2N-PGE-P1

Código: 2N-PGE-P1
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 1
Formulación del Plan Operativo del Sistema Vigencia desde:
NUSE 123
10 de junio de 2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Determinar las actividades de planeación del Sistema del Número Único de Seguridad y Emergencias
para el Distrito Capital NUSE 123, con el fin de determinar las acciones necesarias para asegurar el
cumplimiento de su objeto garantizar una respuesta eficiente y rápida de las entidades que se encuentran
incluidas en el sistema para la prevención, atención y despacho de cada uno de los eventos de
emergencias y seguridad que se susciten en el Distrito Capital.
Alcance
El presente documento aplica para la planeación del Sistema del Número Único de Seguridad y
Emergencias para el Distrito Capital NUSE 123.
Políticas de Operación
1. Para la prestación del servicio o entrega del producto asociado al presente proceso, es necesario
remitirse a lo definido en la caracterización del producto o servicio, en el que se determinan los
requisitos así:
•
Los requisitos del servicio que presta la Entidad en el tema relacionado con el
Procedimiento Gestión de Comunicaciones y Recepción, que son básicamente las
características inherentes a este, se encuentran en el campo “especificación del producto
o servicio” del formato diligenciado para la caracterización de este producto o servicio en
particular.
•
Los requisitos del cliente se han definido teniendo en cuenta la información proveniente
del proceso de servicio a la ciudadanía (Peticiones, Quejas y Reclamos PQ´R,
actividades de interlocución con la ciudadanía encuestas, sondeos, focus group) entre
otros. Estos requisitos se encuentran en el campo “CLIENTE” del formato de
caracterización arriba mencionado.
•
Los requisitos legales se han definido teniendo en cuenta las normas aplicables al
cumplimiento del objetivo del proceso, plasmadas en el normograma de la Secretaría
Distrital de Gobierno. (aspectos constitucionales, legales, normativos, política vigente de
racionalización de tramites entre otros). Estos requisitos se encuentran en el campo
“LEY” del formato de caracterización arriba mencionado.
•
Los requisitos de la organización, se han definido teniendo en cuenta la caracterización
de productos y/o servicios de la Secretaría y la documentación asociada al Sistema
Integrado de Gestión - SIG, así como la normativa expedida por la Secretaría Distrital de
Gobierno la respecto, en la cual eventualmente se han establecido requisitos adicionales
que la Entidad ha considerado necesarios. Estos requisitos se encuentran en el campo
“ORGANIZACIÓN” del formato de caracterización arriba mencionado.
•
No existen actualmente requisitos reglamentarios aplicables asociados a la prestación del
servicio del presente procedimiento, que hagan referencia a normas técnicas nacionales
e internacionales que por su especificad son de obligatorio cumplimiento. En caso de
identificarse requisitos reglamentarios que aplican para el presente procedimiento se
encuentran en el campo “NORMA TECNICA“del formato de caracterización arriba
mencionado.
2. Antes de comprometerse con la prestación del servicio “Formulación del Plan Operativo del
Sistema NUSE 123”, al usuario establecido en este procedimiento, se debe verificar si cuenta a la
fecha con la capacidad y/o disposición de recursos para cumplir con los requisitos definidos en el
formato de caracterización del producto o servicio para su entrega o prestación. Se debe dejar
registro de esta comprobación en el formato “Revisión de los requisitos del producto o servicio”
Página 2 de 10
Código: 2N-PGE-P1
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 1
Formulación del Plan Operativo del Sistema Vigencia desde:
NUSE 123
10 de junio de 2011
En caso que se evidencie insuficiencia en la capacidad y disposición de recursos para la
prestación del producto o servicio asociado al presente proceso, se debe registrar las acciones de
mejora de acuerdo a lo establecido en el procedimiento gestión para la mejora.
3. Para tener una comunicación eficaz con sus usuarios, la Secretaría Distrital de Gobierno ha
definido los siguientes lineamientos:
a. La información actualizada para trámites puede ser consultada en la guía distrital de
trámites,
la
cual
puede
ser
consultada
en
la
página
web:
http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/03..html .
b. Para efectuar el seguimiento al cumplimiento de los requerimientos de un servicio ya
prestado por la Entidad, en un caso en particular, se debe tener en cuenta el número de
radicado asignado en el momento en que el usuario del caso haya efectuado la
respectiva petición a través de las oficinas de Servicio a la ciudadanía (de forma
telefónica, presencial, virtual o por escrito).
c. Cualquier petición (quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, entre otros), se debe
efectuar a través de las oficinas de Servicio a la ciudadanía, ubicadas en las veinte (20)
alcaldías locales y en el nivel central (Edificio Liévano, primer piso).
