2015_063info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE
SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SUSTENTABILIDAD Y COMPETITIVIDAD
FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2853/OC-AR
(Ejercicio irregular N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio irregular N° 1
iniciado el 1 de diciembre 2013 y finalizado el 31 de diciembre de 2014
correspondientes al “Programa de Sustentabilidad y Competitividad Forestal”,
financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 2853/OC-AR,
suscripto el 16 de mayo de 2013 entre la República Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural
(UCAR), dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Flujos de Efectivo al 31/10/14, expresado en dólares
estadounidenses.
2) Estado de Inversiones acumuladas al 31/10/14, expresado en dólares
estadounidenses.
3) Notas 1 a 11 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
4) Información financiera complementaria que incluye:
1
- Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/14, expresado en dólares
estadounidenses.
- Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/14, expresado en
dólares estadounidenses.
- Estado de Solicitudes de desembolso al 31/12/14, expresado en
dólares estadounidenses.
- Estado de Solicitudes de Desembolso, por categoría de gastos, al
31/12/14, expresado en dólares estadounidenses.
- Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/14, expresado en dól.ares
estadounidenses.
- Estado de la Cuenta Especial al 31/12/14, expresado en dólares
estadounidenses.
- Carta de la Gerencia.
Los estados precedentes, así como el control interno implementado en el proyecto son
exclusiva responsabilidad de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR). Los mismos
fueron recibidos por esta Auditoría el 20/04/2015. Estos últimos se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 05/11/14 y el 20/04/15.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con
las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos del BID,
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios
2
y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base
de la muestra determinada.
III- OPINION SIN SALVEDADES
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en
I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación
financiera del “Programa de Sustentabilidad y Competitividad Forestal” al 31 de
diciembre de 2014, así como las transacciones operadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de
aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos
en el Convenio de Préstamo BID Nº 2853/OC-AR de fecha 16/05/13.
CIUDAD DE BUENOS AIRES,
20 de abril de 2015
3
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE SUSTENTABILIDAD Y COMPETITIVIDAD
FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2853/OC-AR
(Ejercicio irregular N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de
diciembre
de
2014,
correspondientes
al
“Programa
de
Sustentabilidad
y
Competitividad Forestal”, Convenio de Préstamo BID N° 2853/OC-AR de fecha
16/05/13, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad para el Cambio Rural (UCAR), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y correctiva acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo
como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera
conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se
mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas
determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones
detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de
los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas
en la materia. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe
listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor
impacto y relevancia:
Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a
continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y
4
relevancia:
ÍNDICE
TÍTULO
A.1
POA - Subejecución
A.2
SOES
A. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- POA.
1- Existe una importante subejecución del proyecto dado que el total de
aplicaciones totalizó USD 248.215,61 y se presupuestó una ejecución,
según POA, de USD 5.457.005,32. El monto ejecutado representa el
4,5485% del monto presupuestado.
Comentarios de la UCAR:
1- La diferencia se debe parcialmente a las demoras en la acreditación del
primer desembolso (acreditado el 19/04/14), en la realización y la
aprobación de los estudios de demanda para los centros de transferencia
de tecnología, asimismo en el proceso de adquisición del equipamiento
para el inventario forestal, particularmente de vehículos. De la misma
manera hubo demoras en la conformación y puesta en funcionamiento de
la Unidad Provincial de Sub-ejecución de la provincia de Misiones, y por
otro lado aún no fue firmado el convenio de sub-ejecución con el INTA.
Por último la evaluación de los Proyectos de Investigación Aplicada y de
las propuestas para Readecuación y equipamiento de laboratorios demoró
más de lo previsto.
Alguno de los avances y logros más destacados entre el 2do semestre de
2014 y el 1er trimestre de 2015 para mencionar:
5
Se firmaron convenios con el gobierno de la provincia de Neuquén, la
Universidad Nacional de la Patagonia San Juan Bosco y el Municipio de
Termas de Río Hondo para la instalación de viveros, y es inminente la
firma del convenio con la provincia de Buenos Aires para el mismo fin.
Asimismo se firmaron Memorándums de Entendimiento con los
gobiernos de Salta y Jujuy para la construcción de centros de
transferencia de tecnología y viveros modelo. Se firmó un acuerdo entre
la UCAR y la Facultad de Ciencias Agrarias y Forestales de la
Universidad Nacional de La Plata (UNLP) para la construcción y
operación de un Centro de Capacitación. Se obtuvo la no objeción a los
estudios de demanda realizados para el emplazamiento de 4 centros de
capacitación y transferencia de tecnología, también se elaboraron los
correspondientes planes de necesidades de los futuros predios. Se
realizaron las consultorías para la definición de las necesidades de los
cuatro viveros públicos planificados para construir durante 2015; se llevó
a cabo el armado de la documentación para la licitación de la obras
(planos, pliegos, cómputos y presupuestos). Vinculado a la demora en la
conformación de la UEP, en diciembre de 2014 se creó la Unidad
Provincial de Sub-ejecución también por decreto provincial (N°1503),
aprobando su estructura orgánica y definiendo las competencias de las
autoridades. Ya finalizó la adquisición de equipamiento. También se
adjudicaron 32 proyectos de investigación (de los cuales 19 ya iniciaron)
e iniciaron 2 propuestas para fortalecimiento de laboratorios.
