INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE INFORME

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE
INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO - IDRD 2015 --VIGENCIA 2014
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO–MECI
OFICINA DE CONTROL INTERNO
FEBRERO DE 2015
I. CONCEPTO GENERAL SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO IDRD -VIGENCIA 2014
Con base en las diferentes auditorias internas, evaluaciones preventivas, auditorias de calidad y a la
gestión realizada durante la vigencia de 2014, en concepto de la Oficina de Control Interno de la
entidad, se consideró que el Sistema de Control Interno del IDRD en dicho el periodo, brindó una
seguridad razonable para que la Entidad diera cumplimiento a su objeto social, responsabilidades y a
las funciones asignadas, en atención a los objetivos y metas generales trazadas. Se catalogó como
ADECUADO, considerando la existencia y operatividad que mantuvieron los elementos constitutivos
del Módulo de Control de Planeación y Gestión, del Módulo de Evaluación y Seguimiento y del Eje
Transversal de Información y Comunicación efectivamente configurados y adaptados de acuerdo con
la estructura del nuevo Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI,
determinada según el Decreto 943 de mayo de 2014.
Igualmente se concluyó que el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto fue adecuado, eficaz,
eficiente y se fortaleció para poder mejorar las auditorias internas. La entidad mantuvo la certificación
de calidad otorgada por el ICONTEC, tras realizada la auditoria correspondiente en el año 2014.
Sin embargo, teniendo en cuenta que en algunos aspectos se observaron debilidades, es
conveniente implementar las recomendaciones consignadas en el presente informe tomándolas
como oportunidades para gestionar mejoras en los controles asociados.
II. FORTALEZAS
La integralidad en el nivel general de desarrollo de los 2 módulos, 6 componentes, 13 elementos y el
eje de comunicación e información que componen la estructura del Modelo Estándar de Control
Interno MECI implementado y mantenido en el IDRD durante la vigencia en concordancia con la
estructura indicada por el decreto correspondiente.
En cuanto a los Módulos, se destaca especialmente como fortaleza el de Evaluación y Seguimiento,
teniendo en cuenta que la dirección dispuso del recurso humano calificado para que los sistemas de
gestión, los procesos y procedimientos siguieran madurando y agenciando permanentemente el
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mantenimiento y mejoramiento continuo de los controles. Respecto a los componentes es de
mencionar que sobresalió el de Direccionamiento Estratégico de la entidad, del Módulo de Control de
Planeación y Gestión, considerando que es clara la orientación de la entidad y así lo perciben en
general los funcionarios al conocerse y compartir los proyectos de inversión, las metas y planes para
cada vigencia debidamente alineadas con el Plan de Desarrollo 2012 -2016 de Bogotá Humana y la
misionalidad del IDRD. Así mismo, entre los elementos del modelo se destacó del mismo módulo, el
de Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.
La entidad apoyada en sus controles internos atendió sus compromisos misionales institucionales,
alcanzando a cumplir en general con el 95% de las 42 metas establecidas para el año 2014 dentro
de sus 12 proyectos de inversión programados.
Apreciados de modo discriminado los doce (12) proyectos de inversión específicos a cargo del IDRD,
once (11) alcanzaron una ejecución financiera por encima del 96% (fortaleza) y en contraste uno (1)
de ellos, correspondiente al de Construcción y Adecuación de Parques, solo alcanzó una ejecución
del 27% (debilidad).
Se implementaron medidas para fortalecer la debida transparencia que debe existir y garantizarse en
las diversas actuaciones de la entidad. La lucha contra la corrupción, es una de las políticas que el
IDRD ha venido optimizando dando cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 y al Decreto 2641 de 2012.
El Instituto formuló y adelantó la implementación de su Plan Anticorrupción y de Atención Al
Ciudadano para el año 2014, compuesto por cuatro frentes, el de Anticorrupción, Rendición de
Cuentas, Atención Al Ciudadano y el de Antitrámites. Para mejoramiento de la gestión en este
campo, la Oficina de Control Interno comunicó a los responsables la necesidad que las medidas y
acciones, estén enfocadas a prevenir la materialización de los riesgos de corrupción, alineadas con
las causas que puedan darles origen; se transmitieron diversas recomendaciones en los informes de
seguimiento emitidos por dicha oficina, dependencia que también desarrolló CAMPAÑA DE
FOMENTO DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL donde tuvo prioridad la temática de prevención
de la corrupción.
El Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto se mantuvo y se auditó cubriendo los diferentes
procesos de la entidad con la participación de sus propios funcionarios. La Dirección realizó revisión
del sistema de calidad y su desempeño (norma NTCGP 1000:2009) en noviembre del 2014.
III. DEBILIDADES
En cuanto a los proyectos de inversión, la ejecución financiera global a diciembre de 2014 llegó al
73%, sin embargo es de observar que descontados montos de los anticipos de contratos suscritos
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en el último mes, solo alcanzaría el 53% aproximadamente. Se reflejó debilidad en la efectividad de
algunos controles asociados para asegurar la máxima ejecución del presupuesto de inversión; en
especial de aquellos para evitar el revocar y/o declarar desiertos procesos de contratación,
considerando que en la vigencia de 2014, hubo la necesidad de dejar sin efecto los actos
administrativos de apertura de 6 procesos de selección de contratistas que le significó a la entidad
restarle a la ejecución global de inversión un 8% y que la declaratoria de 18 procesos desiertos le
significó restarle a dicha ejecución un 9% adicional.
Discriminando los 12 proyectos de inversión específicos del conjunto a cargo del IDRD, 11
alcanzaron una ejecución financiera por encima del 96% (fortaleza), mientras que uno de ellos, el
correspondiente al de la Construcción y Adecuación de Parques, solo alcanzó una ejecución del 27%
(debilidad).
Producto de los informes de la Oficina de Control Interno del IDRD, auditorias y funciones de
advertencia de la Contraloría, se denotaron, debilidades en controles sobre procesos de
contratación, en la supervisión y ejecución de los contratos, en especial de los suscritos por la
Subdirección de Recreación y Deportes de la entidad.
El Sistema de Gestión Documental presentó significativas debilidades; especialmente en cuanto a la
escasa homogeneidad en la organización de los archivos de gestión de las dependencias, la gestión
de transferencias de los archivos de gestión al central, la disposición final de los documentos y la
demora en contar con tablas aprobadas de valoración documental. Así mismo, en la oportuna
conformación y organización de los expedientes del archivo de los contratos y los controles para que
se produzca el debido flujo de documentos que deben conformarlos, alimentados desde las
dependencias ordenadoras del gasto durante la etapa de ejecución y liquidación.
Se presenta vacíos en cuanto a la definición y control de aplicación de políticas y criterios de
operación generales para definir otorgamiento de pagos anticipados, anticipos y sus montos,
aplicables en desarrollo de los procesos de contratación, lo cual se solicitó en la vigencia de 2014
por parte de la Oficina de Control Interno.
Es notoria la carencia de documentación formalizada sobre suscripción y evaluación de acuerdos de
gestión con los funcionarios que ocupen cargos que conlleven ejercicio de responsabilidad directiva,
y así mismo, de la documentación sobre acciones correctivas, preventivas y/o de mejora que se
generen con base en el seguimiento a estos acuerdos.
Carencia de operatividad del Equipo MECI para apoyar el sistema y las actividades de
mantenimiento del Modelo MECI, bajo las orientaciones del representante de la dirección.
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Algunas debilidades en la percepción de los servidores públicos en cuanto al compromiso de parte
de la Entidad con el desarrollo de sus competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad.
En cuanto al denominado Eje Transversal de Información y Comunicación del sistema del control, es
de señalar, por ser un factor clave para operar con efectividad los procesos, que se continuó
evidenciando bajo dinamismo y demoras para generar y suministrar información fiable requerida
para atender necesidades internas y con agentes externos en desarrollo de la gestión.
3.0 RECOMENDACIONES
Además de continuar mejorando integralmente el Sistema del Control Interno de la Entidad, se
recomienda diseñar e implementar acciones especiales para desarrollar y fortalecer lo relativo con
las debilidades de control enunciadas y los aspectos relacionados a continuación:

