INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROJECT PREPARATION FACILITY N° 915-AR BID “PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE REFORMA DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR TÉCNICA NO UNIVERSITARIA AR-0181” (Período comprendido entre el 03/05/96 y el 31/12/97) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre los estados financieros al 31/12/97 del PROJECT PREPARATION FACILITY (PPF) N° 915/OC-AR “Preparación del Programa de Reforma de la Educación Superior Técnica No Universitaria AR-0181”, otorgado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), a través de la Carta de Acuerdo suscripta el 04/03/96, enmarcada dentro de la Línea de Crédito de la Facilidad para la Preparación de Proyectos (PPF N°003). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Activo y Pasivo acumulado al 31 de diciembre de 1997, expresado en dólares estadounidenses (USD). b) Estado de Activo y Pasivo al 31 de diciembre de 1996, expresado en USD. c) Información Financiera Complementaria que incluye el Resumen de Gastos por año y partida presupuestaria. 1 Los estados financieros surgen de planillas auxiliares elaboradas por la Unidad de Preparación del Programa (UPP) y son de su responsabilidad. Fueron presentados a esta auditoría con fecha 22/05/98 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe aclarar que nuestra tarea se limitó, exclusivamente, a expresar una opinión basada en el correspondiente examen de auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el 20/04/98 y el 19/05/98. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del Project Preparation Facility N° 915/OC-AR “Preparación del Programa de Reforma de la Educación Superior Técnica No Universitaria AR-0181” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones operadas durante el periodo iniciado el 03/05/96 y finalizado en esa fecha, de conformidad con adecuadas prácticas administrativo-contables y con los requisitos establecidos en la Carta de Acuerdo del 04/03/96. BUENOS AIRES, 5 de junio de 1998. 2 OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS CLÁUSULAS DE LA CARTA DE ACUERDO DEL PROJECT PREPARATION FACILITY N° 915/OC-AR BID “PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE REFORMA DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR TÉCNICA NO UNIVERSITARIA AR-0181” (Período comprendido entre el 03/05/96 y el 31/12/97) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. Durante el transcurso de las verificaciones al 31 de diciembre de 1997, realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría del PROJECT PREPARATION FACILITY (PPF) N° 915/OC-AR, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financieras contempladas en las diferentes secciones y anexos de la Carta de Acuerdo suscripta el 04/03/96 con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), cuyo objetivo es la financiación hasta por USD 1.291.000.-, de actividades necesarias para apoyar la preparación del Programa de Reforma de la Educación Superior Técnica No Universitaria. Esta Operación Individual se encuentra dentro de la Línea de Crédito de la Facilidad para la Preparación de Proyectos (PPF N° 003). 1) Organismo de Ejecución Cumplida. El Organismo de Ejecución de esta Operación es la Secretaría de Políticas Universitarias del Ministerio de Cultura y Educación. 3 2) Condiciones previas al primer desembolso Cumplidas. 3) Monto máximo del anticipo de fondos Cumplida. Con fecha 24/05/96 el BID desembolsó USD 289.000.- en concepto de anticipo. 4) Plazos de ejecución y de desembolso de los recursos En función de la fecha de vigencia de la Carta Acuerdo (04/03/96), el plazo de ejecución de esta Operación venció el 03/12/97 y el plazo de desembolsos de los recursos el 04/03/98. Por Nota CAR-5119/97 del BID, se otorgó una prórroga hasta el 03/08/98 para la ejecución de la operación y otra hasta el 03/11/98 como plazo para el último desembolso. BUENOS AIRES, 5 de junio de 1998. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROJECT PREPARATION FACILITY N° 915/OC-AR BID “PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE REFORMA DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR TÉCNICA NO UNIVERSITARIA AR-0181” (Período comprendido entre el 03/05/96 y el 31/12/97) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros correspondientes al PROJECT PREPARATION FACILITY (PPF) N° 915/OC-AR “Preparación del Programa de Reforma de la Educación Superior Técnica No Universitaria AR-0181”, por el período comprendido entre el 3 de mayo de 1996 y el 31 de diciembre de 1997, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Preparación del Programa (UPP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los siguientes comentarios: 1- CONSULTORES NACIONALES a) Informes de consultores Observaciones: No existe constancia sobre la recepción (sello y fecha) de los informes presentados por los consultores, así como de la posterior aprobación de los mismos. Asimismo se ha podido verificar la presentación de informes sin la firma del consultor. Por otra parte, en tres casos de la muestra analizada no se tuvieron a la vista los respectivos informes (de avance y final) que debían presentar los consultores conforme se estipula en los términos de referencia (TOR's) por ellos suscriptos. 5 Comentarios de la UPP: Los consultores observados formaron parte de equipos a cargo de Coordinadores y sus informes están incluidos en la documentación presentada al proyecto por los mencionados coordinadores. Con respecto a las aprobaciones de los informes finales, la responsabilidad, no delegada, de aprobarlos le corresponde al Coordinador General del Programa que es la misma persona que autoriza la orden de pago que libera el pago. Teniendo en cuenta lo expuesto, informamos que no existen notas de aprobación de los informes finales, las cuales consideramos deberían formalizarse en el caso de una separación de funciones entre quien evalúa los informes y quien libera la orden de pago. Tomado nota de las recomendaciones vinculadas a las constancias de recepción y a la presentación de informes sin la firma del consultor, se arbitrarán o acentuarán los mecanismos de control interno. Recomendaciones: Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada por la UPP y su posterior aprobación. Asimismo se deberá solicitar al consultor que presente los informes- de avance y/o finales- de acuerdo con los TOR’s suscriptos. b) Ternas Observación: En algunos casos, los currículos que integran las ternas no tienen firma ni fecha. Recomendación: Debe constar en el curriculum vitae de cada consultor, la firma y fecha de presentación, como norma de control interno y externo por parte del consultor. Comentario de la UPP: Tomado nota de la recomendación vinculada a este aspecto, se acentuarán los mecanismos de control interno. 2- ORDENES DE PAGO 6 Observación: La emisión de las órdenes de pago es manual, pudiéndose verificar, en algunos casos, que no se respetó la correlatividad numérica en la emisión de las mismas. Asimismo se detectaron órdenes de pago sin numeración y sin detalle de número de cheque. Comentario de la UPP: Al momento de confeccionarse las órdenes de pago se respeta su correlatividad numérica, sin embargo en la práctica -y por motivos imprevistos- ha debido efectuarse algún pago con fecha anterior a la inserta en la última orden de pago emitida. Por este motivo, es posible encontrar eventualmente alguna orden de pago cuya numeración no guarde una relación directa con su fecha de pago. Respecto de las órdenes de pago detectadas sin numeración y sin detalle de número de cheque, se acentuarán los mecanismos de control interno. Recomendación: Implementar un adecuado sistema de emisión cronológica de órdenes de pago. 3- SISTEMA CONTABLE Observación: Con respecto a los aspectos contables, el proyecto tiene implementadas planillas auxiliares que no revisten las condiciones de un sistema contable orgánico e integrado. Comentario de la UPP: El sistema de registraciones de este PPF ha sido implementado considerando el volumen y monto global de los movimientos a procesar y la información a generar en esta etapa de preparación del Programa. Asimismo se lo ha adecuado a la estructura del PRESTNU, teniendo en cuenta las relaciones costo-beneficio de este sistema y uno convencional. No obstante, para la etapa de ejecución del Programa, se ha previsto la implementación de un sistema contable integrado, el cual se adecuará a las nuevas exigencias. 7 Recomendación: Implementar un sistema de registros conforme a confiables prácticas contables, que permitan la aplicación de adecuados sistemas de control. 4- CAJA CHICA Observaciones: - no existe un monto fijo estipulado para la apertura y reposición de la caja chica, existiendo momentos en que la misma arroja saldos de hasta $ 20.000.