2004_141info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE SISTEMA DE IDENTIFICACION NACIONAL
TRIBUTARIO Y SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4459-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/03 detallados en Isiguiente, correspondientes al “Proyecto de Sistema de Identificación Nacional Tributario y
Social” (SINTyS), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4459-AR suscripto el 27 de mayo de 1999 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF):
La ejecución del Proyecto es llevada a cabo por una Unidad Ejecutora (UEP) que funciona en el
ámbito de la Jefatura de Gabinete de Ministros. Por Decreto Nro. 357/02 de fecha 21/02/2002 el
Proyecto se transfiere al Consejo Nacional de Coordinación de Políticas Sociales en el ámbito de
la Presidencia de la Nación. La Coordinación Administrativa se efectúa a través de la Unidad
Administradora (UAP) del “Programa de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de
la Seguridad Social BIRF 4131-AR (ANSeS)”.
Debe señalarse que en la parte correspondiente a los fondos suministrados por el BIRF el
proyecto es administrado financieramente por la Oficina de Servicios a Proyectos de las
Naciones Unidas con sede en Nueva York (UNOPS), a través del “Acuerdo de Servicios de
Gestión” (MSA) Proyecto ARG/98/R01 “Asistencia Técnica para la Preparación de un Sistema
de Identificación Nacional Tributario y Social” suscripto el 19 de agosto de 1998.
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
1- Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses.
2- Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/03, “movimientos registrados en el año
2003”, expresado en dólares estadounidenses y notas explicativas (1 a 7) que forman
parte de los estados precedentes.
3- Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31/12/03, (movimientos del ejercicio
comparativo con el período anterior),expresado en dólares estadounidenses.
Notas explicativas (1 a 3) que forman parte del mismo.
4- Estados de Situación General al 31/12/03, expresados en dólares estadounidenses, por
fuente de financiamiento, componentes y tipo de gasto según detalle:
♦
Total (BM + PPF + Grant Japonés + Aporte Local): Resumen de Ejecución,
Resumen por Componente, Resumen por Tipo de Gasto, Totales por
Componente/Subcomponente y Totales por Componente y Tipo de Gasto.
♦
Banco Mundial (Préstamo BIRF N° 4459-AR): Resumen de Ejecución, Resumen
por
Componente,
Resumen
por
Tipo
de
Gasto,
Totales
por
Componente/Subcomponente y Totales por Componente y Tipo de Gasto.
♦
PPF 337-AR: Resumen de Ejecución, Resumen por Componente, Resumen por
Tipo de Gasto, Totales por Componente/Subcomponente, Totales por Componente
y Tipo de Gasto y Ejecución por Componente - Desglose por Contrato.
♦
Grant Japonés TF 25306: Resumen de Ejecución, Resumen por Componente,
Resumen por Tipo de Gasto, Totales por Componente/Subcomponente, Totales por
Componente y Tipo de Gasto y Ejecución por Componente - Desglose por
Contrato.
♦
Aporte Local: Resumen de Ejecución, Resumen por Componente, Resumen por
Tipo de Gasto, Totales por Componente/Subcomponente y Totales por Componente
y Tipo de Gasto.
2
Los estados precedentes fueron suministrados por la Unidad Administradora del Proyecto
(UAP) y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 02/06/04 y el 06/08/08.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
III
ACLARACIONES PREVIAS
a) De la comparación del saldo de las cuentas de crédito (saldo disponible en poder de
UNOPS) incluidas en el Estado Contable del Proyecto al 31/12/2003, y el saldo
registrado por UNOPS a la misma fecha, surge que existen diferencias las cuales fueron
conciliadas por la UAP; las mismas responden a gastos no contabilizados por la UAP
por un importe de USD 19.818,94 y a erogaciones no contabilizadas por la UNOPS por
un importe de USD 8.859,54 y se componen de la siguiente manera:
3
Saldo según UAP
USD 4.759.519.-
Saldo según UNOPS
USD 4.748.558.-
Diferencia USD
USD
10.961.-
Respecto a los fondos suministrados por el BIRF, cabe señalar que se tuvo a la vista el
Reporte de Auditoría por el año 2003 emitido el 25/06/04 por la División de Auditoría
del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como auditor de
UNOPS.
