2006_095info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE SISTEMA DE IDENTIFICACION NACIONAL
TRIBUTARIO Y SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4459-AR BIRF
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/05 detallados en Isiguiente, correspondientes al “Proyecto de Sistema de Identificación Nacional Tributario y
Social” (SINTyS), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4459-AR suscripto el 27 de mayo de 1999 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
La ejecución del Proyecto es llevada a cabo por una Unidad Ejecutora (UEP) que funciona en el
ámbito de la Jefatura de Gabinete de Ministros. Por Decreto Nro. 357/02 de fecha 21/02/2002 el
Proyecto se transfiere al Consejo Nacional de Coordinación de Políticas Sociales en el ámbito de
la Presidencia de la Nación.
Debe señalarse que en la parte correspondiente a los fondos suministrados por el BIRF el
proyecto es administrado financieramente por la Oficina de Servicios a Proyectos de las
Naciones Unidas con sede en Nueva York (UNOPS), a través del “Acuerdo de Servicios de
Gestión” (MSA) Proyecto ARG/98/R01 “Asistencia Técnica para la Preparación de un Sistema
de Identificación Nacional Tributario y Social” suscripto el 19 de agosto de 1998.
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
1- Balance General al cierre del año 2005, expresado en dólares estadounidenses y Notas a
los Estados Financieros (1 a 12) que forman parte del mismo.
2- Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31/12/05, (movimientos del ejercicio
comparativo
con el período anterior
y acumulado), expresado en dólares
estadounidenses y Notas al Estado de Origen y Aplicación de Fondos (1 a 5) que
forman parte del mismo.
3- Resumen por tipo de gasto en dólares estadounidenses (Fuente de Financiamiento
Banco Mundial y Aporte Local).
Los estados precedentes fueron presentados el 17/02/06 por la Unidad Administradora del
Proyecto (UAP) y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 07/04/06 y el 08/06/05.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
2
III
ACLARACIONES PREVIAS
a) De la comparación del saldo de las cuentas de crédito (saldo disponible en poder de
UNOPS) incluidas en el Balance General del Proyecto al 31/12/2005, y el saldo
registrado por UNOPS a la misma fecha (según “Financial Statement” al 31/12/05),
surge que existe una diferencia neta de USD 59.368,07.- la cual fue conciliada por la
UEP; las misma responde a gastos no contabilizados por la UEP por un importe de USD
67.537,73 (incluyen USD 21.896,14 correspondientes a pagos a consultores rendidos
por UNOPS en el Statement of Expenditure –SOE- al 31 de diciembre de 2005 que no
corresponden al Proyecto, o por períodos cuyos contratos ya habían finalizado) y a
erogaciones no contabilizadas por la UNOPS por un importe de USD 8.169,66.
b) Se pudo constatar que existen diferencias en la imputación de los gastos entre la
contabilidad del Programa y la informada por la UNOPS en su Estado de Gastos (SOE)
al 31/12/05, las cuales se exponen a continuación:
Imputación UNOPS
Imputación Programa
Importe USD
Categoría 1-Bienes
Categoría 3-Gastos Incrementales
4.719.-
Categoría 2-Servicios de Consultoría
Categoría 3-Gastos Incrementales
1.241,63
Categoría 3-Gastos Incrementales
Categoría
8.184,84
2-Servicios
de
Consultoría
c) En la Nota 4 a los Estados Financieros se expone erróneamente como presente período
el lapso comprendido entre el 01/01/04 y el 31/12/05.
d) La Enmienda al anexo 1 del Convenio de Préstamo, que según se hace referencia en la
nota 10 a los Estados Financieros se ha efectuado en este ejercicio, fue acordada con
posterioridad al cierre del mismo, por Nota BIRF de fecha 19 de enero de 2006.
e) De acuerdo al detalle que nos fuera suministrado, el importe atribuible al Impuesto al
Valor Agregado reintegrado a los proveedores y prestadores de servicios asciende a
3
USD 36.803,36, existiendo una diferencia en defecto de USD 4.820,47 respecto de lo
mencionado en la nota n° 12 a los estados financieros..
f) Se verificó que la disponibilidad de los fondos generados por intereses (a los efectos de
dar cumplimiento a la Resolución 258/01 de la Sec de Hacienda) se ve afectada por la
demora en el reconocimiento de los mismos por parte de la UNOPS, no habiéndose
contabilizado al 31/12/05 los correspondientes al ejercicio 2004 por USD 70.009.- y no
contándose a la fecha con la información de UNOPS correspondiente a los devengados
durante el ejercicio 2005.
g) Durante el ejercicio 2005 se procedió a contabilizar como gastos PPF 337-AR
(Categoría 4) USD 129.717.-. Los mismos corresponden a gastos de ejercicios
anteriores, posteriores al cierre del citado PPF (31/07/99) por USD 29.578,42 y gastos
efectuados durante el ejercicio 2005 por USD 100.138,58. Si bien se nos suministró la
Nota BIRF 72-05 de fecha 01/02/06 que otorga la no objeción a dicho procedimiento, a
la fecha no se ha formalizado la enmienda correspondiente que admita la rendición de
gastos contra esa categoría. A su vez, es del caso destacar que de la cifra mencionada
USD 99.941,29 han sido rendidos por la UNOPS como categoría 1 Bienes y USD
138,77 como Categoría 3 Gastos Incrementales en el Statement of Expenditures (SOE)
al 31/12/05.
h) Tal como se expone en Nota 9 a los estados financieros el Proyecto exhibe en el estado
citado en I- 1- dentro del rubro Patrimonio Neto la deuda BIRF por el total aportado.
Cabe informar que al 31/12/05 se había amortizado del total del Préstamo (USD
10.000.000.-) la suma de USD 2.000.000.-.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a), b),
e), f), g) y h) precedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente la
situación financiera del “Proyecto de Sistema de Identificación Nacional Tributario y
4
Social” al 31/12/05, así como las transacciones realizadas durante el período finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4459-AR, suscripto entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) el 27 de mayo de
1999.
BUENOS AIRES, 9 de junio de 2006.
Dra. Liliana RONCHI
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
5
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4459-AR BIRF
“PROYECTO DE SISTEMA DE IDENTIFICACION NACIONAL
TRIBUTARIO Y SOCIAL”
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005,
correspondientes al “Proyecto de Sistema de Identificación Nacional Tributario y Social”
(SINTyS), se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de
carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de
Préstamo N° 4459-AR, suscripto el 27 de mayo de 1999 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Mediante Decreto 812/98 del Poder Ejecutivo Nacional de fecha 13 de julio de 1998, publicado
en el Boletín Oficial del 16 de julio de 1998, se crea el Sistema de Identificación Nacional
Tributario y Social (SINTyS) destinado a coordinar los datos registrados y a registrarse en las
distintas bases de datos existentes a nivel nacional, a fin de efectuar una identificación uniforme
y homogénea de las personas físicas y jurídicas a nivel tributario y social, invitándose a los
estados provinciales a adherirse al mismo. Por Decreto Nro. 357/02 de fecha 21/02/2002 el
Proyecto se transfiere al Consejo Nacional de Coordinación de Políticas Sociales en el ámbito de
la Presidencia de la Nación.
