2007_143info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/06 detallados en Isiguiente, correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales”
(PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N°
4454-AR y del Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente
(GEF - Global Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999
entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y
sus modificaciones.
La Secretaría de Energía (SE) del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y
Servicios- es el Organismo ejecutor del PERMER, siendo la responsable de la coordinación y
supervisión a nivel nacional la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), la cual depende
funcionalmente de la actual Subsecretaría de Energía Eléctrica (SSEE). La Unidad
Administrativo Financiera (UAF) está a cargo de la Dirección General de Cooperación y
Asistencia Financiera (DGCyAF) de la Secretaría de Energía.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Fuentes y Utilización de los Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31 de
1
diciembre de 2006 y el acumulado a esa fecha, expresado en pesos.
b) Estado de Inversiones Acumuladas (Cédula Comparativa Realizado – Programado) por
el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006 y el acumulado a esa fecha, expresado
en pesos.
c) Estado de Inversiones Acumuladas por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2006 y el acumulado a esa fecha, expresado en pesos.
d) Fuentes y Utilización de los Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2006 y el acumulado a esa fecha, expresado en dólares.
e) Estado de Inversiones Acumuladas (Cédula Comparativa Realizado – Programado) por
el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006 y el acumulado a esa fecha, expresado
en dólares.
f) Estado de Inversiones Acumuladas por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2006 y el acumulado a esa fecha, expresado en dólares.
g) Notas explicativas a los estados financieros N° I a VI.
h) Memoria del Proyecto:
ü Aspectos Generales,
ü Objetivos y Contenido,
ü Financiamiento,
ü Avances del Proyecto a diciembre 2006.
Los estados financieros surgen de registros contables elaborados en pesos por la Unidad
Coordinadora del Proyecto (UCP), y de papeles extracontables, y son de su exclusiva
responsabilidad, fueron presentados originalmente el 21/02/2007, siendo los definitivos de
fecha 04/07/2007, y presentación complementaria del 06/07/2007 los que se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nos remitimos a
las consideraciones expuestas en el apartado A- literal b) de nuestro informe de
Cumplimiento de Cláusulas Contractuales adjunto al presente, sobre los inconvenientes y
demoras incurridas por la UCP para proporcionar en tiempo y forma la documentación
requerida.
2
Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 18/04/2007 y el 28/07/2007,
el 06/08/2007, el 07/08/2007 y el 16/08/2007 fecha en que el Programa ha completado la
totalidad de las respuestas a nuestras observaciones.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el análisis de los controles administrativos, pruebas de registros contable-financieros y
demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, conforme se detallan en
nuestra Declaración de Procedimientos adjunta al presente.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) El registro de las operaciones correspondientes al ejercicio 2006 fue realizado sólo en
pesos, no aplicando la conversión a dólares (tipo de cambio aplicable e importe en
USD) para cada uno de los asientos contabilizados en el libro diario.
Asimismo, mediante nota VI- a los estados citados en I- se informa que los aportes
locales (ingresos y egresos) fueron convertidos a dólares utilizando el tipo de cambio
(vendedor) del Banco de la Nación Argentina (BNA) del 29/12/2006, último a la fecha
de cierre del ejercicio. Por lo cual la UCP no tuvo en cuenta la fecha de efectivo
desembolso y/o pago de los mismos. De la revisión por muestra de estos pagos no
surgen diferencias significativas ya que no existieron variaciones importantes en el tipo
de cambio durante el ejercicio.
3
b) De la revisión por muestra se observa que se contabilizaron los siguientes pagos
(inversiones) en el ejercicio 2006:
1. $ 2.647.535,61/USD 867.284,77 por transferencias a las provincias de fondos BIRF y
GEF, que si bien se encontraban debitadas al 31/12/2006 conforme extracto del
Banco Nación Argentina, fueron efectivamente pagadas a los beneficiarios finales
(proveedores) en el ejercicio 2007 (entre el 04/01 y el 19/03/2007), conforme los
recibos que se tuvieron a la vista.
2. $ 423.561,60/USD 138.733,76 por fondos BIRF y GEF transferidos a la provincia de
Salta, por los que a la fecha de tareas de campo no se pudo constatar el efectivo pago
al proveedor.
Literal
a)
a)
a)
a)
a)
a)
b)
b)
Provincia
Salta
Neuquén
Jujuy
Neuquén
Neuquén
Santiago del Estero
Salta
Salta
Fecha de recibo
de los
proveedores
Importe en $
Importe en
USD
04/01/2007
2.099.078,81
686.871,34
BIRF
17/01/2007
147.399,22
48.486,59
BIRF
05/01 y 11/01/2007
35.546,22
11.692,84
BIRF
08/01 y 17/01/2007
267.743,86
88.073,64
BIRF
08/01 y 17/01/2007
60.105,76
19.771,63
GEF
BIRF
19/03/2007
Sin información
Sin información
Fuente
37.661,74
12.388,73
2.647.535,61
867.284,77
77.652,96
25.543,76
GEF
345.908,64
113.190,00
BIRF
423.561,60
138.733,76
c) De la revisión por muestra se contabilizaron en el ejercicio 2006 aportes e inversiones
en concepto de aporte local por $ 587.470,55/USD 191.858,38 que fueron
efectivamente pagados a los adjudicatarios entre el 05/01/2007 y el 16/02/2007
conforme los recibos cancelatorios que se tuvieron a la vista, en virtud de que el
proyecto registra en el momento de la aprobación de los certificados de trabajos
realizados. Asimismo, esto incluye un importe de $ 322.653,89/USD 105.373,57 que
fue contabilizado por el Programa como aporte e inversión provincial, cuando
corresponde ser contabilizado como aporte concesionarios.
d) Se contabilizaron como aportes e inversiones del Ministerio de Educación Ciencia y
Tecnología de la Nación en el ejercicio 2006 pagos por $ 109.997,20/ USD 35.923,32
que no se encontraban efectivizados al cierre del ejercicio. Situación expuesta en la nota
4
con número de salida DI 70557 del 26/07/2007 aportada por la Dirección de
Infraestructura del citado Ministerio al Programa el 08/08/2007 en respuesta a nuestras
observaciones, por la que se informa que: “… que si bien existió la presentación del
certificado final correspondiente a la etapa I para la provisión de equipamiento solar e
instalación interna en 178 establecimientos educativos de la provincia de Salta, esta
Dirección no aprobó dicho certificado y por consiguiente no autorizó el pago del
mismo”.
e) Al 31/12/06 quedaba pendiente de iniciar la tramitación del expediente ante la
Tesorería General por un importe neto de $ 5.037,63 por aquellos gastos pagados
temporalmente con fuente 22 y 21 y que deben ser afrontados con aporte local, cifra que
se encuentra incluida en la fila “Gastos Bancarios” de los estados citados en Iexpresados en pesos. Por revisión de hechos posteriores se verificó que en fecha
28/02/2007 el Programa presentó el expediente para su reintegro, ingresando los fondos
en pesos el 12/04/2007. El importe equivalente de USD 5.477.-, incluido en los estados
financieros en dólares (“Gastos Bancarios columnas BIRF/GEF”) que reflejan el saldo
adeudado por la TGN, no son representativos del importe en pesos que surge de la
contabilidad ($ 5.037,63). La diferencia se origina en que la UCP al momento que estos
gastos son reintegrados, y procede a la reclasificación a cuentas de gastos bancarios con
aporte local no respeta el tipo de cambio o el valor de dólar equivalente al momento de
producido el gasto. Para mayores datos nos remitimos al apartado B- 3 del Memorando
a la Dirección adjunto.
f) El saldo disponible al 31/12/2006 de la Cuenta Operativa 936/08 GEF, incluye $
6.271,52/USD 2.048,18 por transferencias de fondos recibidas erróneamente por el
Programa, y que a dicho cierre no se procedieron a devolver al emisor original de las
mismas.
g) El movimiento neto del ejercicio de $ 1.444.-/USD 483.- se encuentra sobrevaluando
las inversiones del ejercicio 2006 y corresponde a un concepto (deuda por retenciones
impositivas) que debe mostrarse por separado de las inversiones. Como en el presente
ejercicio al 31/12/2006 tiene saldo $/USD 0.-, no afecta las inversiones acumuladas.
5
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- a) a d)
precedentes los estados financieros identificados en I- presentan razonablemente la
situación financiera del “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” al 31 de
diciembre de 2006, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo 4454-AR BIRF y en el Convenio de Donación
GEF Nº TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina
y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 16 de agosto de 2007.
6
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados detallados en el apartado I. siguiente, por el
ejercicio finalizado el 31/12/06, referido a las Cuentas Especiales del “Proyecto de Energías
Renovables en Mercados Rurales” (PERMER), parcialmente financiado con recursos
provenientes del Convenio de Préstamo N° 4454-AR y del Convenio de Donación del Fondo
Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente (GEF - Global Environment Facility) N° TF 20548,
ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional
de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de la Cuenta Especial al 31 de diciembre de 2006, expresado en dólares
estadounidenses correspondiente a la cuenta Nº 340632/4 BIRF abierta en el Banco de
la Nación Argentina (BNA) Sucursal Plaza de Mayo (Préstamo BIRF N° 4454-AR).
b) Estado de la Cuenta Especial al 31 de diciembre de 2006, expresado en dólares
estadounidenses correspondiente a la cuenta Nº 340629/4 GEF abierta en el Banco de la
Nación Argentina (BNA) Sucursal Plaza de Mayo (Donación GEF N° 20548).
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto
(UCP), siendo la versión definitiva de los mismos presentada el 04/07/2007, y se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
7
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las que son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos considerados necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados señalados en el apartado Iprecedente, presentan razonablemente la disponibilidad de fondos de las Cuentas
Especiales del
“Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” al 31 de
diciembre de 2006, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República
Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en las respectivas
cláusulas y anexos del Convenio de Préstamo 4454-AR BIRF y en el Convenio de
Donación GEF Nº TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus
modificaciones.
BUENOS AIRES, 16 de agosto de 2007.
8
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial
durante el ejercicio 2006, correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados
Rurales” (PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de
Préstamo N° 4454-AR y del Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio
Ambiente (GEF - Global Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre
de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF), y sus modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitud de Desembolsos por el ejercicio finalizado el 31/12/2006, (Préstamo
BIRF Nº 4454-AR y Donación GEF Nº TF 20548) expresado en dólares estadounidenses.
El mencionado estado fue preparado por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP),
siendo la versión definitiva del mismo presentada el 04/07/2007, y se adjunta inicialado
por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
9
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE´s, verificación de la
elegibilidad de los gastos y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Sobre la formulación de los SOE´s, téngase en cuenta lo señalado en B) 7) c), respecto al
momento en que se justifican los gastos al Banco (fecha de transferencia de fondos a las
provincias).
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en el apartado I-,
correspondiente al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales”, resulta
razonable para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiros de Fondos
relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 2006, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo 4454-AR BIRF y en el Convenio de Donación GEF Nº TF 20548, ambos
suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional
10
de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 16 de agosto de 2007.
11
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006,
correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” (PERMER)”, se
ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 4454-AR y del
Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente (GEF - Global
Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus
modificaciones.
La Secretaría de Energía (SE) del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y
Servicios- es el organismo ejecutor del PERMER, siendo la responsable de la coordinación y
supervisión a nivel nacional la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), la cual depende
funcionalmente de la actual Subsecretaría de Energía Eléctrica (SSEE). La Unidad
Administrativo Financiera (UAF) está a cargo de la Dirección General de Cooperación y
Asistencia Financiera (DGCyAF) de la Secretaría de Energía.
12
A- INFORMACIÓN PREVIA AL DESARROLLO DEL ANÁLISIS DEL EJERCICIO
a) Quinta Enmienda a ambos convenios
La quinta enmienda para ambos convenios fue solicitada al Banco el 19/04/2006 por la
DNPOIC mediante nota Nº 347, y sustentada en la Nota S.S.E.E. Nº 223 de fecha
04/04/2006. Fue emitida el 12/06/2006, siendo suscripta por el Prestatario el 17/01/2007, y
recibida por el Banco Mundial el 22/01/2007, conforme remito que se tuvo a la vista. El
encabezado de la citada enmienda expresa que el gobierno argentino entre cosas requirió:
(a) un aumento en la participación en los costos por parte del Banco en relación con el
financiamiento de los sistemas fotovoltaicos residenciales, incluyendo el financiamiento de
impuestos no distorsivos; (b) la incorporación de la opción de que el Prestatario
implemente la Parte A.1 y/o la Parte A.4 del Proyecto; (c) que se autorice el financiamiento
de estaciones de bombeo de agua en el marco del Proyecto; (d) la incorporación de las
Normas para Contrataciones y las Normas para Consultores de fecha mayo de 2004; y (e)
la modificación del plan de implementación del Proyecto y los indicadores clave de
desempeño.
El apartado “IV. Vigencia” de la enmienda expresa que: “…Las disposiciones de la
presente Carta Enmienda entrarán en vigencia a partir de la fecha del acápite una vez que
el Banco reciba un ejemplar original, completo y firmado, de la misma”. Por lo expuesto, el
presente informe se realiza respetando el contenido de la cuarta enmienda para ambos
convenios, que fuera emitida el 03 de mayo de 2005, y suscripta por la Prestataria el 22 de
setiembre de 2005, en aquellos casos que amerite hacer mención a la quinta enmienda se
realizará la correspondiente aclaración.
b) Inconvenientes y Demoras
Cabe aclarar que surgieron demoras para dar a inicio a las tareas de auditoría en campo, y
en la obtención de respuestas a nuestras notas, por lo cual se debieron reformular diversos
reclamos mediante la emisión de notas y notas RSI (Reiteración Solicitud de Información).
Se detallan las principales comunicaciones formalizadas durante las tareas de campo:
13
Gestiones para dar inicio a las tareas en campo. Fecha efectiva de inicio 02/05/2007
Identificador
Fecha
Emisión
Fecha
Recepción
Tema
Nota Nº 20/07-GCDP
01/03/2007
6/03/2007
Nota DGCyAF 172
20/04/2007
20/04/2007
Se informa al Programa el próximo inicio
de tareas de campo, y disponer medidas
para la obtención de espacio físico
Se nos Informa que el espacio físico debe
ser gestionado por AGN, para coordinar
con otros grupos de trabajo de la
Auditoría, en el piso destinado a tal fin.
Nota Nº 35/07 DCEE
25/04/2007
25/04/2007
Se reclama que el Proyecto realice las
gestiones del espacio.
Fecha de inicio de
tareas
02/05/2007
Gestiones para obtener respuestas a nuestras notas. Pedidos de prórroga
Identificador
DCEE-RSI 0422007
Fecha
Emisión
10/05/2007
Fecha
Recepción
16/05/2007
Nota Vinculada
DCEE 421441 0012007
DCEE-RSI 0442007
14/05/2007
16/05/2007
DCEE-RSI 0502007
30/05/2007
01/06/2007
DCEE-RSI 0502007
30/05/2007
01/06/2007
DCEE-RSI 0502007
30/05/2007
01/06/2007
DCEE 421441 0022007
CIRCULARIZACION
(ASESORES
LEGALES) 0862007
CIRCULARIZACION
(BANCOS) 0852007
CIRCULARIZACION
(APORTE LOCAL)
098-2007
DCEE-RSI 0522007
04/06/2007
06/06/2007
DCEE 421441 0032007 del 22/05/2007
NOTA PERMER
94/2007
15/06/2007
15/06/2007
DCEE-RSI 0562007
20/06/2007
22/06/2007
DCEE 421441 0032007
CIRCULARIZACION
(PROVEEDORES)
113-2007
DCEE-RSI 0572007
22/06/2007
25/06/2007
Fecha
nota
vinculada
Tema
Fecha de
última
respuesta
26/04/2007
Informacion financiera de
inicio
(registros
disponibilidades - SOE´s
24/05/2007
30/04/2007
Cumplimiento contractual
12/06/2007
Información
legales
asuntos
24/04/2007
08/06/2007
Información
bancarias
cuentas
24/04/2007
27/04/2007
Ministerio de Educación
05/07/2007
27/06/2007
22/05/2007
Estados financieros en
pesos y dólares
Ante el vencimiento se
nos informa que la nueva
presentación de EEFF se
realiza en la semana
siguiente
04/07/2007 y
06/07/2007
23/05/2007
Dos firmas proveedoras
29/06/2007, y
23/07/2007
DCEE 421441 0062007
13/06/2007
Registros contables
cumplimiento
DCEE 007-2007
22/06/2007
Asistencia Técnica
22/05/2007
19/06/2007
y
04/07/2006
20/07/2007
Descargo del Programa
Amerita indicar que mediante Nota 0521 recibida el 29/05/2007, suscripta por el
Subsecretario de Energía Eléctrica se nos informa que la Unidad Coordinadora del
14
Proyecto se encontraba realizando los máximos esfuerzos para satisfacer en tiempo y
forma los requerimientos de la auditoría, pero que las demoras incurridas en la
contestación de las solicitudes de información se originaban en que:
•
“…se trata de un proyecto cuya ejecución está descentralizada, estando a cargo de las
provincias participantes el llevar a cabo las licitaciones de adquisición, la obtención de
la información pertinente en algunos casos conlleva algunas demoras adicionales, fuera
del control de esa UCP”.
•
“…mucha de la información requerida necesita elaboración o análisis por parte de la
responsable contable del proyecto (una sola profesional) por lo que no es posible
satisfacer los pedidos con la premura deseada. Debe tenerse en cuenta que se trata de un
proyecto con una UCP muy pequeña, compuesta al día de hoy por ocho personas, que
por otra parte, deben atender el normal desarrollo de los emprendimientos que, en este
momento tiene en curso, treinta obras de electrificación en varias provincias”.
•
“…en algunos informes intervienen también organismos externos a la UCP que no
dudamos que maximizan sus esfuerzos para contestar en término pero, sin embargo,
contribuyen a la demora total”.
Finalmente expone: “…La escueta descripción que antecede estimo que le dará un
panorama de la situación actual, donde pese a la voluntad de cumplir con los exiguos
plazos que se conceden para contestar los memorandums de auditoría, no se llega a hacerlo
en término. Es por ello que le solicito un cierto margen de tolerancia adicional, sobre todo
cuando los pedidos son de gran volumen de información o cuando se envían múltiples
pedidos simultáneamente con plazo de respuesta de tres días corridos.”
B-
CLÁUSULAS CONTRACTUALES APLICABLES A AMBOS CONVENIOS
a) Sección 2.02. (a) - El monto del préstamo podrá ser retirado de la Cuenta del
Préstamo conforme los Apéndices 1. (monto asignado por categorías), y 2.
Parcialmente Cumplida.
15
Durante el ejercicio 2006 el Proyecto efectuó, y remitió al BIRF las solicitudes de retiro
de fondos que se detallan en el Estado de Desembolsos por el ejercicio 2006.
Si bien en el presente ejercicio se incrementó sustancialmente la ejecución financiera del
proyecto, se observa que habiendo alcanzado el séptimo ejercicio de ejecución del
Programa, se desembolsó al 31/12/2006 sólo el 15,36% del monto de la Donación del
GEF (USD 10.000.000.-), y el 33,27% del monto del Convenio de Préstamo (USD
30.000.000.-).
Se informa que la modificación de la presente Sección no se incluyó en las enmiendas, ya
que no mencionan las letras correspondientes a las Partes “E” y “F” (en el convenio BIRF)
y la Parte “E” (convenio de donación), partes incorporadas en el ejercicio 2005.
Nos remitimos al apartado A- 4- y B- 2 (Reintegros de Aporte Nación), y B- 2- (Ejecución
Financiera).
b) Sección 2.03: Fecha de cierre original 30/09/2005, y Apéndice 2. in fine (fecha
estimada de finalización).
Al respecto se nos proporcionó la siguiente información:
•
Nota del Banco Mundial de fecha 03/05/2005 por la cual se extiende la fecha de cierre
al 31/12/2006.
•
Cuarta enmienda emitida el 03/05/2005 y suscripta por la Prestataria el 22/09/2005, se
extiende la fecha de cierre al 30/06/2007, y la fecha estimada de finalización
corresponde al 31/12/2006.
•
Se informa que en la quinta enmienda la fecha de cierre está establecida para el
30/06/2007, y en los Anexos II y VI de la quinta enmienda que contienen el “Apéndice
2” para ambos convenios, se mantiene como fecha estimada de finalización el
31/12/2006.
•
Por nota del 19/03/2007 emitida por el BIRF se estableció como la nueva fecha de
cierre el 31/12/2008. En la misma también se aclara que en diciembre de 2007 se
realizará una revisión de avance conjunta entre el Banco y la Prestataria, y si del
resultado de dicha revisión se establece que el Proyecto no estaría en una posición de
16
alcanzar los objetivos establecidos, se espera que el Prestatario proceda a solicitar una
cancelación parcial de los montos del Préstamo, y de la Donación.
c) Sección 3.01 (a) y (b) Ejecución del Proyecto a través de la Secretaría de Energía, y
Sección 3.04 UCP.
Cumplida. Por Resolución N° 22 del 02/05/2001 de la ex – Secretaría de Energía y Minería
(ex SEyM) se establece que la UCP depende funcionalmente de la Subsecretaría de Energía
Eléctrica, aclarando que esto no implica la delegación de la facultad de contratación
otorgada a la ex SEyM por el artículo 7 del Decreto 1199 del 6/10/1999.
La UCP nos informa que durante el ejercicio 2006 no se presentaron situaciones que hayan
impedido o interferido en la realización de las actividades planificadas dentro de la
presente Sección.
Nos remitimos a los apartados A- 9- (Manual de Procedimientos), B- 8– 5. (Modelo de
Archivos) y B- 8- 6. (Estructura de la UCP) del Memorando a la Dirección adjunto.
d) Sección 3.01 (c) y (d) Ejecución del Proyecto - Celebración de Convenios de
Participación con Provincias
Al 31/12/2005 se habían suscripto 20 convenios de participación. Durante el ejercicio 2006
se firmaron convenios de participación con las siguientes provincias: Entre Ríos
(14/12/2006), y Formosa (23/03/2006).
Y las siguientes enmiendas a convenios de
participación: Catamarca (03/08/2006), Jujuy (11/01/2006), La Rioja (07/11/2006), Río
Negro (15/05/2006), Salta (20/07/2006) Santiago del Estero (07/11/2006) y Tucumán
(11/12/2006).
Al respecto nos remitimos a lo expuesto en el apartado A- 13- y B- 8- 7. (Convenios de
Participación con Provincias) de nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
En el ayuda memoria correspondiente a la Misión del Banco de octubre 2006 en el
apartado A. 3. Situación General de Implementación – Logros Importantes se informa que:
“A partir del año 2005 el proyecto entró en una fase acelerada de implementación, con
logros importantes en cuanto a provincias activamente participantes y contratación de
17
bienes. El proyecto está en la fase activa de implementación en 14 provincias –con la
reciente incorporación de Córdoba, Corrientes y La Rioja. Hay 5360 sistemas fotovoltaicos
residenciales, 1361 sistemas fotovoltaicos públicos, 115 sistemas eólicos residenciales, y 4
miniredes (sirviendo a cerca de 150 usuarios), que están instalados o en proceso de
instalación. Cinco concesionarios privados (en Jujuy, Tucumán, Salta, Chaco, y
recientemente La Rioja), y tres empresas públicas elegibles (en Misiones, Neuquén y
recientemente Tierra del Fuego) participan en el Proyecto. La componente de
electrificación de establecimientos públicos, esencialmente escuelas rurales, se ha
incrementado de manera significativa, (1049 escuelas ya instaladas) y está en marcha la
componente de solar térmico en escuelas y bombeo de agua potable en escuelas. Las
concesionarias muestran un gran interés por las mini-redes y varia licitaciones están en
ejecución o preparación (Catamarca, Jujuy, La Rioja y Salta”
e) Sección 3.01 (e) Plan Anual Parte C-14 (Capacitación) (vencimiento: 31/10 de cada
año).
No cumplida. Consultada la UCP nos informa que no se llevará a cabo el citado
componente.
f) Sección 3.01 (f) Programa Piloto recursos eólicos. Parte B
El Programa nos informa al respecto que se están llevando a cabo dentro de este
componente las siguientes actividades: a) Ejecución de un proyecto piloto eólico en la
Provincia del Chubut, b) En preparación de licitación la adquisición de 1500 equipos
eólicos que serán instalados en la zona de la meseta central. c) Un relevamiento preliminar
en la provincia de San Juan.
g) Sección 3.02 (a) Adquisiciones de bienes y servicios de consultoría y Apéndice 4 del
Préstamo y Apéndice 3 de la Donación.
Cumplida en términos generales. No obstante ello nos remitimos a las consideraciones
transcriptas en los apartados: A- 6- y B- 1- (Consultores Nacionales), B- 4- (Asistencia
18
Técnica, B- 5- (Miniredes), B- 6- (Equipos), y A- 11- (Registro General de Bienes) de
nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
g) Sección 3.02 (b) y (c) Convenio con una Agencia de Adquisiciones partes C. y D.1.
No cumplida. Al respecto la UCP nos informa que: “No se formalizó la contratación de
agencias de implementación para el proyecto. Dada que la citada contratación es opcional y
responde a una decisión por parte del órgano ejecutor del proyecto, no se requiere una
excepción, a dicha cláusula, por parte del Banco. En ejercicios anteriores, se intentó
contratar al PNUD para llevar a cabo el componente de adquisiciones de manera de
acelerar los procesos de contrataciones, sobre todo, que son los que más demoras producen
en el proyecto. Las autoridades ministeriales han decido, oportunamente, archivar el
expediente”.
Merece señalarse que en la quinta enmienda se modificó la presente Sección eliminando tal
requerimiento.
h) Sección 3.02 (d): -Plan Semestral de Adquisiciones.-.
(Vencimiento 45 días antes de la finalización de cada semestre: 15/05 y 15/11)
Cumplida en los términos que se describen a continuación:
•
La UCP nos informa que: i) Dada la características y a la calificación poco favorable
del proyecto, surgió la necesidad, y se acordó con el BM, un plan de adquisiciones más
dinámico que permita efectuar los ajustes necesarios, tempranamente, de modo de
lograr los objetivos y en consecuencia mejorar la calificación del proyecto. ii) Como
resultado de este acuerdo, se elaboró una base de datos de adquisiciones que es enviada
periódicamente al BM. iii) Los planes de adquisiciones son consensuados con el BM, e
incluidos en los ayuda memorias que se encuentran firmadas por éste, de modo que
cuando se publican ya han sido aprobados. iv) La UCP ya está utilizando el sistema
SEPA, donde el BM válida el Plan ingresado, previa revisión antes de su publicación.
v) El plan correspondiente al primer semestre se encuentra presentado al Banco
Mundial como parte integrante del informe de avance Nº 21 (18/05/2006), y el del
segundo semestre fue presentado mediante el sistema SEPA (30/06/2006).
19
•
El Banco mediante nota del 25/09/2006 (Asunto: Informe de auditoría 2005), que nos
fuera proporcionada por el proyecto el 29/05/2007, informa a la UCP que la
presentación y aprobación por parte del Banco al Plan semestral de adquisiciones, es un
compromiso asumido en el convenio de préstamo.
•
En la quinta enmienda se define al “Plan de Contrataciones” como el de fecha 12 de
abril de 2006, que abarca el período desde el 1º de abril de 2006 hasta el 30 de junio de
2007, y sus actualizaciones de corresponder. Y se establece que: “ El Prestatario
actualizará el Plan de Contrataciones de conformidad con lineamientos que resulten
aceptables para el Banco, y de corresponder, suministrará dicha actualización al Banco
a más tardar 12 meses después de la fecha del Plan de Contrataciones anterior, para la
aprobación por parte del Banco”.
Ayuda Memorias:
- Abril 2006: La Misión realizó el seguimiento del proyecto PERMER entre el 6 y el 12 de
abril.
- Octubre 2006: La Misión realizó el seguimiento del proyecto PERMER entre el 17 y el
23 de octubre. Se expone entre otros temas, los siguientes:
-
La misión recomendará a la Gerencia del BM que se califique a la implementación
del proyecto y sus objetivos de desarrollo como “moderadamente satisfactorios”, y
propondrá una extensión de la fecha de cierre del préstamo y la donación al
30/06/2008.
-
La Secretaría de Energía manifestó su intención de solicitar al Banco, a través del
Ministerio de Economía, un financiamiento adicional del préstamo del BM del orden
de los USD 20 millones para ejecutar en dos años y aumentando las cantidades de
sistemas instalados, en conformidad con los objetivos de desarrollo y los arreglos
institucionales del proyecto.
-
Verificaron que el proceso de archivo de la documentación por licitaciones si bien se
realiza en expedientes únicos, es incompleto y desordenado. Se acordó realizar un
20
modelo de carpeta de archivo, con la no objeción del Banco para ser entregado a las
provincias.
-
Se estableció que previo al llamado a licitación del primer paquete de sistemas para
varias provincias (compra centralizada), se requería entre otros requisitos, suscribir
por parte del Gobierno Nacional la quinta enmienda en diciembre 2006.
Administración Financiera del Proyecto
-
En base a lo observado en nuestro informe del ejercicio 2005, sobre la utilización de
fondos BIRF y GEF para sufragar temporalmente comisiones y gastos bancarios, se
expone que bajo ninguna circunstancia pueden utilizarse anticipadamente los fondos
de las cuentas aduciendo que los fondos de contrapartida estarán disponibles en
breve.
-
Recomendó poner en práctica las recomendaciones relativas
a la estructura de
control interno del informe de auditoría del 2005.
-
Se encuentra pendiente la reestructuración de funciones del personal de la UCP.
i) Sección 3.05 (a) Monitoreo y Evaluación y (b) Informes Trimestrales (vencimiento:
10/05, 10/08, 10/11, y 10/02)
(a) Respecto a lo estipulado en esta sección el Programa informa que se ha negociado con
el BM una modificación de los indicadores claves del proyecto y se ha contratado una
consultoría de servicios con el objetivo de determinar un sistema de monitoreo y
evaluación que les permita, a partir de la recolección de la información in situ, efectuar
una evaluación de los progresos del proyecto y el logro de sus objetivos.
(b) Cumplida parcialmente. A partir del segundo trimestre, no se cumple con la
presentación de los informes a los 40 días aproximadamente de la finalización de cada
trimestre calendario.
La UCP ha puesto a nuestra disposición los siguientes informes de avances presentados
en el ejercicio 2006:
Informe de avance Nº 21: octubre – diciembre 2005, emitido en marzo -2006 recibido
por el Banco el 18/05/2006.
21
Informe de avance Nº 22: enero – junio 2006, emitido en agosto 2006 y presentado en
el Banco el 14/08/2006.
Solicitadas al proyecto las aprobaciones del Banco a los citados documentos, se nos
informa que no es práctica usual del proyecto que éste emita no objeciones a los
informes, ya que los términos de estos informes deben ser a satisfacción, el BM podrá
solicitar aclaraciones y/o ampliaciones de los mismos.
En cuanto al semestre julio-diciembre 2006 se nos informa que no se presentaron
informes trimestrales sustentados en las consideraciones manifestadas al principio de la
presente Sección.
Nos remitimos a las observaciones formales expuestas en A- 12- del Memorando a la
Dirección adjunto.
j) Sección 4.01 Registros contables
Parcialmente cumplida. Nos remitimos a lo expuesto en el Memorando a la Dirección
apartado A- 1- (Sistema de Información Financiera) adjunto al presente Informe de
Auditoría.
C- CLÁUSULAS CONTRACTUALES APLICABLES AL CONVENIO 4454-AR BIRF
a) Sección 2.01. Monto del Préstamo y Apéndice 1 (USD 30.000.000.-)
El monto desembolsado por el BIRF para el préstamo durante el ejercicio 2006, fue de
USD 3.098.779,43 ascendiendo el total acumulado de desembolsos al 31/12/06 a USD
9.981.619,99.
Para el porcentaje de financiamiento de la categoría (4) (c) se observa una discrepancia
entre el expuesto en el Anexo II de la traducción oficial al castellano (85%) de la cuarta
enmienda, y el que surge de la versión en inglés (95%). En la quinta enmienda el
porcentaje corresponde al 95% (en ambas versiones).
22
b) Sección 2.02 (b). Cuenta Especial y Apéndice 5
Cumplida en términos generales. El monto de la asignación autorizada vigente al 31/12/06
asciende a USD 2.000.000.-.
c) Sección 2.04 Comisión Inicial (USD 300.000.-)
Cumplida en ejercicios anteriores.
d) Secciones 2.05, 2.06, 2.07 y 2.08- Servicios Financieros (vencimientos 15/02 y 15/08)
Cumplida. La Dirección de Administración de la Deuda Pública por Nota 1609/97 del
18/05/2007, recibida el 21/05/2007, nos informa los datos de los pagos realizados en
concepto de amortización, intereses y comisión de compromiso durante el ejercicio 2006, y
que fueron verificados por esta auditoría:
PRESTAMO 4454- AR Ejercicio 2006
Fecha de
vencimiento
Fecha de
recepción de
fondos
Moneda
de pago
Amortización
Intereses
Comisión por
compromiso
15/02/2006
15/02/2006
USD
1.423.363,90
19.465,04
30.995,15
15/08/2006
15/08/2006
USD
1.576.636,10 (*)
46.210,08 (**)
USD
3.000.000,00
65.675,12
Total pagos 2006
27.538,75 (***)
(*)
Incluye USD 76.636,10 (+) por ajuste liquidación vencimiento del 15/02/2006.
(**)
Incluye USD 5.930,10 (+) por ajuste liquidación vencimiento del 15/02/2006.
(***)
Incluye USD
40.674,62
328,59 (-) por ajuste liquidación vencimiento del 15/02/2006.
D-CLÁUSULAS CONTRACTUALES APLICABLES AL CONVENIO GEF N° TF 20548.
a) Sección 2.01. Monto de la donación y Sección 2.02 (a) y Apéndice 1 (DEG 7.200.000.- /
USD 10.000.000.-)
1) Por la cuarta enmienda al convenio de donación se reemplazó el importe establecido en
Derechos Especiales de Giro (DEG) 7.200.000.-, por el importe de USD 10.000.000.-,
quedando pendiente al cierre del ejercicio 2005 la modificación del cuadro incluido en
el “Apéndice 1”. En fecha 26/04/2006 el BIRF formalizó la modificación mediante
nota suscripta por el Director de Argentina, Chile, Paraguay y Uruguay (Sr. Axel van
Trotsenburg) en la cual : a) Se procedió a formular el nuevo cuadro de financiamiento
que se resume en el cuadro I-, b) Se reemplazó la cifra de DEG 720.000.-, por USD
23
1.000.000.-, en el párrafo 2 (a) del Apéndice 1., y c) Como Anexo II se incluyó un
informe reflejando los importes en dólares desembolsados y pendientes de desembolsar
de la donación, que si bien posee fecha de corte del 06/02/2006, al no presentar
movimientos los resúmenes de desembolsos (monthly) emitidos por el BIRF por enero
y febrero 2006, estos dólares representan la conversión de las cifras expresadas en DEG
al 31/12/2005 en los citados reportes(Cuadro II).
Cuadro ICategoría
Nro.
Monto de la Donación del Fondo
Fiduciario -GEF- asignado
(expresado en dólares)
(1)
3.310.000,00
(1) (a)
2.900.000,00
(1) (b)
410.000,00
(2)
3.900.000,00
(3)
1.800.000,00
% de los gastos
que se
financiará
100 % de los
montos pagados
70%
(3) (a)
550.000,00
75 %
(3) (b)
450.000,00
66%
(3) ( c)
800.000,00
34%
(4)
140.000,00
40%
(5)
500.000,00
(6)
(*)
350.000,00
TOTAL
10.000.000,00
(*) En el documento que se tuvo a la vista, se omitió expresar el porcentaje de financiamiento de la
categoría (6), se informa que conforme la cuarta enmienda este asciende al 25%.
Cuadro II- (al 06/02/2006)
Monto de la Donación del
Fondo Fiduciario -GEFasignado (en USD)
Monto de la
donación no
desembolsad
os (en USD)
Saldo
desembolsado
(en USD)
(1)
3.310.000,00
3.122.651,68
187.348,32
(1) (a)
2.900.000,00
2.712.651,68
187.348,32
(1) (b)
410.000,00
410.000,00
0,00
(2)
3.900.000,00
3.870.566,90
29.433,10
(3)
1.800.000,00
991.501,38
808.498,62
(3) (a)
550.000,00
419.728,86
130.271,14
(3) (b)
450.000,00
383.141,35
66.858,65
(3) ( c)
800.000,00
188.631,17
611.368,83
(4)
140.000,00
126.515,19
13.484,81
(5)
500.000,00
500.000,00
0,00
(6)
350.000,00
350.000,00
0,00
0,00
-250.000,00
250.000,00
10.000.000,00
8.711.235,15
1.288.764,85
Categoría Nro.
Cuenta Especial
TOTAL
24
2) El monto desembolsado por el BIRF para la donación durante el ejercicio 2006, fue de
USD 246.993,20, ascendiendo el total acumulado de desembolsos al 31/12/06 a USD
1.535.758,05.
b) Sección 2.02 (b). Cuenta Especial y Apéndice 4
Cumplida en términos generales. El monto de la asignación autorizada vigente al 31/12/06
asciende a USD 250.000.-.
BUENOS AIRES, 16 de agosto de 2007.
25
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/06)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado
el 31 de diciembre de 2006, correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados
Rurales” (PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de
Préstamo N° 4454-AR, y Convenio de Donación GEF N° TF 20548 suscriptos el 26 de octubre
de 1999, entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF), y sus modificaciones, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativos-contables y del sistema de control interno
existentes en el Proyecto (Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), y Unidad Administrativa
Financiera (UAF) – Dirección General de Cooperación y Asistencia Financiera (DGCyAF)que
hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
Memorando:
26
Referencia
Título – Tema
A- 2-
Retenciones AFIP-DGI (presentaciones extemporáneas)
A- 6-
Consultores Nacionales. Aprobación de Planta. art. 65 L.11672 (CPP)
(t.o. 2005). Decreto 577/03. Proceso de pagos e informes
A- 1-
Sistema contable. Falencias en el plan de cuentas conversión a
moneda extranjera, integración de la información, errores formales en
la documentación.
B- 2B-5- y 6-
Ejecución financiera al 31/12/2006.
Falencias en los procesos de contrataciones y adquisiciones
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/2006
1- SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA
Observaciones: Se exponen las principales consideraciones que surgieron del
relevamiento del sistema de información financiera que mantiene la UCP, y que
dificultaron las tareas, ya que se debieron reforzar los procedimientos de control para
verificar la información que los contiene, y las cifras transcriptas en los estados financieros.
Cabe citar que los importes de los saldos iniciales incluidos en los estados financieros en
dólares fueron constatados desde los estados financieros en dólares auditados por el
ejercicio finalizado el 31/12/2005:
Sistema Contable – Información en Dólares – Plan de Cuentas – Libro Bancos a) Los reportes entregados por el Proyecto en respaldo de las registraciones: “Libro Diario
General”, “Libro Mayor General”, “Balance de Sumas y Saldos” y “Plan de Cuentas”
no surgen de un sistema contable que emita los mismos conforme a sanas prácticas en la
materia; se detectaron diferencias entre reportes que por su vinculación directa deben
mostrar la misma información. Esto implica que se deben reforzar los procedimientos
de control para validar la información. Se exponen las consideraciones que surgieron
del relevamiento y que se mantienen al cierre del ejercicio finalizado el 31/12/2006, a
efectos de complementar la presente observación:
27
1. No fueron realizados los correspondientes asientos de apertura y cierre de ejercicio
2. El libro diario que se tuvo a la vista sólo expone totales por asientos, no surge del
mismo el arrastre de saldos (total débitos y créditos) en cada hoja (transporte), ni al
cierre del ejercicio.
3. Las fechas de los asientos sólo indican mes y año, no reportando el día, y por lo cual
se observa lo mismo en el correspondiente libro mayor, y en reportes auxiliares.
4. Permite generar asientos con una cuenta que no consta en el plan de cuentas, y por lo
cual no tiene codificación asignada. La cuenta “Equipos solares servicios públicos
San Juan BIRF a pagar” con movimiento contable en el balance de sumas y saldos y
en los mayores no figura en el plan de cuentas suministrado por la UCP.
5. Se observan errores de escritura en la denominación de algunas cuentas contables en
el plan de cuentas, y en el balance de sumas y saldos, que no se trasladan en las
cuentas de los asientos del diario en donde se aplican las mismas.
6. En algunos casos los códigos imputados en las cuentas del balance de sumas y saldos
no coinciden con los correspondientes al libro diario, mayores y plan de cuentas.
7. En el libro diario se observa que la cuenta 1.1.4.8 “Gastos Bancarios GEF Cuenta
936/08” cambió durante el ejercicio, de código al 1.1.4.11 “Gastos Bancarios GEF
Cuenta 936/08”, no constituyendo una reclasificación contable, y no siendo
consistente con la codificación en los mayores y en el plan de cuentas donde
mantiene la codificación 1.1.4.8 pero con otra denominación “Gastos Bancarios GEF
Cuenta 967/39” (número de cuenta incorrecto). En el balance de sumas y saldos la
denominación coincide con la del diario pero la codificación difiere es 1.1.4.7.
8. La cuenta 1.1.4.6 “Gastos Bancarios reembolsables cuenta GEF 967/39” indica en el
plan de cuentas, diario, balance de sumas y saldos, y en los mayores erróneamente el
número de cuenta bancaria, corresponde a la denominación 936/08. Esta cuenta a su
vez, cambia de código dentro del diario dependiendo del mes de registro (del 1.1.4.6
al 1.1.4.9), que también difiere con la codificación del balance de sumas y saldos
(cuenta 1.1.4.5.).
9. Los mayores contables recibidos en soporte digital exponen: 1) Cuentas (“Equipos
solares individuales Jujuy a pagar”- “Depósito contrapartida GOA varios”) que
28
carecen de codificación, y por lo cual tampoco se encuentran en el plan de cuentas,
2) Cuentas con saldos en dólares (cuentas especiales, desembolsos BIRF, gastos
bancarios) cuya codificación en la mayoría de los casos no es coincidente con su
equivalente en pesos. Se destaca que el Proyecto no lleva una contabilidad en dicha
moneda.
10. Puntualmente para el ejercicio 2006, la numeración en el libro diario no es
correlativa, situación verificada en las versión digital e impresa del citado reporte: 1)
del asiento Nº 83 pasa al Nº 86, 2) del asiento Nº 100 del mes de mayo pasa al Nº
105 de junio, 3) entre el asiento Nº 113 y el Nº 114 del mes de junio se observa un
asiento Nº 69, este número ya había sido utilizado para identificar otro asiento en el
mes de abril, 4) entre el asiento Nº 151 y el Nº 152 del mes de julio se observa un
asiento Nº 81; este número ya había sido utilizado para identificar otro asiento en el
mes de mayo. En la versión impresa del reporte del diario recibido: 1) es incorrecta
la imputación del ejercicio para los meses de julio y para el período septiembrediciembre (exponen “05” y corresponde decir 2006), y 2) no fueron emitidos los
asientos Nº 233 a 238, debiendo ser cotejados en la versión digital.
b) En el libro diario no se registran las transacciones en forma analítica de acuerdo al
momento que se van produciendo, las mismas se imputan en forma global en un asiento
mensual, agrupado por actividades. Los registros auxiliares proporcionados no
conforman subdiarios analíticos que muestren la información desagregada. Del control
realizado sobre los auxiliares (devengados y pagados) para el ejercicio 2006 surge que
se deben realizar tareas adicionales, y trabajar con distintos reportes para poder
constatar la información:
1. No llevan un transporte de saldos entre hojas.
2. Sólo indican el beneficiario y/o concepto del pago, no reportando día del mes, ni
poseen numeración correlativa de los registros realizados; en el caso de los que
mantienen el devengado si bien informan el número de certificado de cumplimiento
(autorización para generar la orden de pago) ésta no se traslada a los auxiliares donde
se lleva el pagado, no se indica el nombre del proveedor en el caso de movimientos
29
para la categoría equipos, y a su vez carecen de datos de la orden de pago por la cual
se canceló.
3. No surgen del sistema reportes que permitan determinar la fecha de efectivo pago de
un gasto y el número de cheque y/o transferencia relacionado; se debe recurrir al
libro bancos llevado por la UAF.
4. No se tuvieron a la vista auxiliares que incluyan los gastos de mantenimiento, y
comisiones por transferencia bancarias, estos surgen del libro bancos preparado por
la UAF, y que no se encuentra incluido directamente como un módulo del sistema
llevado por la UCP.
5. En las órdenes de pago que se emiten no se hace referencia al asiento contable que
generan, dificultando su control posterior.
6. En los libros auxiliares “Honorarios devengados y “Honorarios pagados” se incluyen
otros conceptos (compra de equipos, gastos varios).
c) El sistema no permite llevar los registros en dólares. El registro de las operaciones del
ejercicio finalizado el 31/12/2006 fue realizado sólo en pesos, no aplicando la
conversión a dólares (tipo de cambio aplicable e importe en USD) para cada uno de los
asientos contabilizados en el libro diario. Tampoco se tuvieron a la vista por estos
asientos globales la confección de una minuta contable al momento de la
contabilización en pesos con el detalle analítico de las operaciones y el importe de
dólares equivalentes. Por lo expuesto, para constatar las cifras volcadas en los estados
financieros en moneda extranjera se solicitaron los papeles de trabajo que respaldaban
tal conversión, resultando diferencias, de las tareas realizadas sobre la primera versión
de los citados estados, y cuyo detalle fue informado al Programa en nuestra Nota DCEE
003-2007. Si bien, la UCP procedió a subsanar las diferencias en la presentación
definitiva de estados financieros merecen exponerse las principales situaciones
detectadas para que en próximos ejercicios la UCP profundice los controles en la
preparación y conciliación de sus papeles de trabajo: 1) La UCP para las inversiones
BIRF/GEF obtiene los datos desde los SOE´s, y en atención de ser reportes
extracontables (base de datos distinta a la contable) para trabajar con dichas planillas
esta auditoría debió verificar en primer término que los importes en pesos fueran
30
consistentes con los expuestos en los estados financieros surgiendo diferencias de
exposición y de valuación entre ellos, y las consecuentes diferencias en las cifras en
dólares y otras diferencias de valuación que no surgían en pesos. 2) Para el caso de las
inversiones de aporte local en dólares, los papeles extracontables proporcionados por la
UCP carecían de datos que permitan relacionarlos con los registros contables, no
obstante ello se pudo observar en la primera versión de estados financieros que de la
ecuación “Ejecución en pesos/ejecución en dólares” surgía un tipo de cambio aplicado
durante el ejercicio de $ 2,11/ USD 1, no resultando procedente con los valores entre
los que había fluctuado el tipo de cambio del dólar en el ejercicio.
d) Para el rubro “Equipos” (solares individuales, solares escuelas, miniredes, eólicos y
solares servicios públicos) y “Equipos UCP”, no pudo validarse desde los registros la
apertura por fuente de financiamiento para cada provincia expuesta en el Estado de
Inversiones en pesos columnas aperturas por fuente de financiamiento. Para validar la
citada apertura debieron realizarse tareas adicionales trabajando con los reportes
auxiliares (devengado y percibido) emitidos por el sistema, los cuales presentaban
diferencias con los registros que debieron ser conciliadas con la UCP.
e) El reporte “Libro Mayor” de las cuatro cuentas bancarias del Proyecto consiste en un
resumen mensual (sin fecha) de los movimientos del ejercicio, por lo cual para
identificar cada una de las operaciones de las cuentas bancarias, se nos suministraron
planillas de cálculo (“auxiliares bancos”) en donde si bien se informan cada uno de los
ingresos y egresos de cada mes, esto no conforma propiamente un libro bancos ya que
se agrupan los movimientos por concepto y no cronológicamente, no se lleva en su
registro la correlatividad en la emisión de órdenes de pago, y de los respectivos
cheques, y no permite llevar un control diario de saldos, solo se determinan al cierre de
cada mes.
f) De la revisión del plan de cuentas vigente por el ejercicio 2006 se observa:
1.La cuenta 1.2.1.1. “Equipos solares individuales Jujuy”, debe ser reasignada bajo la
cuenta 1.2.1.2. que sumariza las mismas.
2.Las cuentas clasificadas por el Proyecto bajo el Activo No Corriente (Inversiones–
Equipos) no fueron abiertas por fuente de financiamiento (BIRF – GEF - Educación31
Provincia - Concesionario - Usuario), incluyendo Equipos UCP, que permita desde
las registraciones contables obtener este dato ya sea para el ejercicio y para mantener
los importes acumulados.
3.Las cuentas que contienen los Aportes Locales provenientes de las siguientes fuentes:
Educación, Provincia, Concesionario y Usuario no contemplan la apertura por
provincia.
4.Las cuentas correspondientes al importe desembolsado por el BIRF 4454-AR, y el
saldo desembolsado por GEF (cuentas incluidas bajo el apartado Capital) no prevén
apertura respecto a los importes pendientes de justificar al Banco (asignación
autorizada) y los ya rendidos a efectos que de las registraciones contables surja esta
información.
Comentarios de la UCP: El sistema UEPEX se instaló en la UCP, en el mes de febrero
2007 y actualmente se están migrando los datos históricos del Proyecto.
a) 1., 2., 3., 10., b) 1., 2., 3., 4., 5., y 6., c), d) e) y f): Con respecto al sistema contable, se
informa que el mismo se está reemplazando para el ejercicio 2007, por el sistema
UEPEX, esperando que dichas observaciones queden subsanadas.
a) 4., 5., y 6: El Balance de sumas y saldos, es un documento extracontable, no obligatorio
y no es emitido por el sistema contable, por lo que no fue actualizada la codificación de
las cuentas.
a) 7., y 8: Se incorporaron las cuentas Gastos Bancarios de cuentas especiales, no previstas
en el Plan de Cuentas, a continuación de las cuentas de gastos bancarios de las cuentas
operativas ya existentes, para ello se modificó la codificación de estas últimas, pero no
así su denominación.
a) 9. Los mayores contables oficialmente entregados en papel es el único válido. El
utilizado en medio magnético fue suministrado, a pedido de esa auditoría y contiene
información adicional irrelevante para el proyecto.
32
c) La UCP cuenta con una contabilidad monetaria (en pesos), por lo que, los papeles
extracontables utilizados para la preparación de los estados financieros en dólares
presentados a la AGN surgen de los SOE´s (hojas sumarias con justificativo) para las
inversiones con fuente externa BIRF/GEF y aporte local. No obstante (para la versión
definitiva) se consideró más razonable utilizar para las inversiones de aporte local, el
tipo de cambio vendedor del Banco de la Nación Argentina al cierre del ejercicio 2006.
Comentarios de la UAF:
b) 5. Se informa que las órdenes de pago se hacen con anterioridad al asiento contable,
razón por la cual no pueden hacer referencia al asiento que lo generan.
Ordenes de Pago) – Valuaciones – Tipo de Cambio – Firmantes BNA – No objeciones
g) Las órdenes de pago: 1) No son generadas desde el sistema utilizado por el Proyecto, 2)
No se encuentran prenumeradas, la numeración se realiza mediante un sello (manual),
3) Preven espacio para una sola firma de autorizante (responsable DGCyAF), 4) No son
intervenidas por parte del responsable del registro contable, y 5) Las OP que respaldan
los pagos a la AFIP no poseen datos del beneficiario del pago, y/o a la orden de quien
se emite el cheque. Estas difieren del formato utilizado para el resto de los pagos.
h) No obstante no afectar los estados financieros, de los registros contables surge que el
Proyecto procedió a realizar la valuación al cierre de los importes desembolsados al
31/12/2006 por fondos BIRF y GEF, observando que: 1) No corresponde este ajuste
para los fondos provenientes del GEF ya que es una donación y no conforma una
deuda. 2. Para el cálculo del importe en pesos adeudado por la Prestataria
(contabilizado como patrimonio neto) al cierre del ejercicio proveniente del convenio
de préstamo BIRF, el Proyecto no procedió a tener en cuenta el importe de USD
7.500.000.- en concepto de amortizaciones que ya fueron cancelados al Banco por parte
de la Nación Argentina.
i) Para la conversión a pesos de los ingresos provenientes del BIRF/GEF en dólares no se
aplicó el tipo de cambio correspondiente a la fecha de ingreso en las cuentas especiales
33
respectivas. Surgiendo una diferencia no significativa en el 2006 en defecto para fondos
BIRF de $ 7.550,43, y para fondos del GEF de $ 277,21.
j) De la respuesta recibida del BNA en fecha 05/07/2007 a nuestra circularización por el
ejercicio 2006, se observa que: 1) De los tres firmantes autorizados para las cuentas del
Proyecto no se ha designado a ningún responsable por parte de la UCP. 2) No se tuvo a
la vista constancia de la baja presentada ante el BNA, para las cuatro cuentas bancarias,
de uno de los firmantes informados
quién se desafectó de la UAF a partir del
14/09/2006.
k) De la revisión por muestra se observa que las no objeciones del Banco que se tuvieron a
la vista, en su mayoría, se formalizaron vía correo electrónico.
l) Las facturas emitidas por las empresas proveedoras de equipamiento/miniredes, que se
tuvieron a la vista, no fueron intervenidas por el receptor (unidad ejecutora
provincial/concesionario), y en el ejemplar original con la leyenda “Pagos a realizar en
el marco del Proyecto PERMER BIRF”.
Comentarios de la UCP:
h) Comentario no procedente. (“El ajuste de cambio al cierre de los importes desembolsados del
GEF (donación), ha sido incorporado, por recomendación de auditorias anteriores”).
i) Para la conversión a pesos de los desembolsos a las cuentas especiales, se aplicó el tipo
de cambio correspondiente a la fecha de emisión de la nota a la DNPOIC donde se
solicita la transferencia desde el BCRA. Este es el único comprobante que queda en
poder de la DGCyAF para proceder a registrar los desembolsos en los libros auxiliares
Bancos de las citadas cuentas y que luego se concilian con los extractos bancarios
correspondientes.
j) 1) Atento a la observación de esa AGN se iniciará el trámite para que los documentos
asociados a las cuentas del proyecto en el Banco Nación y en el Banco Mundial sean
suscriptos en forma conjunta por un integrante de la UCP y uno de la UAF, para lo cual
ambas partes designarán un titular y un suplente.
34
k) Dicha modalidad se había implementado de común acuerdo con el Gerente del Proyecto
por el Banco Mundial, Sr. Philippe Durand, quien afirmaba que era el sistema usado
también en los demás proyectos a su cargo.
Comentarios de la UAF:
g) Las órdenes de pago desde los comienzos del proyecto siempre fueron generadas en
forma separada al sistema utilizado por el Proyecto, ya que las mismas se confeccionan
a través de la UAF y el sistema del Proyecto se ejecuta a través de la UCP. Desde sus
comienzos se enumeran con un sello manual y las mismas están firmadas e inicialadas
por personal de la UAF a cargo de la confección y aprobación de las mismas. Asimismo
es de destacar que la contabilización de las órdenes de pago se realiza por personal de la
UAF, las cuales se vuelcan en los libros auxiliares Banco, razón por la cual no
contemplan la firma por parte del responsable del registro contable. Es menester aclarar
que durante el ejercicio 2005, se obtuvo entre las observaciones ya justificadas que las
órdenes de pago cuenten con sello de contabilización y hagan referencia al SOE que
fueron cargadas, las cuales fueron subsanadas, durante el ejercicio 2006.
g) 5) La observación será tenida en cuenta.
j) 1) En relación a los firmantes autorizados para las cuentas del Proyecto, que las firmas
están a cargo del personal de planta de esta Dirección General, según lo conformado al
comienzo del proyecto, donde se creaban dos áreas diferenciadas, la Unidad
Coordinadora, encargada de la parte técnica y contable del Proyecto, y la Unidad
Administrativo Financiera, dependiente de la DGCyAF, a cargo de la parte de pagos y
desembolsos. 2) Se informa que la Doctora Marta Zaghini quien se desempeñaba como
Directora a cargo de esta Dirección y firmante del Proyecto, ha pasado a desempeñar a
partir del 15/09/2006 un cargo de mayor jerarquía (Subsecretaria de Servicios
Financieros del MEyP). Asimismo se indica que debido a las dificultades propias del
mencionado proceso de cambio en esta Dirección, la Dra. Zaghini no ha sido dada de
baja como firmante del Proyecto ya que continúa siendo personal de planta de esta
Dirección afectada a otras funciones, indicándose a su vez, que la misma no firma
35
ningún tipo de documentación relacionada con el proyecto a partir de la mencionada
fecha. A su vez se informa que dicha observación referente a la baja de la Dra Zaghini
como firmante del proyecto será considerada.
l) Se solicitará a las provincias que instruyan al respecto
Recomendaciones: Implementar el uso de un sistema contable integrado del que surjan
todos los reportes (diarios, mayores, sumas y saldos, etc.) conforme a sanas prácticas en la
materia. Implementar las modificaciones necesarias al plan de cuentas, y reforzar los
procedimientos de contabilización y control a fines de minimizar los riesgos de no contar
con un sistema bimonetario. La UCP debe incorporar a sus papeles extracontables todos
aquellos datos necesarios para dar sustento a la conversión monetaria tanto del ejercicio
como a la acumulada y abierta por fuente de financiamiento. Mantener un registro auxiliar
“libro bancos” en el que se detallen las disponibilidades diarias de fondos, y que contemple
las observaciones efectuadas. Registrar las operaciones al momento de producirse (en
forma diaria) o en su defecto mantener auxiliares (subdiarios) que detallen la información
contable en forma desagregada, cronológica y completa, evitando la confección de asientos
globales que dificultan las tareas de control. Incluir en las órdenes de pago emitidas por la
UAF un sello en el que se especifique el asiento contable creado por su emisión, ello a
efectos de facilitar el posterior control de los
circuitos de pago y de acentuar la
coordinación entre áreas. Establecer un sistema de emisión de órdenes de pago
prenumeradas a efectos de evitar la ocurrencia de errores u omisiones involuntarias. El
importe desembolsado por el BIRF (4454-AR) al ser una cuenta de pasivo debe ser valuada
al cierre para que quede adecuadamente reflejada, y para no afectar los desembolsos
históricos en pesos (que deben cuadrar con lo informado en el estado de fuentes y usos), se
debe proceder a la apertura de dos cuentas que vayan mostrando la reexpresión citada
(Reexpresión deuda BIRF/ Diferencia de reexpresión deuda BIRF). Dar de baja al firmante
de las cuentas bancarias que no ejerce funciones en el Proyecto.
36
2- RETENCIONES IMPOSITIVAS AFIP-DGI
Observaciones: De la revisión por muestra a los importes contabilizados en el ejercicio
2006, por retenciones impositivas practicadas bajo la CUIT (30-54668966-9) de la
Secretaría de Energía, surge que:
a) Respecto de los pagos a cuenta (F.799/S) y presentación de declaraciones juradas
mensuales (F.744) emitidos por el SICORE (Sistema de Control de Retenciones)
durante el ejercicio 2006, se observa que fueron presentados después de la fecha de su
vencimiento: 1) el 25 % de los pagos a cuenta, sin contemplar el correspondiente pago
de intereses resarcitorios, y 2) El 42% de las presentaciones correspondientes al F.744,
situación que genera multas del tipo formal. Ambas observaciones se produjeron hasta
el primer semestre del 2006. Si bien la UAP nos informa que no ha recibido
reclamos/notificaciones por parte de la AFIP-DGI, es del caso destacar que consultada
la constancia de inscripción de la CUIT que utiliza el Proyecto (Secretaría de Energía)
en la página oficial de la AFIP surge que el domicilio fiscal declarado (Julio A. Roca
651 Piso 8 Of. 8), no es coincidente con el informado en los F.744 (Paseo Colón 171
Piso 8 Oficina 812).
b) Respecto a lo observado en nuestro informe para el ejercicio anterior por retenciones
depositadas fuera de la fecha de vencimiento, no fueron ingresados los intereses
resarcitorios correspondientes.
c) No se abrieron cuentas contables por tipo de impuesto (iva- ganancias) y a su vez por
fuente de financiamiento del pago, a fines que de las registraciones contables surjan los
citados datos, sin necesidad de realizar tareas extracontables para obtenerlos.
d) En algunos casos los duplicados de los certificados emitidos por el SICORE que se
tuvieron a la vista no se encuentran intervenidos por su recepción por los destinatarios
de los mismos (firma y fecha).
e) Los pagos por retenciones de iva por categorías que son financiadas 100% o 95% por
fuente BIRF y/o GEF, fueron abonados en el ejercicio 2006 con dichas fuentes, no
solicitando a la Tesorería General el reintegro por aporte local correspondiente hasta
contemplar el importe del impuesto incluido.
37
Comentarios de la UCP:
c) Se previó en el sistema UEPEX, la apertura de las cuentas contables por el tipo de
impuesto y fuente de financiamiento.
Comentarios de la UAF:
a) Luego de lo observado por la Auditoría General de la Nación para ejercicio 2005, de las
presentaciones extemporáneas se procedió a regularizar la situación en el segundo
semestre del ejercicio 2006, en el cual no surge observación a partir de esa fecha. Las
presentaciones extemporáneas efectuadas durante el primer semestre del ejercicio 2006
se debe muchas veces al tiempo que demanda la confección, firma y presentación de las
mismas. La constancia de inscripción ante la AFIP tiene el domicilio de Av. Julio A.
Roca 651, puesto que en el momento de efectuarse la inscripción, la misma era la
dirección real de la Secretaría de Energía, existiendo en el edificio mencionado en la
actualidad oficinas correspondientes a esta Secretaría (Consejo Federal de Energía
Eléctrica), por lo que vale destacar que toda documentación correspondiente a la
Secretaría de Energía (intimaciones, notificaciones, etc.) es remitida inmediatamente al
edificio de Av. Paseo Colón 171, no existiendo a la fecha intimación o notificación
alguna. Asimismo, cabe mencionar que durante el transcurso del ejercicio 2007 se
procederá a efectuar el cambio de domicilio ante la dependencia de la AFIP.
b) Se ha informado que no se pagaron los intereses resarcitorios correspondientes a las
retenciones depositadas fuera de la fecha de vencimiento del ejercicio 2005 y 1º
semestre del ejercicio 2006.
d) Durante el 1º del semestre del ejercicio 2006, los duplicados de los comprobantes de
retenciones emitidos por el SICORE no se encontraban intervenidos por los
destinatarios de los mismos. A partir de las observaciones efectuadas por vuestra
auditoría durante el ejercicio 2005 se informa que a partir del 2º semestre del ejercicio
2006 los consultores comenzaron a firmar los duplicados de los comprobantes de
retención. Solamente para aquellas empresas que se efectúan los pagos a través de
transferencias bancarias, se les envía el comprobante por correo, razón por la cual en
esos casos los mismos no poseen firma de recepción.
38
e) Se informa lo mismo que para el ejercicio 2005, que desde el inicio del proyecto la
postura que se tomó con respecto a las retenciones practicadas en los pagos realizados a
través del BIRF o GEF fue la siguiente: El Banco, mediante la no objeción acepta el
contrato, independientemente de la condición del sujeto ante el IVA. Cuando se
presenta la factura, la Secretaría como agente de retención, debe retener el impuesto,
según sea la condición del consultor frente al IVA. Lo que se interpreta es que el que
tiene la obligación frente al impuesto es el consultor, ya que este puede ser inscripto o
monotributista y no la Secretaría, la cuál se remite a cumplir con su obligación como
agente de retención. Por tal motivo no se solicita el reintegro del citado impuesto al
Estado Nacional, ya que el mismo está contemplado en el monto mensual del
honorario, aprobado por el Banco Mundial. Esta metodología es la que se utilizó
siempre desde los comienzos del Proyecto, habiendo sido auditado en varias
oportunidades por la Auditoría General de la Nación y no teniendo observación alguna
al respecto, asimismo, fue auditado por el Banco Mundial en sus reiteradas misiones,
con el mismo resultado. Cabe destacar que el Banco Mundial en su quinta enmienda
empieza a reconocer los impuestos.
Recomendaciones: El proyecto debe asegurarse de que se cumpla con la normativa fiscal
vigente observando el calendario fiscal establecido por la Administración Federal de
Ingresos Públicos (AFIP), a efectos de evitar la generación de reclamos en concepto de
intereses resarcitorios y/o punitorios, multas del tipo formal, y del inicio de acciones
legales al Programa a través de la CUIT de la Secretaría de Energía utilizada. Realizar las
gestiones correspondientes a efectos de que se proceda a actualizar el domicilio fiscal ante
la AFIP. Hacer intervenir, al momento de su entrega, el duplicado de los certificados por
parte de los beneficiarios. Abrir cuentas contables por fuente de financiamiento y por tipo
de impuesto.
39
3- TRANSFERENCIAS ERRONEAS en Cuenta Corriente 936/08 GEF
Observaciones: Durante el ejercicio 2006 el Proyecto contabilizó un importe de $ 2.383,74
por ingresos en la cuenta corriente 936/08 GEF bajo la leyenda “Transferencias S/O Casa
–Suc 3670 (Verónica) efectuada erróneamente por el BNA Suc. Plaza de Mayo”, y que
acumula al cierre del ejercicio un importe de $ 6.271,52 -/USD 2.048,18. Al respecto se
observa que al 31/12/2006 el Programa no procedió a devolver los fondos al emisor
original de las transferencias, y con la última gestión del Programa que se cuenta,
solicitando se le debiten los importes depositados erróneamente, es la nota DGCyAF Nº 13
presentada ante el BNA el 31/05/2004.
Comentario de la UAF: Se informa que el Banco Nación no revierte la situación
independientemente del reclamo efectuado ya que la empresa que realiza los depósitos
tiene la cuenta del GEF del proyecto para efectuar los pagos que le competen. Este tema
tiene que ser solucionado a través de las áreas de la Delegación IV dependiente del
Ministerio de Economía y Producción que se encarga de la recaudación de los pagos
efectuados por la Cooperativa Pipinas y el área de Auditoría e Impuestos dependiente de la
Dirección General de Cooperación y Asistencia Financiera que se encarga del control de la
recaudación de los citados pagos. En cuanto se obtenga una respuesta por parte de las
citadas áreas se procederá a la regularización y devolución de las transferencias erróneas.
Recomendación: Continuar con las gestiones ante las oficinas respectivas y ante el emisor
de las transferencias, para proceder a la devolución de los fondos que no pertenecen al
Proyecto.
4- REINTEGROS DE APORTES NACION (Gastos y comisiones bancarias/iva)
Observaciones: Al 31/12/06 quedaba pendiente de iniciar la tramitación del expediente
ante la Tesorería General para obtener el reintegro de $ 5.037,63 por aquellos gastos
pagados temporalmente con fuente 22 y 21 que deben ser afrontados con aporte local. Por
revisión de hechos posteriores se verificó que en fecha 28/02/2007 se realizó la tramitación
citada y se reintegraron al Proyecto en fecha 12/04/2007 los fondos adeudados. Por ello
40
también se observa que no se dio cumplimiento a lo comprometido en el ayuda memoria de
la Misión del Banco Mundial de octubre -2006 en la cual se expone que se acordó con la
UCP y la DGCyAF que a partir de este momento los gastos correspondientes a comisiones
bancarias por transferencias no serán debitados de los fondos de las cuentas del proyecto
PERMER.
Comentario de la UAF: En abril del 2007, quedaron reembolsados todos los gastos
bancarios correspondientes a las cuatro cuentas del proyecto por parte del Estado Nacional
del ejercicio 2006. Al 31/12/2006 sólo quedaba pendiente el último trimestre del ejercicio
citado. Se observa sobre el incumplimiento a lo comprometido en el ayuda memoria de la
Misión del Banco Mundial de octubre – 2006, por lo que los gastos bancarios y comisiones
por transferencias no serán debitados de los fondos de las cuentas del proyecto, teniendo
que hacerse cargo las provincias y consultoras de los gastos del mismo. No se procedió a
regularizar la situación ya que esta UAF no recibió parte de la UCP la orden para solicitar
al Banco Nación que no debite de las transferencias solicitadas para el pago de
equipamiento fotovoltaico a las Provincias o el pago de honorarios a las consultoras los
gastos bancarios que surjan de los mismos. Se procederá a dar cumplimiento a lo solicitado
por el Banco Mundial cuando se reciba la orden por parte de la UCP.
Comentario de la UCP: Con respecto a lo comprometido en el ayuda memoria de la
Misión del Banco Mundial de octubre -2006, la solución propuesta oportunamente, de
hacer cargo a las Provincias de los gastos bancarios por transferencias de fondos, era de
difícil concreción por las dificultades operativas que conlleva. Se planteó al Banco Mundial
dicha situación y se acordó una reunión durante el corriente mes (julio-2007), para dar una
solución definitiva.
Recomendación: Realizar las tratativas necesarias a fines de contar oportunamente con
fondos de contrapartida local para afrontar los pagos, evitando utilizar temporalmente la
fuente BIRF/GEF. La UCP debe mantener oportunamente informada a la UAF de aquellos
temas que le son inherentes.
41
5- TRANSFERENCIAS DE FONDOS BIRF Y GEF A LAS PROVINCIAS
Observación: De la revisión por muestra de las transferencias de fondos BIRF y GEF a las
provincias emitidas en diciembre 2006, se observa que se contabilizaron los siguientes
pagos (inversiones) en el ejercicio 2006:
a) $ 2.647.535,61/USD 867.284,77 por fondos BIRF y GEF cuyas transferencias a las
provincias se encuentran debitadas en el extracto del Banco Nación al 31/12/2006, y
que fueron efectivamente pagados a los beneficiarios finales (proveedores), conforme
los recibos que se tuvieron a la vista, en el ejercicio 2007, (rango de pagos entre 7 y 81
días). (ver cuadro).
b) $ 423.561,60/USD 138.733,76 por fondos BIRF y GEF transferidos a la provincia de
Salta, por los que a la fecha de tareas de campo no se pudo constatar el efectivo pago al
proveedor (ver cuadro).
Lo expuesto nace en atención que el proyecto registra las inversiones al momento de
generar las órdenes de pago por las transferencias de fondos a la respectiva provincia. No
se tuvo a la vista documentación por la cual el receptor original de los fondos se
comprometa a pagar al proveedor inmediatamente una vez recibido los fondos, y la
presentación a la UCP del recibo cancelatorio correspondiente. Estos pagos fueron
incluidos por el Programa en los SOE´s: Nº 35 BIRF y Nº 25 GEF (ambos de fecha
11/01/2007), y en el SOE N° 36 BIRF (de fecha 27/02/2007), por lo cual hay transferencias
justificadas al BIRF cuando aún no se había producido el efectivo pago al proveedor.
Literal
a)
a)
a)
a)
a)
a)
b)
b)
Provincia
Salta
Neuquén
Jujuy
Neuquén
Neuquén
Santiago del Estero
Salta
Salta
Fecha de pago s/
recibos de los
Proveedores
Fecha
presentación
SOE
SOE
Importe en
$
Importe en
USD
Fuente
04/01/2007
35
11/01/2007
2.099.078,81
686.871,34
BIRF
17/01/2007
35
11/01/2007
147.399,22
48.486,59
BIRF
05/01 y 11/01/2007
35
11/01/2007
35.546,22
11.692,84
BIRF
08/01 y 17/01/2007
36
27/02/2007
267.743,86
88.073,64
BIRF
08/01 y 17/01/2007
25
11/01/2007
60.105,76
19.771,63
GEF
19/03/2007
35
11/01/2007
37.661,74
12.388,73
BIRF
2.647.535,61
867.284,77
Sin información
25
11/01/2007
77.652,96
25.543,76
GEF
Sin información
35
11/01/2007
345.908,64
113.190,00
BIRF
423.561,60
138.733,76
42
Comentarios UCP:
a) El trámite de pago en las provincias es generalmente bastante engorroso e involucra
importantes demoras. El proyecto tiene dos alternativas: o aumenta el fondo rotatorio
para permitir cubrir los gastos hasta que ingresen los recibos de pago de los
proveedores (gran inmovilización de fondos en la cuenta), o solicita los SOE tan pronto
se ha efectivizado la transferencia de los fondos a las provincias en base a un
compromiso de pago firme. De las dos alternativas se eligió esta última porque, a
nuestro entender es la que minimiza la inmovilización de fondos.
b) Con anterioridad al giro de los fondos al Ente Regulador de Servicios Públicos en la
Provincia de Salta, se verificó que la documentación y los certificados cumplieran con
todos requisitos para el pago. Sin embargo los abogados de la empresa concesionaria, a
posteriori pusieron en duda las posibilidades de cobro de una garantía sobre España,
permitida por el pliego del Banco Mundial, tal como la que había presentado la
Empresa Ibadesa. Le solicitaron su cambio por una garantía emitida por una institución
local, lo que se derivó en las demoras apuntadas, hecho que no era previsible al
momento en que se efectuó la transferencia.
El proyecto le gira los fondos a la Provincia amparado en el convenio suscripto entre esta y
la Secretaría, en base como queda dicho, a un compromiso firme de pago asumido por la
misma. La Provincia es la que demora el giro de estos fondos a la empresa prestataria del
servicio eléctrico que es la que paga al proveedor. Estos pagos se encuadran dentro de un
acuerdo suscripto entre ambas denominado “Convenio de implementación” exigido como
condición de desembolso según el convenio con el Banco Mundial.
Recomendaciones: La UCP debe verificar que previo a su inclusión en el SOE respectivo
la inversión se encuentre efectivamente pagada, y documentada tal situación. Establecer
formalmente con las unidades receptoras de los fondos BIRF y GEF, que una vez recibidos
eviten la tenencia de los fondos más allá de los plazos normales del circuito administrativo,
y se pague al proveedor, teniendo en cuenta que la condición de pagado de una operación
es la fecha de efectiva recepción de los fondos indicada por el beneficiario.
43
6- CONSULTORES INDIVIDUALES
Observaciones: De la revisión por muestra de los antecedentes de recontratación y pagos,
efectuados por el Proyecto a los consultores nacionales individuales por un importe de $
129.057.-/USD 42.511,16 surge que:
Aprobación de Planta de Consultores
a) No se tuvo a la vista para las contrataciones de consultoría del ejercicio 2006 la
aprobación de la planta de personal, dando cumplimiento a lo establecido en el art. 65
Ley 11672 (Complementaria Permanente de Presupuesto) (CPP) (t.o. 2005), y
Resolución de la Secretaría de Hacienda 545/98.
b) No se tuvo a la vista documentación que indique expresamente la excepción al
Programa del cumplimiento a las presentaciones encuadradas en la normativa
mencionada en a) para el ejercicio auditado, conforme nos informara la UAF. Se señala
que el cumplimiento de la presentación de la planta, también surge del propio “Manual
de Procedimientos DGCyAF-UCP” en el apartado 3.1.
Comentario de la UAF:
a) Con respecto al cumplimiento art. 65 L.11672 (CPP) (t.o. 2005)/RSH545/98 y
complementarias, se informa lo mismo expresado oportunamente
para el ejercicio
2005, por lo que para el ejercicio 2006 no se ha presentado a la Secretaría de Hacienda
el pedido de aprobación de la planta del personal a contratar, ya que en su oportunidad
la Subsecretaría Legal del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y
Servicios informó telefónicamente que el citado Ministerio no requería dicho acto
administrativo para efectuar las contrataciones de los consultores del citado Proyecto.
Según lo establecido en la Circular SSCYCG Nº 007/2005 la autorización previa a la
aprobación de toda contratación y/o renovación de consultores individuales debe ser
realizada a través del Subsecretario de Coordinación y Control de Gestión del
Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios, para la
implementación del Programa de Mejora Continua de la Gestión. Asimismo se informa
44
que por parte de la Secretaría de Hacienda no hemos recibido reclamo alguno sobre la
falta de cumplimiento de la Resolución Nº 545/98, ya que mensualmente se informa el
gasto que demanda la planta de personal por sistema Fox Pro.
Comentario de la UCP y UAF:
b) Sin comentarios.
Aprobaciones de contrato - Decreto 577/03
a) Las aprobaciones otorgadas en el marco del Decreto 577/03 para los contratos
incluidos en muestra para el ejercicio 2006, fueron emitidas entre 130 y 283 días
posteriores al inicio de la fecha de los contratos, se destaca que los expedientes poseen
fecha de inicio entre 5 y 121 días posteriores al citado inicio contractual, conforme se
detalla en el siguiente cuadro.
Datos del expediente
Nro. S01
0024141/06
024785/06
0024136/06
0410000/06
(A)
Fecha
de
carátula
Datos de la aprobación
(B)
Documento
Resolución
19/01/06 (MINPLAN)
Resolución
06/07/06 (MINPLAN)
Decisión
Administrativa
19/01/06 (JGM)
Resolución
30/10/06 (MINPLAN)
Nro
Fecha de
emisión
(C)
Fecha de
inicio
contrato
Demoras en días
Fecha fin
de
contrato
(B) - (A) (B) - (C) (C) - (A)
870
11/05/06
01/01/06
30/06/06
112
130
-18
1847
15/11/06
01/07/06
31/12/06
132
137
-5
720
11/10/06
01/01/06
30/06/06
265
283
-18
2022
28/12/06
01/07/06
31/12/06
59
180
-121
b) Los contratos que se incluyeron en los expedientes de tramitación de aprobaciones se
elevaron firmados por el Proyecto y el consultor, no constando evidencia de que al
consultor se le haya notificado que la firma del contrato se encuentra sujeta a la
aprobación de la autoridad superior. Además se debe tener en cuenta que el Proyecto
liberó pagos a los consultores por $ 92.052.-/USD 30.260,28, previo a la emisión de las
aprobaciones indicadas en el cuadro precedente, importes que representan el 71% de los
pagos auditados.
45
Comentarios de la UAF:
a) Se informa lo mismo que para el ejercicio 2005, ya que las demoras en las aprobaciones
de las contrataciones se deben a los tiempos administrativos de las áreas intervinientes
en el proceso de contratación. Asimismo es necesario destacar que para iniciar el
trámite de contratación se debe contar con el distributivo del Presupuesto para la
Administración Pública Nacional, el cual se aprueba alrededor del día 15 del mes de
enero del año en curso. Una vez aprobado el distributivo, se debe solicitar autorización,
para comenzar el trámite de renovación o incorporación de un consultor, al
Subsecretario de Coordinación y Control del Gestión del citado Ministerio, conforme
lo establecido en la Circular SSCYCG Nº 007/2005 cuya copia fue presentada
oportunamente con la respuesta a vuestro Nota DCEE 421441 Nº 002-2007. Cuando se
recibe la autorización, se puede iniciar el trámite de contratación, según lo establecido
por el Decreto 577/03. El citado trámite es lento, ya que el expediente debe pasar por
distintas áreas del Ministerio, entre las cuales podemos enunciar, Coordinación Area
Personal, quienes revisan el expediente y el proyecto de Resolución o Decisión
Administrativa, según fuere el caso, una vez revisado lo remiten al área de Despacho
del citado Ministerio para dar número de proyecto, luego pasa a la Subsecretaría Legal,
quien revisa el Proyecto de Resolución o Decisión Administrativa y si está todo
correcto lo envían a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de
Economía y Producción para que dictamine, una vez firmado el dictamen de Jurídicos,
el expediente vuelve a la Subsecretaría Legal para remitirlo a despacho para que sea
enviado a la Subsecretaría de Coordinación y Control de Gestión, área que lleva la pre
firma del Ministro de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios. Con la firma
del Ministro, si es una Resolución, el trámite termina con la protocolización de la
misma y posterior envío a esta Dirección General para su archivo. En cambio si es
Decisión Administrativa, el expediente debe pasar por las distintas áreas de Jefatura de
Gabinete. En este caso, el trámite terminaría con la firma del Proyecto de Decisión
Administrativa por el Jefe de Gabinete, su protocolización y posterior envío al
Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios para que lo remitan a
esta Dirección General para su archivo. Es menester destacar que para iniciar el trámite
46
de renovación de una contratación se debe contar con la aprobación de la contratación
anterior ya que copia de la citada aprobación debe ser incluida en el expediente de
renovación.
b) En los expedientes que se presentaron ante vuestra auditoría figura una nota del
Secretario de Energía donde constan que son firmados ad referéndum. Esta sigla no
figura en los contratos ya que en su oportunidad, con la publicación del Decreto 577/03,
el área de Recursos Humanos del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública
y Servicios suprimió de los contratos el Ad Referéndum. Asimismo cabe destacar que a
través de los artículos 1º, 2º y 3º del Decreto 577/03, se establece que toda contratación
para que sea válida debe estar aprobada por Resolución Ministerial o Decisión
Administrativa, según fuere el monto de la remuneración mensual, por lo que cada
consultor, a través del citado Decreto, está debidamente notificado de que sus contratos
son ad referéndum. Con respecto al pago de honorarios, sin la correspondiente
aprobación de las contrataciones, se informa lo mismo que para el ejercicio 2005 que
los pagos se efectúan para todos aquellos contratos renovados en iguales términos,
previa la autorización del Subsecretario de Coordinación y Control de Gestión de
Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios para el inicio del
trámite de contratación. Esta decisión de continuar con los pagos se tomó a nivel
Ministerial a fin de dar continuidad de cobro a todo el personal contratado y por ende a
la actividad de la Secretaría y en nuestro caso a la actividad del proyecto, teniendo en
cuenta las demoras que se suscitan en el proceso de contratación.
Proceso de recontratación de consultores
No se tuvieron a la vista la emisión de evaluaciones de desempeño o documentación
equivalente por parte de la UCP al finalizar cada contrato, que respalden las
recontrataciones por locaciones de servicios para el primer y segundo semestres del 2006.
Comentario de la UCP: Comentario no procedente. (“Correspondiente al proceso de
recontratación de consultores se informa que en el punto 3.5 del Manual de Procedimientos aprobado por el
BIRF y la Secretaría de Energía se exime a los consultores individuales que integran la UCP de presentar
47
los informes parciales y finales, reemplazándoles por la aprobación de actividades de cada uno de ellos por
parte de la autoridad máxima del Proyecto.”)
Informes
a) Para la totalidad de los contratos auditados, no se tuvieron a la vista los informes de
avance y finales que contemplen las tareas desarrolladas por los consultores durante la
ejecución contractual. Ante nuestro requerimiento el Proyecto contesta que
los
consultores se encuentran eximidos de tal obligación, siendo este comentario
contradictorio con la obligatoriedad de la presentación de los citados informes según
surge de la cláusula 4.2 de los respectivos contratos de locación de servicios suscriptos
que se tuvieron a la vista (de avance a los 90 días y un final para cada contrato), y que
su presentación condiciona la recepción de las facturas relacionadas y en consecuencia
su posterior pago.
b) Los formularios denominados “Certificados de cumplimiento de contratosadministración del Proyecto” que se tuvieron a la vista emitidos por la UCP para la
liberación de honorarios, en su mayoría, carecen de fecha de recepción por parte de la
UCP, sólo consta en los certificados emitidos en noviembre 2006.
Comentarios de la UAF:
a) La cláusula 4.2 de presentación de informes figura en los contratos ya que no hemos
recibido por parte de la UCP una nota donde se solicite la eliminación de la citada
cláusula. En cuanto se reciba la orden, se procederá a efectuar el cambio para el
segundo semestre del ejercicio 2007.
b) Los certificados de cumplimiento de contrataciones vienen acompañados de las
facturas, los pagos de monotributo y una nota de envío, por lo que la constancia de
recepción figura en la nota de envió, no procediendo a firmar el resto de la
documentación.
48
Comentario de la UCP:
a) Se expresa que por error, se utilizó un texto de contrato anterior que incluía la cláusula,
se solicitará su omisión en futuros contratos a suscribir.
Recomendaciones: Tramitar las aprobaciones de la totalidad de la planta de personal
contratada por el Programa para el ejercicio, conforme lo dispuesto en el Art. 65 de la
L.11672 CPP (t.o. 2005) y la R. SH 545/98. No liberar pagos a los consultores, hasta tanto
no contar con los respectivos documentos aprobatorios. Notificar mediante nota a los
consultores -para que estos procedan a suscribirlas y datarlas- que los contratos que
suscriben se encuentran sujetos a la aprobación de autoridad superior. Dejar adecuado
respaldo documental sobre la justificación de las recontrataciones de los consultores,
realizando evaluaciones de desempeño por los contratos anteriores. Para el caso de los
contratos de locación de servicios se recomienda implementar un sistema de presentación
de informes ejecutivos periódicos que describan el desempeño y desarrollo de las tareas
para las cuales han sido seleccionados. La UAF debe Intervenir por su recepción los
certificados de cumplimiento elevados por la UCP.
7- APORTE GOBIERNO ARGENTINO (GOA) – COMISIONES BANCARIAS
Observaciones:
a) Para la conversión a dólares de los aportes/inversiones de contrapartida local se aplicó
el tipo de cambio 3,062 (vendedor BNA del 29/12/2006), sin tener en cuenta la fecha de
efectivo desembolso y/o pago de los mismos. De la revisión por muestra no surgen
diferencias significativas ya que no existieron variaciones importantes en el tipo de
cambio durante el ejercicio.
b) De la revisión de los expedientes tramitados por el Programa para el reintegro del GOA
(pago del pari-passu del aporte nación y de gastos bancarios) se observa que entre la
fecha de inicio del expediente y la fecha del efectivo desembolso de los fondos al
Programa transcurre un promedio de 21 días (entre rangos: mínimo de 9 días y máximo
de 50 días).
49
c) No se tuvo a la vista documentación emitida por el BNA (liquidaciones, acuerdo) por
los cuales el Proyecto verificó en el ejercicio 2006, los distintos porcentajes, y/o
importes cobrados por éste en concepto de gastos por transferencias bancarias. Se
exponen a modo de ejemplo los siguientes casos:
Transferencia
en $
Comisión en
$
Comisión sin
iva en $
%
400,00
121,00
100,00
Fijo (*)
35.546,22
172,04
142,18
0,40%
37.661,74
182,29
150,65
0,40%
45.501,45
121,00
100,00
Fijo
147.399,22
624,24
515,90
0,35%
205.528,05
121,00
100,00
Fijo
267.743,86
1.133,89
937,10
0,35%
345.908,64
121,00
100,00
Fijo
2.099.078,81
121,00
100,00
Fijo
(*) en este caso la comisión representa el 25% del importe a transferir
Comentarios de la UCP:
a) Para los aportes de contrapartida local, se aplicó el tipo de cambio vendedor al cierre
(BNA del 29/12/2006), considerando que la variación promedio anual del valor dólar
no fue significativa.
b) Estos plazos no dependen del Proyecto, ya que el trámite es llevado a cabo en las
dependencias ministeriales. Hemos trabajado intensamente con la intención de
reducirlos, sin éxito hasta la fecha.
Comentarios de la UAF:
c) Se informa que el Banco de la Nación Argentina no remite en forma periódica, junto
con cada transferencia solicitada, los comprobantes que dieron origen a la misma donde
figuren los gastos de comisión y transferencia y el IVA correspondiente, razón por la
cual en la mayoría de los casos los citados gastos se calculan por diferencia entre el
monto solicitado vía nota de la DGCyAF, y el que figura en el extracto bancario al
cierre de cada mes, para efectuar las conciliaciones bancarias correspondientes.
50
Recomendaciones: Requerir ante el BNA la entrega del acuerdo – instructivo - donde
consten los gastos en concepto de transferencias que cobra. Realizar las gestiones para que
los fondos de contrapartida local se encuentren disponibles en las cuentas bancarias del
Programa para que las comisiones y gastos bancarios sean afrontados con estos, y para que
el aporte por gobierno argentino (GOA) se pueda efectivizar al proveedor conjuntamente
con los fondos de la fuente externa. Aplicar el tipo de cambio observado para los aportes
locales.
8- AVISO GENERAL DE ADQUISICIONES (AGA)
Observación: Dadas las enmiendas formalizadas para ambos convenios de préstamo y de
donación, y que estas contemplan entre otras, la extensión de la fecha de cierre y la
incorporación de las Parte E del Programa (Sistemas de Energía Solar Térmica) y F
(Inversiones para demostración de uso eficiente de la energía), no se procedió a realizar
una nueva publicación del AGA a efectos de actualizar los términos del mismo.
Comentario de la UCP: No resulta necesaria realizar una actualización del Anuncio
General de Adquisiciones fundamentada en la modificación o inclusión de actividades
del/al proyecto como las que se efectuaron mediante las sucesivas enmiendas a los
convenios de préstamo y donación dado que las mismas no modifican los ítems que
requieren de publicación (Datos del prestatario, finalidad del préstamo, magnitud de las
adquisiciones, etc.).
Recomendación: Realizar gestiones ante el Banco para actualizar el AGA, a efectos de
que posibles interesados en participar en los procesos de adquisiciones del Programa, estén
en conocimiento de la continuidad del Proyecto.
9- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Observación: El manual de procedimientos del Proyecto que fuera aprobado por el Banco
en el ejercicio 2004, no se encuentra integrado con aquellos procedimientos administrativocontables vigentes que involucren a los pagos realizados mediante transferencias por el
51
Proyecto a las provincias, como así del resto de los aportes locales relacionados con estos.
Este no se integró con la versión actualizada del manual de uso del sistema contable
utilizado por el Programa.
Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta en el próximo ejercicio.
Recomendaciones: El manual de procedimientos administrativo-contable del Proyecto,
debe brindar los lineamientos básicos necesarios para lograr una administración coordinada
y fluida de la totalidad de las operaciones realizadas por el Programa, y así también
incorporar/contemplar las recomendaciones expuestas en el presente Memorando.
10-CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE´S)
Observaciones: De la revisión por muestra de las solicitudes de retiro de fondos y
documentación anexa, tramitadas y/o desembolsadas durante el ejercicio 2006 (SOE´s GEF
N° 20 a 24; y SOE´s BIRF N° 27 a 34) surgieron consideraciones a formular que de ser
implementadas o puestas en práctica por el Proyecto facilitarían las tareas de conciliación,
y control de los mismos:
a) Los SOE´s que se tuvieron a la vista fueron confeccionados sobre la base de planillas de
cálculo, no siendo emitidas directamente por el sistema de gestión utilizado por el
Programa. (por ejemplo en el SOE 20 GEF existe un error formal en el porcentaje donde
dice 25% es 75%, no afectando los importes rendidos).
b) En la mayoría de los casos, solo cuenta con sello de recepción por parte del Banco, la
copia de la nota de elevación de la solicitud, y no así el resto de la documentación que
acompañan los SOE´s, certificando que la documentación anexa que lo integra, es la
presentada ante el Banco. Asimismo, la UAF una vez que cuenta con la versión
computadorizada definitiva de los mismos debe formalizar la entrega de una copia de
resguardo en poder de la Coordinación del Proyecto para dejar en sus archivos, y
posteriores fines de auditoria, y/o control.
c) No se pudo realizar el cotejo por fuente de financiamiento entre los importes
informados como procesados para cada categoría de gasto al 31/12/2006 en los reportes
52
del BIRF por cada préstamo, con los expuestos en el estado de inversiones acumuladas
en dólares en atención que estos no muestran cifras por separado para cada fuente BIRF
y GEF, el procedimiento se realizó por cifras acumuladas para ambos proyectos,
surgiendo una diferencia neta de USD 15.316,46 a conciliar por el Programa:
Inversiones al 31/12/2006
Estado de inversiones (BIRF/GEF)
USD
10.618.171,00
Procesado por BIRF (Banco)
7.981.619,99
Procesado por GEF (Banco)
1.285.758,05
Total según Banco al 31/12/06
9.267.378,04
A conciliar
Inversiones 2006 BIRF justificadas en
2007 según UCP
Inversiones 2006 GEF justificadas en
2007 según UCP
Inversiones 2006 BIRF aprobadas por el
Banco en 2007
Inversiones 2006 GEF aprobadas por el
Banco en 2007
1.350.792,96
Inversiones conciliadas
1.335.656,50
A conciliar UCP/BIRF (*) USD
1.079.717,56
97.455,14
113.995,93
44.487,87
15.136,46
(*) Esta diferencia incluye USD 5.477.- incluidos por la UCP en los estados financieros por los gastos
bancarios reembolsables (BIRF/GEF) pendientes de reintegro por la TGN al 31/12/2006, cifra que
debe ser primero conciliada a su vez entre la UCP y la UAF, y realizar el correspondiente ajuste en
los estados contables del próximo ejercicio, de corresponder.