El reporte se emitió sobre los fondos del Management Service Agreement (MSA)
Proyecto N° ARG/98/R01, según lo requerido por acuerdo entre el PNUD y el Banco
Mundial, del cual no surgen observaciones.
b) En línea con lo señalado el ejercicio anterior respecto al cierre del PPF 337-AR
(Adelanto para la Preparación de Proyectos) operado el 31/07/99, se mantiene el
registro de gastos de ese período por USD 29.578.- (USD 26.- rubro Equipamiento y
USD 29.552.- rubro Administración Externa) que no resultan admisibles para ese
financiamiento.
Dicha discrepancia afecta en ese monto el rubro Créditos PPF (337-AR).
4
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- b)
precedente, los estados identificados en I- anterior presentan razonablemente la situación
financiera del “Proyecto de Sistema de Identificación Nacional Tributario y Social” al
31/12/03, así como las transacciones realizadas durante el período finalizado en esa fecha,
de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos
en el Convenio de Préstamo N° 4459-AR, suscripto entre la República Argentina y el
Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) el 27 de mayo de 1999.
BUENOS AIRES, 12 de agosto de 2004.
5
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4459-AR BIRF
“PROYECTO DE SISTEMA DE IDENTIFICACION NACIONAL
TRIBUTARIO Y SOCIAL”
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003,
correspondientes al “Proyecto de Sistema de Identificación Nacional Tributario y Social”
(SINTyS), se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de
carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de
Préstamo N° 4459-AR, suscripto el 27 de mayo de 1999 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Mediante Decreto 812/98 del Poder Ejecutivo Nacional de fecha 13 de julio de 1998, publicado
en el Boletín Oficial del 16 de julio de 1998, se crea el Sistema de Identificación Nacional
Tributario y Social (SINTyS) destinado a coordinar los datos registrados y a registrarse en las
distintas bases de datos existentes a nivel nacional, a fin de efectuar una identificación uniforme
y homogénea de las personas físicas y jurídicas a nivel tributario y social, invitándose a los
estados provinciales a adherirse al mismo. Por Decreto Nro. 357/02 de fecha 21/02/2002 el
Proyecto se transfiere al Consejo Nacional de Coordinación de Políticas Sociales en el ámbito de
la Presidencia de la Nación.
6
a) Sección 2.01: El monto del préstamo asciende a USD 10.000.000.-.
Cumplida. Al 31/12/03 la suma desembolsada por el BIRF asciende a USD 10.000.000,conforme al siguiente detalle:
Reembolso P-337
USD 1.500.000.-
Cargos del P-337
USD
45.242.-
Comisión s/cláusula 2.04
USD
100.000.-
Anticipo a UNOPS al 31/12/02
USD 4.901.316.-
Anticipo a UNOPS 24/02/03
USD 3.453.442.-
Total al 31/12/03
USD 10.000.000.-
b) Sección 2.02 (a): Retiro de los fondos de conformidad con el Apéndice 1.
Tal como se expone en Nota 3 al Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/03, la Unidad
Ejecutora no confeccionó Certificados de Gastos (SOE’s), ya que los mismos son realizados
por UNOPS al momento de solicitar los desembolsos periódicos del Préstamo.
c)
Sección 2.03: Fecha de cierre para desembolsos (original 30/09/01).
Parcialmente cumplida. Por Nota del 17 de diciembre del 2003, el Banco extiende la
vigencia del préstamo hasta el 31 de diciembre de 2004.
d) Sección 2.04: Comisión del 1% del Monto del Préstamo.
Cumplida. La comisión de USD 100.000 fue debitada directamente por el Banco con fecha
29/07/1999, conforme se manifiesta en nota 4 a los Estados Financieros del Préstamo al
31/12/03.
e)
Secciones 2.05, 2.06 y 2.07: Comisión de compromiso e intereses; su pago.
