2004_064info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el
apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II”, parcialmente financiado con recursos provenientes
del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10 de
septiembre de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y
sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento es llevada a cabo
en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica del
Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE).
I- ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/02 y el
acumulado a esa fecha, en pesos y en dólares estadounidenses.
2. Estado de Inversiones por el ejercicio finalizado el 31/12/02 y el acumulado a esa fecha, en
dólares estadounidenses.
3. Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/02, en dólares
estadounidenses.
1
4. Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/02, en dólares
estadounidenses. (Anexo I).
5. Notas explicativas a Nº 1 a 9 a los estados mencionados en 1. precedente.
6. Información Financiera complementaria:
a) Financiamiento BID- Desembolsos al 31/12/02, en dólares estadounidenses.
b) Listado de Anticipos de Fondos (en poder de las entidades beneficiarias) pendientes de
justificar al 31/12/2002, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
c) Composición Saldo Disponible por fuente de financiamiento al 31/12/02, en dólares
estadounidenses.
Los estados financieros fueron presentados a esta auditoría por la UNPRE, con fecha 28/02/03
y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 03/11/03 y el 20/12/03, y entre el
02/02/04 y el 06/04/04, y el 22/04/04 fecha en las que recibimos en su totalidad la
documentación e información relacionada con los comentarios a nuestras observaciones en
campo.
Debemos destacar que, a pedido de la UNPRE y la DNPOIC, el equipo de auditoría asignado
a ejecutar las tareas debió primero abocarse a realizar la auditoría del Préstamo 740/OC
(ejercicio de cierre del Proyecto antecesor, el cual hizo numerosas presentaciones de estados
financieros por deficiencias en su confección), situación que estuvo en conocimiento del
Banco.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
2
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo
que a continuación se indica:
En relación a nuestra nota N° 336/03-DCEE del 03/11/03 remitida a la UNPRE para que sea
enviada a los asesores legales del programa, obtuvimos la siguiente respuesta:
1. La respuesta de la Dirección General de Asuntos Jurídicos fue enviada directamente al
Programa. Se destaca que el pedido había sido correctamente formulado por Nota UNPRE
Nº 844/2003 el 04/11/03 remitiéndoles nuestra circularización, y solicitando se nos envíe
una respuesta directamente a la AGN; no obstante ello, la misma expone que no existen
litigios, reclamos y juicios pendientes relacionados con el Programa.
2. Por nota UNPRE 846/2003 del 04/11/03 el Director de la UNPRE nos informa una posible
acción de recupero de cobro por $ 3.156,40 por honorarios abonados por la UNPRE a un
consultor perteneciente al estudio 1.EG.24 que tramita bajo EXPMECON EX 450007092/2002. Es del caso destacar que esta situación fue incluida por Nota 8 a los estados
expuestos en I-. A su vez mediante Providencia Judicial D.G.A.J. Nº 0896 del 13/04/2004
enviada a la UNPRE suscripta por el responsable de la Coordinación de Juicios de la
Dirección de Gestión y Control Judicial se informa que en fecha 11 de noviembre de 2003
se inició una acción de recupero contra el consultor, la que se encuentra radicada en el
Juzgado Nacional de Primera Instancia en lo Contencioso Administrativo Federal Nº 10,
Secretaría Nº 19.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) En relación a los estados financieros mencionados en I-, caben realizar las siguientes
consideraciones por errores formales en su confección, a efectos de facilitar la
interpretación de los mismos:
1. Se detectó un error de tipeo, en los números de nota que referencian las “Retenciones a
Pagar” y “Pasivo-Componente 2” expuestos en los estados mencionados en I.1; los
3
mismos deberían ser Nota 7 y Nota 9, respectivamente en pesos y dólares
estadounidenses.
2. En la Nota 9 existe una diferencia por inversión de números en la columna de importes
en pesos del estudio 1.EG.28, (donde dice $ 10.350,00 corresponde $ 10.530.-), a su vez
son incorrectos los importes en dólares informados, debiendo quedar el cuadro
expresado como se detalla a continuación:
Estudio
Concepto
USD
1.EG.16
Pasajes y Viáticos
1.EG.28
$
402,05
1.354,90
Honorarios
3.124,63
10.530,00
Total
3.526,68
11.884,90
3. En el estado “Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al
31/12/02, en dólares estadounidenses” se detectaron errores de suma en el “Total
General” de las columnas “BID” y “Local” de “Saldo Inicial”, por un importe de USD
296.342,16 y USD 3.240,50 respectivamente (componente PEAT): donde dice USD
10.527.202,09 corresponde USD 10.823.544,25 y donde expone USD 2.856.638,26
corresponde USD 2.859.878,76.
4. En donde se expone la sigla U$S en los estados financieros para identificar la moneda
de expresión de los mismos, corresponde USD.
5. La leyenda “A” expuesta en una columna sin título en el “Listado de Anticipos de
Fondos Pendientes de Justificar al 31/12/2002”, indica “anticipo”.
6. En la Nota 3 se debe exponer “ex – caja de ahorro” ahora “BNA CTA CTE especial en
Pesos” tal como se expresa en el EOAF.
7. En la Nota 7 donde se expone USD 2.011,71 corresponde USD 2.011,72, donde dice $
5.534,01 es $ 5.534,00 y la nueva suma es $ 7.017,38 en reemplazo de $ 7.017,39.
b) En relación a los estados financieros mencionados en I-, caben realizar las siguientes
consideraciones por errores de valuación en su confección:
1. El importe expuesto en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos en dólares, en la
Nota 2 y en el Listado de Anticipos de Fondos pendientes de justificar, correspondiente
al saldo de anticipos de fondos en poder de las entidades beneficiarias (EB) por USD
4
70.911,98 ($ 72.100,69), presenta una sobrevaluación de USD 49.517,12 ascendiendo el
valor correcto a USD 21.394,86. Esta observación surge en virtud de que la UNPRE
valuó en dólares los anticipos otorgados en pesos, a la fecha de transferencia de los
mismos a los EB, y no al cierre de ejercicio como una cuenta de crédito a favor del
Programa.
2. Se observó una subvaluación de USD 70,59 respecto al importe informado en los
estados financieros en dólares como “Retenciones a pagar”, ascendiendo el valor
correcto a USD 2.082,31.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en el apartado
III- b), los estados financieros básicos e información financiera complementaria
identificados en el apartado I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera
del “Programa Multisectorial de Preinversión II” al 31 de diciembre de 2002, así como las
transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del
10/09/96, y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 2004
Dra. Silvina NEGRO
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora DCEE. AGN
Coordinadora DCEE. AGN
Jefe DCEE. AGN
5
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de
las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OCAR, suscripto el 10/09/96 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento es llevada a cabo
en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica del
Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE).
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa (USD 32.000.000.-) y Anexo A III.
Si bien al 31/12/02 el costo total del Programa no sufrió modificaciones, se observó una
reasignación de fondos del financiamiento entre categorías de inversión por un importe de
USD 2.000.000.-, comunicada a la UNPRE por nota del BID CAR-1798/2002 del 30 de mayo
de 2002, desde la Categoría 4.PEAT (*) a la Categoría 1.2 (Estudios Generales).
A continuación se expone el nuevo cuadro de Costo y Financiamiento del Programa vigente al
31/12/02, que fue confeccionado de acuerdo a la información proporcionada por la UNPRE:
6
COSTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA en USD
Banco
Categorías de Inversión
Aporte Local
Total
13.420.000,00
5.000.000,00
18.420.000,00
- Estudios Específicos
7.020.000,00
3.600.000,00
10.620.000,00
- Estudios Generales
7.000.000,00
500.000,00
7.500.000,00
1.000.000,00
500.000,00
1.500.000,00
400.000,00
400.000,00
800.000,00
2. Plan Estratégico de Asistencia Técnica ( PEAT)
5.208.000,00
0,00
5.208.000,00
3. Fortalecimiento Institucional
3.622.000,00
500.000,00
4.122.000,00
- Fortalecimiento de la Subsec. de Inversión Pública
3.272.000,00
400.000,00
3.672.000,00
- Fortalecimiento Provincias
350.000,00
100.000,00
450.000,00
4. Administración y Supervisión
750.000,00
1.500.000,00
2.250.000,00
- UNPRE
500.000,00
1.500.000,00
2.000.000,00
- FIV
250.000,00
0,00
250.000,00
25.000.000,00
7.000.000,00
32.000.000,00
78%
22%
100%
1. Estudios
- Consultorías de Apoyo
•
T.D.R y Consultoría de corta duración
•
Apoyo a la gestión de estudios
Totales
% Financiamiento/Programa
(*) Se aclara que los números asignados a las categorías de inversión en el cuadro precedente no son
coincidentes con los obrantes en los reportes financieros emitidos por el BID identificados como LMS1
(Executive Financial Summary) y comunicaciones (notas CAR): en donde el 2. se utilizó para “Fortalecimiento
Institucional”, el 3. para Administración UNPRE, el 4. para “PEAT” y el 87. para el FIV, (manteniendo la
codificación contable original), a su vez estos últimos son coincidentes con los informados por la UNPRE en
los estados financieros auditados.
Los estados financieros al 31/12/2002 no incluyen información financiera complementaria
que explique las variaciones más significativas entre el costo estimado de las inversiones del
proyecto y el costo incurrido de las inversiones realizadas ni su conciliación con las expuestas
en el Informe Semestral de Progreso de acuerdo a lo estipulado en el Documento AF 300 del
BID. Nos remitimos al punto j) “Informes” del presente y a las observaciones particulares
expuestas en el apartado B- 12 del Memorando a la Dirección adjunto.
7
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2002 no se suscribieron enmiendas al
convenio de préstamo.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 25.000.000.-.
Durante el ejercicio 2002 ingresaron en la cuenta del Proyecto USD 1.210.890,95. El total
desembolsado por el BID al 31/12/02 ascendió a USD 12.516.693,97 (incluyendo los cargos
correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales FIV por USD 200.000.-). La
diferencia de USD 0,30 (+) con el total informado por el Banco en sus reportes LMS10 y
LMS1, se originó en el desembolso del presente ejercicio.
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.000.000.-.
Al 31/12/02 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo registrado por la
UNPRE, ascendieron a la suma de $ 4.104.946,38, (equivalentes a USD 3.869.735,93).
El importe de $ 422.884,28 (equivalente a USD 187.673,83) correspondiente al movimiento
registrado en el ejercicio 2002, incluye:
a) $ 311.860.- desembolsados por el Tesoro Nacional al Proyecto, que fueron autorizados
mediante Resolución S.P.E. Nº 31 del 26 de junio de 2002, y que ingresaron en la cuenta
corriente especial (ex-caja de ahorro) en pesos N° 249370/7 BNA el 17/09/2002.
b) $ 13.284,02 correspondientes a los intereses ganados durante el ejercicio, generados por
los fondos depositados en las cuentas corrientes especiales (ex cajas de ahorro) en dólares
y pesos abiertas por el proyecto en el Banco de la Nación Argentina (BNA).
c) $ 97.740,26 por los aportes recibidos de las Entidades Beneficiarias que han efectuado con
recursos propios conforme lo informado en nota N° 5, a los estados expuestos en I- 1. y 2..
Nos remitimos a las observaciones puntuales que se detallan en nuestro Memorando a la
Dirección del Proyecto adjunto (A-7, A-8 y A-11).
8
d) Cláusulas 2.02 y 2.04: Intereses y Comisión de Crédito (vencimientos 10/03 y 10/10).
Cumplida. No obstante merece informar que los pagos para el primer semestre del 2002 se
realizaron en fecha posterior a las de vencimiento informadas en la documentación emitida
por el Banco. Se transcriben los datos informados al Programa por la Dirección de
Administración de Deuda del Ministerio de Economía y Producción, mediante Nota 3397/03
del 15/12/03:
Fecha de pago Moneda del pago
Intereses
Comisión de
Crédito
05/04/02
EUR
365.516,74
0,00
05/04/02
USD
0,00
52.105,28
08/10/02
USD
303.924,77
844,16
e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Cumplida. Al 31/12/2002 el BID se cobró de la cuenta del préstamo, en concepto de inspección
y vigilancia generales, la suma de USD 200.000.-.
f) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de fondos.
Cumplida. Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2002, se ha podido
verificar su razonable cumplimiento.
g) Cláusula 3.04: Plazo para comprometer y para desembolsar los recursos del
Financiamiento.
Mediante Nota CAR-3546/2001 emitida el 24/09/01 el BID comunicó las nuevas fechas de
vencimiento:
(a) Plazo para el compromiso de recursos del financiamiento: 10 de marzo de 2003.
(b) Plazo para el desembolso final del financiamiento:
9
10 de junio de 2004.
h) Cláusula 4.01 (a): Utilización de los recursos del financiamiento.
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2002, se ha podido verificar un
razonable cumplimiento en términos generales; no obstante ello se remite a nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente.
i) Cláusula 4.03 (a): Contratación de consultores, profesionales y expertos.
Cumplida parcialmente. Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro
Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto al presente.
Merece destacarse que la UNPRE nos informó que: “… por el período comprendido entre
01/01/2002 y el 08/02/2002 el cargo de Director de la UNPRE estuvo vacante, producto de
los acontecimientos ocurridos en el país que son de público conocimiento”.
j) Cláusula 5.01 y artículo 7.03 (a) (i): Registros e Informes semestrales de ejecución del
proyecto.
Registros Contables:
1. En relación a los registros contables se ha dado un razonable cumplimiento. No obstante
ello, existen observaciones específicas que se exponen en nuestro Memorando a la
Dirección del proyecto adjunto al presente.
2. Mediante nota CAR-1804/2003 del 04/04/2003 el Banco toma conocimiento del Plan de
Cuentas reelaborado -entre otros a efectos de dividir los gastos por fuente de
financiamiento- por la UNPRE y utilizado para el ejercicio 2002. En relación a lo sugerido
por el Banco, para el ejercicio auditado la UNPRE no procedió a la apertura en el Pasivo
de la deuda BID a efectos de separar los importes invertidos (justificados) y los que se
adeudan en concepto de fondo rotatorio.
Informes:
1. Informe Semestral de Progreso al 30/06/02 con vencimiento el 31/08/02: fue presentado al
Banco el 02/09/02 por nota UNPRE N° 352/2002 y cuenta con no objeción por nota CAR
3821/2002 emitida el 9 de octubre de 2002.
2. Informe Semestral de Progreso al 31/12/02 con vencimiento el 28/02/03:
10
a) Fue elevado al Banco por nota UNPRE N° 166/2003 del 04/03/03, y cuenta con no
objeción por nota CAR 1671/2003 emitida el 28 de marzo de 2003.
b) Entre las cifras informadas en el estado de inversiones en USD al 31/12/2002 como
pagadas, y las informadas en el cuadro VI.1. página 26 columna (pagado) del informe
semestral mencionado precedentemente, surgieron diferencias:
Categoría
Sub-categoría
Estado
Informe
Diferencia USD
8.048.906,10
8.135.009-
-86.102,90
EE
3.039.474,64
3.108.464-
-68.989,36
EG
4.646.472,62
4.662.493-
-16.020,38
362.958,84
364.052-
-1.093,16
0,00
0,00
0,00
3.223.977,58
3.223.978-
-0,42
3.223.977,58
3.223.978-
-0,42
0,00
0.00
0,00
2.759.585,25
2.759.585-
0,25
Estudios
TDR
Apoyo
Fortalecimiento
Subs. Inversión
Provincias
UNPRE
UNPRE
PEAT
PEAT
516.630,18
523.306-
-6.675,82
FIV
FIV
200.000,00
200.000-
0,00
14.749.099,11
14.841.878-
-92.778,89
Diferencia
La UNPRE nos informa que se debe a que los dos informes se confeccionaron durante
los meses de enero y febrero del 2003, presentándose en la misma fecha,
imposibilitando efectuar un análisis detallado a ese momento, y aclarando que se
subsanó con la presentación realizada el 02/03/04 ante el BID del informe de progreso
julio-diciembre 2003.
