INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011 PERÍODO EVALUADO: 12 de marzo a 11 de Julio de 2015 FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de Julio de 2015 En el cuatrimestre en evaluación la entidad no ha adoptado el nuevo modelo estándar de control interno MECI 2014, por tanto el presente informe revisa el estado actual de los elementos del MECI de acuerdo al decreto 1599 de 2005, destacando los elementos con mayores avances y a su vez los elementos que registran las mayores dificultades. SUBSISTEMA: CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL AVANCES El elemento desarrollo del talento humano registra avances sustentados en la ejecución de las actividades previstas en los planes de capacitación y bienestar social 2015, lo que ha contribuido en propiciar un mejor clima laboral y en mejorar la aptitud de los servidores públicos respecto al cumplimiento de sus actividades. DIFICULTADES En relación al elemento acuerdos, compromisos o protocolos éticos aun no se han revisado ni actualizado las declaraciones sobre comportamiento ético por parte de los servidores públicos, en relación al elemento estilo de dirección no se evidencia que la alta dirección fomente un estilo participativo, ya que se observa poca dinámica de los diferentes comités asesores. COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO AVANCES El elemento modelo de operación por procesos con que cuenta la entidad permite orientar la organización hacia el cumplimiento de los objetivos que le han sido encomendados, al igual su estructura organizacional tiene claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad, la articulación de los cargos y las funciones lo que facilita la gestión de los procesos y la ejecución de las actividades documentadas en los diferentes procedimientos. DIFICULTADES La mayor dificultad estriba en el elemento de control planes y programas pero no porque no existan o no se formulen oportunamente, sino porque no hay evidencia del seguimiento que se hace a los planes y programas y por tanto no se puede monitorear las acciones de mejora que la alta dirección implementa para guiar la organización al cumplimiento de los planes y programas que adopta. COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS AVANCES El componente administración de riesgos evidencia un avance toda vez que se efectuó la identificación de los riesgos por proceso, la valoración de los mismos y se formularon acciones preventivas tendientes a mitigar los posibles efectos de la materialización de los riesgos. DIFICULTADES A pesar de los avances registrados es evidente la necesidad de impartir una capacitación en la gestión de riesgos en las entidades públicas. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL AVANCES La entidad cuenta con un manual de procedimientos que si bien debe actualizarse aun sirve como guía de las actividades y procesos que se ejecutan en la entidad. DIFICULTADES Los elementos políticas de operación, procedimientos, controles e indicadores si bien están documentados, su implementación no ha sido la mas efectiva y en consecuencia su impacto en la organización como instrumentos de control es mínimo, en cuanto hace a los indicadores estos no se miden y reportan oportunamente para su análisis, lo que lleva a que la alta dirección no cuente con esta información como insumo en la toma de decisiones. COMPONENTE INFORMACION AVANCES La entidad tiene implementado correos institucionales para todos sus funcionarios, sistema de información que permite la difusión oportuna y eficaz. DIFICULTADES Se evidencian debilidades en la gestión de la información, tanto primaria proveniente de fuentes externas como de la información secundaria la que se origina al interior de la entidad, debido en parte a no contar con un software para la gestión documental, que direccione la información, ubique el soporte físico en el archivo de gestión, controle los documentos de acuerdo a las tablas de retención documental, se alimente el inventario único documental y que permita efectuar la trazabilidad del documento para evidenciar la oportunidad en la respuesta y de otra parte la entidad no ha formulado su programa de gestión documental. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA AVANCES La entidad cuenta con una página web soporte tecnológico de gran utilidad para facilitar la comunicación y la interacción con la comunidad. DIFICULTADES En los elementos comunicación organizacional y comunicación informativa se evidencia debilidades como son: No se han formulado políticas tendientes a garantizar que toda la información que se genera al interior de la entidad se difunda para que permita la identificación de objetivos, estrategias, planes, programas y proyectos, tampoco hay políticas orientadas a la difusión de la información pública sobre el funcionamiento de la entidad, su gestión y sus resultados en forma amplia y trasparente permitiendo el control social por parte de la comunidad. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN AVANCES El mayor avance se registra en el elemento autoevaluación de la gestión, ya que la entidad viene monitoreando el cumplimiento de su plan de acción atendiendo los indicadores de gestión propuestos dentro del plan de desarrollo, lo que ha permitido implementar correctivos a fin de alcanzar las metas propuestas. DIFICULTADES En relación a la autoevaluación del control no se evidencian actividades de revisión de los controles asociados a los procesos, lo que incide en la ejecución extemporánea de las actividades correctivas afectando la efectividad de los programas en ejecución por parte de la entidad. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AVANCES El mayor avance se presenta en el elemento evaluación independiente pues la entidad cuenta con una dependencia autónoma e independiente que realice la evaluación del sistema de control interno, lo que ha permitido la expresión de recomendaciones tendientes a mejorar los puntos de control en los diferentes procesos. DIFICULTADES El elemento auditoria interna evidencia debilidades pues si bien se cumple con el cronograma de auditorías son pocas las acciones de mejora que se implementan atendiendo las recomendaciones expresadas en dichos informes. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO AVANCES En la entidad el elemento planes de mejoramiento ha permitido el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los entes de control a saber: Contraloría departamental, Coldeportes Nacional y Planeación departamental. DIFICULTADES La debilidad del componente se funda en que los planes de mejoramiento por procesos e individual, los que son de poca utilización en la entidad cuando se trata de implementar correctivos en los procesos o cuando surgen como fruto de la evaluación de desempeño, por tanto no se adoptan planes que permitan mejorar los procesos o contribuir a un mejor desempeño laboral por parte de los funcionarios ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El sistema de control interno de la entidad tiene documentados e implementados todos los componentes y elementos del MECI 2005, lo que ha contribuido a mejorar la gestión en la entidad, sin embargo su impacto no logra un mayor compromiso por parte de todos los funcionarios debido a que las actividades de motivación se hacen en forma muy esporádica privando a los nuevos servidores públicos al servicio de la entidad de dicho conocimiento, situación que también cobija a los nuevos directivos, quienes a veces por la poca permanencia en la entidad no logran conocer y dinamizar el sistema de control interno En cuanto hace al subsistema de control estratégico el componente administración del riesgo muestra mejorías, en tanto que los componentes ambiente de control y direccionamiento estratégico siguen rezagados frente a la necesidad de enfatizar en la gestión de los elementos estilo de dirección, acuerdos, compromisos o protocolos éticos y planes y programas El subsistema control de la gestión cuenta con buen desarrollo de los elementos manual de procedimientos, sistemas de información y medios de comunicación, su debilidad radica en el poco control que se tiene sobre la información primaria y secundaria lo que dificultad su utilización como insumo para la toma de decisiones, los elementos de comunicación organizacional e informativa no son aprovechados en forma apropiada para lograr cohesión en el grupo de trabajo y permitir un mayor control social por parte de la comunidad. El subsistema de evaluación presenta buen desarrollo del componente evaluación independiente, mas no sucede lo mismo con el componente planes de mejoramiento cuyos elementos son de poca aplicación en la entidad. Finalmente se resalta una debilidad estructural cual es que tan solo el 10% de los servidores públicos de la entidad están vinculados como funcionarios, el restante 90% están vinculados como prestadores de servicios de apoyo con contratos de 3 o máximo 6 meses, por tanto el desarrollo de muchas actividades misionales es prestado por estos contratistas, quienes como se dijo anteriormente no siempre reciben un proceso de inducción en el sistema de control interno y de gestión de la calidad. RECOMENDACIONES - - - - - Ejercer un estilo de dirección participativo fundado en el desarrollo de un liderazgo que fomente la responsabilidad, las buenas comunicaciones y la motivación permanente en conseguir los objetivos misionales de la entidad. Evidenciar las evaluaciones periódicas que se hacen a los planes y programas que desarrolla la entidad, difundir y generar espacios de discusión que enriquezca la toma de decisiones. Efectuar una revisión y actualización de los elementos de control como son: Políticas de operación, procedimientos, controles e indicadores lo que contribuye a cimentar la cultura de autoevaluación. Adoptar el plan de gestión documental de la entidad. En el contexto del nuevo MECI 2014, la comunicación es un elemento transversal por tanto es compromiso de todos los funcionarios actualizar los procedimientos e implementar políticas que garanticen la difusión oportuna y veraz de la información primaria y secundaria, potenciando la utilización de los correos institucionales como de la página web de la entidad. Dinamizar el comité de control interno y calidad evidenciando la discusión, análisis y adopción de planes de mejoramiento como resultado de los informes de auditoría de gestión realizados por la oficina asesora de control interno. LUIS ALEJANDRO MORENO HUERFANO Asesor de Control Interno