Comentario de la UCP:
c) La apertura por fuente será considerado en la incorporación al sistema UEPEX.
Comentarios de la UAF:
a) Los SOE’S son confeccionados por la UAF dependiente de esta Dirección General, a
cargo de las solicitudes de desembolsos ante el Banco Mundial. El modelo de las
planillas de los certificados de gastos, se realiza en excel, adoptado del Manual de
Desembolsos del Banco Mundial y aceptado por la División de Desembolsos, encargada
de procesar las solicitudes y posterior pago, sin tener al respecto observación alguna por
parte del citado Organismo. En cuanto al error marcado en el ejemplo, se informa que
un error formal involuntario, y no afectando los importes rendidos, dicha observación
será considerada para las futuras presentaciones de solicitudes de desembolsos.
53
b) La documentación integrante de las solicitudes de desembolsos se presentan en sobre
cerrado ante la mesa de entradas del Banco Mundial, quienes recepcionan el mismo y
sellan la copia de la nota de envío, resultando la citada copia como recibo aceptable para
esta área como constancia válida de entrega. Asimismo se informa que una vez
aprobado el desembolso por parte del BM, se envían por mail los certificados de gastos
a la UCP, para sus registros, pudiendo la citada área tener acceso a nuestros archivos
para consulta y sacar copias de toda la documentación al respecto que requieran.
Recomendaciones: Implementar los procedimientos observados, y mantener los controles
administrativos al confeccionar los certificados de gastos a fines de minimizar los riesgos
de no emitirlos directamente del sistema. Mantener conciliaciones detalladas por categoría
de gasto y por fuente de financiamiento externo entre las inversiones incluidas en el estado
de inversiones en dólares, con los importes procesados por rendiciones de gastos por el
Banco e informados en sus reportes.
11- REGISTRO GENERAL DE BIENES
Observaciones: 1) La UCP no lleva un registro general de los bienes adquiridos con los
fondos del Programa, incluyendo no solamente los equipos adquiridos para la UCP sino
también la totalidad de los equipos instalados en las provincias; se llevan planillas por
provincia. 2) Con respecto a los bienes de la UCP el registro lo mantiene el Area de
Patrimonio del Ministerio de Economía. No se tuvo a la vista copia del inventario al
31/12/2006 emitido por Patrimonio, debidamente intervenido por el Programa por su
conformidad.
Comentarios de la UCP: La
UCP solicita a las Provincias el listado de equipos
instalados, con indicación de las coordenadas geográficas y nombre del beneficiario. No se
mantiene inventario de esos bienes en la UCP, porque son propiedad de la Provincia.
Con respecto a los bienes de la UCP, el inventario de los mismos es mantenido por el Area
de Patrimonio, se solicitó al área de Patrimonio del Ministerio de Economía que se nos
provea el inventario de bienes.
54
Recomendaciones: La UCP debe contar con el Registro General de Bienes, que contemple
el registro de la totalidad del equipamiento adquirido para la UCP como así también para
las unidades ejecutoras provinciales, y el cual debe ser integrado con los listados de
equipos instalados en las distintas provincias participantes.
12-INFORMES DE AVANCE PRESENTADOS AL BANCO
Observación: Los informes de avance del Proyecto N° 21 y 22 correspondientes al
ejercicio 2005 y 2006 que se tuvieron a la vista, son ejemplares con hojas sueltas, no se
encuentran inicialados en todas sus hojas, carecen de firma del responsable del Proyecto,
existen fojas que lo integran (información financiera) que no se encuentran numeradas, y
no fue intervenido por el Banco en su carátula por la recepción que permita constatar que
responden a los entregados, dicha recepción surge de las notas de elevación.
Comentario UCP: El procedimiento que utiliza la UCP para envío de información a
organismos externos, incluye la utilización del sector Expedición del Ministerio de
Economía, puesto que la documentación se envía en sobre cerrado, se genera un Remito
interno de envío en el que se hace referencia al contenido del sobre, este comprobante es
sellado por la mesa de entrada del Banco y es remitido a esta UCP constituyendo el
“Comprobante de Recepción” de la documentación referida en el mismo. El archivo en
forma separada de este comprobante y de la copia del Informe en cuestión, responde a una
metodología de archivo propia de esta UCP que contempla la separación de informes y
correspondencias. Oportunamente y a los fines de dinamizar los procesos, se ha acordado
con el Banco Mundial la validez del envío de documentación en forma electrónica así
como la no necesidad de inicialar las páginas de las mismas y en caso particular el de los
informes de avance dado a que están enumeradas y citan al pie el número de informe al que
corresponden. En casos excepcionales se ha omitido en el anexo financiero esta
numeración dado que la información que contiene se extrae tanto de la contabilidad como
de la base de datos de inversiones que posee la UCP lo que vuelve engorrosa la
compaginación.
55
Recomendaciones: La UCP debe dejar para sus archivos un juego de los informes
certificados como copia fiel del original incorporando los procedimientos observados no
sólo para fines de auditoría, sino para dejar adecuada evidencia documental de estos
documentos en los archivos del Proyecto, y que dichos ejemplares corresponden a los
emitidos y aprobados por las autoridades del Proyecto, y remitidos al Banco en
cumplimiento a los compromisos contractuales.
13-CONVENIOS DE PARTICIPACION CON LAS PROVINCIAS
Observaciones: De la lectura de los convenios de participación y enmiendas suscriptos en
el ejercicio 2006, que se tuvieron a la vista surge que:
a) No se tuvieron a la vista las correspondientes ratificaciones provinciales de los
convenios de participación suscriptos en el 2006 (Entre Ríos y de Formosa).
(aprobación legislativa, dictámenes jurídicos, otros de corresponder), teniendo en cuenta
los compromisos asumidos por éstas.
b) En la adenda suscripta el 12/05/2006 con la provincia del Chaco, no consta la firma por
parte del Secretario de Energía.
Comentario de la UCP:
a) Por razones de operatividad y tal como se informara oportunamente se efectuó una
priorización de las provincias para la ejecución del proyecto, fundamentada en el grado
de avance de las mismas, en esta priorización están excluidas las provincias de Entre
Ríos y Formosa. En cuanto a esta última provincia hubo una reactivación en el presente
año con lo cual se está gestionando la documentación correspondiente.
b) Respecto a Chaco: Dado a las demoras incurridas en el proceso de firma y ante la
inminente modificación de los convenios de préstamo y donación, se optó por esperar a
la concreción de la misma manera de incorporar los cambios que en esta se produzcan.
Actualmente dicha enmienda se encuentra en proceso de firma por parte de la
Secretaría de Energía.
56
Recomendaciones: Obtener al momento de las suscripciones de los convenios las
correspondientes ratificaciones provinciales, y requerir aquellas por las cuales no se
obtuvieron oportunamente.
14-APORTES MINISTERIO DE EDUCACION
Observaciones: De la respuesta a nuestra circularización por parte del Ministerio de
Educación, Ciencia y Tecnología (MECyT) por la cual informa los desembolsos para el
ejercicio 2006, y el cruce con los aportes contabilizados por el Proyecto, surgieron
diferencias que fueron elevadas al Programa para su conciliación. La UCP contabiliza los
aportes en la medida que se reciben de las unidades ejecutoras los certificados debidamente
aprobados y las facturas por estos fondos, no adjunto información del Ministerio por su
autorización. A efectos de conciliar las cifras, esta auditoria debió requerir al Ministerio la
remisión de las Resoluciones emitidas por la Subsecretaría de Coordinación Administrativa
(SSCA) del MECyT -aprobatorias de las transferencias y que en algunos casos fueron
emitidas en ejercicios anteriores-, ya que el Proyecto no contaba con las mismas, y con la
información correspondiente a las autorizaciones de los pagos. No se tuvo a la vista la
formalización por parte de la UCP en un único documento del circuito de fondos desde que
se compromete la obligación por parte del ME, hasta el pago final al proveedor y
contabilización por parte del PERMER, como así tampoco se establecieron mecanismos de
conciliación y remisión de documentación periódicamente entre el ME y la UCP.
Comentarios de la UCP: Con respecto a las diferencias entre la información provista por
el Ministerio de Educación y los registros contables PERMER por el aporte educación
ejercicio 2006, se informa que las mismas corresponden a los certificados de la Provincia
Nº 3, del contrato y ampliación del contrato, para la provisión de 178 escuelas en la
provincia de Salta, contabilizados por el proyecto en el mes de julio de 2006 por un
importe de $ 95.670,68 y $ 14.326,52 respectivamente, dichos aportes de educación serán
ajustados en el ejercicio 2007. Con respecto al circuito de fondos se tendrá en cuenta en
próximos ejercicios.
57
Recomendación: Establecer con el Ministerio de Educación procedimientos en las que se
contemplen canales de información y/o comunicación con el Proyecto a efectos de contar
oportunamente con la información, y mantener debidamente conciliadas las cifras en
concepto de estos aportes.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- CONSULTORES INDIVIDUALES
Observación: Para un consultor contratado como “asistente técnico”, no se tuvo a la vista
documentación que justifique los motivos del incremento de honorarios, no obstante ello se
visualizaron notas solicitando las autorizaciones correspondientes al incremento.
Comentario de la UAF: Para el consultor contratado como asistente técnico figura una
nota firmada por el coordinador del Proyecto, avalada por el Subsecretario de Energía
Eléctrica donde se solicita el cambio de monto. Asimismo también se cuenta con la no
objeción por parte del Banco Mundial. Toda esta documentación fue remitida a la
autorización del Subsecretario de Coordinación y Control de Gestión del Ministerio de
Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios, la cual fue emitida sin objeción
alguna.
Recomendación: Dejar evidencia documental de los motivos que justifican los
incrementos de honorarios al recontratar a un consultor bajo un mismo término de
referencia.
2- EJECUCION FINANCIERA (Desembolsos)
Observación: Siendo el séptimo ejercicio de ejecución del Programa, se desembolsó al
31/12/2006 sólo el 15,36% del monto de la Donación del GEF (USD 10.000.000.-), y el
33,27% del monto del Convenio de Préstamo (USD 30.000.000.-).
58
Comentario de la UCP: Lo ejecutado y comprometido formalmente hasta la fecha (julio
2007) es de U$S 21.200.000 y las licitaciones en curso por un monto de U$S 4.700.000 de
los fondos BIRF. Con respecto a los fondos GEF, las licitaciones en curso es por un monto
de U$S 4.500.000 y se está a la espera de la decisión por parte del Banco Mundial, en
cuanto a la modificación que permitirá la utilización integral de la donación.
Recomendación: Realizar las tratativas y gestiones pertinentes a efectos de dar
cumplimiento oportuno a los objetivos establecidos y a los cronogramas de desembolsos
previstos.
3- REINTEGROS DE APORTES NACION (Gastos y comisiones bancarias/iva)
Observación: El importe equivalente de USD 5.477.-, expuesto en los estados financieros
en dólares como saldo adeudado por la TGN ($ 5.037,63), no son representativos del
importe en pesos que surge de la contabilidad, la diferencia se origina en que la UCP al
momento que estos gastos son reintegrados, y procede a la reclasificación contable a
cuentas de de gastos bancarios con aporte local no respeta el tipo de cambio o el valor de
dólar equivalente al momento de producido el gasto. Asimismo, no nos fue proporcionado
el analítico correspondiente para constatar las cifras imputadas en el estado de inversiones
en dólares columnas (Local - BIRF – GEF), a efectos de validar la conversión a dólar de las
reimputaciones contables del ejercicio 2006 por $ 59.499,48 de los fondos reintegrados por
el GOA (por inversiones).
Cuenta 1.1.4.6
Gastos Bancarios BIRF Cuenta 967/38
53.356,05
Cuenta 1.1.4.7
Gastos Bancarios GEF Cuenta 936/08
4.946,89
Cuenta 1.1.4.10
Gastos Bancarios BIRF Cuenta 340632/4
Cuenta 1.1.4.11
Gastos Bancarios GEF Cuenta 340629/4
Pesos
598,27
598,27
59.499,48
Comentario de la UCP: En los estados financieros en dólares, los gastos bancarios
reembolsados, fueron convertidos al dólar del cierre del ejercicio, tipo de cambio vendedor,
considerando que la variación promedio anual del valor dólar no ha sido significativa.
59
Recomendación: Mantener un registro del importe en dólares contabilizado para estos
pagos, e incluidos en los estados financieros, para que al momento de su reintegro y al ser
reclasificados a las cuentas de inversiones por la fuente local respectiva, no se produzcan
en esta moneda variaciones en los importes efectivamente erogados. La reclasificación
debe ser realizada a los dólares en los que fueron originalmente imputados en el estado de
inversiones correspondientes (columna BIRF- GEF de reembolsables).
4- ASISTENCIA TÉCNICA (FIRMAS CONSULTORAS)
“Estudio para mejorar el conocimiento y la promoción de oferta hidroeléctrica en
pequeños aprovechamientos”:
PROINSA
“Proyecto
de
Ingeniería
Sociedad
Anónima” Contrato del 31/01/2006 por $ 187.060 + $ 39.282,60 (IVA)
Observaciones: De la revisión de los antecedentes de contratación y pagos contabilizados
durante el ejercicio 2006, para una firma consultora, por un importe de $ 223.513,32/ USD
73.663,87 surgieron las siguientes consideraciones a formular:
Archivos
Observación: Surgieron al momento de realizar el relevamiento observaciones sobre la
falta de documentación y/o sobre la carencia de sellos de intervención por la recepción de
la información en los archivos proporcionados. Se aclara que ante nuestro reclamo el
20/07/2007, el Programa y la Dirección Nacional de Promoción (DNPROM) nos aportó
documentación sustantiva para el seguimiento oportuno del proceso, como respuesta a
nuestra nota con observaciones, entre ellos correos electrónicos mantenidos con el Banco,
información que debería haber integrado el expediente original.
Comentario de la UCP: Serán tenidos en cuenta.
Antecedentes
a) Carece de sello de recepción la nota emitida por la Dirección Nacional de Promoción
(DNPROM) Nº 40/2005 el 12/04/2005 mediante la cual solicita a la Subsecretaría de
Energía Eléctrica (SSEE) autorización para dar inicio al proceso de selección para
60
financiar el estudio bajo el PERMER. En fecha 20/07/2007 el Programa nos aportó
nuevamente la citada nota DNPROM pero con otra fecha de emisión 19/05/2005, y sin
sello de recepción. No obstante ello, se nos proporcionó desde el sistema informático
sobre seguimiento de notas, en donde consta que fueron remitidas y aceptadas en
fechas 12/04/2005, y 19/05/2005 respectivamente.
b) Si bien se cuenta con la
aprobación de la SSEE inserta al pie del Memorando
DNPROM Nº 20/2005 del 23/05/2005, no consta en el expediente documentación por
la cual se remiten las actuaciones al PERMER para su consideración, y conformidad.
c) No se tuvo a la vista documentación suscripta por responsable del PERMER por la cual
se formalice: 1) La definición del componente, y subcomponente del Apéndice 2 del
convenio de préstamo en la que se encuentra incluida esta adquisición. 2) El
presupuesto estimado y sus fuentes de financiamiento. 3) El método de selección a
llevar a cabo. 4) El proceso de búsqueda y de conformación de la lista corta. 5) El plazo
para presentar el pedido de propuestas. 6) Cronograma de tareas. y 7) Todas aquellas
otras especificaciones que hacen al proceso a llevar a cabo.
d) Con relación al “Pedido de Propuestas” (PP) N 1/05: 1) No se tuvo a la vista la
formalización de la aprobación por parte de la UCP, sólo se cuenta con la no objeción
del Banco. 2) Su fecha de emisión es setiembre-2005, y en los Términos de Referencia
(TOR´s) que incluyen, se expone que la fecha de inicio probable de la consultoría
corresponde a “agosto 2005” un mes antes (foja N° 48), y en foja N° 27 dice
28/11/2005, y 3) No se encuentra inicialado por responsable de la UCP, sólo consta la
leyenda “es copia” en el reverso de cada foja que lo integra.
e) En el apartado información para los consultores del PP en la cláusula de referencia 1.11
se indican que en el contrato, no se incluyen cláusulas sobre fraude y corrupción.
f) No se establecieron cláusulas sobre la presentación de declaraciones juradas de
incompatibilidad/elegibilidad o conflictos de interés con el Programa o con el
contratante, para el personal clave que fuera afectado a las tareas por parte de las firmas.
g) En el apartado “Perfiles de los consultores” del PP se establecieron seis disciplinas de
profesionales a requerir, pero no se definieron específicamente los puestos a cubrir por
61
cada uno de ellos, los requisitos deseables y obligatorios, y se expone genéricamente
que, por lo menos, se deben cubrir cuatro perfiles.
h) En el PP Sección Términos de Referencia (foja N ° 48) se estimaron los siguientes
recursos: profesional senior: 27 meses/hombre y personal de apoyo/campo: 4,5
meses/hombres. No surge de la información que se tuvo a la vista si la extensión en un
mes y medio más de la duración de la tarea (Circular N º 2) incidió en los
meses/hombres estimados originalmente. Nos remitimos a lo observado en r) siguiente.
i) En el PP no se estableció el requisito de la presentación de información legal y
financiera de las empresas participantes.
j) Adicionalmente a lo ya observado para el sistema de archivos, se informa que al
momento de las tareas de campo entre la fecha de la nota de inicio (12/04/2005) y la
documentación archivada que le sigue (solicitud de designación de agentes para integrar
el comité de evaluación de ofertas), media un lapso de cuatro meses en los cuales no
existieron actuaciones o no fueron incorporadas en el expediente.
k) No se tuvo a la vista documentación que evidencie el proceso y/o metodología de
búsqueda y selección de las seis firmas que integran la lista corta del PP, ni la
correspondiente aprobación de la misma por parte del Programa. El listado surge
directamente del cuerpo del PP.
l) Respecto a la Comisión Evaluadora de Ofertas: 1) No se tuvo a la vista documentación
por la cual se informe por cuantos miembros va a estar integrada cada comisión de
evaluación (ofertas técnicas, propuestas financieras y combinada de ofertas). 2) Los
sectores a los que deben pertenecer sus integrantes. 3) Sus funciones. 4) Cronograma de
tareas estimado. 5) No se tuvo a la vista documentación por la cual los integrantes de las
comisiones evaluadoras manifiestan al momento de aceptar el cargo, que se
comprometen a informar cualquier conflicto de interés que pudiera surgir entre ellos y
las firmas proponentes.
m) No se tuvo a la vista documentación por la cual los tres integrantes de la comisión de
evaluación de ofertas técnicas se notificaron del cargo. El memorando DNPROM Nº
40/2005 de notificación a los integrantes que se tuvo a la vista: carece de sello de
62
recepción, de fecha de emisión, y fue suscripto por el coordinador del PERMER cuando
corresponde a un memorando de la DNPROM.
n) Con respecto a las circulares del proceso emitidas se observa: 1) No se tuvo a la vista
constancia de envío y recepción de la Circular Nº 1 por parte de las firmas de la lista
corta. 2) No se tuvo a la vista el acta de la reunión del 19/10/2005 citada en las
circulares Nº 1 y 2 y en la cual se realizaron las modificaciones a los TOR´s (extensión
del estudio de 135 días a 180 días, y el consecuente calendario de presentación de
informes, entre otras). Se nos elevó una minuta, en fecha 24/07/2007, que carece de
firmas. 3) Las circulares Nº 2 y 3 fueron remitidas por correo electrónico no constando
su recepción. 4) Las circulares en su totalidad carecen de firma del responsable de su
emisión, y aprobación.
o) No constan los sobres originales en los cuales se remitieron las ofertas que se tuvieron a
la vista indicando la recepción (fecha y hora) por parte del PERMER. Esta información
fue obtenida del acta suscripta el 31/10/2005 por el escribano adscripto de la Escribanía
General de la Nación.
p) A fojas refoliadas N° 111 a 126, existe información elevada el 01/12/2005 por
PROINSA que complementa su propuesta financiera presentada el 31/10/2005. No
constando evidencia en el expediente de los motivos de tal presentación.
q) En el documento por el cual se analizaron las propuestas financieras al pie del cuadro de
evaluación se expuso la leyenda: “Decreto 1184? Habría que pedir ddjj respecto de
incompatibilidades”, sin ningún tipo de aclaración adicional al respecto, ni de
documentación que lo avale.
r) Teniendo en cuenta lo observado en h) precedente, se observan diferencias entre los
meses/hombres transcriptos en el cuadro confeccionado por la comisión evaluadora y de
su comparativo con los valores estimados en el PP (Sección 5. punto 7. Recursos
estimados), no siendo aclarada esta situación por la citada comisión.
Meses/hombre
(m/h)
consultor
PP
(estimacion
m/h)
27
propuesta
propuesta propuesta propuesta
4
1
2
3
(ganadora)
44
27
apoyo
4,5
8
6
totales
31,5
52
33
63
41,51
36
0
6
41,51
42
Asimismo, se informa que la firma que obtuvo el menor puntaje en la evaluación
técnica, quedó en primer lugar en la evaluación combinada (técnica – financiera), en
atención que el precio ofertado por ésta es menor en un 32%, 69%, y 99% con el resto
de los precios propuestos.
Diferencia entre
precios/la menor
oferta
Propuesta N°
%
$
oferta
99,03%
185.252.-
372.312.-
68,85%
128.790.-
315.850.-
32,28%
60.390.-
1
2
3
247.450.-
4
187.060.-
puntaje técnico
Puntaje
combinado
97 (1ª)
88 (3ª)
93 (3ª)
86 (4ª)
94 (2ª)
90 (2ª)
92 (4ª)
94 (1ª)
s) Carece de fecha de emisión el memorando recibido por la DNPROM el 07/12/2005, por
el cual la comisión eleva la evaluación combinada de ofertas.
t) No se tuvo a la vista documentación emitida por el Programa y/o por la SSEE por la
cual se aprueba lo actuado por la comisión y se procede a la adjudicación del contrato.
u) La nota DNPROM 11/2006 del 26/01/2006 por la cual se eleva el proyecto de contrato a
suscribir a la SSEE carece de sello de recepción. Asimismo, entre la emisión de dicha
nota y la no objeción del Banco (15/12/2005) transcurrieron 40 días. Carece de sello de
recepción la Nota SSEE 0059 del 27/01/2006 dirigida a la SE.
v) La nota de la firma consultora ganadora solicitando el reemplazo del Ing. Calafiore integrante del equipo de trabajo- por el Ing Santarelli, si bien fue recibida en el
Programa el 06/02/2006, fue emitida el 30/01/2006, por lo tanto la firma consultora se
encontraba, a la fecha de firma del contrato 31/01/2006, en conocimiento de la situación
y debería haber manifestado que uno de los recursos oportunamente evaluado no iba a
estar disponible. Asimismo, esta situación prorrogó el inicio de las tareas ya que la
firma presentó una nota el 02/02/2006 informando que demoraba el inicio de las tareas
hasta el 13/02/2006 por atrasos en la conformación del equipo para el estudio.
w) Los dos profesionales mencionados en el punto precedente son ingenieros, y el puesto
asignado era “especialista economista”, nos remitimos a lo observado en g) precedente
sobre la falta de definición de perfiles en el PP.