3. Del seguimiento de observaciones del ejercicio anterior, en relación al Informe Semestral
de Progreso al 31/12/01 con vencimiento el 28/02/02 no se obtuvo información respecto a
la no objeción definitiva del Banco. (Por nota CAR-923/2002 del 21/03/02 –respecto a esta
presentación- el BID formuló comentarios, y por Nota UNPRE Nº 188/2002 elevada al
Banco el 14/06/02, el Programa presentó sus aclaraciones).
11
Fondo Rotatorio al 31/12/02:
1. Al 31/12/02 se observó una disminución de USD 14.729,81 del Fondo Rotatorio original
de USD 2.500.000.-, importe que, si bien por Nota CAR 3620/2002 del 30/09/02 el Banco
reconoce que fueron erróneamente descontados, no fue reintegrado por éste a la fecha de
cierre.
2. En fecha 28 de febrero de 2003 mediante Nota UNPRE Nº 139/2003 se elevó al Banco el
Informe Semestral del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/2002. Respecto a esta
presentación nos remitimos a las observaciones puntuales del apartado B- 11 del
Memorando a la Dirección adjunto.
k) Artículo 6.01 (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto.
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2002 no existieron modificaciones
importantes en la documentación establecida en la presente cláusula.
l) Artículo 6.04 (b): Recursos Adicionales.
No cumplida. La UNPRE informa que para el ejercicio 2002 no presentó documentación a
efectos de dar cumplimiento a la comunicación al Banco establecida en este artículo.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 2004.
Dra. Silvina NEGRO
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora DCEE. AGN
Coordinadora DCEE. AGN
Jefe DCEE. AGN
12
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/02)
Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de
2002, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo
para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96 y sus modificaciones, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Preinversión
(UNPRE), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría (nos remitimos a
nuestra Declaración de Procedimientos de Auditoría adjunto al presente). Entendemos que la
adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Es del caso destacar que mediante Nota Nº 82/2004 del 24/02/2004 suscripta por la auditora
interna del Ministerio de Economía y Producción confirma a la UNPRE que durante el ejercicio
2002 no existen informes de auditoria realizados por la U.A.I. atento no encontrarse dentro de la
planificación anual correspondiente a ese ejercicio tareas de auditoría interna sobre dicho
proyecto.
13
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones: El sistema contable utilizado por el proyecto para llevar las registraciones
contables no se encuentra integrado y es auxiliado por planillas extracontables:
a) Las órdenes de pago se emiten manualmente (no automáticamente) sobre la base de una
planilla de cálculo.
b) No es posible extraer directamente por medio de reportes del sistema las cifras
expuestas en el Capítulo Usos de Fondos del Estado de Origen y Aplicación de Fondos
(EOAF) por el ejercicio finalizado al 31/12/02, las inversiones del “Estado de
Inversiones”, ni la totalidad de las cifras expuestas en los cuadros “Apertura por tipo de
gasto y fuente de financiamiento” y “Apertura por componente y fuente de
financiamiento”, ni el saldo disponible por fuente de financiamiento al 31/12/02, por lo
que es necesario realizar tareas adicionales sobre planillas extracontables para poder
determinarlas.
c) En el plan de cuentas contable vigente al 31/12/02 las cuentas de “Anticipos a
Justificar” por fondos en poder de las Entidades Beneficiarias se exponen dentro de
cada estudio en el rubro “Componentes” (Inversiones), no formando parte del rubro
“Créditos”.
d) Del cruce entre los mayores contables y el reporte de movimientos por centro de costos
al 31/12/02 emitidos por el sistema contable, se pudo observar que, en la mayoría de los
casos, el número de asiento asignado a cada registración realizada no es coincidente
entre ambos informes, en virtud de que este reporte por centro de costo mantiene el
número de asiento asignado al momento de la carga original.
Comentarios de la UNPRE:
a) La observación es correcta. Cabe destacar que por medio de controles cruzados se
minimizan las posibilidades de errores y duplicaciones.
b) Estamos de acuerdo en que no es posible extraer directamente por medio de reportes las
aperturas solicitadas y expuestas en los EOAF. Los reportes que se extraen del sistema
14
son reportes estándar. La versión del sistema TANGO que posee esta administración es
del año 1996 y por ser un “enlatado” no permite diseñar reportes ad-hoc. No obstante
todos los datos necesarios están en el sistema, por ello la información que suministran
los reportes hay que elaborarla mediante planillas extracontables para obtener los
informes con las aperturas deseadas. Esto no indica que los informes sean incorrectos.
Continuamente se cruzan los saldos de las registraciones para validarlas. Estos son
trabajos adicionales pero absolutamente necesarios.
La apertura por “Componentes”
permite obtener totales por categoría de estudios (1.EE, 1.EG, 1.CA). El sistema
TANGO no permite dos aperturas del plan de cuentas simultáneas, debido a que la
cantidad de dígitos es limitada para contemplar esta posibilidad. Es un sistema
comercial cerrado o “enlatado” por lo que se adapta en forma parcial a los
requerimientos del Préstamo. Los totales por categoría del gasto se obtienen desde los
centros de costos y no con la apertura del rubro “Componentes”. No obstante las
planillas auxiliares se elaboran a efectos de realizar tareas adicionales de control
cruzado.
c) La inclusión de la cuenta “Anticipos de Fondos a Justificar” dentro de cada estudio, se
debe a la necesidad operativa de obtener una sola información por estudio, que permita
determinar el estado de los recursos asignados a cada uno. De lo contrario se deberían
emitir dos listados por cada estudio para obtener la misma información.
d) El sistema contable no tiene dos numeraciones. El reporte de movimientos por centro de
costos hace referencia al número de asiento preliminar del registro contable, y el reporte
de los mayores contables se emitió con la numeración definitiva y final al cierre, debido
a que el ejercicio 2002 estaba concluido y cerrado.
Recomendación: Implementar un sistema contable orgánico e integrado, que permita que
de las registraciones contables del Programa se pueda obtener información confiable,
oportuna y consistente, permitiendo obtener la totalidad de las cifras volcadas en los
estados financieros del Programa.
15
2- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLE
Observación: La UNPRE no tiene implementado un Manual de Procedimientos
Administrativo-Contable.
Comentario de la UNPRE: El Manual de Procesos de Gestión de Gestión y
Administración entró en vigencia el primer día hábil del mes de febrero de 2003,
recibiendo diversas modificaciones con posterioridad a su fecha de entrada en vigor, y
mediante nota interna múltiple del 20/01/03 se comunica al personal de la UNPRE la
entrada en vigor del citado Manual.
Recomendación: El manual de procedimientos administrativo-contable que implemente el
Programa,
debe
brindar
los
lineamientos
básicos
necesarios
y
así
también
incorporar/contemplar las recomendaciones expuestas en el presente Memorando, para
lograr una administración coordinada y fluida de la totalidad de las operaciones realizadas
por el proyecto.
3- CONSULTORÍA NACIONAL
Observaciones Generales: De la revisión de los pagos de la muestra realizados en
concepto de honorarios a consultores individuales, contabilizados durante el ejercicio 2002
por la UNPRE, y de los correspondientes antecedentes de contratación surgieron las
consideraciones a formular que deben complementarse con las expuestas en B-3 del
presente informe.
Aprobación Planta de Personal - Escala de Honorarios Observaciones:
a) Respecto a las aprobaciones de la planta de personal contratada utilizada por el Proyecto
para el ejercicio 2002, conforme lo dispuesto en el Art. 72 de la Ley 11.672 CPP y la
Res. SH Nro. 545/98, se pudo observar que al hacer el pedido de la misma, se incluyó
únicamente a los contratos por locación de servicios previstos ejecutar con fondos del
Programa para el componente UNPRE. Respecto al personal contratado afectado al
16
resto de los estudios incluidos en la muestra por pagos centralizados y descentralizados
contabilizados durante el ejercicio 2002, no se tuvo a la vista documentación acerca de
la tramitación de las aprobaciones por las respectivas entidades beneficiarias (EB),
participantes del Programa (excepto en un caso).
b) El Programa liberó $ 47.763,00 en concepto de honorarios por contratos comprendidos
entre el período enero - junio 2002 en fecha anterior a la de emisión (29/07/2002) de la
correspondiente Resolución de la Secretaria de Hacienda aprobando la planta de
personal. Es del caso destacar que el pedido fue realizado por la UNPRE recién en
fecha 05/04/2002 incluyendo contratos con fecha de inicio de actividades desde el
01/01/2002.
c) Excepto para el componente UNPRE, no surgen directamente de los contratos ni de la
documentación adjunta a los antecedentes de la contratación, la categoría de honorarios
(función y rango) que permita realizar el cruce con la escala de honorarios vigentes al
momento de la contratación (D.1184/2001). No se pudo relacionar el monto del contrato
con la escala vigente para los honorarios mensuales que surgen de los contratos de
consultores incluidos en la muestra. A modo de ejemplo para un consultor contratado
para el estudio 1.SI.14 no se pudo constatar el monto total establecido para el contrato
de $ 13.500.- por el período de cinco meses. De la operación: monto total/plazo de
ejecución se obtiene un importe mensual de $ 2.700.- equivalente a Consultor B II del
citado Decreto.
d) En el caso de la UNPRE, que cuenta con planta de aprobación surge que:
1. Los contratos con fechas 30/01/02 y 01/03/02 para el puesto de “Asistente Área
Técnica” fueron suscriptos bajo la categoría D IV con un importe mensual de $
1.148, siendo este importe menor al máximo estipulado para la categoría anterior D
III, a su vez tampoco pudo ser correlacionado con los datos que figuran en el Anexo
de la Resolución SH N° 68 del 29/07/02 de aprobación de la planta por el período
mencionado (Asistente área Técnica: CI $ 1.582,00, y Asistente área Técnica: D II $
950,00).
2. Los contratos con fechas de emisión 30/01/02 y 01/03/02 para el puesto de
“Coordinador área infraestructura” fueron suscriptos bajo la categoría AIII con un
17
importe mensual de $ 3.500, siendo este importe menor al máximo estipulado para la
categoría anterior (AII); a su vez tampoco pudo ser correlacionado con los datos que
figuran en el Anexo de la Resolución SH N°68 del 29/07/02 de aprobación de la
planta por el período mencionado, atento no figura la descripción en el detalle de la
“Denominación de la consultoría”. Se reitera esta última observación respecto de la
RSH Nº 116 del 24/10/2002.
e) No se tuvo la vista documentación que dé respaldo a los importes establecidos para cada
puesto al momento de suscripción de los respectivos contratos, y que asegure la
uniformidad en su aplicación para todos los consultores contratados por el Programa.
Comentarios de la UNPRE:
a) Comentario UNPRE no procedente.
b) Los acontecimientos de público conocimiento que afectaron al país en Diciembre de
2001, entre una de las consecuencias fue que no hubiera crédito vigente suficiente a fin
de presentar la Planta de Personal. Por tal motivo, la fecha de inicio del trámite fue
posterior al 05/04/2002.
c) Efectivamente, no se indicó expresamente el equivalente a la categoría determinada por
el Decreto 1184/2001, sin embargo se respetó la categorización por ese decreto
establecida. Al tratarse de contratos de locaciones de obra, se abona al consultor por un
trabajo específico mediante un cronograma de pagos condicionado a resultados y no se
indica la categoría de honorarios (función, rango y dedicación). El Decreto 1184/2001
es sólo a título referencial. Para el caso del ejemplo, se respetó la grilla orientativa del
mismo correspondiendo los honorarios pactados con un Consultor B II, cumpliendo el
consultor todas las características específicas requeridas para la función: profesional
universitario, manejo de pequeños equipos de trabajo, manejo de proyectos., áreas de
experiencia técnica: sistemas, acreditación de experiencia en la materia.
d)
1. En el Anexo de la Resolución SH Nº 68 del 29/07/02 de aprobación de la planta por
el período mencionado, figura correctamente como Asistente Director, Categoría
18
DIII y por un monto de $ 1.148.-, pero erróneamente se suscribió el contrato como
Categoría DIV.
2. Dejamos constancia que el consultor fue contratado como Coordinador del Área
Infraestructura, y erróneamente se presentó en la planta de personal como Ingeniero /
Analista de Proyectos.
e) La observación es correcta. Se toma debida nota de la observación a efectos de evitar su
reiteración en actuaciones futuras.
Proceso de búsqueda (convocatoria) – evaluación - selección y recontratación de
consultores
Observaciones:
a) No se han podido constatar los procedimientos llevados a cabo por el Programa para la
búsqueda de los postulantes que participaron en las ternas de selección de los
consultores incluidos en la muestra. Es del caso destacar que en algunas de las ternas
auditadas se observaron diferencias significativas de puntajes entre el consultor
seleccionado y los otros dos postulantes al puesto que, de acuerdo a lo expuesto en los
respectivos cuadros, en algunos casos no reunían los requisitos evaluados.
b) Los cuadros de evaluación de las ternas originales de consultores en algunos casos no
aclaran los datos del firmante como responsable de la evaluación realizada.
c) En algunos casos no se tuvo a la vista evidencia documental preparada por el Programa
que respalde la asignación de los puntajes expuestos en los cuadros de evaluación para
la selección de los consultores incluidos en muestra. A su vez, en la totalidad de los
casos, no se tuvo a la vista la documentación que fue revisada previamente por el
Programa para poder verificar los antecedentes laborales, estudios y/o cursos realizados
expuestos en los currículos de los postulantes, teniendo en cuenta que en algunos casos
los mismos carecen de firma del postulante validando los datos expuestos.
d) Analizados currículos que integran las ternas se ha verificado que en su totalidad
carecen de constancia de recepción por parte del Programa. Para el caso del componente
PEAT en su mayoría no indicaban para que concurso/terna fueron presentados.
19
e) En los términos de referencia adjuntos a los antecedentes de contratación de los
consultores del PEAT que se tuvieron a la vista, en su mayoría se ha podido observar
que no definen específicamente el perfil requerido del profesional a contratar a los
efectos de realizar la convocatoria de postulantes. A modo de ejemplo:
1. en una de las ternas participaron dos ingenieros civiles y un licenciado en ciencias
políticas,
2. en otra dos contadores y un ingeniero industrial.
3. En otra se requieren para en mismo puesto profesionales de varias disciplinas:
(ciencias económicas, abogacía, ciencias sociales, o ingeniería) y en la terna
participaron tres licenciados en estadística.