Cumplida. Conforme informó la Tesorería General de la Nación, a continuación se detallan
los montos abonados en concepto de intereses y comisión de compromiso durante el año
2003.
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f)
FECHA
INTERESES
COMISIONES
TOTAL USD
VTO.
USD
USD
14/05/03
71.157,43
4.304,98
75.462,41
24/10/03
83.520,43
----------
83.520,43
Sección 3.01 y Anexo 2: Ejecución del Proyecto.
Parcialmente cumplida.
En la parte correspondiente a los fondos suministrados por el BIRF el Proyecto es
administrado financieramente por la Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones
Unidas con sede en Nueva York (UNOPS), a través del “Acuerdo de Servicios de Gestión”
(MSA) Proyecto ARG/98/R01 “Asistencia Técnica para la Preparación de un Sistema de
Identificación Nacional, Tributario y Social”, suscripto el 19 de agosto de 1998.
Con fecha 25/03/02 se suscribió la Tercera Carta Acuerdo Suplementaria entre el Gobierno
y UNOPS mediante la cual, entre otras cosas, se decide incorporar al presupuesto del MSA
los intereses generados durante los años 1998 a 2000 por un total de USD 91.601.
Con fecha 4/12/02 se suscribe la Cuarta Carta Acuerdo Suplementaria mediante la cual se
incorporan al MSA los intereses generados durante el año 2001 por USD 60.765. Al
respecto, se tuvo a la vista la presentación efectuada por el Proyecto a la Secretaría de
Hacienda con fecha 20/01/03 por la cual se presentaron los Cuadros Nº 1 y Nº 2 ambos al
31/12/02 en cumplimiento de la Resolución Nº 258/01.
Respecto al costo de la comisión acreditada a favor de la UNOPS no surge de un porcentaje
preestablecido con anterioridad en el Acuerdo MSA.
Con relación a los aportes de contrapartida local cuya asignación asciende a USD 2.000.000
se registraron, durante el ejercicio bajo análisis, dos desembolsos de dicha fuente por un
total de USD 198.233,11.
Respecto a la ejecución del Proyecto, en la Misión de Supervisión del Banco del 20 al
24/10/03 se informa que el total de actividades acordadas tienen un avance del 87%.
8
El Banco ha otorgado tres prórrogas a la fecha de cierre de préstamo correspondiente a la
primera fase, quedando establecida para el 31/12/04, tal como se señala en c) precedente,
ampliando el período al doble del tiempo determinado inicialmente.
f)
Sección 3.02 y Anexo 4: Adquisición de bienes y servicios de consultores.
En términos generales se ha dado un razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales
se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
g) Sección 3.03 (a): Manual de Operaciones.
Cumplida. El Manual Operativo aprobado por el Banco con fecha 29/07/99, según
información suministrada por la UEP, no sufrió modificaciones al 31/12/03.
h) Sección 3.04 (a): Designación de coordinadores.
Cumplida. La UEP informó y aportó copia de la documentación relacionada con las
designaciones de los coordinadores de componentes durante el período auditado.
i)
Sección 3.04 (b): Comité de Coordinación de Políticas.
Cumplida. A través del Decreto 812/98 del Poder Ejecutivo Nacional de fecha 13 de julio de
1998 (artículo 4°) se procedió a crear el Comité Coordinador de Políticas del SINTyS, cuyo
presidente era el Jefe de Gabinete de Ministros. Con fecha 21/2/02 la dependencia del
Proyecto Sintys se modificó, transfiriéndose la misma al Consejo Nacional de Coordinación
de Políticas Sociales en el ámbito de la Presidencia de la Nación.
j)
Sección 3.04 (c): Unidad Administradora del Proyecto.
Cumplida. La ejecución del Proyecto es llevada a cabo por una Unidad Ejecutora (UEP), la
cual funcionaba en el ámbito de la Jefatura de Gabinete de Ministros. Por Decreto Nro.
357/02 de fecha 21/02/2002 el Proyecto se transfiere al Consejo Nacional de Coordinación
de Políticas Sociales en el ámbito de la Presidencia de la Nación.
