2000_079info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/046 “Apoyo
a la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el
04/02/98
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al
proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de
Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II),
suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional
de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
(a)
Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses.
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(b)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares
estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y
conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD
en Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en (a) surge de registros contables elaborados en pesos y se
encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado
por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva
responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha
08/05/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de
auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 1° y el 31 de
marzo de 2000.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de
aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD,
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incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del
sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento
de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás
procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra
declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los
fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del
proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente,
exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/046
“Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II” al 31 de diciembre de 1999, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el
Documento de Proyecto de fecha 04/02/98 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente
Informe.
BUENOS AIRES, 26 de mayo de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de
Coordinación del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones
sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL
31/12/99.
1- SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA
Observación: Con referencia al análisis efectuado sobre los antecedentes de las
contrataciones formalizadas con la Organización Internacional de Migraciones (OIM)
para provisión de asistencia técnica, soporte técnico y fortalecimiento institucional y
cooperación horizontal del PROMIN (contratos V y VI), por un monto total de $
705.600.- y $ 774.900.-, respectivamente, al igual que en los contratos celebrados con la
mencionada institución en el ejercicio anterior, surgió lo siguiente sobre la base de las
muestras determinadas (83,64 % de USD 1.313.171,19):
En el artículo 5, punto 5.2 del contrato, se ha establecido asignarle a la contratada un
adelanto de fondos del 30 % sobre el monto total del contrato, más un 5 % en concepto
de comisión administrativa OIM, es decir, $ 235.200.- (para el contrato que comprende
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el período 01/99 al 06/99) y $ 258.300.- (para el contrato correspondiente al período
07/99 al 12/99), porcentaje que resulta superior a lo establecido por el PNUD en el
Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno
(Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 52, que dice: “Como regla general no deben
pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los
trabajos, éste no debe superar el 15 % del monto total.”).
Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta la observación para aplicarla en contratos
futuros.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el Manual de
Gestión de Proyectos del PNUD al momento de formular las contrataciones.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA
a) Antecedentes de contratación
Observación: En ningún caso se tuvo evidencia del proceso de selección, evaluación
y contratación aplicado en la formulación de los subcontratos con OIM mencionados
en A) 1 precedente y con Fundación Catalina, Asociación Comunitaria Independiente
de Salud y Desarrollo (ACOINSAD) y Caritas Buenos Aires, que permita aseverar el
cumplimiento con el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 49 (“Mediante
la comparación de ofertas competitivas...”) y punto 50 que dice: “La existencia de un
organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de lucro que pudiera prestar
el servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la comparación de
su propuesta con la de otros posibles proveedores.”
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Comentario de la UCP: Sin comentarios.
Recomendación: Dar cumplimiento a lo señalado precedentemente, respecto a los
puntos 49 y 50 del Capítulo III del mencionado Manual del PNUD.
b) Contratos
Observación: En dos casos analizados -Fundación Catalina y ACOINSAD– dice
como fecha de vencimiento contractual “el cumplimiento de las obligaciones”, o sea,
no especifican una fecha determinada.
Comentario de la UCP: Se debe a las características particulares de los
subproyectos; ACOINSAD fue un simposio de un día de duración; Fundación
Catalina: el subproyecto consistía en la realización de un seminario.
Recomendación: Especificar en los respectivos contratos de consultoría las fechas
previstas en que se deben cumplimentar las tareas.
c) Informes
Observaciones:
1- De Rendición de OIM
1.1 Existen diferencias entre el total informado que surge de los informes de
aplicación de fondos trimestrales y el Estado Final de Cuenta Financiero,
ambos presentados por OIM, respecto al Acta Acuerdo correspondiente al
período (01/01/99 al 30/06/99):
CARTA
MONTO
ACUERDO
RECIBIDO POR
PERIODO
OIM
MONTO RENDIDO
MONTO RENDIDO POR
POR OIM S/
OIM S/ SITUACION
RENDICIONES 1 a 6 FINANCIERA AL 31/08/99
DIFERENCIA
ENTRE
INFORMES OIM
Y VIAJES
01-01 al
30-06-99
$ 705.600,00
$ 611.716,91
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$ 610.097,00
$ 1.619,91
1.2 Las planillas de rendición de viáticos no poseen firma del responsable;
además, existen discrepancias entre los viáticos liquidados y la cantidad de
días que se informan (el importe de viático diario determinado en la Carta
Acuerdo - Anexo 2- asciende a $ 140.- por día, mientras que el liquidado es el
sugerido por el PNUD, según su escala).
2- De Fundación Catalina
Conforme surge de los términos de referencia (TOR’s) del contrato celebrado
entre el Proyecto y la Fundación Catalinas, el contratado debía presentar dos
informes de cumplimiento de tareas, uno al finalizar los módulos 3 y 4 en el mes
de octubre 1999 y otro al terminar con las actividades en noviembre de 1999. Al
respecto la fundación presentó un solo informe final con fecha 02/02/00.
Comentarios de la UCP:
1- No existen diferencias, pues el monto de $ 611.716,91 es una rendición preliminar
en la que pueden sobrar o faltar conceptos o los mismos no estar correctamente
valuados, siendo la definitiva y única valida la de $ 610.097,00.
2- Por una reformulación de módulos, se aceptó que presentaran un solo informe al
finalizar la actividad.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a las
obligaciones que surgen de los respectivos términos de referencia que deben
cumplimentar los contratados por el Proyecto.
d) Registros Contables
Observación: Se verificó que la Unidad de Coordinación registra el total del
contrato al momento de firmar el mismo y a su vez constituye un pasivo,
procedimiento que hace que tanto las inversiones como el pasivo del proyecto
resulten sobrevaluadas. Cabe señalar que la información expuesta en el Estado de
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Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99 adjunto al
presente fue neteada, quedando correctamente expuesta.
Comentario de la UCP: (El comentario de la UCP no resulta procedente).
Recomendación: Registrar los hechos económicos conforme las prácticas contables
usuales, esto es al momento que se genere su devengamiento o exigibilidad.
2- CONSULTORES - Antecedentes de Contratación
Observación: De una muestra analizada surgió que no consta en los legajos de los
consultores el proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación para la
selección de los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos de tres
postulantes para cada función.
Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta para próximas contrataciones solicitar que
la evaluación figure por escrito.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores
contratados por el Proyecto, tal como surge del Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno en su Capítulo III, Recursos Humanos,
puntos 28 y 41.
BUENOS AIRES, 26 de mayo de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN
DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que
les diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el
Documento de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Inspección ocular.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
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necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y
- el 22,18 %; 15,70 %; 83,64 %; 81,79 %; 13,32 % y 21,82 % de los rubros “Consultores”
(línea 17), “Viajes UCP”, “Subcontratos Asistencia Técnica Fortalecimiento Institucional”,
“Subcontratos Auditorías de Gestión”, “Equipo no Fungible” (línea 45) y “Varios” (línea
53), respectivamente, que integran el capítulo aplicaciones del Estado de Origen y
Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección
de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 26 de mayo de 2000.
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