2001_208info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/99/006
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD COORDINADORA DEL
PROYECTO DE DESARROLLO DE UN JUZGADO MODELO - BIRF 4314-AR”
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/99/006.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/99/006 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad
Coordinadora del Proyecto de Desarrollo de un Juzgado Modelo - BIRF 4314-AR”, de acuerdo
al Documento suscripto el 30 de julio de 1999 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) a fin de que este último brinde asistencia al
proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
El proyecto está parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4314-AR “Proyecto de Desarrollo de Juzgado Modelo” (PROJUM), suscripto el 20 de
octubre de 1998 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF) y su posterior enmienda de fecha 19/07/00.
En la mencionada enmienda de fecha 19/07/00 se eliminó la condición de que la Unidad de
Implementación del Proyecto debía mantenerse dentro de la Corte Suprema quedando la
elección del Gerente de Proyecto en manos de una Comisión Ejecutiva, a la cual éste deberá
responder. A su vez la comisión tripartita ad hoc fue reemplazada por una Comisión Ejecutiva
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integrada por el presidente de la Comisión de Administración y Finanzas del Consejo de la
Magistratura, el Secretario de Justicia y Asuntos Legislativos, el Administrador General de la
Corte Suprema de Justicia de la Nación y un representante de la Jefatura de Gabinete de
Ministros.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 2000, expresado en pesos y notas anexas N° 1 a 14 que forman parte del mismo.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/00,
expresado en dólares estadounidenses.
c) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Informe Financiero al 31/12/00 emitido en dólares estadounidenses por la UCP.
2.- Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el
31/12/00, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, y certificado y conciliado por la UCP.
3.-Copia del Estado Financiero Resumen -Período 1/1 al 31/12/2000-, emitido en
dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires.
4.-Costos Compartidos PNUD Conciliación en U$S al 31/12/2000.
Los estados expuestos en a), b) y c) 1.- precedentes, surgen de planillas auxiliares
elaboradas en pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de
cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Los mismos fueron
confeccionados por la UCP y son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta Auditoría
con fecha 2 de octubre de 2001 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
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Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión sobre dichos estados basada en el
examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el
22/06/01 y el 06/07/01, y entre el 17 y el 24/09/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con
las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/99/006 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Coordinadora del Proyecto de Desarrollo de un Juzgado
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Modelo - BIRF 4314-AR” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de
Proyecto de fecha 30/07/99.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 28 de septiembre de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/99/006
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD COORDINADORA DEL
PROYECTO DE DESARROLLO DE UN JUZGADO MODELO - BIRF 4314-AR”
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000,
correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/99/006 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad
Coordinadora del Proyecto de Desarrollo de un Juzgado Modelo - BIRF 4314-AR”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Coordinadora
del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
I- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1- SISTEMA CONTABLE Y REGISTROS
Observaciones:
a) Continuando con la situación planteada en el ejercicio anterior la UCP no utilizó en el
2000 ningún sistema contable del cual surja toda la información financiera del
proyecto y permita emitir entre otros, el libro diario, mayores contables, balance de
sumas y saldos y los estados contables, no solamente respetando las líneas del PNUD
sino también las correspondientes al BIRF.
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Al respecto la UCP entregó a esta auditoría como respaldo de las operaciones del
ejercicio planillas de cálculo computadorizadas, tipo mayor, por cada línea de gasto
según el PNUD y libros
de cuentas bancarias auxiliares incluyendo los datos
conforme al tipo de gasto.
b) Las órdenes de pago emitidas no incluyen las líneas presupuestarias a imputar, no son
generadas en forma automática, no poseen numeración preimpresa y no prevén la
firma del receptor del cheque.
c) Las conciliaciones bancarias que se tuvieron a la vista no poseen evidencia del
responsable de su preparación y fecha de confección, así como tampoco de quién las
controló.
Comentarios de la UCP:
a) Se lleva una contabilidad basada en la partida doble entre las cuentas de gastos o
inversión imputadas como débito y los correspondientes créditos por la emisión de
cheques bancarios.
Si bien la Unidad de Coordinación coincide con la recomendación la misma no fue
ejecutada anteriormente por entender que el tamaño del proyecto no justificaba la
adquisición de un sistema para estos efectos.
b) No constituye una violación formal al Manual de Gestión del Proyectos del PNUD, no
hay un modelo de Orden de Pago. En las órdenes de pagos emitidas por la UCP se deja
constancia de la autorización del Director Nacional del Proyecto, como así también de
la identificación del cheque como el gasto y monto, constituyendo estos los ítems
necesarios para imputar los gastos. Se tendrá en cuenta para el ejercicio 2001 incluir
en la orden de pago la línea a imputar.
c) No constituye una violación formal al Manual de Gestión de Proyecto. Cabe aclarar
que se indica el período al que pertenece la conciliación.
Recomendación: Implementar un adecuado sistema de registros que permita obtener
información completa y confiable sobre las operaciones efectuadas por el Proyecto.
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Establecer circuitos administrativos que garanticen adecuados niveles de control interno,
considerando como norma mínima la implementación de las observaciones referidas a las
conciliaciones bancarias y a las órdenes de pago.
2- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista evidencia de la metodología utilizada por la UCP para el proceso
de búsqueda, evaluación y selección de consultores, ya que en los legajos únicamente
constan tres currículos no existiendo otro tipo de constancia documental del circuito
aplicado para la selección, ni justificación de las designaciones realizadas. A su vez
pudo verificarse que en algunos casos, como resultado de la oposición de antecedentes
se procedió a contratar a todos los integrantes de la terna.
b) En algunos de los casos analizados, tanto en los contratos suscriptos como en las
declaraciones juradas, se verificaron atrasos entre el inicio de actividades y la posterior
firma del contrato por parte del profesional respectivo. Cabe aclarar que, según el
Capítulo III “Recursos Humanos” Punto 32 del Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, “Los responsables de los Proyectos
deberán abstenerse de autorizar el inicio de las actividades del profesional hasta tanto
se halla firmado el respectivo contrato. No se acepta la emisión de contratos
retroactivos” Asimismo se tuvieron a la vista no objeciones otorgadas por el Banco
con posterioridad al inicio de las actividades.
c) En todos los casos objeto de análisis la nota emitida por la Dirección General de
Cooperación Internacional (DGCI), de convalidación de los contratos de consultoría,
tiene fecha posterior al inicio de actividades.
d) El 46% de los currículos que integran las ternas para la selección de personal que se
tuvieron a la vista no poseen constancia de recepción por parte de la UCP, a su vez en
la mayoría de los casos no especifican la fecha de emisión. Asimismo en algunos casos
no tienen firma que avale los datos contenidos.
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Comentarios de la UCP:
a) La selección de consultores para la 1º etapa del proyecto incluyó la difusión en
diferentes ámbitos (PDH, AMFJM, CONCIENCIA, FAM, FORES, Fundación Libra,
FUDEJUS, INECIP, ISEJUS, JUFEJUS, UNLa) de la convocatoria para la
presentación de datos curriculares. Se procedió a una revisión de los antecedentes
profesionales y a la concertación de entrevistas en los casos que así lo justificaban. Se
presentaron a la Comisión Ejecutiva del Proyecto la evaluación de antecedentes y
entrevistas realizadas indicándose en cada caso la recomendación del personal a
contratar. En el caso de los consultores de la UCP el proceso de búsqueda, evaluación
y selección de consultores se realizó en el marco de la carta acuerdo BIRF 343 AR
Proyecto ARG/98/R02 administrado por la UNOPS.
b) y c) Observación correcta. Tanto el Banco Mundial como la Secretaría de Comercio,
Relaciones Económicas Internacionales y Asuntos Consulares aprobaron el período de
contratación.
d) Observación correcta. Si bien no constituye una violación formal la observación será
considerada para el próximo ejercicio.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos con aquella documentación
respaldatoria que de cuenta del proceso de selección y evaluación de los consultores
contratados por el Proyecto. Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y
proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez
a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
Por otra parte, el consultor no debe iniciar actividades en el Proyecto hasta tanto se haya
firmado el contrato que de acuerdo a nuestra legislación, enmarca las relaciones jurídicas
involucradas.
3-
EQUIPOS
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Observación: La documentación correspondiente a los antecedentes de la adquisición
analizada se encuentra archivada sin foliar.
Comentario de la UCP: Observación correcta.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto, verificando asimismo el cumplimiento oportuno de los acuerdos suscriptos.
4-
VIAJES Y VIÁTICOS
Observaciones:
a) En algunos casos las solicitudes de pasajes no cumplen con el mínimo de cinco días de
anticipación establecido por el PNUD. A su vez se tuvo a la vista una solicitud de
pasajes sin constancia de recepción por lo cual no se pudo determinar si se cumplió o
no con el plazo mencionado
b) Los viáticos correspondientes al taller realizado el 16/08 no fueron pagados mediante
cheque para cada asistente, sino que se retiró una suma global con un cheque a nombre
de una sola persona realizando posteriormente los restantes pagos en efectivo.
Comentarios de la UCP:
a) Observación correcta.
b) La perentoriedad del plazo determinó la decisión de la Dirección Nacional del
Proyecto en el sentido advertido.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de las estipulaciones del PNUD en la
materia.
II-OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SISTEMA CONTABLE Y REGISTROS
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Observación: No se respetó la correlatividad numérica para la emisión de los cheques
con respecto a las órdenes de pago. Asimismo se pudo verificar, la existencia de órdenes
de pago que no respetan el orden cronológico con respecto a su fecha de emisión.
Comentario de la UCP: Esta observación es correcta.
