IDRD. INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO 2012 --VIGENCIA 2011

IDRD. INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO 2012 --VIGENCIA 2011
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO–MECI Y AL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTCGP 1000:2004
FEBRERO DE 2012
1. ANÁLIS POR SUBSISTEMAS
1.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Para la vigencia del año 2011, el Subsistema de Control Estratégico obtuvo un nivel de
avance de 85,27 % ubicándose en el rango de “BUEN DESARROLLO” (60%-89%), posición
que corresponde al nivel intermedio de los tres de la escala utilizada. (En el 2010 obtuvo
99,82 %)
Dos de los tres componentes de este Subsistema fueron clasificados en la categoría más
alta, Ambiente de Control 92,33%, Direccionamiento 100%, mientras que el de
Administración de Riesgos obtuvo el 72,2%, ubicándose dentro del rango intermedio. (Para la
vigencia 2010, se califico: Ambiente de Control 99,33%, Direccionamiento 100% y
Administración de Riesgos 100%.)
AVANCES
El IDRD difundió por diferentes medios sus principios éticos, así como el Ideario Ético de la
Alcaldía entre sus servidores. Mediante la resolución 762 de diciembre de 2011, de
Dirección General, previa consulta a los funcionarios, adoptó el Ideario como Código de Ética
del IDRD, en reemplazo del anterior código y como unificación o fusión de ambos.
Por medio de la gestión social se posibilitó la participación de la ciudadanía en parte de los
procesos de construcción, aprovechamiento y administración de parques. Se realizaron
acuerdos ciudadanos con algunas comunidades, actividades que también posibilitaron el
control social.
DIFICULTADES
El elemento “Estilo De Dirección” obtuvo una calificación del 80% para la vigencia de 2011.
Produciéndose una disminución en la calificación, situación atribuible a no haberse generado
acciones correctivas, preventivas y/o de mejora producto del seguimiento a los acuerdos de
gestión.
El componente de “Gestión y Administración de riesgos” obtuvo 72,2% (de 100 obtenidos en
la vigencia de 2010), ubicándose en el rango intermedio de desarrollo. Disminuyó la
calificación de los cinco elementos que lo componen (Contexto estratégico, identificación,
análisis, valoración y políticas de administración de los riesgos). Incidió adversamente el no
haberse revisado la situación de estos aspectos, ni consecuentemente haber establecido el
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Mapa y Plan de Manejo para la vigencia del año 2012, así mismo, el bajo seguimiento a la
efectividad de los controles, la baja contribución a la disminución de hallazgos de la
Contraloría y a la materialización del riesgo.
1.2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Para la vigencia del año 2011, el Subsistema de Control de Gestión obtuvo un nivel de
desarrollo de 99,18%, manteniendo su posicionamiento en el nivel superior dentro de la
escala de tres niveles utilizada, como ocurrió en la vigencia anterior cuando alcanzó 99,88 %.
Los tres componentes que conforman este Subsistema, fueron clasificados en la categoría
superior, Actividades de Control 99,4 %, Información 100% y Comunicación Pública 98%.
AVANCES.
Dentro de las actividades efectuadas de mantenimiento y desarrollo del Subsistema de
Control de la Gestión durante la vigencia de 2011, se destaca el mejoramiento continuo de
los procesos y de los procedimientos documentados.
Publicación en el sitio web del IDRD de los siguientes documentos: estados financieros,
informes de gestión de planeación, de proyectos de inversión, de atención al cliente, quejas
y reclamos, así como la publicación de informe del Sistema de Control Interno.
La información financiera, contractual, de planes y proyectos de inversión, así como de la
administración en general, se reportó sistemáticamente a los entes externos de control.
La ciudadanía tuvo acceso a la información sobre la gestión, bien sea porque se publicó por
iniciativa de la Entidad o porque fue suministrada, previa solicitud.
Adicionalmente, se garantizó la atención permanentemente de las peticiones, quejas y
reclamos de la ciudadanía, llevando controles sobre la efectividad de esta gestión.
DIFICULTADES
Están indeterminados documentalmente los factores críticos de cada uno de los procesos, y
la manera de medirlos y hacerle seguimiento a su comportamiento.
Se evidencian demoras para generar y suministrar información. Ausencia de dinamismo en el
sistema de información sobre la contratación, así como en la conformación oportuna de los
expedientes contractuales.
Déficit de procedimientos estandarizados y documentados para controlar gestión sobre
algunos ámbitos donde se manejan recursos materiales. (Derivados de Acuerdo 78/2002 del
concejo, convenios y canjes).
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No se evidencia gestión preventiva frente a debilidades detectadas por los entes externos de
control en materia de hallazgos de la misma tipología registrados en distintas vigencias, a fin
de eliminar definitivamente la causa que los origina.
