2005_158info.pdf

INFORME DE AUDITORIA
AL SEÑOR SUPERINTENDENTE
DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS
DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Dr. Juan Horacio GONZALEZ GAVIOLA
Tucumán 480
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
S.
/
D.
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley N° 24.156, la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION ha procedido a examinar los Estados Contables de la
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y
PENSIONES, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, detallados en el apartado 1.
Tales Estados Contables constituyen información preparada y emitida por la Administración de la
Entidad en orden a sus funciones específicas, nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión
sobre dichos Estados Contables basada en el examen de auditoría practicado con el alcance que se
indica en el apartado 2.
1. ESTADOS CONTABLES OBJETO DE AUDITORIA
1.1. Estado de Situación Patrimonial al 31 de Diciembre de 2004.
1.2. Estado de Recursos y Gastos por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2004.
1.3. Estado de Evolución del Patrimonio Neto por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2004.
1.4. Estado de Flujo de Efectivo por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2004.
1.5. Anexos A y B y Notas 1 a 15 que forman parte integrante de los mismos.
En la segunda columna se exponen, a efectos comparativos, los saldos de los Estados
Contables al 31 de diciembre de 2003 sobre los que emitiéramos nuestra opinión sin salvedades con
fecha 28 de Mayo de 2004.
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA
Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría externa de la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION, aprobadas mediante Resolución N° 145/93, dictadas en
virtud de las facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la Ley N° 24.156. Dichas normas son
compatibles
con
las
emitidas
por
la
FEDERACION
ARGENTINA
DE
CONSEJOS
PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS.
Una auditoría implica examinar selectivamente los elementos de juicio que respaldan la
información expuesta en los Estados Contables y no tiene por objeto detectar delitos o irregularidades
intencionales. Asimismo, incluye el análisis de la aplicación de las normas contables profesionales y de
la razonabilidad de las estimaciones de significación hechas por la administración de la entidad.
3. DICTAMEN
En nuestra opinión, los Estados Contables detallados en 1, presentan razonablemente, en sus
aspectos significativos, la información sobre la situación patrimonial de la SUPERINTENDENCIA DE
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES al 31 de Diciembre de
2004, los recursos y gastos, la evolución de su patrimonio neto y el flujo de efectivo por el ejercicio
finalizado en esa fecha de acuerdo con las Normas Contables Profesionales.
4. INFORMACION ESPECIAL REQUERIDA POR DISPOSICIONES VIGENTES
5.1. Los Estados Contables surgen de los registros contables de la entidad llevados en sus aspectos
formales de conformidad con lo descripto en la Nota 8.
5.2. Al 31 de diciembre de 2004, las deudas previsionales devengadas a favor del Régimen Nacional de
la Seguridad Social que surgen de los registros contables, ascienden a $ 666.292,23.-, siendo
exigibles $18.881,94.- a esa fecha.
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 31 de Agosto de 2005.
MEMORANDUM SOBRE
EL CONTROL INTERNO CONTABLE
- Estados Contables al 31 de diciembre de 2004 -
Al Señor Superintendente de la
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE
FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Dr. Juan Horacio GONZALEZ GAVIOLA
Tucumán 480
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
En ejercicio de las facultades conferidas por el art. 118 de la Ley N° 24.156, la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION efectuó una revisión del control interno contable
aplicado por la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE
JUBILACIONES Y PENSIONES (SAFJP).
Las autoridades del organismo son responsables del establecimiento y
mantenimiento de un adecuado sistema de control interno. Como parte de nuestra auditoria de
los estados contables de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE
FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES para el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2004, hemos considerado el sistema de control interno contable de la entidad,
solamente para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos
aplicados en relación con la auditoría de los referidos estados contables. Nuestra
consideración del sistema de control interno no incluyó una evaluación integral de sus
elementos y no tuvo por objeto evaluar su confiabilidad.
Sobre la base de la revisión indicada, informamos que las observaciones a
formular sobre el control interno contable de la SAFJP y las recomendaciones para su
regularización, son las indicadas en el Anexo adjunto.