Comentarios de la UNPRE:
a) Tal como establece el Anexo B del Convenio de Préstamo (Sección B), entre sus
requisitos para la “Selección y Contratación de Expertos Individuales”, no figura
documentar la metodología de búsqueda de los expertos para la conformación de la
terna de postulantes y consecuente selección de los consultores, por lo tanto no resulta
exigible su respaldo documental para la compulsa posterior. Con respecto a la diferencia
de puntajes entre los ternados para el componente PEAT cabe destacar que los mismos
reúnen los requisitos mínimos para la participación en la selección
b) El sistema actualmente vigente de aprobación de ternas aclara los datos del firmante
como responsable de las evaluaciones realizadas.
c) La observación es correcta. Asimismo, ponemos en vuestro conocimiento que, la
UNPRE efectivamente no contaba con un sistema de respaldo de la asignación de los
puntajes (el mecanismo existía pero no quedaba un registro de la calificación). A ese
efecto, a comienzos de 2001, la UNPRE elaboró, previa aprobación del BID, el sistema
que se fue implementando paulatinamente transformándose en el sistema vigente desde
entonces, el cual permite dejar constancia del procedimiento utilizado para obtener el
puntaje asignado para cada terna (se documentan los antecedentes laborales y su
calificación). Por otra parte los datos volcados en los currículos se toman con carácter
de declaración jurada sin necesidad alguna de verificar la veracidad de los mismos.
20
d) No es un procedimiento habitual de la UNPRE dejar constancia de recepción en los
currículos que integran las ternas. No obstante, se tendrá en cuenta la observación a los
efectos de aplicarlo para los ejercicios posteriores.
e) Tal como establecen los TDR de los consultores contratados, dichas consultorías no
requieren de una profesión determinada sino de antecedentes profesionales y laborales
acordes para desempeñar las funciones.
Legajos individuales de consultores – contratos - informes
Observaciones:
a) El sistema de archivo de la documentación relacionada con la contratación de los
consultores del componente PEAT, no permite validar la integridad de la misma ya que
no conforman un expediente foliado en todas sus hojas. En su mayoría la información
carece de sello de recepción que permita constatar la cronología de su archivo. Para el
resto de la documentación de los componentes analizados, los legajos individuales de
los consultores, en la mayoría de los casos si bien poseen sello de foliatura no tienen
inserto el número correspondiente y en algunos casos la documentación no se encuentra
archivada cronológicamente.
b) En la mayoría de los casos las copias legalizadas de los títulos profesionales que se
tuvieron a la vista no están certificadas como copia fiel del original verificada por el
Programa al momento de la contratación.
c) Constancias de inscripción ante la AFIP-DGI (presentadas por los consultores)
1. En la mayoría de los casos las constancias de inscripción ante la AFIP-DGI no
fueron suscriptas en original por el consultor, y en algunos casos se encontraban
desactualizadas al momento de la contratación; no obstante como procedimiento
alternativo las mismas fueron verificadas por esta auditoría a través de la página Web
de la AFIP.
2. En algunos casos la fecha de inscripción de los consultores en AFIP-DGI es posterior
a la del inicio de los respectivos contratos.
3. En algunos casos surge que los consultores, no obstante ser profesionales, se
encuentran inscriptos bajo la categoría “servicios” (monotributo).
21
d) Las declaraciones juradas de incompatibilidades adjuntas a los contratos (según Circular
SLyT n°01/95, Dto.1184/01 - art.47 L.11672-Dto.1019/00 y L.25188 modif. por
Dto.862/01) carecen de fecha de firma por parte de los consultores incluidos en la
muestra del componente UNPRE.
e) Los contratos no prevén que el consultor establezca la fecha al momento de la firma de
los mismos, por lo cual con la única fecha que cuentan es la de emisión del contrato.
f) Para dos consultores con contrato de locación de obra se estableció un pago al momento
de la firma en carácter de anticipo, sin la debida justificación de su otorgamiento.
g) Se ha podido observar que para la totalidad de los contratos de servicios celebrados con
los consultores incluidos en la muestra del componente UNPRE, no surge de los TOR´s
la obligatoriedad de presentar informes de avance y/o finales del tipo descriptivo o
sustantivo que reflejen las actividades desarrolladas por el consultor en el marco del
Programa, y que a su vez dejen adecuada evidencia documental del control de avance de
las tareas encomendadas por parte del responsable del Programa.
h) En la totalidad de los informes de consultoría que se tuvieron a la vista, se pudo
observar que los mismos carecen de fecha de recepción por parte del Programa, y de un
Nº de ingreso o de identificación.
Comentarios de la UNPRE:
a) Si bien la observación es correcta, informamos que la implementación del archivo
único, con legajos individuales por consultor, se comenzó a implementar en base a las
observaciones realizadas durante la auditoría del Ejercicio 2001 y su correcta
implementación es una tarea que demanda su tiempo. De todas formas, esta
Administración está realizando todos los esfuerzos necesarios a efectos de contar con el
archivo único ordenado a la mayor brevedad posible.
b) La observación es correcta, y se tendrá en cuenta para los trabajos a partir de la fecha.
c)
1. La observación es correcta, y se tendrá en cuenta para los trabajos a partir de la
fecha.
22
2. Teniendo en cuenta la proximidad entre la inscripción ante la AFIP de los
consultores y la fecha de inicio de los respectivos contratos, es de suponer que los
consultores regularizaron su situación una vez confirmada su contratación, pero cabe
destacarse que al momento de realizarse los respectivos pagos, la situación ya estaba
regularizada.
3. Con relación a que siendo profesionales, los consultores se encuentran inscriptos
bajo la categoría servicios, los contratos firmados por los Consultores y que son
objeto de observación, se deja constancia a título de declaración jurada, que todo lo
relacionado con la situación previsional del consultor queda bajo su exclusiva
responsabilidad, y no del Programa.
d) Si bien la observación es correcta, cabe destacar que los contratos que forman parte de
la muestra corresponden a contrataciones incluidas en el primer expediente de
contrataciones efectuado por el Programa para cumplimentar con lo establecido
mediante el Decreto Nº 491/2001, motivo por el cual ha sufrido de numerosos errores,
producto de la inexperiencia. La carencia de fecha de firma que es motivo de
observación, obedece a que esta Administración en esa oportunidad no tenía las
instrucciones apropiadas de la Secretaría de Política Económica, que pautaran la fecha
correcta (se desconocía sí se trataba de la efectiva fecha de firma, o de la fecha de inicio
del expediente).
e) Efectivamente, la fecha del contrato es la fecha de suscripción del mismo.
f) La fijación de un porcentual del monto en concepto de adelanto es la práctica habitual
para esta modalidad de contratación, locación de obra, cuyo sentido es proveer al
consultor del capital operativo mínimo necesario para asegurar la ejecución de las
actividades y tareas primeras, que usualmente realizan la base para el éxito de la obra.
g) Efectivamente, en la totalidad de los contratos de servicios celebrados con los
consultores incluidos en la muestra, no surge lo indicado en vuestra observación. No
obstante las tareas desarrolladas son operativas y como consecuencia de las mismas es
el funcionamiento normal de la UNPRE. Asimismo, cabe mencionar que dichos
contratos fueron remitidos al Banco en carácter de Revisión ex post y no tuvieron
observación alguna.
23
h) La observación es correcta, y ha sido progresivamente solventada.
Recomendaciones Generales: Se toma conocimiento de todos aquellos procedimientos
que la UNPRE se compromete a implementar. Adicionalmente por los comentarios
puntuales vertidos por la UNPRE se exponen las siguientes recomendaciones:
- Tramitar adecuadamente las aprobaciones de la planta del personal contratada por las
respectivas entidades beneficiarias participantes del Programa, conforme lo dispuesto en el
art. 72 de la Ley 11672 CPP y la Resolución SH 545/98, a fines de que la totalidad de la
planta de personal utilizada por el Proyecto cuente con las autorizaciones respectivas.
- Implementar normas que fijen condiciones generales para la contratación del personal
para desarrollar actividades en el marco del Proyecto, a los efectos de establecer criterios
uniformes con alcance general y homogéneo.
- Unificar los criterios emergentes de la legislación nacional vigente para la aplicación de
las escalas de los honorarios de los consultores, con las establecidas por la UNPRE,
plasmando en los TOR´s todos los datos, (entre otros: función, rango, dedicación,
honorarios, requisitos específicos (obligatorios y deseables), a los efectos que, sin
necesidad de efectuar inferencia alguna con documentación desagregada al contrato, surjan
todos estos datos.
- Verificar que se encuentre aprobada previamente la planta de personal, antes de efectuar
los pagos que correspondan a los contratos del ejercicio, conforme lo establecido en la
Resolución 545/98 art. 3° y 4°.
- Estipular y documentar adecuadamente los procedimientos de búsqueda de consultores,
por ejemplo realizar publicaciones de los llamados a concursos en las páginas web de los
organismos, o en diarios de difusión masiva a nivel nacional. Por su lado se destaca que
éste tipo de prácticas garantizan la transparencia en las contrataciones, y con la publicidad
se busca ampliar la oferta y con ello la posibilidad de obtener la excelencia en la
contratación.
- Respecto de las evaluaciones y calificaciones de los postulantes se deben utilizar
criterios uniformes en las ponderaciones de los antecedentes y en su respectiva
calificación. También es necesario que las calificaciones no se realicen sobre los
24
antecedentes expuestos por los postulantes en los currículos sino sobre los documentos que
los respalden; es necesario que se deje debida constancia en las copias legalizadas de los
títulos profesionales que acompañan los consultores que las mismas son copia fiel de los
originales que se tuvieron a la vista. También se debe establecer con claridad la identidad
de los evaluadores y la fecha de la evaluación.
- Constatar de manera fidedigna que los consultores a contratar no se encuentren afectados
por ninguna de las incompatibilidades impuestas por las respectivas leyes, como así
también los datos previsionales y fiscales declarados.
- Establecer de manera diferenciada la fecha de emisión de los contratos de la fecha de
suscripción de los mismos, teniendo en cuenta que en algunos casos ambas puedan no ser
coincidentes.
- Atento a que en los contratos de locación de obra los pagos deben realizarse contra la
presentación de informes, en caso de establecer pagos en concepto de anticipo, dejar
evidencia documental que justifique que el anticipo es indispensable para la realización de
las tareas.
- Para el caso de los contratos de locación de servicios se recomienda implementar un
sistema de presentación de informes ejecutivos periódicos que describan el desempeño y
desarrollo de las tareas para las cuales han sido seleccionados.
- Intervenir los informes con un sello en el que consten los datos de la autoridad
responsable que lo recibe así como la fecha en que lo hace. Se sugiere la implementación
de un registro centralizado de los informes que se reciben a los efectos de sistematizar los
criterios de archivo y de facilitar su búsqueda y ubicación.
5- ANTICIPOS DE FONDOS BID A ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB)
Observaciones: Durante el ejercicio 2002 se procedió a cambiar el criterio de “pagos
descentralizados” para los estudios, al criterio de centralización de los mismos en la
UNPRE, no obstante ello:
a) Al 31/12/2002 aún quedan pendientes de rendición, conforme las registraciones
contables, anticipos de fondos BID por $ 72.100,69 transferidos a las entidades
beneficiarias de los cuales $ 69.878.32 corresponden a ejercicios anteriores. De la
25
revisión de hechos posteriores se observa que al 31/12/2003 aún se mantienen
pendientes $ 40.742.91.
b) No se tuvo a la vista constancia de presentación en la UNPRE, de los “estados contables
semestrales”, como así tampoco los reclamos por parte de la UNPRE por falta de
presentación, dando cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Operativo del
Programa. Si bien la UNPRE, mediante circular 09/03, requiere a las EB información
para ser incluida en su presentación ante el BID del informe semestral del estado del
fondo rotatorio, ésta no responde a lo que debería solicitar adicionalmente el Programa a
efectos de mantener conciliadas y debidamente conformadas las cifras de manera
oportuna entre las registraciones de la EB y de la UNPRE.
Comentarios de la UNPRE: Durante el ejercicio 2002 la UNPRE suspendió el
procedimiento de “pagos descentralizados” debido a los acontecimientos que tuvieron
lugar a fines del 2001 y principios del 2002. Las modificaciones adoptadas fueron producto
de las circunstancias de las nuevas políticas nacionales, el abandono de la ley de
convertibilidad, las variaciones en el precio de la divisa estadounidense (dólar), entre otras
cuestiones, que obligaron a la UNPRE a tomar medidas para proteger los recursos del
préstamo ante los cambios mencionados.
a) En cuanto a los saldos de los anticipos de fondos BID, prestamos nuestra conformidad a
las cifras y agregamos que con fecha 22/03/04 la entidad beneficiaria responsable del
estudio 1.EE.44 ha realizado un desembolso de $ 1.904,73 cancelando el saldo del
anticipo de fondos BID del estudio a su cargo. Tal hecho demuestra, que una de las
tareas de la UNPRE y en la cual se encuentra empeñada es cancelar los saldos
pendientes de justificación, atento que esos saldos se originaron entre los años 1998 y
2000, emitiendo los correspondientes reclamos de rendición y/o devolución.
b) La UNPRE cumple en solicitar a las EB la información necesaria para presentar ante el
BID, en virtud de la presentación del fondo rotatorio al cierre de cada semestre. Nunca
se ha solicitado la presentación de “estados contables semestrales” debido al poco
movimiento que existía con cada una de ellas. Desde el año 2002 –con la administración
centralizada de los fondos- ya no es necesario solicitar dichos estados.
26
Recomendaciones: La UNPRE como responsable del control de la ejecución
descentralizada de los estudios debe profundizar los mecanismos de control a fines de
asegurar la rendición oportuna de los fondos del Programa. Además se deben agotar todas
las instancias en formular los reclamos a las entidades, a efectos de la justificación de los
anticipos y/o devolución de los fondos no utilizados.
6- RENDICIONES DE LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB)
Observaciones:
a) Del relevamiento por muestra, realizado al proceso de rendiciones y contabilización por
la UNPRE durante el ejercicio 2002 surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. No se tuvieron a la vista las aprobaciones formales emitidas por la UNPRE a las
justificaciones presentadas por las EB durante el ejercicio 2002, que respalden la
contabilización de las inversiones, dando cumplimiento a lo establecido en la
cláusula sexta de los respectivos convenios subsidiarios.
2. Por lo expuesto en 1. precedente no se ha podido validar el criterio aplicado por la
UNPRE para asignar la fecha de imputación en la contabilidad (31/07/02 y 30/09/02)
de las inversiones incluidas en las justificaciones presentadas por las EB.
3. Se ha podido observar en los casos en que consta la recepción, que la UNPRE
únicamente interviene con un sello de recepción la nota de elevación de la
justificación, no así la documentación adjunta (Modelo 1D y planillas resumen) que
le permita validar que la misma sea la efectivamente presentada junto a dicha nota de
elevación.
4. La UNPRE registró contablemente los honorarios y pasajes y viáticos abonados a los
consultores por importes globales que representan la suma del detalle de los importes
correspondientes a esos conceptos discriminados en las planillas anexas a cada
justificación presentada por las entidades beneficiarias. En virtud de lo expuesto debe
remitirse a dichas planillas a fines de individualizar por ítem las inversiones
contabilizadas. Por ejemplo mediante asiento del 30/09/02 se contabilizaron $
14.071.- (viáticos) y $ 12.409,50 (honorarios) por la rendición de un anticipo de $
27
26.480.- (1.EE.66) –que no se tuvo a la vista- , por lo cual para obtener el detalle de
los comprobantes que conforman la misma se debe recurrir a la justificación de
desembolsos presentadas al BID en la cual fueron incluidos.
b) De la revisión por muestra de los comprobantes de respaldo -certificados como copia
fiel del original por personal de la EB- no contaron con el sello de pagado en la
documentación, informando su cancelación con “fondos provenientes del Préstamo
925/OC-AR”.
