2002_018info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/038 “ASISTENCIA
NACIONAL Y PROVINCIAL PARA EL DESARROLLO AMBIENTAL”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/97/038.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/038 “Asistencia Nacional y Provincial para el
Desarrollo Ambiental”, de acuerdo al Documento suscripto el 10 de septiembre de 1997 entre el
Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y su
posterior revisión, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo
N° 768/OC-AR “Programa de Desarrollo Institucional Ambiental”, suscripto el 21 de marzo de
1994 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99,
expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
1
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1. -
Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares
estadounidenses por la oficina Buenos Aires del PNUD.
2. -
Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, emitidos en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York.
El estado expuesto en
a) surge de registros contables llevados en pesos. Fue
confeccionado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría en su totalidad
con fecha 06/12/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 20/10/99 y el 15/02/00, y el
15/03/02.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con
las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
2
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos
e
información
financiera
complementaria
detallados
en
I-
exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/038 “Asistencia
Nacional y Provincial para el Desarrollo Ambiental” al 31 de diciembre de 1999, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos
en el Documento de Proyecto del 10/09/97 y su posterior revisión.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente
Informe.
BUENOS AIRES, 18 de marzo de 2002.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/038
“ASISTENCIA NACIONAL Y PROVINCIAL PARA EL
DESARROLLO AMBIENTAL”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/97/038.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/038
“Asistencia Nacional y Provincial para el Desarrollo Ambiental”, que forma parte integrante
del Contrato de Préstamo N° 768/OC-AR BID, y sobre la base de las muestras determinadas
durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los comentarios que se detallan a continuación,
sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno existentes en la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP):
A) FALENCIAS DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
1- INFORMES FINANCIEROS
Observación: Durante el presente ejercicio tampoco se ha dado cumplimiento a lo
estipulado en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno – Capítulo V,
Recursos Financieros -, respecto a los plazos de entrega de los Informes Financieros – IF(15 días posteriores al cierre del trimestre calendario). El Informe Financiero
correspondiente al primer trimestre ha sido presentado fuera de término (Vto 15/04/99,
Presentado 14/05/99)
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Comentario de la UCP: El Informe Financiero correspondiente al primer trimestre 1999
fue rehecho a pedido del PNUD por diferencias de imputación en las líneas presupuestarias
afectadas.
2- ORDENES DE PAGO
Observación: En algunos casos no se han emitido órdenes de pago por las erogaciones
realizadas en concepto de capacitación.
Comentario de la UCP: Se registran los comprobantes debidamente controlados y
autorizados para efectuar el pago.
B) FALENCIAS DEL EJERCICIO
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
-
No se mantiene un correcto archivo de la documentación de respaldo de las
erogaciones del Proyecto.
-
Algunos comprobantes de pago (facturas y/o recibos) no identifican al Proyecto
(Capacitación en Grupo Fact. N° 1-424, 1-447, 1-2341, 1-31, 2-574 – Compras
directas Rybco S.A. 1-115, 1-120, 1-122, 1-123, 1-128, 1-207, 1-174, R Serantes
Cinematográfica S.A 1-39)
Comentario de la UCP:
-
La documentación respaldatoria del movimiento de fondos (comprobantes y
facturas) se encuentra completa y en perfecto orden. La que se refiere al proceso de
5
contrataciones (invitaciones, cotizaciones, documentos y varios) se encuentra
ordenada cronológicamente y no siempre reunida en lote homogéneo para cada
contratación. En el caso de las cotizaciones que posteriormente no resultaron
adjudicadas, la documentación figura anexada en cajas.
-
Es cierto que algunos comprobantes figuran emitidos a nombre de la Secretaría, pero
si bien esto no es totalmente correcto no debemos olvidar que ésta actúa como
organismo de ejecución plena del Proyecto, lo que tal vez justifique este proceder en
ciertos casos, mayormente referidos a reembolsos de gastos por talleres de
capacitación.