64
x) Se informa que entre el pedido por parte de la DNPROM de la realización del estudio
(abril-2005) a la SSEE, y la firma del contrato con la firma adjudicataria (enero-2006)
transcurrieron nueve meses.
Comentarios de la UCP y de la DNPROM:
a) Se cuenta con la comunicación de la documentación solicitada.
b) Sin comentarios.
c) Sin comentarios.
d) 1) Se cuenta con no objeción del Banco del 23/09/2005, 2) Los TOR´s son el primer
documento que se elabora y por lo general contiene fechas estimadas o deseables, los
tiempos transcurridos entre la elaboración del pliego de Pedido de Propuesta obedecen
al proceso de negociación y ajustes en los mismos. 3) Sin comentarios.
e) Para la no objeción, el Banco usa como documento base para su autorización el que
contenía el error, enviado el 14 de setiembre (PP PAH 12-09-05), y no el correcto que
había recibido el día 15 de setiembre (PP PAH 15-09-05). Lamentablemente, no se
cayó en la cuenta del error cometido y se utilizó este documento para el llamado.
f) Comentario no procedente. (“Se respondieron oportunamente”).
g) Comentario DNPROM: El contrato firmado incluye los perfiles y antecedentes de los
seis integrantes del equipo técnico asignado por la empresa para realizar el estudio, de
los que se infiere que sus títulos de grado y/o antecedentes profesionales cubren
adecuadamente las seis disciplinas orientativas especificadas en los términos de
referencia del pedido de propuestas efectuado.
h) Comentario DNPROM: La extensión del plazo original no tuvo impacto en el
presupuesto asignado.
h) A nivel complemento de la respuesta otorgada por la DNPROM, se informa que el
incremento del plazo para la realización de las actividades se efectuó como medida
preventiva a las dificultades en la entrega de información, por parte de las provincias,
que pudieran surgir como consecuencia del período vacacional, No obstante, cabe
aclarar que por tratarse de un contrato de locación de obra, la variación en la duración
65
de las actividades no impacta ni en la cantidad de meses/hombres ni en los resultados
de estudio en cuestión.
i) Sin comentarios.
j) Comentario DNPROM: El tiempo aludido es el que insumió la definición completa
del estudio, la confección de los TDR, la incorporación de sugerencias efectuadas por
el Banco Mundial a los PP, la convocatoria e información a los consultores que
manifestaron interés, y la recepción final de las propuestas.
k) Comentario DNPROM: Se conformó una primera lista “larga” desde un registro de
profesionales y empresas disponibles en la DNPROM sobre la que se preseleccionaron
las seis empresas que integraron finalmente la lista corta mencionada, que sobre la base
de una evaluación expeditiva poseían los mejores antecedentes para realizar el estudio.
Se valoró especialmente la experiencia previa en trabajos similares.
l) Comentario DNPROM: no da respuesta a los puntos solicitados. (“La designación
aludida consta en la Nota SSEE 759/2005”).
m) Es una designación dentro de las funciones que los agentes desarrollan en la Secretaría
de Energía, hecha por una autoridad superior a la cual solo pueden excusarse en caso de
incompatibilidad, no existente en este caso.
n) Comentario DNPROM: La extensión de un mes y medio en el plazo original y la
redefinición del calendario previsto, no se efectuó en el transcurso de la reunión
aludida, aunque si obedeció a una solicitud formulada por la totalidad de las cuatro
empresas presentes en ella.
o) Los sobres fueron entregados en el mismo acto de la apertura tal como se refleja en el
acta labrada por la escribana interviniente y que integra el expediente entregado.
p) Comentario DNPROM : El agregado corresponde a un desglose faltante en la propuesta
financiera que la firma ganadora omitió al momento de hacer su presentación.
q) La comisión evaluadora de las ofertas hace notar que podría haber incompatibilidad si se
formalizara un contrato con el régimen del Decreto Nº 1184, firmado con el consultor
Ing. Calafiore el 1º de febrero de 2005 para efectivizar el proyecto hidroeléctrico en
Gobernador Gregores. Dicho contrato llevaba un largo camino administrativo y aun no
se concretaba. Ante esa perspectiva se hace una reunión con la firma consultora y esta
66
recompromete a que en caso de formalizarse dicha contratación antes o durante la
ejecución del contrato de PROINSA, el Ing. Calafiore seria sustituido por el Ing.
Santarelli que contaba con similares calificaciones profesionales. El día 30 de enero de
2006 la DNPROM es notificada de la aprobación del mencionado contrato y solicita
con nota formas a la consultora concretando el reemplazo previamente acordado. Dicha
nota es entregada al proyecto el día 6 de febrero.
r) Por tratarse de una locación de obra, de acuerdo a lo expuesto en el punto h)
precedente, la información sobre la cantidad de meses /hombres prevista para la
realización de una determinada tarea, se estima y se da como dato para indicar el nivel
de profundidad del estudio a realizar (alcance del estudio) y orientativo para la
cotización.
r) Comentario DNPROM: “Respecto al cuadro aludido, la comparación relativa de ofertas es la siguiente:
la oferta ganadora es 49,7%, 40,7% y 24,4% mas barata que las tres restantes.
s) La fecha válida es la que obra al pie, en sello de esta UCP, como fecha de recepción.
t) La DNPROM es la responsable, por parte de la Subsecretaría de Energía, de la
ejecución de este componente, y es quien aprueba lo actuado dando su acuerdo al
citado memorandum.
u) Comentario DNPROM: Los 40 días transcurridos obedecen a demoras involuntarias
originadas en los feriados de fin de año y en la licencia de funcionarios por época de
vacaciones
v) Ver punto q).
w) Comentario DNPROM: Valga la misma aclaración del punto g).
x) Los atrasos incurridos, desde el inicio del proceso hasta su concreción con la firma del
contrato, responden a: 1) atraso en la aprobación, por parte del Banco, de los TORs, 2)
los tiempos del proceso de firmas de las autoridades.
Contrato-Pago e Informes
a) Se realizaron modificaciones a lo establecido contractualmente en la fecha prevista de
inicio y en el calendario establecido para la presentación de los informes de avances y el
informe final, que no fueron formalizadas mediante acto administrativo indicando las
67
condiciones modificadas al contrato incorporándolas a un documento suscripto por
ambas partes. Esta condición también surge de las CGC 2.4 que integran el contrato. El
contrato original establecía un plazo de 180 días, siendo la duración efectiva de 280
días.
Calendario de presentación de informes
Contrato
con Proinsa
Nota
DNPROM
02/02/2006
Inicio de trabajos
5/02/2006
13/02/2006
13/02/2006
Plan de trabajo
20/02/2006
28/02/2006
01/03/2006
Preliminar NOA NEA
Preliminar CuyoCentro
22/03/2006
30/03/2006
31/03/2006
21/04/2006
02/05/2006
Preliminar Comahue
21/05/2006
29/05/2006
29/07/2006
12/07/2006
Preliminar Patagonia
20/06/2006
28/06/2006
28/08/2006
09/08/2006
Definitivos, y ejecutivo
04/08/2006
14/08/2006
Informe a presentar
Duración total
Nota
DNPROM
04/07/2006
Fecha
entrega
real de
informes
Fecha de
presentación
de informe
con
correcciones
27/04/2006
30/05/2006
180 días
07/09/2006
20/11/2006
280 días
b) Relacionado con lo expuesto en a) precedente se observa que las dos notas de prórrogas
que se tuvieron a la vista emitidas por la firma consultora para la presentación de los
informes de las regiones de Cuyo, Comahue, y Patagonia no exponen una fecha
estimada o cierta de presentación de los trabajos y sustentan las demoras en la obtención
de información.
c) En relación a lo expuesto en b) precedente, no se tuvo a la vista documentación respecto
a si la obtención de la información estaba sujeta a las gestiones que realizaba la firma o
si correspondía esta responsabilidad al Programa.
d) La nota de solicitud de prórroga para la presentación del segundo informe preliminar
fue presentada al Proyecto el 24/05/2006, en forma extemporánea a su vencimiento
(02/05/2006).
e) Entre la fecha de emisión de la nota de aprobación del informe final (27/11/2006) por
parte de la DNPROM, y su entrega al PERMER (13/12/2006) transcurrieron 16 días.
f) Los pagos financiados con aporte nación presentan una demora respecto del importe
pagado por BIRF entre 50 y 106 días. Se informa que en el contrato suscripto con la
firma en las cláusulas 6.5 CGC, y CEC, se estableció que de existir una mora de más de
quince días en los pagos una vez ocurrido el vencimiento, el contratante debe pagar
68
intereses al consultor por cada día de atraso (0,2% mensual). Se observa que: 1) No
surge del expediente si a la fecha de las tareas de campo existe algún reclamo al
respecto. 2) No se tuvo a la vista documentación suscripta entre la firma consultora y el
Programa por la cual al momento de la finalización del contrato se acuerda entre las
partes “que nada tienen que reclamarse”. 3) Al 31/12/2006 quedaba pendiente para
cancelar el contrato un importe $ 2.829,28 de fondos locales, que conforme lo
informado por la firma consultora fue pagado el 11/04/2007.
Pagos
Emisión de
factura
Presentación
de informe
y/o
aprobación
1
10/03/2006
01/03/2006
29/03/2006 08/06/2006
71
2
04/04/2006
31/03/2006
17/04/2006 08/06/2006
52
3
02/06/2006
30/05/2006
21/06/2006 23/08/2006
63
4
12/07/2006
12/07/2006
08/08/2006 12/10/2006
65
5
10/08/2006
09/08/2006
23/08/2006 12/10/2006
50
6
01/12/2006
27/11/2006
26/12/2006 11/04/2007
106
Pago
BIRF $
Diferencia de
días entre pago
Pago Local
BIRF y pago
$
local
g) Las facturas originales que se tuvieron a la vista, no fueron intervenidas con los datos
del SOE en la cual fueron rendidas, y en algunos casos carece de sello de entrada al
Programa (dato necesario a efectos de verificar uno de los requisitos establecidos en la
cláusula 6.5 de las CEC del contrato: “…el pago debe realizarse dentro de los 30 días
siguientes a la recepción de la factura…”).
h) Los pagos fueron realizados mediante transferencias bancarias, no quedando constancia
de la efectiva recepción de los fondos y de los comprobantes de retenciones de
impuestos relacionados, debidamente suscripta por el beneficiario. Por lo cual debimos
solicitar al Programa la remisión de dicha información por parte de la firma consultora,
siendo recepcionada el 13/06/2007, no surgiendo observaciones.
i) Existe una diferencia no material de USD 26,84, originados en el tipo de cambio
utilizado por la UCP para la conversión a dólares de los pagos afrontados con aporte
local (USD 2.771,81), y el tipo de cambio correspondiente a la fecha de pago (USD
2.744,97).
j) Los cinco primeros pagos fueron condicionados contractualmente a la presentación de
informes, cuando por el tipo de contrato se deben encontrar condicionados a la
aprobación de los productos requeridos, y no sólo a una mera presentación. No obstante
69
ello, de la revisión realizada se pudo verificar que excepto para un caso, los pagos
fueron liberados una vez que la UCP contó con la aprobación de la DNPROM.
k) Contractualmente el informe final indica que está sujeto a “aprobación” no exponiendo
el sector responsable. Conforme las notas que se tuvieron a la vista las aprobaciones
fueron emitidas por la DNPROM, observando que el PERMER no interviene en tales
aprobaciones técnicas, sólo emite los certificados de cumplimiento liberando los pagos.
l) En la totalidad de los casos se pudo verificar que los informes que se tuvieron a la vista
carecen de intervención del Proyecto por su recepción en el mismo documento, no se
encuentran foliados, y no fueron inicialados en todas sus hojas ni suscriptos por la
firma, responsabilizándose por la autoría intelectual de los trabajos de referencia. No se
procedió a intervenir los informes con los datos de su aprobación que permita constatar
que corresponden a los ejemplares aprobados.
m) No se tuvo a la vista la aprobación correspondiente al informe preliminar NOA-NEA
en su versión definitiva del 27/04/2006. Sólo consta nota de la DNPROM del
06/04/2006 -suscripta por ausencia de la Directora por otra persona que no aclara los
datos-, indicando que se encontraba en revisión la primera versión del informe recibida
el 31/03/2006.
Comentarios de la UCP y de la DNPROM:
a) Sin comentarios.
b) La DNPROM, nos informó oportunamente que estaba al tanto de las demoras para la
obtención de la información y que intervenía haciendo gestiones al respecto sin poder
establecer fechas ciertas.
c) Comentario DNPROM: Fue una responsabilidad compartida entre el consultor y la
DNPROM. Se cuenta con documentación que refleja las gestiones (y ciertamente las
dificultades encontradas) realizadas con esta finalidad.
d) Nos remitimos a los comentarios de b).
e) Se ratifica la validez de la fecha de recepción por parte de esta UCP.
f) Esta preocupación es compartida por esta UCP y se ha solicitado a la DGCyAF que nos
informe al respecto de manera de brindar una respuesta debidamente documentada. Se
70
han efectuado reiterados reclamos referidos a los atrasos en la efectivización de los
pagos. Se está realizando gestiones para modificar los circuitos de pagos.
g) En cuanto al sellado de ingreso al proyecto, será tenido en cuenta en el futuro.
i) Comentario no procedente. (“ Los contratos fueron formalizados en pesos” ).
j) Los informes parciales responden al trabajo efectuado por los consultores de acuerdo a
los términos de referencia, sobre esta base la Secretaría formula observaciones y
comentarios que se incorporarán a la versión final del estudio. Los pagos contra entrega
de informes parciales responden a la necesidad de cubrir los costos del trabajo de
campo de los consultores, evitando así sobrecostos financieros ante la incertidumbre
respecto de la efectiva fecha de cobro sujeta a la aprobación de informes parciales. Es
por ello que se solicita la conformidad de sobre cada informe a la DNPROM, aunque
esta no implique que no haya correcciones posteriores que deban incorporarse.
k) Los contratos vinculados a la asistencia técnica a la Secretaría son solicitados por esta y
responden a sus necesidades. Por ello es la Secretaría quien verifica que los resultados
sean satisfactorios a los fines perseguidos. El PERMER se limita a una supervisión
global a fin de garantizar el buen uso de los fondos.
l) Sin comentarios.
m) Ver punto j).
Comentarios DGCyAF:
f) Se informa que los pagos que se realizan a través del Tesoro Nacional – Fuente 11,
salen con diferimiento ya que los mismos se deben solicitar a través de un expediente el
cual debe contener los antecedentes del proyecto, copia del contrato, de la factura y de
la orden de pago correspondiente al porcentaje financiado por el Préstamo BIRF 4454 AR. El importe correspondiente al porcentaje del Tesoro Nacional debe ser
comprometido por el área de presupuesto de la DGCyAF de la Secretaría de Energía, se
elabora un Comdoc al área de Liquidaciones del Ministerio de Economía y Producción
solicitando el pago. Se remite el expediente a la citada área para su devengamiento y
posterior otorgamiento del número de orden pago. Por último, el área de liquidaciones
del Ministerio de Economía y Producción, remite el expediente a la Tesorería General
71
para su pago, el cual queda a la espera de la programación mensual que efectúa la
citada área para liberar los pagos. Cuando la tesorería paga, quiere decir que se depositó
el importe correspondiente al Estado Nacional a la cuenta del Proyecto. Se verifica el
depósito en el Banco y recién en ese momento se puede liberar el pago a la firma
consultora por el importe adeudado. Como se verá el proceso es bastante lento,
surgiendo las demoras citadas en vuestra observación. Asimismo se informa que si se
pagara el 100% por el Préstamo BIRF 4454 – AR del monto de la factura y luego se
pidiera el reembolso del 5% al Estado Nacional sería objeto de observación por parte de
vuestra Auditoría y no sería aceptado por el Banco Mundial, ya que sucedió lo mismo
en el ejercicio pasado con los Gastos Bancarios del Proyecto que fueron motivo de
observación de ambas entidades.
g) En cuanto a la observación formulada de que las facturas no contaban con la aclaración
de a que SOE fueron imputadas, se informa que en el certificado emitido por la UCP, el
cual se encuentra archivado junto con la factura correspondiente figura a que SOE fue
imputado, razón por la cual se desprende que la factura que lo acompaña corresponde a
ese SOE. Ahora bien, si para ayudar al trabajo de campo de vuestra auditoría es
imprescindible que todas las facturas sean identificadas con el SOE imputado, vuestra
observación será tenida en cuenta para el próximo ejercicio.
h) Vuestra auditoría pudo corroborar, a través de la circularización a la empresa consultora
que no había observaciones, ni reclamos sobre los montos transferidos y los
comprobantes de retención enviados por correo.
Recomendaciones: El Programa como responsable final de la ejecución debe conformar
archivos completos con toda la documentación que lo integra emitida por las distintas
oficinas intervinientes, como así también requerir que se formalicen todas las actuaciones
que se lleven a cabo, a efectos de facilitar las tareas de control, y el seguimiento oportuno
del desarrollo del proceso de adquisición, y de su completa revisión, debe intervenir en la
supervisión de todo el proceso dejando adecuada conformidad de ello. Formalizar todas
aquellas actuaciones realizadas por correo electrónico, e incluirlas en los expedientes.
Formalizar adecuadamente las comisiones de evaluación. Establecer cronogramas en los
72
procesos de adquisición. Dejar constancia en la propia documentación por su entrega, y
recepción. Requerir la presentación de las declaraciones juradas observadas debidamente
suscriptas por el personal afectado por las firmas de consultoría, y por los integrantes de las
comisiones evaluadoras. Intervenir los comprobantes originales una vez incluidos en los
SOE´s. El Programa debe realizar las gestiones para obtener en forma oportuna los
importes comprometidos contractualmente, y sobre todo ante el establecimiento de
cláusulas de pago de intereses por mora.
5- MINIREDES
Obra: Construcción de la Central de Generación de Energía Eléctrica Paso de Jama –
Susques – Provincia de Jujuy
Contrato: “Magna Construcciones SRL” Precio: $ 1.691.978,11 plazo: 120 días.
Observaciones: De la revisión de los antecedentes del proceso licitatorio correspondientes
a la obra del título y pagos relacionados por un importe de $ 658.397,84/USD 214.933,98
contabilizados durante el ejercicio 2006, surgieron consideraciones a formular:
Archivos:
La documentación respaldatoria del proceso licitatorio elevada por la UCP, no conforma un
expediente único que contenga la totalidad de los antecedentes relacionados, y que permita
realizar un control integral del mismo. El Programa como responsable primario del
Proyecto debe realizar las gestiones para que los archivos completos de los procesos se
encuentren disponibles en la UCP en tiempo y forma para ser auditados.
Comentario de la UCP: Comentario no procedente. (“Esta UCP considera que el proceso
licitatorio para las adquisiciones de los bienes del proyecto, comienza con la publicación de aviso de
licitación y puesta en venta del pliego correspondiente, instancia en que el mismo, ya cuenta con la
aprobación del Banco Mundial (BM). Todo el proceso anterior que da como resultado un llamado a
licitación, no es parte del proceso licitatorio, si bien se cumple con todos los requisitos previos establecidos
en los convenios de préstamo y donación, esto forma parte de las actividades propias de implementación del
proyecto y cuya documentación se archiva en forma separada”) .
73
Antecedentes de la licitación
a) De los antecedentes remitidos no surge la intervención expresa del PERMER dando
origen y formalizando el inicio del proceso licitatorio.
b) Entre la fecha del correo emitido por el sectorialista del BIRF (20/10/2005) informando
que se puede proceder al inicio de la licitación y la fecha de emisión del pliego (mayo2006) transcurrieron más de seis meses.
c) Conforme la documentación proporcionada el presupuesto estimado a enero-2005
ascendía a $ 1.127.926,17 por lo cual se inició el proceso licitatorio bajo la forma de
una LPN (< a USD 500.000.-). Cabe destacar que, sin embargo fue adjudicado el
contrato de obra en junio -2006 por un importe de $ 1.691.978,11 equivalentes a USD
563.993.-. (tipo de cambio estimado a USD 1/$ 3 a octubre 2005 fecha de no objeción
del Banco al proceso licitatorio).
d) No se tuvo a la vista la remisión de la información requerida por el BIRF en el correo
electrónico de fecha 20/10/2005 solicitando costos estimados y el método de licitación a
utilizar, así como su aprobación.
e) No se tuvo a la vista documentación en la cual se plasmó el cronograma del proceso a
llevar a cabo.
f) Publicidad: 1) Solo constan avisos publicado en dos diarios provinciales, no así en un
diario de la prensa nacional, o en el Boletín Oficial. 2) Del texto del aviso no surge el
plazo de ejecución de la obra, el lugar de la apertura, y el monto de la garantía de oferta.
g) No surgen los motivos que justifiquen las prórrogas fijadas para la Apertura del acto,
fijada originalmente para el día 06/06/2006 a las 10:00 hs, siendo que luego se fijó para
el 16/06/06 a las 10:00 hs, y nuevamente prorrogada para la misma fecha a las 16:00
hs. Prórrogas que no fueron publicadas.
h) No se tuvieron a la vista los sobres originales en los cuales se remitieron las ofertas,
indicando la recepción (fecha y hora).
i) No consta el listado completo de los adquirentes del pliego. Las facturas A 000100000517 y A 0001- 00000516 del 06/06/06, incluyen la venta de dos pliegos de
diferentes obras a ser licitadas, presentando una inversión de los importes de venta
74
respectivos siendo que para la obra auditada le corresponde un valor de pliego de $
900.-, expone ($ 413,22 más iva).
j) No se tuvo a la vista documentación que respalde la conformación de la Comisión
Evaluadora.
k) No se estableció como requisito del pliego, que las ofertas presentadas deben
encontrarse debidamente foliadas, no obstante sólo una de las cuatro cumplió con este
requisito.
l) No surge del Informe de Adjudicación del 22/06/2006 ni de los tres Anexos
(“Presentación de documentación para evaluación y comparación de propuestas”,
“Resumen de ofertas presentadas”, y “Equipamiento ofrecido”) que lo integran que se
hayan analizado los ítems previstos en el pliego bajo la cláusula IAL 24.4 (Evaluación y
comparación de ofertas): (d) costo de los componentes repuestos y servicios, y (e)
disponibilidad en el país de los repuestos y servicios. Sólo se fundamenta la elección del
oferente basado en el precio (“… analizadas las ofertas económicas resulta más conveniente
tomando los precios totales la oferta principal de Magna Construcciones SRL”…), sin indicar
que “cumple con la totalidad de los requisitos exigidos en los documentos de la
licitación”.
m) No se tuvo a la vista la conformidad expresa del PERMER a la adjudicación de la obra.