Comentarios de la UNPRE:
a)
1. La UNPRE nunca ha emitido aprobaciones formales a las rendiciones presentadas
por las E.B., sin embargo las aprobaciones son internas y forman parte del
procedimiento
contable.
Es decir
que
las
justificaciones
aprobadas
son
contabilizadas, las no aprobadas son rechazadas y devueltas a la E.B.
2. El criterio es uniforme y se contabilizan las justificaciones una vez que están
aprobadas. En casos especiales se procedió a contabilizar la justificación de la E.B.
una vez que el BID aprobara la justificación que efectuara la UNPRE.
3. Por usos y costumbres se sella la nota que acompaña a la documentación.
4. Efectivamente es así. No se tuvo a la vista la justificación de fondos por parte de la
E.B., por que en esa fecha (2001) no existió justificación. La UNPRE contabilizó en
función de lo justificado al BID, luego de que el Banco validó la justificación. No
obstante las normas contables no invalidan los registros efectuados en forma global,
siempre que la documentación de respaldo sea fidedigna, por ende entendemos que
una justificación de fondos que la UNPRE realiza al BID y que éste convalida resulta
una prueba contundente de los registros efectuados.
b) Al tratarse de un estudio con administración descentralizada, el original de la
documentación debe encontrarse en poder de la Entidad Beneficiaria, la cual presenta
copia a esta Unidad Ejecutora debidamente conformada por responsable.
28
Recomendaciones: No obstante la centralización de pagos implementada a partir del
ejercicio auditado, la UNPRE debe tener en cuenta lo siguiente en futuras rendiciones:
• Respecto de las justificaciones de anticipo de fondos presentadas por las entidades
beneficiarias: intervenir con un sello de recepción la totalidad de la documentación que
conforma las justificaciones elevadas por las entidades beneficiarias. Reflejar
contablemente las justificaciones recibidas en proceso de aprobación. Expedirse
formalmente sobre dichas justificaciones, y comunicar oportunamente a las EB los
resultados de los controles efectuados, a fines de mantener debidamente conciliados los
registros contables de la UNPRE y los de las entidades beneficiarias.
• Respecto a la contabilización de las inversiones incluidas en las justificaciones de
anticipos de fondos, la UNPRE debe: procurar la apertura de la contabilización por ítem
de pago, incluidos en el detalle de pagos, identificado como Modelo 1D, adjuntos a las
justificaciones presentadas por las entidades beneficiarias. Asegurar que la fecha de alta
contable de cada ítem de inversión responda a la fecha de aprobación por parte de la
UNPRE. Implementar procedimientos que permitan vincular inequívocamente las
registraciones con su debido respaldo documental. Intervenir con un sello los
comprobantes originales indicando su cancelación con fondos del préstamo 925/OCAR, para que al quedar en poder de la EB el original, la misma no pueda ser utilizada
para tramitar otro expediente de pago, como así también indicar los datos de la
justificación por la cual la EB rinde a la UNPRE lo cual permitiría evitar omisiones o
duplicaciones en cuanto a su rendición.
7- APORTES CON FONDOS PROPIOS DE ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB)
Observación: Para los Estudios 1.EG.27.07 y 27.10 no se tuvo a la vista documentación
que avale el origen de los fondos (fecha, importe, cuenta origen, y n° orden de pago).
Aportados por parte de la EB y contabilizados por la UNPRE el 30/09/02 por $ 86.960,67.
Este importe contabilizado el 30/09/02 corresponde a pagos de honorarios a consultores
cuyos comprobantes fueron emitidos a nombre del Ministerio de Defensa desde el
26/06/00 al 03/07/01. A su vez, no se tuvo a la vista la rendición formal debidamente
29
suscripta por parte de la EB y recepcionada por la UNPRE, en los comprobantes no consta
el sello de recepción por parte de la UNPRE, y no se tuvo a la vista la aprobación formal
de la UNPRE para respaldar al asiento contable realizado.
Comentario de la UNPRE: El saldo de la cuenta contable “Anticipos de Fondos a
Justificar” al cierre del ejercicio 2002 es de $ 0. El aporte local de Entidades Beneficiarias
no necesariamente se recibe por medio de desembolsos (de la E.B.) en efectivo, ni por
medio de transferencias bancarias a las cuentas del préstamo. El importe de $ 86.960,67 se
contabilizó y se aprobó una vez que el BID aprobara la justificación en la que se
incluyeron esos comprobantes. Esta modalidad no es la habitual pero ante las
particularidades de este caso único en el préstamo, la administración optó por no avalar
comprobantes sin antes tener la aprobación total y definitiva por parte del Banco. Por lo
expuesto y ante la aprobación por parte del BID, de la justificación N° 26 ésta
administración procedió a registrar el aporte local de la EB, sin reflejar movimientos de
fondos del préstamo ya que las erogaciones fueron efectuadas por el Ministerio de Defensa
entre el 26/06/00 y el 03/07/01, a favor de los consultores contratados. Se destaca que se
cuenta con la Resolución 644 del Ministerio de Defensa emitida el 30/06/2000 en la cual
figura la imputación presupuestaria (fuente 11) y la nómina de los consultores afectados al
estudio.
Recomendaciones: No incorporar en los registros contables del programa el aporte local
con fondos propios de las entidades beneficiarias hasta tanto la UNPRE no constate y
valide a través de procedimientos alternativos el efectivo aporte y que éste cuente con las
autorizaciones respectivas.
8- APORTE LOCAL - Seguimiento observación específica del ejercicio anteriorObservación: No se obtuvo información adicional respecto a lo observado en el ejercicio
anterior respecto a la no conciliación de los USD 500.000.- de aporte local recibidos
durante el ejercicio 2001, que corresponden a la transferencia autorizada mediante
Resolución 458 del 22/12/00 de la ex-SPEyR del Ministerio de Economía. Es del caso
30
destacar que la respuesta recibida, el 11/06/02, por parte del Servicio Administrativo
Financiero (SAF) 357 expone que “no existe ejecución a favor del Programa durante el
período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2001”; el mencionado
importe tampoco fue incluido en la respuesta del SAF para el ejercicio 2000. No obstante
fue informado como comprometido y devengado en el “Listado Parametrizado de Crédito
y Gastos entre el 01/10/2000 y el 31/12/2000” del SIDIF.
Comentario de la UNPRE: Ponemos en vuestro conocimiento que el SAF no se expidió
al respecto. Se procederá a realizar la conciliación acumulada al 31/12/03 con el SAF.
Recomendación: Realizar las conciliaciones necesarias con el Servicio Administrativo
Financiero a los efectos de homogeneizar la información correspondiente al Programa.
9- CAJA CHICA
Observaciones: Si bien estos importes no representan significatividad en la ejecución del
ejercicio se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la revisión por
muestra de un importe de $ 3.132,14 en concepto de reposiciones y rendiciones de fondos
de caja chica para que la UNPRE proceda a subsanar los mismos:
a) Del procedimiento de arqueo de caja chica del Programa realizado el 27/02/2004, se ha
podido observar que la UNPRE mantiene un excedente de fondos provenientes del
ejercicio anterior de $ 216,10 que no fue contabilizado. Los mismos se encontraban en
un sobre separado del resto de los valores y comprobantes de respaldo de caja chica. Se
destaca que conforme el acta de arqueo del 01/03/2002 realizado por la UNPRE se
informa que se trata de un pago adeudado a favor de una firma.
b) Las planillas de rendiciones de caja que se tuvieron a la vista no detallan la totalidad de
los datos de los comprobantes de respaldo (tipo y letra de identificación) y el número se
encuentra incompleto en lo referente al código de punto de venta.
31
Comentarios de la UNPRE:
a) Efectivamente, este importe fue recibido al margen de la caja chica como figura en
informes de auditorías anteriores. En el ejercicio 2004, registraremos el ajuste. La
empresa Toshiba nunca reclamó las facturas pendientes.
b) Se toma en cuenta la observación y se modificará la planilla de rendición de caja en los
próximos ejercicios.
Recomendaciones: Registrar los ajustes contables necesarios adecuando las inversiones
informadas como pagadas relacionadas y depositando el efectivo en poder del Programa
en la cuenta corriente operativa, una vez agotadas las instancias con el proveedor. Dar
cumplimiento a lo establecido en el instructivo de la UNPRE en relación a los datos
transcriptos a la planilla de rendiciones.
10- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
Observaciones: De la revisión realizada por muestra de los pagos ingresados a la AFIPDGI, contabilizados en el ejercicio 2002 por $ 62.567,87 de retenciones por los impuestos
a las ganancias e iva realizadas bajo la CUIT del Programa (30-70768346-1), surgieron las
siguientes consideraciones a formular:
a) Conforme los datos expuestos en el F.460J (de inscripción) se pudo observar que la
UNPRE se inscribió erróneamente como responsable ante el impuesto a las ganancias,
situación que pudo ser constatada a través de la página oficial de la AFIP-DGI en la que
figura como responsable del impuesto: “Ganancias Sociedades”. La UNPRE debe
realizar las gestiones necesarias a efectos de solicitar la baja, y evitar posibles multas de
carácter formal que pueda generar la no presentación de las declaraciones juradas
anuales.
b) No surge de la constancia de inscripción ante AFIP-DGI el alta como “Sicore- impuesto
al valor agregado”.
c) De la revisión realizada a las retenciones contabilizadas e ingresadas durante el ejercicio
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
32
1. Por los períodos 03/2002 a 06/2002 y 08/2002 la UNPRE, en el caso de las
retenciones contabilizadas entre el día 1 y el 15 de cada mes, no procedió al ingreso
del pago a cuenta establecido en la RG AFIP 830/00 y modif., si no que las mismas
fueron declaradas y depositadas directa y conjuntamente, con la presentación de la
declaración jurada mensual.
2. Se observó que no se depositaron en AFIP-DGI los intereses resarcitorios por
aquellas retenciones ingresadas en fecha posterior al vencimiento de la obligación.
(02/2002 y las mencionadas en 1. precedente).
3. Las fechas de registro contable de los pagos ingresados en la AFIP-DGI son
anteriores (en un promedio de siete días) a las expuestas en los sellos del BNA
insertos en los tickets de pago por los pagos realizados entre los meses de febrero y
setiembre 2002.
Comentarios de la UNPRE:
a) Según lo informado en los memorandos a la auditoria del ejercicio anterior la UNPRE
informó que se solicitó la inscripción en la AFIP como “agente de retención” según
consta en la nota recibida por la AFIP el 11/07/2001. En el F460 J para la inscripción
fue necesario poner el código del impuesto 010. Además en la identificación de la
persona jurídica la UNPRE figura como “Organismo Publico” que se encuentra exento
en el Impuesto a las Ganancias. No obstante durante el año 2002 la Unidad intentó la
reclasificación solamente como agente de retención, pero para ello la AFIP solicitaba
las DDJJ anuales del Impuesto a las Ganancias para dar la baja en el impuesto, detalle
imposible de cumplimentar.
b) Las retenciones del Impuesto al Valor Agregado se efectúan en función de lo dispuesto
por la normativa en la cual dispone quienes deben actuar como agentes de retención, y
por ello entendemos que efectuar el alta como agente de retención del impuesto no es
necesario. No obstante haberla solicitado, mediante nota de fecha 3 de julio de 2001,
presentada en la AFIP el 11/07/2001.
c)
33
1. Es correcto hubo tan sólo cuatro períodos mensuales con pagos efectuados por
montos de retención mensual, en lugar de los pagos por montos quincenales, de
acuerdo a la normativa vigente.
2. Sin comentarios.
3. La fecha de emisión de la orden de pago es la fecha del registro contable. Esto se
debe a la necesidad de mantener homogeneidad en el criterio de registración, en el
entendimiento que la fecha de la OP es generalmente la misma que la de la
operación. No obstante la valuación corresponde a la fecha del efectivo pago.
Recomendaciones: Realizar las tratativas necesarias a fin de ingresar en tiempo y forma el
depósito de las retenciones practicadas. Dar cumplimiento a la normativa vigente que
regula el ingreso de las retenciones. Dar adecuado seguimiento a los trámites pendientes de
alta y baja informados, para que puedan ser subsanados.
11- INTERESES GANADOS
Observación: Los intereses ganados generados por las cuentas bancarias abiertas por el
Programa, fueron imputadas en las registraciones contables al 31/12/2002 en una cuenta
del rubro Patrimonio Neto: “Local – Otros- Intereses Ganados”, y a su vez por Nota Nº 4 a
los estados, aclaran que corresponden a un aporte local adicional efectuado por el Tesoro
Nacional. Merece observar que el importe de los mismos, según lo dispuesto por la
Resolución de la Secretaría de Hacienda Nº 258/01, conforman una deuda del Programa y
deben ser ingresados al Tesoro Nacional. Se destaca que no se tuvo a la vista
documentación por la cual el Programa solicita la excepción correspondiente, para que
dichos fondos puedan ser utilizados y por lo tanto disminuyan la contrapartida local del
Proyecto.
Comentario de la UNPRE: El BID mediante Nota CAR-4457 del 22/11/2001 nos,
informa que “..en los estados financieros auditados que se presentan anualmente al Banco,
se verifica entre otros aspectos, si los depósitos del Fondo Rotatorio en las cuentas
bancarias del ejecutor han generado intereses, comisiones, etc., si esos ingresos están
34
disponibles en dichas cuentas, y si los mismos fueron invertidos en el proyecto, como
integrantes del aporte local.”.
Recomendación: No obstante el comentario de la UNPRE, es del caso destacar que el
Banco en la Nota CAR - 4457 también expone que las unidades ejecutoras de proyectos
deben disponer de las gestiones que estime pertinente para que, los intereses, comisiones,
etc. generados por depósitos de libre disponibilidad del fondo rotatorio, se sigan destinando
a financiar gastos elegibles como integrantes de la correspondiente contrapartida local. La
necesidad de dar cumplimiento a la Resolución 258/01 se debe a que estos ingresos
extraordinarios para el proyecto son extra presupuestarios y deben ser comunicados y
posteriormente ingresados, salvo indicación en contrario, al Tesoro Nacional. Sólo en
casos debidamente fundados podrán ser utilizados para disminuir la contraparte local del
Proyecto, conforme las instrucciones que para cada caso se dicten.
12- JUSTIFICACIONES AL BID
Observación: Se ha podido observar respecto a las presentaciones originales y
modificatorias de justificaciones de desembolsos realizadas durante el ejercicio, que
únicamente cuentan con sello de recepción por parte del BID el formulario de solicitud de
desembolso y/o la nota de elevación y no así el resto de la documentación que lo acompaña
(Modelo 1-E, Modelo 1-D, y anexos) que permita identificar que la documentación anexa
es la presentada en ese momento y cual fue la aprobada finalmente por el Banco. Se
destaca que las observadas tampoco presentan una intervención del Banco como
“rechazada”, y de la UNPRE anulando las mismas.
Comentario de la UNPRE: El Banco solamente recepciona la nota de elevación y el
formulario de solicitud de desembolso y no así el resto de la documentación que lo
acompaña.
