A continuación encontraran una guía para la identificación de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de compras. Esta guía es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compañía deberá analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria. Riesgo Control 1 Control 2 Control 3 Control 4 Política de Compras Comité de Compras interdisciplina rio Concepto Técnico Definición de requisitos mínimos a entregar por los proveedore s para su vinculación Visitas a las plantas de los proveedores periódicamen te Cada año se realiza el proceso de selección de proveedores Periódicam ente se actualiza la información financiera y técnica Los funcionarios de compras firman declaraciones periódicas sobre su responsabilidad e independencia durante su trabajo Código de Ética Control 5 Proveedores Inadecuado definición de criterios técnicos, financieros y de cumplimiento para la selección de proveedores Vinculación de proveedores que no cumplen con los conceptos técnicos, de capacidad y financieros Evaluación de proveedores según los criterios establecidos Contratación de proveedores vinculados con actividades ilícitas Consulta periódica en listas restrictivas con su correspondient e soporte Acuerdos de beneficios entre los proveedores y los funcionarios del área de compras, por fuera de las políticas de contratación y del Código de Ética de la compañía. Se realizan reuniones periódicas con los proveedores para conocer sus expectativas y oportunidades de mejora Actualización de la documentaci ón Línea de denuncias Información de los indicadores de fraude presentados en el proveedor Riesgo Control 1 Control 2 Control 3 Control 4 Control 5 Riesgo Control 1 Control 2 Control 3 Control 4 Control 5 Elaborar contratos y/o acuerdos de compras sin el correspondiente aval jurídico Todo contrato y/o acuerdo de compras deberá contar formalmente con el aval jurídico Pérdidas financieras al realizar negociaciones con los proveedores por un valor mayor a U$ xxx, sin contar con un contrato, acuerdo u orden de compra Toda negociación con los proveedores mayor a U$ xxx, debe contar con un contrato, acuerdo u orden de compra según corresponda. Se hace una divulgación de pliegos y/o condiciones requeridas de compra al público Solicitar mínimo tres cotizaciones en el mercado para realizar un análisis formal y seleccionar el proveedor Investigar periódicamente los precios del mercado y compararlos con los del proveedor Incumplimiento de los proveedores durante la ejecución del contrato de los criterios por los cuales fueron seleccionados Indicadores de cumplimiento y de solución de reclamos Proveedores alternos Visitas a las plantas de los proveedores periódicamente Contacto para la solución de problemas Niveles de seguimiento a las ordenes pendientes por entregar Depender de un solo proveedor Proveedores alternos Compras a proveedores con precios mayores a los ofrecidos en el mercado Riesgo Control 1 Control 2 Control 3 Control 4 Control 5 Riesgo Control 1 Control 2 Control 3 Control 4 Control 5 Compras a proveedores registrados en sistema pero no autorizados Bloqueo en el sistema de proveedores no aprobados Cada año se realiza el proceso de selección de proveedores Actualización de la documentación Modificaciones a los precios acordados en el proceso de selección del proveedor Verificación por un nivel adecuado entre los precios contratados vs facturados Acuerdos contractuales Compras inadecuadas o innecesarias Comité de Compras interdisciplinari o Niveles de autorización de compras Información errónea o desactualizado con relación a los niveles de inventarios Verificación periódica de los inventarios Reportes periódicos Errores en el registro de las ordenes de compra Validación entre lo registrado y lo autorizado Adecuada custodia de las ordenes generadas Pérdida de las ordenes de compra Ordenes de compras con numeración consecutiva Acceso restringido a los archivos maestros de información Solicitud de compras Informar a los proveedores los funcionarios autorizados para compras Acceso restringido a los saldos de los inventarios Validación de la fecha de vencimiento de la garantía del producto Riesgo Incumplimiento en el nivel de producción del proveedor para atender los requerimientos realizados Control 1 Programación de compras Control 2 Proveedores alternos Control 3 Acuerdos contractuales de cumplimiento Control 4 Control 5 Visitas a las plantas de los proveedore s periódicam ente Recepción de compras Riesgo Control 1 Control 2 Control 3 Entrega de productos en mal estado, defectuosos o incompletos Verificación aleatoria y/o total de la mercancía antes de ser aceptada, de acuerdo a criterios formalmente establecidos por la compañía. Indicadores de entrega Seguimiento formal a los reclamos realizados Entrega de productos no solicitados, o sin la correspondiente orden de compra Toda entrega de productos debe contar con la remisión y el número de orden de compra Recepción de mercancía por personal no autorizado o sin criterios para la verificación de la misma Personal encargado de la recepción Adecuada segregación de funciones Pérdida de la mercancía recibida Personal encargado de la recepción Adecuada custodia física de la mercancía recibida Rotación del personal de vigilancia Control 4 Control 5 Entrega formal de la mercancía comprada al área solicitante Verificación periódica de los inventarios Riesgo Control 1 Pérdida de las garantías de los productos Adecuada custodia de las garantías para la solicitud de reclamaciones Control 2 Control 3 Control 4 Control 5