4. En la prestación del producto o servicio asociado al presente procedimiento misional, se
salvaguarda la propiedad del cliente. Los servidores públicos intervinientes deben ejecutar las
acciones respectivas determinadas en el formato de identificación de la propiedad del cliente,
como documento asociado a este proceso, en el cual se describen los controles aplicables.
En caso de pérdida o deterioro del bien o propiedad del cliente, la Entidad informará de dicha
situación a través de una comunicación oficial radicada, en la que se le explique el tipo de daño y
las acciones tomadas sobre la propiedad.
Se entiende por propiedad del cliente los datos informados al Sistema NUSE 123 al momento de
reportar un incidente de seguridad y/o emergencias.
5. El seguimiento al cumplimiento de los requisitos establecidos para los productos y servicios
asociados a este procedimiento se debe hacer de acuerdo con los criterios de aceptación
establecidos en la caracterización del producto o servicio, y se registrarán en el formato con el fin
de verificar su conformidad con dichos criterios. En este formato se registra el nombre de la
persona que autoriza el cumplimiento y la liberación del producto (servicio), durante y antes de su
entrega (prestación).
6. Cuando se detecten productos y servicios asociados a este procedimiento, cuya verificación de
conformidad no cumpla con los criterios de aceptación establecidos en la caracterización del
producto o servicio, se deben identificar y controlar para prevenir su uso o entrega no
intencionados, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Producto o Servicio No
Conforme. Este Procedimiento cuenta con un formato de registro de control del producto o
servicio no conforme, en el que se definen el tratamiento, control, identificación de causas y la
acción a seguir. En los casos de corrección, el servicio o producto en cuestión se debe someter a
una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.
7. Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos
y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento se definirán de acuerdo con lo
enunciado, así:
Legales, según sea el caso, quejas, reclamos y manifestaciones: los establecidos en el Código
Contencioso Administrativo. Nota: Cuando los tiempos de las actividades desarrolladas
obedezcan a una normativa específica, se establecerán en la descripción de actividades que hace
parte del presente documento.
8. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del
Página 3 de 10
Código: 2N-PGE-P1
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 1
Formulación del Plan Operativo del Sistema Vigencia desde:
NUSE 123
10 de junio de 2011
9.
10.
11.
12.
13.
14.
aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno,
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.
Los productos y/o servicios generados en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y
metas formulados para la gestión del proceso PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA, que
se encuentran formulados en los planes vigentes.
Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la
matriz de riesgos del proceso PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA, los cuales buscan
gerenciar el riesgo en todos los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la
gestión administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el
manual de gestión del riesgo.
Este procedimiento es de carácter sectorial, la participación del Comité de Apoyo y Seguimiento,
del cual son parte El Secretario(a) de Gobierno o su delegado, quien lo presidirá. El
Subsecretario(a) de Asuntos para la Convivencia y la Seguridad Ciudadana de la Secretaría de
Gobierno o su delegado. El Secretario(a) de Salud o su delegado. El Secretario(a) de Tránsito o
su delegado. El Comandante de la Policía Metropolitana de Bogotá. El Director de la Dirección de
Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá DPAE (hoy Fondo para la Prevención y
Atención de Emergencias). El Gerente del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá FVS y un
representante del Operador del NUSE-123.
El Sistema Integrado de Seguridad y Emergencia NUSE 123 del Distrito Capital contará con un
Plan de Gestión Único en el marco de la metodología de Planeación del Distrito Capital,
independiente de las fuentes de financiación.
Este procedimiento involucra a las agencias de despacho adscritas al Sistema integrado de
Seguridad y Emergencias NUSE 123, como son: El Centro Automático de Despacho de la Policía
Metropolitana de Bogotá - CAD, el Fondo para la Prevención y Atención de Emergencias FOPAE
el Cuerpo de Bomberos de Bogotá, el Centro Regulador de Urgencias y Emergencias - CRUE, la
Policía de Tránsito, las demás instituciones que deseen adherirse, mediante Convenios.
La comisión operativa está conformada interinstitucional por los Directores de las agencias
adscritas al Sistema Integrado de Seguridad y Emergencias NUSE 123.
Normatividad y/o Documentos Asociados
1. Ver normograma.
2. Ver listado maestro de documentos externos.
Glosario
CRONOGRAMA: Consiste en una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus
fechas previstas de comienzo y final.
PROYECTO DE INVERSIÓN: es una estructura de acción técnico-económica para transformar una
necesidad y llevarla a una situación deseada, utilizando un conjunto de recursos disponibles, los
cuales pueden ser humanos, materiales, económicos y tecnológicos entre otros.
PLAN OPERATIVO: determina la programación de las actividades por dependencia de la
Administración, según la estrategia diseñada por ellas para ejecutar el presupuesto asignado, en el
marco del Plan de Desarrollo Distrital.
