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INFORME DE AUDITORIA
DE LA LETRA EXTERNA A MEDIANO PLAZO
ITL 500.000.000.000 – FRN – 2004
Gerencia de Deuda Externa
Gerencia General de Deuda Pública
Junio de 1998
INDICE
I. OBJETO DE LA AUDITORIA.......................................................................................... 1
II. ALCANCE DE LA AUDITORIA..................................................................................... 1
III. CARACTERISTICAS DEL TITULO ............................................................................ 2
IV. AUDITORIA DE LA REGISTRACION CONTABLE DEL TITULO ......................... 3
IV.1 Ingreso de fondos de la emisión ..................................................................................... 3
IV.1.1 Diferencias encontradas en los mayores de las cuentas involucradas .............................. 3
IV.1.2 Costos no registrados al momento de la emisión ............................................................ 3
IV.1.3 Exceso de registraciones contables para asentar la emisión ............................................ 3
IV.2 Egresos de fondos ........................................................................................................... 4
IV.2.1 Omisión de registros de pagos (C80) en los mayores...................................................... 4
IV.2.2 Saldo de la cuenta Intereses a pagar (2117/0)................................................................. 4
IV.2.3 Registración anticipada del pago de cupones.................................................................. 5
IV.2.4 Registración por el efectivo pago................................................................................... 5
IV.3 Ajuste al cierre 31/12/1997............................................................................................. 5
IV.3.1 Diferencias en el ajuste.................................................................................................. 5
IV.3.2 Existencia de códigos accesorios de individualización de los títulos ............................... 6
IV.4 Observaciones Generales ............................................................................................... 6
IV.4.1 Integración de la registración de los costos .................................................................... 6
IV.4.2 Falta de homogeneidad en los procedimientos de conversión de moneda........................ 7
IV.4.3 Omisión de información de referencia ........................................................................... 7
V. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES.............................................................. 8
V.1 Estructura Funcional y de Control Interno .................................................................... 8
V.1.1 De la Estructura Funcional.............................................................................................. 8
V.1.2 Del Control Interno......................................................................................................... 8
V.2 Auditoría de la registración contable del título .............................................................. 9
V.2.1 Omisión de registros de egresos (pagos) en los mayores.................................................. 9
V.2.2 Existencia de códigos accesorios de individualización de los títulos ................................ 9
V.2.3 Falta de manuales de procedimientos ............................................................................ 10
V.2.4 Fallas de control interno................................................................................................ 12
INFORME DE AUDITORIA
DE LA LETRA EXTERNA A MEDIANO PLAZO
ITL 500.000.000.000 - FRN - 2004
I. OBJETO DE LA AUDITORIA
La AUDITORIA GENERAL DE LA NACION en su carácter de auditor externo
independiente, ha realizado un examen de la letra externa de mediano plazo en liras italianas
(500.000.000.000 ITL, FRN, 2004) emitida en el marco del Programa aprobado por Decreto
1588/93 y sus decretos ampliatorios. El objeto del examen practicado se circunscribe al análisis
de las gestiones previas y posteriores a la colocación de la mencionada letra hasta el 31 de
marzo de 1998.
II. ALCANCE DE LA AUDITORIA
El examen se desarrolló de conformidad con las Normas de Auditoría Externa de la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION, con las limitaciones que se detallan a
continuación.
II.1 A los efectos de evaluar las responsabilidades en el marco legal vigente en el período
de examen, se procedió a analizar los decretos correspondientes observándose que la estructura
orgánica se encuentra definida en los primeros niveles hasta Direcciones, los cuales enuncian
los principales objetivos. Asimismo se verificó la ausencia de acciones y responsabilidades
específicas que fijen los roles por debajo de aquéllos. Complementariamente, tampoco se han
suministrado manuales de procedimientos ya que a la fecha no se han confeccionado.
II.2 Atento que en el período previo y posterior a la emisión del título que es objeto de
esta Auditoría - mayo de 1997 -, se hallaba en plena vigencia el reglamento parcial Nro. 2 de la
Ley 24.156 aprobado por Decreto del P.E.N. 253/93 del 18/2/19931, se procedió a realizar la
1
En lo esencial, la normativa mencionada expresa que "Las unidades de Auditoría Interna deberán informar fielmente y de
1
consulta a la Unidad de Auditoría Interna (UAI) del Ministerio de Economía y Obras y
Servicios Públicos (MEOSP) sobre las tareas llevadas a cabo por el área en lo que a Títulos
Públicos en moneda extranjera se refiere.
De la respuesta de la UAI surge que “... no se han realizado auditorías de títulos públicos
ni se tiene previsto realizarlo en el presente ejercicio (1998), de acuerdo a la planificación
aprobada por el Señor Ministro de Economía y por la Sindicatura General de la Nación”.
Las tareas de campo se realizaron entre el 2 de marzo de 1998 y el 29 de mayo de 1998.
III. CARACTERISTICAS DEL TITULO
Con fecha 26/07/1993 se aprueba el Decreto 1588/93 modificado por el Decreto 1445/96
del 12/12/1996 en el que se faculta al Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos, a
través de la Secretaría de Hacienda, a suscribir un Programa de Letras Externas a Mediano Plazo
por un Valor Nominal de hasta USD 11.000.000.000.
Tabla de características
ITL 500.000.000.000 (Liras italianas)
Trimestral: el primer servicio se estableció el 25/08/1997
27/05/1997
27/05/2004
Encabezado por el Deutsche Morgan Grenfell
Integra al vencimiento (BULLET)
Flotante, tomándose como base la “London Interbank Offer Rate
(LIBOR)” a 3 meses para liras italianas más 160 puntos básicos.
Primer servicio: se estableció desde el momento del lanzamiento un valor
de 8,475% (LIBOR 6,875% + 160 puntos básicos).
Períodos siguientes: la tasa se fija dos días hábiles anteriores a la fecha de
inicio de cada cupón según la página 3740 de Telerate.
Comisión Combinada de Gestión y 0,40 % del monto de capital de las letras.
Underwriting
0,10 % del monto de capital de las letras
Descuento de Venta
Hasta un importe máximo de $ 2.000,00
Gastos de traducción
Chase Manhattan Bank
Agente de Pago Principal
Monto Valor Nominal
Cupón
Fecha de emisión
Fecha de vencimiento
Sindicato de bancos
Amortización
Tasa de interés
inmediato a la Sindicatura la falta de cumplimiento de cualquiera de las normas que rigen los Sistemas de Control Interno y
Administración Financiera".
2
IV. AUDITORIA DE LA REGISTRACION CONTABLE DEL TITULO
El primer paso en la registración es el de realizar la carga de condiciones financieras en el
SIGADE asignándole un número de registro por el cual se identificará el título emitido:
En este caso, el bono se individualiza con el número de SIGADE 7-1045-000.
IV.1 Ingreso de fondos de la emisión
IV.1.1 Diferencias encontradas en los mayores de las cuentas involucradas
En el caso de la cuenta Deuda Externa (2232/0) se ha encontrado una diferencia por
defecto de $ 1.569.221,61 en el saldo acreedor, mientras que en el caso de la cuenta de la
Tesorería (TGN 1112/1) la diferencia por defecto en el saldo deudor es de $1.191.043,35.
Esta disparidad se debe al efecto combinado de una imputación errónea de diferencias de
tipo de cambio registradas con posterioridad al ingreso de fondos de la emisión.
En efecto, los saldos reflejados en las cuentas de deuda externa (2232/0) y de la Tesorería
(1112/1), según el SIDIF, son de $ 296.569.794,65 y de $ 295.457.277,83 respectivamente. De
acuerdo con las diferencias encontradas los saldos correctos deberían ser de $ 298.139.016,26
(valor nominal de la deuda) y de $ 296.648.321,18 (valor de los ingresos descontados de
comisiones).
IV.1.2 Costos no registrados al momento de la emisión
Se señala en este caso que la emisión del título se efectuó el 27/5/1997 y las comisiones
se registraron el 23/6/1997.
IV.1.3 Exceso de registraciones contables para asentar la emisión
Se ha observado un exceso en el número de asientos para registrar la emisión. En parte
esta situación está acentuada por lo señalado en IV.1.1.
IV.2 Egresos de fondos
3
IV.2.1 Omisión de registros de pagos (C80) en los mayores
Se observaron discrepancias entre la información que se vuelca en los mayores emitidos
en el SIDIF y los registros contables cargados en el mismo. La falta de correlación obedece a que
en los listados de mayores de las cuentas que intervienen en la operativa del bono se omite la
información referida a los pagos que se registran en el sistema a través del denominado
formulario (virtual) C80.
Por lo expuesto, la información así presentada no refleja los saldos correctos ya que no
resultan coherentes con la base de datos de asientos.
En efecto, analizados los mayores en forma independiente no ofrecen a las unidades de
control interno o externo una información exhaustiva de los movimientos de cualquier operación
en particular.
