1997_070info.pdf

BUENOS AIRES, 20 de mayo de 1997
o
VISTA la Actuación N 680/96 del registro de la Auditoría General de la
Nación y,
CONSIDERANDO:
o
Que la Ley N 24.156, aprobó el Régimen de Administración Financiera
y los Sistemas de Control del Sector Público Nacional, creando la Auditoría General de
la Nación como órgano rector del Sistema de Control Externo.
Que el artículo 118 inciso h) de la precitada Ley establece que la
Entidad tendrá a su cargo, entre otras funciones la de auditar y emitir opinión sobre los
estados contables de Empresas y Sociedades del Estado.
Que en el marco de las mencionadas funciones se realizó la auditoría
de los estados contables del ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1995 de
INTERCARGO SOCIEDAD ANONIMA COMERCIAL.
Que durante el transcurso de la auditoría se efectuó una revisión de la
estructura de control interno adoptado por la mencionada Sociedad, con el propósito
de conocer la confiabilidad de la misma y determinar así la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditoría que fueron aplicados. La revisión no
tuvo como objeto el análisis particular de los sistemas, procedimientos y transacciones
de la Sociedad para brindar una opinión específica sobre dicha estructura.
Que como consecuencia de la tarea realizada se elaboró un informe
conteniendo recomendaciones para el mejoramiento de los procedimientos contables y
de control interno de la Entidad.
Que dicho informe fue puesto en conocimiento del organismo
auditado, el cual expresa su opinión a continuación de cada recomendación.
Que la Comisión de Supervisión respectiva ha producido el despacho
correspondiente, compartiendo los términos del informe elaborado por la Gerencia
General de Control del Sector Público Nacional no Financiero.
Que el Colegio de Auditores Generales, en su Sesión del día 24-04-97
ha dado aprobación a todo lo hasta aquí actuado.
Que el Presidente de la Auditoría General de la Nación ejerce la
representación del órgano.
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA NACION
R E S U E L V E:
ARTICULO 1°: Aprobar el Informe producido por la Gerencia General de Control del
Sector Público Nacional no Financiero, referido a las recomendaciones para el
mejoramiento de los procedimientos contables y de control interno adoptados por
INTERCARGO SOCIEDAD ANONIMA COMERCIAL, que obra a fs. 32 a 46 de la
Actuación No 680/96.
ARTICULO 2°: Poner en conocimiento de INTERCARGO SOCIEDAD ANONIMA
COMERCIAL el referido informe.
ARTICULO 3°: Regístrese, comuníquese a la COMISIÓN PARLAMENTARIA MIXTA
REVISORA DE CUENTAS. Cumplido, archívese.
RESOLUCION
N° 70/97
1
CARTA CON COMENTARIOS
Y RECOMENDACIONES
DE CONTROL INTERNO
Intercargo Sociedad
Anónima Comercial
Ejercicio 1995
A.G.N.
2
INDICE
1- Organización General.
2- Sistema de Información a la Dirección.
3- Contabilidad General.
4- Manuales de Procedimientos.
5- Tesorería.
6- Cuentas a Cobrar y Cobranzas.
7- Compras y Contrataciones.
8- Control de Stock de Materiales y Repuestos.
9- Proveedores.
10- Previsión para Juicios.
11- Seguros.
12- Contratos de Servicios - Retención Impuesto a las Ganancias.
1- ORGANIZACIÓN GENERAL
Comentario
Si bien existe un Organigrama actualizado y aprobado por el Directorio del nivel
Gerencial, no se encuentra desarrollado en forma completa con todos los niveles de la Empresa,
como así tampoco un Manual de funciones de las distintas áreas.
Recomendación
Elaborar el Organigrama de toda la empresa y un Manual de funciones como
mínimo hasta el nivel de Encargado de Sector / Jefe de Sección con el objeto de definir por
escrito una adecuada delimitación y asignación de funciones entre las distintas gerencias y/o áreas
de la Sociedad.
Opinión de la Gerencia
En cuanto a la recomendación efectuada por la A.G.N., respecto del Organigrama
de la Empresa, está en estudio un proyecto en el cual se detallan todos los niveles de la misma.
Para ello se están delimitando claramente las misiones y funciones y así poder completar el
esquema organizacional para contar con estas herramientas, a fin de esquematizar una adecuada
asignación de funciones.