6
a) Sección 2.01: El monto del préstamo asciende a USD 10.000.000.-.
Parcialmente cumplida. Al 31/12/05 se habían desembolsado los USD 10.000.000 previstos
en el Convenio de Préstamo.
Cabe aclarar, que el importe de USD 600.000.- desembolsado en la cuenta especial de
UNOPS que, según Nota emitida el 29 de diciembre de 2004 por el Banco, serían
reembolsados por el prestatario y cancelados por el Banco porque las actividades del
Proyecto para las cuales esos fondos fueron inicialmente asignados no serían completadas
durante la extensión de la fecha de cierre acordada en esa oportunidad (30/06/05), fueron
destinados a la ejecución de un plan de acción que dio lugar a una nueva prórroga hasta el
31/12/05. Se destaca, que si bien nos fue suministrada una no objeción a la prórroga del plazo
de ejecución, no se ha tenido a la vista ninguna comunicación del Banco que mencione que se
autoriza la utilización de esos fondos remanentes que debieron ser reintegrados.
b) Sección 2.02 (a): Retiro de los fondos de conformidad con el Apéndice 1.
Tal como se expone en Nota 3 al Balance General del Proyecto al 31/12/05, la Unidad
Ejecutora no confecciona Certificados de Gastos (SOE’s), ya que los mismos son realizados
por UNOPS al momento de solicitar los desembolsos periódicos del Préstamo.
Se tramitó una Enmienda al apéndice I, que si bien se menciona erróneamente en la nota 10 a
los Estados Financieros fue efectuada durante este ejercicio, la misma fue acordada con
posterioridad al cierre del mismo, por Nota BIRF de fecha 19 de enero de 2006.
c) Sección 2.03: Fecha de cierre para desembolsos (original 30/09/01).
Parcialmente cumplida. La fecha de cierre del Programa fue prorrogada por Nota del 29 de
diciembre de 2004 hasta el 30 de junio de 2005, mencionándose que la citada extensión sería
la “extensión final”. No obstante ello, por Nota del 28/06/05 se estableció como nueva fecha
de cierre el 31/12/05 y por Nota del 07/12/05 el Banco concedió un período de gracia hasta el
30/04/2006 para pagar gastos provistos o incurridos con anterioridad a la fecha de cierre.
7
d) Sección 2.04: Comisión del 1% del Monto del Préstamo.
Cumplida. La comisión de USD 100.000 fue debitada directamente por el Banco con fecha
29/07/1999, conforme se manifiesta en nota 7 a los Estados Financieros al 31/12/05.
e) Secciones 2.05, 2.06 y 2.07: Comisión de compromiso e intereses; su pago.
Cumplida. Conforme información de la Tesorería General de la Nación, a continuación se
detallan los montos abonados en concepto de intereses durante el año 2005.
FECHA VTO.
FECHA PAGO
INTERESES USD
15/04/05
15/04/05
114.484,46
15/10/05
17/10/05
163.026,67
f) 2.08: Amortización:
Cumplida. En las fechas mencionadas en el cuadro precedente se abonaron las dos cuotas de
amortización de capital por un total de USD 1.000.000.-.
g) Sección 3.01 y Anexo 2: Ejecución del Proyecto.
Parcialmente cumplida. En la parte correspondiente a los fondos suministrados por el BIRF el
Proyecto es administrado financieramente por la Oficina de Servicios a Proyectos de las
Naciones Unidas con sede en Nueva York (UNOPS), a través del “Acuerdo de Servicios de
Gestión” (MSA) Proyecto ARG/98/R01 “Asistencia Técnica para la Preparación de un
Sistema de Identificación Nacional, Tributario y Social”, suscripto el 19 de agosto de 1998.
Con fecha 23/02/05 se suscribió la Sexta Carta Acuerdo Suplementaria entre el Gobierno y
UNOPS mediante la cual, entre otras cosas, se decide incorporar al presupuesto del MSA los
intereses generados durante el año 2003 por un total de USD 47.041-.
Con fecha 15/09/05 se suscribe la Séptima Carta Acuerdo Suplementaria mediante la cual se
Prorroga la fecha de terminación del acuerdo hasta el 30/06/06.
Respecto al costo de la comisión acreditada a favor de la UNOPS no surge de un porcentaje
preestablecido con anterioridad en el Acuerdo MSA.
8
Con relación a los aportes de contrapartida local durante el ejercicio no se efectuó ningún
desembolso.
El Banco ha otorgado seis prórrogas a la fecha de cierre del préstamo correspondiente a la
primera fase, tal como se señala en c) precedente, habiéndose tenido a la vista la
comunicación efectuada por Nota BIRF del 02/05/06 que el mismo ha sido cerrado con la
recepción de la documentación final remitida por UNOPS el 01/05/06. De lo expuesto surge
que la ejecución del Programa excedió el plazo previsto inicialmente (finalización al
30/09/2001), en cuatro años y siete meses.
h) Sección 3.02 y Anexo 4: Adquisición de bienes y servicios de consultores.
En términos generales se ha dado un razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales se
exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
i) Sección 3.03 (a): Manual de Operaciones.
Cumplida. El Manual Operativo aprobado por el Banco con fecha 29/07/99, según
información suministrada por la UEP, no sufrió modificaciones al 31/12/05.
j) Sección 3.04 (a): Designación de coordinadores.
Cumplida. La UEP informó y aportó copia de la documentación relacionada con las
designaciones de los coordinadores de componentes durante el período auditado.
k) Sección 3.04 (b): Comité de Coordinación de Políticas.
Cumplida. A través del Decreto 812/98 del Poder Ejecutivo Nacional de fecha 13 de julio de
1998 (artículo 4°) se procedió a crear el Comité Coordinador de Políticas del SINTyS, cuyo
presidente era el Jefe de Gabinete de Ministros. Con fecha 21/2/02 la dependencia del
Proyecto Sintys se modificó, transfiriéndose la misma al Consejo Nacional de Coordinación
de Políticas Sociales en el ámbito de la Presidencia de la Nación.
9
l) Sección 3.04 (c): Unidad Administradora del Proyecto.
Cumplida. La ejecución del Proyecto es llevada a cabo por una Unidad Ejecutora (UEP), la
cual funcionaba en el ámbito de la Jefatura de Gabinete de Ministros. Por Decreto Nro.
357/02 de fecha 21/02/2002 el Proyecto se transfiere al Consejo Nacional de Coordinación de
Políticas Sociales en el ámbito de la Presidencia de la Nación.
m) Sección 3.05 (b), y (c): Informes de progreso semestrales y planes de acción anuales.
Cumplida. Con relación al inciso b) Informe de monitoreo y evaluación, la UAP puso a
nuestra disposición el Informe respectivo que fuera entregado en oportunidad de la Misión de
Supervisión del Banco realizada entre el 11 y el 15/07/05 según se expone en el Anexo C de
la copia del Ayuda Memoria que nos fuera suministrada. En lo atinente al plan de acción c),
fue presentado al momento de la solicitud de prórroga como parte de la misma.
n) Sección 4.01 (a): Registros contables.
