INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública” (FOSIP), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3958-AR, suscripto el 21 de febrero de 1997, entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su enmienda suscripta el 20 de julio de 1999. I- ESTADOS AUDITADOS a) Resumen de los Orígenes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999 y el acumulado a esa fecha, expresado en dólares estadounidenses, y notas anexas 1 a 4 que forman parte del mismo. b) Detalle de los Gastos del período 1999 y acumulados al 31/12/99, Resumen por Componentes, expresado en dólares estadounidenses. c) Detalle de los Gastos del período 1999 y acumulados al 31/12/99, Resumen por Categorías, expresado en dólares estadounidenses. 1 El estado precedente surge de registros contables elaborados en pesos por la Unidad de Preinversión (UNPRE) y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 28/04/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 22/02/00 y el 10/03/00 y entre el 27/03/00 y el 05/04/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de los controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- ACLARACIONES PREVIAS El importe consignado en la cuenta “Gobierno Central” del capítulo Orígenes de Fondos y su contrapartida en el capítulo Usos de Fondos, expuestos en el estado mencionado en I- a) precedente, incluye USD 32.522,18 que no constituyen un desembolso efectivo de fondos para el Proyecto, sino comprobantes de reintegro de IVA emitidos a los proveedores por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). Idéntica situación se presenta en los estados identificados en I- b) y c) precedentes. 2 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en el apartado III- precedente, los estados detallados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3958-AR del 21/02/97 y su posterior modificación. BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2000. 3 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE´s) DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos (SOE’s) y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio 1999, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3958-AR BIRF de fecha 21/02/97 y su enmienda del 20 de julio de 1999. I- ESTADOS AUDITADOS Cédula de Retiros SOE por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad de Preinversión (UNPRE) y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 4 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Se han detectado en la Solicitud N° 6 gastos no elegibles por USD 12.182,14, incluidos bajo las categorías 1 y 2, “Bienes” y “Servicios de Consultores y Capacitación”, respectivamente. Estos gastos corresponden a la aplicación del porcentaje de financiamiento BIRF sobre el importe total de factura incluido el impuesto al valor agregado (IVA), el cual no constituye un desembolso efectivo de fondos para el Proyecto ya que el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo emitió el correspondiente comprobante de reintegro de IVA al proveedor, sin que se afecten fondos para dicho fin. b) En las solicitudes 5, 6 y 8 se aplicó, para la categoría 2, un porcentaje inferior (68 %) al establecido para el financiamiento de los gastos incurridos durante 1999 (80 %) según la enmienda suscripta el 20 de julio de 1999. El monto total que se omitió solicitar es de USD 122.610,20, de los cuales USD 33.266,78 corresponden a gastos de la muestra analizada. c) La solicitud N° 7 por USD 250.000,00 corresponde a la ampliación de la asignación autorizada dentro del límite establecido en el apartado 1 (c) del apéndice 5 del Convenio de Préstamo. 5 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo mencionado en los puntos a) y b) del apartado III- precedente, el estado identificado en I-, correspondiente al “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3958-AR BIRF del 21/02/97 y su posterior enmienda. BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2000. 6 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/99, referido a la Cuenta Especial del “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública”, Convenio de Préstamo N° 3958AR BIRF del 21/02/97 y su posterior enmienda. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Especial al 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses y anexo. El estado ha sido preparado por la Unidad de Preinversión (UNPRE) sobre la base de los extractos bancarios de la caja de ahorro en dólares N° 238.536/1 abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA), Sucursal Plaza de Mayo y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 7 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública” al 31/12/99, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 3958-AR BIRF del 21/02/97 y su posterior enmienda. BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2000. 8 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA” (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría del “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública”, por el ejercicio finalizado el 31/12/99, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3958-AR, suscripto el 21 de febrero de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su posterior enmienda suscripta el 20/07/99. El Proyecto es ejecutado por la Unidad de Preinversión (UNPRE) creada al efecto, dependiente de la Secretaría de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. a) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 16.000.000.