Secretaría Distrital de Gobierno Subsecretario/ a de Seguridad y Convivencia Ciudadana ,Subsecretario/ a de Asuntos Locales y /o el/la directora/a de Seguimiento y Análisis Estratégico y Convivencia El/la Profesional Responsable El/la Profesional Responsable DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO Requiere información relacionada con temáticas de interés para la misionalidad de la entidad. N/A Son los responsables de la gestión de los acuerdo del suministro de información que se debe reportar a los Observatorios y al CEACSC por parte de las entidades fuentes. Profesional recibe periódicamente, de acuerdo a cada convenio con las entidades fuente, la información acordada en archivos. Incorpora la información en la base de datos correspondiente a cada uno de los Observatorios o al CEACSC ACUERDO O CONVENIO INFORMACIÓN BASE DE DATOS Ver instructivos asociados. 4 EXTRAER INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS El/la Profesional Responsable Extrae la información de la bodega de datos o base de datos para ser consultada y analizada. N/A A Página 4 de 7 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Generación de Información para la Formulación y Seguimiento de Políticas Publicas ACTIVIDAD RESPONSABLE A 5 ANALIZAR LOS DATOS El/la Profesional Responsable 10 Versión: 3 Vigencia desde: 24 de junio de 2011 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Analizan los datos de acuerdo a la temática asignada, para la generación de información estadística y espacial. REGISTRO N/A Ver instructivos asociados. 6 LA GENERACIÓ N DEL INFORME ES POR SOLICITUD Código: 1D-GDC-P1 El/la Profesional Responsable La generación del informe es estandarizada continua en la actividad 7, y si el informe responde a una solicitud continúa en la actividad 10. N/A Producen los informes. ESTANDAR 7 PRODUCIR EL INFORME 8 APROBAR INFORME Y PRESENTARLO B El/la Profesional Responsable Subsecretario/ a de Seguridad y Convivencia Ciudadana ,Subsecretario/ a de Asuntos Locales y /o el/la directora/a de Seguimiento y Análisis Estratégico y Convivencia Los informes son una de la entrada necesaria para la formulación de política pública, presentan resultados de implementación de la misma. Dentro de estos podemos encontrar: o Documentos de análisis (Boletines Estadísticos) o Documentos de Monitoreo de Política publica o Recomendaciones sobre Política pública o Ver instructivos asociados. Aprueba la información y la presenta informes al Secretario (ria) Distrital de Gobierno. INFORME S N/A Página 5 de 7 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Generación de Información para la Formulación y Seguimiento de Políticas Publicas ACTIVIDAD RESPONSABLE Código: 1D-GDC-P1 Versión: 3 Vigencia desde: 24 de junio de 2011 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO B Profesional Responsable 9 DIVULGAR INFORMACIÓN Se divulga la información de diferentes formas: publicaciones, informes, o pagina web. INFORME DE ESTADISTICA S PUBLICADOS Ver instructivos asociados. 13 PAGINAS WEB 6 10 AUTORIZAR ELABORACIÓN Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN 11 ELABORAR REPORTE O RESPUESTA 12 TRAMITAR ENVÍO DE LA INFORMACIÓN 13 FIN Profesional Responsable/C oordinador/a Profesional Responsable Profesional Responsable/ Coordinador CEACSC u Observatorios Se recibe solicitud de partes interesadas, a través del formato del Formato Único de Solicitud de Información. El Coordinador/a de CEACSC o del Observatorio, autoriza la elaboración y suministro de la información. Elabora reporte o respuesta y devuelve al Coordinador para visto bueno. FORMATO UNICO DE SOLCITUD DE INFORMACIÓN 1D-GDC-F1 INFORME DE ESTADISTICAS REPORTE/RE PUESTA Coordinador de CEACSC o de los Observatorios tramita envío de la información al solicitante. N/A Fin del procedimiento N/A Página 6 de 7 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” Código: 1D-GDC-P1 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Versión: 3 Generación de Información para la Formulación y Seguimiento de Políticas Públicas Vigencia desde: 15 de junio de 2011 3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS CÓDIGO DOCUMENTO 1D-GDC-F1 Formato único de solicitud de información 1D-GDC-F2 Formato hoja de vida de indicador 1D-GDC-I1 Instructivo para actualización del Sistema de Catalogación Documental 1D-GDC-I2 Instructivo para actualización de la Canasta de Indicadores 1D-GDC-I3 Instructivo para Carga de contenidos al Portal Web del Observatorio de Asuntos Políticos 1D-GDC-I4 Instructivo para la actualización del módulo Actores del SIMAT -SIGOB 1D-GDC-I5 Instructivo para la elaboración del documento Información, Análisis y Recomendación (IAR) Página 7 de 7 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno