17. APÉNDICE: Regulamento da AEI

SECCIÓN V
APÉNDICES
195
18
Apéndice – Reglamento
interno de la AEI
Este apéndice recoge lo que podría ser un primer borrador de reglamento
interno para la AEI, especificando la naturaleza, el funcionamiento y el
código de conducta de cada uno de los órganos de gobernanza.
18.1
Introducción
El comité ejecutivo de la Agrupación Empresarial Innovadora del Producto
Gráfico y del Libro Gallego (en adelante, AEI), ha elaborado el siguiente
reglamento interno de funcionamiento de la AEI, de obligado cumplimiento
en el marco de trabajo de la misma.
18.1.1
Ámbito de aplicación
El presente reglamento se aplicará en la operativa de la AEI y afectará al
funcionamiento de los siguientes organismos y personas:
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• a la asamblea general de la AEI y a sus integrantes,
• al comité ejecutivo de la AEI y la a sus integrantes,
• a la secretaría técnica de la AEI,
• a los grupos de trabajo de la AEI y a sus integrantes.
18.2
Asamblea general
18.2.1
Miembros
La asamblea general estará constituida por todos los miembros comunes de la
AEI. Por miembros comunes se entenderá aquellas empresas o instituciones
con personalidad jurídica propia, que, una vez cumplidos los requisitos de
entrada, y proporcionados los datos recogidos en la solicitud de admisión,
estén al día en el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la AEI.
Por tanto, todo miembro común deberá:
• tener personalidad jurídica propia,
• pertenecer o tener una relación con el los sectores representados por la AEI,
• cumplimentar la solicitud de entrada.
Cada empresa o institución participante podrá inscribir un representante en
la asamblea.
Las empresas asociadas al Cluster do Produto Gráfico e do Libro formarán
parte automáticamente de la AEI, salvo manifestación expresa en contra.
18.2.2
Reuniones
La asamblea general se reunirá como mínimo una vez al año dentro de los
tres o cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Además de esta reunión
anual común, se celebrarán cuantas reuniones extraordinarias sean
necesarias y las circunstancias así lo aconsejen.
La asamblea general extraordinaria se convocará siempre que lo solicite el
comité ejecutivo o el 10% de sus miembros, haciendo constar en la
convocatoria claramente (que en estos casos será siempre obligatoria) los
asuntos que se van a tratar.
Para que las reuniones queden validamente constituidas será necesario la
asistencia de un 20% de los miembros en primera convocatoria, y de un
10% en segunda. Entre las dos convocatorias debe transcurrir como mínimo
media hora.
197
18.2.3
Adopción de acuerdos
En el seno de la asamblea los acuerdos se adoptarán ordinariamente por la
mayoría simple de sus miembros presentes o representados. El comité de
dirección tendrá 10 votos adicionales ejercidos en bloque en la asamblea
general.
Para los temas de especial relevancia la mayoría simple no será suficiente y se
necesitará mayoría cualificada de 2/3 de los asistentes. Dentro de los temas
que requerirán esta mayoría estarán:
• modificación de la normativa interna de la AEI,
• establecimiento de las retribuciones de los miembros de los órganos de
representación,
• transformación de la AEI,
• disolución de la AEI.
Los acuerdos a los que se llegue en las asambleas, tanto generales cómo
comunes, se harán constar en actas y estarán firmadas por el presidente y por
el secretario.
Todos los miembros, incluso los disidentes y los que no participen en las
reuniones, quedarán sometidos a los acuerdos que sean adoptados
validamente por la asamblea.
18.2.4
Funciones
Son funciones de la asamblea común:
• definir la estrategia de la AEI y aprobar los documentos de referencia,
• crear los grupos de trabajo,
• escoger a los miembros de comité ejecutivo,
• aprobar los presupuestos,
• aprobar o rechazar las propuestas del comité ejecutivo.