-. El monto desembolsado por el BIRF durante el ejercicio 1999 ascendió a USD 1.918.018.-. El total acumulado al 31/12/99 ascendió a USD 2.602.256,61. Cabe informar que del total de préstamo acordado por USD 16.000.000.-, el 28/04/99 se procedió a la cancelación parcial del financiamiento por USD 5.500.000.- según la enmienda suscripta el 20 de julio de 1999. 9 b) Sección 2.02 (a): El monto del préstamo podrá ser retirado de la Cuenta del Préstamo conforme al Anexo 1 del Convenio (monto asignado por categorías). Nos remitimos a los Detalles de los Gastos, Resúmenes por categorías y por componentes, adjuntos. Cabe aclarar que por enmienda del 20/07/99 se modificó el porcentaje de financiamiento BIRF, sólo para los gastos correspondientes al ejercicio 1999 para la categoría 2, elevándose el mismo del 68 % al 80 %. c) Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares. Cumplida. Nos remitimos al Estado de la Cuenta Especial adjunto al presente informe. d) Sección 2.04: Comisión por compromiso. Cumplida. e) Sección 2.05: Intereses. Cumplida. f) Sección 3.02: Adquisiciones de bienes y de servicios de consultores. Cumplida en términos generales; no obstante, para las observaciones puntuales nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección adjunto. g) Sección 3.04: Establecimiento de una unidad administrativa. Cumplida. La administración es ejercida por la Unidad de Preinversión (UNPRE) que es la encargada de entender en los aspectos administrativos y financieros del Proyecto. Cabe aclarar que con fecha 30/06/97 se suscribió el Documento de Proyecto ARG/97/025 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que éste último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. 10 h) Sección 3.07 (b): Informes semestrales de progreso. Cumplida. Se tuvieron a la vista los informes semestrales del año 1999; cabe aclarar que no se pudo verificar la fecha de recepción por el BIRF, dada la inexistencia de constancia alguna en los mismos. i) Sección 4.01: Contabilidad. Cumplida. La UNPRE posee un sistema de registración contable que, a través de cuentas separadas, refleja la situación financiera del Proyecto. BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2000. 11 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Preinversión (UNPRE), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/99 1- CONSULTORES NACIONALES a) Informes de consultores Observaciones: 1. El 31 % de los informes analizados carece de la firma del consultor. 12 2. En algunos casos analizados, no existe constancia sobre la recepción (sello y fecha) por parte de la UNPRE de los informes presentados por los consultores. Comentario de la UNPRE: Sin comentarios. Recomendación: Los informes deben presentarse suscriptos por el consultor a fin de responsabilizarse por la autoría intelectual de los mismos. A su vez, la UNPRE debe dejar constancia de la recepción de los mismos, de manera de posibilitar el control del cumplimiento de lo establecido en los términos de referencia respectivos. b) Emisión de contratos retroactivos Observación: En la totalidad de los casos analizados se verificaron atrasos entre el inicio de actividades y la posterior firma del contrato por parte del profesional respectivo. Cabe aclarar que en algunos casos este atraso llegó a 53 días. Comentario de la UNPRE: Este hecho es motivado, entre otras cosas por: demora en la no objeción a la contratación por parte del Banco, discusión y modificación en la redacción de los términos de referencia, falta de firma de los responsables del Proyecto, etc. No obstante ello tomamos nota de su observación e implementaremos las medidas que estén a nuestro alcance. Recomendación: El consultor no debe iniciar actividades en el Proyecto hasta tanto se haya firmado el contrato que enmarca las relaciones jurídicas involucradas. c) Ternas Observaciones: 1. En un gran número de casos, los currículos que integran las ternas no se encontraban firmados y no poseían fecha de presentación; asimismo la totalidad de las evaluaciones de los postulantes que se tuvieron a la vista presentaban las 13 mismas observaciones. 2. Se detectaron dos contrataciones sin la correspondiente evaluación de postulantes. Comentarios de la UNPRE: 1. Conforme con lo establecido en las normas y procedimientos para las adquisiciones y contrataciones del BIRF, no surge de manera explícita que los currículos de los consultores deban estar suscriptos por los mismos. Asimismo actualmente resulta muy común que con el ánimo de agilizar los trámites y ahorrar tiempo los currículos sean remitidos por e-mail, por lo cual carecen de la estampa de la firma de los consultores. Por otro lado si bien la planilla con el procedimiento de selección no está firmada por el responsable, sí lo está la solicitud de contratación que surge a partir de ella. 2. Los dos casos de contratación de consultores cuyas ternas de selección no han sido puestas a su disposición, conforme lo establece la no objeción del BIRF, son a través de fuente única, es decir, contratación directa. Recomendaciones: 1. Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Por otra parte se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada profesional, dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de las mismas y de los responsables de la selección. 2. Justificar adecuadamente las contrataciones realizadas por el Proyecto. 2- SOLICITUDES DE RETIROS DE FONDOS (FORMULARIO 1903) Observación: Los formularios que se tuvieron a la vista no tienen fecha. Comentario de la UNPRE: Sin comentarios. 14 Recomendación: Completar adecuadamente la documentación a presentar al BIRF. B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO 1- CONSULTORES NACIONALES a) Informes de consultores Observación: En algunos casos, las aprobaciones de informes emitidas por el Coordinador no tienen fecha. Comentario de la UNPRE: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento al requisito de aprobación de informes, dejando constancia de la fecha en que la misma tiene lugar. b) Legajos Observaciones: 1. La totalidad de las declaraciones juradas de incompatibilidades suscriptas son de fecha posterior al inicio de actividades y en el 53 % de los casos analizados no tienen fecha de firma. 2. Las solicitudes de contratación elaboradas por la UNPRE no tienen fecha de emisión. Comentario de la UNPRE: Las declaraciones juradas que acompañan a los contratos de los consultores son automáticamente impresas por un sistema de contratos elaborado por el PNUD. Dicho sistema a veces no imprime la fecha al pie de la hoja, aunque si figura la fecha en el cuerpo del documento, en todos los casos. En cuanto a las solicitudes de contratación, si bien se remiten con una nota, la que si tiene en todos los casos fecha de emisión y sello de recepción, tomaremos los recaudos necesarios para incluir la fecha en la misma solicitud de contratación. 15 Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el Proyecto. 2- RUBRO SUBCONTRATOS Observaciones: a) Los informes que se tuvieron a la vista no poseen fecha de presentación. b) Con respecto al primer pago del ejercicio 1999, correspondiente al contrato celebrado con el Departamento del Tesoro de U.S.A., el Proyecto no emitió la orden de pago respectiva. c) En el caso de las dos contrataciones analizadas, no existen expedientes, ni otro sistema de archivo lógico que reúna la totalidad de la documentación respaldatoria referida, que garantice la integridad de las mismas. Comentarios de la UNPRE: a) Sin comentarios. b) Para el caso del primer pago al Departamento del Tesoro de U.S.A., se efectuó una transferencia bancaria a través de una nota suscripta por personas autorizadas. Dicha operación fue debidamente registrada y contabilizada pero se omitió emitir la orden de pago. c) En el caso de la firma consultora, consideramos que para esta selección y contratación no se requiere el armado de un expediente, sólo respetar los procedimientos de selección y contratación de consultores establecidos en la Normas del BIRF. Para el caso de la contratación del Departamento del Tesoro de U.S.A., la contratación fue efectuada directamente, por un contrato suscripto por el Jefe de Gabinete de Ministros con funcionarios del Tesoro. Dicha contratación fue incluida en el documento de proyecto del PNUD en la revisión D. Por último, y tal como lo señala la no objeción del BIRF que fue puesta a su disposición, se trata de una contratación directa, por lo que no existe un procedimiento de selección y/o evaluación de propuestas. 16 Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones correspondientes a las contrataciones del Proyecto, de manera de asegurar la transparencia de la gestión. 3- RUBRO CAPACITACIÓN Observaciones: a) El Proyecto no mantiene un archivo adecuado que contenga la documentación por curso realizado y permita verificar la integridad de la misma, teniendo en cuenta que comprenden tareas realizadas por el área técnica y el área contable las cuales, en este tipo de erogaciones, deberían estar interrelacionadas para permitir un mayor seguimiento de dichos cursos. b) En algunos casos, no se tuvieron a la vista los pasajes en los archivos del Proyecto, como documentación de respaldo por los viajes realizados. Comentarios de la UNPRE: a) Tomaremos las medidas necesarias para adecuar los archivos de la documentación de los cursos conforme lo sugerido por ustedes. b) Sin comentarios. Recomendación: Mantener archivos que permitan efectuar el seguimiento de los cursos efectuados. BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2000. 17 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3958-AR BIRF (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros que les dan sustento; - tests o pruebas de transacciones; - pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados; - verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría; - análisis de los movimientos bancarios; - circularizaciones y reconciliaciones bancarias; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes de fondos ingresados durante 1999 y el 26,41 % de las aplicaciones, expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto, por el ejercicio finalizado el 31/12/99. 18 Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad de Preinversión no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2000. 19