8 INFORME CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 PERIODO DICIEMBRE 2012 - MARZO 2013

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO
CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1474 DE 2011
SUBSISTEMA
DE CONTROL ESTRATÉGICO
La Secretaría Distrital de Gobierno en cumplimiento del Decreto 651 de 20111 y en
armonía con la Ley 872 de 2003, la entidad modeló su gestión basada en procesos bajo
el estándar de calidad para el sector público NTC - GP 1000 versión 2009, así mismo,
inició la integración formal de los demás subsistemas desde una perspectiva holística
que permite fortalecer permanentemente la capacidad de la organización para el
cumplimiento de sus objetivos y metas institucionales direccionada a la satisfacción de
los requisitos de la ciudadanía del distrito capital.
Dada la estrategia integradora de los distintos subsistemas, en la actualidad -si bien se
habían trabajada elementos por aparte- en la actualidad no se cuenta con un sistema
integrado en su totalidad, en razón a que dentro de una primera etapa de
cumplimiento se están integrando los distintos elementos comunes a los subsistemas a
fin de evitar duplicidades; esta situación está supeditada a la actualización de la
plataforma estratégica de la entidad la cual determinará las líneas gruesas de acción de
los procesos para un horizonte de cumplimiento equiparable a la vigencia del actual
plan de desarrollo
distrital,
por tanto,
se encuentra
pendiente
dicho
redireccionamiento el cual incide en la restructuración de las líneas, tácticas,
operativas y estratégicas. Igualmente se sigue presentando rotación en el cuerpo
directivo situación que incide en la sostenibilidad de líneas concretas de acción.
De otra parte, se hace necesario armonizar las funciones adoptadas para cada proceso
en el marco de la Resolución 313 de 2006, mediante la actualización del manual de
funciones de la entidad, en consonancia con el alcance del Decreto Distrital 539 de
2006, a fin de que tanto el sistema integrado de gestión como la estructura
organizacional de la entidad este en consonancia con los fines legales otorgados a cada
centro de gestión.
Dentro del acápite relacionado con el desarrollo del personal la entidad acogió el
mandato generado por la Comisión Nacional del Servicio Civil a través de su circular 05
de 2012, la cual indicó el procedimiento para la provisión definitiva de empleos de
carrera y trámite para la provisión transitoria como medida subsidiaria, tema a partir
del cual la entidad generó la Resolución 17 de 2012, la cual determinó el curso de
aplicación de dicha circular, proceso que se viene adelantando desde entonces.
l "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Oistrital -SIGO-y la Comisión
Intersectorial del -SIGO-,y se dictan otras disposiciones"
Igualmente en el marco del programa denominado "Me Pido Servir' la entidad
proporcionó una estrategia de intervención conjunta desde los temas de Salud
Ocupacional, Bíenestar Social, capacitación y Seguridad Social, desde la base de
intervención de las distintas dimensiones del servidor público.
Se requiere fortalecer el proceso de fortalecimiento de las competencias laborales del
Talento Humano de la entidad a través de procesos de inducción tanto a la entidad
como al puesto de trabajo, el cual permita a cada servidor público desde un primer
momento, contar con las competencias generales y especificas para cada cargo, de tal
forma que dicha información permita que la producción de información este de
acuerdo con los requisitos indicados por cada cliente respectivo, y que por ende,
contribuya al cumplimiento de los metas y objetivos dispuestos para cada proceso.
Se hace igualmente necesario generar en la alta dirección una cultura enfocada tanto a
la gestión del riesgo, como a la mejora continua de los procesos, a fin de disminuir la
incertidumbre frente al cumplimiento de los cometidos misionales y de apoyo a la
gestión.
En el marco de acompañamiento hacia el fortalecimiento de la capacidad de gestión a
nivel local se desarrollaron subcomités de coordinación de los sistemas de control
interno y calidad a nivel local, espacios que permiten un acercamiento de los procesos
enmarcados en el mapa de primer nivel (direccionamiento y control) con las
necesidades a nivel local a través de un canal de comunicación directa.
Como resultado de los procesos de implementación y evaluación (interno y externa)
del subsistema de gestión de la calidad, la Firma Certificadora Bureau Veritas otorga la
certificación de calidad en el marco del estándar NTC-GP 1000 versión 2009 a los
procesos que conforman el mapa de primer nivel (direccionamiento y control) y mapas
de segundo nivel-Personas Privadas de la Libertad (Cárcel Distrital), Número Único de
Servicio de Emergencias - Nuse-, y los procesos adelantados en los territorios
(Desarrollo Local) -en las 20 Alcaldías Locales-.
SUBSISTEMA
DE CONTROL DE GESTiÓN
En el proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión, en forma
permanente se ha actualizado la documentación que soporta los diferentes procesos,
en especial se generó el instructivo de gestión del riesgo incorporando el componente
de riesgo de corrupción.
Se tienen sistemas de comunicación interna y externa, para dar a conocer tanto a la
ciudadanía como a los servidores públicos los planes, programas y servicios de la
Entidad. Sin embargo se hace necesario la adopción oficial de la política de
comunicaciones que abarque tanto las directrices de manejo de las comunicaciones
tanto públicas como organizacionales, de igual forma se hace necesario identificar la
metodología de trabajo especificando los alcances de los planes, estrategias y
actividades de comunicación, esto con el fin de contar con un parámetro
estandarizado mediante el cual las alcaldías locales unifiquen sus estrategias.
Se ha fortalecido el proceso de servicio de atención a la ciudadanía en la
administración del Sistema de quejas y soluciones, realizando seguimientos mensuales
a los PQR, hecho que permite un mayor control de la calidad de las respuestas
generadas a la ciudadanía en términos de velocidad de respuesta y completitud de los
contenidos de la misma.
Si bien se avanzó hacia el fortalecimiento del subsistema de la gestión de la calidad,
con el fin de cuantificar su evolución, se hace necesaria la incorporación de indicadores
no solo de eficacia sino de eficiencia y de efectividad de desempeño de los procesos.
SUBSISTEMA
DE CONTROL DE EVALUACiÓN
En el marco del Proceso de Seguimiento Evaluación y Mejora, se actualizó el proceso y
la documentación que lo soporta. Igualmente se avanzó en la implementación del
sistema de información de gestión para la mejora, el cual permitirá el procesamiento
de las oportunidades de mejora derivada de las distintas fuentes, de tal forma que
permita un adecuado análisis de causas, la determinación de los responsables, tiempos
y recursos necesarios para mitigar dichas causas, indicadores, procesos de seguimiento
y evaluación, para concluir con su respectivo cierre, todo desde un ambiente virtual
que contribuye al fortalecimiento de la estrategia de cero papel.
De otra parte se hace necesario efectuar las acciones necesarias para consolidar los
planes de gestión a fin de que dichos instrumentos de planeación se conviertan en
información que agregue valor, se observa que en los mismos se incorporan
actividades que no apuntan al cumplimiento de los objetivos de los procesos, de igual
forma su verificación se torna complejo en razón a que aún no existe una adecuada
cultura de entrega de cargos, situación que abre la brecha de pérdida de información
relacionada con la gestión de los centros de trabajo. Teniendo en cuenta lo anterior
deberá generarse las directrices metodológicas y de contenidos que permitan que el
instrumento se convierta en un verdadero indicador de cumplimiento de los procesos,
en función de las políticas (calidad y públicas) establecidas para la entidad.
Por último, es necesario generar una mayor y mejor cultura de tratamiento de las
oportunidades de mejora, que permitan la consolidación de los planes de
mejoramiento institucional, por proceso e individual.
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Jefe Oficina de Control Interno ( E )
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