En lo tocante a la asamblea extraordinaria le corresponderá:
• nombrar los miembros del comité ejecutivo en los supuestos de vacante de algún
miembro del comité ejecutivo,
• modificar la normativa interna,
• disolver la AEI,
• expulsar a algún miembro a propuesta del comité ejecutivo,
198
• disponer y enajenar bienes.
18.3
Comité ejecutivo
El comité ejecutivo será el órgano directivo y visible de la AEI y en líneas
generales será quien vele por el cumplimiento de sus fines, dando cuenta a la
asamblea general tanto del cumplimiento de los acuerdos adoptados como de
las decisiones tomadas en el cumplimiento de sus funciones.
18.3.1
Miembros
Estará formado por 1 presidente, 1 vicepresidente, 1 secretario y 5 vocales.
Para poder presentar las candidaturas a cada cargo es preciso que todas las
empresas o instituciones de las que formen parte los miembros cumplan los
siguientes requisitos:
• ser miembro de la AEI,
• estar al corriente de todas las obligaciones con la AEI.
Los miembros serán elegidos en asamblea general y no tendrán que
coincidir con los representantes en la asamblea.
El cargo de miembro del comité será por un período de tiempo de 2 años.
Podrá ser elegido como miembro del comité ejecutivo una persona física
diferente del representante, y dispondrá de voto adicional en la asamblea.
Además se establecerá una restricción consistente en que cada miembro
común sólo podrá tener una persona en el comité ejecutivo. Por tanto, dentro
de cada candidatura no podrán formar parte dos personas pertenecientes la
misma empresa o institución miembro.
La condición de miembro del comité ejecutivo se podrá perder antes de que
finalice el plazo del nombramiento por renuncia, fallecimiento o por
incumplimiento de sus deberes.
18.3.2
El presidente
El presidente será quien represente legalmente a la AEI ante organismos
públicos, privados o personales. Además será la persona que convoque,
presida y levante las sesiones de la asamblea y del comité ejecutivo, así como
la dirección de las deliberaciones durante el transcurso de las mismas.
Por otro lado, autorizará con su firma los documentos, actas y
correspondencia. También será quien en caso extraordinario (o cuando resulte
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necesario) adopte cualquier medida urgente para asegurar la buena marcha
de la AEI, sin perjuicio de las cuentas que posteriormente rinda a la asamblea.
18.3.3
El vicepresidente
El vicepresidente de la Asociación deberá cumplir con aquellas funciones que
le sean asignadas por el comité ejecutivo y sustituir el presidente en sus
funciones en el caso de ausencia de este (teniendo en este caso sus mismas
atribuciones).
18.3.4
El secretario
Será el encargado de levantar acta de las asambleas.
18.3.5
Los vocales
Los cinco vocales que formarán parte del comité tendrán los deberes propios
de su cargo como miembros del comité ejecutivo.
Las vacantes que se puedan producir durante el mandato de cualquiera de los
miembros del comité, serán cubiertas de manera provisional por vocales hasta
la elección definitiva por la asamblea general extraordinaria.
18.3.6
Reuniones
El comité ejecutivo se reunirá todas las veces que sean necesarias para el
interés de la AEI, por iniciativa del presidente o por 2 ó más miembros.
Además de las circunstancias anteriormente expuestas se deberán reunir
como mínimo 1 vez cada 6 semanas.
No será necesaria la convocatoria previa si todos están presentes.
18.3.7
Adopción de acuerdos
Los acuerdos que sean tomados en el seno del comité ejecutivo se adoptarán
por mayoría simple de sus miembros y, en caso de empate, será el
presidente el que tenga voto dirimente.
