INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2014) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2014 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR, suscripto el 17 de abril de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR), dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca de la Nación (MAGyP). I- ESTADOS AUDITADOS 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. 2) Estado de Inversiones al 31/12/14, por categoría, expresado en dólares estadounidenses. 3) Notas 1 a 11 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente. 4) Información financiera complementaria que incluye: - Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. 1 - Estado de Solicitudes de desembolso al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Estado de Solicitudes de Desembolso, por categoría de gastos, al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Estado de la Cuenta Especial al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Carta de la Gerencia. Los estados precedentes así como el control interno implementado en el proyecto son de exclusiva responsabilidad de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR). Fueron recibidos por esta Auditoría en su primera versión el 19/02/15, mientras que los definitivos fueron presentados el 09/04/2015. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 16/07/14 (preliminares) y el 09/04/2015. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y requerimientos específicos del BID, incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base de la muestra determinada. 2 III- ACLARACIONES PREVIAS 1) Tal como se menciona en Nota Nº 11 a los Estados Financieros existe una deuda al 31/12/14 con los contratistas indicados en la misma por un monto de $ 10.380.503,34, equivalente a USD 1.212.675,62, correspondiente al aporte local de los Proyectos mencionados, ya que su componente BID fue oportunamente abonado. Dicha situación afecta los valores expuestos en los estados mencionados en I- anterior al cierre de las operaciones del Programa, dado el criterio de contabilización de lo “percibido” utilizado por el mismo. Esta situación ya fue señalada en nuestro informe del ejercicio anterior. 2) El estado mencionado en I- 1) anterior incluye, en el rubro “Créditos Convenios”, un monto de USD 1.273.216,99, el cual corresponde a fondos a rendir por los subejecutores del Programa de acuerdo a los respectivos Convenios suscriptos, los cuales son detallados en Nota Nº 5 a los Estados financieros. Dichos fondos de aporte local se encuentran pendientes de rendición aún al cierre de las operaciones del Programa. IV- DICTAMEN CON SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expresado en IIIprecedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II) al 31 de diciembre de 2014, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR de fecha 17/04/08. 3 V- OTRAS CUESTIONES 1) En respuesta a nuestra Circularización a los Asesores Legales Nº 306/2014, la responsable de Asuntos Jurídicos de la UCAR responde, mediante Nota UCAR 907859, lo siguiente: “Cumplo en informarle que al día de la fecha esta Área se encuentra en conocimiento únicamente del siguiente litigio de carácter judicial, bajo competencia de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MAGyP, en el que el Programa es mencionado en razón de haber sido el actor un consultor contratado por la Organización de Estados Iberoamericanos (O.E.I.) y el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA) para realizar tareas vinculadas al mismo: “ENDERE Juan Pablo c/ PODER EJECUTIVO NACIONAL y otro s/ empleo público” Expediente Nº 26201/12, tramitando por el Juzgado Contencioso Administrativo Federal Nº 5, a cargo de la Dra. María Alejandra Biotti, Secretaría Nº 9 – Provinciales”. 2) Con motivo del cierre de operaciones del Programa en diciembre /2014 (Nota CAR 92/13) no fue suministrada a esta auditoría la documentación respaldatoria sobre la finalización o el estado de situación de la obra “Modernización del Sistema de Riego del Río Chubut”, de la Provincia del Chubut financiada por el mismo, la cual fue solicitada por nota DCEOFI 425051 001-2014 del 01/10/14 y reiterada mediante nota RSI Nº 084/2014 del 05/12/14. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 10 de abril de 2015. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2014) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2014, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II), Convenio de Préstamo BID N° 1956/OC-AR de fecha 17/04/08, han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) y en las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Teniendo en cuenta que al momento de la formulación del presente informe las actividades del proyecto habían finalizado, no se formulan recomendaciones a las observaciones contempladas en el presente. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: ÍNDICE A.1) y B.1) TÍTULO Disponibilidades. – UCAR y Provincias. B.2) Adquisiciones – Procesos de contratación. B.4) Aportes No Reembolsables – Rendiciones. 5 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/14 1) DISPONIBILIDADES Observaciones Generales: 1- En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante largos períodos de tiempo, sin la correspondiente anulación o su corrección. 