1.3 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
El nivel de desarrollo del Subsistema de Control de Evaluación, durante la vigencia del año
2011 resulto calificado con el 98,69 %, ubicándose dentro del rango superior y mejorando los
resultados de la vigencia anterior de 85,71%.
Con referencia a los tres componentes de este Subsistema, como son los de:
Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento, todos fueron ubicados
en la categoría más alta al obtener una calificación superior al 90%.
AVANCES
Es de mencionar el notable impacto positivo producido en la calificación por el avance del
elemento “Planes de Mejoramiento Individual” que adquirió un puntaje de 98,27% para el año
2011, cuando en la vigencia anterior fue del 66,7%. Lo anterior, considerando el inicio de las
acciones orientadas a materializar dichos planes.
Durante la vigencia 2011, se formalizaron los parámetros y el procedimiento a utilizar para
los Planes de Mejoramiento Individual, iniciaron las acciones orientadas a su elaboración, así
como el reporte de esta gestión, orientada a mejorar el desempeño de los funcionarios.
Evaluación y mejora continúa de los procesos y procedimientos por medio de las auditorías
con las cuales se produjeron nuevas acciones de mejora, para los sistemas de control interno
y de calidad, durante la vigencia de 2011 sobre diversos tópicos de la gestión.
DIFICULTADES.
Desarrollo parcial de la implementación de los “Planes de Mejoramiento Individual”, de
acuerdo con el procedimiento interno establecido.
Dispersión documental de parte de los componentes que deberían integrar el Plan de
Mejoramiento Institucional y de los que constituyen el Plan de Mejoramiento por Procesos, de
acuerdo con el MECI.
2. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Una vez evaluado el estado del Sistema de Control Interno del IDRD, de acuerdo con el
instructivo del DAFP, se conceptúa que el Instituto mantuvo las condiciones para brindar una
garantía razonable de permanencia del contexto de control establecido por el MECI en
procura de la consecución de sus propósitos, mediante la capacitación de sus funcionarios
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para el debido ejercicio de sus responsabilidades; el ejercicio de los controles de gestión; la
regulación de operaciones por medio de procesos y procedimientos documentados; la
administración de riesgos previsibles; el desarrollo de las comunicaciones y de información
dirigida hacia el interior y el exterior de la entidad; la implementación de los sistemas de
información; la evaluación de diferentes procesos; la realización de exámenes mediante
auditorías internas y externas y el mejoramiento continuo de la gestión con planes y acciones
implementadas para tal fin.
Durante la vigencia 2011, el Sistema de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y
Deporte, posibilitó que la entidad cumpliera con las funciones asignadas, de acuerdo con el
direccionamiento, los objetivos, las metas trazadas y los recursos disponibles para dicho
período, en consonancia con el Plan de Desarrollo de la ciudad “Bogotá Positiva: Para Vivir
Mejor” en materia de recreación, deporte, construcción de parques y uso del espacio público
en parques y escenarios de la Capital.
Conforme con el método de evaluación del DAFP, aplicado para elaborar el presente informe
ejecutivo, el estado general del MECI en el IDRD para la vigencia de 2011 consiguió una
calificación del 93,79 %, que corresponde a la categoría de “DESARROLLO OPTIMO”, o
nivel superior (en la vigencia anterior de 2010 fue del 96,44%.)
El Sistema de Gestión de Calidad obtuvo una calificación general de 87,25% para la
vigencia de 2011, ubicándose en el rango superior de la escala establecida de cuatro
niveles, evidenciando que se gestiona de acuerdo con el modelo NTCGP1000:2009 ya que
continuó siendo desarrollado y mantenido por medio de ajustes y complementación de la
documentación de los procedimientos, así como, mediante mejoras implementadas, producto
de auditorias y evaluaciones realizadas.
2.1 FORTALEZAS / LOGROS
La calificación de nivel de desarrollo del 93,79% del Sistema de Control Interno de la entidad
se mantiene dentro de de la categoría más favorable.
Se ha fortalecido el seguimiento a la ejecución del Plan de Mejoramiento suscrito con la
Contraloría de Bogotá. Por medio de la implementación y el seguimiento al plan,
considerando que en el año 2011 se produjo el cierre de una alta proporción de los hallazgos
correspondientes a la vigencia 2010. El informe de la Contraloría con Rad. IDRD
134302(2/Jun/2011), denota que de 90 observaciones consignadas en el plan de mejora del
IDRD –vigencia 2010-, en 88 de ellas, las acciones implementadas corrigieron las
deficiencias, quedando solamente 2 abiertas.
En el año 2011 el reconocimiento al IDRD y a sus actividades, se evidenció en el sondeo
llevado a cabo por la firma IPSOS-Napoleón Franco, en el mes de julio, en el cual, el Instituto
registró un 91% entre las 10 entidades distritales con mayor favorabilidad y un 70% entre las
de mejor servicio al ciudadano.