Parcialmente cumplida. Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto por las observaciones detectadas. (Ver A.1) y B.1)).
ñ) Sección 4.01 (b) (ii): Informe de auditoría sobre la Cuenta Especial.
Tal como se expone en nota 2 al Balance General del Proyecto al 31/12/05, el SINTyS no
procedió a la apertura de una Cuenta de Depósito Especial para canalizar los fondos del
Préstamo 4459-AR, ya que la administración de dichos fondos la realiza UNOPS Nueva
York, a través del Acuerdo de Servicios de Gestión ARG/98/R01.
El BIRF desembolsa directamente a la cuenta bancaria de UNOPS.
o) Sección 4.01 (c) (iv): Informe de auditoría sobre Certificados de Gastos (SOE’s).
Tal como se expone en Nota 3 a los estados financieros al 31/12/05, el Proyecto no
confecciona SOE’s ya que los mismos son realizados por UNOPS al momento de solicitar los
desembolsos periódicos del Préstamo.
10
p) Sección 4.02 (b): Informes de Gestión del Proyecto
Cumplida fuera de término. Se tuvieron a la vista los Informes trimestrales sobre la
administración del proyecto y sus respectivas notas de elevación al Banco. Se observaron
retrasos en la presentación del 1°,2°, y 4º Informe de 39, 15 y 7 días respectivamente, según lo
establecido en esta sección. Con respecto al correspondiente al 3er trimestre, el mismo no
tiene constancia de la fecha en que fue recepcionado por el BIRF.
BUENOS AIRES, 9 de junio de 2006.
Dra. Liliana RONCHI
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
11
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE SISTEMA DE IDENTIFICACION NACIONAL
TRIBUTARIO Y SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4459-AR BIRF
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31/12/05)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/05,
correspondientes al “Proyecto de Sistema de Identificación Nacional Tributario y Social”, han
surgido observaciones
y consecuentes recomendaciones
sobre
aspectos relativos a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad
Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento
y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
Memorando:
INDICE
TITULO
A-2) y B-2)
Incumplimientos en las condiciones establecidas para los procesos de
contratación en la normativa aplicable y en los contratos celebrados.
Deficiencias en el sistema contable.
A-1)
12
B-3).
B- 1)
Fallas en el sistema de archivo de la documentación (documentación
duplicada, no se respeta el orden cronológico, documentación sin
foliar, etc.)
Diferencias en el saldo disponible respecto del informado por UNOPS.
B.1)
Falta de enmienda para la imputación de gastos a la línea PPF.
B.2) y B.3)
B.4)
Inconsistencias en la documentación tenida a la vista.
Existencia de comodatos vencidos o no firmados
A. OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/05
1) SISTEMA CONTABLE
Observaciones:
Las registraciones del Proyecto surgen de un aplicativo que utiliza una base de datos, el
cual no constituye un sistema contable orgánico e integrado que cuente con controles
destinados a garantizar la confiabilidad de la información. Al respecto, se verificó un
considerable atraso en las registraciones efectuadas por la UEP, existiendo, a modo de
ejemplo, gastos cuya fecha de pago era 02/03/2005, que fueron contabilizados el 29/11/05
(asiento 1605/05). Cabe aclarar, que no pudo constatarse la existencia de un método de
registración confiable toda vez que no se pudo sustentar la correspondencia entre las fechas
de pago, los números de asiento y la fecha de contabilización (fecha de pago 21/04/05 50
días después de la enunciada precedentemente), fecha de contabilización 26/09/05 (64 días
antes de lo referido), asiento N° 1074/05.
Cómo consecuencia de lo expuesto los mayores que nos fueran suministrados, que se
encuentran ordenados por fecha de asiento, no exponen lo efectivamente pagado a la fecha
de corte, sino las operaciones que se han procedido a contabilizar.
Comentarios de la UAP: Con relación a la afirmación por la cual la UEP utiliza para las
registraciones del Proyecto una base de datos, la cual no constituye un sistema contable
orgánico e integrado, se informa que el sistema contable utilizado por el Proyecto desde su
inicio se denomina SIAP (Sistema Integrado de Administración de Proyectos), y es
13
considerado por los distintos destinatarios de la información financiera del Proyecto, una
herramienta idónea para el objetivo para el que fue ideado.
El SIAP está organizado en tres módulos, el Contable, el de Gestión y Administración y el
de Presupuesto y Ejecución Financiera. La registración de una operación es efectuada en un
módulo e incorporada automáticamente en los otros módulos, formando parte de un
Sistema Integral.
El procesamiento de la información es electrónico, diseñado dentro de Access, y permite
cargar, almacenar y exponer toda la información requerida para la administración del
Proyecto, con una o más fuentes de financiamiento.
El sistema contable del Proyecto es un módulo integrado dentro del SIAP. La contabilidad
del Proyecto es llevada mediante un sistema de partida doble, bimonetario, permitiendo
efectuar las registraciones que contemplan la actividad, insumo, categoría de gasto del
Convenio de Préstamo, así como también la fuente de financiamiento a la que es imputable
el gasto.
El sistema descripto permite producir por agregación de la información previamente
almacenada, todos los diferentes tipos de estados financieros que se le requieren al
Proyecto para la evaluación y monitoreo de su gestión.
Recomendación: Dotar al sistema de los controles necesarios que permitan garantizar la
confiabilidad y oportunidad de la información, respondiendo a las características básicas de
ser orgánico e integrado.
2) CONSULTORIA
a) En el 33% de los casos muestreados se desconoce la persona que realizó la selección
del consultor debido a que los cuadros de evaluación tenidos a la vista no contaban con
la identificación del responsable de la misma. A su vez, en el 100% de los casos no
estaban fechados.
14
b) En la mayoría de los casos la nota remitida al Ministerio de Relaciones Exteriores,
Comercio Internacional y Culto, solicitando la verificación y posterior gestión ante la
UNOPS para la recontratación de los consultores, es de fecha posterior a la firma de los
respectivos contratos.
c) Se verificaron inconsistencias entre los contratos y los Términos de Referencia (TDR)
que forman parte de los mismos, respecto al monto y período de contratación.
Asimismo, por tratarse de contratos trimestrales y TDR semestrales los informes a
presentar no revisten el mismo carácter (avance o final) en ambos documentos.
d) Se observaron incumplimientos en la mayoría de los cronogramas de pagos,
verificándose atrasos de hasta 48 días. A su vez, existen pagos correspondientes al mes
de diciembre 04 abonados con posterioridad al pago del mes de enero de 2005. Es del
caso destacar, que no se pudo comprobar la existencia de un circuito de pagos que
prevea la intervención del Programa previa a la realización del pago mensual por la
UNOPS, ya que sólo se han tenido a la vista notas autorizando la liberación de los
pagos correspondientes a la finalización de los contratos.
e) Se tuvieron a la vista pagos realizados a un consultor que discriminó IVA y obtuvo sus
correspondientes certificados, en donde la suma de dicho certificado y el honorario
superaban el monto establecido en el contrato.
f) En algunos casos se observaron atrasos en la presentación de informes, llegando hasta
los 35 días.