2- En las cuentas bancarias analizadas existen varias partidas de ingreso y egreso con la misma leyenda contabilizadas que no se ven reflejados en los extractos bancarios correspondientes. Comentarios de la UCAR: 1- Se toma en cuenta la observación. 2- Las sumas corresponden a desafectaciones. UCAR Cuenta en $ - Aporte Local La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través de la cual se gestionan los fondos locales asignados a la UEC para la totalidad de los Préstamos ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados por la UCAR, dificultando dicha tarea. Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local, sin obtener una respuesta favorable al respecto. Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son girados al PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UCAR dicha asignación. 6 Comentarios de la UCAR: Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la Tesorería General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) DISPONIBILIDADES Observaciones generales: La mayoría de las cuentas bancarias del Proyecto no se encuentran cerradas dada la finalización de las operaciones del mismo. Comentarios de la UCAR: Con respecto a la cuenta de aporte local de Misiones, según lo observado por la Provincia, aún no se cerrará la misma debido a que existen pagos pendientes de contraparte. Respecto de Mendoza se volvió a reclamar por el cierre de las mismas. En cuanto a la cuenta operativa de la UEC, la misma no se ha cerrado debido a que existen devoluciones de aporte local pendientes de los Convenios, la Cuenta Especial se cerrará en los próximos días. (Comentario del auditor: Durante el transcurso del cierre de las tareas de campo fueron suministrada a esta auditoría constancias de solicitudes de cierre de las respectivas cuentas bancarias del Proyecto). 2) ADQUISICIONES Observaciones: A- EXP BD NAC 1956 012 B 09/13 Equipo de Aire Acondicionado SIIA $ 94.286,53 1- La solicitud de adquisición incluida en el expediente analizado es del 12/11/13, aprobada por Adquisiciones el 19/11/13, mientras que su no objeción al SIIA, para efectuar el proceso, es del 29/11/13. 7 2- Del análisis del expediente surge que el sector Adquisiciones comunicó el resultado del concurso sólo a la firma seleccionada, mientras que el SIIA lo realizó a todos los posibles oferentes pero con fecha posterior a la Orden de compra suscripta por la firma seleccionada. Comentarios de la UCAR: 1- La diferencia de fechas entre la solicitud y la No objeción se debe al proceso de firma que puede tardar unos días hasta que finalmente sale por Mesa de Entradas y Salidas de la UCAR. 2- El proceso lo lleva adelante el SIIA pero la orden de compra se emite desde la UCAR y se paga la misma desde acá, por lo tanto nosotros notificamos al proveedor adjudicado para que se presente en las oficinas a firmar la orden de compra correspondiente y el Proyecto se encarga de realizar las comunicaciones una vez recibida nuestra No objeción. B- EXP BD NAC 1956 012 B 11/13 Software ENVI $ 108.149,20 Adquisición directa del software ENVI cuyo único proveedor es Exelis Visual Information Solutions por USD 13.360, dicho programa permite el procesamiento de imágenes multiespectrales e hiperespectrales. Al respecto y para la realización de una compra directa debe haber una justificación que valide dicho procedimiento y para este caso en particular existen en el mercado varios programas para este manejo de imágenes, a saber: EASI/PASE, ER MAPPER, ERDAS IMAGIME, IDL, etc. Se aduce además que la CONAE utiliza y recomienda dicho programa, en la nota CONAE informa que utiliza diversos programas siendo el ENVI uno más de ellos. Comentarios de la UCAR: En la documentación elevada al banco para su No objeción está justificada la compra directa y el Banco otorgó la No objeción por lo tanto avaló la argumentación dada. 8 C- EXP BD NAC 1956 019 B 08/13 Elementos promocionales Salta (IICA) $ 184.111,46 1- El expediente analizado no se encuentra foliado. 2- En el expediente analizado no se tuvo a la vista el acta de apertura y el informe de evaluación de ofertas. Asimismo tampoco se tuvo a la vista la notificación del resultado del concurso a los oferentes. 3- En uno de los proveedores no se tuvieron a la vista el remito y el correspondiente recibo, únicamente se incluyó en el legajo de pago la constancia de transferencia. Comentarios de la UCAR: 1- Tomamos en cuenta la observación. 2- (Nota del auditor: Comentario no procedente, la documentación observada no estaba en el expediente suministrado) Adjuntamos copia del acta de apertura, el informe de evaluación y la notificación del resultado del concurso a los oferentes, los mismos constaban en original en el expediente que lleva adelante el IICA. 3- Sin comentarios. D- LPI Nº 1 IICA-INV.- BID-NAC-1956-019-B-020-2012 Equipamiento para Laboratorios. $3.344.196,26 1. La documentación se encuentra archivada en biblioratos sin foliar. 2. Se adjunta la misma documentación en más de una oportunidad dentro de las carpetas analizadas. 3. No toda la documentación analizada se encuentra en orden cronológico. 4. En distintos documentos se hace mención a informes y/o notas que no se encuentran dentro de los documentos tenidos a la vista. 5. Las fotocopias adjuntas al legajo no se encuentran legalizadas. 