2005_018info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº 7 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio N° 6 finalizado el 31 de
diciembre de 2003, correspondientes al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”
(PROMIN II), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N°
4164-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
La ejecución del Proyecto es llevada adelante a través de una Unidad Coordinadora del Proyecto
dependiente del Ministerio de Salud de la Nación y unidades ejecutoras provinciales creadas a tal
efecto.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del
ejercicio y acumulados y del ejercicio anterior), expresado en pesos y anexos (1 a 5 ) que
forman parte del mismo.
b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 10.
c) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión y Fuente de
Financiamiento al 31/12/2003, expresado en pesos.
1
d) Estado de Inversiones Acumuladas por Componente de Costos del Proyecto al
31/12/2003, (BIRF) expresado en pesos.
e) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión y Fuente de
Financiamiento al 31/12/2003, expresado en dólares estadounidenses y Anexo 1.
A partir del mes de febrero del año 2003 la Unidad de Financiamiento Internacional del
Ministerio de Salud (UFI-S) ha centralizado la gestión administrativo-financiera y de
adquisiciones del Proyecto, tal como se señala en Nota 8 a los estados citados en I-a)
precedente. Los estados mencionados en I- precedente fueron preparados por la UFI-S y
elevados parcialmente a la Auditoría el 20/09/04 y posteriormente complementándose el
15/12/04, siendo éstos de su exclusiva responsabilidad, éstos últimos se adjuntan inicialados
por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión sobre dichos estados basada en el
examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 27/09/04
y el 17/11/04 y el 15/12/04 fecha de última presentación de los estados financieros.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a
continuación se indica:
1- No se obtuvo respuesta, en algunos casos, al pedido de confirmación de “Aporte
Municipal” (circularización Municipios 221/2004, reiteración Memorando –Sup
2
42874002-2004 y DCEE-RSI 084-2004) requerido por esta Auditoría. El monto no
confirmado asciende a $ 504.583,98, lo que representa el 96,93% de los orígenes del
ejercicio bajo ese concepto y el 0,89% del total de las fuentes de fondos por el mismo
período.
2- No se obtuvo respuesta al pedido de confirmación de “Aporte Provincial” requerido por
esta Auditoría a la Provincia de La Pampa por $ 5.200,-, que representa el 0,54% de los
orígenes de fondos del ejercicio bajo este concepto y el 0,01 % del total de las fuentes de
fondos del ejercicio.
3- No se obtuvo respuesta al pedido de documentación de respaldo de la información
expuesta en el rubro “Otros Aportes” (Anexo 5 del estado citado en I-a) precedente),
requerida por Memorando N° 5 del 26/10/04 y reiterada por Memorando Sup 42874
001-2004 del 04/11/04 y Nota RSI-DCEE 085-2004 de fecha 18/11/04. La
documentación no analizada asciende a la cifra neta de $ 67.754,74 ($ 229.122,17 –
orígenes-, $ 161.367,43 –aplicaciones-) y representa el 100% de los orígenes del
ejercicio bajo ese concepto, y el 0,12% del total de las fuentes de fondos por el mismo
período.
Sobre el rubro citado se observa que se exponen compensados $ 161.367,43
correspondientes a aplicaciones de fondos y $ 70.689,57 a incremento de pasivos
fiscales.
4- No se obtuvo respuesta a los siguientes requerimientos efectuados:
- Carta de abogados – subproyectos PNUD; ARG 98/002 Nota 15/09/04, ARG 98/006
Nota DCEE-SI 158/04, ARG 98/013 Nota DCEE-SI 159/04, ARG 98/016 Nota
15/09/04, ARG 98/019 Nota 15/09/04, ARG 98/025 Nota 15/09/04, ARG 98/029
Nota 15/09/04 y ARG 98/034 Nota 15/09/04.
- Carta de gerencia – subproyectos PNUD ARG 98/006 Nota DCEE-SI 158/04 y ARG
98/013 Nota DCEE-SI 159/04.
No obstante con relación al Proyecto en su conjunto, se obtuvo respuesta a los pedidos
de carta de gerencia (PROV/3369/04) y carta de abogados (Nota 5617/04).
3
5- En el presente ejercicio se celebraron Acuerdos con el UNICEF, el UNFPA y la OPS
cuyos aportes y gastos (que no forman parte de las categorías del Convenio de
Préstamo) se exponen en los rubros “Total Otras Fuentes de Aportes” del capítulo
Fuentes de Fondos y “Otros Gastos” del capítulo Usos de Fondos del estado citado en Ia) precedente, conforme el siguiente detalle:
Organismo
Fondo de las Naciones Unidas
Aportado en $
Gastos Rendidos $
Diferencia en $
76.608,98
77.414,03
(805,05)
154.289,00
0,00
154.289,00
18.603,19
23.603,19
(5.000,00)
249.501,17
101.017,22
148.483,95
para la Niñez (UNICEF)
Fondo de Población de las
Naciones Unidas (UNFPA)
Organización Panamericana de
la Salud (OPS)
Totales
Al respecto;
- No se obtuvo enmienda del convenio suscripto con el UNFPA cuyo vencimiento
operaba en octubre 2003 y tal como se expone en el cuadro precedente al 31/12/03 no
se rindieron fondos.
- No se puso a disposición documentación respaldatoria por $ 79.869,77 ($ 74.869,37
–UNICEF- y $ 5.000.- -OPS-) correspondiente a los gastos rendidos al 31/12/03
(Memo SUP 42874001-2004 y Nota DCEE-RSI 085-2004.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1- Si bien la UFI-S posee un sistema contable bimonetario, el mismo no fue utilizado. Los
estados citados en I- e) precedente, surgen de información extracontable (requeridos por
Memorando-SUP 42874 001-20047 y Nota DCEE-RSI 085-2004 del 04/11/04 y
4
18/11/04, respectivamente, elevados a esta auditoría el 15/12/04) y fueron preparados
conforme se menciona seguidamente:
a) El monto
ejecutado
con financiamiento
externo, se expresa en dólares
estadounidenses al tipo de cambio vigente a la fecha de pago de las erogaciones
justificadas y no justificadas al BIRF, tal como se indica en III- 2) del Informe sobre
los Certificados de Gastos (SOE´s) adjunto al presente, no cumpliéndose con lo
normado por el Banco en la materia (los gastos del proyecto se deben convertir al tipo
de cambio de retiro de la Cuenta Especial).
b) El monto ejecutado con financiamiento local, se expresa en dólares estadounidenses al
tipo de cambio promedio ponderado, vendedor del Banco de la Nación Argentina,
vigentes entre el 01/01/03 y el 31/12/03, tal como se expone en nota al pie del citado
estado.
c) Con relación a lo señalado en a) y b) se observó un cambio de criterio en la
exposición de la información en moneda extranjera respecto a lo aplicado en el
ejercicio anterior, determinándose un ajuste a los saldos iniciales (BIRF/Local) los
cuales se detallan en el Anexo I, columna “Ajuste Ejecución Acumulada al 31/12/02”
del mencionado estado (USD 2.050.863,49 –BIRF- USD 46.889,58 –Local- lo que
representa el 2,64 % de la ejecución acumulada al 31/12/02).
2- Tal como se expone en Nota 2 -Principales Políticas de Contabilidad- a los estados
financieros, el Proyecto utiliza el método de Percibido (efectivo o caja), por lo tanto éste
no registra contablemente (monto no significativo), los pasivos que al 31/12/03
ascienden a $ 241.527,18 conforme se detalla en Nota 6 – “Deudas al 31/12/03”.
3- Al 31/12/03 se habían liberado pagos por $ 7.054,54 a través de la cuenta bancaria
correspondiente a la Provincia de Río Negro sin respaldo de disponibilidad de fondos,
resultando en consecuencia el saldo contable acreedor.
4- Con referencia a la cifra de $ 50.877.415,06, aportado por el BIRF durante el ejercicio
expuesto en el rubro fuentes de fondos del estado citado en I- a) precedente, se registró
contablemente $ 51.297.228,27. La diferencia de $ 419.813,21 registrado en exceso
(corresponde a los tipos de cambio utilizados en la conversión de la moneda) fue
5
ajustada por la UFI-S en el período 2004, conforme se manifiesta en Nota 10 –Fuente de
Fondos- a los estados financieros.
5- Con referencia a los valores expuestos como presupuesto en moneda local detallado en
los estados citados en I- c) y d) precedentes, téngase en cuenta lo señalado en Nota 3 a
los estados financieros; el monto ejecutado al 31/12/01 se convirtió al tipo de cambio
USD 1 = $ 1 y los valores restantes al tipo de cambio USD 1 = $ 3.
6- La información expuesta en Nota 6 - Deudas al 31/12/03, columna “Importe Factura”,
corresponde a pesos.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación sujeto a lo señalado en II- y III- 1)
precedentes y, excepto por lo expresado en III- 3), los estados identificados en I- anterior,
presentan razonablemente la situación financiera del “Segundo Programa Materno Infantil y
Nutrición” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones operadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo N° 4164-AR BIRF del 23/09/97 y posteriores enmiendas.
BUENOS AIRES, 15 de diciembre de 2004.
6
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº 7 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas que se detallan en el estado identificado en Isiguiente, emitidos durante el ejercicio finalizado el 31/12/03, correspondientes al “Segundo
Programa Materno Infantil y Nutrición”, parcialmente financiado con recursos provenientes del
Convenio de Préstamo N° 4164-AR del 23/09/97.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio terminado el 31/12/03, expresado
en dólares estadounidenses.
b) Estado de Solicitudes de Desembolso Acumuladas por año al 31/12/03, expresado en
dólares estadounidenses.
Estos estados fueron preparados por la la Unidad de Financiamiento Internacional del
Ministerio de Salud (UFI-S) sobre la base de las Solicitudes de Retiro de Fondos N° 66 a
72 que fueron emitidas durante el ejercicio finalizado el 31/12/03. Se adjuntan inicialados
por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
7
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el análisis de la elegibilidad de los gastos, el relevamiento de los sistemas de control, el
análisis de los registros contable-financieros y demás procedimientos que se consideraron
necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1- Existen discrepancias entre la información que surge del Estado mencionado en I-b)
precedente y la detallada por el BIRF (Monthly Disbursement Summary) respecto del
total expuesto en algunas de las categorías de inversión, tal como se señala
seguidamente.
Moneda: USD
Categoría de Inversión
Descripción
Según UCP
Según Banco
Diferencias
1ª
Bienes – Parte A
5.504.406,99
5.504.07,00
- 0,01
1b
Obras – Parte A
20.310.642,51
20.310.713.03
- 70,52
1c
Serv. Cons y Cap. – Parte A
16.092.165,05
16.459.596,13
- 367.431,08
2ª
Bienes-Parte B
2.501,45
2.501,45
0,00
2b
Serv. Cons. Y Cap.-Parte B
188.529,76
202.998,70
-14.468,94
6.740.704.94
6.358.734,38
381.970,56
198.068,30
198.068,30
0,00
3ª
Serv. Cons y Cap.–Parte C
3b
Bienes – Parte C
5
Consultores- Parte D
259.890,00
259.890,01
-0,01
6
Emergencia Sanitaria-Parte E
4.056.09,36
4.056.050,00
-0,64
53.352.958,36
53.352.959,00
-0,64
Totales
2- Los tipos de cambio utilizados en la preparación de los Certificados de Gastos (SOE´s)
corresponden a la fecha de pago de cada erogación, no cumpliéndose con lo normado
8
por el Banco en la materia (los gastos del Proyecto se deben convertir al tipo de cambio
de retiro de la Cuenta Especial). La situación planteada no permite recomponer el fondo
rotatorio de la citada cuenta.
3- Se mantiene la observación del ejercicio anterior respecto a los significativos atrasos en
la preparación de la información remitida al BIRF a través de las solicitudes de retiro de
fondos.
Sobre el particular, téngase en cuenta que sobre el total desembolsado de USD
79.385.013,24 al 31/12/03, se habían justificando fondos a esa fecha (ver 1- anterior) por
USD 64.385.013,24, restando justificar USD 15.000.000.- (total asignación autorizada),
esto es, correspondientes a erogaciones de los ejercicios 2002 y 2003.
4- De los procedimientos aplicados sobre el “Estado de Conciliación de Cuenta Especial”,
adjunto a cada pedido de reembolso al Banco, se verificó que los mismos (tres sobre un
total de cuatro) contienen datos incorrectos, derivados del criterio aplicado en la
conversión de las erogaciones a moneda extranjera, tal como se señala en 1- precedente.
5- En algunos casos se verificó que las fechas de las órdenes de pago expuestas en las
solicitudes no se corresponden con las de real emisión de las mismas.
9
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en III- 2)
precedente y excepto por lo expuesto en III- 1) y 4), los estados identificados en I-,
correspondientes al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, resultan ser
razonablemente confiables para sustentar las Solicitudes de Retiro de Fondos que fueron
emitidas durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, de conformidad con los
requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4164-AR del 23/09/97 y posteriores
enmiendas.
BUENOS AIRES, 15 de diciembre de 2004.
10
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL
DEL“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº 7 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado
el 31/12/03, correspondiente a la Cuenta Especial del “Segundo Programa Materno Infantil y
Nutrición” (PROMIN II), Convenio de Préstamo N° 4164-AR de fecha 23/09/97 y posteriores
enmiendas.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses y en pesos
y Anexos (6 y 7) que forman parte de los estados precedentes.
El estado fue preparado por la Unidad de Financiamiento Internacional del Ministerio de
Salud (UFI-S) sobre la base de los movimientos de la cuenta corriente en dólares Nº
330023/7 abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, y se
encuentra inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
11
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- presenta
razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Segundo Programa
Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones
sobre el uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de
Préstamo N° 4164-AR BIRF del 23/09/97.
BUENOS AIRES, 15 de diciembre de 2004.
12
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
“SEGUNDO PROYECTO DE SALUD Y NUTRICIÓN MATERNO INFANTIL”
(Ejercicio Nº 7 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II) por el ejercicio
finalizado el 31/12/03, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter
contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Proyecto de Salud y Nutrición Materno Infantil”, suscripto el 23/09/97
entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Cabe aclarar que el PROMIN II es ejecutado por una Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP)
creada al efecto, dependiente del Ministerio de Salud y Ambiente a través de la UFI´s, y por
Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP’s).
1)
Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 100.000.000.-.
El total desembolsado por el BIRF al 31/12/03 ascendió a USD 79.385.013,24.
2)
Sección 2.02 (a): Desembolsos de la Cuenta del Préstamo (conforme Anexo I).
Al respecto se observaron las siguientes discrepancias entre la información mantenida por el
Proyecto en el Estado señalado en I- b) de nuestro informe sobre los Certificados de Gastos
(SOE´s) y la detallada por el Banco (Monthly Disbursement Summary), tal como se expone
seguidamente:
Moneda: USD
13
Categoría
Descripción
Según
Según Banco
Diferencias
UCP
de
Inversión
1ª
Bienes – Parte A
1b
5.504.406,99
5.504.07,00
- 0,01
Obras – Parte A
20.310.642,51 20.310.713.03
- 70,52
1c
Serv. Cons y Cap. – Parte A
16.092.165,05 16.459.596,13 - 367.431,08
2ª
Bienes-Parte B
2b
Serv. Cons. Y Cap.-Parte B
3ª
Serv. Cons y Cap.–Parte C
3b
2.501,45
2.501,45
0,00
188.529,76
202.998,70
-14.468,94
6.740.704.94
6.358.734,38
381.970,56
Bienes – Parte C
198.068,30
198.068,30
0,00
5
Consultores- Parte D
259.890,00
259.890,01
-0,01
6
Emergencia Sanitaria-Parte E
4.056.09,36
4.056.050,00
-0,64
53.352.958,36 53.352.959,00
-0,64
Totales
3)
Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares.
Cumplida. Véase nuestro informe sobre la Cuenta Especial, adjunto.
4)
Sección 2.03: Fecha de cierre (vencimiento original 31/12/03).
Parcialmente cumplida. Conforme segunda enmienda al Convenio de Préstamo del
30/04/02. La fecha de cierre se prorrogó al 31/12/04.
5)
Sección 2.04: Cargos por comisión de compromiso.
Cumplida extemporáneamente La Dirección de Administración de la Deuda Pública
informa, que las comisiones de compromiso abonadas durante el año 2003 ascendieron a la
suma de USD 90.714,04 según se detalla seguidamente:
14
6)
Fecha Vto.
Fecha de pago
USD
15/01/03
23/01/03
50.896,71
15/07/03
14/08/03
39.817,33
Sección 2.05: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado.
Cumplida extemporáneamente. La Dirección de Administración de la Deuda Pública
informa, que durante el ejercicio 2003 se abonó en concepto de intereses la suma de USD
1.141.737,09 conforme se detalla:
7)
Fecha Vto.
Fecha de pago
USD
15/01/03
23/01/03
634.107,22
15/07/03
14/08/03
507.629,87
Sección 2.07 y Anexo III: Reembolso capital del préstamo.
Cumplida extemporáneamente. La Dirección de Administración de la Deuda Pública
informa, que durante el ejercicio 2003 se abonó en concepto de amortización del préstamo
la suma de USD 10.000.000,-:
8)
Fecha Vto.
Fecha de pago
USD
15/01/03
23/01/03
5.000.000,-
15/07/03
14/08/03
5.000.000,-
Sección 3.01 (a): Objetivos del Proyecto.
Parcialmente cumplida. Al respecto la UFI-S puso a nuestra disposición los Ayuda Memoria
del BIRF, resultado de las visitas que la Misión de Supervisión que el Banco llevó a cabo en
el país entre el 29 de septiembre y el 03 de octubre de 2003 y entre el 31 de mayo y el 04 de
junio de 2004 donde se describen las observaciones principales, conclusiones y
recomendaciones, respecto a las acciones regulares del Proyecto y del Seguro Materno
Infantil, la Administración Financiera del Proyecto y Gerencia y Administración.
Entre las principales preocupaciones del Banco se señalan:
15
-
Promin II no ha concluido todos sus objetivos a pesar del elevado desembolso logrado
en la gestión de 2003, pudiendo contar con un remanente proyectado sin ejecutar a fines
del 2004 de USD 16 millones. Éste remanente no se podrá ejecutar en el marco de las
actividades regulares del proyecto debiendo el Ministerio
solicitar formalmente su
reasignación parcial.
-
Llama la atención sobre los riesgos de no ejercer una estricta vigilancia de la ejecución,
tiempos y puesta en marcha de la Encuesta Nacional de Salud y Nutrición.
-
Deterioro general del estado socio-económico de la población y aumento de la demanda
por servicios de salud.
-
Se debe vigilar estrictamente la ejecución, tiempos y puesta en marcha de la Encuesta
Nacional de Salud y Nutrición.
Con motivo de la emergencia sanitaria el PROMIN ha tomado a su cargo la ejecución del
componente Materno Infantil (por un total de 59 millones de dólares). La segunda enmienda
al Convenio de Préstamo (firmada en junio) reasignó 19 millones de dólares hacia el plan de
emergencia. Se observa una significativa disparidad en la ejecución del Proyecto por
componente.
Con relación al presupuesto 2003 la Misión fue informada sobre los montos asignados los
que muestran niveles muy por debajo a los necesarios para ejecutar razonablemente los
diferentes componentes.
9)
Sección 3.01 (b): Convenios con provincias a través del Ministerio de Salud.
Cumplida. Con fecha 23 de noviembre de 2004, la UCP PROMIN informa a nuestro
requerimiento efectuado por Memorando N° 5, Memorando-SUP 42874 001-2004 y Nota
DCEE-RSI 085-2004 de fechas 26/10/04, 04/11/04 y 18/11/04 respectivamente, que : “...
en el transcurso del año 2003 se firmó un nuevo convenio con la Provincia de San Juan ...”.
16
10)
Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultores.
En términos generales se ha dado un razonable cumplimiento. Respecto a las observaciones
particulares, téngase en cuenta lo señalado en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
11)
Sección 3.04 (a): Mantenimiento de la UCP.
Cumplida. Las observaciones particulares se exponen puntualmente en nuestro Memorando
a la Dirección adjunto.
12)
Sección 3.06 (a) y (b): Presentación al BIRF de informes semestrales sobre la
situación física y financiera de los subproyectos.
No cumplida. No se puso a disposición información relacionada con la cláusula que nos
ocupa. Al respecto, con fecha 23 de noviembre de 2004, la UCP PROMIN responde a
nuestro requerimiento efectuado por Memorando N° 5, y reiterado por Memorando-SUP
42874 001-2004 y Nota DCEE-RSI 085-2004 de fechas 26/10/04, 04/11/04 y 18/11/04
respectivamente, que : “...fueron presentados al Banco...”.
13)
Sección 3.06 (d) y (e): Revisión a mitad de período del progreso del Proyecto.
Cumplida.
14)
Sección 3.08 (a): Convenio con la Organización Panamericana de la Salud (OPS) para
la compra de medicamentos esenciales y suministros medicinales.
Cumplida. Con fecha 23 de noviembre de 2004, la UCP PROMIN informa a nuestro
requerimiento efectuado por Memorando N° 5, Memorando-SUP 42874 001-2004 y Nota
DCEE-RSI 085-2004 de fechas 26/10/04, 04/11/04 y 18/11/04 respectivamente, que :
“...bajo expediente N° 2002-5089/03-6 obran las tramitaciones correspondientes al
Convenio celebrado con Agencias ONU (OPS/PNVA/UNICEF)...”.
17
15)
Sección 4.01 (a) y (c) (i): Registros y cuentas separadas.
Parcialmente cumplida.
a) Los estados financieros fueron preparados por la UFI´s y presentados parcialmente a esta
Auditoría con fecha 20/09/04, cumplimentándose el
/
/
, y surgen de registros
contables llevados en moneda local (pesos), incumpliendo con lo dispuesto por la
Resolución Nº 17/00 de fecha 26/01/00, la cual en su artículo 4º señala que “…dentro de
los sesenta (60) días de cerrado cada ejercicio fiscal, las unidades ejecutoras o proyectos
con organismos internacionales de crédito deberán presentar a sus auditores
independientes los estados financieros…”.
b) La UFI-S si bien tiene implementado un sistema contable bimonetario, el mismo no fue
utilizado. Al respecto, téngase en cuenta lo manifestado en nuestro Informe de Auditoría
sobre los estados financieros (capítulo III- 1) Aclaraciones Previas) adjunto al presente.
c) Respecto a las justificaciones de gastos (SOE´s) la UFI-S no cumplió con las Normas del
Banco. Nos remitimos a lo manifestado en nuestro Informe sobre Certificados de Gastos
(SOE`s) adjunto al presente.
BUENOS AIRES, 15 de diciembre de 2004.
18
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº 7 finalizado el 31/12/03)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Segundo
Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), una serie de observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema
de control interno, surgidos como consecuencia del examen practicado sobre los estados
financieros del programa al 31 de diciembre de 2003.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Como parte de las tareas de auditoría se visitaron la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y
las Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP) de las provincias de Chubut, Chaco, Mendoza,
Corrientes y Buenos Aires (Subproyectos Hurlingham, Escobar, Mar del Plata, Pilar , Esteban
Echeverría y Quilmes ).
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen surgen los
siguientes comentarios:
19
1- UNIDAD DE COORDINACIÓN
1) SUBPROYECTO ARG 97/046
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL
31/12/03.
1) VIAJES
Observaciones:
Se mantiene pendiente del ejercicio anterior los siguientes ajustes contables:
a) El proyecto registró erróneamente en la cuenta “Pasajes y Viáticos Proy. 97/046”
la suma de $ 920,21 que corresponde por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en
la cuenta “Correo y Telecomunicaciones”. Se aclara que dicha discrepancia no
genera un ajuste en la línea presupuestaria.
b) La Revisión “J” del Documento de Proyecto 97/046, suscripta el 31/07/02,
introduce una nueva línea presupuestaria 15.06 para viajes de consultores de la
Unidad Coordinadora Ejecutora de Programas Materno Infantiles y Nutricionales
(UCEPMIyN) no pertenecientes a PROMIN. De los procedimientos aplicados
surge que se imputó a la línea 15.02 (Viajes del resto de Consultores de UCP) la
suma de $ 1.388,92 correspondientes a la línea 15.06, como así también se imputó
a la línea 15.06 la suma de $ 396,- correspondientes a la línea 15.02 . En
consecuencia, la línea 15.06 se expone subvaluada en $ 992,92 y la línea 15.02
sobrevaluada en dicho importe.
Comentarios de la UFI/UCP:
En virtud que los citados ajustes corresponden al ejercicio 2002 y que esta Unidad de
Financiamiento Internacional (UFI-S) centraliza operativamente los aspectos
administrativos, contables y financieros del proyecto a partir del ejercicio 2003, se
consideró oportuno solicitar a la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) la
confirmación de los ajustes propuestos por la Auditoría.
Con fecha 18/08/04 a través de Prov. 2511/04 la Sra. Coordinadora del Proyecto
solicita efectuar los mismos, motivo por el cual se procederá a su contabilización.
20
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos-contables a efectos de que los gastos del
proyecto sean imputados correctamente.
2) CONSULTORES
Observaciones: se reiteran las observaciones citadas en el ejercicio anterior respecto
a:
Legajos:
a) En algunos casos no se tuvo a la vista constancia del proceso de evaluación
efectuado por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) para la selección de
los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos de tres postulantes para
cada función, no obstante haberse implementado el instructivo incorporado en el
Manual de Contrataciones que contempla, según la UCP, las recomendaciones
efectuadas por la AGN.
b) En algunos casos no se tuvieron a la vista los antecedentes de los integrantes de las
ternas que componen el proceso de selección ;
c) En otros casos no se tuvieron a la vista los currículos de los participantes no
seleccionados, sólo se adjunta al legajo el curriculum vitae del consultor
seleccionado;
d) En algunos casos los currículos no se encontraban suscriptos por el titular, ni
poseían fecha de emisión;
e) Por otra parte, respecto al
Instructivo en materia de contrataciones que
posteriormente se incluyó en el “Manual de Contrataciones” aprobado por el
Banco el 22/07/02 (Capítulo II “Contratación de Servicios de Consultoría”,
cláusula 5), se mantiene los siguientes comentarios:
- “...los
Currículum Vitae (CV) ...identificarán el nombre del proyecto o
préstamo...”: no cumplido.
- “...el área involucrada interesada en la contratación, deberá emitir un memo de
“Solicitud de Contratación” dirigido al Coordinador Ejecutivo de la UEP (c/c a
21
la Gerencia de Administración Financiera - GAF -), que consigne las referencias
de la contratación…acompañando….planilla anexa con datos personales y grilla
de evaluación con actas de selección…(con la recomendación de contratación
debidamente suscripta por los integrantes de la comisión evaluadora)…”: no
cumplido.
- se adjuntará anexa con datos personales del consultor a contratar y grilla de
evaluación con su respectiva acta de selección”: no cumplido.
- “...los ternados deberán corresponder en su experiencia con la actividad. En los
resultados de la evaluación no puede existir gran diferencia, pues este hecho
tornaría sin valor a la terna por no existir homogeneidad en las calificaciones de
los postulantes. Inclusive la evaluación total no debería arrojar un puntaje
inferior a 70 puntos...”: no cumplido en un caso.
- “...la firma del contrato deberá ser previa al inicio de tareas...”: cumplido
parcialmente.
Contratos:
Algunos Términos de Referencia carecen de la firma del consultor contratado.
Comentarios de la UFI/UCP:
Considerando que estas observaciones corresponden a períodos previos al momento
de la centralización de los aspectos administrativos por parte de esta Unidad, se
informa que tomamos conocimiento de las mismas y que vuestras recomendaciones
serán consideradas en futuros procesos.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la
contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen
en la materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas la fecha y los
responsables de la selección.
22
Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma,
fecha de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera
de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su
consentimiento. Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos.
Verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia debidamente
suscriptos, puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el consultor.
Se recomienda además, verificar que los informes presentados por los consultores
contengan fecha de emisión y constancia de la recepción de los mismos por parte
de la UCP. Adjuntar a los legajos las respectivas aprobaciones de las actividades
desarrolladas por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se
correspondan con las establecidas en sus respectivos contratos.
3) SUBCONTRATO CON EMPRESAS CONSULTORAS
Observaciones:
Respecto a la contratación de una firma consultora, Buenos Aires System SRL por $
89.782,-, para el desarrollo de un sistema y página Web para la Dirección de
Estadística e Información de Salud del Ministerio de Salud de la Nación (DEIS) en el
marco del “Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadística de
Salud y Direcciones Provinciales” se mantienen las siguientes observaciones:
a) Contrato:
No se adjunta al contrato documentación que avale el cumplimiento del punto 6.
del contrato (incompatibilidad del equipo consultor);
b) Pagos:
El punto 7. de los Términos de Referencia estipula que la modalidad de pago se
“...realizará a partir de la finalización de cada etapa, liquidando a la consultora los
montos demandados en insumos de recursos humanos y viáticos del período,
mediante la presentación de los comprobantes de viajes y viáticos...Toda
liquidación deberá estar avalada por la aprobación de los elementos de control
23
estipulados para cada etapa...”. No surge de la documentación adjunta al legajo el
cumplimiento del mismo.
Comentarios de la UFI/UCP:
a) Se reitera el comentario de la UCP del ejercicio anterior: “…no existe
documentación que avale el punto 6.El consultor al aceptar las condiciones del
pliego y posteriormente firmar el contrato, se está comprometiendo a verificar que
no existan consultores con incompatibilidades. En caso que el comitente
compruebe la existencia de incompatibilidades se solicita el cambio del
consultor…”.
b) Sin comentarios
Recomendaciones:
Verificar que las disposiciones de los contratos suscriptos con firmas consultoras
sean cumplidos en todos sus términos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) VIAJES
Observaciones:
a) Dante Cesca (O.P. 184 del 17/03/03 por $ 3.899,60): la documentación que avala
el gasto no se cubre el período de estadía (en la Provincia de Tucumán) liquidado:
- las facturas de hotel (por alojamiento) corresponden a 5 días (25/11/02 al
27/11/02 y 11/12 y 12/12/02) y se liquidaron y pagaron 19 noches.
- los peajes de ida según lo informado en la documentación analizada, se
extraviaron y los de regreso no corresponden al período declarado.
- el Coordinador Nacional de Atención Primaria de la Salud (Dante Cesca) se
trasladó para integrar la Comisión del Ministerio de Salud de la Nación, en el
marco del “Operativo Rescate”, implementado por éste Ministerio, según fax de
la Delegación Sanitaria Federal de Tucumán. Las actividades desarrolladas no
24
se informan en la documentación vista que permita relacionarlas con el
documento de proyecto 97/046.
b) Walter Valle (O.P. Nros. 833 y 1046 por un total de $ 4.664,73):
- En la documentación analizada se informa el motivo del viaje “…participación
en la Delegación del Sr. Ministro de Salud, a la 55º Sesión del Consejo
Directivo de la Organización Panamericana de la Salud a realizarse del 20/09 al
25/09/03…”. No es consultor del proyecto y el motivo del viaje no permite
relacionarse con el documento de proyecto 97/046.
- Las firmas del consultor no poseen aclaración y resultan ser distintas entre sí.
c) Stella Garrido (OP N° 308 del 28/04/03 por $ 656,-): en la liquidación de viáticos
no se descontó el anticipo otorgado por la O.P. N° 246 por la suma de $ 360,- . En
consecuencia la O.P. N° 308 debió ser por $ 296,-.
d) Daniel Fabiani (O.P. N° 284 por $ 408,-): se liquidaron y pagaron dos traslados a
la ciudad de La Plata (solicitudes de viaje Nros. 112 y 113) por un total de $
165,20 efectuados el 4/04/03 y el 09/04/03, siendo que su contrato finalizaba el
28/02/03, según información (listado de consultores) suministrada por el proyecto.
e) En los casos de traslado de consultores no pertenecientes al PROMIN las
actividades desarrolladas no se informan en la documentación vista que permita
relacionarlas con el Documento de Proyecto 97/046.
f) No se adjunta a la orden de pago n° 1244 de fecha 04/12/03 por $ 14.826,29 los
certificados de IVA correspondientes a las facturas que conforman dicho importe y
que asciende a $ 1.185,08.
Comentarios de la UFI/UCP:
a) Por Nota Nº 287/02 de fecha 09/12/02 el Subsecretario de políticas, Regulación y
Fiscalización comunica a la Sra. Directora Nacional del Proyecto que el consultor
tuvo que viajar y permanecer en la Provincia de Tucumán entre los días 22 de
noviembre y 20 de diciembre y solicita la liquidación de los respectivos viáticos. Se
toma en cuenta la observación realizada por la Auditoría referida a la falta de
25
documentación respaldatoria.
b) El Préstamo PROMIN II apoyará la implementación del Seguro Materno Infantil
(SMI) según lo acordado con el Banco Mundial. Esto fue finalmente plasmado en
el ayuda memoria de la Misión de Seguimiento realizada en septiembre de 2003. El
Dr. Walter Valle ha sido designado coordinador del SMI y con motivo de
actividades preliminares a su designación acompañó al Sr. Ministro de Salud a la
55º Sesión del Consejo Directivo de la Organización Panamericana de la Salud.
Asimismo, destacamos que a través de la PROV. Nº 2163/03, el Director Nacional
autorizó la liquidación del citado viático.
Por otra parte, se procederá a colocar la aclaración de las firmas. Asimismo, se
informa que el consultor no tiene una firma regular lo que motiva vuestra
observación.
c) UCP cuenta con un “sistema informático” a través del cual emite las liquidaciones
de viáticos. Con motivo de la urgencia en la liquidación del anticipo a la citada
consultora, UCP no realizó la liquidación a través del sistema, elevándolo a UFIS a
través de una nota para posibilitar su pago en forma inmediata. Una vez finalizado
el viaje UCP procedió a cargar en el sistema la rendición final. Al no haberse
registrado por ese medio el anticipo, el sistema calculó la totalidad del viático sin
efectuar el descuento correspondiente al adelanto. Por lo expuesto se informa que
UCP se encuentra realizando las gestiones necesarias a fin de regularizar la
situación observada.
d) El contrato fue firmado por el período 01/12/02 al 28/02/03, pero por diversos
motivos ajenos al consultor, las tareas de campo que debían realizarse en la Ciudad
de La Plata debieron extenderse a los meses posteriores, lo cual explica la
liquidación y pago de viáticos en el mes de abril de 2003.
e) Hacia el año 2000 el Programa Materno Infantil y Nutrición (PROMIN) y la
Dirección de Maternidad e Infancia iniciaron un proceso de integración que
determinó que en el año 2001 se creara la Dirección Nacional de Salud Materno
Infantil. En ese ámbito se encuentra la ejecución del PROMIN con la participación
26
de consultores contratados y de personal que se venía desempeñando en la antigua
Dirección. Es decir que la Dirección Nacional coordina, ejecuta y asiste
técnicamente a las provincias argentinas en todo lo referente al área de la salud de
las madres y los niños.
Más allá de la ejecución de los componentes del PROMIN, la Dirección desarrolla
tres programas: Salud Infantil; Salud Prenatal y Salud Sexual y Procreación
Responsable. Por lo expuesto la estructura de personal de la Dirección está
conformada con personal de planta permanente y contratada por el PROMIN.
Ambos están integrados y representa un logro de sustentabilidad de las acciones
del PROMIN.
En tal sentido, las razones de operatividad para la realización de las múltiples
actividades de esta Dirección Nacional requieren de la emisión de pasajes y viáticos
a través del proyecto.
Por otra parte a los efectos de documentar las actividades que se realizan en cada
uno de los viajes, se instrumentará una planilla de rendición de viáticos en donde
se incluya una síntesis del informe de viaje.
f) Se procederá a archivar junto a la documentación de respaldo los certificados de
IVA correspondientes.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información y la gestión en la materia.
2) CONSULTORES
Observaciones:
1. En la mayoría de los casos la convalidación (de línea presupuestaria) emitida por
Cancillería es posterior al inicio de actividades.
2. En un caso la contratación presenta las siguientes particularidades:
a) El Director Nacional del Proyecto, el 01/04/03, solicita (al Ministerio de
27
Relaciones Exteriores y Culto) contratar un consultor, por un periodo de tres
meses, bajo la modalidad de Locación de Obra. Por Nota de fecha 09/04/03 el
Coordinador General de la UFI eleva dicha solicitud (en los mismos términos) a
Cancillería, aprobándose ésta el 14/04/03. No obstante el 30/03/03 se firmó el
contrato con el consultor, (Locación de Servicios y no de Obra tal como se
solicitó y aprobó).
b)
El objeto de contrato es la “elaboración de los estados financieros 2002 del
PROMIN”, que resulta ser el mismo de otros tres consultores. Las tareas fueron
grupales y las contrataciones individuales.
c) Se prevé la presentación de informes individuales y se presentaron informes del
equipo de trabajo suscriptos por el coordinador de las tareas.
d) Los informes finales de actividades de los consultores (contable-financiera) son
meramente descriptivos de tareas realizadas:
“…controlé las registraciones e información emitida por el sistema contable...”
“...elaboración de los estados financieros correspondientes al ejercicio cerrado el
31/12/02...”
“...efectuar seguimiento del sistema de registro de las UEPs y capacitar
operadores...”
“...análisis de las solicitudes de fondos provinciales y las correspondientes
transferencias...”.
3. En un caso:
a) se celebraron dos contratos (del 01/01 al 15/07 y del 16/07 al 31/08/03) con un
consultor cuyos Términos de Referencia (TOR’s) son iguales, no obstante los
honorarios son diferentes; $ 3.041.- por mes en el primer caso y $ 2.883.- por
mes en el segundo, no se justifica en el legajo tal variación.
b) las actividades desarrolladas por el profesional, según los términos de
referencia, Documento de Proyecto para el cual fue contratada:
“...Articulación entre la Secretaria de Programas Sanitarios y la Dirección
Nacional de Salud Materno Infanto Juvenil;
28
Planeamiento estratégico relacionado con la Secretaria de Programas Sanitarios;
Asesorar a la Secretaria de Programas Sanitarios en el Area Salud y en la
Emergencia Sanitaria del Ministerio de Salud de la Nación...” entre otras.
c) las facturas presentadas por la consultora de fecha 30/04/03, 31/05/03 y
30/06/03 fueron impresas en julio 2003, según consta al pie del documento
respectivo.
4. En un caso el informe emitido por el consultor es de fecha posterior (19/03/03) a
la de recepción en la UCP (18/03/03).
5. No se tuvieron a la vista los siguientes informes:
Fecha Prevista
Modo
Del Bene, Graciela
30/06/03
Individual
Dinardi, María
Sin fecha
Grupal (*)
Consultor
(*) Informe conjunto del equipo técnico sobre taller.
6. En un caso la contratación presenta las siguientes particularidades:
a) El contrato celebrado con el consultor es de fecha 28/12/02, posterior al inicio
de actividades (01/12/02) y anterior a la aprobación de Cancillería (06/01/03).
b) El objeto de contrato es “verificar los anticipos rendidos a cada provincia por
cada subproyecto desde el inicio de PROMIN II”, que resulta ser el mismo que
las actividades habituales de cada UEP provincial. Al respecto, el BIRF no
otorga la “no objeción” a la contratación por considerar que son actividades
habituales, periódicas especificadas como responsabilidad de la UCP y de la
UFI´s, contratándose al profesional con fondos de contrapartida local.
c) Así también, lo señalado en el punto precedente se reitera para otros nueve
casos.
7. Legajos:
a) En un caso no se adjunta al legajo del consultor copia del título profesional.
b) En dos casos no se tuvo a la vista constancia de inscripción en el organismo
fiscalizador (AFIP).
29
c) Se tuvo a la vista una Declaración Jurada de fecha 20/01/03 donde manifiesta,
entre otros, no “...ser agente del Estado Argentino, ya sea efectivo, contratado,
o en actividad o con licencia...”, situación que se contradice con la Solicitud de
Contratación, Antecedentes Laborales, que menciona “...asesora técnica en
temas de salud del Consejo de los Derechos de los niños, niñas y adolescentes
del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, año 2000, 2001 y continúa
actualmente...”. Cabe agregar, que el contrato suscripto por la consultora con el
proyecto es con dedicación 100 % (full time).
8. Aprobación de la Planta de Personal
a) La aprobación de la planta de personal para desempeñarse en el PROMIN
durante el período 01/01/03 al 31/12/03, es de fecha 14/05/03 (Resolución Nº
92 de la Secretaría de Hacienda), posterior al inicio de actividades.
b) Algunos
contratos no se encuentran incluidos en la Resolución citada
precedentemente, por ejemplo:
Categoría
Tipo
HonorarioMensual $
Período
Concepto
Contrataciones
AI
LS
3.250
01/04 al
31/12/03
Gestión Estratégica
AII
LS
3.610
01/01 al
31/12/03
Area Contable
AIII
LS
4.061
01/07 al
31/12/03
9. Pagos:
a) En los casos señalados seguidamente, los comprobantes de respaldo
(facturas/recibos) fueron emitidos por un importe distinto al honorario cobrado:
Consultor
Koutoudjian, Juan
Lomagno, Claudia
Lomagno, Claudia
Lomagno, Claudia
Periodo
Importe Facturado
Corresponde
07/03
10/03
11/03
12/03
$ 3.610,$ 2.880,$ 2.880,$ 2.880,-
$ 3.250,$ 2.883,$ 2.883,$ 2.883,-
30
Rossen, Mariela
Vinacur, Jorge
07/03
08/03
$ 3.610,$ 2.887,-
$ 4.512,$ 2.883,-
b) En un caso no se indica en el comprobante (factura) el período del honorario
facturado.
Comentarios de la UFI/UCP:
1. Se ha solicitado al Programa tener a bien considerar el tiempo necesario para dar
inicio a las contrataciones a los efectos de dar cumplimiento a lo previsto en el
Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el
Gobierno.
2. a) Esta Unidad ha verificado un error de tipo administrativo en la confección del
contrato, respecto a la modalidad del mismo, correspondiendo la modalidad
Obra.
b) Atento al volumen de la documentación a ser analizada y al atraso significativo
en el análisis de la información enviada por las Unidades Ejecutoras
provinciales, UCP consideró necesario contar con el apoyo de más de un
consultor externo para la confección de los estados financieros del Proyecto,
como así también de los subproyectos. Motivo por el cual los términos de
referencia resultan similares.
c) Las actividades fueron desarrolladas en equipo y se unificó la documentación
obteniendo como producto final un informe consolidado. Dicho informe fue
suscripto por el coordinador y presentado como respaldo de cada uno de los
consultores.
d) Nos remitimos a 2.b) precedente.
3. a) La disminución de honorarios, sin cambios en los TOR´S
se debe a un
requerimiento expreso por parte del Programa.
b) Se toma conocimiento de la observación realizada.
c) Se toma conocimiento de la observación realizada.
5. Se toma conocimiento de la observación realizada y se procederá, previa
31
verificación, a regularizar la situación.
6. Se toma conocimiento de la observación realizada y se procederá, previa
verificación, a regularizar la situación.
7. a) Sin comentarios.
b) y c) Atento al volumen de la información y cumplimiento en lo que respecta a la
confección de los Informes pertinentes se procede a la contratación bajo
financiamiento local.
7. a) Se procederá a regularizar la situación.
b) (Se recibió copia de la inscripción ante AFIP de ambos consultores en fecha
posterior al cierre de tareas de campo).
c) Se procederá a solicitar al consultor verifique la vigencia expresada –
oportunamente- en sus actividades laborales profesionales. No obstante, se
señala que la contratación cuenta con la convalidación de la Cancillería
Argentina (Organismo interviniente en el proceso de la contratación).
8. a) Sin comentarios para agregar.
b) No se contó con la consultoría específica y dada la necesidad se procedió a
considerar que el Programa contaba con la partida presupuestaria suficiente
para llevar a cabo las correspondientes contrataciones.
9. a) Se procederá a regularizar la situación solicitando a los consultores subsanar el
monto consignado.
b) El honorario corresponde al pago final de abril de 2003.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan toda la documentación respaldatoria
relacionada con el proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento
de los trabajos encomendados respecto a la contratación de consultores.
Solicitar las aprobaciones a las contrataciones con la debida antelación, a efectos
de poder disponer de las mismas al momento de suscribir los respectivos
contratos.
32
3) SUBCONTRATO CON EMPRESAS CONSULTORAS
Desarrollo de un sistema y página Web para la Dirección de Estadística e
Información de Salud del Ministerio de Salud de la Nación (DEIS) en el marco
del “Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadística de
Salud y Direcciones Provinciales”. Monto contratado $ 89.782.Observaciones:
a) Contrato:
1. No se adjunta al legajo documentación que avale la ampliación del plazo
contractual, según la cláusula 1.9 del Contrato “...es de 150 días contados a
partir de su entrada en vigor...”. El contrato venció el 18/04/03 y la última
orden de pago se emitió el 03/09/03;
2. En la documentación analizada surge que se reformuló y aprobó un nuevo plan
de tareas y trabajo, no exitiendo, adjunto al legajo constancia que avale dichos
cambios.
b) Informes:
El proyecto se dividió en cinco etapas (once tareas) según se detalla:
Etapa
Tareas
1
1
2
3
4
5
2
3
6
4
7
5
8
9
10
11
Descripción
Relevamiento detallado de la operación actual
Análisis de las funcionalidades informáticas de la DEIS.
Diseño de estrategia de implantación.
Instalación y configuración de las Bases de Datos.
Instalación y configuración del servidor WEB y esquema
de seguridad de accesos.
Desarrollo de aplicaciones del Sistema Integrado de
Gestión de Estadísticas en Salud (SIGES).
Diseño, desarrollo e implementación del sitio WEB de la
DEIS
Desarrollo de las interfaces de carga y explotación
Testing de los aplicativos
Capacitación del personal de la DEIS
Entrega de la documentación
33
Las etapas dos a cinco corresponden al presente ejercicio y presentan las siguientes
particularidades:
1. Etapas dos a cuatro: se tuvo a la vista documentación correspondiente a las
tareas realizadas, la misma carece de; i) firma del responsable de su emisión, ii)
constancia de recepción del Proyecto e iii) no identifica la etapa a la que
corresponde;
2. Las reuniones realizadas entre los responsables de la consultora, de la Unidad de
Informática del PROMIN y el Coordinador del Proyecto, conforme
documentación tenida a la vista, no se efectuaron semanalmente, según se
estipulaba en el punto 4. de los términos de referencia (TOR’s) del contrato.
3. Punto 4, último párrafo, de los Términos de Referencia del contrato “...en forma
quincenal la consultora deberá entregar copias de un informe de avance al
responsable de la Unidad Informática del PROMIN y al Coordinador del
Proyecto..., el cual servirá para evaluar la marcha del trabajo y sus
resultados...”. Esta información no se entregó quincenalmente.
c) Pagos:
1. El 07/07/03 la Directora Nacional del Proyecto informa a la Consultora que
presenta un atraso de 80 días, respecto de la fecha prevista contractualmente
para la entrega de la cuarta etapa. No obstante el 03/09/03 se abona $
17.956,40, conforme las condiciones pactadas, no observándose la aplicación de
sanción o multa por la demora incurrida por la consultora por parte del
Proyecto.
2. El 04/03/04 se devuelve al proveedor su factura e informa que el área técnica no
aprobó la quinta etapa y, en consecuencia, no se procede a cancelar la misma.
No surge de la documentación relevada si el trabajo realizado hasta la cuarta
etapa ($ 71.825,60) resultó suficiente para poner en funcionamiento el proyecto
o, como consecuencia de ello, el programa instalado no puede ser utilizado.
Comentarios de la UFI/UCP:
34
a) 1. Se intimó en dos oportunidades, a los 80 días y a los 150 días. Finalmente se
pagó la cuarta etapa a fin de poder contar con un producto (Sistema
Desarrollado, Fuentes de los Programas y Documentación) ya que de
interrumpir antes el contrato no se hubiese obtenido el producto y se generaría
una importante pérdida de tiempo y recursos.
2. Se preparó un nuevo plan de tareas modificando el plan base por uno más
operativo a través de minutas. En virtud de las necesidades que surgen durante
la ejecución es que surge la necesidad de realizar ajustes al plan fijado en los
pliegos de contratación.
b) 1. Sin comentarios.