REQUERIMIENTO: es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad de
un producto o servicio.
Página 4 de 10
Código: 2N-PGE-P1
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 1
Formulación del Plan Operativo del Sistema Vigencia desde:
NUSE 123
10 de junio de 2011
Siglas
1. AGD: Aplicativo de Gestión Documental.
2. BCP: Business Continuity Plan - PCS
3. BTS: Base Transceiver Station.
4. CAD: Centro Automático de Despacho.
5. CCM: Contact Center Management
6. CGN: Coordinación General del NUSE
7. CRC: Comisión Reguladora de Comunicaciones
8. CRUE: Centro Regulador de Urgencias y Emergencias.
9. DBF: Data Base File.
10. FOPAE: Fondo para la Prevención y Atención de Emergencias.
11. FVS: Fondo de Vigilancia y Seguridad.
12. GIS: Geographic Information System
13. IT: Infraestructura Tecnológica.
14. MA: Mesa de Ayuda.
15. MPLS: Multiprotocol Label Switching
16. NUSE: Número Único de Seguridad y Emergencias.
17. PC (
): Punto de Control del procedimiento.
18. PCS: Plan de Continuidad del Servicio
19. SUR: Sala Única de Recepción
20. WGS84: World Geodetic System 84
Producto o servicio
Descripción
Plan Operativo del Sistema del Número Único de
Seguridad y Emergencias para el Distrito Capital
NUSE 123.
Este documento permite determinar las acciones
que se ejecutan en el Sistema del Número Único
de Seguridad y Emergencias para el Distrito
Capital NUSE 123 para el cumplimiento de sus
Objetivos.
Página 5 de 10
Código: 2N-PGE-P1
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 1
Formulación del Plan Operativo del Sistema Vigencia desde:
NUSE 123
10 de junio de 2011
2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
INICIO
Inicio del procedimiento
1
IDENTIFICAR LOS
REQUERIMIENTOS
DEL NUSE POR CADA
UNO DE LOS
SUBSISTEMAS
2
FORMULAR PLAN
OPERATIVO DEL
NUSE
3
FORMULAR PLAN
FINANCIERO PARA
LA EFICIENTE
OPERACIÓN DEL
Coordinador
General del
NUSE
Coordinador
General del
NUSE
Identificar de acuerdo con cada
requerimiento la acción y el cronograma
a desarrollar para el cumplimiento del
Objeto del Sistema Integrado de
Seguridad y Emergencias NUSE 123, de
acuerdo a la normatividad.
Coordinador
General del
NUSE
Identificar de acuerdo con cada acción a
desarrollar el valor presupuestado para
el cumplimiento del Objeto del Sistema
Integrado de Seguridad y Emergencias
NUSE 123, de
acuerdo a
la
normatividad.
Identificar
Financia
Secretaría Distrital de Gobierno ó Fondo
de Vigilancia y Seguridad Ciudadana.
4
¿FINANCIA LA
SECRETARIA
DISTRITAL DE
GOBIERNO?
Financia
Gobierno?
NO
7
SI
Identificar
cada
uno
de
los
requerimientos para el cumplimiento del
Objeto del Sistema Integrado de
Seguridad y Emergencias NUSE 123, de
acuerdo a la normatividad.
Coordinador
General del
NUSE
PLAN DE
GESTION
NUSE
PLAN DE
GESTION
NUSE
PLAN DE
GESTION
NUSE
la Secretaria Distrital de
SI: Continua en la actividad numero 7
N/A
NO: Continua en la actividad numero 5
A
Página 6 de 10
Código: 2N-PGE-P1
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 1
Formulación del Plan Operativo del Sistema Vigencia desde:
NUSE 123
10 de junio de 2011
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A
5
FORMULAR
PROYECTO DE
INVERSION DE LA
SECRETARIA
DISTRITAL DE
GOBIERNO
6
PROCEDIMIENTO
FORMULACION
INSCRIPCION Y
REGISTRO DE
INVERSION EN EL
BANCO DISTRITAL
DE PROPGRAMAS
Y PROYECTOS
P-116302-02
Coordinador
General del
NUSE
Coordinador
General del
NUSE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Identificar de acuerdo con cada acción a
desarrollar el valor presupuestado para
el cumplimiento del Objeto del Sistema
Integrado de Seguridad y Emergencias
NUSE 123, de
acuerdo a
la
normatividad.
Identificar
Financia
Secretaría Distrital de Gobierno ó Fondo
de Vigilancia y Seguridad Ciudadana.