Recomendación: Establecer circuitos que garanticen adecuados niveles de control
interno.
2- CONSULTORÍA
Observaciones:
a) En el 80% de los consultores analizados se tuvieron a la vista contratos y/o enmiendas
que no consignaban fecha de firma tal como se prevé en el modelo de contrato
utilizado.
b) Existe un error en el texto de la notificación de la Rescisión de Contrato, ya que hace
referencia a la cláusula B cuando debería hacer referencia a la cláusula 8 del
respectivo Contrato.
c) La totalidad de las enmiendas que se tuvieron a la vista no están numeradas y no
consignan fecha de confección ni fecha de firma.
d) En el 100% de los informes presentados por los consultores que se tuvieron a la vista
no existe constancia de recepción por parte de la UCP. Asimismo en algunos casos no
indicaban el período de ejecución del que se trataba, ni se encontraban firmados por el
consultor.
e) Se tuvieron a la vista facturas en las que no se consignaba el período del honorario
abonado. Asimismo algunas de éstas indicaban un número de Proyecto erróneo.
Comentario de la UCP:
a) Tanto en el cuerpo de los contratos, en su 1º párrafo (fecha de contrato), como en las
declaraciones juradas está la fecha de firma del contrato.
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b) Observación correcta.
c) Observación correcta. Se tendrá en cuenta para el ejercicio 2001.
d) Todos los informes son enviados por e-mail a la Secretaria del Proyecto, constando la
fecha de recepción del informe de actividades. Se observó que algunos consultores en
el rubro periodicidad completaban mensual, por lo tanto para el ejercicio 2001 el item
fue cambiado por período.
e) Observación correcta. Se tendrá en cuenta para el ejercicio 2001.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto dejando constancia en los archivos respectivos. Asimismo dejar constancia en
los informes de la recepción realizada, a fin de verificar el cumplimiento de los plazos
estipulados en los términos de referencia.
3- EQUIPOS
Observaciones:
a) En un caso el informe de recepción del equipo recibido que se tuvo a la vista no
estaba sellado por el Juzgado respectivo.
b) No se tuvo a la vista la solicitud de la UCP que respalda la recotización de precios de
uno de los ítems objeto del concurso (ítem N° 3, scanner) presentados por dos de los
oferentes, de los cuales uno resultó ser el adjudicatario.
Comentarios de la UCP:
a) Observación correcta.
b) Observación correcta. La solicitud fue telefónica.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto dejando constancia en los archivos respectivos toda la información que hace
referencia al proceso seguido, a fin de obsevar la integridad de la información que
asegure la igualdad de oportunidades entre los oferentes y la transparencia de la gestión.
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4- VIAJES Y VIÁTICOS
Observaciones:
a) Se tuvo a la vista un formulario de reembolsos de viaje, en el cual la fecha de firma del
coordinador y del consultor son posteriores a la del recibo y de la orden de pago
correspondiente.
b) Las verificaciones de Cancillería (DGCI) son posteriores a la de realización de los
viajes cuya verificación se solicita.
Comentarios de la UCP:
a) Observación correcta.
b) La perentoriedad del plazo determinó la decisión de la Dirección Nacional del
Proyecto en el sentido advertido.
Recomendación: Establecer circuitos administrativos que garanticen adecuados niveles
de control interno.
5- INFORMES FINANCIEROS
Observación:
El
informe
financiero
correspondiente
al
cuarto
trimestre
(octubre/diciembre de 2000) fue presentado en Cancillería fuera de los plazos previstos
en la normativa PNUD.
Comentario de la UCP: Por razones excepcionales el Director Nacional de Proyecto no
pudo firmar dentro del período estipulado.
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Recomendación: Tener en cuenta la normativa PNUD en la materia.
BUENOS AIRES, 28 de septiembre de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/99/006
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD COORDINADORA DEL
PROYECTO DE DESARROLLO DE UN JUZGADO MODELO - BIRF 4314-AR”
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/99/006.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
que les dan sustento (planillas auxiliares extracontables).
- Tests o pruebas de transacciones.
- Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados.
-
Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores.
-
Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
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- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y el 30,48 % de las aplicaciones de
fondos, expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto por el ejercicio
finalizado el 31/12/00, de acuerdo al siguiente detalle:
Línea
Aplicaciones del
Importe muestra
% de incidencia
% de muestra
Presupuestaria
ejercicio USD
USD
del rubro
analizada
11
8.316,63
0
1,13
0
13
7.815,63
0
1,07
0
15
22.715,20
4.813,63
3,10
21,19
16
3.539,08
0
0,48
0
17
590.014,53
189.043,09
80,42
32,04
32
13.559,03
0
1,85
0
45
45.583,20
29.769,54
6,21
65,31
53
15.069,62
0
2,05
0
Otras
27.091,38
0
3,69
0
733.704,31
223.626,26
100
30,48
erogaciones
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 28 de septiembre de 2001.
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