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La Coordinación Administrativa se efectúa a través de la Unidad Administradora del
Proyecto (UAP) del “Programa de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la
Seguridad Social BIRF 4131-AR (ANSeS)”.
k) Sección 3.05 (b), (c), y (d): Informes de progreso semestrales y planes de acción
anuales.
Parcialmente cumplida. Con relación al inciso b) Informe de monitoreo y evaluación, el
inciso c) Plan de acción anual y el inciso d) Informe sobre la Administración del Proyecto,
la UAP puso a nuestra disposición los Informes relativos a los requerimientos b) y c)
adjuntos a la copia del Ayuda Memoria de la Misión de Supervisión del Banco realizada
entre el 08/05 y 16/05/03 y entre el 20/10 y el 24/10/03, donde en su anexo 2 y el punto 3
del anexo D respectivamente, hacen mención de haber recibidos dichos informes.
Con relación al inciso d) los Informes no fueron incluidos en el Ayuda Memoria.
Así también, se tuvieron a la vista los mensajes electrónicos, sobre la elevación de todos los
informes enviados al Banco, por lo que no constan notas de recepción, y en ningún caso se
tuvieron a la vista sus respectivas aprobaciones.
l)
Sección 4.01 (a): Registros contables.
Parcialmente cumplida. Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto.
m) Sección 4.01 (b) (ii): Informe de auditoría sobre la Cuenta Especial.
Tal como se expone en nota 2 al Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/03, el
SINTyS no procedió a la apertura de una Cuenta de Depósito Especial para canalizar los
fondos del Préstamo 4459-AR, ya que la administración de dichos fondos la realiza UNOPS
Nueva York, a través del Acuerdo de Servicios de Gestión ARG/98/R01.
El BIRF desembolsa directamente a la cuenta de UNOPS.
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n) Sección 4.01 (c) (iv): Informe de auditoría sobre Certificados de Gastos (SOE’s).
Tal como se expone en Nota 3 a los estados financieros al 31/12/03, el Proyecto no
confecciona SOE’s ya que los mismos son realizados por UNOPS al momento de solicitar
los desembolsos periódicos del Préstamo.
ñ) Sección 4.02 (b): Informes de Gestión del Proyecto
Cumplida. Se tuvieron a la vista los Informes trimestrales sobre la administración del
proyecto y sus respectivas notas de elevación al Banco.
Se observan retrasos en la presentación del 2º, 3º y 4º Informe de 14, 6 y 9 días
respectivamente, según lo establecido en esta sección.
BUENOS AIRES, 12 de agosto de 2004.
11
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE SISTEMA DE IDENTIFICACION NACIONAL
TRIBUTARIO Y SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4459-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/03)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/03,
correspondientes al “Proyecto de Sistema de Identificación Nacional Tributario y Social”, han
surgido
observaciones
y consecuentes recomendaciones
sobre aspectos relativos a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad
Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento
y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A-OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/03.
1) CONSULTORES
Observaciones: se reiteran las observaciones citadas en el ejercicio anterior respecto a:
Legajos:
a) En algunos casos no se tuvieron a la vista los antecedentes que acrediten del proceso de
selección y evaluación efectuado por la Unidad de Administración del Proyecto (UAP)
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para la contratación de de los consultores; sólo se agregan los currículos de tres
postulantes para cada función;
b) En algunos casos los currículos no se encontraban suscriptos por el profesional, ni
poseían fecha de emisión;
Comentarios de la UAP:
a) Respecto del procedimiento de selección de consultores individuales las normas del
Banco establecen que “la selección se hace teniendo en cuenta sus calificaciones para
realizar el trabajo”. La capacidad de los consultores se juzgará sobre la base de sus
antecedentes académicos, su experiencia y, si corresponde, su conocimiento de las
condiciones locales y de la impresión que ellos dejan en la entrevista personal que al
respecto se realiza. No es requisito, ni norma de Banco Mundial comparar ternas.