Comentarios de la UCP: Con relación a los comentarios sobre la modalidad de archivos y
errores incurridos en la elaboración de la documentación, estos serán tenidos en cuenta.
a) La intervención del PERMER en el proceso queda manifiesta en fojas 25 de la
documentación oportunamente remitida a esa Unidad.
b) El citado plazo transcurrido responde a un periodo normal de preparación de proyectos
técnicos definitivos (especificaciones técnicas, cálculos eléctricos y de obra civil
asociada).
c) En cuanto a lo relacionado al método de licitación empleado, cabe aclarar que cuando se
inició el proceso de licitación los montos presupuestados ($ 1.127.926.17) estaban
dentro de los parámetros correspondientes, según Convenio de Préstamo, a Licitación
Pública Nacional, sin embargo al momento de la apertura de las ofertas éstas mostraron
75
un valor superior, aún en la oferta mas baja, que superaban sensiblemente los umbrales
establecidos para este tipo de licitación. Dada esta situación se efectuó una consulta al
BM al respecto y se procedió a cumplir con los procedimientos establecidos para las
Licitaciones Públicas Internacionales que consta de la revisión previa por parte del BM,
de la documentación técnica asociada y del informe de evaluación de ofertas quien
aprobó las mismas.
d) Sin comentarios.
e) No existe un cronograma de proceso licitatorio, a excepción del aviso licitatorio que
contiene un cronograma básico de cierre y apertura de ofertas.
f) Sin comentarios.
g) Dado que en las IAL 5.1 (aclaraciones de los documentos de licitación), se establece un
límite para las consultas de los pliegos de 10 días antes de la fecha de cierre para la
presentación de ofertas y dado que la prórroga se decidió 10 días antes del cierre, se
considera que no habrá más adquirentes y se procede a comunicar, mediante circulares,
dicha prórroga solo a los potenciales oferentes que ya adquirieron el pliego.
h) Los sobres fueron entregados en el mismo acto de la apertura tal como se refleja en el
acta labrada por la escribana interviniente y que integra el expediente entregado. Luego
de labrarse el acta, los sobres vacíos fueron desechados.
i) Sin comentarios.
j) Por ser una empresa privada quien realiza el proceso licitatorio, no es exigible por parte
de esta UCP, la conformación formal de una Comisión Evaluadora.
k) Sin comentarios.
l) El método de evaluación de las licitaciones del proyecto, es al menor precio. En el caso
de que alguna de las ofertas presentadas no cumpliese con las IAL estipuladas, se
rechaza en el momento de la presentación o durante el proceso de evaluación
dependiendo del tipo
de incumplimiento. En los anexos 1, 2 y 3 esta claramente
expuesto el cumplimiento de las mismas a los efectos de que puedan ser consideradas en
la comparación de precios que es el último paso de dicho proceso de evaluación.
m) Esta documentación (correo electrónico) no se integró al expediente entregado, por no
considerarse parte del proceso licitatorio, sino meramente administrativo.
76
Contrato -Pagosa) La nota por la cual se informa a la empresa la adjudicación del contrato presenta un
error, ya que posee emisión del 27/07/2006, y recepción del 26/06/2006.
b) De la documentación adjunta al contrato de obra, citada en la cláusula vigésima primera
como respaldo de la representación que invocan los firmantes se observa que: 1) No se
encuentran certificadas en original, 2) El poder por parte de EJEDSA del 3/07/2000, no
informa datos del documento de identidad del apoderado, y 3) El documento
presentado por la empresa es de fecha 15/9/1981 y conforme el plazo de duración de la
sociedad que representa se encontraba vencido a la fecha de la licitación, ante esto
debimos verificar tal representación desde la documentación presentada en la oferta.
c) No consta en la documentación auditada constancia del envío del contrato firmado al
BIRF, conforme lo solicita el Banco en su correo electrónico del 22/06/2006.
d) No se tuvo a la vista la orden de iniciación de los trabajos dada al contratista, que
permita verificar lo establecido en la cláusula séptima del contrato, y que no
correspondería la aplicación de la multa prevista en caso de incumplimiento por parte
de la empresa al inicio.
e) El anticipo financiero fue pagado en fechas 08/08/2006, y 15/08/2006, no dando
cumplimiento a lo previsto en la cláusula cuarta del contrato de obra, que preveía su
pago cinco días antes del inicio de la obra, que conforme el acta de inicio debió ser el
21/09/2006.
f) Fondo de reparo (FR) (garantía de responsabilidad por defectos): El importe del fondo
de reparo según auditoría asciende a $ 13.223,25, el calculado sobre los certificados
pagos fue por $ 28.744,16. La diferencia de $ 15.520,91 en exceso, surge de haber
aplicado la retención sobre el anticipo financiero ($ 14.655,90) cuando no correspondía,
y $ 865,01 retenidos en el pago parcial de un certificado, y que después no fue
correctamente descontado.
g) De la revisión por muestra se contabilizaron en el ejercicio 2006 aportes e inversiones
en concepto de aporte local por $ 62.700,86/USD 20.477,04 que fueron efectivamente
pagados al proveedor en fechas 05/01/2007 y 11/01/2007 conforme los recibos
77
cancelatorios que se tuvieron a la vista, en virtud de que el proyecto registra en el
momento de la aprobación de los certificados de trabajos realizados.
h) Se observa que los certificados de desembolsos presentados al PERMER por la obra, en
su totalidad exponen incorrectamente la fecha de contrato dice 14/07/2006, y en el 50%
de los casos carecen de sello de recepción del Programa.
i) Los certificados emitidos por el PERMER Nº 156/06, 246/06, y 283/06 exponen como
fecha de inicio el 14/07/2006, no siendo consistente con la que figura en el acta de
inicio (26/09/2006).
j) Las hojas de medición de los certificados Nº 2 y 3 suscriptas por el EJEDSA informan
una fecha de contrato incorrecta el 03/07/2006.
k) El recibo X 0001-00000532 emitido por la empresa expone fecha 05/01/2006, cuando
corresponde a un pago del año 2007.
l) El recibo X 0001-00000500 por un importe total de $ 275.796,71 emitido el 15/08/2006
no fue confeccionado correctamente, dado que su texto expone que sólo se cancela la
factura A 0001-00000748 ($ 253.796,71), cuando también incluye el pago de un
anticipo de otra obra de la misma empresa por $ 22.000.-. Sin bien en el total pagado no
surgen diferencias, al realizar el pago en forma conjunta con otra obra las retenciones
aplicables al pago de la obra auditada por $ 20.117,40 se compensaron 100% con lo
que se debía abonar por el citado anticipo. En estos casos la UCP debe solicitar la
emisión de recibos por cada obra, para que queden debidamente detallados los
conceptos que se cancelan en cada una, teniendo en cuenta que entre estos conceptos se
encuentra incluida la retención del Fondo de Reparo. Se expone en la columna resaltada
como se debería haber emitido los recibos por obra:
Concepto
En cheque
Totales según
recibo $
Pago Factura A
0001- 0748
Pago Factura de
otra obra
20.117,41
253.796,72
233.679,31
Retenciones
9.908,00
9.125,50
782,50
Fdo reparo
12.091,99
10.991,99
1.100,00
Total pago
275.796,71
253.796,80
21.999,91
m) El plazo de entrega de la obra era de 120 días: fecha de finalización prevista el
24/01/2007, observando que: 1) Entre la fecha de emisión del contrato (13/07/2006) y
la de inicio de la obra (26/09/2006) transcurrieron 76 días, no constando en el
78
expediente remitido documentación que justifique tal atraso. 2) Se formalizó el acta de
suspensión N° 1 del 15/12/2006 por la cual se interrumpen las tareas por 25 días (hasta
el 15/01/2007) (con motivo de la celebración de las fiestas navideñas y de fin de año).
Ambas demoras representan el 84% de los días previstos de ejecución.
n) La fecha del contrato corresponde al 12/07/2006 siendo expuesta incorrectamente en
los certificados de obra emitidos por EJEDSA, en los Nº 1 y 3 exponen 03/07/2005, y
en el 2 dice 13/07/05.
o) No se tuvo a la vista constancia de la apertura y existencia del libro de registro de la
obra y/o de comunicaciones.
p) No se tuvo a la vista documentación por la cual permita constatar que la empresa haya
presentado mensualmente la documentación establecida en la cláusula octava del
contrato (aportes y contribuciones, ART, pólizas, otras), acompañando los certificados
de avance de obra.
Comentarios de la UCP:
a) Efectivamente, se deslizó un error de tipeo por parte de EJSED S.A. Se ratifica, la
fecha de recepción por la adjudicataria (26/06/2006).
b) Sin comentarios.
c) Esta documentación no se integró al expediente entregado, por no considerarse parte
del proceso licitatorio, si no meramente administrativo. No obstante se aclara que todos
los contratos se envían al BM conjuntamente con un formulario conteniendo detalles de
los oferentes presentados, tipo de contrato y fechas de aprobación entre otros datos.
Actualmente y a pedido del BM este envío se efectúa vía correo electrónico para
facilitar el archivo digital de los mismos.
d) Comentario no procedente. (“ Por omisión, no se integro en el expediente correspondiente. Fue
remitida, oportunamente a esa Unidad”) .
e) Las condiciones climáticas imperantes en la zona obligaron a postergar el inicio de la
obra.
f) Sin comentarios.
g) Sin comentarios. Se subsanará en los próximos certificados.
79
h) Se subsanará en los próximos certificados.
i) Se subsanará en los próximos certificados.
j) Sin comentarios.
k) Sin comentarios.
l) Se solicitará a la Provincia que instruya al concesionario al respecto.
m) La fecha de inicio de obra se acordó, en forma verbal, entre esta UCP, la Concesionaria
y el Contratista en función de razones climáticas en la zona de obra ya que se trataba de
un tema meramente logístico y técnico de obra. A los efectos de brindar una mayor
aclaración de esta situación, se informa que además de esta obra en Paso de Jama, el
Gobierno de la Provincia está realizando trabajos de urbanización del lugar y existieron
y existen a la fecha constantes cambios en trazas de calles, ruta, predios
gubernamentales, etc., estas obras condicionan los trabajos de tendido de cables y
ubicación de columnas de alumbrado público previstos en toda esa área. En muchos
casos existen demoras en autorizaciones y definiciones de entes nacionales o empresas
como Vialidad, Aduana, Gas de Atacama, etc., cuyos permisos o respuestas incurren en
demoras que afectan a la continuidad de los trabajos de la Contratista en el lugar.
n) Efectivamente se deslizó un error en relación a la fecha de los contratos, no obstante, se
ratifica la fecha del 13/07/2006 ya que es la fecha de sellado de rentas de la Provincia y
que de acuerdo a legislación local es a partir de allí que los contratos cobran validez
legal.
o) Esta información no esta disponible en esta Unidad ya que quien lleva adelante la obra
es la empresa concesionaria.
p) Dicha documentación se encuentra en la concesionaria y por otra parte no es relevante
para la ejecución de l proyecto.
Comentario General de la UCP: Con relación a los comentarios sobre la modalidad de
archivos y errores incurridos en la elaboración de la documentación, estos serán tenidos en
cuenta.
80
Recomendaciones: Documentar y mantener archivos completos de la información
incorporando todas las actuaciones que conforman los procesos licitatorios, incluyendo los
correos electrónicos y sus adjuntos, debidamente intervenidos por funcionario responsable
que certifique su autenticidad. La UCP como responsable primaria del Proyecto debe
verificar los aspectos técnicos, administrativos y contables a efectos de su seguimiento y
control. Cumplimentar la normativa del BIRF en relación a las publicaciones exigidas para
este tipo de Licitaciones y dejar constancia en las actuaciones de dichas publicaciones.
Asimismo, verificar que los avisos contengan claramente todos los datos del Proyecto.
Verificar que en las publicaciones realizadas por los llamados a licitaciones se expresen
claramente los datos del Proyecto. Agregar a las actuaciones las constancias de
notificación fehaciente a los interesados y/u oferentes. Mantener los aportes locales como
inversiones devengadas hasta tanto el Proyecto obtenga adecuada constancia del efectivo
desembolso, y posterior pago al adjudicatario de estos fondos. Extremar los recaudos
tendientes a dejar debidamente documentado las alteraciones producidas en los plazos
previstos para la ejecución del contrato. Verificar la exactitud y correspondencia de los
datos (fechas/cifras) volcadas en los distintos documentos que corresponden a la ejecución
del contrato: certificados de obra, facturas, recibos.
6- EQUIPOS
“Provisión e Instalación de Equipos Fotovoltaicos e Instalación Eléctrica Interna de
Puestos Sanitarios, Policía, Escuelas, Gendarmería, Parques Nacionales, Iglesias, y
Repotenciación de Escuelas Rurales y Puestos Sanitarios” – Provincia de Salta.
Contrato: “IBADESA Exportaciones y Servicios SA.” del 26/07/2005
Precio: USD 1.489.055,11 Plazo: treinta y ocho semanas.
Observaciones: De la revisión de los antecedentes del proceso licitatorio correspondientes
a la obra del título y pagos relacionados por un importe de $ 2.623.848,50 /USD
858.252,69 contabilizados durante el ejercicio 2006, surgieron consideraciones a formular:
81
Archivos: Se reiteran las observaciones transcriptas en el Apartado B- 5- (Archivos)
precedente.
Comentario de la UCP: Se reiteran los comentarios expuesto en B- 5- (Archivos).
Antecedentes de la licitación
a) A los efectos del proceso licitatorio, no se aplicó la versión de las Normas de
Adquisiciones del BIRF conforme lo estipulado en el Convenio de Préstamo, se utilizó
otra versión posterior.
b) El pliego y el anuncio en el diario provincial ambos del 03/03/2005 citan como versión
de las Normas de Adquisiciones BIRF a utilizar: “marzo-2003”. Los avisos del
dgMarket del 27/02/2005 (solicitud de ofertas) y el del 11/08/2005 (aviso de
adjudicación) citan como versión de las Normas: “mayo 2004”.
c) De la documentación proporcionada no se tuvo a la vista el presupuesto estimado de la
adquisición a realizar, que hubiera permitido determinar y/ o confirmar, de acuerdo a los
límites establecidos en el Convenio de Préstamo, el método de licitación utilizado. (LPI
o LPN). Consecuentemente, tampoco pudo establecerse si hubo desfases por parte de las
ofertas presentadas en relación a los costos estimados.
d) Pliego: 1) De la versión del pliego proporcionada por el Programa, no se pudieron
constatar las siguientes modificaciones sugeridas por el BIRF según correo del
04/11/2004, para la parte de escuelas en las cláusulas de la Sección VII Especificaciones
Técnicas: Nº 1.3.1.2 (cambio de ductos metálicos en las instalaciones exteriores en vez
de tuberías de plástico), Nº 1.6.4 (no uso de casillas para la localización de baterías), y
Nº 2.1. (incluir planos de las escuelas en caso de que existan). 2) No se tuvo a la vista la
no objeción del BIRF al pliego, que conforme el ejemplar entregado por la UCP fue
emitido el 03/03/2005.
e) Publicidad: 1) No se tuvieron a la vista las publicaciones del llamado a LPI en un diario
de circulación nacional, y en el Boletín Oficial o constancia de que fue publicado en un
portal electrónico de libre acceso. 2) Sólo se cuenta con un correo del BIRF indicando
que procede a publicar el aviso en el Development y en el dgMarket, no constando en
82
las actuaciones, documentación que acredite su cumplimentación (no obstante, este
último aviso fue verificado en fecha 27/07/2007 por esta auditoria en la página web). 3)
El aviso publicado en el diario provincial del 03/03/2005 que obra en las actuaciones,
difiere del publicado en el dgMarket de fecha 27/02/2005 en: a) la versión de las normas
a utilizar, y b) en la fecha de apertura de ofertas.
f) No consta en la documentación auditada los motivos que justifiquen la prórroga para el
Acta de Apertura prevista según correo del BIRF y anuncio del dgMarket para el:
18/04/2005, y que se realizó el día 04/05/05. Tampoco surgen constancias de
comunicación de la prórroga a los oferentes, así como la nueva publicación que hubiera
correspondido.
g) No se tuvo a la vista documentación en la cual se plasmó el cronograma del proceso a
llevar a cabo.
h) No se tuvo a la vista el listado que permita verificar los adquirentes del pliego.
i) Uno de los oferentes presenta boleta de depósito del Banco Macro por $ 500 del
22/04/05,
pero
no
obran
facturas/o
recibos
del
concesionario
que
formalicen/correspondan ese pago.
j) No se tuvieron a la vista los sobres originales en los cuales se remitieron las ofertas,
indicando la recepción (fecha y hora).
k) No se tuvo a la vista documentación que respalde la conformación de la Comisión
Evaluadora.
l) No se estableció como requisito del pliego, que las ofertas presentadas deben encontrarse
debidamente foliadas, no obstante sólo una de las tres cumplió con este requisito.
m) Las Notas Aclaratorias obrantes en los antecedentes remitidos carecen de fecha, firma
de responsable, y constancia de comunicación a los oferentes.
n) La oferta económica de la firma ganadora que se tuvo a la vista no indica si el precio
contiene el IVA.
o) No se tuvieron a la vista las constancias de recepción y aceptación por el acopio de los
bienes adquiridos debidamente conformado por el concesionario, que respaldan el pago
auditado.
83
p) Asimismo, lo expresado en el párrafo precedente era requisito para poder verificar que se
cumplieran los extremos previstos en las siguientes cláusulas del Pliego: 1) Cláusula 3
de las CEC (Cláusula 7.4 de las CGC), que preveía la disminución del 5% de la garantía
de cumplimiento (situación realizada mediante póliza del 15/12/2006, que reemplaza a la
oportunamente presentada por IBADESA (10%)), y 2) Cláusula 11 i) de las CEC
respecto a que la garantía del anticipo permanecerá en vigencia hasta que los bienes
hayan sido entregados, se informa que la garantía por el anticipo del contrato original
vencía el 30/07/2006.
q) La póliza emitida por el Banco Gallego el 28/07/2006, indica erróneamente como fecha
de emisión de la garantía anterior el 09/08/2006, cuando debería exponer 09/08/2005.
Comentarios de la UCP:
a) Debido a una interpretación errónea, por parte del entonces task manager del proyecto,
Philippe Durand se usó la normativa indicada en el Pliego de Bases, cuando no
correspondía cambiar la prevista en el convenio con el BM. Cuando el error se
descubrió, se volvió a las normas originales pero no para las licitaciones que ya se
habían anunciado en esas condiciones. De cualquier forma el problema se circunscribe
a los documentos de licitación y el cumplimiento o no de algunas formalidades
adicionales, pero no hay ninguna cuestión de fondo que diferencie ambos casos. Se
trataba sólo de revisiones de la misma norma y no de un cambio sustancial. La
normativa a aplicar en los procesos de adquisiciones esta establecida en el Convenio de
Préstamo con lo cual para cambiar dicha normativa, resulta necesario enmendar, tal es
el caso de la quinta enmienda, al citado Convenio.
b) Sin comentarios.
c) El costo de esta obra se estima en base al valor del WP (watt–peak) instalado que
resultó en las licitaciones anteriores para obras similares. Este valor ha ido
incrementándose en las licitaciones efectuadas por el proyecto en forma significativa.
La magnitud de la obra en cuestión no deja lugar a dudas en cuanto a que debía
encuadrarse como LPI.
84
d) 1) Las apreciaciones técnicas del Ministerio de Educación o del BM se aceptan o no a
criterio del proyecto. 2) El BM da la no objeción sujeta a la realización de algunos
cambios que se aceptaron.
e) 1) Sin comentarios. 2) La UCP no tenía acceso a las publicaciones citadas. 3) Sin
comentarios.
f) La prórroga de la apertura de la licitación fue consensuada verbalmente y mediante
reuniones mantenidas tanto con ESED como con el ENRESP en base a la escasa
cantidad de oferentes y con el objetivo de incorporar más participantes. La prórroga fue
comunicada mediante notas DS204/05 y DS203/ 05 de fecha 19-04-05 a las firmas y
mediante e-mail.
g) El cronograma del proceso licitatorio, está conformado por el aviso de licitación.
h) Los citados comprobantes obran en poder de la Concesionaria.
i) Sin comentarios.
j) Los sobres fueron entregados en el mismo acto de la apertura tal como se refleja en el
acta labrada por la escribana interviniente. Luego de labrar el acta los sobres vacíos
fueron desechados.
k) La comisión evaluadora se conformó por el representante de la UEP, el del Ente
Regulador Provincial, y el representante del ESED SA.
l) Sin comentarios.
m) Las copias de los citados comprobantes firmados, se encuentran a disposición en esta
Unidad y fueron enviadas a los oferentes vía correo electrónico.
n) Es norma por el uso y costumbre en todas las licitaciones donde el oferente no expresa
aclaraciones sobre el IVA, considerar el valor de la oferta como IVA incluido.
o) Entre ESED, el ENRESP y el Proveedor se firmó una acta, a la cual el PERMER prestó
conformidad y donde se acordó un acopio parcial, que ascendía al momento de la firma
(07/12/2006), a un 57,66 % del total de los bienes. Esta Unidad considera que esa Acta
Convenio tiene valor a los efectos de proceder a los pagos en cuanto la misma esta
85
firmada
por ambas partes. La verificación de los bienes recibidos lo ha hecho la
provincia.
p) y q) El Acta Convenio citada en el punto precedente se efectuó a los efectos de resolver
los problemas existentes y permitir la ejecución contractual. Como resultado de esto, la
garantía original del contrato fue reemplazada por dos garantías: 1) Garantía de
cumplimiento del contrato: Póliza de caución por el 5% del monto del contrato en razón
de la parte de obra no ejecutada (instalación del material acopiado) y 2) Garantía por
fondo de reparo: por los vicios ocultos de las instalaciones que se realizarán a partir del
acopio como consta en el expediente entregado a esa Auditoría.
Contrato
El contrato entre el ESED SA (el comprador) y la firma española “IBADESA
Exportaciones y Servicios SA” (el proveedor), fue suscripto el 26/07/2005. Surgieron
situaciones que llevaron a demoras en los pagos y en su ejecución:
a) El comprador en fecha posterior a la suscripción del contrato le requiere al proveedor la
constitución de un establecimiento permanente en Argentina a los efectos impositivos, y
a los fines de tener figura de contribuyente local por la extensión del plazo de duración
de la obra (266 días). Merece aclarar que esta situación no fue prevista en el pliego
dentro de los requisitos necesarios para la evaluación de las ofertas presentadas por
aquellas firmas extranjeras que no cuenten con representación en el país (cláusula 26.4),
y como así tampoco en la documentación a presentar para el establecimiento de la
elegibilidad y calificaciones del proveedor (13 de las IALs).
b) El 31/08/2006 -un año después de la firma del contrato original- se procedió a la
ratificación de éste a los efectos de delegar en IBADESA Argentina el cumplimiento de
la operatoria del contrato, cuando a esa fecha ya se había abonado el anticipo
contractual, con documentación emitida por la representación de Argentina. (Factura A
0001-00000201 del 01/11/2005, y Recibo A 0001-00000001 del 05/01/2006).
