Business Case Template

MA ST E R E N I NG E NI E RÍ A D E SOF TW A R E
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CATALUNYA
PROYECTO FINAL DE CARRERA – MRF FRAMEWORK
Enunciado Preliminar del Alcance Template
VERSIÓN: [VERSIÓN NÚMERO]
FECHA DE REVISIÓN: [FECHA]
La aprobación del presente documento indica un acuerdo entre los miembros del equipo del proyecto, el
auspiciante del proyecto y los GPIs claves. Esto implica un entendimiento común del proyecto con el
propósito de facilitar la comunicación entre los involucrados, establecer los niveles de autoridad y limitar
el proyecto. La firma de este documento, implica la conformidad de cada individuo con el mismo.
Gerente / Director Organización Cliente
[Nombre]
[Email]
Firma
[Teléfono]
Fecha
Auspiciante Ejecutivo
[Nombre]
[Email]
Firma
[Teléfono]
Fecha
Auspiciante Tecnológico
[Nombre]
[Email]
Firma
[Teléfono]
Fecha
Gerente / Director Organización Ejecutante
[Nombre]
[Email]
Firma
[Teléfono]
Fecha
Gerente de Proyecto
[Nombre]
Firma
[Email]
[Teléfono]
Fecha
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Tabla de Contenido
Sección 1
Resumen Ejecutivo .............................................................................1
Sección 2
Objetivos de Negocio ..........................................................................2
2.1
Metas del Negocio y Objetivos del Proyecto ......................................2
2.2
Descripción de la Solución ..................................................................2
2.3
Artefactos Entregables ........................................................................2
Sección 3
Descripción del Proyecto ....................................................................3
3.1
Alcance ...............................................................................................3
3.2
Criterios de Cumplimiento ...................................................................3
3.3
Evaluación de Riesgos .......................................................................3
3.4
Restricciones.......................................................................................4
3.5
Dependencias Externas ......................................................................4
3.6
Impactos Previstos ..............................................................................4
Sección 4
Estimaciones del Proyecto ..................................................................5
4.1
Estimación Preliminar del Calendario .................................................5
4.2
Estimación Preliminar de Recursos - Equipo de Proyecto y Soporte 5
4.3
Estimación Preliminar de Costes .......................................................6
4.4
Puntos de Verificación Previstos ........................................................6
Sección 5
Controles Preliminares del Proyecto...................................................7
5.1
Reuniones del Comité Directivo ..........................................................7
5.2
Reportes de Estado ............................................................................7
5.3
Gestión de Riesgos .............................................................................7
5.4
Gestión de Inconformidades ...............................................................7
5.5
Gestión del Cambio ............................................................................8
5.6
Gestión de las Comunicaciones .........................................................8
5.6
Gestión de las Autorizaciones ............................................................9
Sección 7
Glosario .............................................................................................10
Sección 8
Control de Cambios ..........................................................................11
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Página i
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Sección 1 Resumen Ejecutivo
[Completar esta sección luego de terminar de elaborar todo el documento y utilizando como base
la información del acta de constitución y del business case del proyecto.]
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Página 1
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Sección 2 Objetivos de Negocio
2.1
Metas del Negocio y Objetivos del Proyecto
[Las metas de negocio establecen el resultado final deseado y los objetivos establecen como el
resultado deseado será alcanzado. En este punto del proyecto las necesidades u oportunidad del
negocio se puede refinar y establecer en términos de negocio y debe proveer un entendimiento
más claro de que es lo que se va a realizar en el proyecto
El enunciado de la visión del negocio en términos de sus metas, ayuda a asegurar la trazabilidad
en el proyecto. Los objetivos del proyecto se vinculan a las metas de negocio, y estas a su vez
con la visión del negocio.]
2.2
Descripción de la Solución
[Describir la solución propuesta y establecer cómo va a satisfacer las metas de negocio.]
2.3
Artefactos Entregables
[Los artefactos entregables son productos tangibles o cosas que el proyecto producirá,
establecidos en un alto nivel. Estos artefactos describen lo que la organización cliente obtendrá
una vez ejecutado el proyecto.]
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Página 2
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Sección 3 Descripción del Proyecto
3.1
Alcance
El Proyecto Incluye:
El Proyecto no Incluye:
3.2
Criterios de Cumplimiento
[Describir que se elaborará como parte del proyecto en términos de artefactos entregables (y sus
características) y/o que constituye el cumplimiento de una fase de manera exitosa.]
3.3
Evaluación de Riesgos
[Describir los tres principales riesgos preliminares hasta aquí identificados y un plan de
mitigación de alto nivel. Esta breve evaluación será expandida posteriormente en un plan formal
de gestión de riegos, que será elaborado como parte del plan del proyecto.]