18.3.8
Funciones
Son funciones del comité ejecutivo:
• crear este reglamento interno por el que se regirá la AEI,
• ejecutar los acuerdos de la asamblea general y las actividades aprobadas,
• seguir y controlar los proyectos que se estén ejecutando,
• sustituir a los directores de los grupos cuando sea necesario,
200
• dirigir la política de promoción y difusión,
• colaborar con los socios,
• representar públicamente a la AEI,
• dar a conocer a la opinión pública los documentos resultantes de los diferentes
grupos de trabajo,
• elaborar sus propios documentos que serán resumen y reflejo de las conclusiones las
que llegue la AEI,
• disolver un grupo cuando estime que está inactivo o incumpliendo los objetivos de su
creación,
• ejercer cualquier otra función que no sea exclusiva de la asamblea general de
miembros,
• acordar la convocatoria de las asambleas, tanto comunes como extraordinarias
cuando así proceda, redactando el orden del día y la convocatoria de cada una de
ellas.
18.4
Secretaría técnica
18.4.1
Funciones
Sus funciones serán las siguientes:
• convocar reuniones a indicación del comité ejecutivo, del presidente o de los
coordinadores de los grupos,
• dar formato a los documentos que se elaboren,
• mantener activa la base de datos de la AEI,
• enviar correos en nombre del comité a petición de éste,
• ser el canal de comunicaciones
• realización de la gestión administrativa de la AEI
La secretaría técnica de la AEI dará también asistencia a los diversos grupos de
trabajo que se creen. Las principales actividades que desarrollará en
colaboración con los grupos de trabajo serán las siguientes:
• será el órgano de enlace entre los grupos de trabajo y los demás órganos de la AEI o
con aquellas entidades exteriores a la misma,
• resolverá y comunicará la participación de todo aquel participante que quiera
formar parte de un grupo de trabajo,
• convocará las reuniones de los grupos de trabajo,
201
• contribuirá a enriquecer y a proponer la adhesión de nuevos socios a los proyectos
que presente el grupo de trabajo,
• elevará al comité ejecutivo las propuestas de proyectos presentados por los grupos de
trabajo para la solicitud de apoyo de la AEI.
Adicionalmente, la secretaría técnica será la responsable de establecer un
grupo de enlace con las OTRIs de las universidades gallegas. En el marco de
este grupo de enlace, la secretaría les demandará a las OTRIs enlace con los
grupos de investigación de acuerdo a las líneas de investigación o proyectos
que emanen de los grupos de trabajo.
18.5
Grupos de trabajo
18.5.1
Miembros
Los grupos de trabajo estarán formados por los agentes involucrados en un
área temática determinada, responsables del impulso de los proyectos. Los
grupos de trabajo pueden ser de carácter público o personal. En ellos se
podrán integrar los grupos universitarios de investigación más afines a la
temática de los proyectos, previa solicitud a las OTRIs correspondientes por
parte de la secretaría técnica.
Los grupos públicos tendrán como misión realizar tareas y proyectos que
faciliten la consecución de los objetivos de de la AEI. Por tanto promoverán
proyectos de carácter sectorial que aporten valor a todos sus miembros.
Estarán abiertos a toda entidad que desee formar parte de ellos, siempre que
cumpla con los requisitos establecidos.
Los grupos personales tendrán como misión principal servir de marco
estable de cooperación para la definición de consorcios para desarrollar
proyectos de I+D+i. Estará conformado por las entidades que lo promueven.
La incorporación de nuevas entidades al grupo será aprobada por los propios
miembros del grupo en discusión. Podrán albergar más de un proyecto pero
por lo menos deberán disponer de un proyecto concreto para que se autorice
su creación.
Cada grupo de trabajo se organizará según sus criterios, reuniéndose
presencialmente o por teleconferencia.
Si el grupo de trabajo es muy grande podría dividirse a su vez en otros.
Los grupos deberán comunicar sus resultados al comité ejecutivo por lo
menos una vez al año antes de la asamblea general y su inactividad podrá ser
causa de disolución por parte del comité ejecutivo.
202
18.5.2
Funciones generales
La función general de los grupos de trabajo es aportar conocimiento
científico-tecnológico y experiencia en todas las tareas a desarrollar en el
marco de actividades de la AEI, de forma estructurada dentro de la temática
en la que se encuadren.