2- SISTEMA DE INFORMACION DE LA DIRECCIÓN
Comentario
Si bien no se encuentra definido un sistema de información gerencial a la
Dirección de la Sociedad, que comprenda aspectos operativos, económicos y financieros,
periódicamente se elaboran distintos tipos de informes de similares características para la misma.
Recomendación
Elaborar un sistema orgánico de información a la Dirección, para una adecuada
ponderación de la gestión empresaria, con el objeto de medir la misma a través de los diferentes
períodos.
Opinión de la Gerencia
En forma diaria, mensual, trimestral y semestral se preparan informes económicos,
financieros y de costos para la Dirección de la Empresa, no obstante que no se encuentra definido
un sistema de información gerencial.
La Gerencia está elaborando un sistema de información a la Dirección, que se
implementará en el transcurso del año 1996.
1
3- CONTABILIDAD GENERAL
Comentario
La empresa no cuenta con un Manual de Cuentas Contables que describa
brevemente la naturaleza de las partidas que deben incluirse en cada cuenta
Recomendación
Elaborar un Manual de Cuentas Contables.
Opinión de la Gerencia
Se encuentra en elaboración el proyecto del Manual de Cuentas Contables, con
descripción sintética de la naturaleza de las partidas a incluir en cada una de ellas.
4- MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Comentario
Si bien existen Normas y Procedimientos para determinados aspectos
administrativos, contables y operativos, no se encuentran desarrollados, orgánicamente en la
empresa, Manuales de Procedimientos de la totalidad de los Sistemas vigentes.
Recomendación
Completar la elaboración de los Manuales de Procedimientos de los principales
Sistemas Administrativos, Contables y Operativos, a fin de posibilitar e incrementar la eficiencia
de las diferente áreas, racionalizar la ejecución del las tareas y evitar eventuales duplicación de las
mismas y/o procedimientos de diferentes sectores.
Opinión de la Gerencia
Se encuentra en elaboración la definición de los Manuales de Procedimientos de
los Sistemas Administrativos y Operativos faltantes con el fin de racionalizar la ejecución de las
distintas tareas, evitando la duplicidad de las mismas para posibilitar de esta manera incrementar
la eficiencia de los distintos sectores.
5- TESORERÍA
Comentario
2
La misma persona del sector Tesorería es la que confecciona los cheques, emite e
imputa las órdenes de pago, como así también es la que registra los pagos en las cuentas
corrientes de los proveedores.
Recomendación
Separar las funciones de emisión de órdenes de pago y cheques, de las de
registración de las cuentas corrientes de los proveedores.
Opinión de la Gerencia
La emisión e imputación de órdenes de pago se realiza mediante un software
integrado de Tesorería y Contabilidad, el legajo de pago es visado por Contaduría y el
Coordinador General, por el cual se autoriza el pago y se revisa la imputación contable.
Comentario que merece la opinión de la Gerencia
Se mantiene la recomendación, por cuanto la separación de funciones es un
requisito fundamental dentro del control interno de los sistemas administrativos.
6- CUENTAS A COBRAR Y COBRANZAS
6.1. Separación de Funciones
Comentario
La facturación a clientes, la gestión y ejecución de las cobranzas, y la registración
de las mismas en las cuentas corrientes de los clientes, si bien son realizadas por distintas
personas, dependen funcionalmente del mismo sector.
Recomendación
Separar las funciones de cobranzas de las de facturación y de las de registración de
las cuentas corrientes de clientes, con el fin de reforzar los controles por oposición de intereses en
el manejo de las cuentas a cobrar.
Opinión de la Gerencia
La recomendación realizada por la A.G.N. es adecuada a nivel teórico, pero se
considera que no es de aplicación a Intercargo S.A.C., ya que no se cuenta con una gran cantidad
3
de clientes que justifiquen el costo del control a implementar. No obstante ello se cuenta con un
software integrado de facturación conectado con la contabilidad, mediante el cual dicho control
es efectuado por el mismo sistema.
Las cuentas corrientes son conciliadas por Contaduría, la recepción de las
cobranzas es efectuada por Tesorería que coteja la registración realizada por Cobranzas.
Comentario que merece la opinión de la Gerencia
Se mantiene la recomendación, por cuanto la separación de funciones es un
requisito fundamental dentro del control interno de los sistemas administrativos.
6.2. Pagos fuera de Término
Comentario
Se ha observado que en algunas cobranzas que fueron abonadas fuera de los
plazos estipulados, no se han confeccionado las notas de débito correspondientes en concepto de
intereses (LAPSA, British, etc.).