Comentarios de la UAP:
a) Se ha tomado a partir del ejercicio 2004 en cuenta la recomendación efectuada por esa
AGN en oportunidad de la auditoria correspondiente al ejercicio 2003 por lo que a
partir del mes de septiembre de 2004 (fecha de recepción del informe de auditoria) se
solicitan los mismos con la debida intervención de la persona que es responsable de la
selección. Es importante señalar que ese 33% corresponde a selecciones anteriores a la
fecha mencionada en el párrafo precedente.
b) (Comentario no procedente).
15
c) La diferencia puede deberse a que el plazo y monto de los TDR no objetados por el
Banco resulten superiores a los del contrato ya que siendo facultad de este Proyecto
definir el término de la contratación, con posterioridad razones de oportunidad mérito y
conveniencia juzgaron oportuno reducir el plazo del mismo. Sin perjuicio de ello, se
han respetado las proporcionalidades correspondientes entre plazo, monto y
cronograma de pago del contrato.
d) En algún caso se verifica un atraso en el cronograma de pagos debido a que no se han
verificado las condiciones necesarias para liberar el pago correspondiente.
e) Al respecto cabe destacar que los contratos firmados con UNOPS no incluyen el IVA ni
ningún otro gravamen, en función de su condición tributaria de acuerdo con lo
establecido por la Convención sobre los Privilegios e Inmunidades de las Naciones
Unidas y la Resolución General -DGI- 3349/91. Por tal motivo cuando un consultor
reviste la condición de responsable inscripto en el IVA al momento de facturar sus
servicios deberá adicionar al importe del contrato el correspondiente al IVA, de tal
manera que cuando perciban el efectivo pago del honorario el importe del mismo sea el
establecido en el contrato. Por la diferencia entre el monto del contrato y el
efectivamente facturado se recibe el correspondiente certificado.
f) (Comentario no procedente).
Recomendaciones:
-
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la
contratación de cada profesional, dejando constancia en las evaluaciones realizadas la
fecha y los responsables de la selección.
-
Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma,
fecha de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, a fin de darle
validez a su contenido y así evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos.
-
Solicitar las aprobaciones a las contrataciones/recontrataciones con la debida
antelación a efectos de disponer de las mismas al momento de inicio de cada contrato.
16
-
Tener en cuenta que los términos de referencia constituyen parte integrante de los
contratos suscriptos, teniendo su contenido la misma validez legal que cada una de las
cláusulas contractuales, a los efectos de eliminar las inconsistencias que pudieran
generar controversias.
3) INVENTARIO GENERAL
Observación: El proyecto posee equipos cedidos en comodato a distintos organismos
provinciales y federales que, conforme se establece en el respectivo convenio, el
comodatario se obliga a contratar a sus costas un seguro técnico. De acuerdo al
relevamiento realizado, se pudo verificar que existen algunos organismos que no cumplen
con dicha cláusula. A su vez, se tuvieron a la vista pólizas que no permiten la
identificación de los bienes asegurados.
Comentario de la UAP: En todos los casos en que los comodatarios no cumplieran con la
obligación a su cargo de contratar el seguro técnico por el equipamiento entregado, se
procedió a efectuar los correspondientes reclamos, a efectos de su efectivización o en caso
contrario, manifiesten la causal o causales que imposibilitan su inobservancia en tiempo y
forma.
Con relación a aquellas pólizas que no permiten identificar a él o a los bienes asegurados,
cabe señalar que conforme surge de las cláusulas del contrato, el responsable de la
contratación es el comodatario, en representación del organismo provincial o nacional de
que se trata.
En consecuencia, si la póliza no individualiza los equipos asegurados por parte del
organismo que contrata, es posible - hasta tanto el organismo envíe el anexo de la póliza
que el SINTyS le solicita - identificar los equipos conforme al anexo del contrato de
comodato que firmara el comodatario.
Recomendación: Se mantiene la recomendación de exigir el envío de las pólizas de seguro
por los bienes entregados en comodato a los organismos participantes en cumplimiento de
17
los contratos firmados y en salvaguarda de los bienes de propiedad del Proyecto, a efectos
de que, en caso de siniestros o robos, se pueda recomponer la perdida ocasionada.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) SISTEMA CONTABLE
a) Se verificó que la disponibilidad de los fondos generados por intereses a los efectos de
dar cumplimiento a la Resolución 258/01 se ve afectada por la demora en el
reconocimiento de los mismos, no habiéndose contabilizado al 31/12/05 los
correspondientes al ejercicio 2004 por USD 70.009.- y no contándose a la fecha con la
información de UNOPS correspondiente a los devengados durante el ejercicio 2005.
Cabe aclarar, que el Programa con una Nota de fecha 28 de diciembre de 2005 reiteró
la solicitud de que los intereses ganados en los ejercicios 2002 y 2003 sean utilizados
como aporte de contrapartida, encontrándose a la espera de una respuesta favorable.
b) Durante el ejercicio 2005 se procedió a contabilizar como gastos del PPF 337-AR
(Categoría 4) USD 129.717.-. Los mismos corresponden a gastos de ejercicios
anteriores, posteriores al cierre del citado PPF (31/07/99) por USD 29.578,42 y gastos
efectuados durante el ejercicio 2005 por USD 100.138,58. Si bien se nos suministró la
Nota BIRF 72-05 de fecha 01/02/06 que otorga la no objeción a dicho procedimiento, a
la fecha no se ha formalizado una enmienda correspondiente que admita la rendición de
gastos contra esa categoría. A su vez, es del caso destacar que de la cifra mencionada
USD 99.941,29 han sido rendidos por la UNOPS como categoría 1 Bienes y USD
138,77 como Categoría 3 Gastos Incrementales en el Statement of Expenditures (SOE)
al 31/12/05.
Comentario de la UAP:
a) Los intereses correspondientes al ejercicio 2004 fueron notificados por la UNOPS con
fecha 24 de febrero de 2006, es decir con posterioridad a la fecha de remisión a la AGN
de los Estados Financieros del SINTyS al 31 de diciembre de 2005, hecho ocurrido el
17 de febrero de 2006 mediante Nota UEP 302/06..
18
b) Es importante señalar el PPF forma parte de una categoría de gasto del Convenio de
Préstamo.
Recomendación: Arbitrar los medios para contar con información actualizada y oportuna.