2. y 3. La dinámica del relevamiento y desarrollo de un sistema implica que las
reuniones pautadas puedan variar en periodicidad.
c) 1. Se pagó la cuarta etapa a fin de poder contar con un producto (Sistema
Desarrollado, Fuentes de los Programas y Documentación) y se decide no
abonar la quinta etapa (que implica un monto superior a la multa aplicable).
2. Se pagó en total el 80% del contrato y se recibió el 80% del Sistema, el mismo
fue implementado con las modificaciones y correcciones necesarias por el Área
Informática del PROMIN y dicho sistema está en este momento en
funcionamiento en proceso paralelo en la DEIS.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con
los antecedentes de las firmas consultoras contratadas y los informes elaborados por
las mismas.
Profundizar los controles respecto al cumplimiento de los trabajos asignados por el
Proyecto a terceros y, en caso de corresponder, aplicar las sanciones y multas
correspondientes.
4) COMPRAS LOCALES
35
Observaciones:
a) Pedidos de Precios Nros. 27/03, 65/03 y 81/03: “Instalación Red Informática
DEIS”-Zona Norte- por $ 7.304,20. En el marco del proyecto de actualización
tecnológica de la Dirección de Estadísticas e Información de Salud del Ministerio
de Salud (DEIS) y de las Direcciones Provinciales (La Rioja y Santa Cruz) se
analizaron los pedidos de precios citados que merecen, en general, las siguientes
consideraciones:
1. No se adjunta documentación, de cada Dirección Provincial o sector
correspondiente,
que indique el detalle de los materiales a adquirir,
especificaciones técnicas y costo estimado. Sólo se tuvo a la vista la no objeción
a la disponibilidad presupuestaria una vez efectuada la evaluación de las ofertas.
2. Los expedientes no se encuentran foliados.
3. No surge del expediente la fecha límite para presentar ofertas a efectos de
verificar si los oferentes cumplieron con los términos.
4. Pedido de Precios Nº 27/03 adjudicado a Dante Castagno S.R.L. por $ 3.415,para instalación red informática en La Rioja:
a) Las solicitudes de presupuestos adjuntas al legajo carecen de fecha.
b) Las ofertas recibidas no indica fecha de recepción en el proyecto.
c)
No se tuvo a la vista notificación al proveedor adjudicado.
d) Las facturas emitidas por el proveedor son de fecha anterior (29/07/03) a la
emisión de los remitos correspondientes (05/08/03).
e) No se consigna la fecha de recepción del equipamiento en el conforme de los
remitos tenidos a la vista.
5. Pedido de Precios Nº 81/03 adjudicado a L. G. Computación por $ 2.080,20 y
R.F.C. por $ 924,- para la instalación de la red informática en Santa Cruz:
a) El cuadro comparativo de precios carece de fecha de emisión y se encuentra
enmendado, sin estar debidamente salvado.
b) Los remitos, de ambos proveedores, carecen de fecha de recepción en el
organismo.
36
b) Compulsa de Precios Nº 37/03 “Compra de Equipamiento Informático”
adjudicado a FEBICOM por $ 29.112,50 (9 CPU y una impresora laser):
1. No consta en los antecedentes de la contratación el destino de los bienes.
2. En las Condiciones del llamado, punto 14, Garantía de los Bienes, el plazo de
garantía expuesto en letras “…doce meses…” difiere del mencionado en
números “…(36) meses…”.
3. No se adjunta documentación respecto al cumplimiento de la cláusula 19 de las
Condiciones del llamado “Lugar de entrega y documentos”, puntos b)
“…certificado de garantía del fabricante o proveedor…” y d) “…certificado de
recepción firmado de conformidad por el proveedor…”.
4. Las órdenes de compra si bien poseen dos firmas, ninguna de éstas permite
identificar si alguna corresponde al proveedor.
c) Compulsa de Precios Nº 192/03 “Equipamiento Informático DEIS- La Rioja y
Catamarca” por $ 41.142.- (10 CPU, 2 server, 5 impresoras, 4 scaner y una
lecto/grabadora CD).
No se adjunta documentación respecto al cumplimiento de la cláusula 19 de las
Condiciones del llamado “Lugar de entrega y documentos”, puntos b)
“…certificado de garantía del fabricante o proveedor…” , d) “…certificado de
recepción firmado en conformidad por el proveedor…” y e) “…nota del proveedor
que acredite el origen de los bienes a entregar…”, para los lotes 1, 2 y 3.
d) Compulsa de Precios Nº 187/03 “Equipamiento Informático DEIS- La Pampa
y Neuquén” por $ 46.323,88,- (8 CPU, 2 server, 4 impresoras y 2 scanner ).
1. El expediente no se encuentra foliado correctamente (doble numeración).
2. Las cartas de invitación para presentar ofertas no poseen fecha ni constancia de
recepción por el proveedor.
3. No se adjunta documentación respecto al cumplimiento de la cláusula 19 de las
Condiciones del llamado “Lugar de entrega y documentos”, puntos b)
“…certificado de garantía del fabricante o proveedor…”, d) “…certificado de
recepción firmado de conformidad por el proveedor…” y e) “…nota del
37
proveedor que acredite el origen de los bienes a entregar…”.
4. No se tuvo a la vista documentación que avale que los equipos informáticos
fueron recepcionados por los responsables de las provincias de La Pampa y
Neuquén según lo establece la “Lista de bienes y servicios y especificaciones
técnicas de los bienes y servicios; responsable de recepción y lugares de
entrega”.
Comentarios de la UFI/UCP:
a) 1. Se realizaron visitas previas a las provincias para el relevamiento de las
necesidades de contratación para la instalación de redes, la no objeción
presupuestaria implica la correspondencia de la adquisición.
2. Se toma conocimiento de la observación realizada y se procederá a regularizar
la situación.
3. Se toma conocimiento de la observación realizada.
4. a) y b) Se toma conocimiento de la observación realizada.
c)
La compulsa de precios fue realizada por la Provincia. Una vez recibida en
esta UCP la documentación y, previa autorización de las áreas
correspondientes se procede a la emisión.
d) Al respecto cabe mencionar que la UCP al año 2003 contaba con el sistema
de gestión comercial Waldbott. En el mismo hay una función que se
denomina
Recepción de Mercadería. Las facturas y los remitos fueron
enviados desde la Provincia. Al llegar a esta UCP y para dar de baja en el
sistema se procedió a realizar la recepción por el sistema figurando por tal
motivo la fecha en que esta UCP recibió la documentación. Por lo expuesto
precedentemente lo que tiene fecha 05/08/03 es el informe de recepción que
emite el PROMIN (del mismo sistema que emite la orden de compra).
e) Se toma conocimiento de la observación realizada. Se informará a la
provincia para que en futuras recepciones de remitos consignen las fechas.
38
5. a) Se toma conocimiento de la observación realizada y se tendrá presente para
la confección de otros cuadros comparativos a futuro.
b) Se toma conocimiento de la observación realizada.
b) 1. El equipamiento informático ha sido adquirido para el equipamiento de la
Secretaría de Programas Sanitarios.
2. Las condiciones del pliego son tipo para todas las compras del PROMIN. En
estas condiciones generales se especifica 12 meses que es lo más común para
cualquier equipo. Para este caso en las condiciones técnicas particulares se pidió
36 meses de garantía y estas condiciones rigen sobre las generales. Tomamos
nota para aclarar esta situación en los pliegos.
3. La garantía del proveedor está cumplida al aceptar las condiciones del pliego
que determinan la garantía del bien, junto con la orden de compra respectiva. En
este caso no se emite ningún documento específico. No obstante todos los
bienes tienen su garantía de fabrica, que comúnmente para este tipo de
adquisiciones es inferior a la solicitada en el pliego. Cabe aclarar que el
PROMIN no hace uso de la garantía del fabricante, sino ante cualquier
inconveniente del equipo llama al proveedor quien debe resolverlo.
4. Las dos firmas son las iniciales del Cdor. Oscar Vilarino PROMIN y Cdor. José
Priegue UFIS.
c) La garantía del proveedor está cumplida al aceptar las condiciones del pliego que
determinan la garantía del bien, junto con la orden de compra respectiva. En este
caso no se emite ningún documento específico. No obstante todos los bienes tienen
su garantía de fabrica, que comúnmente para este tipo de adquisiciones es inferior a
la solicitada en el pliego. Cabe aclarar que el PROMIN no hace uso de la garantía
del fabricante, sino ante cualquier inconveniente del equipo llama al proveedor
quien debe resolverlo.
Respecto al certificado o Actas de recepción se encuentran archivadas en la DEIS,
como así también una copia se archiva en al provincia y otra en esta Dirección.
Asimismo, los remitos de los proveedores se encuentran firmados por personal
39
técnico del PROMIN - UCP que recibió el equipamiento dando su conformidad a
la recepción.
Se considera que no hace falta el certificado de origen por ser un equipo “clon”
que tiene diferentes componentes y está armado en la Argentina. No obstante se
tendrá en cuenta para futuros procesos.
d) 1. Sin comentarios.
2. La garantía del proveedor está cumplida al aceptar las condiciones del pliego
que determinan la garantía del bien, junto con la orden de compra respectiva. En
este caso no se emite ningún documento específico. No obstante todos los
bienes tienen su garantía de fabrica, que comúnmente para este tipo de
adquisiciones es inferior a la solicitada en el pliego. Cabe aclarar que el
PROMIN no hace uso de la garantía del fabricante, sino ante cualquier
inconveniente del equipo llama al proveedor quien debe resolverlo.
3. Respecto al certificado o Actas de recepción se encuentran archivadas en la
DEIS, como así también una copia se archiva en al provincia y otra en esta
Dirección. Asimismo, los remitos de los proveedores se encuentran firmados
por personal técnico del PROMIN - UCP que recibió el equipamiento dando su
conformidad a la recepción.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos manteniendo archivos completos de la
documentación que respalde los procesos de compra llevados adelante a través de
concurso de precios. Mantener legajos debidamente foliados y ordenados
cronológicamente.
5) COMPRAS MEDICAMENTOS.
a) Subexpedientes de la LIL Nº 003/2002 “Adquisición de Medicamentos e
insumos” correspondientes a los Lotes Nº 1 “Ocitocina” (ampollas), Nº 9
40
“Amoxicilina 500mg.” (ml) , Nº 13 “Salbutamol aerosol” (envases de 200
hasta 300 dosis), Nº 14 “Salbutamol aerosol” (envases de 100 dosis) y Nº 15
“Aerocámaras” (unidades) por USD 1.426.844,10:
1. No se tuvieron a la vista los siguientes “remitos de recepción provisoria”:
Subexpediente
LOTE Nº
1
1
13
13
13
13
13
14
14
14
14
14
14
14
14
9
9
PROVINCIA
UNIDADES
Jujuy
Santa Fe
Córdoba
Formosa
La Pampa
San Juan
Santa Fe
Córdoba
Entre Rios
La Rioja
Misiones
San Luis
San Juan
Santa Fe
Stgo Estero
Bs As
San Juan
11.669
26.669
72.852
28.547
8.750
80.101
24.284
12.120
3.426
13.366
4.317
26.700
12.981
22.451
6.755
2. No se tuvieron a la vista los siguientes “remitos de recepción definitiva”:
Subexpediente
LOTE Nº
14
14
14
PROVINCIA
UNIDADES
Entre Ríos
Misiones
Río Negro
12.120
13.366
6.872
3. Respecto a los “remitos de recepción provisoria” tenidos a la vista emitidos por
la UEP se pudo comprobar que:
a) En la mayoría de los casos los remitos no se encuentran firmados por el
proveedor.
b) En algunos casos están firmados sin la aclaración correspondiente.
c) En la mayoría de los casos no poseen número de identificación de remito.
d) En un caso (Lote Nº 1- San Juan) no se encontraba conformado por
41
autoridad competente provincial.
e) En algunos casos no se tuvo a la vista original de remito.
f) En el caso del Lote Nº 14 se tuvieron a la vista 2 remitos Nº 19
correspondientes a la provincia de Río Negro con contenidos diferentes, uno
posee firma de recepción y el otro carece del mismo.
4. Algunos de los “remitos de recepción definitiva” se encuentran solamente en
copia.
5. Respecto a los remitos del proveedor:
a. En algunos casos son copias.
b. En algunos casos no se encuentran conformados por autoridad competente
provincial.
6. Se observaron diferencias en la cantidad de bienes detallados en los remitos
emitidos por la UEP y los emitidos por el proveedor, según se detalla
seguidamente:
Subexpt
e.LOTE
Nº
1
1
13
7. E 13
PROVINCIA
Cantidad s/
remito UEP
Rawson
La Rioja
Posadas
San Luis
4.330
3700
19200
352
Cantidad s/ remito
proveedor
4.333
3.698
19.158
329
n el caso de los Lotes Nº 1, 9, 13 y 14 no se adjunta al Subexpediente la
documentación requerida según las Condiciones Especiales del Contrato,
Cláusula 11 “Entrega y Documentos”: copia del certificado de seguro, copia de
la lista de embarque, copia del certificado de garantía del fabricante o
proveedor, original del certificado de origen de todos los artículos
suministrados y original del certificado de inspección proporcionado al
Proveedor.
42
8. Se observaron diferencias en los diferentes documentos analizados y detallados
seguidamente respecto a las cantidades adquiridas, facturadas y entragadas:
Lote Nºº
LAB.
S/Contrato
S/ Factura
Cantidad
Cantidad
Cantidad
Cantidad
9
Roemmers
13
Pharmos
1.209.600 dosis
14
Pharmos
403.200 dosis
403.302 dosis
387.051 dosis
351.575 dosis
15
1
Pharmos
Inst. Biolog
30.776 unid.
30.776 unid.
30.776 unid.
30.799 unid.
453.360 amp.
449.662 amp.
457.058 amp.
457.942 amp.
30.726.000 ml
30.727.710 ml
S/ Remito Lab S/ Remito UEP
30.727.980 ml
30.996.406 ml
1.205.600 dosis 1.160.847dosis
1.211.106 dosis
9. Se tuvo a la vista la documentación que respalda la orden de pago n° 521 de
fecha 03/07/03 referida al pago directo por $ 523.959,52 (USD 189.155,06) a
la firma PHARMOS. Al respecto cabe observar que el PNUD abonó el importe
bruto de $ 523.959,52 (incluye IVA por $ 90.935,13 – USD 32.828,56) y
emitió a su vez certificados de IVA por dicho importe no correspondiendo su
emisión.
b) Licitación Pública Internacional Nº 002/2002 “Adquisición de Insumos para
Salud Reproductiva por USD 2.623.236,84,-.
1- No se tuvo a la vista la siguiente documentación:
a) Publicación del aviso de la Licitación en Develop Business y en el Boletín
Oficial según establece Cáp. I, cláusulas12-b y 18 del Manual de
Contrataciones.
b) Certificado de control de calidad completo, certificado libre de sanciones y
certificado de inspecciones (Laboratorio ELEA).
c) Laboratorio Medicatec S.R.L.: Documentación que demuestre que ha
fabricado y comercializado los bienes específicos a que se refiere el pliego
durante por lo menos 2 años y bienes similares durante por lo menos 5 años,
lista de los principales contratos de abastecimiento realizados en los últimos
5 años, certificado de autorización y venta de especialidad medicinal,
43
certificado de buenas prácticas de manufactura y certificado de inspección
satisfactorio.
2- El acta de apertura se encuentra firmada, no obstante eso no se aclaran los
nombres de los funcionarios intervinientes según establece el Manual de
Contrataciones en su Cáp. I, cláusula 21.
3- Cabe mencionar que se licitaron 4 lotes, de los cuales en ninguno existió un
mínimo de 3 ofertas a efectos de una comparación de precios. Cabe informar
que el Banco establece que no es causal de rechazo (la presentación de menos
de 3 ofertas).
Por otra parte, se verificó disidencia entre lo expuesto en dos notas emitidas por
la UFI-S, Nota Nº 465/03 del 7/03/03 que expresa “…hemos tomado
conocimiento de su nota del 5 de marzo donde nos consultan sobre la
posibilidad de prorrogar la apertura de la LPI Nº 002 de PROMIN, atento a lo
solicitado por la firma Famy Care Ltd. lamentablemente no se podía hacer lugar
a la solicitud…la nueva situación legal respecto de Salud reproductiva…obligan
a que en lugar de prorrogar los plazos la Dirección Nacional del Programa nos
ha solicitado tratar de disminuir los mismos en todo lo posible.” y Nº 1172 del
05/05/03 “…en respuesta a vuestro pedido de prórroga de 15 días para la firma
del contrato, informando que no tenemos objeción al mismo…”.
4- Con respecto al Lote Nº 1 se observaron las siguientes diferencias:
Remito del Proveedor
Nº
Fecha
Remito de la UEP
Cantidad
Ciudad
Fecha
Diferencia
Cantidad
55996
24/06/03
66.060
Catamarca
24/06/03
66048
12
55990
24/06/03
49120
Río Gallegos
30/06/03
48976
144
55979
24/06/03
98440
Neuquén
01/07/03
98400
40
55103
20/05/03
46457
Tucumán
22/05/03
46531
(74)
5- En algunos casos los remitos del proveedor, se encuentran solamente en copia.
6- Respecto a los “remitos de recepción de la mercadería” emitidos por la UEP se
puedo comprobar que:
44
a) No poseen número de identificación de remito.
b) En algunos casos sólo se encuentra en copia.
c) No se tuvieron a la vista los remitos de la UEP correspondientes a los del
Laboratorio Nº 58306, 58337, 58343, 58344, 58345, 58346 y 58348
(610.024 blister).
7- Las “cartas de porte” emitidas por la empresa distribuidora:
a) En algunos casos no poseen firma ni fecha de recepción.
b) En algunos casos sólo consta en copia.
Comentarios de la UFI/UCP:
a) 1. Al respecto, cabe mencionar que la utilización del mencionado documento fue
discontinua en todos los posteriores procesos de adquisición por ser el mismo
redundante.
En efecto, la suscripción del remito comercial del proveedor por parte del
responsable del deposito perfecciona el acto de tradición de la cosa (conforme
de cantidad) en un todo de acuerdo con las prácticas y usos comerciales
vigentes en plaza.
2. Con respecto a las provincias de Entre Ríos, Misiones y Río Negro se adjuntan
copias de los remitos de recepción definitiva obrantes unicamente en el
subexpediente del lote n° 13, los cuales se emitieron por el total de dosis
recibidas correspondientes a los lotes 13 y 14.
3. a) a f) Valen los comentarios hechos en el punto 1. precedente, aclarando que el
remito de recepción provisoria lo firmara el responsable del depósito pero no
era necesario que lo firmara la autoridad competente provincial como así
tampoco el proveedor.
4. Respecto a los remitos de recepción definitiva cabe mencionar que se recibían
mayoritariamente vía fax, los cuales era fotocopiados para la guarda del mismo,
omitiendo las Unidades Ejecutoras Provinciales su posterior ratificación a través
de la entrega por bolsín de los correspondientes originales.
45
5. a) y b) Vale lo mencionado en 4. precedente. Además cabe aclarar que no era
necesario que la autoridad provincial conformara el remito del proveedor.
6. En lo concerniente a las observaciones hechas en este punto efectivamente
existen las diferencias mencionadas. En el primero de los casos la UEP Chubut
recibió 3 unidades de menos, pero en los demás casos recibió en exceso con
respecto a lo detallado en el remito del proveedor. Analizado globalmente el
lote a nivel país el proveedor entregó más unidades que las contratadas, con lo
cual satisfizo las necesidades técnicas del Programa.
7. No procedente.
8. Sin comentarios.
9. Al respecto informamos que se ha solicitado al PNUD realice un análisis de la
situación detectada e informe a esta Unidad las acciones a seguir por ese
Organismo. Informaremos a la Auditoría la resolución del tema.
b) 1. a) El aviso es publicado por el Banco Mundial como se consigna en el
anteúltimo párrafo de Fs. 393. La publicación en el Boletín Oficial no es
exigencia del Banco y se ha tomado la decisión de tomarla como opcional.
b) y c) Sin comentarios
2. Se toma nota.
3. En una licitación pública si se presentan menos de tres firmas, no se puede
resolver este aspecto, dado que no se puede incorporar una nueva cotización
luego del acto de apertura. Los pliegos vendidos fueron suficientes como para
tener una buena competencia.
Sobre la supuesta disidencia en la nota Nº 1172 cabe aclarar que los 15 días de
prórroga otorgados para la firma del contrato con Medicatec, surgieron por la
imposibilidad de la firma, dado que no se contaba con la protocolarización de
documentación legal según lo solicitado por nuestra Asesoría Jurídica, no
habiendo más alternativa que otorgar la prórroga solicitada.
4. La provincia de Catamarca tenía previsto recibir la cantidad de 66.048 blisters
de Microgynon (lote Nº 1), el proveedor envió 66.060 y la UEP
46
recibió
efectivamente 66.048 unidades a pagar más 12 unidades en concepto de
donación, las cuales no fueron debidamente informadas en el acta provincial en
tal carácter. Idéntica situación se presenta en las provincias de Santa Cruz y
Neuquen en las cuales la UEP no identificó en las observaciones las unidades
donadas por el laboratorio Schering.
En cuanto a la provincia de Tucumán el remito conformado por el responsable
del depósito certifica literalmente que “Recibo 46.531 cajas (blisters) x 21 grag.
74 cajas (blisters) de más. 22/05/03”. Por lo que recibió 74 unidades de más las
cuales no fueron facturadas al Programa y que fueran debidamente descriptas en
el párrafo de observaciones del acta obrante a fojas 479 del 2º cuerpo del
subexpediente del Lote Nº 1.
5. Se toma conocimiento de la observación realizada.
6. a) La enumeración de los formularios no estuvo previsto al momento de su
emisión como tales.
b) Respecto a los remitos de recepción de mercaderías cabe mencionar que los
mismos se recibían mayoritariamente vía fax, los cuáles eran fotocopiados
para la guarda del mismo, omitiendo algunas de las Unidades Ejecutoras
Provinciales su posterior ratificación a través de la entrega por bolsín de los
correspondientes originales.
7. Con respecto a las cartas de porte emitidas por el transportista o empresa
distribuidora contratada por el proveedor Schering, las mismas no constituían en
sí requisito esencial para la liquidación de la operación comercial que nos
ocupa.
Recomendaciones:
47
Profundizar los controles administrativos de la información que respalde las
adquisiciones realizadas por el Proyecto respecto al cumplimiento de las requisitos
establecidos en los pliegos y a la entrega de los productos recibidos.
6) INSPECCIÓN
OCULAR
“PROYECTO
DE
ACTUALIZACIÓN
TECNOLÓGICA DE LA DIRECCIÓN DE ESTADÍSTICAS DE SALUD Y
DIRECCIONES PROVINCIALES”.
Observaciones:
Se relevaron las Direcciones de Estadística de las provincias de La Pampa, Neuquén,
La Rioja y Catamarca surgiendo las siguientes observaciones:
1) El Acta de Recepción no posee (en tres casos) detalle de cada uno de los bienes
recibidos, que permita su identificación.
2) En el caso particular de Neuquén se verificó que no se suscribió el Acta de
Recepción Definitiva de equipamiento e insumos.
3) En la Provincia de La Pampa los certificados de garantía, de los bienes recibidos se
encuentran con “espacios en blanco”.
4) En el caso de Neuquén, el responsable a cargo de la Dirección de Información
manifestó que “...existe la garantía escrita del servidor (1), no del resto de los
equipos (5). Sin embargo se cuenta con el servicio...”.
5) En las provincias de La Rioja y Catamarca no disponen del Certificado de Garantía
del fabricante o proveedor del equipamiento recibido.
6) De las cuatro provincias visitadas ninguna posee seguro del equipamiento recibido
Según el modelo de “Acta de Recepción Definitiva”, en su punto e) expresa que
“...el Organismo Provincial de Estadística de Salud (OPES) asume, a través del
Ministerio o Secretaría de Salud, la custodia y aseguramiento del equipamiento
especificado...”.
Al respecto,.
7) En el caso de Catamarca (Vitales) no recibieron el software de Windows XP
Home OEM, Office XP PYME OEM y Norton Antivirus OEM previsto en las
48
Especificaciones Técnicas del Concurso de Precios y entregado por el proveedor
según consta en sus remitos emitidos.
Comentarios de la UFI/UCP:
1) El Acta de recepción solo cumple fines de ceder en comodato a las Direcciones
Provinciales de Estadísticas el equipamiento informático comprado con fondos
PROMIN, responsable de dicha compra. El personal técnico realiza la recepción y
control de remito conformando el mismo. Las jurisdicciones ni pueden intervenir
en actos administrativos porque carecen de representatividad dado que no forman
parte del proyecto (o sea no son UEPs). El Acta además aclara que se
complementa con el Acta de o Convenio definitivo que se firmará cuando se cedan
patrimonialmente estos bienes. El convenio definitivo está en el Depto de Jurídicos
para su revisión y aprobación
2) Se toma conocimiento de la observación realizada.
3) a 5) La garantía forma parte de las condiciones exigidas en el Pliego de Compra, el
proveedor al ofertar hace expresa referencia que acepta las condiciones del Pliego,
y este mismo contiene cláusulas a aplicar en caso de no cumplimiento.
6) Se toma conocimiento, se realizarán las gestiones pertinentes por intermedio de la
Dirección de Estadísticas a fin de conminar a las provincias al cumplimiento de lo
acordado por medio del acta de referencia
7) El remito conformado por personal técnico del PROMIN confirma la recepción de
la totalidad de los ítems, la provincia a la fecha no había realizado reclamo alguno
por falta de entrega, se realizará el relevamiento correspondiente.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de que la documentación que avala
los antecedentes de contratación sea completa y sustente adecuadamente el proceso.
7) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
49
Observaciones
El Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a disposición de esta auditoría merece los
siguientes comentarios:
a) No se encuentra acumulado al 31/12/03, sólo detalla las adquisiciones en el año
2003.
b) Los bienes no poseen un número que permita identificarlos. Por otra parte, algunos
bienes se imputaron al inventario por grupo (7 PC, 2 impresoras, etc.) tal como
fueron facturadas por el proveedor, situación que imposibilita también su
identificación, no se informa sobre bajas de equipamiento (por obsolescencia, etc.).
c) En algunos casos no se detalla la ubicación física de los bienes.
Comentarios de la UFI/UCP:
Se toma conocimiento de la observación formulada.
Recomendaciones:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con
los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los
bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se
origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos
periódicos) para validar la información.
Por otra parte, implementar un Registro de entrada/salida de aquellos equipos
utilizados temporalmente fuera de la UCP, de manera de conocer en todo momento su
ubicación, fecha de entrada y/o salida, responsable usuario y autoridad superior que
autoriza el mismo.
8) MISCELANEOS
Observaciones:
a) Falta de Documentación:
50
No se tuvo a la vista documentación que respalde los gastos de correo argentino
por la suma de $ 2.211,46 de fecha 10/06/03.
b) Talleres de Capacitación ($ 18.947,39):
1. Algunos expedientes se encuentran parcialmente foliados;
2. No surge de la documentación adjunta en cada expediente de los talleres
realizados el proceso de selección o convocatoria de los asistentes;
3. No se adjunta un programa de actividades de cada taller que permita conocer
los temas desarrollados, horarios y docentes que participaron;
4. No surge de la documentación adjunta los objetivos de los talleres y el impacto
esperado;
5. De la documentación analizada no surge el costo total de cada taller, toda vez
que los mismos son financiados por fondo rotatorio o cheques;
6. No consta un presupuesto general que permita conocer los talleres de
capacitación previstos en el año y el costo estimado de los mismos, a fin de
aseverar que lo invertido se corresponde con lo presupuestado;
7. En el caso de la rendición por Fondo Rotatorio, por $ 7.582,44: no se tuvo a la
vista una liquidación de viáticos, correspondiente a Bisek ($ 27,-); un
comprobante no identifica el proyecto ($ 35,-) y una orden de compra no se
encuentra suscripta por el proveedor ($ 1.100,-).
c) Caja Chica ($ 6.360,29):
1. Existen comprobantes que no identifican el proyecto ($ 317,80);
2. Documentos no válidos como factura (Recibos “X”) por $ 157,60;
3. Se verificó un pago a Tour Service por $ 129,60 cuya documentación de
respaldo es un recibo (no se tuvo a la vista la factura correspondiente) a nombre
de la Directora Ejecutiva del PROMIN.
4.
Se incluyó una factura ($ 6,-) sin fecha de emisión y a nombre del
“Ministerio de Salud”.
5. En el arqueo de la Caja Chica al 25/04/03 se informó la existencia de tres vales
de anticipos, en concepto de sellos y artículos de librería, por la suma de $
51
299,10. En la rendición de la caja chica posterior (mayo) no se pudo constatar
si los mismos fueron rendidos.
d) Gastos de publicidad ($ 44.328,43):
1. No se tuvieron a la vista los últimos procesos de selección por los cuales se
contrata, durante el año, para avisos de licitaciones a “Publicidad 10” y “Gallo
Mendoza”.
2. En todos los casos analizados las órdenes de compra no se encontraban
suscriptas por el proveedor (Publicidad 10).
3. En un caso la orden de compra (nº 12/03 del 12/03/03) adjunta al expediente
fue emitida a nombre de un proveedor distinto al que efectuó la prestación,
siendo que los demás datos de la misma (descripción de bienes y monto) se
corresponden con el resto de la documentación (factura, recibo, orden de pago).
e) Fundación ISALUD ($ 4.000,-), el gasto corresponde a la inscripción de 40
participantes al “I Congreso Internacional de Políticas y Medicamentos”
desarrollado del 12 al 14/11/03. Al respecto cabe agregar que:
1. Del listado de 40 participantes sólo 17 son consultores del PROMIN;
2. No se adjunta el programa del Congreso que permita conocer los temas
desarrollados.
3. No se adjunta documentación que avale la asistencia de los participantes
incluidos en la lista al citado Congreso (copia de los certificados de asistencia).
f) Cursos de Capacitación ($ 4.394,-): se contrataron tres cursos de capacitación
(administración de SQL Server 2000, Programación SQL Server 2000 y Diseño e
implementación de OLAP) en el marco del Proyecto de Actualización Tecnológica
de la DEIS y Direcciones Provinciales para cinco personas. Al respecto:
1. La consultora contratada para la implementación del sistema informático para la
DEIS incluía capacitación para su personal (véase Memorando Nº 8, punto 3),
subcontrato con Empresa Consultora); y
52
2. De las cinco personas designadas para participar en dichos cursos, uno no es
consultor contratado por PROMIN (Carlos Guevel) según listado de
consultores proporcionado por el proyecto.
g) Suscripción Anual Programa INFOSALUD ($ 2.500,-): A través del
expediente Nº 24/03 se tramitó y pagó la suma de $ 2.000 por la suscripción anual
al Programa de referencia. Dicha contratación da derecho a la recepción diaria del
informe, por correo electrónico, en dos emisiones diarias todos los días hábiles y
un CD mensual conteniendo la totalidad de las transmisiones del mes anterior. Por
otra parte, se abonaron $ 500.- por la adquisición de 50 ejemplares del informe
citado precedentemente recibido por correo electrónico y en CD. No se tuvieron a
la vista las órdenes de compra (por $ 2.000 y $ 500), tampoco consta el destino de
los ejemplares adquiridos.
h) Alquiler de Oficina ( $ 63.574,- )
Con respecto al alquiler de la oficina ubicada segundo piso, unidad “B”, de la calle
Lima 355/369, merece señalarse que:
1. No se tuvo a la vista documentación emitida por la Dirección Nacional del
Proyecto que respalde la necesidad de dicho alquiler, como así tampoco
documentación emitida por la UC con los detalles que especifiquen las
características y presupuesto del bien a alquilar y el estimado de los servicios
conexos.
2. No se tuvo a la vista el pedido de “no objeción” a los siguientes términos
suscriptos en el contrato de locación:
v Período contractual para el proyecto 97/046: 01/12/2003 al 30/11/2004, por
un monto total de $ 110.352,-.
v Alquiler de una oficina y, sin costo adicional, dos cocheras.
v Pago por año adelantado que asciende a $ 55.176,- (según cláusula cuarta
del contrato el pago es de $ 3.800,- mensuales, más 21% del impuesto al
valor agregado, o sea el precio total asciende a $ 4.598,- ).
v Gastos a cargo del proyecto: servicios eléctricos y Aguas Argentinas. Así
53
también, incluídos en el precio de locación mensual, Alumbrado, Barrido y
Limpieza (ABL) y las expensas.
v Depósito en garantía, por la suma de $ 3.800,-
Comentarios de la UFI/UCP:
a)
Sin comentarios.
b) 1. Se toma debida nota de la observación realizada.
2. Los asistentes a los talleres son designados por las autoridades provinciales o
nacionales de conformidad con las áreas técnicas. Se toma conocimiento de la
observación realizada.
3. a 7. Se toma debida nota de lo observado.
c) 1. Existen diversos casos en los que los consultores solicitan reintegros
posteriormente a la compra o en los que los proveedores emiten ticket en donde
nos resulta imposible solicitar que venga identificados a nombre del proyecto.
2. Se toma debida nota de lo observado.
3. Se toma debida nota de la observación realizada.
4. Se toma debida nota de lo observado.
5. Sin comentarios.
d) 1. Respecto a la contratación de la firma “Gallo Mendoza” cabe mencionar que se
realiza compra directa tal como fuera solicitado por nota de fecha 07/03/03,
firmada por la Directora Nacional y por la Coordinadora del proyecto. En lo
que se refiere a la firma “Publicidad 10” se informa que el proceso corresponde
al realizado por UFIS.
2. Se toma conocimiento de la observación realizada.
3. Se toma conocimiento de la observación realizada.
e) 1. a 3. Se toma conocimiento de la observación realizada.
f) 1. a 3. La capacitación en SQL Server, etc. está prevista en el Proyecto DEIS para
el personal técnico de la Dirección de Estadística y del PROMIN, la
54
capacitación prevista en el contrato de la consultora BAIS era en referencia al
Sistema desarrollado y no con respecto a la plataforma de software de base que
utiliza el proyecto.
g) Se toma conocimiento de la observación realizada.
h) 1. Se puso a disposición de la auditoría, en fecha posterior al cierre de tareas de
campo, la nota Prov. N° 3032/03, a través de la cual la Coordinación del
Proyecto pone a consideración del Director Nacional la contratación de las
citadas oficinas. En la misma nota el visto bueno del Director Nacional.
2. Sin comentarios.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información. Dar cumplimiento a la normativa vigente respecto a las erogaciones
canalizadas bajo este rubro.
9) APORTES BIRF
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados surge que al 31/12/03 se realizaron
aportes BIRF por USD 18.492.358,94 y se efectuaron gastos por la suma de USD
18.748.741,13. La diferencia de USD 256.382,19 fue solventada con otra fuente de
financiamiento.
Comentarios de la UFI/UCP:
Sin comentarios.
Recomendaciones:
55
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno
de ellos.
2) BANCOS:
Observación:
Al 31/12/03 se habían liberado pagos por $ 7.054,54 a través de la cuenta bancaria
correspondiente a la provincia de Río Negro sin respaldo de disponibilidad de fondos,
cheques emitidos y no entregados, resultando en consecuencia el saldo contable acreedor.
Comentarios de la UFI-S:
Sin comentarios.
Recomendaciones:
Se recomienda evitar realizar libramientos de pagos sin disponer de los fondos necesarios
para cubrir dichas erogaciones, toda vez que, sobregirar las cuentas del Proyecto constituye
un acto expresamente prohibido, significando esto perjuicios económicos que podrían
derivar en sanciones de tipo penal, constituyendo dicho procedimiento una falla grave de
control interno
3) ESTADO DE INVERSIONES EN DOLARES
Observaciones:
El Estado de Inversiones en moneda extranjera (requerido por Memorando-SUP 42874
001-2004 y Nota DCEE-RSI N° 085-2004 del 04/11/04 y 18/11/04 respectivamente y
elevado a esta auditoría el.
El monto ejecutado durante el ejercicio, con financiamiento BIRF, se expresa en dólares
estadounidenses al tipo de cambio vigente a la fecha de pago, tal como se indica en III- 2)
del Informe sobre los Certificados de Gastos (SOE´s) adjunto al presente, no cumpliéndose
56
con lo normado con el Banco en la materia (los gastos del proyecto se deben convertir al
tipo de cambio de retiro de la Cuenta Especial)
El monto ejecutado con financiamiento local, se expresa en dólares estadounidenses al tipo
de cambio promedio ponderado, vendedor del Banco de la Nación Argentina, vigentes entre
el 01/01/03 y el 31/12/03, tal como se expone en nota al pie del citado estado.
Con relación a lo señalado en a) y b) se observó un cambio de criterio en la exposición de
la información en moneda extranjera respecto a lo aplicado en el ejercicio anterior,
determinándose un ajuste a los saldos iniciales (BIRF/Local) los cuales se detallan en el
Anexo I, columna “Ajuste Ejecución Acumulada al 31/12/02” del mencionado estado
Comentarios de la UFI-S:
Sin comentarios (ver nota al pie del Estado citado en I- e) del Informe de Auditoría sobre
los estados financieros adjunto al presente).
Recomendaciones:
Dar cumplimiento a la normativa del Banco que rige en la materia respecto a la conversión
de las erogaciones en moneda extranjera a efectos de poder recomponer el fondo rotatorio
del Proyecto.
4) JUSTIFICACIÓN DE GASTOS AL BIRF
Observaciones:
a) Se mantienen significativos atrasos en la preparación de la información remitida al BIRF
a través de la solicitudes de retiro de fondos, así por ejemplo, no se justificó al BIRF
ningún gasto del ejercicio 2002 y 2003 correspondiente a los siguientes subproyectos:
ARG 98/002 (Hulinghan), ARG 98/016 (Escobar), ARG 98/019 (Mar del Plata), ARG
98/024 (Berazategui), ARG 98/028 (Pilar), ARG 98/029 (Esteban Echeverría), ARG
98/034 (Quilmes) y ARG 98/038 (Oeste).
Sobre el particular, téngase en cuenta que sobre el total desembolsado de USD
79.385.013,24 al 31/12/03, se habían justificando fondos a esa fecha (ver 1- anterior)
57
USD 64.385.013,24, restando justificar USD 15.000.000.- (total asignación autorizada),
esto es, erogaciones 2002 y 2003 (parcialmente).
b) Los tipos de cambio utilizados en la preparación de los Certificados de Gastos (SOE´s)
corresponden a la fecha de pago de cada erogación, no cumpliéndose con lo normado
por el Banco en la materia (los gastos del Proyecto se deben convertir al tipo de cambio
de retiro de la Cuenta Especial). La situación planteada no permite recomponer el fondo
rotatorio de la citada cuenta.
c) De los procedimientos aplicados sobre el “Estado de Conciliación de Cuenta Especial”,
adjunto a cada período de reembolso al Banco, se verificó que los mismos (tres sobre un
total de cuatro) contienen datos incorrectos, según se detalla:
SOE
Transferencias del mes USD
Observación
66
1.434.750,54
No se realizaron transferencias con centavos
67
3.520.936,31
No se realizaron transferencias con centavos
69-70
420.674,80
69-70
3.560.000,00
No surge de extracto dicha transferencia
Corresponde USD 3.650.000,00
Comentarios de la UFI-S: Sin comentarios.
Recomendaciones:
Mantener un adecuado control y seguimiento de las erogaciones, procediendo en forma
periódica a remitir las justificaciones de fondos al Banco a fin de una correcta
administración financiera del Proyecto.
58
2- UEP BUENOS AIRES
SBPROYECTO 98/002
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) AJUSTES A LOS INFORMES TRIMESTRALES PNUD
Observaciones:
Se mantiene pendiente de ajuste del ejercicio anterior la justificación al PNUD de la
suma de USD 141,52 ($ 309,36) bajo la línea 53.03 (capacitación), correspondía
justificar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 53.04 (gastos bancarios) la suma
de USD 95,67 ($ 171,82); y bajo la línea 53.02 (varios UEP) la suma de USD 45,85 ($
137,54).
Comentarios de la UEP:
No se realizó la reapropiación de líneas presupuestarias dado que la misma origina una
diferencia de cambio para el próximo ejercicio.
Recomendación:
Conciliar periódicamente las operaciones del programa con la información contenida en
los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste
último.
2) REGISTROS:
Observación:
Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo se mantiene sin utilizar. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
59
Comentarios de la UEP:
De acuerdo a normas de la Unidad Coordinadora del PROMIN la UEP no utiliza el
sistema bimonetario, sino el mismo es de uso en esa Unidad.
Recomendación:
Utilizar el sistema contable bimonetario vigente en la UEP o en su defecto conciliar la
información mantenida en planillas extracontables auxiliares, a fin de obtener información
confiable, oportuna y consistente sobre las cifras volcadas en los estados financieros del
programa.
3) OBRA CIVIL CS-CDI-HOSPITALES
L.P.N. Nº60B, Obra en el Centro de Desarrollo Infantil (CDI) “Manos Abiertas”.
Observaciones:
a) En todos los casos, el proveedor (Vicente Perugia Construcciones) omitió facturar el
correspondiente fondo de reparo (F.R.), determinado en el pago de los siguientes
certificados de obra:
Cert. Nro.
Efector
F.R. no facturado
5R
CDI Manos Abiertas
$ 742,68
6R
CDI Manos Abiertas
$ 640,87
7R
CDI Manos Abiertas
$ 213,54
8
CDI Manos Abiertas
$184,27
8R
CDI Manos Abiertas
$145,03
9
CDI Manos Abiertas
$ 151,59
9R
CDI Manos Abiertas
$ 106,18
$ 2.184,16
Total
b) No quedó registrado contablemente la suma retenida por el Proyecto por ese
concepto (fondo de reparo).
60
Comentarios de la UEP:
a) Desde el año 2002 el PROMIN registra sus operaciones por el Sistema de lo
percibido y no por el devengado como ejercicios anteriores por tanto el Proveedor no
omitió facturar el correspondiente fondo de reparo, lo hará en el momento que se le
haga efectivo el mismo.
b) Los fondos de reparo no fueron abonados en el ejercicio auditado por no haber
vencido el plazo, de acuerdo al Pliego de Bases y Condiciones.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información y la gestión.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CAPACITACIÓN
Observaciones:
Respecto a las Actas Acuerdo de Obra analizadas, que ascienden a $ 5.640.-, para el
desempeño de tareas de supervisor capacitante en el marco del Subproyecto se
observa que:
a) No especifican el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionar los
trabajos con los resultados del Proyecto.
b) En tres casos, el comprobante de respaldo de pago (recibo y/o factura), emitido
por el consultor es de fecha anterior a la de firma del acta acuerdo (contrato)
formalizada para dicho período y de la orden de pago respectiva.
Período
Fecha Acta Acuerdo
Fecha Orden de Pago
Fecha Factura
Agosto
02/09/03
08/10/03
01/08/03
Setiembre
02/10/03
10/10/03
01/09/03
Octubre
03/11/03
18/12/03
01/10/03
Comentarios de la UEP:
61
a) Los mismos se encuentran en el Documento del Proyecto por eso no se especifican
puntualmente en las Actas de acuerdo de Obra
b) Generalmente los supervisores capacitantes emiten recibo y no facturas, por lo
tanto lo realizan en el momento en que se hace efectivo el pago .
Recomendación:
Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente las
erogaciones del proyecto, como así también formular términos de referencia claros
respecto a las contrataciones realizadas y así poder verificar el cumplimiento de las
tareas acordadas.
2) EQUIPAMIENTO CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL
Concurso de precios 534B. Adquisición de equipamientos con destino a Centros de
Desarrollo Infantil por $ 11.161,35.
Observaciones:
a) El expediente no mantiene un orden cronológico en el archivo de su documentación;
b) Se observaron demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los
proveedores, lo cual originó que se solicitara, a los mismos, siete pedidos de
mantenimiento de oferta (por treinta días cada uno).
Emisión del Informe de Evaluación de Ofertas
10/01/03
Emisión del Inf. de Ev. de Ofertas Complementario
20/01/03
Solicitud de No Objeción a UCP
21/02/03
Nueva Solicitud de No Objeción a UCP
23/04/03
No Objeción de UCP a la 1° Solicitud
30/04/03
Informe de preadjudicación a los proveedores
02/05/03
Solicitud de No Objeción a UCP de lotes desiertos*
02/05/03
No Objeción de UCP sobre los lotes desiertos
26/06/03
Nuevo Informe de preadjudicación a los proveedores
02/07/03
Disposición de Adjudicación
21/07/03
62
Fecha de emisión de órdenes de compra
23/07/03 y 31/07/03
* Se encontraron lotes desiertos debido a la no mantención de ofertas por parte de
varios proveedores. Se deja constancia que las sucesivas demoras generadas en el
proceso llevaron a que varios oferentes, desestimen la oferta realizada
originalmente.
c) Con fecha 2/5/03 se notifica a los proveedores sobre la preadjudicación en este
proceso, el 2/7/03 se notifica nuevamente a los proveedores incluyendo la
preadjudicación de los lotes desiertos, la disposición autorizando la adjudicación por
parte del Director Nacional del Proyecto es de fecha posterior a ambas (21/07/03);
d) Con fecha 8/5/03, la UCP deja sin efecto la no objeción otorgada el 30/04/03, según
lo expresado precedentemente (la UEP ya había notificado a los proveedores sobre la
adjudicación), no obstante, el 26/6/03 ésta otorga una nueva no objeción sobre los
lotes desiertos y el 30/6/03 deja sin efecto la nota del 08/05/03 otorgándole vigencia a
la no objeción original (del 30/04/03).
Lo señalado precedentemente produjo incongruencias en las comunicaciones a los
proveedores.
e) En cinco casos (o.p. 918-919-920-921-922) las órdenes de pago carecen de la firma
del Coordinador del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) a d)
Respecto a la adquisición de equipamiento de este y otros subproyectos de
PROMIN Buenos Aires, las anormalidades al proceso se produce por el atraso en
UCP de dar las correspondientes No Objeciones.
e) Por un inconveniente de archivo, las órdenes de compra debidamente conformadas se
encuentran el área Contrataciones y no con la documentación de pago.
Recomendación:
Agilizar los procesos de contrataciones a efectos de que los mismos resulten eficientes y
económicos para el programa.
63
4) EQUIPOS NO FUNGIBLES (Línea 45.02)
LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observación:
En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que
merece los siguientes comentarios.
a) No identifica al o los responsables de la custodia de los bienes.
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.).
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
4.899,86 entre el total de inventario ($ 216.924,25) y el total según registros ($
221.824,11).
Comentarios de la UEP:
Se toma cuenta la observación para el próximo ejercicio.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado
con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad
de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier
cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control
(recuentos físicos/inspección ocular) para validar la información contenida en el
inventario.
5) AJUSTES A LOS INFORMES TRIMESTRALES PNUD
Observaciones:
Se justificó al PNUD
la suma de USD 204,04 ($ 565,20) bajo la línea 53.01
(Comunicación Social) en tanto que correspondía, conforme la naturaleza del gasto, a la
línea 45.02 (equipamiento no fungible).
64
Comentarios de la UEP:
No se realiza el ajuste de línea presupuestaria porque origina diferencia de cambio para el
próximo ejercicio no justificada.
Recomendación:
Conciliar periódicamente las operaciones del programa con la información contenida en
los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste
último.
SUBPROYECTO 98/016
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) INFORMES TRIMESTRALES PNUD
Observaciones:
Al 31/12/03 la UEP mantiene pendiente de ajuste la suma de USD 250,56 ($ 902,-)
justificada al PNUD y registrada bajo la línea 33.01 (capacitación en servicios) en tanto
que correspondía, conforme la naturaleza del gasto, hacerlo bajo la línea 17.04
(asistencia técnica).
Comentarios de la UEP:
No se realiza la reapropiación de líneas presupuestarias porque la misma produce una
diferencia de cambio no justificada.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes
correspondientes para así corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles
periódicos entre los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes
emitidos por éste último.
65
2) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS
Observación:
Se mantiene pendiente del ejercicio anterior la observación respecto a que en algunos
casos se celebraron “Acuerdos de Obra Realizada” mensuales por períodos mayores a
seis meses, siendo que el Documento de Proyecto contempla para esta figura de
contratación, relaciones contractuales por un período de tres a seis meses como máximo
(Documento de Proyecto, Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30).
Comentarios de la UEP:
Dicha forma de contratación se encuentra descripta en el texto del Proyecto.
Recomendación:
Del análisis realizado sobre las revisiones del Documento de Proyecto no surge que se
contemple lo expresado por el Programa.
3) CONSULTORES
Observaciones:
Se reiteran las observaciones citadas en el ejercicio anterior respecto a:
Legajos:
a) En ningún caso se deja constancia del proceso de evaluación efectuado por la UEP en
la selección de los consultores;
b) En ningún caso constan los integrantes de las ternas que componen el proceso de
selección;
c) En ningún caso se deja constancia de la recepción de la documentación por parte de la
UEP;
d) En algunos casos no consta la Nota de Autorización de la Dirección General De
Cooperación Internacional (DGCI).
e) No se tuvieron a la vista las “no objeciones” de la UCP a las contrataciones
formalizadas.
66
Informes:
a) Los informes de actividades elevados por los consultores carecen de fecha de
recepción de la UEP que permitan verificar su cumplimiento en tiempo y forma;
b) En algunos casos no constan las notas de aprobación por parte de la UEP de los
informes presentados por los consultores;
c) En ningún caso los informes de actividades poseen fecha de emisión.
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta las observaciones y serán levantadas en ejercicios próximos.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la
contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en
la materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de las
mismas y de los responsables de la selección.
Se recomienda además, verificar que los informes presentados por los consultores
contengan fecha de emisión y constancia de la recepción de los mismos por parte de
la UEP. Se recomienda también, adjuntar a los legajos y aprobar las actividades
desarrolladas por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se
correspondan con las establecidas en sus respectivos contratos.
4) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que
mantiene las siguientes falencias:
a) No identifica a los responsables del equipamiento en cada destino;
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.);
67
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
2.750,85 entre el total del inventario ($ 90.701,96) y el total según registros ($
93.452,81).
d) No se obtuvo documentación que evidencie los controles realizados durante el año
por la UEP o UEM (Unidad Ejecutora Municipal) sobre los bienes a su cargo.
Comentarios de la UEP:
Se toma nota para próximos ejercicios.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con
los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los
bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se
origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos
físicos/inspección ocular) para validar la información contenida en el inventario.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) SUPERVISORES CAPACITANTES
Observaciones:
Del análisis efectuado sobre los “Acuerdo de Obra Realizada” suscriptos para
desempeñar tareas de supervisor capacitante, en el marco del Subproyecto se observa
que:
- En la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se
especifica el objeto de la contratación, situación que no permite relacionarlos con los
resultados del Proyecto.
- En un caso la documentación de respaldo (Recibo) se encuentra enmendada la fecha
sin estar debidamente salvada ($ 920.-) la que difiere de la orden de pago que la
acompaña ($ 940.-).
68
- En dos casos (supervisora Lila Burgueño, períodos julio y agosto 2003) el Acta
Acuerdo y la orden de pago respectiva, que ascienden a $ 940, se encuentran
suscriptas por otra persona (Pablo Varela).
- En un caso, la fecha de emisión del comprobante de pago (recibo) es anterior
(01/10/03) a la de prestación del servicio correspondiente (octubre 2003).
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta las observaciones.
Recomendación:
Formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así
poder verificar el cumplimiento de las tareas acordadas.
Verificar que los recibos emitidos por los supervisores contengan todos los datos
correctos de manera que coincidan con la prestación del servicio en todos sus términos
(capacitador, período, importe, etc.)
2) CONSULTORES
Observaciones:
Legajos:
En un caso, el currículum adjunto al legajo del consultor contratado para el período 2003
posee fecha de emisión 1996.
Contratos:
a) Las solicitudes de contratación por el período enero-marzo de 2003 no se encuentran
suscriptas por el Coordinador del Proyecto.
b) En todos los casos los Términos de Referencia (Tor’s) no se encuentran suscriptos
por el consultor.
Pagos:
En dos casos la orden de pago carece de la firma del Coordinador del Proyecto.
69
Comentarios de la UEP:
Se toman en cuenta las observaciones y se expresa como antecedente que los consultores
en general son renovaciones que vienen de años anteriores y en ocasiones el archivo es
voluminoso, no se encuentra todo en las mismas carpetas y no se han presentado todas a
los auditores.
Recomendaciones:
Verificar que los antecedentes presentados por los consultores se encuentren
actualizados a la fecha de su presentación.
Verificar que los Términos de Referencia se encuentren debidamente suscriptos por los
profesionales a efectos de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas con el
proyecto.
Controlar que la documentación respaldatoria de las contrataciones cumpla con los
requisitos formales establecidos.
3) APORTES PROVINCIALES
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados surge que al 31/12/03 no se realizaron
aportes provinciales suficientes para cubrir los gastos que debían ser financiados con
dicho aporte, conforme el siguiente detalle:
Financiamiento
Provincia
Gastos Acumulados al
31/12/03 USD
1.015.468,24
Aportes Acumulados al
31/12/03 USD
100.000,00
Diferencia en USD
(915.468,24)
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
70
Recomendación:
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
SUBPROYECTO 98/019
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL
31/12/03.
1) REGISTROS
Observaciones:
a) Se mantiene pendiente de ajustar la suma de USD 19.275,19 de la línea 21.01
(Subcontratos Obras Civiles en Centros de Salud y Centros de Desarrollo Infantil)
registrado erróneamente en el ejercicio anterior como Usos de Fondos de este
subprograma siendo que corresponde al ARG 98/034, subproyecto Quilmes.
b) El proyecto mantiene registrado erróneamente en la cuenta “Construcción Centros de
Salud” la suma de $ 21.433,89 que, conforme la naturaleza del gasto, corresponde
contabilizarlo en la cuenta “Construcción de Centros de Desarrollo Infantil”. Se aclara
que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria o rubro.
c) Se mantiene pendiente de ajustar la suma de $ 1.992,94 correspondientes al Proyecto
ARG/98/024 subproyecto Berazategui, en concepto de material impreso de
comunicación social ($ 1.967,-) y comisiones bancarias ($ 25,94).
Comentarios de la UEP:
a) El ajuste se realizó por una transferencia de fondos de fecha 15/09/04.
b) Se realiza asiento de ajuste en el mes de Septiembre de 2004.
c) Se realiza asiento de ajuste en el mes de Septiembre de 2004.
71
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes
correspondientes y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar
controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se
presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último.
2) EQUIPOS NO FUNGIBLES
Libro Mayor de Bienes y Equipos
Observación:
En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que
mantiene las siguientes falencias:
a) No identifica al o los responsables a cargo de los bienes;
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.);
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
1.634,66 entre el total del inventario ($ 125.803,05) y el total según registros ($
124.168,39).
Comentarios de la UEP:
Se toma la observación para el próximo ejercicio.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con
los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los
bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se
origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos
físicos/inspección ocular) para validar la información contenida en el inventario.
72
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) OBRA CIVIL CDI
Observaciones:
De la muestra analizada sobre la obra ejecutada por el Subproyecto, construcción en
CDI San Jorge (Licitación Pública Nº 47 B) se observó una demora excesiva en la
liquidación del último certificado de obra (N° 10) por $ 18.964,14:
Fecha de Acta de Recepción Definitiva de Obra
09/05/02
Fecha de Solicitud de No Objeción para aplicación de multa
16/12/02
Fecha de No Objeción para aplicación de la multa
30/12/02
Fecha de Orden de Pago (Nº 570)
22/12/03
Comentarios de la UEP:
La demora se debió a que la empresa De Fino Hnos. mantuvo un litigio judicial con un
subcontratista, una vez solucionado el mismo por la empresa el Proyecto procedió al
respectivo pago.
Recomendación:
Agilizar los procesos de liquidaciones y pagos a efectos de no generar posibles
obligaciones para el Proyecto. Documentar adecuadamente las operaciones a cargo del
Proyecto.
2) EQUIPOS
Concurso de precios 536B. Adquisición de equipamientos con destino a Centros de
Desarrollo Infantil del Subproyecto Mar del Plata por $ 15.300,33.
Observación:
Existen demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los
proveedores, lo cual originó que se solicitaran a los mismos, siete pedidos de
mantenimiento de oferta por treinta días cada uno;
73
Fecha de Estudio de Ofertas
27/12/02
Fecha de Solicitud de la No Objeción a la UCP
22/04/03
Fecha de Otorgamiento de la No Objeción de laUCP
05/06/03
Fecha de Disposición de Adjudicación
29/07/03
Fecha de las órdenes de compra
22/08/03
Comentarios de la UEP:
La Compulsa de Precios 536B se demoró por falta de No Objeción por parte de UCP.
Recomendación:
Agilizar los procesos de contrataciones a efectos de que los mismos resulten eficientes y
económicos para el programa.
3) INFORMES TRIMESTRALES A PNUD
Observaciones:
Se justificó bajo la línea presupuestaria 53.03 (Varios de Capacitación) gastos por $
76.23 que corresponden a la línea 53.01 (gastos Bancarios).
Comentarios de la UEP:
Se toma la observación, no se realiza el asiento de ajuste porque el mismo generaria una
diferencia de cambio en el presente ejercicio.
Recomendación:
74
Efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros
que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último, a efectos de que los
mismos se correspondan con los registros del proyecto.
4) APORTES NACION
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados sobre las erogaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/03
no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones que debían
ser financiadas con esa fuente. Al respecto a continuación se expone la situación
planteada:
Financiamiento Gastos Acumulados al
31/12/03 USD
Nación
61.133,18
Aportes Acumulados
al 31/12/03 USD
42.448,12
Diferencia en USD
(18.685,06)
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
SUBPROYECTO 98/028
75
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
El Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a disposición, mantiene las siguientes
falencias.
a) No identifica a o los responsables de los bienes.
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.);
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado
con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad
de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier
cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control
(recuentos físicos/inspección ocular) para validar la información contenida en el
inventario.
2) REGISTROS
Ajustes Contables Propuestos
Observaciones:
Se mantiene pendiente de ajuste la suma de $ 940 correspondientes a capacitación del
subproyecto Esteban Echeverría (ARG 98/029) y registrados por el proyecto que nos
ocupa. Cabe aclarar que al PNUD se rindió correctamente.
Comentarios de la UEP:
Se realiza el ajuste en el ejercicio 2004.
76
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en
los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste
último.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CAPACITACIÓN
Observaciones:
Respecto a los “Acuerdos de Obra Realizada”, que ascienden a $ 28.094,45, para el
desempeño de tareas de supervisor capacitante en el marco del Subproyecto se observa
que:
a) En la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se
especifica el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionar los trabajos
con los resultados del Proyecto.
b) En un caso (período 10/03) no se tuvo a la vista el comprobante de respaldo (factura
y/o recibo) que debía emitir el consultor.
Comentarios de la UEP:
Se toman en cuenta las observaciones y se aclara que las Actas de Acuerdo de Obra no
especifican puntualmente el objeto de la contratación por estar especificado en el cuerpo
del Proyecto.
Recomendación:
Formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así
poder verificar el cumplimiento de las tareas acordadas.
77
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información, y evitar el libramiento de ordenes de pago sin la documentación de respaldo
correspondiente.
2) COMPRAS
Observaciones:
1. Concurso de Precios N° 001/03 $ 2.070.Materiales Impresos:
a) No se tuvo a la vista nota de solicitud de No Objeción a la UCP sobre dicha
contratación.
b) El cuadro comparativo de ofertas no se encuentra suscripto por el evaluador.
2. Concurso de precios 537B. Adquisición de equipamientos con destino a Centros
de Desarrollo Infantil por $ 13.916,45.
a) El expediente no mantiene un orden cronológico en el archivo de su
documentación;
b) Se observan demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los
proveedores, lo cual originó que se realizaran seis pedidos de mantenimiento de
oferta por treinta días cada uno:
Fecha de Emisión del Informe de Evaluación de Ofertas
06/01/03
Fecha de No Objeción de UCP al Informe Complementario 14/05/03
Fecha de Disposición de Adjudicación
28/05/03
Fecha de orden de Compra
18/06/03
c) No se deja constancia en el expediente de las medidas llevadas a cabo sobre la
recomendación realizada por la comisión de estudios de ofertas en su informe
complementario respecto a la adjudicación de los Lotes 21 y 35 a un determinado
78
proveedor. En la disposición de adjudicación no se incorpora los lotes citados.
Comentarios de la UEP:
1. Se toma la observación.
2. Respecto a la adquisición de equipamiento de éste y otros subproyectos de PROMIN
Buenos Aires, las anormalidades al proceso se produce por el atraso en UCP en dar
las correspondientes No Objeciones.
Recomendación:
Agilizar los procesos de contrataciones a efectos de que los mismos resulten eficientes y
económicos para el Proyecto.
Mantener legajos completos y ordenados que permitan un seguimiento ágil en el proceso
de cada contratación.
3) PROFESIONALES NACIONALES (Línea 17.03-17.04)
Observaciones:
a) Antecedentes de Contratación:
- No se tuvo a la vista evidencia del proceso de evaluación llevado a cabo para la
selección de los consultores, como así tampoco documentación emitida por
autoridad superior justificando la necesidad de las recontrataciones ;
- No se agrega a los legajos la nota de su designación;
b) Legajos:
- En ningún caso consta la nota de autorización de la Dirección General de
Cooperación Internacional (DGCI) avalando la contratación del consultor;
- No se tuvieron a la vista copia de los títulos profesionales, ni currículos de los
consultores contratados.
- Los términos de referencia (TOR’s) que forman parte del contrato no se
encuentran suscriptos por los consultores contratados.
- En dos casos, los términos de referencia (TOR’s) hacen mención que dicha
79
contratación se realizará para otro Subproyecto (ARG/98/024 Berazategui)
c) Contratos:
Las solicitudes de contratación carecen de un número de identificación y todas
aquellas correspondientes al período enero-marzo de 2003, no se encuentran
suscriptas por el Coordinador del Proyecto.
d) Pagos:
En algunas liquidaciones de pagos correspondientes a un consultor se observan las
siguientes falencias en la documentación de respaldo que se adjunta a las mismas:
- Los comprobantes de respaldo no cumplen con la normativa legal vigente (Ing.
Brutos: No Contribuyente);
- En el caso de la liquidación de enero/03 el consultor presentó el recibo Nº 387, en
el caso de mayo/03 presentó un comprobante (en fotocopia) con la leyenda “es
copia fiel del original” suscripta por éste, cuyo Nº es coincidente a el citado en
primer término;
- En el caso de la liquidación correspondiente a noviembre/03 presentó un
comprobante en fotocopia con idéntica leyenda a la señalada en el párrafo
precedente.
- En el caso de la liquidación de julio/03 el comprobante de respaldo no respeta la
correlatividad numérica.
e) Informes:
No se tuvieron a la vista los informes correspondientes al período 2003 de un
consultor.
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta las observaciones,
y se expresa
como antecedente que los
consultores en general son renovaciones que vienen de años anteriores y en ocasiones el
archivo es voluminoso y no se encuentra todo en las mismas carpetas y no se han
presentado todas a los Auditores.
80
Recomendación:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la
contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en
la materia y dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de
las mismas y de los responsables de la selección.
Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma,
fecha de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de
darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su
consentimiento. Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos.
Por otra parte, verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia
debidamente suscriptos, puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el
consultor.
Se recomienda además, adjuntar a los legajos y aprobar las actividades desarrolladas
por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se correspondan con las
establecidas en sus respectivos contratos.
SUBPROYECTO 98/029
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) REGISTROS
Observaciones:
Se mantienen pendientes de regularizar los siguientes ajustes propuestos:
a) Ajustes a los Informes Trimestrales PNUD
Se justificó al PNUD
Línea
Concepto
53.04
Varios Capacitación
21.01
Obras Civiles
USD
16,08
242,33
Corresponde imputar
$
Línea
Concepto
54,74 53.03 Varios Gastos Banc.
727,00
21.03
Subc. Insp. Obras
En consecuencia, las líneas 53.03 y 21.03 se exponen subvaluadas y las líneas 53.04 y
21.01 sobrevaluadas en dichos importes.
81
b) Ajustes Contables Propuestos
Se registró al Proyecto ARG 98/028, subproyecto Pilar, erogaciones correspondientes
al proyecto que nos ocupa, generando el siguiente asiento de ajuste propuesto:
Nro. de cuenta
1213020501
1213020601
Nombre
Debe
Haber
RRHH de capacitación - Pilar $ 940,00
RRHH de capacitación -EE
$ 940,00
Subproyecto
98/028
98/029
Comentarios de la UEP:
a) No se realiza la reapropiación de líneas presupuestaras porque la misma produce una
diferencia de cambio no justificada
b) Los mismos se realizan en el ejercicio 2004.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones. Así también, efectuar controles periódicos de los datos contenidos en los
informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último.
2) CAPACITACIÓN
Observación:
Se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que, en muchos de los casos
analizados (14 de 29), la fecha de los comprobantes (factura/recibo) presentados por los
capacitadores es posterior a la de emisión de las respectivas órdenes de pago.
Comentarios de la UEP:
Por lo general los capacitadores emiten recibos y los mismos son con la fecha en que
reciben el pago, ante esta observación a partir del ejercicio 2003 se levantó la misma
Recomendación:
Evitar efectuar libramientos de pago sin la documentación de respaldo correspondiente.
82
3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
Respecto al Libro Mayor de Bienes y Equipos se mantienen del ejercicio anterior las
siguientes falencias:
a) No identifica al o los responsables de la custodia de los bienes en cada destino;
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.);
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
2.639,83 entre el total de inventario ($ 162.811,92) y el total según registros ($
160.172,09).
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado
con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad
de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier
cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control
(recuentos físicos/inspección ocular) para validar la información contenida en el
inventario.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) OBRA CIVIL CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI) “El Manzanar”
(L.P. N° 69B).
Observaciones:
Se observa una demora significativa entre la fecha de recepción definitiva de la obra
(15/02/02) y la de liquidación (26/03/03) del Fondo de Reparo retenido por los
83
certificados de obra presentados N° 1 al N°6. No se tuvo a la vista en el expediente
documentación que avale la demora mencionada.
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos a efectos de agilizar las gestiones del sector de
liquidaciones y pago de la UEP.
2) EQUIPAMIENTO CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL
Observaciones:
Concurso de precios 538B. Adquisición de equipamiento con destino a Centros de
Desarrollo Infantil del Subproyecto por $ 15.835,69:
a) El expediente no mantiene un orden cronológico en el archivo de su documentación;
b) En las condiciones del llamado se hace referencia al Subproyecto ARG/98/028;
c) De los dos Informes de Evaluación de Ofertas, girados a la UCP para su No Objeción,
no consta en el expediente las correspondientes respuestas de UCP;
d) Sobre el lote Nº 37 (pizarrón de madera con marco y portatizas por un precio total de
$ 89,56) no se tuvo a la vista la No Objeción por parte de UCP ni la disposición por
parte del Director Nacional de Proyecto, a dicha adjudicación;
e) Se observaron demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los
proveedores, lo cual originó que se solicitará, a los mismos, seis pedidos de
mantenimiento de oferta por treinta días cada uno;
Fecha de Emisión del Informe de Evaluación de Ofertas
07/01/03
84
Fecha de Ortorgamiento de No Objeción
13/05/03
Fecha de Disposición de Adjudicación
09/06/03
(téngase en cuenta lo señalado en d) anterior)
Fecha de órdenes de Compra
08/07/03
f) La Orden de Pago Nº 427, del proveedor, carece de las firmas del Coordinador del
Proyecto y el Proveedor. Por otra parte, no se tuvo a la vista recibo emitido por este
último, por la suma de $ 2.578,67.
Comentarios de la UEP:
a) Sin comentarios.
b) a e) Respecto a la adquisición de equipamiento de este y otros proyectos de PROMIN
Buenos Aires las anormalidades al proceso se produce por el atraso en UCP de dar las
correspondientes No Objeciones.
f) Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener legajos completos y ordenados cronológicamente de manera que permita un
seguimiento ágil del proceso de adquisiciones, asegurando su integridad.
Mejorar los mecanismos de comunicación interna (UCP-UEP) a efectos de que los
mismos resulten eficientes y económicos para el Proyecto.
3) CAPACITACIÓN
Observaciones:
En todos los casos se formularon “Acuerdos de Obra Realizada” para el desempeño de
tareas de supervisor capacitante en el marco del Subproyecto que nos ocupa, se observa
que en la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se
85
especifica el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionar el trabajo con los
resultados del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación.
Recomendación:
Formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así
poder verificar el cumplimiento de las tareas acordadas.
4) REGISTROS
Observaciones:
Se verificó que se imputó a la línea 53.01 (Campaña de Difusión ) la suma de $ 1.932,(USD 697,47), siendo que por la naturaleza del gasto correspondía imputar a la línea
45.01 (Equipos no Fungibles). En consecuencia, ésta última línea se expone subvaluada y
la línea 53.01 sobrevaluada en dicho importe.
Comentarios de la UCP:
No se realiza la reapropiación de líneas presupuestaras porque la misma produce una
diferencia de cambio no justificada
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes
correspondientes y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar
controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se
presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último.
86
5) APORTES NACIÓN
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados sobre las erogaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/03
no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones que debían
ser financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación
planteada:
Financiamiento
Nación
Gastos Acumulados
al 31/12/03 USD
68.497,23
Aportes Acumulados al Diferencia en USD
31/12/03 USD
42.507,77
(26.387,99)
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
SUBPROYECTO 98/034
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) REGISTROS
Observaciones:
Se mantiene pendiente el ajuste propuesto por AGN en el ejercicio anterior respecto al
pago que efectuó la UEP con fondos del Proyecto PNUD 98/019 (Mar del Plata), gastos
que corresponden al Proyecto PNUD ARG 98/034 (Quilmes) por USD 19.275,19 (por
el certificado N° 2 del C.S. Villa Augusta).
87
Comentarios de la UEP:
Se regulariza en Septiembre de 2004.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones y efectuar los ajustes correspondientes. Así también, realizar controles
periódicos con los datos contenidos en los informes financieros que se presentan al
PNUD y los reportes emitidos por éste último. Canalizar los pagos de cada Proyecto,
atento que la UEP mantiene la administración de varios de ellos, por las cuentas
correspondientes.
2) CAPACITACIÓN
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos la fecha de emisión de las órdenes de pago y la de pago,
correspondientes a los cinco meses iniciales del año, resultan anteriores a la fecha del
comprobante respaldatorio (factura y/o recibo).
b) En la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se
especifica el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionar los trabajos
con los resultados del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) La forma de operar con el pago de los capacitadores en servicio fue modificada por
las recomendaciones efectuadas por esa Auditoría por eso los cinco meses iniciales del
año las Ordenes de Pago tienen fecha anterior al Recibo y/o factura
b) El objeto de las contrataciones se encuentran definidos en las Actividades y
Resultados del Costo Compartido.
88
Recomendación:
Evitar el libramiento de órdenes de pago sin la documentación de respaldo
correspondiente.
Formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así
poder verificar el cumplimiento de las tareas acordadas.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONCILIACIONES BANCARIAS
Observaciones:
Se mantiene pendiente en la conciliación bancaria al 31/12/03, el cheque n° 6696 de
fecha 08/10/03 librado por $ 492.70. El mismo se encuentra en cartera desde esa fecha,
debido a que se mantiene impaga su correspondiente liquidación.
Comentarios de la UEP:
El cheque mencionado se anuló en enero de 2004 y quedó pendiente la liquidación de
dicha compra.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones, a efectos de evitar que las mismas
contengan partidas pendientes de
antigua data.
2) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que
merece los siguientes comentarios:
a) No identifica a los responsables de la custodia de los bienes en cada destino;
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.);
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
89
1.034,14 entre el total expuesto en el registro de inventario ($ 210.764,90) y el total
según registros ($ 209.730,76).
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación. Asimismo, se aclara que en la fecha se esta realizando
la transferencia definitiva de la totalidad de los bienes al Municipio
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con
los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los
bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se
origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos
físicos/inspección ocular) para validar la información contenida en el inventario.
3) CAPACITACIÓN
Observaciones:
Respecto a las Actas Acuerdo de Obra analizadas, que ascienden a $ 56.169.-, para el
desempeño de tareas de supervisor capacitante en el marco del Subproyecto que nos
ocupa, se observa que:
a) En cuatro casos, mencionados seguidamente, no se tuvo a la vista el acta acuerdo
suscripta para el desempeño de su tarea:
Periodo
Capacitador
Importe $
07/03
Mastrangelo, Gabriela
08/03
García, Isabel
08/03
Alonso, Alberto
470,-
07/03
Lojo, Claudia
470,-
470,1.220,-
b) En un caso, se observa una demora significativa (98 días) en la suscripción del
“Acuerdo de Obra Realizada” (correspondiente a Octubre de 2003), destacando que
para las prestaciones de servicios posteriores se suscribieron con anterioridad a la
90
misma. Así también, el citado Acuerdo (10/03) no se encuentra suscripto por el
Proyecto;
c) En un caso la factura no posee fecha de emisión, por $ 470,-;
d) En un caso, el “Acuerdo por Obra Realizada” suscripto es de fecha anterior a la fecha
de prestación del servicio;
e) Los comprobantes de respaldo entregados por el supervisor capacitante (Recibos C),
exponen un número de inscripción (ingresos brutos) no vigente;
f) En un caso el comprobante de respaldo entregado por el supervisor capacitante es por
un importe inferior ($ 30.-) al de la liquidación pactada ($ 470.-).
Comentarios de la UEP:
a) a d) Se toma en cuenta la observación
e) Sin comentarios.
f) En el comprobante de referencia el importe en números es inferior pero en letras es
correcto.
Recomendación:
Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente las erogaciones
del proyecto, como así también, verificar que los Acuerdos de Obra Realizada estén
debidamente suscriptos por las partes intervinientes a efectos de evitar que cada una
desconozca los compromisos asumidos y cumpla en tiempo y forma.
Verificar que los recibos y/o facturas emitidas por los capacitantes contengan todos los
datos mínimos necesarios a efectos de evitar que los mismos puedan ser reutilizados o
desconocidos por su emisor.
No efectuar libramientos sin la documentación de respaldo correspondiente.
4) EQUIPAMIENTO CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL
Concurso de precios 535B. Adquisición de equipamientos con destino a Centros de
Desarrollo Infantil del Subproyecto Quilmes por $ 58.038,80.
91
Observaciones:
a) El expediente no mantiene un orden cronológico en el archivo de su documentación;
b) Se observan demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los
proveedores, lo cual originó que se solicitaran seis pedidos de mantenimiento de
oferta por treinta días cada uno;
Fecha de Emisión del Informe de Evaluación de Ofertas
20/01/03
Fecha de No Objeción de UCP al Informe Complementario
29/04/03
Fecha de Disposición de Adjudicación
09/06/03
Fecha de orden de Compra n°2
19/06/03
Fecha de orden de Compra n°3; 4; 5; 6 y 7
03/06/03
c) En algunos casos no se encuentran suscriptas la órdenes de pago por el proveedor,
tampoco se tuvieron a la vista los recibos correspondientes;
d) En el caso de la aplicación de multas a los proveedores, se observa que para la
determinación de las mismas no se mantiene un criterio uniforme, lo que arroja una
diferencia en defecto de $ 239.06 (proveedor Educando);
e) Se observa que se mantiene impaga la liquidación a un proveedor (orden de pago 369
de fecha 09/10/03).
Comentarios de la UEP:
a) Se toma la observación.
b) La demora en la adjudicación de la Compulsa se debe a que la UCP y La UFI’s no
dieron la No Objeción al Informe de evaluación de ofertas, cabe aclarar que con
fecha 18/02/03 solicita
a la UCP una pronta respuesta constancia en fs. 274,.
recibiendo la No Objeción con fecha 12/05/03 fs 327.
92
c) En el caso del proveedor Rondinella e Hijos el pago se realizó por interdepósito dado
que el mismo tiene su dirección en la Ciudad de Rosario.
En el caso del proveedor Imaginario es monotributista, por lo tanto, no tiene
obligación fiscal de emitir recibo por sus cobros , por lo que dejó constancia en la
factura el cobro con fecha 24/10/04 y firmado.
En el caso del proveedor Latin Play SRL se realizó el pago por interdepósito no
recibiendo el correspondiente recibo via correo.
d) Sin comentarios.
e) La misma se encuentra impaga al cierre del ejercicio.
Recomendación:
Mantener legajos completos y ordenados cronológicamente de manera que permita un
seguimiento ágil del proceso de adquisiciones.
Mejorar los mecanismos de comunicación interna (UCP-UEP) a efectos de que los
mismos resulten eficientes y económicos para el Proyecto.
Profundizar los controles administrativos sobre la documentación que respalda las
erogaciones del Proyecto.
5) REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
Contablemente, se imputó a la línea 33.01 (capacitación en servicio) la suma de $ 354,90
y $ 27,83 , que por la naturaleza del gasto correspondía a las líneas 53.01 (varios
comunicación social) y 53.03 (varios gastos bancarios) respectivamente. En los estados
financieros la información se encuentra correctamente expuesta.
Comentarios de la UEP:
Se regulariza en Septiembre de 2004.
Recomendación:
93
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones y efectuar los ajustes correspondientes. Así también, realizar controles
periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al
PNUD y los reportes emitidos por éste último.
3- UEP MENDOZA
SUBPROYECTO 98/006.
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO
Observación:
Se reitera lo manifestado en el ejercicio anterior respecto a la subejecución considerable
del proyecto, tal como surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones
Acumulado. Al respecto se observa una ejecución acumulada del 47,10 % quedando el
52,90 % pendiente de ejecutar durante el año 2004, siendo la fecha prevista de
finalización del proyecto el 30/06/04, según la Revisión “H” del Documento de Proyecto
de fecha 11/02/2004.
Comentarios de la UEP:
Debido a la situación de conocimiento público, en relación a la situación económica y a
la renegociación de contratos de créditos internacionales se tuvo que acomodar a
ejecución los desembolsos repactados con la UCP, ya que se destinó parte del crédito de
PROMIN a palear la emergencia social.
Recomendaciones:
Realizar un análisis profundo e integral del presupuesto y cumplimiento de objetivos, de
manera tal que los mismos se correspondan con la ejecución real del programa.
2) CAPACITACIÓN Y BECAS
94
Observaciones:
1. Acuerdos de Obra Realizada: Se mantienen las observaciones del ejercicio anterior
respecto a que:
a) En la mayoría de los casos, la fecha de firma del Acta Acuerdo es posterior a la
emisión de la orden de pago respectiva.
b) Se observan Acuerdos de Obra mensuales por períodos superiores al estipulado en
el Documento de Proyecto “... dado que realizan las actividades de capacitación
fuera del horario de trabajo habitual, por un cierto número de horas semanales,
durante tres a seis meses, su retribución será efectuada mediante la figura del
acuerdo de obra realizada...”.
2. Informes:
a) La mayoría de los informes presentados por los capacitantes, no poseen fecha de
recepción de la UEP.
b) No se tuvo a la vista las notas de aprobación, por parte de la UEP, a los informes
presentados por los capacitantes.
c) En algunos casos los informes presentados no poseen fecha de emisión.
3. Legajos:
No consta en los legajos de los capacitantes los antecedentes de selección llevados a
cabo por la UEP para las contrataciones formalizadas con los mismos.
Comentarios de la UEP:
95
1. Acuerdos de Obra
a) Reiterando que las Actas Acuerdo se hacen al finalizar el periodo de trabajo del
Consultor, el procedimiento es el siguiente:
1º) Se solicita a los Consultores la factura, previo informe y aprobación del mismo
del Área Correspondiente.
2º) Se emite cheque con su correspondiente Orden de Pago de acuerdo al monto
facturado.
3º) Cuando el Consultor recibe el cheque emitido, se firma el Acta Acuerdo que
coincide con la fecha de cobro.
4º)
La factura de dicho Consultor queda sellada con el día de cobro y el nº
correspondiente de Orden de Pago.
5º) Esta UEP considera, según mejor criterio, que el Acta Acuerdo se perfecciona
con el pago.
b) La Contratación de Consultores son pedidas a la UCP, la cual manda las No
Objeciones y controla por sistema las mismas.
2. Informes
Los informes detectados con las observaciones pertinentes corresponden al periodo
2003 antes de recibir el informe confeccionado por A.G.N., cuando se recibió dicha
información, se tomaron los recaudos correspondientes, por ello, no en la totalidad de
los informes se encuentran estas observaciones.
3. Legajos
Se entregaron los currículum vitae, no estando ordenados dentro de sus legajos. Se
procederá a ordenar los mismos dentro de cada uno de ellos, de acuerdo al
procedimiento correspondiente.
Recomendaciones:
Como norma general formalizar las contrataciones previo al comienzo de las tareas, en
aquellos casos excepcionales, que se recurra a los Acuerdos de Obra Realizada
formalizar el acto jurídico antes de liberar los pagos pertinentes.
96
Los currículos deben evidenciar la firma y fecha para el cual el consultor propone sus
antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y evitar su utilización en otras
ternas sin su consentimiento.
Profundizar los controles y dejar evidencia respecto a la aprobación de los informes que
deben emitir los consultores contratados por el Proyecto.
3) BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
El Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a nuestra disposición se encontraba
desactualizado al 31/12/03 e incompleto (no permite identificar en algunos casos los
bienes adquiridos con fondos del proyecto, bajas, ubicación física y responsables de la
custodia de los bienes). Al momento de nuestra visita la UEP estaba realizando un
relevamiento en cada efector, actualizando el estado de los bienes y culminando con la
firma de las actas de traspaso correspondientes.
Comentarios de la UEP:
Tal cual se indica en las observaciones se está procediendo a la actualización para firmar
las Actas de traspaso correspondientes.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado y completo, de manera tal que
refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto,
como así también cualquier cambio que se origine en su composición e implementar
procedimientos de control (recuentos físicos/inspección ocular) para validar la
información contenida en el inventario.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTRACIONES
Observaciones:
97
Sobre la utilización de la cuenta bancaria del Proyecto se observa que:
a) Durante el mes de julio, el Proyecto procedió a realizar pagos de erogaciones
correspondientes al Proyecto ARG 98/013 “Mendoza” por un importe de $ 9.989.-,
idéntica situación se observa durante el mes de noviembre por un importe de $ 4.887., dicha irregularidad fue subsanada a los 29 días y 15 días respectivamente.
b) Se observa que la UEP omitió registrar el ingreso total de los fondos girados por
PNUD, contabilizando la entrada efectiva de divisas, sin que se exponga en el libro
banco los gastos originados por dichas transferencias ($ 702,25), los cuales constan
como gastos bancarios en los registros del proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) Efectivamente, las erogaciones corresponden al Proyecto 98/013. Detactado el error
de imputación de proyecto, se subsanó el mismo antes de la finalización del mes en
que habían sido confeccionadas dichas erogaciones.
b) A comienzos del año 2004, se reciben instrucciones de la UFI´s, sobre la
contabilización de las transferencias, ya que desde el inicio del Proyecto, siempre se
había contabilizado solamente el importe acreditado. Cabe destacar que en el año
2004 se registra el ingreso total de los fondos girados por PNUD.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos contables a efectos de que los registros reflejen
los ingresos reales al programa.
2) CONTRATACION PARA LA PUBLICACIÓN DEL LLAMADO A LICITACIÓN
Nº 37 M ($ 4.572,29).
Observaciones:
No se tuvo a la vista la No Objeción Técnica, por parte de UCP al proceso de
contratación del servicio de publicación del llamado a licitación Nº 37 M “Obras de
98
Infraestructura” para los C. S. Nº 320 “Dr. Alberto Castellanos” y C. S. Nº 349 “Villa
Laredo”.
Comentarios de la UEP:
La UEP ha enviado el pedido de No Objeción Técnica y Administrativa, recibiendo la
misma firmada por la Gerencia de Administración y Finanzas, autorizando dicha No
Objeción, procediendo a la publicación de los mismos ante el inminente llamado a
Licitación.
Recomendaciones:
Sustentar adecuadamente las erogaciones del proyecto.
3- CAPACITACIÓN Y BECAS
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos, los “Acuerdos de Obra Realizada” fueron suscriptos con
bastante posterioridad al período de ejecución. A modo de ejemplo, mencionamos:
Periodo Acta Acuerdo
Fecha de Firma
Enero
05/03/03
Abril
23/05/03
Octubre
10/12/03
b) En todos los casos la No Objeción a la contratación, por parte de UCP, es de fecha
posterior a la de inicio de actividades.
c) En algunos casos (11,37 %) no consta en los legajos de los profesionales la
aprobación (cumplimiento) de las tareas realizadas por los supervisores capacitantes.
Comentarios de la UEP:
99
a) Las Actas Acuerdo se hacen al finalizar el periodo de trabajo del Consultor, el
procedimiento es el siguiente:
1º) Se solicita a los Consultores la factura, previo informe y aprobación del mismo
del Área Correspondiente.
2º) Se emite cheque con su correspondiente Orden de Pago de acuerdo al monto
facturado.
3º) Cuando el Consultor recibe el cheque emitido, se firma el Acta Acuerdo que
coincide con la fecha de cobro.
4º) La factura de dicho Consultor queda sellada con el día de cobro y el nº
correspondiente de Orden de Pago.
5º) Esta UEP considera, según mejor criterio, que el Acta Acuerdo se perfecciona
con el pago.
Las demoras detectadas se deben a la no presentación en tiempo y forma de las
facturas e informes.
b) Los tiempos corresponden a la UCP y no a los de esta UEP.
c) Se tomarán recaudos aumentando el control administrativo para eliminar totalmente
dicha observación.
Recomendaciones:
Como norma general, formalizar las contrataciones previo al comienzo de las tareas, en
aquellos casos excepcionales que se recurra a los Acuerdos de Obra Realizada,
formalizar el acto jurídico antes de liberar los plazos pertinentes.
Agilizar los procesos internos de autorización de contratación para una gestión eficiente
del programa.
Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con la
contratación de cada capacitador.
4) COMPRAS
Observaciones:
100
1) Concurso de Precios 246m. Equipo de Comunicación Fija ($ 12.704,13)
a) Se observó una considerable demora (5 meses y 23 días) en el otorgamiento de la
“No Objeción” al proceso de adquisición por parte de la UCP (19/05/03). Dicha
solicitud se había tramitado con fecha 26/11/02, debiéndose posponer la apertura
de ofertas (12/06/03), a lo establecido originariamente (17/12/02), lo que llevó a
un nuevo pedido de cotizaciones.
b) Sobre las cartas de invitación que se adjuntan al legajo, sólo en el caso de la
empresa adjudicada, se identifica su recepción con sello y nombre del proveedor,
no así en los restantes cinco oferentes;
c) Respecto al nuevo pedido de cotizaciones (ver a) anterior), la UEP solo
recepcionó una oferta y en su informe de Estudios y Evaluación de Oferta,
recomienda la adjudicación a dicha firma. No obstante, lo expuesto (haber
recepcionado solamente una cotización), la UCP otorga la “No Objeción” a la
adjudicación aludiendo que “…la cotización presentada se encuentra por debajo
del costo estimado y se ha efectuado un pedido de cotización a otra firma fuera del
concurso, constatando que el precio ofertado se encuentra dentro de los precios
del mercado…”. El procedimiento no se ajusta a lo descripto según el manual de
procedimiento del PNUD, en su apartado 12 del capitulo IV – Recursos Físicosque requiere como mínimo tres cotizaciones, para considerar valido el proceso.
2) Concurso de precios 245M. Adquisición de Ecógrafo ($ 39.954,75) para el
Hospital Schestakow.
a) Las condiciones del llamado no se encuentran suscriptas por el responsable del
área, según lo establece el Manual de Contrataciones del Programa en su punto 15
del Capitulo 1;
b) La cartas de invitación del presente proceso emitidas con fecha 06/12/02, no
contemplan la modificación sugerida en la nota sobre el otorgamiento de la “No
Objeción” a la emisión de la compulsa, respecto, a que se modifique el plazo de
entrega del bien;
101
c) Se observa una demora significativa (5 meses y 11 días) en el otorgaminto de la No
Objeción a la adjudicación, por parte de UCP (03/07/03), respecto a su solicitud
(22/01/03).
3) Adquisición de Cartuchos Para Impresora
No se tuvo a la vista las tres cotizaciones necesarias para la selección del proveedor.
Comentarios de la UEP:
1) a) Corresponde a los tiempos de la UCP y no los de esta UEP.
b) El total de las cartas de invitación han sido firmadas y tienen la aclaración de la
misma.
En el Manual de Contrataciones Pto. 18, último párrafo establece que “las
invitaciones serán notificadas en forma fehaciente bajo recibo” considerándose que
la firma, aclaración y fecha cumple con lo requerido.
c) Dicha propuesta de adjudicación parte de la UEP y es aceptada por UCP, se basa
en los precios de mercado, teniendo en cuenta para su adjudicación el Manual de
Procedimiento de PNUD, el Apartado 12,Capítulo 4º, Recursos Físicos, donde
establece las excepciones de convocar nuevamente a Concurso de Precios en el
pto. e) dice: “Cuando los responsables de la compra consideren que la
convocatoria de la licitación o la presentación de ofertas no darán resultados
satisfactorios, o no servirán a los intereses del Proyecto”.
Dado que en el momento de la adjudicación todavía la estabilidad del dólar era
relativa, causa por la cual se presentó una sola oferta, se consideró que en el caso
de un nuevo llamado podría no beneficiar al Proyecto, por lo incierto del panorama
monetario de dicho momento.
2) a) De acuerdo a lo que se deduce en el Manual de Contrataciones en el pto. 15,
Capítulo I, dice que: “Pliego de Bases y Condiciones con las especificaciones
técnicas debidamente firmadas por el Área Responsable de la UEP”, se estaría
cumpliendo ya que el Dr. Hipólito Juan Filice, Coordinador en ese momento de la
102
UEP, se desempeñaba como Responsable del Área Médica, debido a que no había
Consultor para el ejercicio de la Jefatura de la misma.
b) Se envía el 19/11/ 02 para su No Objeción a la UCP. La UCP sugiere achicar el
plazo a 15 días la entrega de los bienes. Como vemos a posteriori en los pliegos
enviados en el art. Nº 19 de la pág. 6 “Lugar de entrega y documentación”,
especifica los 15 días sugeridos por la UCP, pero en la lista de bienes y servicios de
los mismos pliegos, pág. 2, si bien se corrige la cantidad de días en números, no se
corrige en letras, por lo tanto, se había cumplido con la modificación pedida por
UCP pero, se había cometido un error tipográfico.
c) Corresponde los tiempos de la UCP y no a los de esta UEP.
3) Debido a la urgencia de compra para imprimir pliegos, se tomó la decisión de comprar
en forma urgente cartuchos reciclados para la impresora HP 6L. Se toma debida nota
para observar lo solicitado por el proceso.
Recomendaciones:
Sustentar adecuadamente las erogaciones del programa, como así también, agilizar los
procesos internos de autorización en el proceso de contratación para una gestión
eficiente del programa.
Cumplir con la normativa vigente en materia de adquisiciones.
5) PASAJES Y VIATICOS.
Observaciones:
a) En un caso, la “No Objeción” presupuestaria, otorgada por la UCP (12/02/04), es de
fecha posterior a la fecha de pago (19/11/03).
b) En un caso, para la compra de pasajes aéreos, no se tuvo a la vista el proceso de
selección de la empresa proveedora.
103
Comentarios de la UEP:
a) Corresponde a los tiempos de la UCP y no a los de esta UEP.
Se adelantó telefónicamente la No Objeción y llegó en forma escrita en la fecha fijada
en el punto a).
b) Los pasajes aéreos tienen tarifas prefijadas, por lo tanto, se consideró que la
adquisición de los mismos podría realizarse con un solo presupuesto. Se toma debida
nota para no repetir la observación.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
6) APORTES NACIÓN
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados sobre las erogaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/03
no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones que debían
ser financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación
planteada:
Concepto
Importe USD
Subcont. Alimentos Nación
23.530,12
Subcont. Medic. E Insumos Nación
0,00
Subcont. Insumos CDI Nación
4.439,26
Equipo Fungible SIP Nación
0,00
Operación y Mantenimiento Equipo
0,00
Diferencia de Cambio.
26.492,26
Costo de Apoyo
11.435,86
104
Total gastos Acumulados financiamiento Nación al
65.897,50
31/12/03
Aportes Acumulados Nación al 31/12/03
Diferencia (1)
(1)
(20.152,56)
45.744,94
La diferencia fue solventada con otra fuente de financiamiento.
Comentarios de la UEP:
Estas observaciones serán subsanadas para el próximo período.
Recomendaciones:
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
SUBPROYECTO 98/013.
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) CAPACITACIÓN EN SERVICIO (Línea 33)
Observaciones:
1. Acuerdos de Obra:
Se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que en la mayoría de los
casos, los “Acuerdos de Obra Realizada” fueron suscriptos con posterioridad al
período de ejecución. A modo de ejemplo, mencionamos:
Periodo Acta Acuerdo
Fecha de Firma
Enero
Entre el 28/02/03 al 05/03/03
Abril
Entre el 30/05/03 al 02/06/03
105
Octubre
Entre el 10/12/03 al 12/12/03
2. Pagos:
Las órdenes de pago, en su mayoría, se emiten en fecha anterior a la firma del Acta
Acuerdo que sustenta dicha emisión, es decir, se formalizan sin el respaldo jurídico
que los avale.
3. Informes
a) La mayoría de los informes presentados por los capacitantes, no poseen fecha de
recepción de la UEP.
b) No se tuvo a la vista las notas de aprobación, por parte de la UEP, a los informes
presentados por los capacitantes.
c) En algunos casos los informes presentados no poseen fecha de emisión.
4. Legajos:
En algunos casos los currículos incluidos en los legajos de los capacitadores no
poseen fecha de recepción en la UEP y en la mayoría de los casos analizados no
poseen fecha de emisión ni firma del profesional que acredite su autoría.
Comentarios de la UEP:
106
1. Acuerdos de Obra
Reiterando que las Actas Acuerdo se hacen al finalizar el período de trabajo del
Consultor, el procedimiento es el siguiente:
1º) Se solicita a los Consultores la factura, previo informe y aprobación del mismo
del Área Correspondiente.
2º) Se emite cheque con su correspondiente orden de pago de acuerdo al monto
facturado.
3º) Cuando el Consultor recibe el cheque emitido, se firma el Acta Acuerdo que
coincide con la fecha de cobro.
4º) La factura de dicho Consultor queda sellada con el día de cobro y el nº
correspondiente de orden de pago.
5º) Esta UEP considera, según mejor criterio, que el Acta Acuerdo se perfecciona con
el pago.
2. Pagos
Sin comentarios.
3. Informes
Las 3 observaciones detectadas en los legajos correspondientes al 2003 son cuando
aún no se recibían la información de la observación del período 2002, se tomaron los
recaudos correspondientes, por ello no en la totalidad de los mismos se encuentran las
observaciones.
4. Legajos
Se entregaron los currículos, se toma nota y se procederá a ordenar los mismos
dentro de cada uno de los legajos de acuerdo al procedimiento correspondiente.
Recomendaciones:
Como norma general, formalizar las contrataciones previo al comienzo de las tareas, en
aquellos casos excepcionales que se recurra a los Acuerdos de Obra Realizada,
formalizar el acto jurídico antes de liberar los pagos pertinentes.
107
Los currículos deben evidenciar la firma y fecha para el cual el consultor propone sus
antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y evitar su utilización en ternas
sin su consentimiento.
Profundizar los controles y dejar evidencia respecto a la aprobación de los informes que
deben emitir los consultores contratados por el Proyecto.
2- BIENES Y EQUIPOS (Línea 45)
Observaciones:
El Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a nuestra disposición se encontraba
desactualizado al 31/12/03 e incompleto (no permite identificar en algunos casos los
bienes adquiridos con fondos del proyecto, bajas, ubicación física y responsables de la
custodia de los bienes). Al momento de nuestra visita la UEP estaba realizando un
relevamiento en cada efector, actualizando el estado de los bienes y culminando con la
firma de las actas de traspaso correspondientes.
Comentarios de la UEP:
Tal como se indica en las observaciones, se está procediendo a la actualización para
firmar las Actas correspondientes.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado y completo, de manera
tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del
proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición e
implementar procedimientos de control (recuentos físicos/inspección ocular) para
validar la información contenida en el inventario.
