ADMINISTRACIÓN, ENAJENACIÓN DEL EQUIPO E INVENTARIOS

ADMINISTRACIÓN, ENAJENACIÓN DEL EQUIPO E INVENTARIOS.-
Respecto de la adquisición de equipos, bienes y suministros ya sea importados o
nacionales, como regla general se deben incluir en el inventario los artículos valorados en
más de US $ 1,000.00 o que tengan una vida útil de 3 años mínimo, o por decisión del
proyecto se puede inventariar todo el equipo. En el formato “Inventario de Equipo” se
debe llevar la relación de los equipos adquiridos incluyendo: número de serie, fecha de
compra, ubicación, monto en pesos y en dólares, descripción, etc. Este formato deberá
ser enviado anualmente al PNUD. Adicionalmente, el proyecto deberá mantener una
carpeta con los antecedentes relativos a la adquisición de equipo, con copias de las
pólizas y facturas correspondientes. El equipo se debe mantener en perfectas condiciones
de funcionamiento.
El PNUD proporcionará etiquetas para ser adheridas al equipo, el proyecto mantendrá un
control interno de la numeración.
En caso de obsolescencia o desgaste de equipo con un valor de menos de US $ 500.00,
éstos se puede desechar, vender o donar mediante una comunicación dirigida al Oficial
de Programa encargado del proyecto indicando las razones por las cuales se desecha, a
efecto de que se pueda autorizar el descargo del inventario mediante un aviso de baja de
equipo.
En el caso de robo, avería o daño se debe efectuar un informe incluyendo el Acta de
denuncia en un plazo no mayor de 24 horas mediante comunicación dirigida al Oficial de
Programa quién presentará el caso ante el Comité de Contratos, Inventarios y Compras
del PNUD a efecto de tomar las medidas pertinentes.
Los vehículos deberán ser utilizados para los propósitos conectados con las actividades
del proyecto. El proyecto es responsable de la seguridad y mantenimiento y deberá llevar
una bitácora de servicios del uso diario del vehículo (“Vehicle History Record”). Los
vehículos deberán ser mantenidos en el estacionamiento del proyecto por las noches, en
fines de semana o cuando no sean utilizados. Los vehículos deberán ser conducidos
únicamente por el Coordinador del Proyecto o alguna otro miembro del proyecto
autorizado por él, quienes deberán contar con licencia de manejo vigente. En todas las
facturas de reparación, compra de gasolina o mantenimiento, se deberán anotar las placas
y el kilometraje al momento de la reparación.
En el caso de accidentes o robo de vehículos, se deberá dar parte a las Autoridades de
Tránsito, a la Aseguradora, así como llenar el Formato “Vehicle Accident Fact” en un
plazo no mayor a 24 horas después de ocurrido el incidente y enviarlos al Oficial de
Programa.
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La propiedad del equipo está bajo la custodia del Proyecto hasta en tanto la agencia de
ejecución decida su transferencia y sea oficialmente transferido o enajenado. La
transferencia del equipo puede ser efectuada al gobierno o a la agencia de ejecución en
cualquier momento de la vida del proyecto y se decidirá en consulta con la agencia de
ejecución, el Coordinador del Proyecto y el PNUD. El equipo puede confiarse
transitoriamente a la custodia del PNUD en espera de su transferencia o venta, cuando ha
finalizado el proyecto y por un período no mayor de 9 meses. En el caso de venta, ésta
debe realizarse de conformidad con los procedimientos del PNUD.
El Coordinador del Proyecto deberá solicitar al Oficial de Programa la transferencia. En
todos los casos, es preciso firmar un documento de transferencia por parte del
Coordinador del Proyecto, la agencia de ejecución y la entidad recipiente, así como por el
PNUD y la Secretaría de Relaciones Exteriores.