2) CONSULTORIA
Observaciones:
a) No se ha tenido a la vista documentación que respalde los criterios de puntuación
utilizados para la elaboración de los cuadros de evaluación, toda vez que únicamente se
adjuntan los currículos presentados y los cuadros incluyen conceptos basados en el
resultado de entrevistas de las cuales no se nos ha suministrado evidencia alguna como
parte del proceso de selección solicitado. Asimismo, en lo atinente a la información que
surge de los currículos, en algunos casos no se pudieron establecer los aspectos
considerados para la asignación de diferentes puntajes ante similares antecedentes, en
especial teniendo en cuenta que en varios de los casos analizados los Términos de
Referencia (TDR) no especificaban un perfil definido o el mismo no se relacionaba
específicamente con los antecedentes presentados.
b) Del análisis de los currículos tenidos a la vista surge que el 26% de los muestreados no
poseían fecha de emisión y que en el 22% de los casos analizados la fecha de recepción
consignada es anterior a la fecha de emisión respectiva.
c) Las no objeciones del BIRF a las contrataciones que obran en los legajos no incluyen
los anexos con el detalle de los consultores, de los períodos de contratación y de los
cargos para los cuales se ha extendido la mencionada no objeción. Como consecuencia
de lo expuesto, no se pudo constatar que las mismas correspondan a los consultores
muestreados. Asimismo, en tres casos, de aceptarse como válidas, la misma habría sido
otorgada con posterioridad al inicio de los contratos.
d) Los legajos no incluyen documentación correspondiente el proceso de selección de los
consultores.
19
e) La fecha de firma de los contratos y de las declaraciones juradas firmadas por los
consultores no es de puño y letra.
f) Los contratos correspondientes al primer y segundo trimestre tienen el mismo número,
lo cual no constituiría una modalidad establecida por el Programa, ya que no se produce
la misma situación en los restantes trimestres.
g) En el 100 % de los casos analizados los contratos correspondientes al segundo trimestre
consignan una fecha de firma (28/02/05) que es anterior a la de emisión y de vigencia
del contrato (01/04/05). La misma situación se produce con las declaraciones juradas
respectivas.
h) El 100% de los contratos muestreados correspondientes al período octubre-diciembre se
encuentran enmendados sin salvar.
i) La fecha de factura consignada en los vouchers que respaldan la emisión de los pagos
no coincide con la de los comprobantes de respaldo tenidos a la vista. A su vez, los
mismos no detallan a que contrato corresponden ni número de factura, en su lugar
indican un número en negativo (de 1 a 12 ) que podría ser asimilable al período de
pago, sin tener en cuenta que no se trata de contratos anuales sino de contratos
trimestrales (en ese caso debería ser de 1 a 3). Como consecuencia de lo expuesto surge
que no hay elementos adecuados para establecer la consistencia entre la documentación
que nos fuera suministrada.
j) En 23 casos (23% de los casos analizados) se verificó la emisión del pago con
anterioridad a la emisión de la factura que lo respalda.
k) Se tuvieron a la vista facturas enmendadas sin salvar. A su vez, en algunos casos no
tenían el sello de pagado.
l) En el caso de dos consultores muestreados que tenían el pago condicionado a la
aprobación de los informes presentados se constató la emisión de los pagos con
anterioridad a la citada aprobación, habiéndose verificado la realización de los mismos
con hasta 34 días de antelación.
m) Se verificó una inconsistencia entre los N° de Nota de aprobación de informes (Notas
C.I.O) y las fechas en que las mismas fueron emitidas, constatándose en un caso que
20
dos notas que aprueban informes de un mismo consultor son consecutivas pese a tener
90 días de diferencia en su fecha de emisión y a existir otras notas con numeración
posterior emitidas precedentemente. A su vez, con respecto al consultor mencionado si
bien los dos informes tienen distinta fecha de recepción (30/03 y 30/06), indican la
misma fecha de presentación (30/06).
n) En varios casos se encontraron inconsistencias en los informes entre las fechas de
presentación (ej. Abril) y los períodos de ejecución (ej. Septiembre) expuestos o entre
los períodos de trabajo indicados y los contratos celebrados. A su vez, existen
aprobaciones cuya fecha de emisión es anterior a la de presentación y/o de recepción de
los informes aprobados.
Comentario de la UAP:
a) Respecto a los criterios de puntuación utilizados para la elaboración de los cuadros de
evaluación, las normas del Banco Mundial y el Manual de Procedimiento de PNUD, no
exigen que se documenten los criterios de puntuación utilizados.
La capacidad de los consultores se juzga sobre la base de sus antecedentes académicos,
su experiencia y, si corresponde, su conocimiento de las condiciones locales y de la
impresión que ellos dejan en la entrevista personal que al respecto se realiza.
Cabe señalar que todos los cuadros de evaluación se encuentran debidamente
intervenidos por el coordinador de componente del SINTyS o por el coordinador
provincial o funcionario responsable.
Asimismo, este mismo cuadro fue aprobado por el Banco Mundial para el proceso de
selección de consultores individuales en el nuevo manual operativo del SINTyS
aprobado en el ejercicio 2006.
Con relación a que en lo atinente a la información que surge de los curriculums, en
algunos casos no se pudieron establecer los aspectos considerados para la asignación de
diferentes puntajes ante similares antecedentes, cumplo en informarle que es justamente
la intervención de los funcionarios y consultores mencionados en el párrafo precedente,
los que con su criterio seleccionan a la persona y para ello firman el cuadro de
21
selección. Cabe señalar que los consultores y funcionarios que seleccionan los
consultores, poseen el
discernimiento para poder seleccionar y tener a su cargo
consultores, de acuerdo con los requisitos que exigen las distintas normas nacionales e
internacionales para ocupar esos cargos.
b) (Comentario no procedente).
c) Las No Objeciones a las contrataciones, están referidas a la solicitud por Nota del
Proyecto. En tal sentido, las No Objeciones del Banco Mundial hacen expresa mención
a la Nota del SINTyS que sí contiene los anexos con el detalle de los consultores y que
se encuentran en los legajos de cada uno de ellos.
d) Los legajos de los consultores poseen solamente información vinculada con los
mismos. Este es el motivo por el cual los antecedentes que forman parte del proceso de
selección de consultores siempre fueron conformados en forma separada del legajo del
consultor, dado que el legajo cual posee información referida a terceras personas
e) No existe norma en el derecho administrativo o civil interno que exija este resguardo.
f) La Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas (UNOPS) es la encargada
de efectuar las contrataciones de los consultores a solicitud en nombre y por cuenta del
Proyecto en virtud del acuerdo internacional denominado “Acuerdo de Servicios de
Gestión y Otros Servicios de Apoyo –MSA ARG 98/R01” firmado entre el Gobierno
de la República Argentina y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD).
En consecuencia quien numera los contratos y establece las modalidades respecto de su
gestión administrativa es dicha oficina.
g) Con relación a la observación efectuada, cabe destacar que para las gestiones de
adquisiciones y contrataciones y para la administración de los recursos financieros del
SINTyS, el Gobierno de la República Argentina, a través de la Cancillería, ha
contratado los servicios de la Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas
(UNOPS), con la cual se ha firmado un Acuerdo de Servicios de Gestión, para la
ejecución de estas actividades (MSA ARG/98/R01).
22
De conformidad con el acuerdo suscripto, es ese Organismo el encargado de celebrar, a
solicitud, en nombre y por cuenta del Proyecto, las contrataciones de personal. En
consecuencia el marco jurídico del que surge la autorización del SINTyS para contratar
personal emana de dicho Acuerdo con el mencionado Organismo Internacional.
h) La enmienda la efectúa la UNOPS y corresponde al reemplazo de la denominación de
PNUD por UNOPS, la cual la realiza en el campo de su competencia, sin alterar ningún
elemento del contrato. Se trata de una enmienda previa a la firma de los contratos
i) Los vouchers no consignan la fecha de factura sino la fecha del voucher y de las
distintas instancias correspondientes al efectivo pago.