Asimismo, tal como surge del Apartado IV “Adquisiciones y Contrataciones”, punto a)
“Procedimientos de compras de bienes y contratación de consultores” del Manual
Operativo del Proyecto, el cual fuera aprobado por el Banco, cuando el monto del
contrato a realizar al consultor individual fuese menor a U$S 50.000, no se debe
preparar cuadro de evaluación de ternas, y se requerirá solo la evaluación de los
antecedentes del consultor, a diferencia de aquellos contratos por mayor monto en los
que se evaluará una terna de consultores. Tal como surge de lo expuesto, el Proyecto ha
seguido el procedimiento descripto, procediendo a comparar a varios postulantes antes
de solicitar una contratación.
No obstante lo expuesto, a partir de la recomendación realizada por la Auditoria General
de la Nación para el ingreso de los consultores al proyecto, a partir del mes de
Noviembre del 2000 se comparan tres currículos.
Se realizan mediante distintas entrevistas a los postulantes, en función del perfil
requerido y se analizan y comparan los antecedentes y experiencia declarados por los
mismos.
La recomendación de confeccionar los cuadros de evaluación con puntaje asignados de
acuerdo a la experiencia, conocimiento, efectuada en oportunidad de la revisión de los
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estados contables correspondientes al 31/12/02 ha sido tenida en cuenta en el proyecto y
se efectúan a partir del mes de septiembre 2003 oportunidad de haberse recibido el
informe de auditoria correspondiente al servicio señalado.
b) Con relación a la falta de sello de recepción en los CV., cabe señalar este Proyecto
utiliza un Sistema de Registro de Documentación y confecciona una Ficha Individual en
la que se detalla el tipo de documentación ingresada y el circuito. Durante todo el
proceso y hasta su archivo definitivo, la ficha se va actualizando y posteriormente pasa
al archivo en forma independiente a la documentación que acompañó a este circuito,
avalando la recepción por parte del Proyecto.
No obstante lo expuesto esta observación será tenida en cuenta para la recepción de los
futuros CV.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la
contratación de cada profesional, dejando constancia en las evaluaciones realizadas la
fecha y los responsables de la selección.
Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha
de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, a fin de darle validez a su
contenido y así evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también,
dejar constancia de la recepción de los mismos.
2) EQUIPAMIENTO
Observaciones:
El Proyecto mantiene equipos cedidos en comodato a distintos organismos provinciales y
federales que conforme se establece en el respectivo convenio de comodato, el
comodatario se obliga a contratar a sus costas un seguro técnico. Según la información
suministrada por el proyecto a esta Auditoria, se observa que, el único organismo que
cumple con dicha cláusula es la Comisión Nacional de Pensiones Asistenciales.
14
Comentarios de la UAP:
Respecto del cumplimiento de la cláusula de seguro establecida en los Contratos de
Comodato, se informa que se efectúa el seguimiento del cumplimiento de dicha obligación,
existiendo constancias de las pólizas respectivas en el Proyecto. De no haber
cumplimentado la Provincia o el Organismo dicha cláusula, el Proyecto ha hecho distintos,
continuos y sucesivos reclamos con el fin de que se de cumplimiento.
Recomendaciones:
Se mantiene la recomendación de exigir el envío de las pólizas de seguro por los bienes
entregados en comodato a los organismos participantes en cumplimiento de los contratos
firmados y en salvaguarda de los bienes de propiedad del Proyecto, a efectos de que, en
caso de siniestros o robos, se pueda recomponer la perdida ocasionada.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) SISTEMA CONTABLE
Observación: La UEP utiliza para las registraciones del Proyecto una base de datos, la
cual no constituye un sistema contable orgánico e integrado, en la cual se pudo observar un
asiento contable duplicado (asiento nº 14, de fecha 10/03/03) por la suma de USD 402,48.
Comentarios de la UAP:
Se realizó el ajuste contable y se emitió los estados financieros al 31/12/03 correctos.
El procesamiento es electrónico, diseñado dentro de Access, que permite cargar, almacenar
y exponer toda la información requerida para la Administración del Proyecto, con una o
mas fuentes de financiamiento.