6. En una de las notas adjuntas se hace referencia a documentación ubicada en distintas fojas, lo que hace presuponer que existiría un expediente foliado. En la misma nota se hace referencia al Expte. 0007237/2012, que no se ha tenido a la vista. 9 7. El 19 de Abril de 2013 se dicta la circular aclaratoria Nº 3 con la que se da respuesta a distintas consultas y se fija nueva fecha de apertura para el 08 de Mayo de 2013. Al respecto caben realizarse las siguientes consideraciones: a) Si bien entre ambas fechas median 21 días corridos, existen sólo 12 hábiles. b) No se ha tenido a la vista la fecha en que fue notificada fehacientemente la Circular Nº 3. c) Tomando en consideración la fecha de los mails en que fueron solicitadas las publicaciones (24 y 26 de Abril) esto reduce mucho más el tiempo entre ambas fechas. 8. Los Convenios con las firmas adjudicadas se firmaron con anterioridad a realizar los respectivos Compromisos. Por otra parte según surge del mail adjunto del 14/11/2014, en el presupuesto del Ejercicio 2013, no se encontraba previsto el gasto. 9. Se abonaron Gastos de Almacenaje por $ 55.000, al respecto en los documentos de la LPI se indica que todos los gastos hasta el momento de la recepción son a cargo del proveedor. 10. Cabe consignar que existen mails dentro de la documentación analizada a nombre de personas donde no se aclara la firma a la cual corresponde. Comentarios de la UCAR: 1- (Nota del auditor: Comentario no procedente ya que se trata de un procedimiento universal de control interno para garantizar integridad y transparencia, mas allá de que sea o no obligatorio). Entendemos que la necesidad de foliación indicada en la observación surge del Decreto 1883/91. Según nuestro parecer, el mencionado Decreto aplica a todos aquellos organismos de la administración pública nacional que intervengan en el armado de un expediente. El IICA es un organismo con personería jurídica internacional registrado en la Organización de Estados Americanos (O.E.A.). Consideramos que el IICA se encuentra exceptuado de cumplir con las previsiones establecidas en el mencionado Decreto, en razón de que es un Organismo Especializado Interamericano con el alcance establecido por la Carta de Organización de los Estados Americanos, que goza de personería jurídica internacional (Ley 18.071, art. 1º). Como organización intergubernamental está sujeta al derecho público internacional, con plena capacidad de obrar, a partir del acuerdo de los Estados miembros. 10 En este orden, no sería objeto de aplicación del Decreto indicado. Adicionalmente, según la Cláusula 2.15 del Convenio, la responsabilidad del IICA es mantener la contabilidad del mismo de forma compatible con el préstamo BID N° 1956 OC/AR y con el Manual de Procedimientos Operativos del PROSAP. Esta normativa no incluye la necesidad de foliación. 2- Se tomará en cuenta para los próximos procedimientos. 3- Se tomará en cuenta para los próximos procedimientos. 4- Sin comentarios. 5- Existen fotocopias de facturas, reservas presupuestarias y otros documentos que por diversos motivos consideramos convenientes incluir en nuestros papeles de trabajo. Creemos que esta situación no afecta la claridad de los mismos. Asimismo, existen ciertas fotocopias de documentación emitida por el PROSAP y dirigida al BID que se incluyó en nuestros papeles de trabajo dado que vuestro organismo y/o el INV nos las ha enviado para nuestro conocimiento. Por ello, la legalización de este tipo de fotocopias excede la responsabilidad del IICA. La comunicación con el Banco es responsabilidad de la UEC del PROSAP por lo cual el original de las mismas obra en el expediente iniciado por el PROSAP/INV. 6- La nota a la cual la observación hace referencia indica un número de expediente de uso propio del INV. 7- a) Se tomará en cuenta para los próximos procedimientos. b) Sin comentarios. c) Se tomará en cuenta para los próximos procedimientos. 8- La registración y la previsión presupuestaria en UEPEX no es competencia de nuestro Instituto. Realizada la consulta al PROSAP, nos indican que el movimiento presupuestario del compromiso en UEPEX se realiza una vez suscripto el acuerdo entre partes, el cual establece un compromiso cierto de pago, de allí que los convenios, contratos y/o ordenes de compras tengan fecha anterior al compromiso contable. 9-Dado que los plazos para la obtención de las franquicias diplomáticas con los que los proveedores debieron realizar los despachos a plaza exceden la responsabilidad de los mismos y solo dependen de los tiempos administrativos y operativos del Ministerio de 11 Relaciones Exteriores y Culto – Cancillería y que los mismos superaron cualquier estimación que pudiera haberse realizado al respecto el Convenio debió hacerse cargo de los gastos excedentes con imputación a Aporte Local. 10- Sin comentarios. 