Recomendación
Confeccionar las notas de débito pertinentes por intereses en los casos en que se
produzcan demoras en los pagos por parte de los clientes, caso contrario, que exista una
liberación expresa autorizada por un funcionario responsable.
Opinión de la Gerencia
En el año 1995, por no estar instrumentados los contratos con las compañías
aéreas, no se generaban notas de débito por intereses por cuestiones de política empresaria. No se
dejaba registro de la liberación para no sentar precedentes; de todas maneras se elaboraban
resúmenes que se enviaban al Sector Comercial, a la Gerencia General y a la Asesoría Legal, para
que resolvieran en los casos que consideraban conducente efectuar las mismas.
A partir de julio de 1996, con la firma de los contratos, se generan las respectivas
notas de débito por intereses en los casos de cobranzas fuera de los plazos contractuales.
6.3. Recibos de Cobranzas
Comentario
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Se ha observado que algunos recibos de cobranzas han sido erróneamente
imputados. La imputación inserta en el recibo no corresponde a los comprobantes (facturas)
realmente abonadas.
Recomendación
Se recomienda que se tomen las medidas necesarias a fin de evitar la deficiencia
señalada.
Opinión de la Gerencia
Se tiene en cuenta la recomendación efectuada por la Auditoría General de la
Nación.
6.4. Autorización de Notas de Crédito
Comentario
El área Comercial es quien autoriza las notas de crédito a los clientes por
cualquier concepto (Descuentos, Servicio no prestados, etc.)
Recomendación
Las notas de crédito, previo a su confección, deberían tener la autorización,
además del área Comercial, del área de Administración y Finanzas.
Opinión de la Gerencia
Se tiene en cuenta la recomendación efectuada ya que corresponde, previo a la
confección de las mismas, el pase para su autorización a la Gerencia de Administración y
Finanzas y al Gerente General.
6.5. Resúmenes de Cuenta
Comentario
No se envían regularmente, resúmenes de las cuentas corrientes a los clientes.
Recomendación
Enviar regularmente, resúmenes de cuenta corriente a los clientes, con el objeto de
fortalecer el control interno existente en el manejo de las cuentas a cobrar.
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Opinión de la Gerencia
Corresponde la recomendación efectuada, se procederá al envío regular de
resúmenes de cuenta a los clientes.
7- COMPRAS Y CONTRATACIONES
7.1. Actas de Preadjudicación y de Apertura
Comentario
De acuerdo con los controles realizados sobre los expedientes de compras y
contrataciones, se observó que en la mayoría de los casos no se redacta el acta de
preadjudicación.
Asimismo, en algunas actas de apertura no se cumplen con todos los requisitos de
forma, por ej., Lic. Priv. 10/95 falta: valor de cada oferta por ítem, valor total de cada oferta,
plazo de entrega, plazo mantenimiento de oferta, condiciones de pago pretendidas, tipo y plazo
de la garantía de oferta acompañada. Lic. Priva 18/95 falta: plazo de entrega, condiciones de
pago pretendidas, plazo mantenimiento de oferta.
Recomendación
Se aconseja en lo sucesivo cumplir con la reglamentación de compras y
contrataciones imperante en la Sociedad. Puntualmente, en los casos señalados, los ítems 4.37 y
4.57 de dicho Reglamento.
Opinión de la Gerencia
En la etapa inicial de implementación del procedimiento administrativo de
compras, no se cumplió con algunos aspectos del tipo formal en lo referente a la totalidad de
información volcada en el acta de apertura, principalmente cuando los oferentes se ajustaban en
un todo a las condiciones del pliego, en relación al plazo de entrega, plazo de mantenimiento de
la oferta y condiciones de pago pretendidos. Posteriormente al acta de apertura, se realizaban las
planillas comparativas de precios unitarios y totales, los que eran analizados por el Comité de
Adjudicación y Auditoría Interna, para los casos en que correspondía.
Actualmente en el acta de apertura de licitaciones privadas y públicas, se
completan la totalidad de los datos aportados por los oferentes de acuerdo con lo previsto en los
puntos 4.37, 4.38, 4.39 y 4.40 del procedimiento administrativo de compras, realizando además
el Acta de Preadjudicación según lo previsto en los puntos 4.57, 4.58 y 4.59.
7.2 Registro Único de Compras
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Comentario
De la revisión del Registro Único de Compras hemos detectado que el mismo, en
varios casos, no refleja correctamente los números de las solicitudes de compra, según lo
observado en los respectivos expedientes.