86
c) Siendo que el anticipo del 10% del precio total del contrato debía pagarse dentro de los
30 días posteriores a la firma del contrato (26/08/2005), fue efectivizado con una demora
de cinco meses el 05/01/2006 conforme el recibo del proveedor.
d) El segundo pago de $ 2.623.848,49 facturado el 14/12/2006, y cancelado entre el
04/01/2007 y el 02/02/2007 debía realizarse con la entrega total de los bienes -prevista
cumplimentarse a las ocho semanas (19/09/2005) de la firma del contrato- y con la
conclusión satisfactoria del ensayo. El informe sobre ensayos de verificación de
características técnicas recién fue emitido el 21/11/2006. Se informa que no se le aplicó
la multa del 6% de deducción máxima, prevista en el pliego en el punto 13 de las CEC,
para el caso de las demoras imputables al proveedor. Merece informar que por acuerdo
de las partes del 07/12/2006 se estableció reducir el importe del 60% del pago al 57,66%
en consideración al material recibido.
e) En respuesta a nuestra circularización por los pagos al proveedor, se nos informa por
correo electrónico del 08/06/2007que el domicilio (Avenida Colón 456 Córdoba) al cual
la UCP la remitió, no corresponde a la empresa desde el año 2001. Los comprobantes
que respaldan los pagos contabilizados al 31/12/2006, y otra documentación que se tuvo
a la vista presentaban dicha dirección, no existiendo documentación mediante la cual el
Programa haya procedido a constatar el mismo. El Programa nos aportó documentación
por el cambio de domicilio fiscal ante la AFIP-DGI del proveedor, que fuera
regularizado el 14/06/2007 de manera extemporánea a la firma del contrato.
f) Al 31/12/2006 no surgen pagos en los registros contables por la ampliación del contrato
suscripto con el proveedor -según sellado provincial- el 19/01/2006, (el documento que
se tuvo a la vista carece de fecha de emisión). La entrega de bienes estaba prevista
dentro de las ocho semanas de la fecha de la firma de la ampliación del contrato
(16/03/2006).
g) Durante la ejecución del contrato se cambió el criterio en relación a las garantías
requeridas en el pliego como respaldo de cada uno de los pagos allí contemplados, dado
que en el Acta Convenio del 7/12/2006 suscripta con el proveedor, se expresa como
“condición inexcusable” para el pago de las certificaciones de ESED, la entrega de una
póliza de caución por fondo de reparo/garantía de ejecución del contrato del 5% del
87
monto del contrato, emitida en el país, y por compañía de reconocida solvencia y a
satisfacción de ESED, en reemplazo de la garantía española emitida en su oportunidad.
h) Por lo expuesto en g), no se tuvo a la vista documentación que refleje la intervención de
la UCP en relación a esta modificación realizada, por la cual se reflejen las gestiones que
realizó la UCP al respecto, y si se efectuó la consulta pertinente al área legal del
Programa.
Comentario General de la UCP: Las demoras incurridas por razones ajenas al proveedor
y al Proyecto, provocan incrementos de costos al proveedor, no previstos. Sin embargo, no
se cuenta con cláusulas contractuales que permitan atenderlas. Esto hace que se deban
maximizar los esfuerzos para evitar la caída de los contratos ya firmados, sin desmedro de
mantener la calidad de la obra en ejecución, ya que un nuevo llamado implicaría costos
mucho más elevados para el proyecto en virtud de las ofertas mantenidas en las últimas
licitaciones.
Comentarios de la UCP:
a) El requisito impositivo obedece a un acuerdo entre Argentina y España que era
desconocido por el Proyecto al momento de la licitación.
b) Los antecedentes de toda esta operatoria que culminó en la firma de una ratificación del
contrato fueron provistos en el expediente entregado a esa auditoria.
c) La demora obedeció a inconvenientes con la garantía.
d) Tómese como respuesta lo expresado en el comentario general, y las respuestas vertidas
para la licitación. Por razones técnicas una pequeña parte de los materiales se
suministró directamente en obra por lo que no se hizo acopio.
e) Sin comentarios.
f) La provincia demoró el pago de la ampliación supeditándolo al cumplimiento de otras
condiciones.
g) Idem al punto d) precedente.
h) Comentario no procedente. (“No corresponde”) .
88
Pagos
a) Los Recibos A 0001-00000004, 00000005 y 00000006 emitidos por el proveedor en
respaldo del pago de la factura A 0001- 00000204 contabilizada en el ejercicio 2006,
no dan cumplimiento a lo establecido en la normativa fiscal (RG AFIP 1415) ya que
estos deberían haber sido impresos con la letra X y la leyenda “documento no válido
como factura”. (… “Los recibos que respaldan el pago total o parcial de una operación
que fue documentada mediante la emisión de facturas o documentos equivalentes, serán
identificados con la letra "X" y con la leyenda "DOCUMENTO NO VALIDO COMO
FACTURA". Dichos requisitos, preimpresos, estarán ubicados en forma destacada en el
centro del espacio superior del documento”).
b) Se pudo verificar que el importe de $ 2.099.078,81/USD 686.871,34 contabilizado en el
ejercicio 2006 por aporte BIRF fue pagado al proveedor el 04/01/2007.
c) El importe de $ 322.653,89/USD105.373,57 fue contabilizado por el Programa como
aporte e inversión de la provincia, cuando corresponde su contabilización como aporte
del concesionario. Asimismo, fue pagado a la empresa el 05/01/2007.
d) Se contabilizaron en el ejercicio 2006 pagos por aportes del Ministerio de Educación
por $ 202.115,80/USD 66.007,77 que fueron abonados al proveedor el 02/02/2007, y el
16/02/2007.
e) El recibo A 0001-00000006 expone erróneamente un importe de retención de ganancias
por $ 29.924,41, cuando debe decir $ 2.924,41. También se observa que si bien se
contabilizaron $ 202.115,80, sólo se tuvo a la vista recepción de los fondos por parte de
la empresa por $ 202.015,80, surgiendo una diferencia de $ 100.-.
f) Entre el importe facturado por la empresa por USD 119.124,41 correspondiente al pago
del anticipo y el importe incluido en el SOE 27 por USD 117.191,60 surge una
diferencia de USD 1.932,81.
g) No se tuvo a la vista la hoja 2/7 correspondiente al formulario de la Aduana con sello
de verificación del 12/07/2006 por el ingreso de 50 y 125 unidades de reguladores
automáticos de voltaje por un importe de USD 3.719,50 y USD 12.088,75
respectivamente.
89
h) Los certificados Nº 280 y 281/2006 emitidos por el PERMER el 18/12/2006 exponen
en las columnas de “Acumulado certificado anterior” importes, que no surgen con tal
discriminación en el certificado 219/2005 emitido el 13/12/2005 (diferencia de
exposición).
Conceptos
certificados
USD
Certificado Nº
219/2005
Certificado
N º 280/2006
Certificado
Nº 281/2006
Total 291 equipos
BIRF
136 equipos
BIRF
119.124,41
0,00
0,00
0,00
45.880,94
155 equipos
BIRF
0,00
0,00
0,00
73.243,47
Comentarios de la UCP:
a) El proveedor ha subsanado dicha situación. (Aclaración AGN: los recibos observados fueron
reemplazados por el proveedor por Recibos del tipo X 0001 -00000001 del 02/08/2007), 00000006 y
00000008 ambos del 07/08/2007, impresos en julio 2007.)
b) Dichos importes han sido pagados al Ente Regulador de la Provincia de Salta en
diciembre de 2006, fecha en que han sido contabilizados.
c) Será subsanado en el próximo ejercicio. Se ha contabilizado con los certificados
emitidos por el Ente Regulador y firmados por el concesionario.
d) Se contabilizaron con los certificados emitidos por el Ministerio de Educación de la
Provincia.
e) Se solicitará a la Provincia que instruya al concesionario al respecto. El proveedor ha
subsanado dicha situación. ((Aclaración AGN: el recibo faltante fue emitido por el proveedor
el02/08/2007 mediante recibo del tipo X 0001 -00000002, impresos en julio de 2007).
g) En las copias citadas se omitieron esas dos fojas involuntariamente.
h) Luego del primer pago correspondiente al anticipo financiero, se consideró, a efectos de
una mejor exposición, confeccionar un certificado para escuelas (BIRF/Ministerio de
Educación) y otro certificado para servicios públicos (BIRF/Concesionario)
Comentario de la UAF:
f) El importe facturado por el proveedor es expresado en USD 119.124,41 y a un tipo de
cambio de $2,97 equivalente a $ 353.918,62 el cual fue transferido a la provincia. Este
90
importe fue informado y solicitado en la solicitud de desembolso Nº 27, a un tipo de
cambio de $3,02, resultando por consiguiente la diferencia señalada.
Recomendaciones: Nos remitimos a las recomendaciones expuestas en B- 5- sobre la
conformación de archivos, y las funciones de la UCP. Verificar que en la confección de los
pliegos para la adquisición de equipamiento se tomen en cuenta las recomendaciones
efectuadas por los distintos beneficiarios. Tomar los recaudos necesarios al confeccionar
los pliegos para evitar las situaciones observadas que posteriormente pueda impedir la
ejecución normal del contrato. Se deben imputar como pagadas las inversiones una vez que
la UCP cuente con efectiva constancia de los aportes realizados y de la recepción de estos
fondos por parte de los proveedores. Instruir a las unidades ejecutoras provinciales para que
remitan autenticados como copia fiel de los originales, los correspondientes recibos, y/o
documentos cancelatorios equivalentes debidamente suscriptos por los beneficiarios de los
pagos por su recepción, incluyendo los importes recibidos en concepto de retenciones.
Requerir a las unidades provinciales que verifiquen la emisión de los comprobantes que
respaldan los pagos se realice de acuerdo a la normativa fiscal. Dar la intervención al área
legal de la UCP, en todas las cuestiones que puedan presentarse que dificulten el desarrollo
esperado de los contratos suscriptos.
7- CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE´S)
Observaciones:
a) Surgió una diferencia de USD 90.483,83 entre el saldo transcripto para la cuenta
operativa en la conciliación de la Cuenta Especial al 31/12/2006 adjunta al SOE BIRF
N° 35 que fuera presentado al Banco el 11/01/2007, y el que surge de los registros
contables. El saldo contable de la cuenta operativa asciende a $ 1.097.474,59.equivalentes a USD 358.417,57, siendo informado al BIRF por USD 448.901,40. Se
pudo detectar que USD 88.073,64 corresponden a una transferencia a la provincia del
Neuquén de fecha 28/12/2006 por $ 267.743,86, que no fue incluida en el citado SOE.
91
b) Del cruce de la documentación correspondiente a los pagos de la obra muestreada
(Apartado B- 5- precedente) con los datos incluidos en los SOE´s BIRF Nº 32, 34 y 35
surge que:
1) En la totalidad de los casos: 1) En
la columna 1 se indica como descripción
“equipamiento fotovoltaico” y corresponde a una obra por miniredes 2) No se
informó en la razón social del proveedor la sigla “SRL”. 3) No se pudo verificar la
fecha de no objeción informada como 21/07/2005, la correspondiente a la
adjudicación del contrato es del 22/06/2006.
2) En los SOE´s se exponen como pagos acumulados del contrato un importe de $0.-, $
451.194,16, y $ 340.759,71 respectivamente, no pudiendo ser verificados; se
mantiene el mismo acumulado por cada ítem rendido dentro de un mismo SOE y por
el mismo contrato. Se exponen los importes en pesos determinados por esta
auditoría:
Saldo contrato
$
Pagos en $ Pagos acum.
$ (100%)
Pagos BIRF
(75%) $
Pagos BIRF
Acum. (75%)
Pago incluido
en el SOE
1.691.978,11
84.598,90
84.598,90
63.449,17
63.449,17
32
1.607.379,21
253.796,71
338.395,61
190.347,53
253.796,71
32
1.353.582,50
204.455,82
542.851,43
153.341,87
407.138,57
34
1.149.126,68
68.151,94
611.003,37
51.113,96
458.252,53
34
1.080.974,74
35.546,22
646.549,59
26.659,66
484.912,19
35
1.045.428,52
11.848,74
658.398,34
8.886,56
493.798,75
35
c) De la revisión de los siguientes pagos incluidos en muestra, se detectaron diferencias
entre la fecha de pago informadas en el SOE, y las que surgen de la documentación que
se tuvo a la vista suscripta por los beneficiarios finales de los pagos. Diferencias que se
producen en atención que el Programa rinde al Banco con la transferencia a la
provincia, y como documentación de respaldo la factura del proveedor, sin verificar la
fecha de efectivo pago al destinatario final de los desembolsos.
SOE
Nº
Proveedor
Comprobante
Fecha de
pago S/
SOE
Fecha pago según
proveedor
31
Total Energie
B 0001-00000054
25/07/2006
06/11/2006 y 22/01/2007
31
Total Energie
B 0001-00000055
25/07/2006
26/10/2006
29
Solartec
B 0005-00002064 y NC B
0005-00000714
15/03/2006
12/04/06 y 10/04/06
30
Solartec
32
Magna Construcciones SRL
B 0005-00002084/85 y NC 09/05/2006
B 0005- 00000721
F A 0001-00000749
02/08/2006
92
31/05/06, 15/06/06 y 29/08/06
08/08/2006
32
Magna Construcciones SRL
FA 0001-00000748
02/08/2006
15/08/2006
34
Magna Construcciones SRL
FA 0001-00000759
24/11/2006
06/12/2006
34
Magna Construcciones SRL
FA 0001-00000760
24/11/2006
6/12/06 y 5/01/07
35
Magna Construcciones SRL
FA 0001-00000766
28/12/2006
5/01/07 y 11/01/07
35
Magna Construcciones SRL
FA 0001-00000767
28/12/2006
05/01/2007
Comentarios de la UAF:
a) La diferencia observada corresponde a la transferencia a la provincia de Neuquén por $
267.743,86, más los gastos bancarios respectivos originados por dicha operación.
Asimismo, se indica que dicha transferencia es informada en el SOE N° 36.
b) 1. Se tendrán en cuenta las observaciones indicadas y se procederá a su corrección para
el próximo ejercicio.
b) 2. Se procederá a verificar la observación señalada y consideradas para el próximo
ejercicio.
Comentarios de la UCP:
c) El trámite de pago en las provincias es, generalmente bastante engorroso e involucra
importantes demoras. El proyecto tiene dos alternativas: o aumenta el fondo rotatorio
para permitir cubrir los gastos hasta que ingresen los recibos de pago de los
proveedores (gran inmovilización de fondos en la cuenta), o solicita los SOE´s tan
pronto se ha efectivizado la transferencia de los fondos a las provincias en base a un
compromiso de pago firme. De las dos alternativas se eligió esta última porque, a
nuestro entender es la que minimiza la inmovilización de fondos.
Recomendaciones: Mantener los controles administrativos al confeccionar los certificados
de gastos. Previo a su rendición al Banco el Programa debe verificar el pago al proveedor,
y obtener la documentación que le da adecuado respaldo.
8-OTRAS OBSERVACIONES
Observaciones:
93
1. Sección 2.02 (a) de ambos convenios: No fue enmendada la redacción de la Sección
2.02 (a), estas no mencionan que se pueden hacer retiros de la cuenta del préstamo
también para las Partes E, y F (en el convenio BIRF) y para la Parte E (en el convenio
de la donación).
Comentario de la UCP: Se comunicó al Banco Mundial para que subsane el error.
2. GEF (Donación): En el Anexo I del documento que se tuvo a la vista emitido por el
BIRF el 26/04/2006 -por el cual se define el nuevo cuadro de costos por la reconversión
de los importes expresados en Derechos Especiales de Giro (DEG) a dólares (USD)- se
omitió transcribir el porcentaje de financiamiento para la Categoría 6.
Comentario de la UCP: Se trató de una involuntaria omisión del Banco Mundial.
Corresponde el 25% de financiamiento con fondos GEF
3. Auditoría 2005: No se tuvo a la vista la nota por la cual el Programa presentó el
descargo a los comentarios vertidos por el Banco Mundial, con relación al informe de
auditoría al 31/12/2005.
Comentario de la UCP: El tema se trató en las sucesivas misiones con el Banco
Mundial, con el objetivo de encontrar una solución viable. En el curso del corriente mes
(julio-2007), está pendiente una reunión con los especialistas del Banco Mundial para
acordar la solución definitiva.
3. Plan Operativo Anual 2006 (POA): De la revisión del POA elevado por el Programa,
(para constatar las cifras transcriptas en los estados financieros del ejercicio 2006 en
pesos y dólares de las columnas “Programado a la fecha”) surge que: 1) Se omitieron
de transcribir las sumatorias del primer y segundo semestre en la columna BIRF/GEF
para Estudios de Mercado ($ 669.058) y Otros Estudios ($ 703.875). 2) Hay una diferencia
de $ 142.781.- (de valuación) en la columna por la cual se procede a la apertura por
fuente de financiamiento. 3) La diferencia de 2) se traslada a las columnas y fila totales
94
del POA respectivas. 4) El importe de $ 6.000.- previsto como fuente externa se
trasladó en la columna aporte tesoro nacional. 5) Las columnas de Inversión, y de
Administración del Proyecto poseen llamadas (**), y (***) respectivamente que no
fueron aclaradas. Se exponen las filas observadas precedentemente:
Actividades
1 Semestre
2 Semestre
BIRF/GEF
BIRF
GEF
Total según
sumatoria
Diferencia
AT E Renovables
285.890.-
1.087.042.-
1.372.932.-
397.037.-
833.116.-
1.230.153.-
-142.781.-
Est. de mercado
143.109.-
525.949.-
669.058.-
167.265.-
501.794.-
669.059.-
-1,00
Otros Estudios
142.781.-
561.094.-
703.875.-
229.772,00
331.322,00
561.094.-
-142.781.-
Varios (gastos
bancarios)
3.000.-
3.000.-
6.000.-
0,00
0,00
0,00
-6.000,00
2.094.337.- 25.326.253.-
-148.781.-
Total ($)
5.566.193.- 19.908.841.- 25.475.034.- 23.231.916.-
Comentario UCP: Los importes trasladados a los estados contables son los
correspondientes a las columnas por fuente de financiamiento.
5. Modelo de Archivos: No se tuvo a la vista documentación dando cumplimiento a lo
establecido en el ayuda memoria de la misión de octubre-2006 sobre la elaboración de
un modelo de carpeta, previa no objeción del Banco, para ser entregado y difundido en
las provincias con el fin de uniformar el proceso de archivo de la documentación.
Comentario de la UCP: Oportunamente se preparó una propuesta de listado de
documentación necesaria, que fue enviada al Banco Mundial para su revisión. En tanto
se firmó la quinta enmienda al Convenio que obligó a rever lo actuado. A ello se sumó
el cambio del task manager del Banco Mundial que implicó nuevos criterios en cuanto
a la presentación de la documentación. Actualmente, los modelos de apertura de
ofertas, informes de adjudicación y documentación asociada responden a lo solicitado
por la nueva task manager.
95
6. Estructura UCP: En el ayuda memoria de la misión de octubre-2006 se expone por un
lado que se encontraba pendiente la reestructuración de funciones del personal de la
UCP, y por otro que no ha habido cambios en la dotación del personal de las áreas de
contabilidad (UCP) y finanzas (DGCyAF) desde la última misión, considerando que las
mismas se encontraban adecuadamente cubiertas por personal calificado. Al respecto,
durante las tareas de campo el Programa nos informa mediante nota que: “…mucha de
la información requerida necesita elaboración o análisis por parte de la responsable
contable del proyecto (una sola profesional) por lo que no es posible satisfacer los
pedidos con la premura deseada. Debe tenerse en cuenta que se trata de un proyecto con
una UCP muy pequeña, compuesta al día de hoy por ocho personas, que por otra parte,
deben atender el normal desarrollo de los emprendimientos que, en este momento tiene
en curso, treinta obras de electrificación en varias provincias”.
Comentario de la UCP: La reestructuración de la UCP quedó postergada de común
acuerdo con el Banco Mundial ya que su objetivo era cumplir con las tareas de la
licitación centralizada que no pudo concretarse por no disponerse de fondos suficientes.
Sin embargo es intención de la UCP reforzar el área contable-financiera, pero se
enfrenta el problema de las excesivas demoras (superiores a un año) en efectivizar el
cobro de honorarios del nuevo personal.
7. Convenios con provincias: Los biblioratos que se tuvieron a la vista y que contienen la
documentación referida a los convenios suscriptos con las provincias no contemplan un
ordenamiento que posibilite verificar la integridad de la información (convenios,
ratificaciones, adendas, otros relacionados…), y los documentos en fotocopias que
contiene en su mayoría carecen de certificación de copia fiel del original.
Comentario de la UCP: Se entregaron dos tomos anillados conteniendo la
información solicitada y dividida por provincias.
96
Recomendaciones: Formalizar un documento previa obtención de la no objeción por parte
del Banco, para que las unidades ejecutoras provinciales cuenten con la guía de
procedimientos para la conformación de los archivos por aquellas adquisiciones llevadas a
cabo directamente por los organismos actuantes en cada provincia. Realizar las gestiones
necesarias para que el área contable de la UCP pueda realizar sus tareas acompañando el
normal desenvolvimiento del Programa. Profundizar los controles al confeccionar el POA.
Reordenar y mantener actualizados los archivos que contiene la información por los
convenios provinciales suscriptos, y desde estos preparar una tabla que centralice los datos
de todos los convenios, y que presente información sobre el estado de situación con las
cuestiones y/o formalidades pendientes de éstos.
BUENOS AIRES, 16 de agosto de 2007.
97
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/06)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/06, con los registros
en moneda local que les dan sustento;
- test o pruebas de transacciones y comprobantes;
- verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de los servicios de consultoría y de adquisición
de bienes;
- análisis de los movimientos de las cuentas bancarias del Proyecto;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- verificación de los procesos de desembolsos de fondos;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementado por el Proyecto;
- como así también, la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios acorde las circunstancias.
98
El alcance del examen comprendió, el 100 % de los orígenes del Banco (BIRF/GEF), el 23,92%
de los aportes de contrapartida local (100% gobierno nacional, 6,87 % concesionarios, 21,76 %
provincias y el 23,15 % Ministerio de Educación), y el 26,57% de las aplicaciones expuestas en
el estado citado en I- a) por el ejercicio finalizado el 31/12/2006, conforme el detalle realizado en
el siguiente cuadro:
Aplicaciones
del ejercicio
Componentes
Inversión Equipos en Provincias
Asistencia Técnica
Viajes y Viáticos Asistencia Técnica
Equipamiento UCP
Total Costos de Inversión
Consultores Nacionales
% de
incidencia
Componente /
universo
Muestra del
ejercicio
15.972.755
837.603
91,86%
4,82%
4.228.063,17
223.513,32
26,47%
26,68%
11.250
0,06%
0,00
0,00%
($)
26.815
16.848.423
0,15%
96,89%
($)
% de Muestra /
Componentes
0,00
4.451.576,49
0,00%
26,42%
438.602
2,52%
129.057,00
29,42%
Viajes y Viáticos
38.505
0,22%
0,00
0,00%
Varios PERMER
23.920
0,14%
0,00
0,00%
38.954
0,22%
38.954,00
100,00%
539.981
3,11%
168.011,00
31,11%
4.619.587,49
26,57%
Gastos Bancarios
Total Costos Recurrentes
Total Inversiones 2006
Retenciones y transferencias erróneas
Total Usos de Fondos Estado I- a)
17.388.404
100,00%
5.332
17.393.736
Asimismo nuestra tarea comprendió el 21,70% (SOE´s BIRF y GEF) de los pagos incluidos en el
Estado de Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio finalizado el 31/12/2006. El importe de
USD 719.771.24 incluido en la muestra del ejercicio 2006 fue rendido al BIRF el 11/01/2007 en
las solicitudes N° 35 BIRF y N° 25 GEF representando el 66,10% de los montos de las citadas
solicitudes.
99
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalco u otras irregularidades similares. Corresponde, destacar que la
Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la
documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 16 de agosto de 2007.
100