3) CONSULTORES Observaciones Generales: En la mayoría de los casos no se cuenta con la firma del responsable de registración y/o responsable administrativo en la Autorización de Pago. Asimismo en varios casos no se cuenta con la firma del Coordinador del Programa. Comentarios de la UCAR: (Nota del auditor: Comentario no procedente ya que no responde a lo observado.) Los firmantes son: Responsable de Tesorería, Jefe de Unidad de Finanzas y jefe de Contabilidad. Observaciones particulares: Se observa una diferencia entre los montos pagados y los establecidos en los contratos de dos de los consultores analizados ($ 30.204), no constando a la vista Adenda alguna. Comentarios de la UCAR: La diferencia entre los montos pagados y los establecidos en los contratos firmados por los consultores se sustenta en el Decreto 1254/2014 que rige las contrataciones de locaciones de obras y servicios, retroactivo al 1º de mayo del corriente año. Las copias de las adendas serán enviadas ni bien las recibamos de Argeninta, las cuales fueron solicitadas oportunamente. 4) ANR (Aportes No Reembolsables) 12 Observaciones: - Grupo 062-04: Desarrollo de producción e industrialización láctea en Calchin Oeste - Fuentes SA En el ítem Capacitación, se tuvieron a la vista dos presupuestos presentados por el Ingeniero Industrial RICARDO ZANOTTI AICHINO, uno por Honorarios plan PROSAP $ 15.000 y un segundo por capacitación gerencias y operarios por $ 30.000,00. Al respecto se incluye en la 2º rendición la factura de CARLOS CESAR NANI, nº 0001-00002237 por $ 45.000,00 por Capacitación, si bien los importes son los mismos que los presupuestados por el Ingeniero, resulta que CARLOS CESAR NANI es un prestigioso Cirujano Plástico e inscripto como tal ante la AFIP por lo que resulta difícil poder apropiar dicha factura al Proyecto. Comentarios de la UCAR: (Nota del auditor: Comentario no procedente, no responde a lo observado) En relación con la factura correspondiente a Carlos Cesar Nani, la consultora que revisa la documentación, procedió oportunamente a la verificación del CAI y la CUIT de la factura mencionada, de la que surgió la validez de los comprobantes de respaldo. Adicionalmente el ex patrocinador del Plan de Negocios, manifestó que la factura emitida por servicios generales Nº 0001-002237 con fecha 10/07/2012, está comprendida en el funcionamiento normal que hace a la realización de los proyectos del PROSAP, pues está dirigida a la capacitación general de empleados y directivos, ítem al cual se le da especial atención. Por lo que la misma cumple los requisitos para los cuales está pensada. 5) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS Provincia de Misiones Pagos de Obra Observaciones: Se tuvieron a la vista Autorizaciones de Pagos correspondientes a facturas de fecha 2012. Asimismo la totalidad de éstos pagos se realizan sin practicarles sus correspondientes retenciones impositivas. Comentarios de la UCAR: 13 El pago durante el año 2014 de facturas confeccionadas en el año 2012 se debe a que durante 2012 se pagó y rindió al BID solo el aporte Banco de dichas facturas quedando un remanente correspondiente al aporte provincial. Dado que al 2014, aún quedaban pendiente de pagar por la Provincia de Misiones saldos correspondientes a dichas facturas de 2012, se decidió financiar dicho remanente con fondos BID, por este motivo, existe un desfasaje de fechas entre la factura y el pago. Por otra parte cabe mencionar que la totalidad de las retenciones impositivas correspondientes a cada factura, se efectuaron íntegramente con fondos provinciales, estando detalladas en las respectivas Autorizaciones de Pago. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 10 de abril de 2015 14 INFORME DE CONTROL INTERNO DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO 1956 OC-AR/BID (Ejercicio Nº 6 finalizado el 31 de diciembre de 2014) El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación realizada al sistema de control interno implementado por la UCAR del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP II). La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados. Teniendo en cuenta que al momento de la formulación del presente informe las actividades del proyecto habían finalizado, no se formulan recomendaciones a las observaciones contempladas en el presente. TÍTULO PÁGINA Ambiente de Control 16 Evaluación de Riesgos 25 Actividades de Control 29 Información y Comunicación 30 Supervisión 31 15 AMBIENTE DE CONTROL 1. Integridad y valores éticos SI NO NC OBSERVACIONES A) Código de conducta 1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de la entidad un código de conducta ética que sea aplicable a todo el personal? X 2) ¿Considera este código de conductas conflictos de intereses, estableciendo reglas para cuando éstos se presenten? X 3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda la unidad y se lo hace conocer a los funcionarios nuevos? X 4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha definido el Proyecto para sancionar las violaciones al código de conducta? 5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se dan a conocer en toda la organización? ¿Cuál es el procedimiento aplicado? 