El Sistema Contable del Proyecto es un módulo integrado dentro del SIAP. La contabilidad
del Proyecto es llevada mediante un sistema de partida doble, bimonetario, permitiendo
efectuar las registraciones contemplando la actividad / insumo / categoría de gasto del
Convenio de Préstamo / Fuente de financiamiento a la que es imputable el gasto, etc.
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El Sistema descripto permite producir por agregación de la información previamente
almacenada, todos los diferentes tipos de Estados Financieros que se le requieren al
Proyecto para la evaluación y monitoreo de su gestión.
El SIAP produce los Estados Financieros necesarios para mostrar los resultados de la
gestión presupuestaria y económica, así como la situación patrimonial del programa, todo
ello con la estructura, oportunidad y periodicidad que el Banco Mundial lo requiere.
Concebido el SIAP de la forma que hasta aquí se ha señalado, cabe concluir que el mismo
reúne las condiciones señaladas en el punto II.08.1 del Manual de Contabilidad, Informes
Financieros y Auditorías del Banco Mundial el cual establece que ….“El Sistema de
Contabilidad debe estar totalmente integrado, en lo posible, con todos los demás sistemas
de administración financiera (Presupuesto, Tesorería y Administración de Créditos) para
garantizar que provee una Base de Datos común para la información financiera”…
Recomendaciones:
Atento a que el sistema utilizado se basa en una base de datos, implementar para las
registraciones contables un sistema contable orgánico e integrado ( UEPEX – no se
verificó su utilización -).
2) CONSULTORES
Observaciones:
1. Legajos:
a) En tras casos, la aprobación a la recontratación es de fecha posterior al inicio de las
actividades del consultor;
b) En un caso no se adjunta al legajo la nota de designación del consultor contratado.
2. Pagos:
a) Se verificó que en la mayoría de los casos los comprobantes de respaldo
(factura/recibo) de los consultores, son de fecha posterior a la orden de pago emitida
para su cancelación.
16
b) Los comprobantes de respaldo (facturas y/o recibos) no poseen un sello de
imputación o cancelación.
Comentarios de la UAP:
1. Legajos:
a) La solicitud para la recontratación del consultor ha sido remitida a la Cancillería
Argentina el 27 de diciembre de 2002, siendo la misma anterior al inicio de
actividades, quien luego la remite a la Oficina de Servicios a Proyectos de las
Naciones Unidas (UNOPS).
La documentación que se remite a la UNOPS es copia para la confección del legajo
del consultor en ese Organismo.
b) (No procedente).
2. Pagos:
a) Tal como lo ha observado la auditoria, la liquidación de los pagos (y no la
liberación), se realiza con anterioridad a la recepción de los respectivos
comprobantes, por lo que existen facturas y/o recibos de los consultores con fechas
posteriores a la transferencia de los fondos. Esto se debe a que los pagos son
liquidados en función del contrato firmado entre el consultor y la UNOPS y del
cronograma de pagos anexo al mismo. Dicho contrato, establece en su cláusula
tercera” que la UNOPS pagará la contraparte previa certificación satisfactoria de los
servicios prestados, el cual se instrumenta a través de la aprobación de los
respectivos informes.
Cabe señalar, que la emisión de la factura/recibo corresponde ante el efectivo pago
de la prestación, no siendo un requisito previo para la liquidación de la misma. La
UNOPS liquida los pagos durante los últimos días del mes, en función del
cronograma de pagos anexo al contrato firmado mencionado, a los efectos de
disponer del tiempo suficiente para que los consultores cuenten con el pago de sus
honorarios en sus respectivas cuentas en los plazos comprometidos en el contrato,
recibiéndose los respectivos comprobantes respaldatorios a partir del último día del
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mes que por el cual se paga y la fecha de disponibilidad de sus honorarios en sus
cuentas.
Asimismo, no es requisito del Manual de Gestión de Proyectos del PNUD (ni de
ninguna otra reglamentación del derecho común que pueda aplicarse supletoria o
subsidiariamente), que para que éste efectúe la transferencia, se deba requerir
previamente la factura.
b) La factura constituye una nota emanada por una de las partes de un negocio jurídico
y entregada a la otra, en la que, en general, se especifica la cantidad, calidad, precio
de la prestación o contrato; y en especial, en el caso de las entregadas por los
consultores del Proyecto, se especifica el período en el que se ejecutaron las
prestaciones y los honorarios de los consultores.