IV.2.2 Saldo de la cuenta Intereses a pagar (2117/0)
Si bien al 31/12/1997 la cuenta Intereses Deuda Externa (6121/2) refleja el saldo de
$12.324.804,64 (correspondiente al efectivo pago de los cupones 1 y 2), la cuenta Intereses a
pagar (2117/0) refleja un saldo pendiente de pago por un valor de $12.553.075,45.
Consultada la base de asientos del SIDIF relacionada con la operativa del bono y la
documentación respaldatoria respectiva se ha verificado que los cupones fueron cancelados
efectivamente.
Esta situación en la que se expone contablemente un saldo pendiente de pago, se origina
por los motivos enunciados en el punto anterior IV.2.1: Omisión de registros de pago (C80) en
los mayores.
Idéntica situación se produce en el ejercicio 1998 en el que la cuenta Deuda Externa
refleja un saldo de $ 5.624.194,49 y en el caso de la cuenta Intereses a pagar arroja un importe de
$ 5.744.852,90 correspondiente al devengamiento del cupón 3 con vencimiento el 27/02/1998.
IV.2.3 Registración anticipada del pago de cupones
4
Se ha verificado en el caso de los 3 cupones que se encuentran en el período en examen
una registración anticipada de las respectivas cancelaciones.
En efecto, los vencimientos operaron en los días 27/8 y el 27/11 de 1997 y el 27/2 de
1998 para los cupones 1, 2 y 3 respectivamente. En cambio, los asientos de los formularios C80
correspondientes se registraron con una antelación no menor a 7 días.
IV.2.4 Registración por el efectivo pago
Según surge de la documentación respaldatoria la cancelación de cada pago expone un
importe diferente del que consta en el formulario de pago C80 y los valores de estos últimos
registros coinciden con el valor del formulario de orden de pago C41 en los 3 cupones, sin
perjuicio de que con posterioridad se realizan los ajustes mediante el respectivo formulario de
regularización C55.
IV.3 Ajuste al cierre 31/12/1997
IV.3.1 Diferencias en el ajuste
El saldo de la cuenta Deuda Externa (2232/0) refleja un valor de $296.569.794,65, y
según se indicó en IV.1.1 el saldo correcto debería corresponder a un valor de $ 298.139.016,26.
De acuerdo con lo registrado en el SIDIF, para realizar el ajuste al cierre del ejercicio se ha
tomado como saldo al 31/12/1997 el primer guarismo indicado y el valor nominal expresado al
cierre de $ 285.730.613,17.
Por lo expuesto, el ajuste al cierre del ejercicio tiene como resultado un valor de
$10.839.181,48. En cambio, si se toma el saldo correcto el ajuste respectivo arrojaría un
resultado de 12.408.403,09. Por ende, la regularización correspondiente debería realizarse por un
valor de $1.569.221,61.
IV.3.2 Existencia de códigos accesorios de individualización de los títulos
Sin perjuicio del ajuste enunciado anteriormente, es dable destacar un aspecto que
dificulta la individualización de las operaciones de un préstamo o título en particular.
5
En efecto, los mayores correspondientes al SIGADE 7-1045-000 no reflejan el ajuste al
cierre del ejercicio. Esta situación tiene su origen en que el ajuste se registra mediante un código
accesorio de individualización de SIGADE distinto al que identifica al préstamo.
Es decir, si bien los registros del ajuste se localizan en la base de asientos del SIDIF,
estos se ingresan por el código de identificación SIGADE 8-0091-002.
Esta situación afecta la integridad de la información correspondiente a la operativa del
título que da lugar a interpretaciones erróneas cuando se realiza el análisis de sus movimientos.
IV.4 Observaciones Generales
Del análisis de la documentación respaldatoria llevado a cabo para realizar la auditoría se
desprenden una serie de observaciones complementarias a la registración de las cuales se
enuncian las de mayor relevancia.
IV.4.1 Integración de la registración de los costos
Según consta en la norma dictada por la Secretaría de Hacienda en relación con la
emisión del presente título, se prevén gastos de traducción hasta un importe máximo de $
2000,00. Analizado el expediente MEYOSP 010-000268/97 obra a fs. 54 a 77 un trabajo de
traducción de convenios y suplemento de precio.
Este concepto que forma parte de las erogaciones de la emisión debería constar entre los
movimientos de egreso de fondos integrado a la operativa del título, con el objeto de poder
localizar la operación y su documentación respaldatoria sin dificultad.