108
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTRACIONES BANCARIAS
Observaciones:
Se observa que la UEP omitió registrar el ingreso total de los fondos girados por PNUD,
contabilizando la entrada efectiva de divisas, sin que se exponga en el libro banco los
gastos originados por dichas transferencias ($ 860,64), los cuales constan como gastos
bancarios en los registros del proyecto.
Comentarios de la UEP:
A comienzos del año 2004, se reciben instrucciones de la UFI’S, sobre la contabilización
de las transferencias, ya que desde el inicio del Proyecto, siempre se había contabilizado
solamente el importe acreditado. Cabe destacar que en el año 2004 se registra el ingreso
total de los fondos girados por PNUD.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos contables a efectos de que los registros reflejen
los ingresos reales al programa.
2) CONCILIACIONES BANCARIAS
Observación:
Se mantiene, como partida conciliatoria pendiente de debitar, (conciliación bancaria
correspondiente a diciembre/03) el cheque Nº 3082 por $ 400.-de fecha 11/11/02,
corresponde al pago de un “Acuerdo de Obra Realizada” a una capacitadora.
Comentarios de la UEP:
La situación presentada en relación al Cheque 3082, fue que la capacitadora Lucia,
Mammana, al recibir el mismo, lo deposita por cajero en el Banco Galicia. El banco
extravía el cheque. Luego del transcurso de unas semanas, el Banco Galicia le abona el
importe del cheque, pero en nuestra cuenta nunca fue debitado.
109
Según lo consensuado con la UFI’S, se procederá a anular el cheque, mediante un ajuste
en el mes de Octubre de 2004.-
Recomendaciones:
Efectuar un seguimiento periódico sobre las partidas pendientes de conciliación, efectos
de regularizar aquellas discrepancias detectadas.
3) CONSULTORES (Línea 17.01)
Observaciones:
1. Legajos:
a) En todos los casos la solicitud de contratación del consultor, posee la misma
numeración y no posee fecha de emisión;
b) No se tuvieron a la vista las Declaraciones Juradas de Incompatibilidades
(ratificación que los profesionales no se encuentran comprendidos en ninguna de
las situaciones descriptas en el párrafo 29 y 31 del Manual de Gestión de Proyectos
PNUD -capítulo III, Recursos Humanos-).
2. Contratos:
a) En todos los casos el contrato suscripto con el consultor posee la misma
numeración.
b) En todos los casos, los contratos se suscriben con anterioridad a la No Objeción
otorgada por UCP.
Comentarios de la UEP:
1. Legajos
a) El sistema de numeración de los Contratos siempre fue asignar un nº por
Consultor. A partir del 2004 por indicación de la UCP los mismos están siendo
ordenados en forma alfanumérica por período.
Si bien en la solicitud no figura la fecha de emisión de la misma, sí está en los
contratos. Esta situación se corrige a partir del 2004.
110
b) El procedimiento durante el año 2003 fue el tomado por indicaciones de UCP, no
advirtiendo el faltante de la Declaración Jurada. A partir del 2004 este error ha
sido subsanado.
2. Contratos
a) El sistema de numeración de los contratos siempre fue asignar un Nº por consultor.
A partir del 2004 por indicación de la UCP los mismos están siendo ordenados en
forma alfanumérica por período.
b) Corresponde a los tiempos de la UCP y no a los de esta UEP.
Recomendaciones:
Agilizar los procesos internos de autorización de contratación para una gestión eficiente
del programa.
Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con la
contratación de cada capacitador.
4) CAPACITACIÓN EN SERVICIO (Línea 33)
Observaciones:
En todos los casos la No Objeción a la contratación (Acuerdos de Obra Realizada), por
parte de UCP, es de fecha posterior a la de inicio de actividades.
Comentarios de la UEP:
Corresponde a los tiempos de la UCP y no a los de esta UEP
Recomendaciones:
Agilizar los procesos administrativos a efectos de que la firma del Acta Acuerdo sea lo
más cercano posible a la terminación de las actividades que le dan sustento, obteniendo
además, las facturas e informes en los plazos establecidos.
111
5) ADQUISICIONES (Línea 53)
Observaciones:
a) Compulsa de precios Nº 247M. Impresión de 30.000 Libretas de Salud Materno
Infanto Juvenil para distribuirse a toda la Provincia ($ 15.371,90).
a) Las condiciones del llamado no se encuentran suscriptas por el responsable del
área, según lo establece el Manual de Contrataciones del Programa en su punto 15
del Capitulo 1;
b) Se observa una demora significativa (6 meses y 3 días) en el otorgamiento de la No
Objeción para el llamado, por parte de UCP (02/06/03), respecto a su solicitud
(29/11/02). Debido a tal retraso se debió llamar a un nuevo concurso por 5.000
libretas, hasta tanto se resolviera la presente.
b) Compulsa de precios Nº 24M. Impresión de 10.000 libretas de Salud ($ 2.130.-).
La presente compulsa corresponde a la adquisición de Libretas de Salud en el
ejercicio 2002. En virtud de que la solicitud de No Objeción presupuestaria a la UEP
fue, por un importe superior en $ 2.660.-, al realmente erogado, la UEP considero ese
remanente para realizar, durante el ejercicio 2003, una nueva reimpresión, sin solicitar
otra No Objeción a la UCP.
Comentarios de la UEP:
a) Compulsa de precios nº 247M ($ 15.371,90)
1. De acuerdo a lo que se deduce en el Manual de Contrataciones pto. 15, del cap. I
dice: “Pliego de Bases y Condiciones impreso, con las especificaciones técnicas
debidamente firmadas por el Área responsable de la UEP”, se estaría cumpliendo,
ya que los términos de referencia que figuran el los folios 7 y 8 que hacen a la
definición técnica de la impresión están firmados.
2. Corresponde a los tiempos de la UCP y no a los de esta UEP.
b) Compulsa de precios nº 24M ($ 2.130)
Debido al retraso verificado por Auditoría, para la impresión de los nuevos modelos
de Libretas de Salud Materno Infantil que se recibió la No Objeción recién en Junio de
112
2003, teniendo que realizar el proceso de contratación e impresión de las mismas,
previniendo la demora, se tomó el recaudo de confeccionar una mayor cantidad de
Libretas del anterior modelo con el remanente del presupuesto no objetado,
solucionando un problema importante, respetando precios y condiciones que ya
estaban aprobados por UCP.
Recomendaciones:
Agilizar los procesos internos de autorización de adquisiciones para una gestión eficiente
del programa.
6- APORTES NACIÓN
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados sobre las erogaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/03
no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones que debían
ser financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación
planteada:
Concepto
Total gastos locales acumulados al
31/12/03
Aportes locales Acumulados al
31/12/03 USD
Diferencia
Importe USD
98.807,28
(46.594,25)
52.213,03
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
Comentarios de la UEP:
Estas observaciones serán subsanadas para el próximo período.
113
Recomendación:
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes que cada uno
estos financian.
4- UEP CORRIENTES
SUBPROYECTO 98/025
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) CONSULTORES (PROFESIONALES NACIONALES, COMUNICACIÓN
SOCIAL Y CAPACITACIÓN)
Observaciones:
Se mantienen del ejercicio anterior las siguientes observaciones:
Legajos:
No consta en los legajos de los consultores los antecedentes de contratación y evaluación
llevados a cabo por la UEP para las contrataciones formalizadas con los mismos.
Contratos:
a) En todos los casos analizados la fecha de firma de contrato es posterior a la de inicio
de las actividades.
b) En un caso la Declaración Jurada suscripta por el consultor (rubro “Capacitación”) no
menciona que el mismo no se encuentra comprendido en ninguna de las situaciones de
incompatibilidad previstas en el párrafo 29 del Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”.
Informes:
En un caso, no se tuvo a la vista la nota de aprobación, por parte de la UEP, al informe
presentado por el consultor.
Comentarios de la UEP:
114
Legajos:
Todos los antecedentes de contratación y evaluación de los Consultores se encuentran en
los expedientes iniciales obrantes en esta UEP, debido a que se tratan de
recontrataciones sucesivas que vienen operándose de ejercicios anteriores.Contratos:
a) En todos los casos, las fechas de los contratos, están en relación con la fecha de
recepción de las respectivas no objeciones de la UCP, por parte de la UEP, ya que
toda compra y/o contratación debe contar con la No Objeción previa de la Unidad
Coordinadora de Programa. Cabe aclarar que las solicitudes de No Objeción para
cada período de contratación, se solicitan, aproximadamente, con treinta días de
anticipación a la fecha de inicio del contrato.
b) Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.Informes:
Se subsanaran los errores, y se confeccionaran las Notas de aprobación de los informes
presentados por los consultores.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la
contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la
materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de las
mismas y de los responsables de efectuar la selección.
Verificar que se adjunten al contrato la Declaración Jurada de Incompatibilidades tal
como requiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados
por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”.
Tramitar adecuadamente las aprobaciones de la planta del personal tal que todos cuenten
con las autorizaciones respectivas.
2) INFORMES FINANCIEROS TRIMESTRALES A PNUD
115
Observaciones:
Se mantienen pendientes de regularizar las rendiciones trimestrales del ejercicio anterior
presentadas a PNUD, en la línea presupuestaria 17.03 (Consultor Gerencia) y 17.02
(Consultor Coordinación) por un importe de $ 2.707,00, por error de imputación, sobre
y subvaluación, respectivamente.
Comentarios de la UEP:
Revisados los Mayores de las Líneas Presupuestarias, se corroboró la observación de la
AGN, existiendo el mencionado error de imputación.- Se procederá a subsanar el error, y
corregir la imputación de las líneas presupuestarias 17.02 y 17.03 en los Informes
Financieros Trimestrales presentados al PNUD.-
Recomendaciones:
Conciliar periódicamente las operaciones del programa con la información contenida en
los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste
último, a efectos de corregir las diferencias detectadas.
3- EQUIPO NO FUNGIBLE
Observaciones:
Se reitera la observación del ejercicio anterior respecto a que no se mantiene el Libro
Mayor de Bienes y Equipos debidamente actualizado, tal que permita identificar los
bienes adquiridos con fondos del proyecto, su ubicación física y responsables de su
custodia.
Comentarios de la UEP:
Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
Recomendaciones:
116
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con
los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los
bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se
origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos
físicos/inspección ocular) para validar la información contenida en el citado registro.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) PROFESIONALES NACIONALES
Observaciones:
Proceso de Selección:
En un caso en el proceso de selección para la contratación de un consultor las
condiciones del perfil característico del profesional buscado, establece como requisito
indispensable, reunir 10 años de experiencia en la profesión, condición que no fue
cumplida (en el legajo consta copia del título profesional habilitante con fecha 22 de
Junio de 1998).
Legajos:
a) Ninguna solicitud de contratación correspondiente al segundo semestre del año 2003,
se encontraba fechada.
b) En ningún caso (capacitación) constan las autorizaciones de cancillería y Dirección
General de Cooperación Internacional (DGCI).
c) La No Objeción de UCP es posterior a la fecha de firma de los contratos suscriptos en
el mes de Julio/03.
Contratos:
a) En un caso (capacitación) se verificó que el contrato establece un período de
contratación distinto (01/01/03 al 31/03/03) al establecido en el cronograma de pagos
que se adjunta al mismo (01/04 al 30/06/03);
b) En dos casos (consultores de capacitación), los términos de referencia (TOR´s) no
establecen las horas semanales de trabajo a cumplir por los supervisores.
Pagos:
117
a) En la mayoría de los casos analizados la documentación de respaldo (recibo y/o
factura) es de fecha posterior a la de las órdenes de pago emitidas.
b) En un caso (capacitación) se observa que la No Objeción presupuestaria, otorgada
por la UCP establece un límite de 160 hs. de servicios mensuales a un valor de $ 7,5 la
h/h. Los TOR´s de dicha contratación establecieron 120 horas mensuales (no
establece valor horario).
De acuerdo a la remuneración percibida por el supervisor, la tarifa horaria ascendió a
$ 10.- la h/h, no respetándose lo aprobado por UCP.
Informes:
a) En algunos casos, la fecha de aprobación de los informes es anterior a la de
presentación de los mismos.
b) Los informes de actividades (capacitación) correspondientes al período enero/marzo
de 2003, se presentaron en fecha anterior a lo establecido en los TOR´s;
c) Algunos informes no se encuentran recepcionados por parte de la UEP;
d) En un caso no se tuvo a la vista el informe presentado por el supervisor capacitante
por el periodo octubre 2003;
e) En algunos casos, no se tuvo a la vista nota de aprobación del informe final, por parte
del coordinador UEP según lo establece los TOR´S;
f) Las notas de aprobación emitidas por la UEP poseen la misma numeración;
g) En otros casos el informe no se encuentra suscripto por el consultor capacitante;
Comentarios de la UEP:
Proceso de Selección:
Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
Legajos:
a) y b) Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
118
c) La fecha de firma de los contratos obedece a la fecha de recepción por parte de esta
UEP de las respectivas NO OBJECIONES de la UCP, ya que toda compra y/o
contratación debe contar con la No Objeción previa de la Unidad Coordinadora.- Es
oportuno aclarar que las solicitudes de N/O son requeridas con una antelación de
aproximadamente 30 días de la fecha de inicio del contrato.
Contratos:
a) Se considera que se trata de un error de tipeo. Se tendrán en cuenta las observaciones
para mejorar los controles internos y procedimientos administrativos en la presente
gestión.
b) Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
Pagos:
a) y b) Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
Informes:
a) a g) Se considera que se trata de un error de tipeo. Se tendrán en cuenta las
observaciones para mejorar los controles internos y procedimientos administrativos en
la presente gestión.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan los antecedentes que respaldan el proceso de
selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos ejecutados por los
consultores contratados por el Proyecto.
2- PASAJES Y VIÁTICOS
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista documentación que avale el proceso de selección de la empresa
contratada para la provisión de pasajes aéreos (Emp. de Viajes “Monica Caceres”)
b) En algunos casos, no consta la solicitud de pasajes y viáticos que justifique el motivo
119
del viaje realizado.
Comentarios de la UEP:
a) Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
b) Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
3) VARIOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL
SERVICIOS DE VIAJES
Observaciones:
Respecto a la contratación de servicios de viajes al interior de la provincia,
correspondientes a la capacitación para la Evaluación Nutricional Provincial se observa
que:
a) Las fechas de inscripción, de la empresa contratada, en la Administración Federal de
Ingresos Públicos (AFIP) y la Dirección General de Rentas de la Provincia (16/01/03
y 29/01/03 respectivamente) son posteriores a las fechas de la prestación del servicio.
Cabe destacar que dicha empresa presenta su presupuesto con fecha 30/12/02 y según
la documentación tenida a la vista, en ese momento la empresa no mantenía
regularizada su situación legal impositiva;
b) En todos los casos los certificados de viajes (emitidos por el proveedor) son de fecha
anterior al otorgamiento de la No Objeción Técnica y Presupuestaria de UCP;
c) En un caso el certificado de viaje no posee firma del representante de la empresa
prestadora del servicio, ni sello del coordinador UEP;
d) La orden de pago emitida, para la cancelación del servicio prestado, es de fecha
120
anterior (26/02/03) al comprobante de respaldo (factura) (27/02/03).
Comentarios de la UEP:
a),b),c) y d) Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos en el proceso de contratación. No liberar pagos
sin el correspondiente respaldo documental.
4) COMPRAS
Observaciones:
1. Concurso de precios Nº 1089 W para la impresión de 5.000 planillas de resumen
estadístico nutricional, 15.000 carnets perinatal y 15.000 historias clínicas
pediátricas, por $ 4.034.-.
a) Debido a la considerable demora en el otorgamiento de la No Objeción Técnica y
Presupuestaria, por parte de UCP, (fecha de solicitud de N O 25/04/03, respuesta
de UCP 30/06/03), la UEP debió solicitar la presentación a los proveedores de
nuevos presupuestos, lo que originó que un proveedor de dicho proceso, no
presente una nueva oferta, quedando para la selección solo dos propuestas;
b) La nueva solicitud de ofertas generó un incremento en los valores de los materiales
presupuestados originalmente del 37,46 %;
c) El cuadro de evaluación de ofertas, no se encuentra suscripto por el o los
responsables.
121
2. Concurso de Precios Nº 1075. Adquisición de 1.000 afiches, 20.000 folletos y 500
carteles para la Campaña de Promoción de Control de Embarazo, por $
3.853,19.
a) Los Términos de referencia para la contratación de cada uno de los ítems, no se
encuentran suscriptos por la autoridad competente, ni por los proveedores
seleccionados;
b) Según los TOR´s, la entrega del material debía efectivizarse dentro de los 7 días de
recepcionada la Orden de Compra. En los casos de carteles y folletos, se observa
una demora significativa en la entrega de los productos (80 y 83 días de atraso,
respectivamente).
c) De los tres ítems que se solicita cotización, en dos casos (carteles y afiches), sólo
se obtuvo oferta de dos proveedores, uno de los oferentes no cotizó. Según el
manual del PNUD, en su apartado 12 del capitulo IV – Recursos Físicos- se
requiere como mínimo tres cotizaciones.
3. Concurso de Precios 1075 W. Adquisición de 20.000 volantes para la Campaña
de Promoción de Control de Embarazo.
a) Dos, de las tres ofertas presentadas carecen de firma del proveedor.
b) No se pudo constatar la fecha de entrega establecida de los materiales, debido a
que no se tuvo a la vista los respectivos TOR´S y la orden de compra no contempla
una fecha límite de entrega.
4. Concurso de Precios Nº 259 W. Adquisición de Equipamiento para los Centros
de Desarrollo Infantil de la Ciudad de Corrientes, $ 27.766,32.
a) No se tuvieron a la vista los certificados de garantía del fabricante o proveedor,
según se establece en las condiciones del llamado a concurso, cláusula Nº 19,
apartado b.
b) En tres lotes de cuatro adquiridos, no consta nota del proveedor que acredite el
origen de los bienes a entregar, según se establece en las condiciones del llamado a
concurso, cláusula Nº 19 apartado e.
122
5. Concurso de precios. Contratación para la publicación, llamado a licitación Nº
34 W, por $ 5.247,97, para el equipamiento complementario de Salud destinado
a los servicios de neonatología y obstetricia de hospitales.
a) La documentación no se encuentra archivada en forma ordenada y cronológica,
como así tampoco foliada;
b) Todas las notas de pedido de cotización a los posibles oferentes llevan la misma
numeración;
c) Cuatro de los citados documentos no se encuentran recepcionados por el oferente;
d) La No Objeción presupuestaria emitida por UCP carece de información (referencia
a nota de solicitud, importes, etc.) que permita relacionarla con la contratación
analizada;
e) El cuadro comparativo de ofertas, de fecha 02/06/03, no se encuentra suscripto
por el o los responsables del proyecto;
f) Por nota N° 155 de fecha 06/06/03 se solicita autorización para contratar la
publicación en el diario “La Nación” por un importe de $ 2.200.-. No obstante, se
verificó que la publicación se realizó en el diario “La Razón”, lo cual significó un
costo mayor (18,44 %) sin documentación que justifique tal cambio de decisión.
6. Concurso de Precios 1088 W. Adquisición de Equipamiento de Salud, por $
3.669,- destinados al fortalecimiento del servicio de neonatología del Hospital
“Angelo I. De Llano” de la Ciudad de Corrientes.
a) Según las Especificaciones Técnicas y las Condiciones del Pedido del presente
llamado, se establece que la garantía para el lote Nº 3 (laringoscopio neonatal),
deberá permanecer en vigencia como mínimo durante doce meses a partir de la
entrega efectiva del bien. Se adjudicó dicho lote a un proveedor que no cumplía
con tal requisito;
b) No se tuvieron a la vista los certificados de garantía del fabricante o proveedor,
según se establece en las condiciones del Pedido, cláusula Nº 6 apartado b;
c) En un caso, el acta de entrega es de fecha posterior (17/11/03), a la de la liberación
del pago (03/11/03).
123
Comentarios de la UEP:
1. a) Sin comentarios.b) Sin comentarios.c) Se procederá a subsanar el error. Se tendrán en cuenta las observaciones para
mejorar los controles internos y procedimientos administrativos en la presente
gestión.
2. y 3.
Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos
y procedimientos administrativos en la presente gestión.
4. Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
5. a) a g) Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los controles internos y
procedimientos administrativos en la presente gestión.
6. a) y b)
Sin comentarios. Se tendrán en cuenta las observaciones para mejorar los
controles internos y procedimientos administrativos en la presente gestión.
c) Se considera que se trata de un error de tipeo. Se tendrán en cuenta las
observaciones para mejorar los controles internos y procedimientos administrativos
en la presente gestión.
Recomendaciones:
Agilizar los mecanismos de comunicación interna (UEP-UCP) a efectos de mejorar la
eficiencia del Programa, como así también, verificar que la documentación que sustenta
dicho proceso se encuentra suscripta por autoridad competente del Programa.
Documentar adecuadamente todas las actuaciones efectuadas por el Proyecto, dejando
evidencia del momento en que los mismos se realizan, como así también, verificar que los
términos de referencia estén debidamente suscriptos por el proveedor a efectos de evitar
que éste último desconozca los compromisos asumidos.
124
5) INFORMES FINANCIEROS TRIMESTRALES A PNUD
Observaciones:
Sobre las rendiciones trimestrales presentadas a PNUD, por el período 2003, se observa
una sobrevaluación en la línea presupuestaria 17.03 (Consultor Gerencia) y una
subvaluación en la línea 15.01 (Viajes) por un importe de $ 595,92, debido a un error de
imputación.
Comentarios de la UEP:
Revisados los Mayores de las Líneas Presupuestarias, se corroboró la observación de la
AGN, existiendo el mencionado error de imputación.- Se procederá a subsanar el error, y
corregir la imputación de las líneas presupuestarias 17.03 y 15.01 en los Informes
Financieros Trimestrales presentados al PNUD.-
Recomendaciones:
Conciliar periódicamente las registraciones contables del proyecto con la información
contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos
por éste último.
6) CERTIFICADOS DE IVA EMITIDOS POR PNUD
Observaciones:
El PNUD ha procedido a emitir, durante el año 2003, Certificados de Reintegro del
Impuesto al Valor Agregado por un monto de $ 8.749,35. De los procedimientos de
auditoría aplicados surge que en un caso (certificado Nº 38.173) el comprobante ($
1.815,69) fue erróneamente emitido por $ 1.000.- superior al de la documentación que lo
avala ($ 815,69).
Comentarios de la UEP:
Sin Comentarios.-
125
Recomendaciones:
Conciliar periódicamente la información contenida en los informes financieros que se
presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último.
7) APORTES NACIÓN
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados sobre las operaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/03
no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones que debían
ser financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación
planteada:
Financiamiento
Nación
Gastos Acumulados al
31/12/03 USD
233.260,38
Aportes Acumulados
al 31/12/03 USD
115.847,19
Diferencia en USD
(117.413,19)
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Dar cumplimiento a los compromisos asumidos.
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
126
5- UEP CHACO
1) EQUIPAMIENTO DE LABORATORIO.
Licitación Pública Nacional Nº 27-H Adquisición de Equipamiento para el
Laboratorio
Central
de
Resistencia
$
134.685.-.
Autoanalizador
Químico
Multiparamétrico.
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista, documentación que avale el cumplimiento de lo dispuesto en el
pliego de Bases y Condiciones (inciso b, cláusula 28.2, apartado F “Adjudicación del
Contrato”, sección II, “Instrucciones a los Oferentes”), por parte del único oferente del
Proceso Licitatorio, que establece como requisito presentar: “Certificados de la
experiencia en el diseño, fabricación y/o suministro de bienes de igual naturaleza por
parte del oferente o del fabricante dentro de los últimos cinco (5) años y detalles sobre
compromisos contractuales vigentes”.
b) Existe una demora considerable entre la fecha de pedido de No Objeción para la
adjudicación del lote Nº 1 (elevada a la UCP el 29/11/02), y su correspondiente
autorización (13/06/03).
c) El contrato se suscribió con 2 (dos) días de retraso, respecto a lo establecido en el pliego
de Bases y Condiciones (cláusula 33.2, apartado F “Adjudicación del Contrato”, sección
II “Instrucciones a los Oferentes”).
d) No se tuvo a la vista documentación que avale el cumplimiento de lo dispuesto en el
pliego de Bases y Condiciones (inciso (i), cláusula 4 “Entrega y Documentos”, sección
IV “Condiciones Especiales del Contrato” ), que establece como requisito, junto con la
entrega del bien, presentar:
a) copia de la lista de embarque;
b) certificado de Seguro;
c) certificado de garantía del fabricante o proveedor.
e) No se tuvo a la vista recibo por parte del proveedor (o conformación de la orden de
pago), por un importe de $ 3.200.-, correspondiente a la devolución de garantía de oferta
presentada para el proceso.