Las facturas además, consignan fecha y datos del locador.
Respecto de su formalización, a efectos de la virtualidad de la factura como medio de
prueba instrumental, la legislación positiva no exige la firma.
La exigencia de un requisito adicional importaría un exceso de formalismo, contrario
a los principios de celeridad, economía, sencillez y eficacia que imperan en la gestión
de la administración pública para sus actuaciones.
Recomendaciones:
Se recomienda solicitar las aprobaciones a las contrataciones/recontrataciones con la
debida antelación necesaria a efectos de disponer de la misma al momento de inicio de
cada contrato.
Por otra parte, implementar un sello de “PAGADO” sobre los comprobantes (facturas y/o
recibos) abonados por el proyecto a efectos de mejorar el control interno y evitar que los
mismos puedan ser imputados o pagados más de una vez.
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3) CAJA CHICA
Observaciones:
a) Se observa un cambio de criterio en el reembolso de los gastos correspondientes a la
quinta liquidación de caja chica por parte de UNOPS,
b) Los vales de caja chica no se encuentran numerados, no poseen sello cancelatorio, ni
hacen referencia a que rendición corresponden.
Comentarios de la UAP:
a) Esta caja corresponde al período 15-07-03 al 04-09-03 (quinto informe), y fue
reintegrada con fecha 30-09-03 (Voucher N° 2030900482).
En este caso la UNOPS reintegró la caja chica por lo efectivamente rendido.
b) Dicha observación se tendrá en cuenta para futuras rendiciones que se realicen
Recomendación:
Profundizar los controles internos a efectos de mejorar la calidad de la información.
4) PASAJES Y VIATICOS
Observaciones:
En un caso se observó una notable demora en la registración de pasajes y viáticos
liquidados correspondientes a la misión a la ciudad de Ushuaia (fecha de viaje -16/03/03registrado el 30/12/03).
Comentarios de la UAP:
Si bien ha existido un retraso en la contabilización, ello se debió a la demora en la remisión
de los correspondientes vouchers por parte de la UNOPS, en virtud de sus procedimientos
internos por tratarse, de una Imprest Account (cuenta con la que abona los viáticos al
Proyecto).
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En virtud de ello, el Proyecto procedió a contabilizarlos al momento de su recepción antes
de la finalización del ejercicio 2003, al entender que no se alteran los estados finales ni la
razonabilidad de éstos.
En este sentido, teniendo en cuenta la naturaleza del gasto y la importancia, no se ha
afectado el riesgo involucrado.
Recomendaciones:
Mantener los registros actualizados a efectos de mejorar la calidad de la información.
BUENOS AIRES, 12 de Agosto de 2004.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO SISTEMA DE IDENTIFICACION
NACIONAL TRIBUTARIO Y SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4459-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Tal como surge de los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las
Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros en
moneda local y extranjera que les dan sustento;
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- Inspección ocular de bienes;
- Verificación de la metodología de adquisición, control y seguimiento de Subcontratos;
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- Otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio
y el 52,43 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del
Proyecto por el ejercicio finalizado al 31/12/03.
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CONCEPTO
Pasajes y Viáticos
Consultores Nacionales
Equipamiento
Gastos Varios
Costo de Auditoria
Administración Externa
TOTALES
IMPORTE
USD
%
MUESTRA
INCIDENCIA
USD
2.981,00
404.331,00
198.666,00
17.333,00
6.986,00
30.000,00
660.297,00
0,45
61,23
30,09
2,63
1,06
4,54
100,00%
%
MUESTRA
2.085,73
137.922,35
198.410,00
7.765,94
69,97
34,11
99,87
44,80
346.184,02
52,43
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Administradora del Proyecto (UAP) y la Coordinación
Administrativo-Contable y Financiera no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a
la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 12 de agosto de 2004.
22