35
Recomendaciones: Teniendo en cuenta las distintas presentaciones de una misma
Justificación de fondos realizadas por la UNPRE al Banco respecto a la documentación
adjunta a las justificaciones de gastos, se sugiere que a los fines de poder contar con
documentación de soporte confiable, al presentar al Banco las solicitudes, éstas sean
intervenidas en todas las hojas con un sello de recepción. La UNPRE debe mantener
adecuados archivos de las mismas, formando expedientes debidamente foliados con la
totalidad de la documentación que conforman cada justificación, como así también la
documentación relacionada generada a partir de su presentación, respetando la cronología
de los hechos. Nos remitimos a las recomendaciones expuestas en B-10 del presente
Memorando.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA - REGISTROS
Observaciones:
a) El mayor contable en pesos de la cuenta Nº 240072/3 abierta en el BNA en dólares
presenta saldo acreedor por el período comprendido entre el 31/05/02 y el 14/08/02,
atento que la UNPRE realizó únicamente al cierre (31/12/02) el ajuste de la valuación
del saldo de la misma.
b) De las órdenes de pago (OP) que se tuvieron a la vista se ha podido observar que:
1. La UNPRE debe reformular el formato de orden de pago utilizado al 31/12/2002,
incorporando los casilleros necesarios a efectos que aquellos datos que son agregados
manualmente sean requisitos a completar en su emisión (número y fecha del asiento
contable, números de todas las cuentas contables involucradas en el asiento a
imputar, importe en USD equivalente a cada imputación del asiento contable).
2. El número de asiento contable indicado en las órdenes de pago en forma manual
responde al número de asiento asignado en la carga original y no es coincidente con
el que surge del reporte “libro diario” emitido al 31/12/2002, en virtud de la
renumeración que realiza el sistema. Se remite a lo expuesto en A-1-d).
36
c) En los movimientos registrados en el mayor contable correspondiente a la cuenta
operativa del Programa abierta en el BNA en pesos Nº 2940/01 se detectaron en algunos
casos, errores de tipeo en los números de los cheques y de las órdenes de pago y en el
detalle del concepto/beneficiario del pago.
d) En algunos casos se omitieron transcribir en los registros contables los números de las
órdenes de pago asociadas a los cheques contabilizados, las órdenes de pago anuladas y
su correspondiente cheque asociado y el n° de los cheques anulados.
e) La UNPRE implementó una minuta emitida en forma manual sobre la base de una
planilla de cálculo denominada “Registro de Ajustes” a efectos de formalizar la
anulación de cheques. No poseen numeración correlativa, en su mayoría no son
contabilizadas, y se encuentran archivadas junto con las órdenes de pago.
f) Por las observaciones expuestas en c) a e) precedentes, el mayor contable de la cuenta
operativa en pesos no conforma un reporte que permita directamente la integridad de la
información relacionada a la emisión de cheques, beneficiarios y órdenes de pago
durante el ejercicio 2002. Por lo cual fue necesario recurrir al mayor contable, las
órdenes de pago originales y un listado auxiliar de órdenes de pago, el cual, cotejado
con éstas presentaba errores de tipeo.
g) No se tuvo a la vista el cheque Nº 7132459, por lo cual no se pudo constatar la
anulación del mismo.
h) De la revisión por muestra de la documentación original que respalda los pagos
contabilizados, se ha podido observar que no fueron intervenidas por el programa con
un sello para indicar que está pagada y afectada al Programa evitando así un doble pago
u otro uso indebido.
i) El pasivo con el BID (USD 12.516.693,97) informado en las registraciones contables
por $ 15.652.901,53 no fue reexpresado al cierre del ejercicio al tipo de cambio (T/C) de
esa fecha ($ 42.181.258,68) manteniéndose a valores históricos en pesos según fecha de
desembolsos.
j) Del análisis por muestra de honorarios de consultores, se observó una subvaluación no
significativa de USD 67,43 en los registros contables del componente UNPRE, atento a
que se aplicó el tipo de cambio de la fecha de emisión de la orden de pago (23/12: T/C $
37
3,49), y no el de la fecha de efectiva recepción de la transferencia (27/12: T/C $ 3,40).
Se destaca que fueron correctamente justificados al BID. La UNPRE debe realizar el
asiento de ajuste correspondiente, como así también realizar una revisión del resto de
los pagos incluidos en la transferencia realizada mediante la citada orden de pago por
aquellos pagos de honorarios no incluidos en muestra.
k) De la revisión por muestra se observó una subvaluación en el importe en dólares
imputado por la UNPRE en la contabilidad para el componente PEAT y el incluido en
las justificaciones de desembolsos respectivas, atendiendo éste último a la fecha de
efectivo cobro por parte del consultor, por un importe de USD 301,17.
Comentarios de la UNPRE:
a) La observación es correcta. No obstante durante el ejercicio 2003 se realizaron las
valuaciones al cierre de cada mes.
b)
1. La sugerencia es válida, y la sumaremos a nuestra iniciativa de adecuar las órdenes
de pago a las nuevas condiciones administrativas contables.
2. La observación es correcta. No obstante resulta imposible indicar el número
definitivo al momento del ingreso de la orden de pago al sistema.
c) Los errores de tipeo no son más que inversiones de números u omisiones. No obstante
para el ejercicio 2003 hemos estandarizado las leyendas de los asientos diarios.
d) Las órdenes de pago anuladas no se registran en el sistema contable. Los cheques
anulados se procesan mediante una planilla mensual anexa a las órdenes de pago.
e) La planilla mencionada se confecciona a efectos de controles internos y es parte del
circuito administrativo de pago (no se registra en el sistema contable).
f) El sistema contable TANGO GESTION, que utiliza esta administración, posee un solo
módulo que es CONTABILIDAD, no contamos con un sistema contable integrado con
otros módulos que nos permita omitir la utilización de informes y planillas auxiliares.
38
Sin embargo los procedimientos administrativos utilizados por la UNPRE con o sin un
sistema integrado de contabilidad y administración son absolutamente válidos y brindan
información que no es posible ingresar al sistema por sus características.
g) Efectuados los controles de rigor, aseveramos que el cheque no ha sido debitado por el
BNA, entendemos que el cheque se anuló por algún error en la confección del mismo, y
se omitió proceder a su anulación.
h) Las facturas originales son intervenidas (matadas) mediante una inicial en el mismo
momento de la firma del cheque por la responsable del área financiera – contable.
i) Los registros contables se mantienen a valores históricos.
j) Se procederá a realizar el asiento de ajuste correspondiente en el ejercicio 2004,
corrigiendo todos los pagos incluidos en la Orden de Pago Nº 444.
k) La observación es correcta, la diferencia de cotización se ajustará mediante un registro
contable en el ejercicio 2004.
Recomendaciones: Implementar las modificaciones necesarias para que las registraciones
contables del Programa, surjan de un sistema orgánico e integrado, basado en la emisión de
órdenes de pago y que expongan información suficiente para dar respaldo a las mismas.
Profundizar los controles administrativos a efectos de minimizar los errores en la carga de
la información. Reflejar adecuadamente al cierre de ejercicio los pasivos del Programa.
2- CONTRATO CON FIRMAS CONSULTORAS
Observaciones: De la revisión de los antecedentes de contratación directa, que cuenta con
no objeción del Banco mediante Nota CAR- 1617/2002 del 15/05/2002, y pagos por un
importe de $ 1.399.687,68 a la CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el
Caribe) para llevar a cabo el Estudio General 1.EG.33: “Componentes Macroeconómicos,
Sectoriales y Microeconómicos para una Estrategia Nacional de Desarrollo- Lineamientos
para Fortalecer las Fuentes de Crecimiento Económico”, surgieron las siguientes
consideraciones a formular del expediente proporcionado por la UNPRE:
a) Los antecedentes del estudio se encuentran archivados en dos biblioratos que, si bien se
encuentran foliados, sus hojas son removibles. Del legajo Nº 1 al Nº 2 no se sigue un
39
orden correlativo en la foliatura, reiniciando el Nº 2 desde el Nº de foja 1, no
permitiendo constatar la integridad de cada uno de los legajos. Se pudo observar
también que los legajos no mantienen un estricto orden cronológico de la información
que contienen.
b) De la revisión de los antecedentes de la contratación surge que se iniciaron los trámites
por parte del Programa en abril de 2002 para la realización de un Estudio General en el
marco del Convenio de Préstamo. En este contexto pudo observarse que no se
cumplieron todos los pasos previstos en el Reglamento Operativo del Programa, para la
realización de un estudio general, a saber:
Ø Punto III A) 8.: la entidad pública participante (en este caso la Secretaria de Política
Económica) es la que debe presentar la solicitud a la UNPRE para la utilización de
los fondos del Programa. La solicitud deben contener, básicamente, la descripción, el
alcance y los objetivos del estudio o servicio a prestar, el texto preliminar de los
términos de referencia, el cálculo detallado de los costos y el cronograma del tiempo
estimado para su ejecución.
Ø Punto III A) 8.3: estipula que la UNPRE en base a lo analizado e informado dará su
conformidad para que se preparen los términos de referencia definitivos. Asimismo
el Área Técnica de la UNPRE será responsable en primera instancia de la
elegibilidad técnica, económica e institucional del proyecto. Una vez acordados entre
la UNPRE y la E.B. los TOR´s definitivos del proyecto, éste será sometido a
consideración del Comité Técnico, y según el Punto III A) 8.4 será éste último quien
analizará las propuestas recibidas de la UNPRE y las aprobará o rechazará.
c) Respecto a los Términos de Referencia archivados en fojas 27 a 57 identificados como
“04-2002” no se puede constatar que sea documentación de sustento para el origen del
estudio, en virtud que los mismos no se encuentran suscriptos, no indican los
responsables de su confección, ni si fueron sometidos a análisis y/o cuentan con las
respectivas aprobaciones técnicas, y no se puede constatar que hayan sido presentados
al BID para su no objeción.
d) En lugar de iniciarse el trámite del estudio general con una solicitud por parte de una
entidad beneficiaria, fue la propia UNPRE quien solicita una excepción para efectuar la
40
contratación directa por un importe de hasta USD 500.000.-, mediante Nota s/n (de folio
59) del 22/04/02 elevada al BID suscripta por el Director de la UNPRE. No surge en el
legajo del estudio la documentación que da sustento a dicha solicitud, no pudiendo
entonces constatarse la justificación de la necesidad previa a la Solicitud de
Contratación.
e) En el folio 80 se tuvo a la vista una nota de la Secretaria de Política Económica
(entidad beneficiaria) Nota SPE Nº 111 del 28/06/02 dirigida al Director de la UNPRE
solicitándole la financiación del estudio a realizarse por la CEPAL. De ello surge que la
solicitud formal del estudio se efectúo dos meses después que la UNPRE pidiera al BID
la excepción para contratar directamente a la firma.
f) Según lo dispuesto por el Reglamento Operativo (RO), los TOR´s deben ser acordados
entre la EB, la UNPRE y el Comité Técnico. De acuerdo a la Nota obrante a folio 81
Nota 120 del 05/07/02 firmada por el Secretario de Política Económica, le comunican a
la CEPAL que “… con la finalidad de dar seguimiento a los pasos establecidos en el
RO, se deberán confeccionar los TOR´s de los estudios en cuestión…”. Por lo tanto no
se estaría dando cumplimiento a lo estipulado en el citado reglamento ya que éste no
dispone que la firma a contratar sea quien elabore o participe en la elaboración de los
TOR´s. A su vez, en los antecedentes se evidencia constancia de la participación de
CEPAL en la elaboración de los TOR’s (folio 85: surge que se realizó una reunión el
05/07/02 para analizar los TOR´s en la cual participó la CEPAL y la UNPRE, y en las
conclusiones del ayuda memoria de la reunión para análisis de TOR´s la CEPAL se
compromete a presentar formalmente los TOR´s del estudio).
g) Por Nota UNPRE Nº 256/2002 del 25/07/02 (folio 315) la UNPRE le envía al BID un
borrador del proyecto del acta convenio a suscribir entre el Ministerio de Economía y la
CEPAL para su aprobación. Pudo observarse que el BID otorga la no objeción (Nota
CAR Nº 2573/2002 del 26/07/02 que menciona erróneamente al préstamo 925/SF) al
borrador elevado, en el cual se establecía que la aprobación de los informes finales
debía ser efectuada por la UNPRE (a los 210 días) y por el BID (a los 240 días); según
surge del acta definitiva suscripta en la cláusula novena sólo se incluye la necesidad de
la aprobación de los informes finales por parte de la UNPRE a los 240 días. No se tuvo
41
a la vista documentación que indique
los motivos por los cuales se eliminó la
aprobación por parte del BID al informe final.
h) No se tuvo a la vista documentación que evidencie los motivos por los cuales no se
condicionó también la aprobación de los informes finales por parte de la entidad
beneficiaria.
i) En fecha 16/09/02 por Nota CAR 3376/02, el Banco da la no objeción al borrador del
acta convenio; se destaca que según nota de la UNPRE 369/02 se elevó para aprobación
del BID el acta definitiva suscripta el 01/08/02 siendo ésta no objeción extemporánea.
j) La contratación no fue formalizada mediante un contrato, si no que el Programa utilizó
la figura de un “Acta Convenio de Cooperación Técnica” y le asignó un número de
orden 10, atento que fue suscripto en el contexto del “Convenio Marco de Cooperación
Técnica” del 14/03/00 suscripto entre CEPAL - Ministerio de Economía, (se destaca
que según el convenio de préstamo y el reglamento operativo, entre las entidades
beneficiarias y las firmas consultoras se debía firmar un contrato) al respecto surgieron
las siguientes consideraciones:
1. Como ya se expresó el acta convenio fue suscripta en el marco del convenio de la
CEPAL y el Ministerio de Economía, subsistiendo algunas de las cláusulas de éste y
siendo operativas para el acta convenio Nº 10, como por ejemplo que la autoría de
los informes “…serán de propiedad común y en igualdad de derecho y condiciones
para ambas partes…” (cláusula tercera), y de la publicación de los resultados que
condiciona a la prestataria a la obtención de un acuerdo (cláusula cuarta) común
cuando debería ser facultad única y exclusiva de la contratante.
2. En relación a lo antedicho, se observó que en cuanto a la resolución de los conflictos
que pudieran acaecer, se estipuló que los mismos se debían resolver directamente
entre las partes, …, “asimismo adoptarán los recaudos necesarios para evitar
interferencias de cualquier índole que alteren el normal desarrollo de los
compromisos adquiridos…” (cláusula décimo primera). De ello parecería surgir que
las partes acuerdan no someter la resolución de los conflictos a un tercero, dígase
Tribunal Arbitral o Tribunales locales.
42
3. En cuanto a la rescisión el acta acuerdo remite erróneamente a la cláusula décima del
convenio marco, y corresponde a la décimo primera, la cual faculta entre otras cosas,
a la CEPAL a rescindir unilateralmente - sin expresión de causa - el convenio marco.
Se debería haber previsto contractualmente condiciones que resguarden el fehaciente
cumplimiento del estudio.
4. Se estableció a modo de anticipo un 40 % del monto contractual a los 3 días de la
firma. No se tuvo a la vista documentación que respalde la necesidad de otorgar
dicho adelanto, como así tampoco del resguardo que tomó la UNPRE a los efectos de
garantizar el cumplimiento por parte de la consultora.
5. A su vez tratándose de una locación de obra no se condicionó el segundo pago (a los
90 días) del 40% a la aprobación de un producto, simplemente se estipuló“contra
presentación”.
