Código: B-PR-04.002.013 MACROPROCESO: INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN Versión: 1.0 PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO AL DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN PROCESO: PROMOCIÓN, FOMENTO Y DESARROLLO DE LA INVESTIGACION, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACION Página 1 de 2 SUBPROCESO: ASESORÍA Y SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el proyecto de investigación, creación artística e innovación aprobado en la convocatoria, a través del continuo seguimiento técnico y financiero y también de la verificación de la información contenida en los informes de ejecución exigidos, para asegurar la correcta ejecución del presupuesto asignado. ALCANCE: Este procedimiento inicia a partir de la aprobación del proyecto brindando un acompañamiento periódico actualizando el modulo de seguimiento en el Sistema HERMES y termina con el cumplimiento de los compromisos adquiridos. Aplica para la Dirección de Investigación Sede Bogotá. DEFINICIONES: 1. HERMES: Es el Sistema de Información de la Investigación de la Universidad Nacional de Colombia. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Ley 594 de 2000 del Congreso de Colombia: Por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. 2. Acuerdo 039 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. 3. Acuerdo 032 de 2005 del CSU: Por el cual se estructura la Vicerrectoría de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia y se establecen sus funciones. ID. ACTIVIDAD 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CARGO Y/O DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA O UNIDAD DE PUESTOD E GESTIÓN TRABAJO 1 Actualizar el modulo de seguimiento en el Sistema Hermes Durante todo el periodo de ejecución del proyecto se actualiza el sistema HERMES con la información de cada uno de los proyectos de acuerdo a las solicitudes de cambios, de informes, fechas de entregas, entre otras. 2 Solicitar el informe de ejecución del proyecto. 3 Orientar a los docentes en el diligenciamiento de los formatos. 4. Realizar informe de avance. REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS Dirección de Investigación Sede Bogotá. Profesionales Información del sistema HERMES actualizada HERMES Solicitar los informes de avance oficiales del proyecto de acuerdo a lo estipulado en el acta de inicio Dirección de Investigación Sede Bogotá. Profesionales Correo electrónico enviado. Oficio enviado Correo institucional HERMES Hacer la orientación a los docentes para el diligenciamiento en los formatos para presentación de informes establecidos por la DIB. Dirección de Investigación Sede Bogotá. Profesionales N/A N/A Investigador principal. Formato para la elaboración de informes de avance diligenciado. Diligenciar el “Formato para la elaboración de informes de avance “y enviarlo en físico a la DIB Unidad Académica Básica. HERMES Código: B-PR-04.002.013 MACROPROCESO: INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN Versión: 1.0 PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO AL DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN PROCESO: PROMOCIÓN, FOMENTO Y DESARROLLO DE LA INVESTIGACION, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACION ID. 5. ACTIVIDAD Verificar la proyecto. ejecución del Página 2 de 2 SUBPROCESO: ASESORÍA Y SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CARGO Y/O DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA O UNIDAD DE PUESTOD E GESTIÓN TRABAJO Verificar la ejecución financiera comparando el presupuesto asignado con el ejecutado en cada uno de los rubros del proyecto. De igual manera verificar la ejecución técnica del proyecto en cuanto al cumplimiento de Dirección de Investigación Sede los compromisos adquiridos. Bogotá. Profesionales REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS Información del proyecto actualizada en HERMES HERMES ¿Se han cumplido los compromisos adquiridos? 6. Enviar oficio recordatorio. 7. Realizar informes seguimiento. de SI: FIN del procedimiento. NO: Pasar a la actividad Nro. 6. Enviar al investigador un oficio recordándole que debe entregar el informe de ejecución del proyecto, para lo cual se define una fecha límite. Pasar a la actividad nro. 3 Realizar periódicamente o cada vez que se requiera informes acerca del estado de los proyectos. ELABORÓ Carolina Múnera Camacho CARGO Coordinadora SIMEGE Macroproceso de Investigación, Creación Artística e Innovación FECHA 17 de Octubre de 2012 REVISÓ Dirección de Investigación Sede Bogotá. Profesionales Oficio enviado. N/A Dirección de Investigación Sede Bogotá. Coordinador. Informes. N/A Bethsy Cárdenas Riaño APROBÓ Asesora DIB CARGO FECHA CARGO 18 de Octubre de 2012 FECHA Luis Fernando Niño Vásquez Director de Investigación Sede Bogotá 18 de Octubre de 2012