6) ¿Existen políticas por escrito para regular las relaciones de la dirección con el personal subalterno, proveedores, etc.? 7) ¿Se ha establecido por escrito una política que obligue a los funcionarios de mayor jerarquía a declarar sus beneficios pecuniarios? X 8) ¿Quién es el funcionario responsable de supervisar los esfuerzos del Proyecto para respaldar la ética? B) Actitud administradores respecto del control interno X 1) ¿Existen informes de auditoría interna realizados por el organismo correspondiente? X Se encuentra publicado en la página Web del Prosap (RRHH - Gestión) RO Sección VII. Idem anterior. Se utiliza la DJ de incompatibilidades al inicio de la relación contractual. Se firman las declaraciones conjuntamente con la firma del contrato. Está publicada la normativa vigente en la página web. Rescisión de contrato del consultor involucrado. X Sin comentarios de la UCAR X Solo se aplica normativa BID y Legislación Nacional. Se envían las declaraciones a la Oficina Anticorrupción del Coordinador, Responsable de Administración y Finanzas y Responsable de adquisiciones. El Coordinador Ejecutivo del Programa. X 16 Se adjuntan informes de auditoría interna por el ejercicio 2014. 2) ¿Los resultados de esas evaluaciones son tomados en cuenta por la dirección, tomándose las medidas correctivas correspondientes? X 3) ¿Es en el ámbito de dirección que se examinan y contestan las cartas de los auditores externos? X Se elevan Informes a la Coordinación del Programa y a los responsables de áreas de la UCAR, a fin de ser tenidas en cuenta por los destinatarios finales de los mismos. ----------------------------- 4) ¿La dirección fomenta los informes de auditoría interna sobre los controles? X --------------------------- 5) ¿Tiene la auditoría interna y los funcionarios de ella independencia de criterio y calidad profesional requerida para efectuar sus funciones? 6) ¿La dirección promueve el desarrollo del sistema de control interno basado en las normas del Informe Coso? X La auditoría interna sólo depende orgánicamente de la coordinación ejecutiva. X La matriz de los informes de control interno contemplan las normas del informe COSO. 17 2) Políticas de Recursos Humanos SI NO NC OBSERVACIONES A) Políticas para reclutar, retener y pagar al personal 1) ¿Existe una política definida para el Proyecto de recursos humanos? ¿Quién es el responsable de llevarla a cabo? X 2) ¿La existencia de puestos superiores vacantes es conocida por todas las personas con la idoneidad necesaria para ocuparlos, tanto dentro como fuera de la organización? ¿Qué procedimiento se utiliza? 3) ¿Los mecanismos para la designación y promoción del personal están basados en criterios objetivos que procuren evitar el favoritismo? 4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro del Proyecto? X 5) ¿Se efectúan estudios de gestión independientes de la labor de los principales funcionarios? ¿Quién los efectúa? 6) ¿Las descripciones de los puestos contienen suficientes referencias de las responsabilidades relacionadas con el control? La política de RRHH la fija el Decreto 485/13, la Normativa de Bancos y Reglamento Operativo. Es responsabilidad del Área de Recursos Humanos. Las vacantes poseen difusión Interna. Se amplía la difusión a través de la Página web. X Basado en desempeño, antigüedad en el proyecto y propuesto por los jefes de Unidades. (Ver B.1) De acuerdo a las vacantes o reestructuración de áreas o sectores creados. X X X 18 Sin comentarios de la UCAR Están consignadas en los Términos de referencia. B) Políticas para reclutamiento y capacitación 1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar al personal? ¿En qué consisten? 2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas son efectuadas y revisadas por personal con la debida capacitación, enterado de los requerimientos de los puestos vacantes y con aptitudes para realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos ocupa dicho personal? 3) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la revisión de los antecedentes penales de los candidatos? X 4) ¿El personal de nuevo ingreso es informado de sus responsabilidades, deberes y derechos? 5) ¿Existen manuales descriptivos de los puestos?, ¿se actualizan periódicamente? ¿Y se informan esas actualizaciones al personal de manera oportuna? 6) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las especificadas en los TDR? 7) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las tareas realmente efectuadas? 8) ¿Se considera la satisfacción de las necesidades actuales de capacitación y desarrollo del personal así como sus necesidades futuras? ¿Cuál es el mecanismo implementado para su X X El lineamiento está descripto en el Manual de Organización y funciones de la UCAR y se contempló en el manual de procedimientos aprobado en enero de 2014. (Comentario del auditor: corresponden solo a procedimientos) El Jefe Directo y Recursos Humanos (Comentario del auditor: no hay constancia escrita. Se hacen solo en forma verbal). X La persona firma una declaración jurada que no posee antecedentes; solo en el caso de tramitación por expediente se solicita el certificado de antecedentes. -------------------------------- X Se describe por Áreas en el Manual de Procedimientos. X -------------------------------- X Son una síntesis. X A principio de año se pasa una encuesta con los requerimientos de capacitación y los jefes evalúan dichas solicitudes y 19 manifestación y toma de conocimiento? 9) ¿A través de qué medidas se implementan las necesidades de capacitación y desarrollo establecidas en el punto anterior? 10) ¿Se han establecido procedimientos apropiados para corregir o prevenir las deficiencias de desempeño? elevan los requerimientos. X X Algunas a través de becas, formación de postgrados y el plan de capacitación. (cursos y seminarios) Actividades de capacitación específica de ser necesario. Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos. Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar en el futuro un funcionamiento organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección oportuna de mal desempeño y su corrección. 20 3) Estructura Organizacional SI NO NC OBSERVACIONES Determinación de la estructura organizacional 1) ¿Se ha definido claramente la estructura de la organización? X --------------------------- 2) ¿Se cuenta con manuales de procedimiento actualizados que incluyan tanto los procedimientos operacionales como los financieros y contables que deban aplicarse? 3) ¿Cuáles son las variables que determinan la vigencia, remuneración, condiciones de trabajo, etc., de los contratos de trabajo de los funcionarios? 4) ¿Existe supervisión de la labor de los funcionarios por una autoridad superior apropiada? X El Manual de Procedimientos vigente es el aprobado en enero de 2014. X El Decreto 485/13. El Contrato y los Términos de referencia de acuerdo a la normativa del Banco. Dentro del Proyecto según organigrama hasta la máxima autoridad: el Coordinador Ejecutivo. El Programa es sometido a distintas auditorías y revisión ex post de los Bancos. X 21 4) Sistemas Información computarizados de (El programa cuenta con sistema de desarrollo propio el SIIG (Sistema Integrado e Integral de Gestión) y un sistema financiero proporcionado por el Ministerio de Economía (UEPEX) SI NO NC OBSERVACIONES A) Evaluación de los controles generales del sistema 1) El sistema ¿es administrado por un funcionario de alto nivel que informe a las autoridades superiores? X ----------------------- 2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen prohibido operar las computadoras y utilizar los programas con datos reales? X 3) El sistema de información y las bases de datos ¿están protegidos contra el uso por parte de terceros no autorizados? X Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). El mismo opera con su clave de administrador sobre ellos para realizar sus tareas propias. No existe un acta donde consten las contraseñas dadas de alta. 4) El administrador del sistema de información y de la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a los equipos que están en operación? 5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y están protegidas para evitar el uso no autorizado? X X 22 6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que obligue a los usuarios al cambio de contraseñas en forma periódica? X 7) ¿Se han asignado códigos de identificación a las terminales para evitar que las terminales no autorizadas tengan acceso a las líneas de comunicación? X 8) ¿Existen listas del personal autorizado que especifiquen los límites de autorización? 9) ¿Se mantienen esas listas de autorización debidamente actualizadas? X La política empleada exige cambiar la contraseña una vez al mes no pudiendo repetir ninguna de las 10 últimas. Los perfiles de usuarios están definidos por actividades que pueden realizar en los sistemas y acceso a diferentes tipos y niveles de información de acuerdo a los perfiles del usuario. Se establecen permisos desde el sistema. X 10) ¿La información confidencial es cifrada o encriptado cuando se transmite? Se revisan periódicamente X 11) ¿Se hacen inventarios periódicos de los equipos y se concilian sus resultados con los registros financieros? X 12) ¿ Existe una segregación de funciones o la debida asignación de autorizaciones en los sistemas informáticos, de tal forma que una misma persona no pueda registrar una transacción desde su origen hasta su asiento final en los auxiliares y libro mayor o en los registros similares de la base de datos? 13) ¿Los sistemas de información son confiables, cumpliendo con las normas técnicas vigentes? X 14) ¿Se han establecido procedimientos para enfrentar las situaciones que pudieran afectar la información y equipos, como son: procedimientos de recuperación ante X X 23 El UEPEX, es sistema cerrado. En el SIIG la información viaja abierta. El sistema está preparado para efectuar trasmisiones cifradas. Se ha formalizado en los procedimientos e implementado su realización. (Comentario del auditor: Se verificó en el desarrollo de la auditoría a través del análisis del registro de las operaciones) (Comentario del auditor: No hay constancia escrita de lo manifestado por el proyecto). Además de procedimientos de resguardo de información (se aplican rutinas diarias de back up desastres, sitio alternativo de procesamiento de información, respaldos, almacenamiento de información de respaldo en sitios lejanos a la oficina principal, etc., que permitan continuar con las operaciones básicas de la oficina? 15) ¿Toda transacción está debidamente respaldada por documentación acorde con la legislación aplicable y demás normativa? 16) ¿Antes de poner en funcionamiento un sistema de información nuevo o las modificaciones a uno ya existente, se realizan las pruebas para verificar que la información se procese adecuadamente, de manera íntegra y confiable? 