Por otra parte, existen una serie de gastos que podrían ser denominados genéricamente
comisiones de administración, que aparecen contabilizados en la registración y no se encuentran
individualizados específicamente entre las condiciones de emisión, convenios o normas
relacionadas con el instrumento en examen.
IV.4.2 Falta de homogeneidad en los procedimientos de conversión de moneda
6
Se ha verificado que no existe un tratamiento homogéneo en la asignación de un tipo de
cambio determinado cuando se realiza el proceso de registración de un movimiento.
Es dable destacar que el área técnica responsable del SIGADE cuenta en la actualidad
con un servicio de información financiera y económica suministrada por Reuters que permite
mantener actualizadas las bases de datos del sistema en relación con las distintas monedas.
No obstante, según surge de la documentación respaldatoria, se ha detectado que se
expresan montos en moneda de curso legal convertidos con tasas de cambio que datan de 20 días
anteriores a la fecha del registro.
También surgen desviaciones entre los tipos de cambio asentados en la registración y los
que contiene la base de datos del SIGADE, probablemente por la falta de homogeneidad en la
oportunidad en que se obtiene el dato de referencia para la carga de la información.
Esta situación no sólo dificulta las tareas de control sino también el manejo de la
información entre las áreas que emplean o registran la misma impidiendo el control por
oposición y la detección de posibles errores o desvíos.
IV.4.3 Omisión de información de referencia
Se ha advertido en los registros del sistema (SIDIF) omisiones de información de
referencia en los campos previstos para las observaciones.
7
V. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
En relación a todo lo expuesto se desprenden una serie de observaciones y
recomendaciones que merecen ser consideradas y que se detallan a continuación.
V.1 Estructura Funcional y de Control Interno
V.1.1 De la Estructura Funcional
Sería conveniente establecer una estructura que defina las acciones y responsabilidades
específicas para los niveles inferiores a los actualmente definidos, como así también resulta
menester elaborar los manuales de procedimientos correspondientes, a los efectos de contar con
elementos suficientes para determinar las responsabilidades y ejercer el principio de control por
oposición, de tal manera de minimizar las fallas por errores u omisiones en toda la gestión
administrativa.
V.1.2 Del Control Interno
Visto lo normado en el Reglamento Parcial Nro.2 de la Ley 24.156, especialmente en los
artículos 100, 101, 102 y 104, con relación a las acciones que deben llevar a cabo las Unidades
de Auditoría Interna y atento que se ha evidenciado la presencia de fallas de control interno,
resulta indispensable garantizar el establecimiento de auditorías sistemáticas en este tipo de
operativa que permitan detectar dichas falencias y así formular las recomendaciones que eviten
su propagación.
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V.2 Auditoría de la registración contable del título
V.2.1 Omisión de registros de egresos (pagos) en los mayores
Como se señaló en IV.2.1 y IV.2.2 se observaron discrepancias entre la información que
se vuelca en los mayores emitidos en el SIDIF y los registros contables cargados en el sistema.
La falta de correlación obedece a que en los listados de mayores de las cuentas que intervienen
en la operativa del bono se omite la información referida a los pagos que se registran en el
sistema.
Se considera de suma importancia regularizar la observación planteada con el objeto de
contar con los mecanismos idóneos que permitan a las unidades de control llevar a cabo las
tareas en forma eficiente y evitar interpretaciones erróneas en el análisis de las cuentas. Cabe
destacar que esta observación ya se efectivizó en el “Informe de auditoría de Bonos del Tesoro
Serie III – Diciembre de 1997 – AGN”.
V.2.2 Existencia de códigos accesorios de individualización de los títulos
Como se señaló en IV.3.2. la registración de determinados movimientos de la operativa
del título mediante el ingreso al sistema con un código de SIGADE distinto al que individualiza
al título (SIGADE 8-0091-002 en lugar de SIGADE 7-1045-000) afecta la integridad de la
información, dando lugar a interpretaciones erróneas cuando se realiza el análisis de sus
operaciones.
Por lo expuesto, y para una mejor exposición, este ajuste debería quedar registrado bajo
la denominación de SIGADE correspondiente al título en examen (SIGADE 7-1045-000), de tal
modo de individualizar unívoca e inequívocamente cada uno de sus movimientos contables.
A tal efecto, se aconseja dar curso a la siguiente propuesta con el objeto de regularizar la
situación planteada:
a) Efectuar los ajustes que correspondan al título en examen.