Los grupos promoverán el diseño y lanzamiento de nuevos proyectos de
I+D+i ayudando a conformar los consorcios que puedan impulsar dichos
proyectos.
También es responsabilidad de los miembros de los grupos de trabajo
recoger y transmitir la visión y necesidades del sector del área en la que
se encuentren.
18.5.3
Composición
Los miembros de un grupo de trabajo podrán pertenecer a una de las
siguientes tipologías:
TEJIDO EMPRESARIAL
Entidades personales de representación sectorial o bien empresas de los
sectores representados en la AEI. Conformarán el núcleo principal del grupo
de trabajo.
GRUPOS UNIVERSITARIOS DE INVESTIGACIÓN
La presencia de los grupos de investigación de las universidades será
facultativa y dependerá de la decisión que a tal efecto establezca el propio
grupo de trabajo.
OTRAS ENTIDADES
En el grupo de trabajo podrán participar otras entidades, de acuerdo con las
características y finalidades del incluso.
18.5.4
Creación de un grupo de trabajo
Cualquier organización podrá promover un nuevo grupo de trabajo, tanto
público cómo privado. Para eso deberá tener una masa crítica suficiente de
participantes. La creación de un grupo de trabajo deberá contar como mínimo
con 2 empresas o instituciones acompañantes. Para su creación formal deberá
estar validado por el comité ejecutivo de la AEI.
La solicitud de los grupos será presentada por escrito o por correo electrónico,
e irá dirigido la secretaría técnica, que elevará la propuesta al comité ejecutivo.
Deberá contener:
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quiénes son los promotores,
• carácter del grupo (público o personal),
• contexto,
• objetivos (determinarlos de manera clara),
• actividades a realizar,
• personas de contacto.
La creación de un grupo de trabajo podrá ser rechazada o cancelada si:
• no se especifican las líneas de proyectos previstos o futuros a la secretaría técnica,
• no mantiene actividad durante más de 6 meses sucesivos,
• no informa de sus actividades a la secretaría técnica.
18.5.5
Toma de decisiones
La toma de decisión en el grupo de trabajo serán por mayoría simple de sus
miembros integrantes. Entre los aspectos en los que el grupo de trabajo
deberá decidir se encuentran los siguientes:
• nombramiento del coordinador del grupo de trabajo (una vez constituido y validado
por el comité ejecutivo),
• solicitud de participación de grupos de Investigación,
• proyectos a remitir a la secretaría técnica para solicitar el apoyo de la AEI,
• aprobación de la incorporación de nuevos socios en los grupos de carácter personal.
18.5.6
Sistema de funcionamiento
Cada grupo de trabajo definirá su sistema de funcionamiento. Los grupos
serán responsables de su contabilidad y deberán rendir cuentas a la secretaría
técnica en el caso de recepción de fondos a través de la AEI.
La celebración de las reuniones podrá ser de carácter presencial o por medio
de teleconferencia. El lugar de celebración se elegirá a propuesta del
coordinador del grupo de trabajo, que será quien proponga su convocatoria a
la secretaría técnica de la AEI. Las reuniones también podrán ser propuestas a
la Secretaria técnica de la AEI si así lo suscribe la mayoría de los integrantes del
grupo.
204
18.5.7
Derechos y Deber
DERECHOS
Podrá ser miembro del grupo de trabajo toda aquella persona que cumpla con
los requisitos para acceder al mismo, tal y como fue expuesto anteriormente.
Todos los miembros del grupo de trabajo tendrán los siguientes derechos:
• Derecho a asistir y participar en las reuniones organizadas por el grupo de trabajo.
• Derecho de voz y voto en las reuniones, salvo excepto los representantes de los grupos
de Investigación de las universidades, que tendrán voz pero no voto.
• Derecho de libre acceso al cargo de coordinador del grupo de trabajo.
• Derecho a elegir qué personas vayan a ocupar el cargo de coordinador del grupo.