Recomendación
Se aconseja que en lo sucesivo se indique correctamente en el Registro Único de
Compras los números de las solicitudes de compra.
Opinión de la Gerencia
En el Procedimiento Administrativo de Compras se incluye como Anexo II al
mismo un formulario denominado Solicitud de Compra, por medio del cual se inicia la gestión,
debido a la cantidad de solicitudes en las que se repiten los ítems del mismo rubro, es que el
Sector procede a agruparlas para efectuar los correspondientes pedidos de precios, generándose
Ordenes de Provisión que incluyen varios números. El sistema actual no lo permite, a una
solicitud le corresponde una Orden de Provisión y las mismas son emitidas por sistema.
8- CONTROL DE STOCK DE MATERIALES Y REPUESTOS
8.1- Control Contable
Comentario
No se encuentra implementado un sistema contable de control de stock de
materiales y repuestos, por parte del área Contaduría. El control de stock físico en unidades es
efectuado en forma extracontable por el Sector Pañol y Abastecimiento.
Recomendación
Establecer su importancia mediante la clasificación A, B, C, e implementar un
sistema de control de stock valorizado en el área contable, con el objeto de fortalecer el control
interno en el manejo del stock.
Opinión de la Gerencia
Cabe destacar que ha sido preocupación de la Gerencia contar e implementar un
sistema de control de stock de materiales y repuestos. Justamente fue el Sector Contaduría el que
más insistió en este tema, debido a ello en el último mes del ejercicio se redactaron normas para
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la toma de inventario anual, a los efectos que el mismo sirviera de base para la implementación
del nuevo sistema de control de stock.
Personal del Sector Contaduría, Coordinación General, Unidad de Auditoría
Interna y Almacenes, mantuvieron contactos con proveedores de software de este tipo de
sistemas. Como resultado de los mismos se compró un sistema integrado de Compras y
Almacenes, que se encuentra actualmente en vigencia, en la etapa de puesta a punto y cuyos
beneficios se manifestarán en el ejercicio 1996.
8.2- Stock al cierre del ejercicio
Comentario
No se refleja el monto del stock de los materiales y repuestos en existencia al
cierre del ejercicio. Según fuimos informados su importe no es significativo. La Sociedad los
imputa directamente a resultados.
Recomendación
Reflejar en los estados contables las existencias de materiales y repuestos al cierre
del ejercicio, no obstante su escasa significatividad, para un mejor control de las mismas.
Opinión de la Gerencia
El criterio de no reflejar los stocks de materiales y repuestos en existencia al cierre
del ejercicio, era seguido por la conducción anterior de la Sociedad. Si se tiene en cuenta que la
nueva dirección ejerce plenamente sus funciones en el año 1995 y que primero se debe hacer un
diagnóstico de situación, para luego tomar las acciones correctivas necesarias, con la fijación de
prioridades para su cumplimiento, este tema se dejó para tratar en el nuevo ejercicio, junto con la
implementación del sistema contable de compras y almacenes que se encuentra actualmente en
vigencia.
9- PROVEEDORES
Comentario
En la composición de las cuentas corrientes de los Proveedores, se detectaron saldos
anteriores al mes de abril de 1994 y saldos de facturas sin cancelar del mismo período, como así
también saldos deudores de Proveedores de cierta antigüedad.
Recomendación
Si bien los montos no son significativos, se sugiere realizar una conciliación
integral de las cuentas corrientes de los Proveedores para lograr una depuración de las mismas.
Opinión de la Gerencia
8
La conciliación integral de las cuentas corrientes de Proveedores ha sido efectuada
en oportunidad del cierre del ejercicio. Debido a ello se ha solicitado a la Gerencia General
autorización para depurar los saldos cuya antigüedad sea superior al año sin reclamo por parte de
los interesados.
10- PREVISION PARA JUICIOS.
Comentario
Existen seis juicios laborales cuyos montos, de acuerdo con el informe de los
abogados, no fue posible establecer por diferentes motivos: se solicitó la búsqueda o no se
encontró el expediente, se carecen de datos para ubicarlo, no se encuentra en la Cámara, etc.,
razón por la cual no fueron previsionados al 31 de diciembre de 1995.
Recomendación
Sugerimos reiterar a los abogados de la Empresa que obtengan información
actualizada sobre dichos juicios, se cuantifiquen y se realicen las correspondientes previsiones.