Sin otro particular, quedamos a vuestra disposición ante la eventual necesidad
de aclaraciones, saludamos a usted atentamente.
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 31 de agosto de 2005.
ANEXO
COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
1.- CAJAS CHICAS
§
Se observó, en la mayoría de los casos de la muestra seleccionada, el incumplimiento
por parte de los responsables de cajas chicas de la inclusión del sello de PAGADO
sobre los comprobantes rendidos, y la ausencia de conformidad en las facturas y/o
tickets por parte del responsable de la Comisión Médica (Manual de Procedimiento
Específico Caja Chica Código PE –09.230.01).
§
No se cumplió en algunos casos con el plazo de remisión de los arqueos de las Cajas
Chicas de las Comisiones Médicas al cierre del ejercicio, de acuerdo con lo
establecido en el Manual de Procedimiento Específico de Caja Chica. Por otra parte
los arqueos de las Comisiones Médicas N° 1, 17, 24, 25 y 29 no poseen sello de fecha
de recepción por parte de la SAFJP.
Recomendación:
Evitar en el futuro la reiteración de los incumplimientos mencionados.
2.- PLAZOS DE REPOSICION DE GASTOS.
§
Se ha verificado, al igual que en ejercicios anteriores, que no se cumple con los plazos
establecidos por la normativa vigente en cuanto a la tramitación del expediente de
distribución de gastos, a los efectos de su oportuna restitución.
Las demoras en la emisión de las Notas de Reposición de Gastos se deben
fundamentalmente a que los gastos mensuales de las Comisiones Médicas son
distribuidos entre las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones (AFJP),
Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES) y Superintendencia de
Riesgos del Trabajo (SRT) en función de los expedientes ingresados por cada una de
ellas en el mismo mes, está información es remitida al sector de liquidaciones
aproximadamente a los veinticinco días de cerrado el mes, cuando la normativa
(Instrucción N° 76/94 apartado 3) dispone un plazo de 5 días de cerrado el mes
calendario, para que puedan efectuar el correspondiente depósito en la cuenta corriente
de la SAFJP el día diez de cada mes.
Por su parte el organismo, analiza un proyecto de modificación al procedimiento de
reposición de gastos.
Recomendación:
Si bien se ha reducido el plazo con respecto a ejercicios anteriores se recomienda
adecuar la normativa a los tiempos reales que demanda el proceso.
3.- IMPUTACIÓN DE COBROS DE REPOSICIÓN DE GASTOS CANCELADOS
FUERA DE TÉRMINO.
Se observó que la SAFJP no cuenta con una normativa sobre la apropiación, a los
distintos conceptos adeudados (capital, intereses, etc.), de cobros de reposición de
gastos fuera del plazo normado en las respectivas instrucciones.
Recomendación:
Emitir una normativa que contemple la apropiación de los cobros recibidos fuera de
término.
4.- BIENES DE USO.
Inventario de Bienes de Uso.
Existen partidas no significativas dentro del analítico de bienes de uso que no se
encuentran apropiadas a un determinado bien, ya que son incorporadas a otro bien
existente, situación que dificulta tanto el relevamiento físico de los elementos que
forman parte del rubro, como su valuación al cierre de cada ejercicio.
Recomendación:
Implementar un procedimiento que contemple la vinculación de los elementos que se
incorporan con el bien correspondiente.
5.- COMPRAS Y CONTRATACIONES.
5.1.-
La sistematización de requerimientos de compras menores
en Sede Central, no
expone un orden de prioridades para el tratamiento de las mismas, con algunas
deficiencias en la documentación de la tramitación interna. Este comentario ya ha sido
expresado en el informe emitido por esta Auditoria General de la Nación al de
ejercicios anteriores
Recomendación:
Se recomienda implementar un sistema acorde para la correcta toma de decisiones que
muestre el universo de las operaciones a realizar, para priorizar las mismas ante los
recursos existentes. Cabe aclarar que la entidad se encuentra desarrollando un sistema
informático a efectos de solucionar la observación planteada.