-; - no se repone periódicamente sino sobre la base de las necesidades de efectivo; - no se utiliza exclusivamente para realizar gastos menores, sino también para el pago de honorarios y viáticos de montos significativos; - no se realizan planillas de control de reposiciones de caja chica. Comentario de la UPP: En principio cabe mencionar que los únicos fondos en efectivo de este Programa se encuentran registrados en esta cuenta y que se produjo un error de denominación en el Plan de Cuentas, dado que en la práctica funciona como cuenta Caja y no como Caja Chica o Fondo Fijo. En cuanto a los saldos significativos, cabe señalar que los mismos han sido esporádicos y para atender necesidades puntuales, tales como el pago de honorarios y viáticos de algún consultor extranjero que, terminado su trabajo, se ausentaba del país en forma inmediata y requería el pago en efectivo. Recomendación: Implementar un mecanismo interno para el manejo de la caja chica, con instrucciones precisas sobre su reposición, el control de los gastos (registros que deben llevarse), protección material de los fondos y tipo de gastos que se pueden sufragar (gastos menores). 5- SUBCONTRATOS 8 Observación: Con respecto a la contratación analizada, no se tuvieron a la vista dos de las tres propuestas debidamente suscriptas por los oferentes, las cartas de invitación a cotizar y el acta de apertura de ofertas. Por otra parte cabe aclarar que no existe constancia sobre la recepción (sello y fecha) de los informes presentados por la consultora, así como de la posterior aprobación de los mismos. Comentario de la UPP: Cumplimos en informar que no se ha logrado localizar en nuestros archivos la documentación solicitada. Con respecto a la constancia de recepción de informes nos remitimos a lo señalado para el punto 1-a). Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto, dejando constancia en los informes de la recepción realizada por el PRESTNU y su posterior aprobación. 6- EQUIPOS Observaciones: 1. En una de las adquisiciones analizadas, no se tuvieron a la vista las solicitudes de cotización a los proveedores. 2. No se tuvieron a la vista los seguros de los equipos. 3. Las Unidades Centrales de Procesamiento (CPU) no poseen número de serie ni de inventario lo que dificulta su identificación física en la inspección ocular. 4. En un caso, la CPU e impresora no se encontraban en las instalaciones del Proyecto ya que se ha dado en préstamo a la Secretaría de Políticas Universitarias (Av. Santa Fe 1548); no se tuvo a la vista el remito de transferencia respectivo. Comentarios de la UPP: 9 1. y 3. Tomado nota de las recomendaciones vinculadas a estos aspectos, se acentuarán los mecanismos de control interno 2. No se ha contratado ningún seguro dado que el BID (única fuente de recursos) no contempla dentro de las categorías de inversión el financiamiento de este tipo de gastos. 3. Se requerirá el correspondiente acuse de recibo. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto, aplicando, a su vez, las medidas de control necesarias que permitan detectar posibles diferencias y salvaguardar activos. 7-VIAJES Y VIATICOS Observaciones: - Los comprobantes de liquidación de viáticos no poseen numeración. - No se especifica el motivo del viaje en la liquidación de viáticos. Recomendación: Los comprobantes de liquidación de viáticos deben contar con todos los datos necesarios para su adecuado control. Comentario de la UPP: Tomado nota de las recomendaciones vinculadas a estos aspectos, se acentuarán los mecanismos de control interno BUENOS AIRES, 5 de junio de 1998. 10 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROJECT PREPARATION FACILITY N° 915/OC-AR BID “PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE REFORMA DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR TÉCNICA NO UNIVERSITARIA AR-0181” (Período comprendido entre el 03/05/96 y el 31/12/97) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los procedimientos que a continuación se detallan: - comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/97 con los registros en moneda local y extranjera que les dan sustento; - tests o pruebas de transacciones; - pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados; - análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría; - verificación de la metodología de adquisición de bienes; - inspección ocular de bienes; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - análisis de los movimientos de las cuentas bancarias; - circularizaciones y reconciliaciones bancarias; - como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió: - el 100% de los ingresos de fondos expuestos en el estado financiero auditado; y 11 - el 43,91% de los gastos que integran el capítulo “Utilización de Recursos de la Operación Individual del P.R.E.S.T.N.U.” al 31/12/97. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. BUENOS AIRES, 5 de junio de 1998. 12