Informe cuatrimestral Nov2014

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL
INTERNO – LEY 1474 DE 2011
PERÍODO EVALUADO: 12 de Julio de 2014
FECHA DE ELABORACIÓN:
11 de Noviembre de 2014
En relación a la adopción del nuevo modelo estándar de control interno
promulgado según decreto 943 del 21 de mayo de 2014 expedido por el
Departamento Administrativo de la Función Pública la entidad se encuentra en la
fase 3 de planeación de la actualización, por tanto a continuación se presenta el
informe pormenorizado del estado de control interno de acuerdo al modelo
adoptado según decreto 1599 de 2005.
SUBSISTEMA: CONTROL ESTRATÉGICO
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
AVANCES
El elemento desarrollo del talento humano registra avances evidentes en la
ejecución de los planes de bienestar social y de capacitación previstos para el
2014, actividades que han mejorado el clima organizacional y han permitido un
trabajo mas armónico y en equipo, al igual el elemento acuerdos, compromisos o
protocolos éticos registra avances debidos a la actualización que se hizo de
este elemento, faltando por realizar la socialización a los servidores públicos de
la entidad.
DIFICULTADES
El elemento estilo de dirección se vio afectado en el mes de octubre por la
renuncia protocolaria que presento el Gerente de la entidad aunado a la demora
en la comunicación de la aceptación o no de la renuncia, lo que incidió
negativamente en la organización al generarse un congelamiento temporal de la
gestión.
COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
AVANCES
Se evidencia un mayor impacto del elemento modelo de operación por procesos
lo que ha facilitado la intervención y la toma de acciones de mejora.
DIFICULTADES
El elemento planes y programas tiene deficiencias en su impacto pues si bien, se
tienen formalizados estos elementos de control con indicadores y medición
trimestral no se evidencia que sus resultados jalonen la adopción de planes de
mejoramiento, el elemento estructura organizacional
evidencia
debilidad
originada en el hecho que la planta de personal no ha sido revisada y
actualizada, con el propósito de contar con una planta global y permanente que
facilite el desarrollo normal de actividades.
COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
AVANCES
Cada día hay más consciencia en orientar la gestión teniendo en cuenta las
políticas de administración de riesgos.
DIFICULTADES
Se presenta dificultades en el manejo de la metodología y formatos para hacer el
análisis y la valoración de los riesgos.
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
AVANCES
La entidad tiene documentados procedimientos, controles, indicadores y manual
de procedimientos en cada uno de sus procesos.
DIFICULTADES
Los elementos políticas de operación, procedimientos, controles e indicadores no
han sido revisados ni actualizados teniendo en cuenta que deben ser consistentes
con los planes y programas que adelanta la institución, lo que dificulta la
medición y el seguimiento de los mismos, por tanto el impacto de estos elementos
de control en la gestión es mínimo al no ser congruentes con lo que la institución
desarrolla.
COMPONENTE INFORMACION
AVANCES
El elemento sistemas de información se soporta en la página Web, en la que
periódicamente se publica la gestión contractual, la gestión presupuestal y las
actividades que desarrolla la entidad.
DIFICULTADES
Subsisten debilidades en los elementos información primaria e información
secundaria pues no se tienen establecidos flujos de información mediante un
software que gestione las comunicaciones o mediante reuniones informativas
para socializar la información y definir el actuar de la administración y
comprometer a los servidores públicos de la entidad.
COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA
AVANCES
El elemento comunicación informativa registra mejorías consistentes en la
publicación de la contratación, la ejecución presupuestal y los estados financieros
en la página web de la entidad vinculo gestión, lo que permite el control social por
parte de la comunidad.
DIFICULTADES
Los elementos de comunicación organizacional y medios de comunicación
evidencian debilidades pues se hace muy poca difusión de la información
generada al interior de la entidad sobre los objetivos, estrategias, planes,
programas, proyectos y gestión de operaciones hacia donde se orienta el
accionar de la entidad.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN
AVANCES
El elemento autoevaluación de la gestión muestra avances gracias a una mayor
concientización del nivel directivo de efectuar evaluación periódica de los
compromisos asignados a los funcionarios.
DIFICULTADES
En relación a la autoevaluación del control se evidencia debilidad ya que no se
ha efectuado un análisis de los controles implementados en las diferentes áreas
funcionales de la entidad, evaluando su efectividad y contribución al logro de los
objetivos de la institución.
COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
AVANCES
El elemento auditoría interna ha cumplido con su cronograma de auditorías
gracias a la disposición y colaboración de los funcionarios para permitir el
desarrollo normal de las mismas.
DIFICULTADES
La debilidad nace en la poca valoración de la necesidad de implementar
controles efectivos en cada uno de los procesos con que cuenta la entidad
lo
que lleva a que el sistema de control interno no contribuya en mayor proporción
con la mejora continua en la gestión de la entidad.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
AVANCES
El elemento planes de mejoramiento institucional muestra avances evidentes en
el cumplimiento de los diversos planes de mejoramiento suscritos por la entidad
con la Contraloría Departamental y Coldeportes Nacional
DIFICULTADES
El elemento planes de mejoramiento por procesos evidencia debilidades ya que
no se utiliza esta herramienta de gestión en la formulación de acciones de mejora
como resultado de auditorías o recomendaciones expresadas por el proceso de
evaluación independiente.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema de control interno tiene documentados la mayoría de elementos de
control en la intranet desde el 2009, Sin embargo en su inmensa mayoría no han
sido revisados y actualizados presentándose diferencias entre lo documentado y
lo que en la práctica se hace en los diferentes procedimientos, los componentes
de información y comunicación deben dinamizarse con lo cual se lograría una
mayor motivación y compromiso por parte de los servidores públicos en el
cumplimiento de los objetivos de la entidad, el componente de autoevaluación
requiere una mayor interiorización por parte del nivel directivo, con lo cual el
seguimiento de las actividades que desarrollan los subalternos seria más efectivo
y provechoso, en términos de intervenir oportunamente, para que se cumplan las
metas previstas en los planes y programas, volviendo al componente actividades
de control los elementos controles, indicadores y manual de procedimientos
requieren de una revisión y actualización buscando congruencia con las diversas
situaciones que a diario se viven en la entidad.
RECOMENDACIONES
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Proseguir con el desarrollo de actividades que permitan la adopción del
nuevo MECI 2014
Efectuar la revisión y actualización de los elementos de control a saber:
Políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores y manual de
procedimientos con lo cual el sistema de control interno lograría mayor
efectividad en la gestión de la empresa.
Culminar la actividad de
revisión y actualización de los riesgos tanto
institucionales como por proceso
Fortalecer los componentes de información y comunicación en la entidad
garantizando la difusión oportuna y veraz de la información lo que facilitaría
un mayor poder de convocatoria de esfuerzos y compromisos por parte de
los servidores públicos en la ejecución de sus actividades.
Afianzar en la organización el componente de autoevaluación con el
propósito que los servidores públicos se apropien de la capacidad de
regulación y de gestión de sus controles, como iniciativa voluntaria y
consciente para contribuir con una mejor gestión pública por parte de la
entidad.
LUIS ALEJANDRO MORENO HUERFANO
Asesor de Control Interno