Opinión de la Gerencia
Permanentemente se envían notas a los Asesores Legales de la Empresa, con el fin
de recabar información sobre el estado de los juicios en que Intercargo S.A.C. es parte.
Los juicios que menciona la A.G.N. en sus comentarios corresponden a los
transferidos según Acta N° 744 del 8 de agosto de 1994 de la Empresa Inversiones y Servicios
S.A., mediante la cual entre otras resoluciones, se instrumentó la cesión de todos los derechos y
obligaciones emergentes de los juicios, que se exponen en el Anexo II del Convenio General
firmado el 13 de julio de 1994 (adquisición del 80% del Capital Accionario de Intercargo S.A.C.
a Inversiones y Servicios S.A. por el Estado Nacional - Ministerio de Economía y Obras y
Servicios Públicos), de los cuales no se cuenta con documentación alguna, motivo por el cual no
han sido previsionados al 31 de diciembre de 1995.
11- SEGUROS
Comentario
Del análisis de las pólizas de seguros vigentes en la Empresa, se ha observado que
no existe una cobertura específica por el riesgo de incendio para el “Equipamiento de Rampa”
distribuido en las diferentes escalas, principalmente Ezeiza y Aeroparque.
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Recomendación
Evaluar sobre la necesidad y conveniencia económica de tener una cobertura
contra incendio sobre dichos bienes.
Opinión de la Gerencia
Dentro de las pólizas de seguros que la Empresa contrata, históricamente nunca se
tomó cobertura de incendio sobre el Equipamiento de rampa, teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
* Gran dispersión de los equipos, que en caso de siniestro representaría la pérdida
de algún equipo puntual.
* Existen elementos de protección contra incendios, distribuidos en puestos fijos
en todo el aeropuerto.
* Todos los aeropuertos cuentan con autobombas para la prevención de
incendios, con respuesta inmediata en caso de siniestros.
* Características de los equipos. La flota está formada por móviles equipados con
motores a gasoil, que no producen combustión violenta.
* Siniestralidad. No se registran antecedentes.
* Conveniencia económica. Se realizará un estudio de costos
Con todos los antecedentes antes mencionados, se analizará la conveniencia de
aplicar una cobertura sobre incendios.
12- CONTRATOS DE SERVICIOS - RETENCIÓN IMPUESTO A LAS
GANANCIAS
Comentario
Las retenciones del Impuesto a las Ganancias que se practican a los contratos de
servicios, se efectúan con un mínimo no imponible de $ 11.242,70 considerando la escala
correspondiente a “Enajenación de Bienes de Cambio y Bienes Muebles, Transferencia, Llaves,
etc. Locación de Obras y/o Servicios”.
Habiendo analizado los contratos que vinculan a algunos profesionales, que
realizan diferentes actividades en la Empresa, entendemos que, los mencionados contratos no
reúnen la totalidad de las condiciones para ser considerados como una Locación de Servicios,
desde el punto de vista impositivo. Para lo cual debería tomarse como mínimo no imponible para
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practicar la retención del Impuesto a las Ganancias, el correspondiente a Profesiones Liberales,
Síndicos, Directores de S.A., etc. cuyo monto asciende a $1.124,27.
Recomendación
Practicar las retenciones pertinentes de acuerdo con lo expuesto y/o realizar la
respectiva consulta por escrito a la Dirección General Impositiva, a efectos de evitar posibles
penalidades del Organismo Fiscal.
Opinión de la Gerencia
La Empresa aplica el mínimo no imponible sobre contratos definidos por la misma
como Locación de Obra, ya que se solicitan determinados trabajos específicos a cumplir,
mediante una propuesta de trabajo.
Teniendo en cuenta que ni jurídica ni impositivamente se define con claridad la
Locación de Servicio y/o contratación de honorarios, el criterio adoptado en estos casos fue el
descripto en el primer párrafo. Individualizándose las tareas que deberán desarrollar en un plazo
establecido de tres meses, pactándose el precio y obligándose a realizar ese trabajo específico.
No se ha efectuado la respectiva consulta por escrito a la Dirección General
Impositiva, ya que la respuesta del Organismo no es vinculante con respecto a este tributo y la
misma siempre sería a favor de la D.G.I.
Es de hacer notar que existe solidaridad del profesional en caso de que la
Sociedad no efectúe la retención, ya que también es responsable del tributo.
De todas maneras, se comenzará a rever los mismos y se aplicará en los casos
correspondientes las respectivas retenciones.
BUENOS AIRES, 23 de setiembre de 1996.-
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