2 BIENES Y EQUIPOS
Observación: El proyecto no lleva un registro de inventario o libro mayor de bienes y
equipos que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del mismo, tal como se
señala en el manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno (Capítulo V –
Recursos humanos – punto C3.)
Comentarios de la UCP: El libro mayor de Bienes y Equipos ha sido registrado.
3) DISPONIBILIDADES
Observación: No se habían practicado las conciliaciones periódicas sobre la cuenta
bancaria que el Proyecto posee abierta correspondientes a los meses de febrero, junio y
julio de 1999.
Comentarios de la UCP: Los meses en los que se señala la falta de conciliación
bancaria corresponden a los que el saldo de la cuenta corriente que arroja el extracto
coincide con nuestros registros.
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4) CAPACITACIÓN:
Observaciones:
-
El plan de Capacitación no se encontraba debidamente aprobado.
-
Tampoco el detalle de objetivos inmediatos, actividades y resultados se encontraba
aprobado.
-
No se han tenido a la vista informes que describan las tareas de capacitación
realizadas.
-
No se tuvieron a la vista las respectivas órdenes de compra correspondientes a los
gastos originados bajo este rubro (Alquiler equipos de computación, insumos,
fotocopias, impresos de diplomas, artículos de librería, etc.).
-
Tampoco ha quedado evidencia de que se hubieran realizado pedidos de cotización
de precios a distintos proveedores por la compra o prestación de servicios
mencionados en el punto anterior.
Comentarios de la UCP:
-
El Plan de Capacitación se encuentra aprobado en el trámite de No Objeción al BID.
Expte. 661/99.
-
Su desarrollo, objetivos y resultados alcanzados están detallados en los informes
operativos del Componente Información Ambiental del PRODIA.
-
Los insumos requeridos para la realización de cada taller se pagaron bajo el
procedimiento de reembolso de gastos, por ello la falta de órdenes de compra,
aunque en las contrataciones significativas se adjuntaron tres cotizaciones
respaldando la elección del proveedor.
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5) VIATICOS
Observaciones:
-
En algunos casos las rendiciones de viáticos no tienen fecha (Toth Alan E., Peralta
Carlos, Perlo Fernando y Salazar Luis).
-
En algunos casos los comprobantes carecen del sello de pagado.
Comentarios de la UCP:
-
Si se omitió la fecha en alguna rendición de viáticos, de todas maneras se identifica
por los comprobantes de traslado y finalmente se refunden en una liquidación global
del taller.
-
Nunca se utilizó el sello de pagado.
6) COMPRA DE EQUIPAMIENTO
Observación: Del análisis del expediente (LPN 2/98) se ha observado:
a)
La información se encuentra agregada a un expediente abierto anteriormente
para otros fines.
b)
La documentación sustentadora del proceso de licitación no se encuentra foliada
y ordenada en forma cronológica.
c)
No se ha encontrado respuesta alguna a las observaciones planteadas por dos de
los oferentes (TIPS S.A. y ASAP.S.A) al acta de apertura y a las ofertas
respectivamente.
d)
No se ha tenido a la vista el Cuadro Comparativo de Ofertas.
e)
De la información relevada respecto a la documentación presentada por los
oferentes se verificó que en algunos casos:
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i)
No constaba en el expediente la presentación del balance correspondiente
al período 1998 de los oferentes CH Sistemas Electrónicos y ASAP S.A..
ii)
No se ha tenido a la vista constancia de Inscripción ante la AFIP(CH
Sistemas Electrónicos S.A.), tal como se indica en el pliego de bases y
condiciones (punto14.1.4/5).
iii)
El monto de la garantía de oferta (5% del total de la oferta) es menor a lo
estipulado en el pliego de bases y condiciones –punto 16.1 -, (G y B SRL,
Stylus S.A y Coradir S.A.).
iv)
Si bien las cotizaciones se encuentran firmadas, en ningún caso dicha
firma se encuentra certificada, tal como lo exige el modelo del pliego de
bases y condiciones.
v)
Se han recibido Garantías de Fiel Cumplimiento del Contrato emitidas
mediante Pagaré a la Vista, lo cual no cumple con el Pliego de Bases y
Condiciones de la licitación (Sección III, puntos 7.3.1 y 7.3.3).
f-
Algunos comprobantes de pago (facturas y/o recibos) no identifican el proyecto
por el cual han sido extendidas.