6. La fecha de inicio de estudios (06/08/02) que condiciona la entrega a los 30 días
(06/09/02) de los informes iniciales fue comunicada por la UNPRE a CEPAL
extemporáneamente por Nota UNPRE 392/02 el 19/09/02.
7. La cláusula 12º del acta convenio establecía como supervisora de la ejecución del
acta convenio a la Secretaria de Política Económica. Mediante Resolución SPE Nº 53
del 07/08/02 se delega esta función en el Director de la UNPRE, destacando que la
documentación obrante en el legajo donde consulta dicha modificación a jurídicos
(08/08/02), el dictamen emitido (08/08/02) y la nota solicitando la firma de la
resolución al Secretario de Política Económica (09/08/02) son de fecha posterior a la
citada Resolución.
k) No se tuvo a la vista documentación que respalde el cumplimiento por parte de la
UNPRE de lo establecido en el apartado IV. del Anexo B del convenio de préstamo
(calificación profesional). No obstante la excepción emitida por el Banco mediante nota
CAR 2543/2002 del 24/07/02, la UNPRE debió tomar suficientes recaudos a efectos de
respaldar por ejemplo la inexistencia de cualquier vínculo o relación que pueda dar
lugar a conflicto de intereses de los profesionales participantes ya que de los listados
que se tuvieron a la vista surge que el nombre de uno de los participantes por CEPAL es
idéntico al nombre del ex - titular de la entidad beneficiaria que estuvo en funciones
43
durante el período de inicio del trámite de contratación; también se observó una
coincidencia entre otro participante y el nombre de un consultor que posee pagos del
2001 contabilizados en el 2002 en los registros de la UNPRE.
l) A su vez respecto a la nómina del personal declarado por la CEPAL afectados a la
realización del estudio, pudieron verse distintos listados que fueron elevados en
diferentes oportunidades, siendo presentado el definitivo recién en fecha 05/12/02,
varios meses después de iniciada la consultoría. A su vez no se tuvo a la vista
documentación por la cual la UNPRE haya constatado previamente a la contratación de
CEPAL y durante la vigencia del contrato que el personal de la firma consultora no se
hallaba incurso en las incompatibilidades expuestas en el apartado II. del Anexo B del
convenio de préstamo.
m) Pagos contabilizados e Informe de avance:
1. Para la liberación de los pagos contabilizados en el 2002, la UNPRE no emitió
órdenes de pago, ya que fueron realizados directamente mediante transferencias
bancarias desde la cuenta especial en dólares del Programa a la cuenta corriente en
pesos BNA 67722/98 denominada “CEPAL Naciones Unidas”.
2. Si bien se tuvieron a la vista los respectivos recibos no se tuvieron a la vista las notas
en carácter de facturas emitidas por CEPAL que respaldan los dos pagos de fechas
19/11 y 28/11/02 por un importe de $ 349.920,72 y $ 349.920,56 respectivamente.
3. Los recibos originales emitidos por CEPAL en carácter de cancelación de los tres
pagos, fueron emitidos a nombre del Ministerio de Economía sin aclarar “Programa
925/OC-AR”.
4. La leyenda de los tres asientos contables exponen erróneamente “1.EE.33” en lugar
de 1-EG. 33.
5. Se informaron en la justificación Nº 27 por la rendición de los pagos, USD 11.851,87
en exceso respecto al importe registrado contablemente, por lo cual la UNPRE debe
proceder en la próxima justificación a revertir la mencionada diferencia.
6. Pago por $ 699.846,40: El primer pago previsto para el 04/08/02 fue liberado por la
UNPRE el 27/08/02. El original de la nota factura Nº 2002-08-01 no se encuentra
intervenido como pagado por la UNPRE.
44
7. Segundo pago e informe de avance de octubre-2002 por $ 699.841,28:
a) Mediante Nota UNPRE 493/02 del 07/11/02, ésta remite a CEPAL un anexo
conteniendo el siguiente párrafo por consideraciones significativas al informe de
avance presentado: “…En anexo se presentan las observaciones a los informes de
cada componente, así como las recomendaciones respecto al cumplimiento de las
actividades incluidas en los términos de referencia y al cronograma de ejecución
de las mismas. En vista de la solicitud del pago correspondiente, solicitamos a Ud.
la mayor diligencia posible para completar la información sobre las mismas,
según el cronograma aprobado para el estudio”; no obstante la UNPRE liberó el
50% del mismo por $ 349.920,72 en fecha 20/11/02, reiteramos lo ya observado a
la necesidad de establecer contractualmente que el pago se encuentre
condicionado a la aprobación del informe que, en este caso, se formalizó en fecha
27/11/02.
b) De los informes identificados como “versión preliminar”- que se tuvieron a la
vista - correspondiente a los distintos componentes incluidos en los TOR´s
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. No se encuentra suscriptos por el responsable de su confección (CEPAL),
responsabilizándose por la autoría intelectual.
2. Carecen de sello de recepción, el mismo fue inserto en la nota de elevación
como 30/10/02, y no se puede constatar que contengan (de haberse producido)
las modificaciones expuestas en a) precedente.
3. Se observó que la firma insertó la siguiente leyenda expuesta en las carátulas
de cada informe: “Las opiniones expresadas en los informes de avance, que no
han sido sometidos a revisión editorial, son de exclusiva responsabilidad de los
autores, y pueden no coincidir con las de las organizaciones”.
Comentarios de la UNPRE: Previo al desarrollo de los comentarios particulares merece
informar que:
Antecedentes del estudio previos a la actual dirección: La situación del país durante el
primer semestre 2002 estuvo caracterizada por la inestabilidad económica, social e
45
institucional. El Gobierno Nacional estaba acuciado por los reclamos de la sociedad y las
exigencias internas y externas. Los Organismos Internacionales, los acreedores externos
presionaban por la urgente implementación de soluciones, que requerían de un plan
económico que fuera sustentable. Los tiempos institucionales del gobierno no se
correspondían con las urgencias del momento para la búsqueda de los insumos necesarios
para la delineación de una estrategia de desarrollo. Frente a esa situación, se planteó
avanzar en forma acelerada en la realización de un estudio que fijará los lineamientos para
fortalecer el crecimiento económico. Por eso, el Ministerio de Economía decidió recurrir al
Programa de Preinversión para obtener los recursos necesarios para financiar los mismos y
a la CEPAL (Oficina Buenos Aires) como institución especializada que podría producir
resultados en un muy corto plazo, y que, por pertenecer al Sistema de la Organización de
Naciones Unidas, podría facilitar una dispensa para la contratación directa de sus servicios.
Además, teniendo en cuenta la existencia de un Convenio Marco firmado entre el
Ministerio de Economía y la CEPAL el 14 de marzo de 2000, se decidió recurrir al mismo
para encuadrar la realización de tan urgentes estudios. Considerando las circunstancias
señaladas y siendo la UNPRE la Unidad Ejecutora del Programa, que está en la órbita de la
Secretaría de Política Económica (antes Secretaría de Programación Económica-SPE-), se
comenzó a preparar junto a algunos técnicos de la CEPAL los contenidos y el alcance que
debería tener el Estudio. Recién el 22 de abril de 2002 se formalizó el pedido ante el BID
por intermedio del Director del Programa. Finalmente, el Banco se expide mediante nota
CAR 1617/2002, del 15 de mayo de 2002, dirigida a las nuevas autoridades del Ministerio
(Secretario de Política Económica), donde se comunica que el Banco no tiene objeciones a
la contratación directa de la CEPAL-Buenos Aires, hasta un monto de dólares 500.000, con
fondos del Programa Multisectorial de Preinversión. El carácter de instituciones como la
CEPAL queda definido en el Anexo B del Convenio de Préstamo para Cooperación
Técnica Nº 925/OC-AR, que establece los procedimientos para la selección y contratación
de firmas consultoras y expertos individuales. En el mismo se señala que “Institución
especializada es cualquier organización sin fines de lucro, tal como universidades,
fundaciones, organismos autónomos o semiautónomos u organizaciones internacionales,
46
que ofrezcan servicios de consultoría”. La contratación del personal es de responsabilidad
de la Institución contratada.
Antecedentes del estudio de la actual dirección: Con fecha 28 de junio de 2002, Nota SPE
Nº 111/2002, dirigida al Director de la UNPRE, se solicita la financiación del Estudio con
los fondos Programa Multisectorial de Preinversión, Préstamo BID 925/OC-AR,
adjuntando los términos de referencia del mismo, y comunicando que será contratado con
la CEPAL. En la nota de la SPE Nº 120/2002, del 5 julio de 2002, se comunica a la
CEPAL que para obtener el financiamiento del estudio se deben cumplir con todos los
pasos del Reglamento Operativo del Préstamo. Asimismo en la Resolución Nº 53 de fecha
07/08/02 (Artículo 1º), se asigna al Director de la Unidad de Preinversión la totalidad de
las funciones de seguimiento y control que son responsabilidad directa de la Secretaría de
Política Económica, según el Reglamento Operativo del Préstamo Nº 925/OC-AR. Ante la
situación imperante la actual dirección de la UNPRE comenzó a hacer esfuerzos para
encuadrar el estudio dentro de los procedimientos del Reglamento Operativo y a tal fin no
obstante que se trataba de una contratación directa
a una Institución Especializada,
impulso la inclusión en los TDR de Cláusulas contenidas en el Contrato de Préstamo y el
Reglamento Operativo respectivo, lo que suministraba herramientas que facilitaban y
perfeccionaban el seguimiento y supervisión de los trabajos.
A partir de lo expuesto precedentemente, se procede a dar respuesta a las demandas
puntuales solicitadas:
a) La práctica habitual de la UNPRE es la que se utiliza en este caso, dada su facilidad
operativa. No obstante, se tendrán en cuenta las observaciones respecto a lo indicado
por la AGN en la confección de los legajos.
b) La aseveración es correcta; pero debería contemplarse lo señalado más arriba.
Asimismo, ante esta situación la actual dirección de la UNPRE comenzó a hacer
esfuerzos para encuadrar el estudio dentro de los procedimientos del Reglamento
Operativo y por lo tanto, envió la nota SPE 111 del 28 de junio de 2002.
c) Los términos de referencia archivados en fojas 27 a 57, de fecha abril de 2002, son una
versión preliminar, utilizada como base de la presentación de excepción al BID
mencionada en los antecedentes. Según instrucciones del Secretario de Política
47
Económica (de ese momento), y atento a la intención de mejorar los contenidos de la
primera presentación, la nueva Dirección de la UNPRE decide iniciar discusiones
técnicas informales con los consultores de la CEPAL para preparar los nuevos términos
de referencia.
d) La aseveración es correcta; pero debería contemplarse lo señalado más arriba.
e) La aseveración es correcta; pero debería contemplarse lo señalado más arriba.
f) Considerando que el BID había otorgado su no objeción a la contratación de la CEPAL
y que esta es una institución internacional del Sistema de la Organización de las
Naciones Unidas, sin fines de lucro, se consideró conveniente por las circunstancias del
momento, elaborar los términos de referencia en conjunto con los funcionarios
permanentes de la CEPAL. De acuerdo con lo señalado en el acta de fojas 85 del
5/7/2002, la UNPRE enfatiza las condiciones y los lineamientos que debe contener el
estudio, quedando en manos de la CEPAL las correcciones a los términos de referencia
preliminares (fojas 27 a 57) señaladas en acta.
g) Es correcto lo señalado. No obstante, la UNPRE solicita al BID la aprobación del
informe final. Mediante notas CAR 3473/2003 de fecha 24/06/03 (folio 398) y CAR
3996/2003 de fecha 21/07/03 ( folio 406), el BID indica que no tiene objeciones que
formular a la totalidad de los informes del estudio.
h) En la Resolución Nº 53 (folio336 a 339) de fecha 7/8/02 en el artículo 1º, se asigna al
Director de la Unidad de Preinversión la totalidad de las funciones de seguimiento y
control que son responsabilidad directa de la Secretaría de Política Económica, según el
Reglamento Operativo del Préstamo Nº 925/OC-AR.
i) Se toma nota.
j) 1. 2. 3.: La UNPRE se ajustó a lo establecido en el Convenio Marco firmado con la
CEPAL.
4. La Secretaría de Política Económica consideró conveniente esta forma de pago. El
anticipo cubría la mitad del período de contratación del Estudio, según consta en el
cuadro 7 de los Términos de Referencia que consta en el folio 258. De igual forma se
consideró innecesario un aval por el anticipo por tratarse de un organismo de las
Naciones Unidas.
48
5. Es correcto lo señalado, no obstante, en cuanto al contenido del Acta, la UNPRE
realizó una exhaustiva revisión de los informes de avance, se solicitaron
ampliaciones y modificaciones a los mismos y se condicionaron los pagos a la
contestación de las observaciones, según consta en la nota UNPRE 493/02. La
CEPAL responde a las observaciones en nota de fecha 18/11/2002. En nota UNPRE
527b/2002 de fecha 27/11/2002, se toman nota de las respuestas que se consideran
satisfactorias y se libera el pago correspondiente.
6. Se toma nota.
7. Se toma nota.
k y l)
Mediante nota UNPRE 249/02, de fecha 22/07/2002, se solicita al BID opinión
sobre los procedimientos de contratación sin competencia de la CEPAL, definida como
institución especializada se encuentra eximida del cumplimiento de los estipulado en el
Convenio de Préstamo 925/OC-AR, anexo B-IV, Calificaciones profesionales, 4.01; V,
Procedimientos de selección y contratación de firmas consultoras y del Capítulo X,
Selección y contratación de Servicios de Consultoría, del Reglamento Operativo. Según
nota CAR-2543/2002, del 26/07/2002, el BID contesta “con referencia a la consulta
efectuada y teniendo en cuenta la autorización para la contratación directa de la CEPAL,
comunicada por el Banco mediante nota CAR-1617/2002, se comunica que esa UNPRE
se encuentra eximida de aplicar las normas para contrataciones prevista tanto en el
Contrato de Préstamo como en el respectivo Reglamento Operativo del Programa.” Por
otra parte la CEPAL - como Agencia del Sistema de Naciones Unidas - las actividades
en la Argentina son coordinadas por el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD), lo que significa que utilizan los procedimientos administrativos de
este organismo. Cabe agregar, que no obstante lo anterior, en la nota de fecha 5 de
diciembre de 2002, la CEPAL nos comunica el listado donde se incluyen los
consultores observados. Podemos informar que en un caso la consultora renunció a esta
unidad con fecha 28 de febrero de 2002; en el caso del otro consultor no tenemos
comentarios que realizar.
m)
49
1. Al haber realizado transferencias desde la cuenta especial, no se emitieron las
órdenes de pago; sin embargo vale aclarar que las mencionadas notas suplen en un
todo a las órdenes de pago y a los cheques, debido a que los firmantes son personas
autorizadas para librar cheques. No obstante la UNPRE modificó este
procedimientos aislado y eventual durante el transcurso del ejercicio 2003,
confeccionando órdenes de pago además de las notas dirigidas al BNA.
2. Las notas en carácter de facturas nunca fueron recibidas; no obstante la UNPRE
cuenta con los recibos emitidos por CEPAL y éstos fueron justificados al BID en la
justificación Nº 27, la que ha sido aprobada.
3. Los recibos emitidos por CEPAL fueron justificados al BID en la justificación Nº 27,
la que ha sido aprobada.