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Los controles de oportunidad sobre los proyectos de respuesta para atender las solicitudes
de los entes externos de control externo, han sido ejercidos de manera permanente, su
seguimiento se efectuó por medio electrónico con el aplicativo “Orfeo”.
Se tienen implementados controles para verificar la oportunidad y satisfacción de los
particulares con respecto a las respuestas dadas por la Entidad a sus peticiones, quejas y
reclamos.
Durante la vigencia 2011, se desarrollaron acciones para mantener y mejorar el Sistema de
Control Interno derivadas del establecimiento y ejecución de planes de auditorías al sistema
de control y de calidad.
El ICONTEC realizó auditoria de seguimiento en el último trimestre de 2011 al sistema de
gestión de calidad del Instituto con respecto a los requisitos de la norma NTC GP 1000:2009
e ISO 9001:2008.
2.2 RECOMENDACIONES / OPORTUNIDADES DE MEJORA
A fin de continuar trabajando en el mejoramiento continuo de la Entidad, es conveniente
estructurar y desplegar directrices institucionales para promover activamente el incremento
de la participación y del control social, fomentando la intervención de la ciudadanía en la
concepción, ejecución, evaluación y control de la gestión.
Con el propósito, de profundizar y evidenciar la transparencia y la prevención de la
corrupción, es indicado definir y viabilizar oportunidades de mejoramiento, a corto plazo,
dentro de las cuales, se contemple el fortalecimiento, entre todos los funcionarios, de su
conocimiento, cultura y aprehensión en estos temas.
Hacer más visible ante la comunidad información sobre la gestión administrativa del
IDRD. Convendría que por iniciativa de la Entidad, de manera sistemática y estructurada, se
continúe ampliando y dando mayor relevancia en los medios de comunicación masiva a su
disposición (vg: página web), la publicación de información fundamental como son sus
políticas, compromisos, recursos y su ejecución, planes, avances, informes de la gestión
contractual y restante información básica sobre la gestión y los resultados institucionales
para materializar los ítems del Plan de Desarrollo de la Ciudad y las funciones a su cargo.
Disposición que fue recogida por el denominado “Estatuto Anticorrupción”.
Recuperar e Incrementar la capacidad operativa permanente de la Oficina de Control
Interno, ya que por disminución del 50% (de 4 a 2) del número de los funcionarios de nivel
profesional de su planta (por jubilación) y limitación de profesionales vinculados por
prestación de servicios, la capacidad de esta unidad viene resultando insuficiente frente a las
crecientes necesidades de la gestión, así como, frente a las nuevas obligaciones impuestas
por el Estatuto Anticorrupción.
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Conviene que por parte del Comité de Control Interno se revise y se retroalimente, con sus
propuestas, el plan de auditoría de los controles teniendo en cuenta los propósitos
administrativos y los riesgos.
 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Es conveniente fortalecer la Cultura de Control Interno para lograr un claro y generalizado
entendimiento del MECI y del rol que debe desempeñar cada dependencia administrativa y
funcionario de acuerdo con su nivel dentro del sistema.
Reemprender campañas de reconocimiento e interiorización de los valores éticos del
Distrito entre todos los funcionarios y servidores del IDRD, que a partir de diciembre de 2011
corresponden a los mismos de la entidad.
Fortalecer entre todos los funcionarios la conciencia sobre los temas de transparencia y
prevención de la corrupción, el conocimiento y la comprensión del significado de la
participación ciudadana y del control social, y de los mecanismos para garantizar por parte
de los líderes de procesos su observancia en el ejercicio de las funciones públicas.
Definir e implementar estructuradamente el Plan de Reinducción para todos los
funcionarios, determinando previamente sus objetivos, cobertura y cronograma, incorporando
temáticas de transparencia y anticorrupción, principios constitucionales, así como lo exigido
en la Circular Externa No. 100 – 07 (dic. 2010) del Departamento Administrativo de la
Función Pública, la cual hace énfasis, en el derecho de acceso a la información pública, su
manejo ético, mecanismos y limitaciones.
En lo sucesivo, generar acciones correctivas, preventivas y/o de mejora producto del
seguimiento a los acuerdos de gestión.
Fortalecer ostensiblemente la capacidad institucional de Administración del Riesgo.
Promover el desarrollo de este componente integralmente (Contexto estratégico,
Identificación, análisis, valoración y políticas), especialmente entre funcionarios de nivel
directivo y en especial para la gestión de riesgos asociados con la contratación y el manejo
de los recursos a disposición. Fortalecer entre los responsables de implementar el Plan de
Manejo del Riesgo el seguimiento y el análisis de su efectividad. Estructurar e implementar el
Mapa y Plan de Manejo de Riesgos del IDRD para la vigencia del año 2012.