17) ¿A la fecha se encuentra implementado el Sistema de Seguimiento y Monitoreo? B) Evaluación de los controles de aplicación del sistema 1) El sistema de información ¿contiene reglas y rutinas de verificación, que permitan comprobar la exactitud de los datos que se introducen en las computadoras? X 2) ¿Existen procedimientos establecidos por escrito para realizar la comunicación a los responsables de administrar el sistema de información, de los errores en que se incurre al procesar las transacciones y cualquier otra deficiencia que se observe durante el ingreso, procesamiento y emisión de datos e información? ¿Cuáles? 3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se subsanan, documentando adecuadamente lo actuado? 4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar que se actualice la información correcta y evitar la destrucción accidental de los archivos? en su modalidad incremental a cinta. Los medios son conservados en cajas de seguridad ignifugas), en las oficinas del desarrollador del sistema existe un servidor alternativo en línea. ---------- X Existe un servidor de desarrollo para ensayar el correcto funcionamiento. X El SIIG es el sistema de seguimiento y monitoreo del Organismo. X Esto se aplica únicamente en el SIIG. X Existen medios electrónicos para el reporte de incidentes. X Por reportes electrónicos. X En forma periódica se chequea la actualización de la información y se inutiliza la documentación que está procesada y 24 contabilizada. 5) ¿Existen procedimientos para realizar y conservar copias de respaldo de los archivos, programas y documentos relacionados con las operaciones? X (Ver A.14) Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa. Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmados dichos hechos en los registros llevados al efecto. EVALUACIÓN DE RIESGOS A) Determinación de la existencia o no de indicios de riesgo operacional y de fraude en la Unidad SI NO NC OBSERVACIONES 1) ¿Los propósitos generales del Proyecto están claramente definidos y publicados de forma que puedan ser fácilmente comprendidos? X Los objetivos del Programa, así como también de sus subproyectos están claramente definidos en sus respectivos documentos y en los sistemas de administración y gestión. 2) ¿Los objetivos del Proyecto están comunicados al personal? X Están comunicados mediante la intranet del Proyecto. 3) ¿El personal entiende cómo los objetivos del Proyecto se relacionan con los objetivos de sus áreas? 4) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “riesgo en el logro de los objetivos”? X (Comentario del auditor: No hay constancia escrita). X Los que afecten a la subsistencia y eficiencia del Programa. 25 5) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “administración del riesgo”? Detallar. X El objetivo de la administración de riesgos es minimizar la probabilidad de ocurrencia de los mismos, y contar con acciones de mitigación en el caso que los riesgos se presenten como hechos concretos y consumados. 6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora los riesgos de alcanzar sus objetivos? X Semestralmente se analizan los supuestos o riesgos críticos, tanto del programa en su conjunto como de cada sub proyecto. 7) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza la administración del riesgo? X Área de Control de Gestión – Unidad de Monitoreo y Evaluación. 8) ¿El Proyecto tiene procedimientos para reportar riesgos? ¿En qué consisten? X El proyecto utiliza la metodología de gestión de riesgos del BID. La misma ofrece acciones de mitigación ante la ocurrencia/presentación de riesgos. 9) ¿El personal responsable de los activos (bienes, efectivo) está separado de los que realizan los registros contables? X -------------------------------- 10) ¿El acceso a las cuentas bancarias y otra información relacionada está prohibido al personal de contabilidad? X Es responsabilidad de Tesorería. 11) ¿El personal que autoriza las transacciones está separado de la custodia de los activos correspondientes? X ------------------------------- 12) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones para efectuar los pagos del Proyecto? X Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos los casos es el mismo nivel de autorización. 13) ¿Con qué frecuencia se produce el envío de la precontabilización de los pagos por parte de la UCAR? 14) ¿Con qué frecuencia se produce la validación de la precontabilización por parte de la 26 X No se realiza precontabilización. X No se realiza precontabilización. UCAR? 15) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques emitidos no a la orden? 16) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la vista la documentación de respaldo? X -------------------------------- X ------------------------------ 17) ¿Existen procedimientos de cancelación o anulación de facturas pagadas? ¿Cómo se instrumentan? X Sello de pagado en facturas. 18) ¿Se mantienen en custodia adecuada las chequeras? X En caja fuerte. 19) ¿Existe un control de la numeración de los cheques? ¿Quién lo efectúa? X Tesorería. 20) ¿Existe un procedimiento para el depósito del fondo de reparo en una cuenta especial creada para tal fin? 21) ¿Se cancelan los fondos enviados por la UCAR a las jurisdicciones contra documentación de respaldo? 22) Vencido el plazo para rendición del anticipo, ¿cómo se procede en caso de existir un saldo remanente? 23) ¿Prohíbe el sistema computarizado la cancelación de rendiciones con facturas con idéntica o similar numeración? 