4. Las leyendas de los asientos contables presentan un error involuntario al ingresar el
código del estudio, aunque el error carece de relevancia se corregirá a la brevedad.
5. La observación es correcta. El tipo de cambio utilizado para el registro de los pagos
es el correcto. En la justificación 27 se tomó el tipo de cambio comprador que surge
de las notas ante el BNA. Comentario no procedente: “Sin embargo esta
administración considera prudente ajustar tal diferencia por medio de un asiento
contable en el ejercicio en curso, para no modificar la justificación aprobada por el
BID”.
6. El comprobante válido para el BID es el recibo emitido por la CEPAL, y ese mismo
comprobante se adjuntó a la justificación Nº 27 aprobada por el BID, aunque en ese
comprobante se consigne al MECON cómo pagador y no se mencione al Préstamo
BID 925/OC-AR.
7. a) De acuerdo a lo indicado en el punto j 5 y, no obstante lo acordado en el
cronograma de pagos acordado en el Acta Convenio de Cooperación Técnica nº 10,
en la cláusula 9ª, contra la entrega de la documentación solicitada en la nota UNPRE
493/02, del 07/11/02, se decidió pagar solamente el 20 % (o sea el 50% de la cuota
adeudada correspondiente) atendiendo que había una encuesta en ejecución que
demanda pagos perentorios a los encuestadores
y postergar el resto hasta la
aprobación de los informes de avance, que se produjo el 27/11/02. Se toma
50
conocimiento de la observación de condicionar los pagos a la aprobación de los
informes.
b).1.Se toma conocimiento. Actualmente, se aplica el requerimiento de la firma de
los informes por los consultores.
b).2. Las respuestas de la CEPAL a las observaciones realizadas por la UNPRE se
consideran complementarias de los contenidos de los informes de avance; por lo
tanto no es necesario incorporarlas a los informes; las mismas se recogen en los
informes finales.
b)3. Esta expresión es de uso corriente en los trabajos técnicos y científicos producidos
en el marco de los organismos internacionales y tiende a respetar la libertad de
pensamiento de los consultores y hacerlos responsables de las opiniones vertidas.
Recomendaciones: Los antecedentes de los Estudios deben encontrarse archivados de
forma que tal que se pueda validar la integridad de la documentación que lo conforma, y
sus hojas deben estar foliadas de manera correlativa, aún cuando sean más de un cuerpo,
para evitar que las mismas sean removibles.
El Convenio de Préstamo prevee una serie de instancias que se deben cumplimentar para la
realización de los estudios. Estos garantizan que los proyectos a ejecutar se encuentren
enmarcados dentro de las políticas y prioridades nacionales, como así también que pueden
efectuarse en el ámbito del presente Convenio. Los términos de referencia de los estudios,
conforman el documento que se analiza a los efectos de la realización o no de los estudios
(elegibilidad). Cuando se pretende iniciar uno de ellos, los términos de referencia
preliminares deben estar elaborados por la entidad beneficiaria solicitante, a los efectos de
ser presentados para su aprobación. Procurar que con la solicitud de los estudios se
encuentre justificado y razonablemente determinado el monto del presupuesto a ejecutar.
Cuando los estudios a realizar se circunscriban a convenios y/o contratos externos al
Programa, procurar que en la formalización de los mismos (ya sea por contrato o por
convenio), se cumpla al menos en los aspectos más relevantes con las estipulaciones que se
establecen en el Contrato de Préstamo 925/OC así como también en su Reglamento
Operativo, (ej.: jurisdicción aplicable, cláusulas de rescisión, estipulaciones sobre autoría
51
de informes, pagos que deben condicionarse a la aprobación de informes, y en caso de
anticipos su justificación, otros…).
Aún cuando se contrate a firmas consultoras que cuenten con prestigio internacional, se
recomienda no apartarse de los procedimientos establecidos tanto por el BID, como en el
Convenio de Préstamo, ya que los mismos han sido expuestos para garantizar estándares
mínimos de transparencia, eficiencia y eficacia.
La UNPRE debe constatar que las personas que integran la nómina de personal afectado
para el desarrollo de las tareas declarado por la firma consultora no se encuentra incursa en
las incompatibilidades establecidas en el convenio de préstamo y en la normativa nacional
relacionada, y para evitar posibles conflictos de intereses.
3- CONSULTORIA NACIONAL
Observaciones Particulares: Se exponen en el presente apartado observaciones
particulares que surgieron en la revisión del proceso de contratación de algunos consultores
incluidos en muestra. Si bien se pueden observar casos en que los procedimientos
observados son repetitivos, pero que ameritan a nuestro entender ser expuestos de esta
forma para poder visualizar como se desarrolló el trámite de cada una de las contrataciones
observadas. Se formalizará una recomendación general ya que la UNPRE debe contar con
procedimientos unificados de contratación para la totalidad de la planta de consultores
contratadas bajo las actividades del PMPII, sin importar el Componente del Programa de
que se trate.
COMPONENTE: ESTUDIOS (Consultoría de Apoyo): Estudio 1.CA. 43
Observaciones: De la revisión de los antecedentes de aprobación del estudio 1.CA.43, y
de los antecedentes de contratación y de los pagos de honorarios contabilizados durante el
ejercicio 2002 por un importe de $ 11.375.- para el profesional (abogado) contratado,
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) No se tuvo a la vista el documento que respalde los motivos por los cuales las tareas de
aprobación final (revisión y evaluación) de los informes presentados por los consultores
y el informe consolidado del Estudio 1.EE.66. no pudo ser realizado directamente por
52
personal del Area Técnica de la UNPRE, como así las actividades de revisión del
cumplimiento de los aspectos contables-administrativos no sean llevadas a cabo por
parte del área administrativa del Programa, y que justifique la necesidad de contratar
una consultoría que realice tareas de asistencia técnica y/o financiera conforme lo
establecido en los TOR`s.
b) De los términos de referencia de la consultoría (julio-2002) que se tuvieron a la vista, se
ha podido observar que:
1. El detalle transcripto en el apartado VII. “Perfil del consultor” no expone los
conocimientos específicos exigibles en el área a desarrollar la consultoría (p.e. en
seguridad …), (únicamente solicita un profesional de la rama de ciencias sociales,
cantidad determinada de años de actuación en la profesión, y haber trabajado en
proyectos con financiamiento internacional), es del caso destacar que entre otras las
actividades consisten en revisión y evaluación de informes de consultorías sobre la
temática de seguridad, como así también la confección de un informe final basado
en el cumplimiento de aspectos contables – administrativos de la ejecución del
estudio.
2. Según el apartado X. se prevén cuatro informes de avance y uno final, no siendo
coincidente con el cronograma del cuadro N º: 3 “presentación de informes” del
apartado VIII que solicita tres informes de avance y uno final.
3. Se estableció un anticipo de honorarios equivalente al 10% del monto contractual.
No se tuvo a la vista evidencia de la justificación correspondiente para su
otorgamiento.
4. Los TOR´s no prevén la fecha probable de inicio de actividades por parte del
consultor a contratar.
c) De los términos de referencia adjuntos al contrato y suscriptos por el consultor se ha
podido observar que:
1. No establecen una fecha cierta de presentación de los informes de avances y del final,
lo cual hace necesario remitirse a los términos generales del estudio, que no se
encuentran debidamente suscriptos por el consultor.
53
2. Se observó un error al establecer la numeración de los informes ya que donde dice
“segundo informe de avance” corresponde al “primer informe de avance” del
segundo pago, y así para el resto. Se destaca que el primer pago se estableció como
un anticipo a la firma del contrato.
d) De la revisión del legajo individual del consultor surgieron las siguientes observaciones
a formular:
1. La solicitud de contratación fue emitida en fecha 27/09/2002, posteriormente a la
fecha de inicio y suscripción del contrato (16/08/02). A su vez el memo interno Nº
399 por el cual el Director de la UNPRE eleva al área contable los antecedentes de
contratación para preparar el contrato del consultor también es de fecha posterior
(27/09/2002).
2. El monto de honorarios establecido en la mencionada solicitud e incluido en el
contrato
por $ 16.250.- no es coincidente con el establecido en los TOR`s del
estudio.
3. Al respecto se informa que del currículum del profesional surge que por los períodos
04-2000/10-2000 y 11-2000/3-2001 desarrolló tareas como consultor en el Ministerio
del Interior en colaboración con el Programa de Seguridad Ciudadana y para un
programa PNUD (Secretaría de Provincias) respectivamente. No se tuvo a la vista
constancia de la verificación que debe hacer la UNPRE al momento de la
evaluación/contratación a efectos de evitar un posible conflicto de intereses por las
consultorías mencionadas, atento que al contratado se le encargó la revisión y
evaluación entre otros del informe consolidado del estudio 1.EE.66 (“Programa de
Estudios de Seguridad Ciudadana” con convenio suscripto el 04/09/00 con la
Secretaria de Provincias del Ministerio del Interior).
e) Informes de avances y final:
1. A pesar de que los informes de avances fueron presentados en distintas fechas
(23/09/02, 25/10/02 y 03/12/02) se pudo observar que la UNPRE los aprobó en su
totalidad en una única fecha (el 30/12/2002).
2. Las aprobaciones a los productos mencionados precedentemente si bien fueron
insertas en la carátula del documento que aprueban con firma, fecha y la frase
54
“aprobado” o “conforme”, deberían ser formalizadas mediante un formulario o
memorando de evaluación conteniendo todos los datos necesarios que se requieren y
que permita constatar entre otros los responsables actuantes, y los procedimiento de
control llevados a cabo, y que sirvan de respaldo al memorando de liberación de los
pagos respectivos.
3. Si bien el pago final no fue realizado durante el ejercicio auditado, por revisión de
hechos posteriores se ha podido observar que el informe final fue presentado el
27/03/03, dos meses después de la fecha prevista de finalización contractual
(15/01/03).
Comentarios de la UNPRE:
a) La especial situación por la que atravesaba el Estudio de Diagnóstico de Seguridad
Ciudadana en aquel momento, luego de largos períodos de inactividad con relación al
mismo y recurrentes cambios institucionales consecuencia de los acontecimientos de
público conocimiento, hacían necesaria la intervención con dedicación exclusiva de un
profesional a fin de contribuir efectivamente a una solución dentro de un período
relativamente corto de tiempo. Los miembros de la Unidad de Preinversión sí tuvieron
intervención específica en la ejecución de las actividades que son las habituales a su
cargo.
b)
1. El concepto de Seguridad Ciudadana o de Prevención del Delito, a los que hacen
referencia, respectivamente, el Estudio de Diagnóstico de Seguridad Ciudadana a
cargo del Ministerio del Interior y el Plan Nacional de Prevención del Delito,
resultan multifacéticos no reduciéndose a los tradicionales términos de seguridad
pública o prevención policial. Al respecto, esta Unidad estimó pertinente no
restringir el ámbito del conocimiento de los potenciales postulantes en la expectativa
de verificar los antecedentes concretos que presentaren cada uno de ellos, y en el
entendimiento que el consultor debería contribuir al cierre del Estudio, tanto en sus
aspectos sustantivos, cuanto procedimentales y financieros.
55
2. Efectivamente, se trata de un evidente error material, optándose en la ejecución del
estudio las mayores exigencias.
3. La fijación de un porcentual del monto en concepto de anticipo es la práctica habitual
para esta modalidad de contratación, locación de obra.
4. La estimación de la fecha probable de inicio de actividades no resulta pertinente al
nivel de detalle de los términos de referencia analizados de los estudios propuestos y
analizados por esta Unidad.
c)
1. Atento a que las labores a cargo del consultor resultarían de su interacción con
diversos actores institucionales, y siendo la situación a la que se hizo referencia en el
literal a) precedente, se estimó conveniente no fijar la presentación de informes a
fechas específicas, prefiriéndose, por el contrario, permitir al contratado ejecutar sus
labores e informar periódicamente al respecto. Tal preferencia se adoptó en el
entendimiento de que la enumeración de la cantidad de informes de avance debidos y
la obligación de presentación de un informe final, serían suficientes hitos para el
seguimiento de lo actuado.
2. Efectivamente, se trata de un evidente error material.
d)
1. La observación es correcta y se toma nota de la misma. No obstante ello, la fecha de
contratación se estimó adecuada a la fecha de inicio fáctico de actividades y se
encuentra en secuencia lógica con la correspondiente aprobación por parte del
Comité Técnico y con la no objeción del Banco Interamericano de Desarrollo.
2. Efectivamente, de la negociación contractual concreta, los honorarios establecidos a
favor del profesional fueron inferiores a los originalmente previstos, de modo que se
efectuó un ahorro en términos presupuestarios. La correspondencia de los honorarios
a las labores del consultor corresponden a un profesional Categoría A en los términos
del Decreto N° 1184/2001.
3. Ambos antecedentes señalados por la Auditoría se encuentran fuera del período
previsto por el numeral 2.01 del Capítulo II Definiciones del Anexo B del Contrato
de Préstamo, de modo que esta Unidad no estimó necesario verificar la inexistencia
56
de conflictos de interés con relación al Estudio Diagnóstico de Seguridad Ciudadana,
resultando además que no se verificó la participación del consultor en estadio alguno
del mencionado Estudio Diagnóstico.
e)
1. La observación es correcta y resulta de la vigencia del Decreto N° 491/2002, motivo
por el cual se prefirió diferir la emisión de un acto vinculante patrimonialmente a la
aprobación de la contratación efectuada por el Programa con el consultor.
2. Lo señalado es una práctica que paulatinamente ha adoptado esta Unidad. No
obstante lo dicho, los extremos solicitados por la AGN se encuentran suficientemente
satisfechos en la documentación a la que hace referencia.
3. Efectivamente, a pesar de que el consultor culminó sus labores en fecha prevista
originalmente, se estimó conveniente la presentación y aprobación del informe final
del mismo a la culminación de diversas tareas a cargo del Área Financiero Contable
de esta Unidad y de la no objeción del BID a los términos de referencia del Estudio
1.EE.95 Plan Nacional de Prevención del Delito. Tratándose una locación de obra, se
estimó que tal situación no resultaba incompatible con lo previsto contractualmente.