127
Comentarios de la UEP:
a) Al respecto informo que a fojas 129 del expediente de la presente licitación el comitente
solicita Requisitos Generales y de garantía y entre otros solicita que el Proveedor
asegurará la provisión de repuestos y accesorios por un período mínimo de 8 (ocho) años
debidamente firmado y aceptado por el Proveedor WIENER LABORATORIO SAIC, a
foja 139 Lista de precios el Proveedor entre otras cosas expresa como antecedente de
experiencia: Adjudicación del lote 2 por igual equipo en la Licitación 19H-EQ entregado
al Hospital Perrando en el año 2001, a fojas 143 el A.N.M.A.T. autoriza en el año 2000
su comercialización y a fojas 144 la Empresa fabricante VITAL SCIENTIFIC extiende
nota autorizando al Proveedor mencionado a importar y distribuir el producto en
Latinoamérica desde 10/07/00.
b) Sin comentario.
c) Informo al respecto que el Proveedor firmó en el plazo previsto pero la exigencia de la
UEP en el sellado Provincial generó la demora.
d) Sin comentario
e) Sin comentarios.
Recomendaciones:
Mantener archivos completos y ordenados respecto a los procesos de adquisiciones llevados
adelante por el Proyecto que den cuenta de la transparencia de los actos.
2) OBRAS
Licitación Pública Nacional 12-H. “Ejecución de la Obra Centro de Salud Villa
Hortensia y Centro de Salud Inmaculada Concepción” por $ 197.036,91.
Observaciones:
a) Las liquidaciones de los certificados de obra de redeterminación de precios (C. S.
Inmaculada Concepción, certificados del 1R al 5R; C. S. Dra H. Micucci certificados del
3R al 7R y C.S. Villa Hortencia certificados del 3R al 7R), no se encuentran fechadas,
carecen de las firmas del liquidador y gerente de contrataciones y en el caso del C. S.
128
Inmaculada Concepción, las liquidaciones (certificados 3R al 5R), no poseen firma del
Coordinador del Proyecto:
b) En la mayoría de los casos analizados (75%) la emisión de las órdenes de pago se realizó
en una fecha anterior a la de recepción de la factura del proveedor correspondiente.
Comentarios de la UEP:
a) Respecto a la falta de firma del coordinador en los certificados 3R al 5R por ausencia
del coordinador fueron firmados por el Gerente de la Gerencia de Administración
Financiera (Gaf) en los originales enviados a UCP, como así también la correspondiente
elevación, dejando firmado una copia del certificado 1R para conocimiento del
coordinador.
b) Respecto a la emisión de la orden de pago con anterioridad a la fecha de la factura
informo que la orden de pago se realiza próxima a la fecha de vencimiento del mismo de
acuerdo a la no objeción de la liquidación de pago recibida de la UCP pero al Proveedor
nunca se le ha pagado con anterioridad a la fecha de factura (ver Recibo extendido por
cobro y extracto de banco).
Recomendaciones
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información.
3) SUBCONTRATO PERSONAL UEP
Observaciones:
a) En un caso no se tuvo a la vista documentación que avale el proceso de selección del
consultor contratado.
b) En dos casos la firma del contrato y la No Objeción de la UCP son de fecha posterior a
la de inicio de tareas.
c) No se tuvieron a la vista la totalidad de las notas de aprobación de los informes
correspondientes al período 2003, según el contrato suscripto por las partes, en su
cláusula 3, se señala: Retribución “...el cronograma de pago está sujeto al cronograma de
129
avance. El pago queda condicionado a la aprobación por parte del Coordinador de la
UEP (Chaco) del informe correspondiente producido por el contratado...”.
d) En 2 casos el pago al consultor, se liberó con anterioridad a la de certificación de las
actividades realizadas (período septiembre y octubre/2003).
Comentarios de la UEP:
a) La misma fue Seleccionada por el Ministerio de Salud Pública de la Provincia
incluyéndola en el Decreto 1010 del 10/05/1997, el mencionado Decreto se encuentra al
inicio del expediente de la mencionada Consultora.
b) Se produce por recibir de la UCP la No Objeción fuera de término.
c) La liquidación de pago queda sujeto a la aprobación por parte del coordinador de la
UEP, para lo cual el coordinador emite certificación mensual para el ejercicio 2003 se
encuentra totalmente cumplido ver fojas 250-261-268-275-282-293-309-316-322-330337-347. con excepción de los respectivos informes.
d) En los 2 casos de los 12 que se liberó el pago al consultor con un día anterior a la
certificación del coordinador, el cheque ha sido cobrado en cada caso un día posterior a
la fecha de la certificación del coordinador, según extracto de banco.
Recomendaciones
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información.
4) ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS.
Observaciones:
a) Material Impresos Comunicación Social - Impresión de 400 ejemplares del manual de
sexualidad y educación $ 3.400.No consta, en el legajo, documentación que avale la recepción de los ejemplares por
parte del área de Comunicación Social ni su efectiva distribución a los docentes del
material citado.
130
b) Otros Servicios de Comunicación Social – Obra de Títeres $ 5.500.-. Contratación de 25
funciones de Títeres, para la realización de la obra “Cachito Contreras”.
1. No se realizaron las liquidaciones de pago, de acuerdo a los Términos de Referencia,
de la contratación que constan en el legajo
Concepto
Prestadas 12 Funciones
Prestadas la Totalidad de
Funciones
Totales
Según TORS
Fecha
Importe
24/10/03
12/11/03
2,750.00
2,750.00
Según Pagos
Fecha
Importe
08/09/03
300.00
28/10/03
2,800.00
18/11/03
2,400.00
5,500.00
5,500.00
2. En el 40% de los casos, no se dejó evidencia que la prestación del servicio haya sido
realizada en los centros predeterminados.
3. El 24/10/03 se certifica haber recibido 13 funciones, no obstante de la documentación
adjunta en el legajo, la certificación de la obra Nº 13, es de fecha posterior (27/10/03).
c) Material Impresos de Capacitación – Suministro de Fotocopias $ 4.053,89.
1. No consta en el legajo documentación que avale el proceso de selección aplicado por
la UEP para la determinación del proveedor a contratar.
2. No se mantiene un registro de control, conformado por la UEP, sobre los trabajos
realizados, para su posterior liquidación.
3. En dos casos, el comprobante de respaldo (factura) entregado por el proveedor, no
respeta el orden cronológico, de acuerdo a las fechas en que fueron emitidos.
4. En un caso, la fecha de la orden de pago, es anterior a la del comprobante de
respaldo.
Comentarios de la UEP:
a) Material impresos Comunicación Social Impresión de 400 ejemplares del manual de
sexualidad y educación $ 3400
131
Según respuesta del componente de capacitación: La distribución de los manuales
“Sexualidad y Educación” se realizo en Talleres de Capacitación organizados a tal fin.
b) Otros servicios de Comunicación social- Obra de títeres $ 5.500,00
1. Sin comentario
2. El plan de representaciones presentado fue pautado en relación a las anteriores
realizaciones de la misma actividad. Por distintas razones de operatividad se
trasladaron funciones de un servicio a otro (teniendo en cuenta la demanda de quienes
no estaban en la pauta original).
3. Sin comentario.
c) Material impreso de Capacitación Suministro de fotocopias:
1. Por tratarse de montos pequeños de todos los días se acordó la apertura de una
cuenta corriente mensual, la cual en promedio mensual no supero los $ 340. En la
actualidad se cuenta con no objeción, por seis meses, recibido por UCP por un
promedio de $ 400,00 mensuales.
2. La UEP lleva un registro mensual en la que se detalla la cantidad, el concepto y el
sector que requiere la fotocopia, la que una vez recibida es conformada en la
respectiva planilla, pero luego con la orden de pago no se consideró necesario agregar
ya que se tomo como control interno. En la actualidad se procede a adjuntar la misma
al expediente de pago.
3. La UEP se encuentra imposibilitado de controlar la emisión mensual de facturas de un
Proveedor.
4. El caso en que la fecha de la orden de pago es anterior al comprobante el cobro del
cheque fue posterior.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información.
132
5) CAPACITACION – CONTRATACION CONSULTORES.
Observaciones:
1. En la mayoría de los casos analizados (4 de 5), no se tuvo a la vista terna
correspondiente al proceso de selección como así tampoco cuadro de evaluación.
2. En un caso no se tuvo a la vista currículum vitae (Odria Beatriz ).
3. En la mayoría de los casos (3 de 4), los currículum vitae tenidos a la vista no poseían
fecha de emisión, fecha de recepción de la UEP como así tampoco firma del consultor.
4. En la mayoría de los casos no se tuvo a la vista título profesional que acredite profesión
y año de graduación.
5. En todos los casos la firma del contrato es posterior al inicio de las actividades para las
cuales fueron contratados los distintos consultores.
6. En todos los casos, las órdenes de pago no se encuentran suscritas por los consultores;
7. En un caso, un comprobante de respaldo (recibo) entregado por el consultor, no respeta
un orden cronológico, respecto a la fecha de emisión.
8. De acuerdo al Contrato de Locación de Servicios Profesionales, Anexo II- Actividades,
punto 3, “Informes a presentar”, el consultor debe presentar informes mensuales y
resúmenes trimestrales de actividades. En ningún caso se cumple con la presentación del
resumen trimestral.
9. Todos los Informes mensuales citados precedentemente, sólo poseen la firma del Gerente
del Área, los mismos deben estar aprobados por el Coordinador de la UEP.
10. En algunos casos (3 de 48) la liberación del pago fue emitida con anterioridad a la de
certificación de desempeño de actividades.
Comentarios de la UEP:
1. En todos los casos hemos enviado al Ministro de Salud Pública de la Provincia varias
carpetas de los posibles profesionales a cubrir el cargo, con el visto bueno del Ministro
la UEP enviaba fotocopia del currículum vitae del profesional seleccionado a la UCP a
pedido de no objeción, esta documentación se encuentra archivado en cada expediente
individual.
133
2. Sin comentario
3. Sin comentario
4. Sin comentario
5. Surge por recibir la no Objeción a contratar por parte de la UCP fuera de término.
6. Al respecto informo que la orden de pago que emite el Waldbott no tiene previsto la
firma del Consultor por lo que se procede a que el profesional con puño y letra transcriba
en su recibo al momento del cobro; el número de cheque y banco que retira como pago.
7. Informo que la Gerencia de Administración y Finanzas se encuentra imposibilitada de
controlar la emisión de comprobantes por parte de los Consultores.
8. Por consulta a la gerencia de capacitación los informes trimestrales son presentados por
la gerencia mencionada no incluido en el expediente particular de cada Supervisor
Capacitante.
9. Sin comentario.
10. Sin comentario.
Recomendaciones
Mantener archivos completos y ordenados con toda la documentación respaldatoria que de
cuenta del proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos
por los consultores contratados por el Proyecto.
6- UEP CHUBUT
1) COMPRA DE EQUIPAMIENTO.
Observaciones:
1. Licitación Pública Nacional Nº 56U - Adquisición de Equipamiento Hospitalario $
98.905.-. Hospital Zonal de Esquel del Subproyecto Noroeste.
1. Los Pliegos de Bases y Condiciones suscriptos por los oferentes, no se encuentran
incorporados al expediente;
2. No se tuvo a la vista copia de la garantía de mantenimiento de oferta presentada por
el proveedor Centro de Servicios Hospitalarios S.A.;
134
3. Los contratos que se suscribieron según la presente licitación, no se encuentran
numerados, según los establece el Manual de Contrataciones en el punto 28;
4. No se dio cumplimiento a lo establecido en el Pliego de Bases y Condiciones (punto
7.3, Sección III “Condiciones Generales del Contrato”), que establece “La garantía de
cumplimiento del contrato será cancelada por el comitente y devuelta al proveedor a
mas tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que el proveedor haya
cumplido sus obligaciones contractuales, incluidas las de garantía de los bienes o
servicios”. En un caso la devolución se hizo efectiva al proveedor, el 26/11/03,
debiendo haberse efectuado el 21/11/04;
5. No se tuvieron a la vista los certificados de garantía (del Fabricante o Proveedor), de
origen de los bienes y de seguro, según lo establece la Sección IV, punto 4, “Entrega
y Documentos”, del Pliego de Bases y Condiciones;
2. Compulsa de Precios Nº 158U – Adquisición Equipamiento para la red del Sistema
Informático Perinatal de la Provincia (SIP) $ 68.390.-.
1. El Pliego de Bases y Condiciones que consta en el legajo, no se encuentra inicializado
en sus fojas por autoridad responsable de la UEP y la UCP;
2. El cuadro comparativo de precios adjunto al acta de recomendación de fecha
07/08/03, no se encuentra suscripto por el responsable;
3. No se tuvo a la vista el certificado de garantía del fabricante o proveedor, según lo
establece el punto 19 de las condiciones del llamado a concurso “lugar de entrega y
documentos”;
4. Las actas de recepción del equipamiento por parte de los destinatarios finales, no se
encuentran incorporadas al legajo;
5. No consta en el legajo, documentación que avale la decisión de redistribuir los
equipos de PC en efectores no predeterminados (se mantienen en la UEP).
Comentarios de la UEP:
a) 1. Constan en la UEP, serán incorporados al Expediente.
135
2. Ya fue incorporada al Expediente.
3. Serán numerados como corresponde.
4. Sin comentarios.
5. Sin comentarios.
b) 1. Sin comentario
2. Ya está suscripto
3. Sin comentario
4. Serán incorporadas
5. Será incorporada
Recomendaciones:
Mantener archivos completos y ordenados respecto a los procesos de adquisiciones llevados
adelante por el Proyecto que den cuenta de la transparencia de los actos.
2) OBRAS
Ampliación y refacción del Hospital Zonal de Esquel, adjudicada a la empresa
“Ramón Ledesma Construcciones-Walter Russo (UTE) por un monto original de $
511.742,89.
Observaciones:
1. El no cumplimiento del Manual de Contrataciones en su Capítulo I, punto 17 Archivo de
documentación,
“...Toda la documentación debe estar inserta en el mismo y no llevarse por separado...,
...Tener en cuenta para el armado del expediente la secuencia cronológica de los
hechos..., ...La documentación que conste en papel fax será incorporada mediante
fotocopia y foliada a efectos de su preservación...”,
2. Se pudo verificar que existe documentación inherente al acto ( pliego de bases y
condiciones, enmiendas del contrato por redeterminación de precios, pedidos y
otorgamientos de No Objeciones para ampliación de plazos y mayores costos, etc.) fuera
del legajo, con archivo precario y sin foliatura;
136
“...Se recomienda para un mejor manipuleo del mismo separarlo cada 200 fs.
aproximadamente...”
3. El cuerpo principal consta de más de 900 fs. hasta la fecha de las tareas de campo, lo
cual dificulta su análisis;
“...debidamente foliado y con tantos cuerpos como fuere necesario...”
4. El cuerpo principal permanece foliado hasta la fs 596, el resto se encuentra sin
numeración y los cuerpos de la licitación no respetan una correlatividad.
5. La documentación correspondiente a la aprobación de trabajos adicionales o
modificaciones de obra:
a) El Adicional N° 4, no se encuentra suscripto por el contratista;
b) El Adicional N° 5, no se encuentra suscripto en su totalidad por el responsable de
infraestructura de la UEP;
c) El Adicional N° 6, no se encuentra suscripto por el contratista;
d) El Adicional N° 7, la nota de elevación no se encuentra suscripta por el Coordinador
Ejecutivo UEP;
e) Sobre los Adicionales N° 5 y N° 6, no se tuvo a la vista la No Objeción de la UCP.
Comentarios de la UEP:
1. a 4. El Expediente será reorganizado según norma.
5. a) Foja 459 consta el Adicional 4 debidamente firmado
b) (No procedente).
c) Se revisó y estaba correctamente firmado
d) Por error se incorporó al Expediente la copia sin firmar de la nota. Ya está
incorporado el original firmado.
e) Las No Objeciones de los Adicionales Nº5 y Nº6 constan en el Expediente
Recomendaciones:
137
Mantener archivos completos y ordenados de la documentación que respalden proceso de
adquisiciones.
3) SUPERVISORES CAPACITANTES
Observaciones:
1. Se pudo verificar que los distintos capacitadores del Proyecto no poseen contrato de
locación de servicios ni acuerdo de obras, su prestación de servicios se respalda a través
del Decreto Provincial Nº 1292 de fecha 20/09/01 en el cual establece en su Artículo 1º
“...establécese un cupo máximo de 30 horas cátedras para trabajar en actividades de
capacitación del PROMIN..., ...durante el período 2001 al 2003...”.
2. En la totalidad de los casos analizados no se deja constancia del criterio de selección de
los capacitadores que han prestado servicios, solamente se incluye en el legajo
documentación inherente a cada uno de ellos.
Comentarios de la UEP:
1. La forma de pago por horas cátedra fue autorizada por la UCP para salvar la
incompatibilidad que determina la Provincia en contratar a personal del sistema, aún
cuando cumpla tareas fuera de su horario laboral y sin afectar su tarea habitual.
2. Constan legajos con la documentación inherente. En todos los casos no hay ternas de
selección por cuanto es muy limitado el número de personas que quieren y pueden
asumir la tarea. Se hicieron siempre convocatorias abiertas.
Recomendaciones
Documentar adecuadamente las contrataciones llevadas a cabo por el Proyecto.
138
4) OTROS SERVICIOS DE CAPACITACIÓN
Observaciones:
Exp. 3378/03 MS: Sobre el citado expediente para la ejecución de la campaña de Difusión y
Promoción de Lactancia Materna y Desarrollo Infantil, para el segundo semestre del año
2003, por $ 2.990,-, se observa que:
1. En todos los casos, no se tuvo a la vista los tres presupuestos que requiere el Manual de
Contrataciones sobre los gastos rendidos.
2. El 50 % de los comprobantes de respaldo, no identifica el Proyecto.
Comentarios de la UEP:
1. y 2. La solicitud de No Objeción a los gastos para la Campaña fue elevada con fecha
3/07/03, la No Objeción fue enviada desde la UCP el 14/08/03 y recibida 3 días más
tarde y la orden de pago tiene fecha 11 /09 / 03. En el tiempo transcurrido, las acciones
programadas se fueron realizando y se sumaron a lo programado, talleres nutricionales y
movilidad de personas que justifican los gastos facturados. Los materiales autorizados
para Comunicación se hicieron y se enviaron muestras a la UCP y todas las acciones
proyectadas fueron realizadas. Los comprobantes de respaldo en su totalidad
corresponden a gastos de actividades
incluidas en el proyecto. Se agregará
a la
rendición, que consta en el Expediente, la fundamentación de cada gasto.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las contrataciones llevadas a cabo por el Proyecto.
5) INSPECCIÓN OCULAR:
Observaciones:
1. Equipamiento Informático
Sobre el Equipamiento Informático adquirido bajo la compulsa de precios N° 158-U para
conformar la red del Sistema Informático Perinatal de la Provincia, se observa que:
139
a) - El equipamiento (CPU, Monitor, Impresora y Estabilizador), destinado para el
Centro de Salud Buenos Aires, se encontraba en la UEZ (Unidad Ejecutora Zonal)
con su embalaje original.
- El equipo destinado al área de estadística, se encontraba en el Hospital Zonal de
Esquel, ambos sin estar instalados;
b) En dos casos (Centro de Salud Don Bosco y Hospital Central), los monitores
originales fueron remplazados por otros equipos.
2. Visita de Obra.
De la inspección llevada a cabo en el Hospital Zonal de Esquel sobre las obras de
ampliación y refacción del mismo, las cuales cuentan con la recepción provisoria de la
obra de fecha 01/06/04 y se estima una recepción definitiva de la obra el 01/12/04, se
observó:
a) Zona de Ampliación del Hospital
La sala de obstetricia se encuentra utilizada como office de enfermería.
b) Zona de Refacción
1. Dentro de esta zona, se preverá la construcción y refacción de tres consultorios
con baños privados destinados a Tocoginecología y una sala de espera para tal fin,
se observó que se efectuó una reforma en la mampostería, suprimiendo la sala de
espera y los consultorios se destinaron para clínica médica del Hospital.
2. Una de las dos salas de parto no se encuentra en uso y esta preparada para
Quirófano, encontrándose reubicada la sala de atención al recién nacido.
3. La sala de espera (desarmada) funciona como sala de reuniones.
4. No se encuentran en uso y se utiliza como depósito, el vestuario medico de
neonatología y obstetricia, el vestuario de padres y la sala de dilatantes.
Cabe destacar que para la presente obra se encuentra actualmente rigiendo el plazo
de conservación de la obra, cubierta por el Fondo de Reparo retenido al
contratista, el cual no podrá ser ejecutado al no tener el consentimiento del
inspector de obra las reformas mencionadas precedentemente.
140
Comentarios de la UEP:
1. Equipamiento Informático:
a) En Esquel se decidió no instalar el equipo correspondiente al Centro de Salud
Buenos Aires hasta tanto se instalara una alarma, que diera alguna garantía de
seguridad. El equipo encontrado en el Hospital y destinado al área Estadística está
cumpliendo las funciones correspondientes, por cuanto es en el Hospital donde
funciona el área Estadística, no tiene el espacio físico adecuado.
b) Los monitores fueron reemplazados temporalmente en 2 casos, porque los originales
se enviaron a reparar bajo garantía. A la fecha ya están reparados y reintegrados al
lugar correspondiente
2. Hospital Zonal de Esquel:
Las observaciones serán elevadas a la Dra. Di Perna, Secretaria de Salud de la Provincia,
con el requerimiento de su intervención, respecto de las decisiones tomadas por la
Dirección del Hospital, que no se enmarquen en el Proyecto.
Recomendaciones:
1. Mantener un registro de inventario actualizado en el que se detallen el lugar físico de
disposiciones de los bienes y responsables de su custodia. Efectuar recuentos físicos
periódicos.
2. Tener en cuenta al momento de formular los proyectos las necesidades de uso de los
mismos a efectos de no incurrir en gastos adicionales que redunden en costos
innecesarios.
BUENOS AIRES, 15 de diciembre de 2004.
141
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº 7 finalizado el 31/12/03)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras en los estados financieros al 31/12/03 con los registros en moneda
local y extracontable en moneda extranjera que le dan sustento;
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos;
- Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos;
- Reconciliaciones bancarias;
- Inspecciones oculares;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de la metodología para la adquisición de equipos;
- Cotejo de orígenes con información de terceros -BIRF-;
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del
período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
142
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2003; y
- el 39,84 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Categoria del prestamo
BIENES Cat 1ª
OBRAS Cat 1b
SERV. CONSULT. Cat.1c
BIENES Cat.2ª
SERV. CONSULT. Cat.2b
SERV. CONSULT. Cat.3a
BIENES Cat.3b
CONSULTORES Cat. 5
EMERGENCIA Cat. 6
GASTOS RECURRENTES
EROGACIONES NO
COMP.
TOTALES
Aplicac.
Incidencia
Muestra $
Muestra
Ejercicio en $
del rubro
Analizada
1.245.934,14
2,48%
453.243,07
36,38%
757.204,77
1,51%
558.777,28
73,79%
3.350.123,89
6,66%
913.713,46
27,27%
309.167,26
0,61%
166.503,92
53,86%
356.624,39
0,71%
169.518,00
47,53%
1.745.143,91
3,47%
507.596,66
29,09%
59.946,02
0,12%
0,00
0,00%
102.663,50
0,20%
30.410,00
29,62%
39.951.055,42
79,41% 16.815.024,08
42,09%
2.399.257,35
4,77%
420.227,69
17,51%
31.300,50
0,06%
9.621,36
30,74%
50.308.421,15
100,00% 20.044.635,52
39,84%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que tanto la Unidad de Coordinación del Proyecto
como las Unidades Ejecutoras Provinciales no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el
acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 15 de diciembre de 2004.
143