Controles asociados y su efectividad para asegurar la máxima ejecución del presupuesto de
inversión y el cumplimiento de todas sus metas dentro de la vigencia.

Medidas preventivas de control para asegurar la debida planeación y el desarrollo oportuno
de la contratación. Así mismo, para evitar necesidad revocar procesos de contratación y para
minimizar declaratoria de desiertos.

Fortalecimiento de controles sobre procesos, ejecución y liquidación de contratos, en especial
sobre los suscritos por la Subdirección de Recreación y Deportes de la entidad, objeto de
observaciones consignadas en informes de la Oficina de Control Interno del IDRD durante la
vigencia de 2014 y de las funciones de advertencia de la Contraloría Distrital de Bogotá.

Efectividad de controles para mejoramiento de la efectividad y oportunidad de la supervisión
sobre la etapa de ejecución de los contratos.

Controles a la operación y mejoramiento de la gestión del archivo documental.

Controles para optimizar la organización y el mantenimiento actualizado de expedientes de
los contratos activos y la efectividad de la gestión documental en sus expedientes físicos y
electrónicos.
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
Establecimiento y control de implementación de políticas y criterios generales de operación
para definir lo concerniente con el otorgamiento de pagos anticipados, anticipos y sus
montos, aplicables en desarrollo de todos los procesos de contratación.

Controles de la suscripción y evaluación formal de acuerdos de gestión de funcionarios que
ocupen cargos de responsabilidad directiva (según lo establecido en el Titulo VIII de la Ley
909 de 2004 -Art 50) y la producción de documentación de acciones correctivas, preventivas
y/o de mejora que se generen con base en su seguimiento.

Reactivación y control de la operatividad del Equipo MECI para fortalecer el proceso y las
actividades de mantenimiento del sistema de control interno, bajo las orientaciones del
representante de la dirección.

En cuanto al elemento de Desarrollo del Talento Humano, hacer seguimiento a la percepción
de los servidores públicos relativa al compromiso de parte de la Entidad con el mejoramiento
de sus competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad.

Definición y seguimiento a implementación de de planes de gestión que deba desarrollar la
Oficina de Asuntos Locales (OAL-UEL).

Asegurar la generación y oportuna implementación de los planes de mejoramiento y su
efectividad, a cargo de las diferentes dependencias derivados de las diferentes
observaciones generadas internamente, auditores y/o por agentes y organismos de control
externos.

Fortalecer el dinamismo y efectividad del sistema de información y comunicación en general,
diseñando e implementando estrategias y mecanismos que agilicen la producción, emisión, el
suministro y puesta a disposición de información para la gestión interna y relaciones con
sujetos externos, con la oportunidad y la calidad necesarias de pertinencia, integralidad y
fiabilidad.
–-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aprobó: Aldo Enrique Cadena Rojas – Director General – IDRD
Aprobó: Luis Francisco Cante Céspedes -Jefe de Oficina Control Interno – IDRD
Proyectó: Armando Solano Robles – Profesional Oficina de Control Interno - IDRD
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