Expectativas:
Durante abril/2015 tendrá lugar la apertura de ofertas para la licitación
LPN N° 003/2015 “OBRA: Readecuación de Vivero y Construcción
Centro de Capacitación y Transferencia de Tecnología, San Pedro –
Provincia de Jujuy”, por un costo aproximado de 36 millones de
6
pesos. Respecto al INTA, se prevé firmar el convenio de sub-ejecución
durante el mes de mayo próximo.
RECOMENDACIONES
Agilizar las acciones orientadas a la ejecución del préstamo en tiempo y forma,
realizando un seguimiento y control de avance y de gestión de los objetivos del
Proyecto
2- SOES.
2- Durante el ejercicio no hubo rendición de gastos al BID.
Comentarios de la UCAR:
2- Las demoras explicadas en el punto 1 justifican la no rendición del
primer desembolso durante 2014. La rendición se realizó en marzo
pasado por un 83.7 % del adelanto (USD 794.969,64). Cabe mencionar
que fue solicitado y aprobado un segundo desembolso por 2,9 millones.
RECOMENDACIONES
A los efectos de mantener actualizadas la información con el BID, se deberán
realizar regularmente rendiciones de gastos.
3- CUENTAS BANCARIAS
3- Existen operaciones de ingresos y egresos con igual leyenda que se
registraron contablemente pero no se reflejan en los extractos bancarios.
Comentarios de la UCAR:
7
3- Respecto a la observación general de cuentas bancarias, si bien no
identifica a que movimientos se refiere, con las características detalladas
se encuentran dos tipos de movimientos.
Por un lado los cambios de modo de pago (7 casos en el ejercicio 2014),
que se realizan cuando por algún motivo hay que anular el cheque y se
debe confeccionar otro cheque, o se cambia de transferencia a cheque o
viceversa.
Por otro lado, visualizamos tres transferencias de liquidaciones a
Fundación ArgenINTA que han sido realizadas, luego desafectadas y
vuelto a registrar. Esto se debe, en un caso a que por error se había
asociado con una pesificación que no correspondía, y en los otros dos
casos se había transferido en un solo movimiento ambas fuentes cuando
corresponde hacer las transferencias por separado.
RECOMENDACIONES
Cada movimiento bancario debe quedar debidamente registrado identificando el
tipo de operación
4- CONSULTORES
Observaciones Generales:
4- La totalidad de los contratos de consultoría suministrados por el Proyecto
no poseen número.
5-
No se consigna la fecha de firma del contrato por parte del consultor,
solo se asienta la fecha de firma en las DDJJ adjuntas a cada contrato.
6- No se ha tenido a la vista la documentación de designación de los
consultores.
8
7- Los informes presentados por los consultores carecen de fecha de
recepción por parte de la UCAR.
8- En todas las AP faltan firmas, solo se encuentra la del sector contable o
solo de la coordinación, en ningún caso se encuentran firmada por los
tres sectores correspondientes.
Comentarios de la UCAR:
4- Actualmente se está implementando un sistema de gestión de RRHH, con
el fin de tener en un mismo ambiente de trabajo la historia de todos los
consultores contratados en el marco de la UCAR, el cual facilita la
búsqueda, consulta y garantiza la transparencia de las contrataciones.
5- En el encabezado de cada uno de los contratos se informa la fecha de
celebración de los mismos.
6-
Los consultores incluidos en la muestra analizada no fueron designados,
los mismos fueron seleccionados por orden de mérito, según el resultado
de las evaluaciones de CVs realizadas. La documentación fue presentada
junto con los legajos solicitados. (Nota del Auditor: Comentario no
procedente, no se tuvo a la vista la documentación).
7- Se toma nota de la observación. En lo sucesivo se procederá a fechar la
recepción al Área de RRHH de los informes.
8- El procedimiento de pago de honorarios establece que la UCAR es la
responsable del registro en el sistema UEPEX y el Organismo de
Cooperación Técnica es responsable de su pago, por tal motivo queda
plasmado en la AP la firma de un responsable.
RECOMENDACIONES
Ajustarse a lo normado en la materia y mantener procedimientos de control
activos.
9
Observaciones Particulares
Análisis de Legajos
9- La firma del CV de un consultor carece de aclaración; asimismo, de la
lectura de los Términos de Referencia del contrato de locación de
servicios de este consultor no surge con claridad la obligación de
presentar un Informe Final con breve descripción de la tarea realizada.
Asimismo se observa que la Nota elevada por el proyecto a la Fundación
Argeninta (la selección la realiza la Ucar y se contrata a través de
Argeninta), solicitando la gestión de una addenda al contrato del
consultor, tiene fecha posterior a la de la addenda propiamente dicha
(13/08/2014 y 05/08/2014 respectivamente).