5.2.-
Contrataciones ( muestra de 4 casos)
§
El reglamento de Compras y Contrataciones no contempla plazos de tiempo de
traspaso del expediente entre las diferentes áreas que intervienen en la gestión.
§ En el Expediente N° 3482/2003 correspondiente a la contratación del servicio de
limpieza, no se encontraban en el mismo las constancias de las garantías de
adjudicación y de mantenimiento de oferta ni de la publicación en el Boletín Oficial.
§ En el Expediente N° 3777/2004 correspondiente al concurso de precios para la
contratación del servicio de impresión, se pudo observar que no se encuentran foliadas
por el área generadora los folios N° 235 al N°257.
Recomendación:
Se considera conveniente la determinación de tiempos a ser insumidos por cada área y
cumplimentar con los requisitos formales de las contrataciones.
6.- PRESTACIONES MEDICAS.
6.1.- Tanto la contratación de los prestadores como la liquidación de pago de los servicios
prestados por los mismos son efectuadas por el Sector de Comisiones Médicas, sin
contar con la intervención de otro sector del organismo.
6.2.- De acuerdo con el sistema de liquidación con el que se lleva a cabo la operatoria de
provisionar facturas a recibir de los prestadores de las comisiones médicas, se pudo
observar que:
a) Existen importes de facturas a recibir, de poca significatividad, originados en el
ejercicio económico finalizado al 31/12/2002 que poseían saldos deudores, situación
que fue regularizada mediante asiento de ajuste con posterioridad al cierre de nuestras
tarea de campo. Respecto de los saldos del ejercicio 2003 se encuentran pendientes de
recepción facturas provisionadas en los meses de enero a agosto.
b) Respecto de la documentación respaldatoria (facturas de profesionales y/o prestadores
médicos) surgen las siguientes observaciones:
♦ Los profesionales facturan por distintos conceptos los mismos servicios, por
ejemplo: algunos facturan por honorarios médicos, otros ponen solamente el
código asignado por el nomenclador y otros detallan a quién le realizaron el
examen médico objeto de la factura.
♦ De las facturas presentadas por los médicos contratados por la SAFJP para prestar
servicios de apoyo en las comisiones médicas, se observó que dichas facturas se
encuentran a nombre de la comisión donde presta servicio y en otros casos a
nombre de alguna AFJP.
♦ Existen facturas que no poseen fecha de emisión ni periodo por el cual liquida el
prestador.
c) Del análisis de los contratos celebrados entre la SAFJP y los prestados de servicios
médicos se observó que en la cláusula 1 -Objeto- se fija un mínimo de sesenta
expedientes mensuales con una jornada completa de 180 horas mensuales. Por otro
lado, en la cláusula 4 -Retribución- detalla que los pagos serán mensuales y
consecutivos entre el primer día y el décimo hábil del mes, el prestador deberá
presentar la factura correspondiente por mes vencido.
Sobre este tema se observa que las facturas emitidas por los prestadores médicos sobre
un mes determinado son recibidas por la comisión medica muchos meses después, esto
se generaría porque el prestador no habría alcanzado la cantidad mínima estipulada en
el contrato, situación que vulnera la mencionada cláusula 4 -Retribución-.
Asimismo, y a consecuencia de lo expresado anteriormente existen contratos que han
expirado en su fecha de finalización y aún no fueron presentadas sus facturas, al
mismo tiempo que se encuentra vigente un nuevo contrato.
Recomendación:
I - Modificar el procedimiento vigente a efectos de dar intervención a otro sector,
distinto a comisiones médicas, para que realice la liquidación.
II –Exigir a los prestadores contratados la correcta emisión de los comprobantes por
los servicios prestados.
Compatibilizar el momento de emisión de las facturas de los prestadores médicos, con
lo establecido en la cláusula 4 de los contratos vigentes, ya mencionada.
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 31 de agosto de 2005.