 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Identificar factores críticos de los procesos y procedimientos y revisar los puntos de su
control preventivo y correctivo, para mejorarlos y/o complementarlos y asegurar su correcta y
oportuna gestión.
Revisar y evaluar el conjunto de indicadores de gestión de la entidad para optimizarlo, de
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acuerdo con los propósitos de la nueva administración, (Pertinencia, oportunidad, finalidad,
practicidad). Fortalecer la medición y el control de la eficiencia de los procesos y
procedimientos mediante el empleo de estos instrumentos.
Definir, documentar, difundir e implementar formalmente el procedimiento interno para
controlar las condiciones de entrega y recibo de los cargos, en particular del informe
correspondiente que se debe rendir por quienes estén obligados a ello y para asegurar su
revisión por parte de los funcionarios entrantes o responsables de la recepción, orientado a
garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente en lo pertinente.
Establecer e implementar procedimientos para socializar oportunamente los nuevos
planes estratégicos, de acción, de contratación y los operativos entre todos los funcionarios
de la entidad y ante el público externo.
Diseñar e implementar estrategias y mecanismos que dinamicen la emisión y el suministro de
información fiable sobre la gestión, con la oportunidad y la calidad necesaria. Fortalecer el
sistema de información en general y especialmente el de la contratación, mantener
disponible la relación actualizada de todos aquellos contratos que hayan sido suscritos
cubriendo la vigencia corriente y las de los cinco años anteriores, más todos los contratos
que estén activos y no liquidados suscritos en cualquier tiempo, con los datos actualizados y
susprincipales variables. Diseñar e implementar mecanismo para que se actualice
apropiadamente y se controle con una alta periodicidad la integralidad y fiabilidad de la base
de datos de la contratación (en todas sus modalidades).
Establecer e implementar procedimiento y controles para asegurar que toda la información
de propiedad del IDRD, generada y/o almacenada por los contratistas en desarrollo de
sus obligaciones en medios electrónicos bajo su dominio, como lo es en sus computadores
personales, se traslade periódica y oportunamente a los medios informáticos institucionales y
permanezca enteramente disponible para la entidad.
Documentar procedimientos y/o actividades dentro de ellos para asegurar la transparencia,
la prevención de la corrupción, la participación ciudadana y el control social de la
gestión del Instituto en sus distintos procesos.
Fortalecer gestión preventiva frente a debilidades y hallazgos de la misma tipología,
detectados por los entes de control externo, para evitar que continúen repitiéndose.
 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Ajustar documentalmente el procedimiento para la conformación del Plan de Mejoramiento
Institucional, para que este se conciba y consolide integralmente de acuerdo con la
estructura y los parámetros del MECI, orientado a incorporar los compromisos con los
diferentes organismos externos de control, los grupos de interés y las acciones de mejora
organizacionales de nivel general.
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Ajustar documentalmente el procedimiento para la conformación del Plan de Mejoramiento
por Procesos de la Entidad, para que el plan se conciba y consolide integralmente, de
acuerdo con la estructura y los parámetros del MECI, posibilitando apreciar en un solo
documento el plan con las diferentes acciones de mejoramiento de los controles y de la
gestión a nivel de procesos y de áreas responsables.
Fortalecer la Autoevaluación de la gestión frente al cumplimiento de las metas y la
implementación de planes de mejoramiento con base en los informes correspondientes.
Gestionar recursos para incluir y realizar auditoría técnica de sistemas sobre la gestión, los
planes estratégicos de tecnología y los controles de los recursos informáticos de la Entidad,
que asegure un examen independiente del funcionamiento de los sistemas de información y
su preservación, con auditores profesionales idóneos en el tema.
Fortalecer identificación y auditorías de procesos de gestión específicos de alto impacto
(Contratación, Sistemas de información, Atención al Ciudadano y PQRS, Participación
ciudadana/ Control social).
Fortalecer controles sobre los Planes de Mejoramiento Individual de los funcionarios,
definiendo objetivos y metas esperadas en este campo y realizando su seguimiento y
evaluación.
Establecer disposiciones para asegurar la realización de mediciones básicas
estructuradas de satisfacción de los beneficiarios frente a los servicios misionales
prestados por el IDRD, orientado a retroalimentar la gestión con este insumo de manera
sistemática y con la frecuencia conveniente.
En cuanto al Sistema de Gestión de Calidad, se sugiere incrementar la capacidad y las
competencias de los auditores internos y promover la ampliación del grupo existente con
nuevos integrantes.
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LORENA CATALINA NOVOA BOLIVAR
Jefe Oficina de Control Interno IDRD
Proyectó: Armando Solano Robles
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