Comentarios de la UCP:
a)
Hay un solo expediente que reúne toda la información referida a la adquisición
de equipamiento, así como hay otro para todo lo actuado en materia de
capacitación.
b)
(Comentario no procedente).
c)
Estas impugnaciones son desestimadas en el informe que presenta la consultora
del PRODIA, Tetra Tech, recomendando las correspondientes preadjudicaciones.
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d)
En ese caso la comparación de ofertas la realizó directamente la empresa
consultora y luego se efectuó el control internamente y además el practicado por
SIGEN.
e)
i)
La documentación complementaria referida figura en caja anexa.
ii)
Vale la misma explicación anterior, mas el certificado fiscal para
contratar a fojas 673 del respectivo Expte 660/99.
iii)
Fue calculado sobre valores netos de IVA.
iv)
El pliego no exige firmas certificadas.
v)
Los casos en que se aceptó la garantía documentada con pagaré a la vista
son aquellos que no formaban parte de las licitaciones públicas cuyos
pliegos no preveían esta instrumentación sino concursos de precios
privados.
f)
Sin comentarios.
7) PUBLICACION DE INFORMES
Observaciones: Con referencia a la Edición del Libro y la producción del CD-Rom “El
desafío de la Década” del análisis realizado se ha podido observar que:
a)
La documentación ha sido agregada en un expediente correspondiente a
licitación publica nacional 02/98 (para compra de bienes no fungibles).
b)
La contratación, cuyo presupuesto, según surge del expediente alcanzaba a
$271.844. - ha sido desdoblada en cuatro contrataciones menores en cuanto a su
importe, no existiendo en la documentación obrante en el expediente ninguna
justificación que respalde dicha medida, permitiendo la posibilidad de realizar
contrataciones por concurso de precios en lugar de licitación pública nacional,
como hubiera correspondido, dado la conexidad de los trabajos contratados y el
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objetivo perseguido con la publicación de informes y manuales por parte del
Proyecto.
a)
Realización del Libro…………………..$ 60.000. -
b)
Impresión y encuadernado……………..$ 74.000. -
c)
Producción CD Rom………………….$ 68.564. -
d)
Películas p/Impresión del Libro…..…..$ 69.280. Total………………………………..$ 271.844. -
c-
Téngase en cuenta además, que en todos los casos se procedió a la invitación de
sólo tres proveedores, cuando lo que hubiera correspondido es realizar una lista
de entre seis y doce proveedores.
d-
Si bien la documentación se encuentra foliada, ésta no se encuentra archivada en
forma cronológica.
e-
En la contratación de la realización del libro no se ha realizado concurso de
precios a pesar que su monto lo exige, el mismo se contrató en forma directa con
una empresa (Editorial Estrella).
f-
En el Concurso de Precios para la impresión y encuadernación del libro:
i)
No se ha tenido a la vista la invitación a cotizar correspondiente a una de
las empresas cotizantes.
ii)
En el acta de apertura de propuestas faltan las firmas de los oferentes que
no resultaron adjudicatarios.
g-
En los Concursos de Precios para la producción del CD Room, diseño y películas
p/ impresión del libro, impresión de publicaciones y manuales, impresión y
publicaciones diversas.