• Derecho a la delegación de voto, debidamente justificada, en las reuniones del grupo
de trabajo.
• Derecho a revisión de la documentación generada por la AEI y por el grupo de
trabajo.
DEBER
• El cumplimiento del presente reglamento interno, así como de los acuerdos y
directrices aprobados por el grupo de trabajo.
• El cumplimiento fiel del cargo de coordinador del grupo para lo cuál hayan sido
elegidos.
• El cumplimiento del acuerdo de confidencialidad que suscriban los integrantes
de un grupo de trabajo personal.
18.5.8
Procedimiento de adhesión
Todo aquel participante que se quiera adherir a un grupo de trabajo deberá
enviar una instancia dirigida a la secretaría técnica de la AEI, de acuerdo al
formulario que se anexa a este reglamento (y que se puede ver en el apartado
18.8).
La secretaría técnica informará al solicitante en el plazo más breve posible de
la resolución de su petición, de acuerdo con los criterios de adhesión
establecidos. En el caso de los grupos de trabajo personales, la decisión de
incorporación será decidida por los integrantes del propio grupo, que
comunicarán la decisión a la secretaría técnica para que informe al solicitante
de la resolución tomada.
En el caso de los grupos de trabajo públicos, dado el carácter abierto de la AEI,
no se limita el número de participantes dentro de cada grupo y, por tanto, este
tipo de grupos estarán permanentemente abiertos a la incorporación de todos
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los agentes ligados con los sectores representados en la AEI que así lo
manifiesten.
En todo caso será preferible que posean las siguientes características:
• experiencia contrastada en la temática específica del grupo de trabajo,
• capacidad de trabajo y dedicación,
• capacidad de difusión y transferencia de resultados en el ámbito específico,
• capacidad de incremento de masa crítica en la temática a abordar.
18.5.9
Relación con la secretaría técnica de la AEI
El grupo de trabajo establecerá una relación continuada con la secretaría
técnica a través de la figura del coordinador. La secretaría técnica será el
órgano de enlace del grupo de trabajo con los demás órganos de la AEI y con
aquellos agentes externos, si así procede.
Las principales actividades de relación entre los grupos y la secretaría técnica
serán las siguientes:
• propuesta de convocatoria de las reuniones de los grupos (realizada por la secretaría
técnica),
• solicitud de grupos de investigación de las universidades para su participación en los
grupos,
• propuesta de proyectos para su apoyo por parte de la AEI.
El grupo de trabajo también informará regularmente de los trabajos realizados
a la secretaría técnica. Ésta podrá dar cualquier otro tipo de apoyo al grupo de
trabajo si así lo estima oportuno.
18.5.10
Relación con otros grupos de investigación
Los grupos de trabajo podrán solicitar la colaboración e inclusión como
miembro de uno o más grupos de investigación de las universidades o
centros tecnológicos. Esta solicitud será dirigida a la secretaría técnica de la
AEI, que será la encargada de establecer los contactos oportunos con las OTRIs
de las universidades, de acuerdo con los requisitos definidos por el grupo de
trabajo.
206
18.6
Procedimiento de toma de decisión de apoyo de
la AEI a los proyectos de I+D+i
Para determinar el apoyo institucional de la AEI a los proyectos definidos en
los grupos de trabajo se seguirá el siguiente procedimiento:
1. En el seno de cada grupo de trabajo surgirán ideas de proyectos de I+D+i
2. Estas ideas de proyectos de I+D+i serán priorizadas de acuerdo con la
siguiente tabla de valoración.
CÓDIGO
CRITERIO
1
Relación del proyecto con las líneas o áreas de investigación de la AEI.
PUNTUACIÓN
2
Existencia de una empresa tractora como líder del proyecto.
3
Viabilidad técnica, económica y financiera del proyecto.
1–5
4
Relación con otros proyectos que se estén impulsando en otras plataformas
tecnológicas o AEIs gallegas y con las que exista posibilidad de colaboración.