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b) Dado que se ha comprobado la existencia del uso de esta modalidad en otros códigos
de préstamos o títulos (Euroletras en marcos 7-0976-000 y 7-0977-000; en liras
italianas 7-1044-000, 7-1047-000, 7-1048-000, 7-1049-001 y 7-1049-002; en libras
esterlinas 7-1092-000; en pesetas 7-1081-000; en yenes 7-0969-000, entre otros),
efectuar los ajustes que correspondan en el sistema de manera de ingresar todos la
información de títulos o préstamos mediante un único código de identificación en la
totalidad de sus movimientos.
c) Elaborar un listado exhaustivo de todos los títulos o préstamos codificados en el
SIGADE del último ejercicio a la fecha, con el detalle de los códigos accesorios, si
los hubiera, y el tipo de movimiento que afectó en cada caso, con el objeto de que en
la oportunidad de una auditoría los órganos de control puedan contar con la
información completa, hasta tanto se instrumenten las medidas que permitan realizar
los ajustes al sistema mencionados.
V.2.3 Falta de manuales de procedimientos
Reviste suma importancia contar con los manuales de procedimientos que permitan
encauzar las acciones administrativas y posibiliten acotar el margen de errores u omisiones en el
procesamiento de la información contable y financiera.
La mayor parte de las observaciones señaladas en el capítulo IV obedecen a la ausencia
de este instrumento. Las observaciones descriptas en IV.1.2, IV.2.3, IV.2.4, IV.4.1, IV.4.2 y
IV.4.3 son determinantes para que se arbitren los medios necesarios que permitan su elaboración.
No obstante, se aconseja tener en cuenta las consideraciones que sobre los puntos
mencionados se describen a continuación:
V.2.3.1 En relación con la emisión los costos deben registrarse en el momento en que se
recibe el recurso.
10
V.2.3.2 Las fechas de los registros de efectivo pago deben coincidir con las que constan
en la documentación respaldatoria relacionada con la transferencia de los fondos.
V.2.3.3 La exposición en los formularios de pago C80 debe reflejar los importes
correspondientes al efectivo pago y realizar los ajustes si los hubiera en el momento de la
cancelación, de manera tal de integrar la información de la operación dentro del sistema e
inequívocamente individualizar los valores realmente liquidados.
V.2.3.4 La incorporación y la integración de toda la información relacionada con los
gastos y costos, previos o posteriores a la emisión, periódicos o eventuales, de registración del
título en organismos bursátiles, de emisión o de administración, debería quedar reflejada tanto
en los antecedentes cuanto en el sistema de registración contable con el objeto de poder contar
con una idea integral y más acabada de la estructura de costos.
V.2.3.5 Se debería establecer un procedimiento uniforme para la carga de la información
de tipos de cambio y su utilización posterior en la registración de los movimientos, tanto en el
SIDIF como en el SIGADE.
A tal efecto, se podría tomar, por un lado, un criterio único en cuanto a la oportunidad en
la obtención de la citada información, por ejemplo, “el tipo de cambio de cierre del día” y, por
otro, dejar constancia en el sistema y en la documentación respaldatoria de la información de la
fuente, día y hora del dato, de modo tal de establecer referencias comunes para reconstruir la
información en cualquier momento.
V.2.3.6 Resulta necesario destacar la importancia de contar con la información de
referencia en los campos previstos para observaciones en cada registro en la que se vuelque un
breve detalle de la operación y el responsable de la carga, con el objeto de facilitar las tareas de
individualización de las operaciones tanto para las tareas de control cuanto para los usuarios del
sistema.
V.2.4 Fallas de control interno
V.2.4.1 Según lo observado en IV.1.1 se aconseja no realizar imputaciones por
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diferencias de tipo de cambio al momento de la emisión y valuar la operación al tipo de cambio
predeterminado que proviene de la documentación respaldatoria que complementa al extracto
bancario, en este caso el comprobante de contabilidad emitido por el B.C.R.A., y solamente
efectuar el ajuste al cierre del ejercicio para evitar las distorsiones en los saldos de las cuentas
involucradas.
V.2.4.2 Según lo observado en IV.3.1 se aconseja regularizar el ajuste al cierre del
ejercicio por la diferencia encontrada.
V.2.4.3 En concordancia con el punto V.2.3 y con las observaciones realizadas en V.2.4.1
y V.2.4.2 se hace indispensable el cumplimiento de las normas que rigen los sistemas de Control
Interno y Administración Financiera establecidos en la ley.
FECHA DEL INFORME: 19 de junio de 1998
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