Con relación a la indicación de un número negativo (1 a 12), en efecto dicho número
establece al mes que se le está abonando al consultor.
j) Tal como lo ha observado la auditoría, existen recibos/facturas de los consultores con
fechas posteriores a la transferencia de fondos. Esto se debe a que la UNOPS liquida
los pagos durante los últimos días del mes, en función de un contrato oportunamente
firmado por el consultor, y del cronograma de pagos anexo al mismo, a los efectos de
disponer del tiempo suficiente para que los consultores cuenten con el pago de sus
honorarios en sus respectivas cuentas en los plazos comprometidos en el contrato. El
contrato suscripto entre el consultor y la UNOPS, establece en su cláusula tercera que
la UNOPS pagará la contraparte previa certificación satisfactoria de los servicios
prestados, el cual se instrumenta a través de la aprobación de los respectivos informes.
Cabe señalar, que la emisión de la factura/recibo corresponde ante el efectivo pago de
la contraprestación no es un requisito previo para la liquidación de la misma.
Sin perjuicio de ello se ha solicitado a los consultores emitan las facturas/recibos
correspondiente a sus honorarios con fecha del último día hábil correspondiente al mes
que se liquida.
k) Se han receptado en el presente ejercicio las observaciones efectuadas por esa auditoría
en ejercicios anteriores, lo que queda demostrado en el bajo porcentaje en que se han
verificado estas situaciones en dicho ejercicio.
l) Sin comentarios.
23
m) En relación a los números de nota y las fecha que fueron emitidas, cada coordinador en
ejercicio de sus funciones solicita la reserva de número de
notas de su propio
componente, para aplicarlas al caso que corresponda, siendo lógico que utilice el
número que el considere, sin perjuicio que lo importante y atinente al control interno, es
que dicha nota cumpla sus efectos, en este caso que el informe esté aprobado.
Con relación a que en un caso la fecha de recepción es distinta a la fecha de
presentación, cumplo en informarle que la misma se debe a un error involuntario del
consultor al momento de presentar su informe, siendo la que corresponde y válida a
todos los efectos, la fecha de recepción en la mesa de entradas del SINTyS.
n) Con relación a diferencia de meses, cumplo en informarle que la misma se debe a un
error involuntario. Del informe surge claramente cual es la que corresponde, dado que
en su propio formato se detalla el período por el cual se presenta el informe.
Recomendaciones:
-
Dejar adecuada constancia de los criterios utilizados para la selección de consultores
incorporando a los legajos la evidencia de la totalidad de los procedimientos llevados a
cabo.
-
Tener en cuenta la normativa aplicable para la emisión de contratos a fin de evitar
errores que podrían afectar la validez de los mismos.
-
Solicitar a la Administradora que incluya en los instrumentos que emite para la
liberación de los pagos los datos que correspondan a los comprobantes que los
respaldan.
-
Dar estricto cumplimiento de lo establecido en los contratos celebrados.
3) EQUIPAMIENTO
LPI 2004-010 (Monto pagado en el ejercicio 2005 UDS 1.957.490,91)
Observaciones:
a) El expediente que nos fuera suministrado contiene fotocopias de la documentación
original en poder de la UNOPS, no pudiéndose garantizar la integridad de la misma, ya
24
que si bien ha sido foliada por el Programa no contiene foliatura de origen, hay
documentación duplicada y en algunos casos sin la firma del responsable. Asimismo en
el expediente se hace mención a notas que no se incluyen en el mismo.
b) No se tuvieron a la vista los recibos por compra de pliegos correspondientes a cinco de
las 8 empresas que de acuerdo al Acta de Apertura habrían adquirido los mismos.
c) No forman parte del expediente las solicitudes de aclaración cursadas por las empresas
cuyas respuestas se exponen en las Notas Aclaratorias N°s 1, 2 y 3.
d) No se tuvo a la vista constancia de que las Notas Aclaratorias N°s 1, 2 y 3 hayan sido
enviadas a todas las empresas que adquirieron el Pliego de Bases y Condiciones (8), ya
que obra en el expediente un ejemplar de cada una de ellas sin indicar a quién están
dirigidos, señalándose en el lugar del destinatario “licitantes de LPI 2004/10”.
e) En la oferta de una de las adjudicatarias tenida a la vista no constan los folios
comprendidos entre el 1478 y el 2000 y entre el 2417 y el 2898, ni documentación
alguna que respalde el destino dado a los folios faltantes.
f) No se incluyeron en el expediente que nos fuera suministrado las respuestas
presentadas por dos de las firmas a las solicitudes de aclaración enviadas el 14/10/04
por UNOPS. Al respecto cabe aclarar que en uno de los casos no se pudo constatar el
cumplimiento del plazo perentorio para su presentación debido a que la nota no contaba
con constancia de recepción y en el otro caso la constancia excede el plazo concedido
para la presentación.
g) Se verificó una inconsistencia respecto del lugar de entrega previsto para el ITEM 2
expuesto en el punto 3.b) de la Sección VI Listado de Bienes y Servicios con lo
indicado en el punto 4. Plazos de Entrega de la misma sección, ya que en el primero se
indica como destino la Ciudad de Buenos Aires y en el segundo la Provincia de Jujuy.
A su vez, existe otra inconsistencia entre el PBC y la notificación al adjudicatario
respecto del plazo para la presentación de la garantía de cumplimiento de contrato, ya
que en el primer caso se consideran 10 días a partir de la citada notificación y en el
segundo el plazo se considera a partir de la orden de compra.
h) No formaban parte del expediente las garantías de cumplimiento de contrato.
25
i) No se tuvo a la vista el listado con los lugares de entrega y destino final de 54
computadoras (item 8) ni de los bienes adquiridos a una de las empresas como
resultado del incremento de cantidades previsto en la cláusula 31.1 del PBC, el cual
según se expone en la notificación de adjudicación sería remitido oportunamente.
j) De acuerdo a la documentación tenida a la vista se verificó la existencia de atrasos
respecto a los plazos de entrega previstos en el PBC de hasta 82 días en una de las
firmas adjudicatarias y de 117 en la otra.
k) Se tuvieron a la vista recibos por USD 424.570,48 que no se encuentran firmados por el
proveedor. A su vez, otros recibos presentados por la misma empresa por USD
979.896,76 no identifican al firmante. No obstante ello, se pudo constatar que los pagos
habían sido efectivamente recepcionados.
Comentario de la UAP:
a) En primer lugar y previo a la respuesta a este punto, cabe señalar que la Oficina de
Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas (UNOPS) es la encargada de adquirir a
solicitud en nombre y por cuenta del Proyecto los equipos, y de llevar a cabo el
procedimiento de licitación pública internacional correspondiente a esta adquisición, en
virtud del acuerdo internacional denominado “Acuerdo de Servicios de Gestión y
Otros Servicios de Apoyo – MSA ARG 98/R01”- firmado entre el Gobierno de la
República Argentina y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
En el mencionado acuerdo queda establecido en el punto 2. inc. b) que será la UNOPS
quien prestará los servicios necesarios para la provisión de insumos del Proyecto. A
tales efectos, es esta oficina quien lleva adelante el proceso para la compra del
equipamiento, asumiendo el Proyecto las diligencias que se le estipulan de acuerdo en
el Apéndice II – C.1.
