Matriz de Riesgos y Controles Proceso de Compras A continuación encontrarán una guía para la identificación de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de compras. Esta guía es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compañía deberá analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria. www.auditool.org 30 de junio de 2011 Riesgo Control 1 Control 2 Control 3 Control 4 Inadecuada definición de criterios técnicos, financieros y de cumplimiento para la selección de proveedores Política de Compras Comité de Compras interdisciplinario Concepto Técnico Definición de requisitos mínimos a entregar por los proveedores para su vinculación Vinculación de proveedores que no cumplen con los conceptos técnicos, de capacidad y financieros Evaluación de proveedores según los criterios establecidos Visitas a las plantas de los proveedores periódicamente Cada año se realiza el proceso de selección de proveedores Periódicamente se actualiza la información financiera y técnica Contratación de proveedores vinculados con actividades ilícitas Consulta periódica en listas restrictivas con su correspondiente soporte. Ejemplo: Lista Clinton Actualización de la documentación Control 5 Proveedores 1 Auditorías periódicas Riesgo Control 1 Acuerdos de beneficios entre los proveedores y los funcionarios del área de compras, por fuera de las políticas de contratación y del Código de Ética de la compañía. Se realizan reuniones periódicas con los proveedores para conocer sus expectativas y oportunidades de mejora Elaborar contratos y/o acuerdos de compras sin el correspondiente aval jurídico Todo contrato y/o acuerdo de compras deberá contar formalmente con el aval jurídico Pérdidas financieras al realizar negociaciones con los proveedores por un valor mayor a U$ xxx, sin contar con un contrato, acuerdo u orden de compra Toda negociación con los proveedores mayor a U$ xxx, debe contar con un contrato, acuerdo u orden de compra según corresponda. 2 Control 2 Línea de denuncias Control 3 Control 4 Control 5 Los funcionarios de compras firman declaraciones periódicas sobre su responsabilidad e independencia durante su trabajo Código de Ética Información de los indicadores de fraude presentados en el proveedor Riesgo Control 1 Control 2 Control 3 Compras a proveedores con precios mayores a los ofrecidos en el mercado Se hace una divulgación de pliegos y/o condiciones requeridas de compra al público Solicitar mínimo tres cotizaciones en el mercado para realizar un análisis formal y seleccionar el proveedor Investigar periódicamente los precios del mercado y compararlos con los del proveedor Incumplimiento de los proveedores durante la ejecución del contrato de los criterios por los cuales fueron seleccionados Indicadores de cumplimiento y de solución de reclamos Proveedores alternos Visitas a las plantas de los proveedores periódicamente Depender de un solo proveedor Proveedores alternos Actualización de la documentación Control 4 Contacto para la solución de problemas Solicitud de compras Compras a proveedores registrados en sistema pero no autorizados Bloqueo en el sistema de proveedores no aprobados Cada año se realiza el proceso de selección de proveedores Modificaciones a los precios acordados en el proceso de selección del proveedor Verificación por un nivel adecuado entre los precios contratados vs facturados Acuerdos contractuales Compras inadecuadas o innecesarias Comité de Compras interdisciplinario Niveles de autorización de compras 3 Informar a los proveedores los funcionarios autorizados para compras Validación de la fecha de vencimiento de la garantía del producto Control 5 Niveles de seguimiento a las ordenes pendientes por entregar Riesgo Control 1 Control 2 Control 3 Información errónea o desactualizada con relación a los niveles de inventarios Verificación periódica de los inventarios Reportes periódicos Errores en el registro de las órdenes de compra Validación entre lo registrado y lo autorizado Adecuada custodia de las ordenes generadas Pérdida de las órdenes de compra Órdenes de compras con numeración consecutiva Acceso restringido a los archivos maestros de información Incumplimiento en el nivel de producción del proveedor para atender los requerimientos realizados Programación de compras Proveedores alternos Acuerdos contractuales de cumplimiento Verificación aleatoria y/o total de la mercancía antes de ser aceptada, de acuerdo a criterios formalmente establecidos por la compañía. Indicadores de entrega Seguimiento formal a los reclamos realizados Acceso restringido a los saldos de los inventarios Recepción de compras Entrega de productos en mal estado, defectuosos o incompletos 4 Control 4 Visitas a las plantas de los proveedores periódicamente Control 5 Riesgo Control 1 Entrega de productos no solicitados, o sin la correspondiente orden de compra Toda entrega de productos debe contar con la remisión y el número de orden de compra Recepción de mercancía por personal no autorizado o sin criterios para la verificación de la misma Personal encargado de la recepción Adecuada segregación de funciones Pérdida de la mercancía recibida Personal encargado de la recepción Adecuada custodia física de la mercancía recibida Pérdida de las garantías de los productos Adecuada custodia de las garantías para la solicitud de reclamaciones 5 Control 2 Control 3 Rotación del personal de vigilancia Control 4 Control 5 Entrega formal de la mercancía comprada al área solicitante Verificación periódica de los inventarios