Se aplica todo el procedimiento de
Formulación, Inscripción y Registro de
Inversión en el Banco Distrital de
Programas y proyectos
P-116302-02
REGISTRO
N/A
PROYECTO
DE
INVERSION
SDG
13
7
PRESENTAR PARA
APROBACIÓN
REQUERIMIENTOS Y
ACCIONES POR CADAD
SUBSISTEMA DEL NUSE
AL COMITÉ DE APOYO Y
SEGUIMIENTO
Coordinador
General del
NUSE
8
¿APRUEBAN
PLAN
OPERATIVO?
Como el financiamiento es por parte del
Fondo de Vigilancia y Seguridad, se
debe citar al comité de apoyo y
seguimiento del NUSE para presentar el
Plan de Gestión del NUSE con el fin de
ser concertado y aprobado.
ACTA DE
COMITÉ DE
APOYO Y
SEGUIMIENTO
¿Aprueban Plan Operativo?
NO
2
Comité de Apoyo
y Seguimiento
NUSE
SI: Continua en la actividad numero 9
NO: Continua en la actividad numero 2
N/A
SI
B
Página 7 de 10
Código: 2N-PGE-P1
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 1
Formulación del Plan Operativo del Sistema Vigencia desde:
NUSE 123
10 de junio de 2011
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
B
¿Los requerimientos son de personal?
9
¿LOS
REQUERIMIENTO
SON DE
PERSONAL?
Coordinador
General del
NUSE
SI: Continua en la actividad numero 10
NO: Continua en la actividad numero 11
N/A
NO
11
SI
10
ENVIAR REPORTE
DE PRODUCCION
DEL PERSONAL AL
FVS
11
¿EL FVS ENTREGA
LOS
REQUERIMIENTOS
?
SI
Coordinador
General del
NUSE
Coordinador
General del
NUSE
Envío de Reporte de producción de
personal al Fondo de Vigilancia y
Seguridad, este reporte es para los
contratistas
y
es
directamente
relacionado con el cumplimiento del
objeto contractual.
REPORTE DE
PRODUCCION
DE PERSONAL
El Fondo de Vigilancia y Seguridad
Ciudadana, hace entrega de los
requerimientos establecidos en el Plan
de Gestión del NUSE,
N/A
¿El FVS entrega los requerimientos?
13
SI: Continua en la actividad numero 13
NO: Continua en la actividad numero 12
NO
12
CITAR COMITÉ DE
APOYO Y
SEGUIMIENTO PARA
REVISION DE
COMPROMISOS
Coordinador
General del
NUSE
Se cita a comité para revisar los
compromisos adquiridos
N/A
7
C
Página 8 de 10
Código: 2N-PGE-P1
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 1
Formulación del Plan Operativo del Sistema Vigencia desde:
NUSE 123
10 de junio de 2011
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
C
13
VERIFICAR CADA
REQUERIMIENTO
DE ACUERDO A LOS
CRITERIOS DE
CALIDAD
DESCRITOS EN EL
PLAN DE GESTIÓN
14
¿EL PRODUCTO
ENVIADO
SATISFACE LAS
NECESIDADES?
Coordinador
General del
NUSE
Coordinador
General del
NUSE
SI
De acuerdo al Plan de Gestión del
NUSE, se verifican las entregas que
realizan al NUSE 123
¿El producto
necesidades?
enviado
satisface
N/A
las
N/A
SI: Continua en la actividad numero 16
NO: Continua en la actividad numero 15
16
NO
Coordinador
General del
NUSE
15
DEVOLVER
PRODUCTO
16
¿ES PERSONAL
PARA EL
FUNCIONAMIENTO
DEL NUSE?
Coordinador
General del
NUSE
Devolver producto al Fondo de Vigilancia
y Seguridad o a la Secretaria Distrital de
Gobierno, esta actividad se realizará
indicando específicamente lo aprobado.
El producto entregado, de acuerdo al
Plan de Gestión del NUSE, corresponde
a persona
¿Es personal para el funcionamiento del
NUSE?
OFICIO DE
DEVOLUCIÓN
DE PRODUCTO
N/A
SI
18
SI: Continua en la actividad numero 18
NO: Continua en la actividad numero 17
NO
17
INGRESO A
ALMACEN
Almacenista de
Gobierno
Se debe ingresar el material al almacén
general
INGRESO DE
ALMACEN
19
D
Página 9 de 10
Código: 2N-PGE-P1
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 1
Formulación del Plan Operativo del Sistema Vigencia desde:
NUSE 123
10 de junio de 2011
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Coordinador
General del
NUSE
Se debe ejecutar el procedimiento de
Vinculación, Ingreso y Seguimiento.
N/A
D
18
Procedimiento
Vinculación, Ingreso
y Seguimiento.
19
Fin del procedimiento.
FIN
3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
N/A
DOCUMENTO
Formato de Proyectos de Inversión de la Secretaría Distrital de Gobierno
Página 10 de 10