Por esta razón el Proyecto, administra el legajo cumpliendo las normas impuestas, y en
muchos casos se agrega documentación.
b) Respecto a que no se tuvieron a la vista los recibos por compra de pliegos, tal como se
enunciara al comienzo de este Anexo, la UNOPS es la encargada de la venta y del
26
registro de los ingresos correspondientes a su venta a los oferentes que participaron en
la licitación.
Por lo tanto, quien registra los ingresos correspondientes a la venta de pliegos en su
contabilidad es la UNOPS, y por esta razón los recibos quedan en su poder, como
prueba documental.
c) y d) En este punto, nos remitimos a lo ya aclarado en los puntos anteriores, en cuanto a
los procesos que son inherentes a la UNOPS.
e) Referente a este punto, y a efectos de identificar la totalidad de la oferta presentada por
la firma BGH, consideramos necesario aclarar que tal como indica la empresa en el
índice general de la misma, la documentación formal obra desde fs. 01001 al 1469, las
ofertas por los items 1,2 y 3 desde fs 02000 al 02417. y las ofertas por los items 5 y 12,
obran desde el folio 2898 al 4742 . Entendemos que ésta ha sido desagregada en 3
partes, ya que teniendo en cuenta el plazo perentorio para la presentación de las ofertas,
y los diversos departamentos intervinientes en la confección, por organización interna
de la empresa, se adjudican determinadas cantidad de folios para cada una de ellas.
f) Una vez más, y tal como se desprende del Acuerdo de Gestión firmado con UNOPS, las
aclaraciones son solicitadas por la UNOPS y corresponde a la órbita de las
responsabilidades que asume en el acuerdo y que taxativamente se encuentran
detalladas en el Apéndice II . C.1.
Teniendo en cuenta la solicitud realizada por personal de esa auditoría, se procedió a
requerir copia de las notas a la UNOPS, y una vez obtenidas las mismas fueron
entregadas.
g) Sin comentarios.
i) Las mismas, a requerimiento de esa auditoría han sido entregadas. Teniendo en cuenta
esta observación, en el futuro adjuntaremos las mismas al expediente obrante en el
Proyecto.
j) De los remitos obrantes en el expediente de la licitación, surge claramente la forma en
que la firma adjudicataria tuvo que distribuir los equipos adquiridos en el marco de la
27
LPI OPS-ICB 010-2004, incluyendo las 54 PC, opción de la que el Proyecto hizo uso
de acuerdo al PBC.
k) Los atrasos en la entrega de los bienes fue como consecuencia de los diversos trámites
aduaneros que se llevan a cabo antes de la entrada al país de los bienes adquiridos.
Estos trámites son ajenos al Proyecto, y en todos los casos fueron realizados por los
organismos que llevan a cabo estos procedimientos: Aduana, PNUD, y la Cancillería
Argentina.
l) Sin comentarios.
Recomendaciones:
-
Mantener archivos adecuados que contengan toda la documentación referente a las
contrataciones realizadas.
-
Verificar el estricto cumplimiento de las estipulaciones de las órdenes de compra.
-
Efectuar adecuados controles a la documentación que respalda los procesos de
adquisiciones realizados a fin de garantizar la certeza y claridad de la misma.
4) INVENTARIO GENERAL
a) El Inventario General que nos fuera suministrado no indica la fecha a partir de la cual el
bien está a cargo del responsable indicado en el mismo, ya que la única fecha
consignada es la de compra. Asimismo no registra altas, bajas y modificaciones ni
indica la fecha en que se hizo la toma de inventario, ya que sólo expone “Inventario de
Bienes 2005”. Cabe aclarar, que se verificó la existencia de comodatos celebrados en el
ejercicio 2006 incluidos en el inventario, no pudiéndose establecer si el corte es al
31/12/05 o a la fecha de impresión del listado.
b) En algunos casos se verificaron inconsistencias entre los números de inventario
expuestos en el Inventario General y en los Anexos correspondientes a los contratos de
comodato celebrados.
28
c) Los contratos de comodato celebrados no están numerados y a su vez los anexos no
contienen en algunos casos el N° de Inventario asignado a los bienes, lo cual dificulta
su ubicación en el Inventario General.
d) Se verificó que a la fecha existen contratos de Comodato cuyo vencimiento operó el
31/12/04 y aún no han sido renovados, en las provincias de Córdoba y Mendoza. Cabe
aclarar, que se tuvo a la vista una nota enviada a la provincia de Mendoza en la cual el
Proyecto solicita la firma de la renovación de los mismos, y que ante nuestra consulta la
UCP ha manifestado que los bienes en cuestión se encuentran en el lugar asignado en el
Comodato vencido.
e) De acuerdo al inventario que nos fuera suministrado, existe un equipo que se
encontraría en la Dirección de Informática de la provincia de Buenos Aires, con un
contrato de comodato vencido el 31/12/04, no obstante ello se tuvo a la vista un recibo
firmado por un consultor sin fecha, que manifiesta retirar el mismo equipo de la sede
central del SINTyS por el término de cuatro meses. De lo expuesto surge que no se
puede precisar y que no hay documento que respalde la ubicación actual del citado
bien.
f) Se constató según se expone en el Inventario General la asignación de idéntico número
de inventario a dos bienes con distinto número de serie. Asimismo, dos bienes
detallados en el Anexo A del Contrato de Comodato celebrado con la Provincia de
Mendoza el 02/01/05 se incluyen en el citado Inventario como ubicados en el SINTyS
Central.
g) No se tuvo a la vista el contrato de comodato celebrado para la entrega de bienes a la
Coordinación de Informática cuyo vencimiento operaría el 31/12/06 según se expone en
el Inventario General.
h) Se tuvieron a la vista recibos que respaldan la entrega de los bienes a distintas
jurisdicciones los cuales en su cláusula primera indican que los bienes se entregan en
forma gratuita a los efectos de la posterior celebración de un contrato de comodato y
que en el caso eventual de que no se celebre dicho contrato el bien deberá restituirse en
el mismo estado en que se entregó. Al respecto, si bien los mismos no indican plazo
29
para la celebración del comodato, en todos los casos han transcurrido varios meses (ej.
desde abril 2005) sin que el contrato se haya formalizado. Cabe aclarar, que en estos
recibos no se menciona la obligatoriedad de contratar un seguro técnico que cubra los
riesgos sobre los bienes.
i) A la fecha aún se encuentran pendientes de distribución 146 equipos, expuestos a los
perjuicios de la pérdida de garantía y a los riesgos de deterioro y obsolescencia propios
del desuso, habiendo transcurrido un año de la entrega.
Comentarios de la UAP:
a) El sistema y la planilla utilizada por el Proyecto ofrece un alto grado de control, dado
que dispone de información actualizada. Se conoce al momento la disponibilidad de
bienes del Proyecto y lo que es más importante, permite en forma trimestral conciliar
los valores registrados en los estados financieros con los registrados en el inventario.