24) ¿Permite el sistema computarizado la rendición con distinta documentación (recibos, facturas)? X Sin comentario de la UCAR. X ------------------------------ X Se reitera el pedido de rendición y en caso de no realizarse el pago o quedar un saldo, se solicita su devolución a la UCAR. X ----------------------- X B) Determinación de la existencia o no de indicios de fraude en la Unidad 27 Sin comentarios de la UCAR. 1) ¿Tiene el Proyecto un programa para prevenir, detener y detectar el fraude? 2) ¿Tiene identificadas el proyecto las áreas de más alto riesgo de fraude? X X Se realizó una capacitación de Seguridad informática. Capacitación en manejo de claves, contraseñas, políticas de escritorios limpios. Actualización de antivirus y control de acceso al sistema. Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas. Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus efectos. 28 ACTIVIDADES DE CONTROL Determinación de la aplicación de políticas de control generales en lo que respecta al registro eficaz y eficiente de las transacciones, la salvaguarda de los activos, la conciliación de las cifras de la contabilidad y la transparencia de los informes 1) ¿Para el registro de las operaciones se han diseñado formas apropiadas que se utilicen correctamente para asentar todos los datos tales como la fecha de las transacciones, su monto original, el plazo de pago, detalle de la operación el proveedor y la moneda? 2) ¿La información se registra en una sola unidad o base de datos integrada para evitar errores por duplicación de registros e inconsistencias en los informes y para reducir los costos? 3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las transacciones es consistente con el que se emplea para informar a los interesados en el exterior, como el BID y el Banco Mundial? (Ej. Nº PRISM) SI NO NC OBSERVACIONES X -------------------------- X ----------------------------- X ------------------------------ 29 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Determinación de la recepción por parte de las autoridades superiores de la información sobre el Proyecto necesaria para cumplir con sus responsabilidades. 1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan de acuerdo con las normas que al respecto ha establecido la comunidad internacional? 2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones frecuentes con los funcionarios de las distintas áreas y con la auditoría interna a los fines de estar informados sobre el desarrollo de las actividades en general y las relacionadas con control interno en particular? SI NO NC OBSERVACIONES X Los informes sobre el progreso del Proyecto se confeccionan de acuerdo a la metodología de los organismos financiadores o de aquellos que puntualmente lo soliciten. X ----------------------- Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado. Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes. 30 SUPERVISIÓN Evaluación de la eficacia de las actividades de Supervisión SI 1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe información suficiente y oportuna que le permita supervisar los objetivos y estrategias del Proyecto? X 2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma explícita y contundente su compromiso respecto del control interno? 3) ¿Existen variaciones significativas entre las cifras presupuestadas y las reales? 4) ¿El personal con tareas de supervisión está obligado a hacer constar con su firma que se han efectuado actividades esenciales para el control interno? X NO NC X X CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 10 de abril 2015. 31 OBSERVACIONES La Coordinación del Proyecto, recibe información con distinta frecuencia (semanal, mensual, trimestral, semestral, anual) sobre el progreso del Proyecto, en lo relativo a su ejecución financiera y física. Mediante reuniones. Aprobación del Manual de Procedimientos. Demoras en el inicio de algunos Proyectos Provinciales. ---------------------------- DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2014) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - test o prueba de transacciones; - circularización y reconciliación bancaria; - análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos; - análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones; - revisión de legajos de consultores; - cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período, y - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. El alcance de la tarea realizada comprendió el 100,00 % de las fuentes de fondos y el 34,98 % de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de diciembre de 2014, de acuerdo al siguiente detalle: 32 Categoría 1- Unidad Ejecutora Central 2- Costos Directos 2.1- Infraestructura Rural y Servicios 2.2- Negocios Agroalimentarios Total ejecutado en USD % Incidencia Importe de Muestra en USD % de muestra sobre la categoría 771.499,81 3,21 27.655,70 3,58 18.265.943,27 16.568.456,30 75,97 68,91 3.464.237,22 3.341.682,64 18,97 20,17 1.055.608,18 4,39 122.554,58 11,61 2.3- Fortalecimiento Institucional 315.784,31 1,31 0,00 0,00 2.4- Preparación de Proyectos 326.094,48 1,36 0,00 0,00 85.969,49 0,36 0,00 0,00 4.919.221,56 24.042.634,13 20,46 100,00 4.919.221,56 8.411.114,48 100,00 34,98 3- Costos Concurrentes 4- Costos Financieros TOTAL EJECUTADO CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 10 de abril de 2015. 33