CAPÍTULO 4.2 COMPRAS Código: MQ Nº versión: 08 Fecha: 04.01.12 Nº pág: 1/4 ÍNDICE 1.- OBJETIVO ....................................................................................................................................................... 2 2.- ALCANCE ....................................................................................................................................................... 2 3.- REFERENCIAS ............................................................................................................................................... 2 4.- RESPONSABILIDADES .............................................................................................................................. 2 5.- DESARROLLO ............................................................................................................................................... 2 5.1.- ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS, VERIFICACIÓN DE LAS COMPRAS. ........................................ 2 5.2.- DOCUMENTOS DE COMPRA ........................................................................................................................ 3 5.3.- SELECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES ......................................................................................... 3 6.- DOCUMENTOS Y REGISTROS ................................................................................................................ 4 6.1.- DOCUMENTOS ............................................................................................................................................ 4 6.2.- REGISTROS .................................................................................................................................................. 4 7.- REGISTRO DE MODIFICACIONES ......................................................................................................... 4 CAPÍTULO 4.2 COMPRAS Código: MQ Nº versión: 08 Fecha: 04.01.12 Nº pág: 2/4 1.- Objetivo Este capítulo tiene como objetivo describir la sistemática adoptada por el Colegio Oficial de Ingenieros Industriales de Aragón y La Rioja a fin de asegurar que se realizan los productos y servicios adquiridos de modo que satisfagan los requisitos del COIIAR, y contribuyan, en último término, a la satisfacción el cliente. 2.- Alcance Se encuentra comprendida en el alcance de este capítulo la contratación, entre otros, de los siguientes servicios: Mayor entidad o críticos: A. Informáticos (software) y mantenimiento las instalaciones (incluyendo redes y equipos informáticos, limpieza, equipos climatización y BT). B. Telefonía. C. Seguros D. Correos y mensajería. Menor entidad: a) Logística y almacenaje. b) Formación. c) Seguridad. d) Papelería Las compras de productos (i.e.: material oficina) no se consideran relevantes para el cumplimiento de los objetivos de este Manual. 3.- Referencias Este capítulo desarrolla el apartado 7.4 de la norma ISO 9001:2008. 4.- Responsabilidades La responsabilidad del cumplimiento de este capítulo es del Decano, como representante legal de la Junta de Gobierno del COIIAR. 5.- Desarrollo 5.1.- Adquisición de productos y servicios, verificación de las compras. Las responsabilidades para la adquisición de productos y servicios están tratadas en el artículo 39 de los Estatutos del COIIAR, en donde se reflejan las atribuciones del Interventor. La verificación de los productos/servicios, a adquirir para la prestación del servicio de acción profesional, de menor entidad se limita a la comprobación diaria por parte de la Secretaría Técnica, administración y, en general, de los usuarios del cumplimiento de lo CAPÍTULO 4.2 COMPRAS Código: MQ Nº versión: 08 Fecha: 04.01.12 Nº pág: 3/4 estipulado en contrato. Cualquier desviación observada debe ser comunicada a la Secretaría Técnica o la responsable de Administración, que la elevarán a la Junta de Gobierno para ser subsanada o reparada, en ejecución del plazo de garantía o mediante oferta económica de reparación. La verificación de los productos/servicios, de mayor entidad o críticos es responsabilidad de la Secretaría técnica y la Administración y se realiza por el personal del COIIAR, tras la recepción de los mismos. Las comprobaciones a realizar, nada más recibir el producto o servicio, son las siguientes: Asegurar que la documentación que lo acompaña sea adecuada y esté completa. Asegurar que el producto o servicio se ajuste a las características requeridas. 5.2.- Documentos de compra Los contratos con las empresas que presten servicios y las ofertas de productos: deben contener todos los requisitos necesarios, deben ser revisados Secretaría técnica y la Administración se realizarán de acuerdo a lo establecido en los Estatutos del COIIAR. Los contratos con las empresas suministradoras de servicios se guardan en la Administración del COIIAR. 5.3.- Selección y seguimiento de proveedores La selección de proveedores se realiza por Administración y Secretaría Técnica en función de precio, calidad y servicio. En caso de detectarse alguna incidencia para proveedores de entidad menor deberá ser resuelta por éstos. Si la incidencia detectada es de proveedores críticos o de entidad mayor deberá ser tratada en el Comité de Calidad o en la Junta de Gobierno. La evaluación de todos los proveedores, que afecten al Servicio de Acción Profesional, se realizará anualmente, en la reunión de revisión del sistema. En dicha reunión serán tratados los registros de incidencias de los que se disponga. La Administración y Secretaria Técnica informarán de la adecuación o de las quejas del Servicio para aquellos proveedores de los que no se disponga registro de las incidencias. Debiéndose valorar como A (Muy bueno y sin incidencias) o B (Bueno pero con incidencias) cada proveedor. Deberá plantearse el cambio de proveedor ante dos valoraciones consecutivas como B. CAPÍTULO 4.2 COMPRAS Código: MQ Nº versión: 08 Fecha: 04.01.12 Nº pág: 4/4 6.- Documentos y Registros 6.1.- Documentos Estatutos del COIIAR 6.2.- Registros Los registros que se deriven de este capítulo son: Actas del Comité de Calidad y de Revisión del Sistema 7.- Registro de modificaciones Nº versión 01 02 03 04 05 06 07 08 Descripción Se documenta como se realiza la verificación de las compras para el servicio. Se clarifica como se realiza la Verificación de las compras para el servicio. Desaparición de los Sub-comités de cada Delegación. Se modifica la reevaluaciónde proveedores Se modifica el punto 2 y 5. Adecuando el procedimiento de evaluación y homologación de proveedores. Actualización a ISO 9001:2008 Añade control documental Se sustituye “Visados y control documental” por “Acción Profesional”