Igualmente, se realizan conteos físicos para verificar la exactitud de los registros.
Respecto a la observación de esa auditoría que no se indica la fecha a partir de la cual el
bien está a cargo del responsable indicado en la misma, creemos conveniente dejar
aclarado que existen remitos internos que son firmados por los responsables a quienes
se le asigna cada equipo, renovándose los mismos en forma anual y controlándose en
forma periódica.
Respecto a los bienes entregados en comodato, la fecha de firma de cada comodato,
resulta ser la fecha cierta de la entrega del bien.
Como se realizan planillas con corte trimestral, el registro de altas, bajas y
modificaciones resultan de la comparación de las planillas de cada trimestre.
b) Tal como lo expusiéramos en el punto anterior, el Proyecto a lo largo de su vida, ha ido
modificando las planillas de registro de inventario, teniendo siempre como objetivo el
mejoramiento del mismo.
Por esta razón en el transcurso del año 2005, se procedió a la designación de nuevos
números a los bienes, fijándole a cada uno de ellos un nuevo número, y asignándole un
código de barra, para el eficaz control.
30
El Proyecto adquirió, para el cumplimiento de este objetivo, una lectora de código de
barra, herramienta que permite individualizar correctamente cada uno de los bienes, sin
lugar a los equívocos que pudieran realizarse si los mismo se hicieran en forma manual.
Por esta razón, pueden existir algunos comodatos, en que los números de inventario
difieran. Pero se debería tener en cuenta que en dichos instrumentos también se coloca
el número de serie, por lo que cada uno de los bienes pueden ser identificados sin lugar
a equívocos.
c) Los contratos de comodato no se encuentran numerados, por no considerar el Proyecto
de utilidad este dato, ya que las planillas en soporte magnético que se llevan para el
control de lo comodatos, permite individualizar de inmediato la ubicación geográfica de
cada bien.
En la totalidad de los contratos de comodato, los bienes se hallan perfectamente
identificables a través de la descripción de los mismos y la transcripción del
correspondiente número de serie.
No obstante lo expuesto, se tendrá en cuenta la observación realizada por esta auditoría
y se procederá a numerar los comodatos y consignar los números en todos los anexos
de comodato que se realicen.
d) El Proyecto utiliza todas las herramientas a su alcance para lograr la firma de los
comodatos, tal cual se refleja en las notas de reclamo efectuadas en reiteradas
oportunidades a lo largo del ejercicio y entregadas a esa auditoría.
Pero debe tenerse en cuenta, que la firma, tanto de los comodatos como de las
respectivas renovaciones, son efectuadas por las autoridades provinciales de los
organismos a los que los equipos se entregan, razón por la cual a veces escapa al
Proyecto la autoridad para solicitar la firma.
No obstante lo expuesto, y no habiéndose logrado la firma de la renovación del
comodato, nos parece importante destacar que en todos los casos se ha verificado la
existencia de los bienes en cuestión en el lugar asignado en el comodato.
e) El comodato vencido en la fecha señalada fue reiteradamente reclamado a la Dirección
de Informática de la Pcia. de Buenos Aires por Notas UEP Nº 121-05 y 1444-05.
31
Teniendo en cuenta que se produjo cambio de autoridades provinciales, y que no era
factible, pese a los reiterados reclamos efectuados, obtener la firma del respectivo
contrato, se resolvió entregar el equipo al responsable directo de la operación del
mismo, cumpliendo funciones en la citada Dirección.
Por un error involuntario, no fue colocada la fecha del mismo en la copia que quedó en
poder del Proyecto. El consultor ha puesto a disposición del Proyecto la copia en su
poder, con la fecha cierta desde la cual el equipo se encuentra bajo su responsabilidad,
la cual, en caso de requerirse queda a disposición de esa auditoría.
f) (Comentario no procedente).
g) Sin comentarios.
h) Sin comentarios.
i) Los equipos que se encuentran pendientes de distribución, y depositados en el Centro
Operativo Salguero, dependiente del Ministerio de Desarrollo Social, se encuentran
debidamente salvaguardados de riesgos de deterioro y cubiertos por la póliza que
incluye la totalidad de la mercadería allí depositada.
Estos equipos no han sido al momento asignados a los distintos organismos, ya que el
Proyecto mantiene acuerdos pendientes de resolución a la fecha, y los mismos son
cedidos a medida que estos acuerdos se van instrumentando.
Por este motivo, y a efectos de lograr un mejor precio, los equipos son adquiridos en
lotes por LPI, y posteriormente distribuidos entre los Organismos con los que se firma
acuerdo de adhesión. Resultaría totalmente antieconómico e ineficiente para la gestión,
proceder a la compra de los mismos por pequeños lotes, lo que implicaría hacer
procesos de comparaciones de precios, en cambio de licitaciones internacionales, con
la que se obtiene mejores cotizaciones por la envergadura de las empresas
intervinientes.
Estos equipos han sido adquiridos de acuerdo con el plan de acción y plan de
adquisiciones aprobados oportunamente por el Banco Mundial, ya que una adquisición
en forma parcializada, implicaría no cumplir con normas de adquisiciones nacionales e
internacionales.
32
Recomendaciones:
- Maximizar los controles a fin de evitar la existencia de errores en el inventario y en la
documentación de respaldo de la entrega de los bienes.
-
Evitar mantener contratos de comodatos pendientes de celebración o vencidos sin
renovación a fin de garantizar el adecuado respaldo de la responsabilidad asumida por
los depositarios de los bienes entregados.
-
Arbitrar los medios necesarios a los efectos de evitar demoras en la asignación y
entrega de los equipos adquiridos a fin de que los mismos no sean expuestos al
deterioro inherente a la falta de uso.
BUENOS AIRES, 9 de junio de 2006.
Dra. Liliana RONCHI
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
33
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO SISTEMA DE IDENTIFICACION
NACIONAL TRIBUTARIO Y SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4459-AR BIRF
(Ejercicio N° 8 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Tal como surge de los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las
Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/05 con los registros en
moneda local y extranjera que les dan sustento;
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- Verificación de la metodología de adquisición de bienes;
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- Otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros, el 65,36 % de las aplicaciones expuestas en el
Estado Financiero del Proyecto Resumen por Tipo de gasto por el ejercicio finalizado al
31/12/05.
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CONCEPTO
IMPORTE
%
USD
INCIDENCIA
MUESTRA
USD
%
MUESTRA
Bienes
Servicios de Consultoría
Gastos operativos incrementales
Reembolso del PPF
Error de suma no significativo
2.054.651.850.141.96.197.129.717.1
65,63 1.957.490,91
27,15
88.690,42
3,07
0
4,15
0
95,27
10,43
TOTALES
3.130.707.-
100 2.046.181,33
65,36
0
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Administradora del Proyecto (UAP) y la Coordinación
Administrativo-Contable y Financiera no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a
la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 9 de junio de 2006.
Dra. Liliana RONCHI
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Roberto DI LEONE
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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