1-5
1-5
1 – 10
3. Las ideas priorizadas se traducirán a un Proyecto de I+D+i aplicando un
modelo normalizado para la concreción de la idea en proyecto. En el caso de
proyectos surgidos en el seno de un grupo de trabajo personal, la información
reflejada será aquella que estime oportuno el propio grupo, no siendo
necesario seguir el modelo normalizado.
4. Los proyectos del grupo de trabajo serán remitidos a la secretaría técnica. La
secretaría contribuirá a enriquecer el enfoque del proyecto en colaboración
con el grupo de trabajo y propondrá la adhesión de nuevos socios (grupos de
investigación, empresas, etc.), si procede.
5. La secretaría técnica remitirá al comité ejecutivo de la AEI los proyectos
revisados para que dicho comité valore la intensidad del apoyo a prestar. El
criterio de valoración del apoyo del comité ejecutivo se recoge en la tabla
siguiente.
CÓDIGO
CRITERIO
PUNTUACIÓN
1
Viabilidad técnica, económica y financiera.
1 - 10
2
Importancia estratégica del proyecto para los sectores representados en la AEI.
1 – 10
3
Carácter innovador y dinamizador del proyecto.
1–5
4
Adecuación del proyecto a las prioridades estratégicas de la AEI.
1-5
207
6. El comité ejecutivo podrá valorar la intensidad de la ayuda a los proyectos
en función de la puntuación conseguida según el criterio de valoración
establecido. La naturaleza de la ayuda podrá ser:
• de tipo administrativo: facilitando la tramitación de las solicitudes de ayuda a
convocatorias autonómicas, estatales o comunitarias,
• de tipo técnico: asesorando técnicamente en caso de que el proyecto necesite una
concreción mayor,
• de tipo : diseñando una estrategia de lobby que mejore las posibilidades de
captación de financiación para acometer el proyecto.
208
18.7
Formulario de adhesión a la AEI
ADHESIÓN A LA AGRUPACIÓN EMPRESARIAL INNOVADORA DEL
PRODUCTO GRÁFICO Y EL LIBRO GALLEGO
D. ____________________________ en calidad de ______________ de la
entidade ______________________________, con CIF número
________________ manifesta su interés en participar en la Agrupación
Empresarial Innovadora del Producto Gráfico y el Libro Gallego, por cuanto la
considera como una herramienta de alto interés para el desarrollo de su sector
en la Comunidad Autónoma de Galicia.
En _________________________, a ___ de __________ de ______
DATOS DEL INTERESADO
NOMBRE
APELLIDOS
NOMBRE DE LA ENTIDAD
TIPO DE ENTIDAD




Empresa
Centro tecnológico
Organismo público de investigación
Agrupación o asociación de empresas
DIRECCIÓN
CP / LOCALIDAD / PROVINCIA
TELÉFONO
CORREO ELECTRÓNICO
SITIO WEB
209
18.8
Formulario de adhesión al grupo de trabajo
COMPROMISO DE ADHESIÓN AL GRUPO DE TRABAJO
DATOS DEL REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN A ADHERIR
NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO EN LA ORGANIZACIÓN
TELÉFONO
CORREO ELECTRÓNICO
 He leído y acepto las pautas de funcionamiento de los grupos de trabajo de
la Agrupación Empresarial Innovadora del Producto Gráfico y el Libro Gallego
(obligatorio).
 La organización acepta que su logotipo y URL de su página web aparezcan
en el sitio web de la AEI.
(Si ha tachado la opción anterior envíe por e-mail el logotipo de su
organización en formato JPEG).
DATOS DE LA ORGANIZACIÓN A ADHERIR
NOMBRE
DIRECCIÓN
CP / LOCALIDAD / PROVINCIA
TELÉFONO
SITIO WEB DE LA ORGANIZACIÓN
Firma del responsable y sello de la organización:
Indique el grupo de trabajo con el que desea comproter su participación:
210