10- En el caso de un consultor , el último Informe de Avance y el Informe
Final presentados carecen de firma, y este último además no posee fecha
de aprobación, lo que limita el análisis del pago condicionado.
11- Asimismo, en la correspondiente addenda a su contrato de fecha
11/04/2014, la sumatoria de las cuotas descriptas para el monto y forma
de pago de los honorarios no coinciden con el monto total del contrato.
12 En el caso de una consultora, el primer Informe de Avance carece de
aclaración de firma del responsable que lo aprobó.
13- Para el caso de dos consultoras se observa en ambos casos que el
segundo Informe de Avance y el Informe Final presentados carecen de
fecha de aprobación, lo que limita el análisis del pago condicionado.
10
Comentarios de la UCAR:
9- Se toma nota de la observación. Se aclara que por ser un contrato de
locación de servicio el consultor debe presentar un informe final
solamente.
En relación a la nota solicitando la gestión de la adenda, se cometió un
error al fechar la nota de solicitud. Se toma debida nota de la
observación.
10- Se toma nota de la observación. Cabe aclarar que los informes se
presentan al Área de Gestión de Recursos Humanos junto con la nota de
aprobación por parte de la Coordinación Técnica del Proyecto. La fecha
de la misma se considera fecha de aprobación del informe y no se libera
el pago sin dicha aprobación.
11- Si bien el dato de la adenda es erróneo, se salvó el mismo en la carga de
los contratos en UEPEX y los pagos se realizaron por el importe correcto.
12- Se toma nota de la observación, se solicitó al responsable que aclare la
firma correspondiente.
13- Ídem respuesta punto 10.
Pagos
14- En el pago correspondiente a la AP 2014-235, la factura no indica cual es
la cuota del contrato que se está abonando.
15- Los montos pagados en concepto de adenda no coinciden con los
contratos y adendas que se tuvieron a la vista.
Comentarios de la UCAR:
14- El pago corresponde al 30% del contrato a los 15 días de la firma del
mismo, según Términos de Referencia. Se toma nota de la observación.
11
15- El monto de la Adenda es de $3.267. Si bien el dato de la adenda es
erróneo, se salvó el mismo en la carga de los contratos en UEPEX y los
pagos se realizaron por el importe correcto.
RECOMENDACIONES
Revisar y controlar las operaciones realizadas.
5- Pasajes
16- Dentro de la documentación que acompaña las AP 201400138201400143-2014001515 no consta copia de los tickets que constate la
utilización de los pasajes adquiridos para participar de la jornada.
Comentarios de la UCAR:
16- Se adjuntan copia de los tickets que respaldan la utilización de los
pasajes adquiridos para participar de la jornada.
Es importante resaltar que la documentación a la cual no tienen acceso se
encuentra como documento de respaldo en las respectivas rendiciones de
viáticos.
Recursos Humanos archiva de modo separado todos los comprobantes
que hacen a la rendición del viático y por otro lado carga el pago de la
factura al proveedor correspondiente.
Asimismo se aclara, que no se adjuntan los boarding pass únicamente en
los casos donde el pasaje haya quedado abierto (para ser utilizado en una
fecha posterior) o el consultor haya extraviado los comprobantes, en cuyo
caso se adjunta nota o email del consultor o responsable superior.
12
RECOMENDACIONES
Se deberá adjuntar toda documentación de respaldo a los efectos de validar el
pago correspondiente.
CIUDAD DE BUENOS AIRES,
20 de abril de 2015.
13
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE SUSTENTABILIDAD Y COMPETITIVIDAD
FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2853/OC-AR
(Ejercicio irregular N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2014)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General
de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República
Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los
siguientes procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- circularización y reconciliación bancaria;
- análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos;
- análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones;
- revisión de legajos de consultores;
- cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y;
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
14
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el
35,60 % de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en pesos
argentinos al 31 de diciembre de 2014, de acuerdo al siguiente detalle:
Préstamo BID 2853
% de incidencia TOTAL
% de USD 11.288,22
38.957,85
15,22%
15,70%
18.219,20
Muestra 29,88%
46,77%
5.187,83
2,09%
0,00
0,00%
29.074,07
8.628,46
7.573,09
11,71%
3,05%
0,00
29,68%
0,00%
49.481,96
19,93%
0,00
0,00%
32,30%
50.218,00
USD
1- Información Forestal
37.776,67
2- Certificación Forestal
3- Investigación y Transferencia de
Tecnología a Productores
4- Prevención y Control de Plagas y
Enfermedades
5- Mejoramientos de Viveros.
6- Mejora de la Competitividad de las
Cadenas Foresto Industriales
7- Implementación Monitoreo y
Evaluación
Muestra en 80.164,15
Totales
CIUDAD DE BUENOS AIRES,
248.215,62
100,00%
20 de abril de 2015
15
62,64%
88.353,88
35,60%