Riesgo
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Plan de Mitigación
Página 3
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
3.4
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Restricciones
[Todas las restricciones identificadas del proyecto deben ser ampliadas y descritas en su
contexto (personas, costes, calendario, tecnología, regulaciones, etc).]
3.5
Dependencias Externas
[En algunos casos, un proyecto puede depender totalmente del resultado, o de un artefacto
entregable de otro proyecto en ejecución; estas dependencias externas deben estar identificadas
y su progreso debe ser monitoreado. En otros casos, un proyecto puede depender de
información de entidades u organizaciones externas; las tareas y actividades de los procesos de
recolección de esta información necesitarán ser monitoreados.]
3.6
Impactos Previstos
[Como ejemplo de los impactos previstos tenemos: gestión del cambio organizacional,
reentrenamiento, aumento/disminución de los presupuestos operacionales.]
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Página 4
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Sección 4 Estimaciones del Proyecto
4.1
Estimación Preliminar del Calendario
[Refinar las descripciones de los hitos principales del proyecto, los artefactos entregables y
fechas previstas de entrega.]
4.2
Hito/Entregable
Fecha Tentativa
Inicio del Proyecto
DD/MM/YYYY
Fin del Proyecto
DD/MM/YYYY
Estimación Preliminar de Recursos - Equipo de Proyecto y Soporte
[No todos los recursos requeridos para el proyecto se pueden estimar de manera precisa durante
la elaboración preliminar el alcance del proyecto en su fase de definición. El equipo de proyecto y
los recursos de soporte pueden ser estimados de manera preliminar basados en lo hasta aquí
conocido respecto a los artefactos entregables a desarrollarse y el enfoque del proyecto. Esta
estimación está basada en suposiciones y el juicio de experto propios de la experiencia.
Preliminarmente, los siguientes recursos de personal se requerirán para el proyecto (Ejemplo):
Tipo de Recurso de Personal
Cantidad
Gerente de Proyecto
1
Arquitecto de Software
1
Analistas de Negocio
2
Analistas de Sistemas
3
Diseñador de GUIs
1
Desarrolladores
4
Aseguramiento de la Calidad
1
Gestión de la Configuración
1
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Página 5
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Es importante identificar cualquier suposición en la estimación de recursos.
Nota.- No todos los recursos del personal se demandan durante todo el calendario de ejecución
del proyecto; en el plan del proyecto se refinará esta sección estableciendo la matriz de recursos
humanos distribuidos en el calendario.]
4.3
Estimación Preliminar de Costes
[Establecer una estimación preliminar de costes en base a la información hasta aquí disponible.]
Rubro
Presupuesto
Fecha Estimada de Ejecución
Personal
Interno
Servicios Contratados
Hardware
Software
Otros
(Especificar)
Total
4.4
Puntos de Verificación Previstos
[Establecer los puntos de verificación previstos donde haya una supervisión y supervisión formal
de proseguir con el proyecto; normalmente son los hitos principales de fin de fase del proyecto.]
Punto de Verificación
Descripción
(Verificación de Fin de Fase de
Descripción del Proyecto)
Busca asegurar una comprensión clara de las necesidades de
negocio y el problema a resolver que originan el proyecto. Que en la
definición del proyecto se establezcan los criterios de éxito basados
en los beneficios esperados del proyecto.
(Verificación de Fin de Fase de
Planificación)
Busca asegurar que la planificación para ejecutar el proyecto que
resolverá en los términos definidos el problema del negocio, sea la
adecuada.
(Verificación de Fin de Fase de
Ejecución & Control)
Busca asegurar que el proyecto en ejecución sea monitoreado y
controlado, de modo que se minimicen las desviaciones con respecto
a la planificación y se tomen las medidas correctivas de manera
oportuna.
(Verificación de Fin de Fase de
Cierre)
Busca asegurar el cierre administrativo y ordenado del proyecto.
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Página 6
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Sección 5 Controles Preliminares del Proyecto
5.1
Reuniones del Comité Directivo
[Establecer la frecuencia de las reuniones ordinarias de supervisión del proyecto por parte del
Comité Directivo. Establecer las condiciones que originan una reunión extraordinaria. Establecer
los procedimientos de preparación y convocatoria para cada caso.]
5.2
Reportes de Estado
[Establecer los diferentes tipos de reportes de estado planificados y ocasionales, el método y
formato de reporte, originadores y destinatarios.]
5.3
Gestión de Riesgos
[Asegurar que los riesgos del proyecto y las acciones de mitigación asociadas sean
monitoreadas y controladas en conformidad con el plan de gestión de riesgos.]
5.4
Gestión de Inconformidades
[Las no conformidades y novedades del proyecto deberán ser controladas, priorizadas,
asignadas, comunicadas y resueltas en conformidad con un procedimiento establecido para el
proyecto.
Las no conformidades deben ser resueltas por el responsable asignado y comunicadas a los
afectados; los afectados deben mantenerse informados del estado de la no conformidad hasta su
resolución.]
Descripción de la no
conformidad/novedad
Prioridad
(Alta/
Media/
Baja)
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Responsable
Afectados
Estado
Resolución
(Nombre,
Apellido, Rol)
(Identificados y
Comunicados)
(Abierta,
Cerrada)
(Describir)
Página 7
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
5.5
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Gestión del Cambio
[Se deben establecer y aplicar procedimientos de control de cambios, y asegurar que estos sean
consistentes con la gestión del proyecto. Al menos deberán ser cubiertos los siguientes
aspectos:

Establecer una base de datos de control de cambios que estará a cargo del gerente del
proyecto para controlar todos los cambios asociados con el esfuerzo del proyecto;

Todos los requerimientos de cambio deben ser evaluador para determinar su impacto,
alternativas posibles y costes;

Todos los requerimientos de cambio deben ser revisados y aprobados por el gerente de
proyecto; aquellos requerimientos de cambio que tengan un impacto significativo en el
calendario y costes del proyecto, deben ser aprobados por el comité directivo o al menos
el auspiciante ejecutivo del proyecto;

Los efectos de los requerimientos de cambio aprobados en el alcance y calendario del
proyecto deberán reflejarse en una actualización de los planes del proyecto;

La base de datos de control de cambios deberá actualizarse para reflejar el estado
actual de los requerimientos de cambio.]
5.6
Gestión de las Comunicaciones
[Se debe realizar un primer esbozo del plan de comunicaciones.
Ejemplo:
Se deben establecer las siguientes estrategias para promover una comunicación efectiva entre
los miembros del equipo de proyecto:

El gerente de proyecto presenta verbalmente semanalmente al auspiciante ejecutivo y
auspiciante tecnológico un reporte del estado actual el proyecto; sin embargo, se pueden
establecer reuniones ad hoc a discreción por parte del gerente de proyecto en la medida
que surjan novedades, inconformidades o requerimientos de cambio;

El gerente de proyecto proveerá mensualmente un reporte escrito de estado al
auspiciante ejecutivo y auspiciante tecnológico. Previamente a la entrega de este reporte
se asegurará su consistencia en un briefing con los miembros del equipo de proyecto;

Cualquier novedad, problema o inconformidad urgente debe ser notificada por parte del
gerente del proyecto al auspiciante ejecutivo y auspiciante tecnológico por correo
electrónico;

Toda notificación de novedad, problema o inconformidad deberá incluir las restricciones
de tiempo asociadas y una evaluación de impacto, la cual identificará la urgencia de ser
resuelta;
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Página 8
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]

ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
El equipo del proyecto mantendrá reuniones de evaluación de estado del proyecto y
actualización de planes semanalmente para revisar las tareas completadas y determinar
las prioridades actuales de trabajo. Estas reuniones no deben tomar más de 30 minutos;

El equipo de proyecto mantendrá un briefing diario de revisión del trabajo por hacer en el
día; el briefing no deberá tomar más de 10 minutos;

Se debe establecer un repositorio electrónico de documentos del proyecto en el Intranet,
que pueda ser consultado por todos los GPIs en base a los privilegios de acceso que
correspondan establecerse, en cualquier momento y lugar;]
5.6
Gestión de las Autorizaciones
[En esta sección se debe establecer quienes tienen los diferentes niveles de autoridad para
aprobar el enunciado de alcance, autorizar cambios al proyecto, aprobar y aceptar artefactos
entregables del proyecto:



El proyecto será aprobado por:
o
El gerente de proyecto;
o
El auspiciante tecnológico;
o
El auspiciante ejecutivo;
o
El comité directivo del proyecto (si corresponde);
Los cambios al proyecto serán aprobados por:
o
El auspiciante ejecutivo;
o
El comité directivo del proyecto (si corresponde);
Los artefactos entregables del proyecto serán aprobados/aceptados por:
o
Los GPIs claves;
o
El auspiciante tecnológico;
o
El auspiciante ejecutivo;
o
El comité directivo del proyecto (si corresponde);
Los detalles de la gestión de la comunicación serán elaborados en el plan de gestión de las
comunicaciones.]
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Página 9
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Sección 6 Glosario
[Definir todos los términos y acrónimos requeridos para interpretar apropiadamente el alcance
del proyecto.]
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Página 10
[Organización Cliente]
[Nombre del Proyecto]
ALCANCE DEL PROYECTO
[Versión: ##] | [Fecha de Revisión: dd/mm/yyyy]
Sección 7 Control de Cambios
Versión
Fecha
Basado en
DIR Document 10BC-T1-4
Nombre
Descripción
Página 11