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i) Faltan las firmas en el acta de apertura de las propuestas de aquellos
oferentes que no resultaron adjudicatarios.
ii) En ningún caso se ha tenido a la vista los remitos correspondientes a los
concursos de precios antes mencionados.
h-
Se han encontrado recibos de pago que no responden a la normativa vigente en
cuanto a su conformación (R.G/AFIP 3419), correspondientes a los proveedores
Scorpaniti, Editorial Estrella y Report S.A por $ 34.282, $ 24.793,50 y $
30.578,51.
i-
Se han encontrado recibos emitidos erróneamente ( P. Castro Fotocromia Recibo
N° 7852) según el Proyecto $ 2.662,00, según AGN $ 2.220,00.—
respectivamente.
j-
En muchos casos los comprobantes de pago (facturas y/o recibos) no identifican
al Proyecto por el cual se han abonado.
k-
Las órdenes de compra no poseen fecha ni cronograma de pagos.
Comentarios de la UCP:
a)
Podría haberse abierto en este caso un expediente separado. De todas maneras la
documentación ocupa el último cuerpo del expediente mencionado, por lo que
puede consultarse con comodidad o puede decidirse su desagregado.
b)
Se trata de varias partes que apuntan a un resultado final pero constituyen
prestaciones distintas ofrecidas por sectores de actividad también diferentes;
diseño y creatividad, fotocromistas, impresores y reproductores de CDs. Si se
hubiera convocado a una licitación única lo más probable es que proveedores de
distintas especialidades se hubieran puesto de acuerdo para presentarse unidos.
Esto en cuanto a los principios de economía y eficiencia. Respecto a la eficacia,
está perfectamente documentado en el expediente las razones de urgencia que
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obligaban a una ejecución inmediata, y estos han sido los parámetros que se
privilegiaron.
c)
La última parte del párrafo anterior explica este punto.
d)
Lo importante es el orden que facilita la lectura y verificación del expediente.
e)
Está documentado en el expediente las razones de urgencia y conveniencia que
aconsejaron no recabar otras cotizaciones para este servicio, el que por otra parte
resulta difícil de calificar a priori solamente fundado en razones de precios. Esta
prestación ha sido la esencial sobre la que se basaron el resto de los servicios
contratados, de ahí la importancia de la elección del proveedor idóneo.
f)
i) (No responde al comentario).
ii) Los oferentes no firmaron porque no asistieron al acto.
g)
i) Ver explicación anterior.
ii) La distribución de los elementos producidos se efectuó con tremenda
premura, en algunos casos desde el domicilio del proveedor. Hay algunos
remitos y en todos los casos se procuraron las autorizaciones previas al pago
en que constaba la recepción de los bienes en cuestión.
h)
El recibo cancela el valor total de la factura (incluido IVA).
i)
Los recibos no constituyen el documento principal.
j)
Reiteramos lo señalado en 1) – falencias administrativas - precedente.
k)
(No responde a los comentarios).
BUENOS AIRES, 18 de marzo de 2002.
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/038 “ASISTENCIA NACIONAL Y PROVINCIAL
PARA EL DESARROLLO AMBIENTAL”
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(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros en
moneda local y extranjera que les dan sustento;
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría;
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió el 100% de los orígenes y; el 95,20% de las aplicaciones de
fondos expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31/12/99, conforme al
siguiente detalle:
RUBRO
Ejecutado
Auditado
%
% s/Total
Auditoría
Capacitación
Grupo
2.700
en
Compra
LocalEquipo
No
Fungible
Operación
y
Mantenimiento de
Equipo
Compras
Internacionales
Menores a U$S
100.000
Publicación
Informes
e
Varios
0
31.248,91
28.258,91
90,43
475.452,10
442.923,83
93,16
25.969,09
25.969,09
100,00
196.200,50
178.939,80
91,20
374.978,25
374.978,25
100,00
418,44
214,17
51,18
0.24
2.77
42.17
2.30
17.40
33.26
0.04
Costo Apoyo
TOTAL
MUESTRA
20.466,51
0
1.86
DE
1.127.433,80
1.051.284,05
93,25
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 18 de marzo de 2002.
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