COMPONENTE: UNPRE
Observaciones:
Para el caso de un consultor incluido en muestra por un importe de $ 31.634,19, surgieron
las siguientes consideraciones a formular:
Contrato del 01/01 al 28/02/02: Coordinador Técnico (100%)
Contrato del 01/03 al 30/04/02: Analista de evaluación de proyectos (75%)
Contrato del 15/05 al 31/12/02: Coordinador Técnico (100%)
a) En los contratos que se tuvieron a la vista se expone la identidad del consultor con
Libreta de Enrolamiento Nº: (L.E) N° 3.786.323 siendo erróneo ya que corresponde al
número de cédula de identidad.
b) Para el período 01/03/02 a 30/04/02, el consultor fue contratado para realizar funciones
para otro puesto distinto al de la contratación anterior, no existiendo evidencia
57
documental sobre el proceso de terna realizado, o documentación que justifique la
necesidad de contratar específicamente a este consultor.
c) No se tuvo a la vista evidencia documental que justifique la asignación del porcentaje de
dedicación establecida del 75% para el segundo contrato de locación de servicios, para
el puesto ocupado.
d) Los comprobantes presentados como facturas/recibo (C Nº 0000- 00000080 al 83)
respaldando los honorarios cobrados por el consultor por los períodos enero a abril
2002, poseen la numeración de CUIT incorrecta.
e) Los cuatro recibos del consultor que respaldan el pago realizado el 23/10/02 por los
períodos mayo a agosto 2002, poseen fecha de emisión anterior (31/05, 28/06, 31/07 y
30/08) a la fecha de impresión de los mismos del 10/2002.
f) Consultada la página AFIP-DGI surge que el consultor figura como autónomos:
Jubilado; no se cuenta con documentación respecto a sí esta situación se manifestaba
para los contratos suscriptos para el ejercicio 2002, o si de existir, el consultor había
ejercido la opción conforme lo dispone la legislación en la materia.
g) Surgieron las siguientes consideraciones de la revisión del contrato suscripto por el
consultor para ocupar el puesto de Coordinador Técnico por el período 15/05/02 al
31/12/02:
1. De la revisión del proceso de terna surge que los tres postulantes al puesto declaran
poseer título de ingeniero agrónomo. Se destaca que esto no es coincidente con el
proceso de terna para la selección anterior como Coordinador Técnico donde los tres
postulantes declararon poseer título de Licenciado en Economía. No surge de los
TOR´s adjuntos al mencionado proceso el título profesional específico requerido por
el Programa para ocupar el este puesto.
2. Al mes de inicio del contrato, el 16/08/02 el consultor solicitó mediante nota licencia
sin goce de honorarios por “motivos personales” a partir del 20/08 hasta el 23/09/02,
extendiéndose hasta el 07/10/02 formalizando este último pedido vía correo
electrónico, posteriormente presenta la renuncia a partir del 01/11/02. Teniendo en
cuenta que es un puesto clave en el organigrama de la UNPRE surgieron las
siguientes consideraciones:
58
a. Se pudo observar que el pedido del 16/08 se realizó solamente con cuatro días de
antelación, y que además no se tuvo a la vista documentación en donde conste
una conformidad expresa por parte de la UNPRE indicando los motivos que
llevaron a aceptarla, como así tampoco la aprobación en la extensión del plazo de
la misma, y a quién designó la UNPRE para realizar temporalmente las tareas
correspondientes a este puesto.
b. El consultor solicita la renuncia el 31/10/02 no dando cumplimiento a lo
establecido en el contrato en la cláusula 8. donde la notificación debe realizarse
con treinta días corridos de antelación. No se tuvo a la vista documentación que
evidencie las acciones llevadas a cabo por el Programa.
La renuncia del contrato no fue formalizada mediante un “Acuerdo de Rescisión”
debidamente suscripto por ambas partes dando por terminada la relación
contractual.
Comentarios de la UNPRE:
a), b) y c) La observación es correcta.
d) y e) La observación es correcta. El Consultor corrigió su facturación a partir de octubre
de 2002.
f) En los contratos firmados por el consultor y que son objeto de observación, se deja
constancia a título de declaración jurada, que todo lo relacionado con la situación
previsional del consultor queda bajo su exclusiva responsabilidad, y no del Programa.
g)
1. El cargo de Coordinador Técnico de la UNPRE no requiere de una profesión
específica sino de antecedentes profesionales y laborales acordes para desempeñar el
cargo.
2.
a. La observación es correcta. Sin embargo, en el legajo del consultor hay un pase
del Director de la UNPRE al área financiero contable, que sirve de tácita
aceptación de la solicitud. La UNPRE designó transitoriamente a otro consultor.
b. y c. La observación es correcta.
59
COMPONENTE: Fortalecimiento Institucional
Observaciones: De la revisión de los antecedentes por la contratación y de los pagos
realizados a un consultor por un importe de $ 9.450.- para desarrollar tareas en el
componente de Fortalecimiento Institucional del Sistema Nacional de Inversión Pública
(Estudio 2.SI.14), surgieron las siguientes consideraciones a formular de la documentación
proporcionada por la UNPRE:
a) De los términos de referencia generales de la consultoría (agosto-2002) que se tuvieron
a la vista, se ha podido observar que:
1. El detalle transcripto en el “apartado VII. Perfil del consultor” no expone los
conocimientos específicos exigibles en el área a desarrollar la consultoría, y que
pueda ser constatado con los perfiles incluidos en el D.1184/01.
2. Respecto a lo expuesto para el “Componente 3. Capacitación”, no surge de los
TOR´s ni adjuntan el listado de las dependencias y/o provincias en donde
posiblemente se desarrolle la capacitación y/o la metodología de selección de los
destinatarios a efectos de servir de marco para el desarrollo de las tareas y que se
encuentren dentro de las informadas posteriormente por el consultor en su primer
informe de avance.
3. Presupuesto “viáticos provincias”:
1. No se tuvo a la vista documentación que respalde la determinación del
presupuesto asignado en el apartado IX. para viáticos provincias por un importe
global de $ 8.400.- (fecha estimada de los viajes, destino, provincia, estadía,
importe del viático, tarea a desarrollar).
2. Se ha podido observar que al 31/12/2002 no se registraron pagos por este
concepto al consultor, como así tampoco surgen del expediente los motivos de la
no realización de viajes.
b) Por Acta N°38 del 31/07/02 se aprobó la contratación del consultor en virtud de que el
mismo ya había trabajado en la implementación del sistema informático a poner en
práctica. Si ya estaba definida la contratación del consultor al 31/07/02, no surgen los
motivos que llevaron a la formalización posterior de la selección del mismo por un
60
proceso de terna, (ya que uno de los currículos de los postulantes es de fecha
10/08/2002, y el cuadro comparativo de fecha 16/08/2002) en lugar de llevarse cabo
mediante una nota debidamente suscripta por responsable del Programa informando y
solicitando al Banco una excepción al proceso de terna en virtud de la necesidad de
contratar por sus antecedentes en el tema a este consultor (conforme lo establecido en el
acta del Comité), adjuntando la evidencia documental que respalde la decisión tomada.
c) Del contrato del consultor analizado, surgieron las siguientes consideraciones a
formular:
1. La solicitud de inicio del trámite de aprobación del contrato fue realizada por la
UNPRE después de la fecha de emisión y suscripción del contrato de fecha 16/08/02,
conforme la nota (S/Nº) emitida el 19/09/2002 suscripta por el Director de la
UNPRE. La misma carece de sello de recepción por parte de la oficina destinataria.
2. Fue aprobado 133 días después del inicio de actividades por parte del consultor
mediante D.2667/0002 del 27/12/02.
d) Según los TOR´s generales del estudio los informes de avance con pago condicionado
deben ser aprobados por el Director Nacional de Inversión Publica y por el Director de
la UNPRE, no coincidiendo con lo estipulado en el contrato y en los TOR´s adjuntos al
mismo ya que solo prevén la aprobación por parte del Director de la UNPRE.
e) El segundo informe de avance tenía fecha prevista de presentación para el 16/11/02,
siendo la aprobación del mismo por parte del responsable de la DNIP el 24/10/02.
f) A pesar que los dos informes de avances contaban con nota de aprobación (sin número)
del 15/09/02 y 24/10/02 respectivamente por parte del Director (a/c) de la DNIP y con
sello de recepción en la UNPRE en las mencionadas fechas, se pudo observar que ésta
procedió a liberar los pagos condicionados en su totalidad en una única fecha (el
27/12/2002).
61
Comentarios de la UNPRE:
a)
1. Se requirió un profesional en sistemas, con no menos de 5 años de experiencia en
análisis y diseño de los mismos, y con conocimientos específicos: experiencia en
coordinación e implementación de sistemas similares al ser implementado.
2. Efectivamente, no se indicó al momento de la redacción de los TDR el listado de las
dependencias y/o organismos objeto de la capacitación. Esto se debió a que al tiempo
de la elaboración de los TDR la Entidad Beneficiaria se encontraba elaborando una
estrategia en cuanto a la selección de los beneficiarios de la capacitación. Tal como
lo indica en el ejercicio siguiente el consultor en su Informe Final, se consideró la
incidencia del organismo en el monto total de inversión con base en el
PNIP2003/2005, tomado en cuenta también los distintos perfiles funcionales de los
organismos en cuanto a su complejidad organizativa. En el mismo informe se indicó
la lista completa de los organismos beneficiarios.
3. Si bien en una primera instancia, al momento de la redacción de los TDR, se realizó
una previsión de viajes a provincias, con vistas a implementar el sistema en
provincias y con el objeto de que en caso de definirse esa implementación el
consultor tuviera a su disposición los pasajes y viáticos que fueran necesarios. La
situación explicada en el punto anterior dió como resultado la no implementación
del sistema en Provincias, razón por la cual el consultor no tuvo necesidad de
efectuar los viáticos previstos.
b) Si bien es cierto que dado que el consultor cumplía las condiciones para el puesto se
decidió recurrir a la modalidad de selección tradicional a través de terna. En otras
contrataciones posteriores con otros consultores se recurrió a solicitar la excepción al
BID para contratar directamente a ciertos consultores en similares circunstancias.
c)
1. La nota mencionada del 19 de septiembre de 2002 forma parte del expediente con el
cual se tramita el contrato. El mismo se inicia en Mesa de Entradas quien se encarga
de darle un número de expediente y derivarlo al área que corresponda a fin de
cumplimentar los consiguientes pasos para la contratación. Como puede verse la nota
62
en cuestión cuenta con el sello de la Dirección General de Despacho y mesa de
entradas.
2. Efectivamente, el contrato fue aprobado 133 días después del inicio de las
actividades mediante el Dec 2667/2002 del 27/12/02 debido a los pasos operativos de
uso de las contrataciones bajo el Dec 491/01 y por razones absolutamente ajenas a la
operatoria de la UNPRE.
d)
La observación es correcta. Se debió a un error material al tiempo de la redacción de
los TDR adjuntos al contrato.
e)
Si bien la recepción y aprobación primaria del informe es responsabilidad de la
Entidad Beneficiaria, incluyendo por tanto la fecha de recepción, se entiende que los
plazos son indicativos y que habiendo cumplido el consultor con los objetivos
previstos para el informe no hay motivos para no aceptar el informe con fecha
24/10/02.
f)
Si bien los informes fueron recibidos y aprobados con fechas 15/9/02 y 24/10/02, el
pago quedó condicionado a la promulgación del Decreto 2667/2002 del 26 de
diciembre de 2002, y se liberó con fecha posterior considerando como refrendado el
contrato y en plena vigencia a los efectos de realizar desembolsos en su concepto.
COMPONENTE: PEAT
Observaciones: Se aclara que las menciones y observaciones al contrato Nº 20/2001
suscripto por el consultor se realizan en virtud de que los pagos incluidos en muestra para
el 2002 por $ 23.220.- se corresponden a un contrato suscripto en julio del 2001 y el cual
contó con la suscripción de tres enmiendas:
a) Los currículos, que a su vez no poseen fecha de emisión, adjuntos a las ternas originales
de julio 2001 correspondientes al consultor y a un postulante exponen experiencia hasta
el mes de diciembre 2001.
b) El memo UNPRE 121 en el cual se requiere la solicitud de contratación del consultor, es
de fecha 23/07/01, 18 días después de la firma del contrato.
63
c) El contrato N 02/2001, remite a un Anexo I (Términos de Referencia), para establecer
la forma de pago. Se pudo observar que dicho Anexo I no existe, y que se encuentra
adjunto al contrato una copia de los Términos de Referencia Generales del PEAT
inicialados por el consultor, no siendo posible relacionarlos fehacientemente con el
contrato 02/2001, y por ello no resulta posible considerar al consultor obligado en sus
términos.
d) Surge de las enmiendas, que en relación a la forma de pago, las mismas remiten al
cronograma del Anexo I, siendo recurrente lo observado para el contrato 20/2001,
respecto a los TOR´s y destacando que para el caso de las enmiendas ni siquiera figuran
adjuntos los Términos de Referencia Generales.
e) La enmienda N° 2 fue suscripta el 30 de enero de 2002, en fecha posterior a la vigencia
de la misma (01/01/02).
f) Respecto a la terna realizada para el contrato 67/2002, la misma es del 15 de agosto de
2002 y el contrato de la consultora fue suscripto en julio de 2002, casi un mes y medio
después de la fecha de inicio. Por su lado se pudo observar que uno de los ternados para
este segundo contrato (que también había integrado la terna del primer contrato) expone
como fecha de su currículum agosto de 2002, correspondiendo hacer la misma
observación sobre fechas. A su vez también la solicitud de contratación del segundo
contrato, es del 15 de agosto de 2002.
g) Respecto al contrato 67/2002, en el mismo se establecía que los informes que presentara
la consultora debían ser aprobados por el Director de la UNPRE, pudo observarse que
no existen notas de aprobación suscriptas por el Director de la UNPRE, sino que en la
última página de los informes presentados por la consultora se insertó en forma manual
una frase que dice "De acuerdo… pase al cobro.." suscripta por el coordinador del
PEAT. A su vez se observó que el mismo no establece la fecha en la que se debían
presentar los informes.
Comentarios de la UNPRE:
a) La observación es correcta. Asimismo, tal inconsistencia ha sido progresivamente
solventada en contratos posteriores.
64
b) La observación es correcta. Esta inconsistencia obedece a que la no objeción del
organismo internacional a los TDR si bien posee fecha 5 de julio de 2001 (fecha a partir
de la cual se puede efectivizar la contratación), fue recepcionada en la UNPRE el 20 de
julio de 2001.
c) La observación es correcta. Tal como informamos precedentemente, los TDR’s del
estudio inicialados por la consultora conforman el Anexo I, pero no está debidamente
aclarado. Cabe mencionarse que esta observación fue explicada verbalmente a esa
auditoría. Asimismo, tal inconsistencia ha sido progresivamente solventada.
d) La observación es correcta. Similarmente a lo informado en el punto anterior, la
solicitud de extensión del plazo de contratación firmada por el Coordinador del PEAT e
inicialada por la consultora conforman el Anexo I, pero no está debidamente aclarado.
Cabe mencionarse que esta observación fue explicada verbalmente a esa Auditoría.
Asimismo, tal inconsistencia ha sido progresivamente solventada.
e) Los acontecimientos de público conocimiento que afectaron al país en Diciembre de
2001, hicieron que en los meses posteriores no existiera cierta estabilidad en la
Secretaría de Política Económica que avalase la suscripción de los contratos.
f) Respecto a la fecha de la terna, de los currículos y de la solicitud de contratación, el
desfasaje ocurrido fue informado al Banco mediante Nota UNPRE Nº 318/2002,
obteniendo la no objeción mediante Nota CAR-3103/2002.
g) Si bien no existieron notas de aprobación suscriptas por el Director de la UNPRE, éste
le puso el visto a las aprobaciones suscriptas por el Coordinador del PEAT, hecho que
esta Administración no encuentra como objeto a cuestionar.
h) En cuanto a la fecha de presentación de los informes la observación es correcta, y tal
inconsistencia ha sido progresivamente solventada en contratos posteriores.
Recomendaciones Generales: Adicionalmente a las recomendaciones expuestas en el
apartado A- 3, las contrataciones de los consultores en el marco de los programas deben
realizarse en los términos establecidos en el convenio de préstamo y sus respectivos
anexos, como así también en consonancia con la legislación nacional. Toda la normativa
en ese sentido tiende a que se garanticen la eficiencia, la eficacia y la transparencia de cada
65
una de las contrataciones, destacándose que cada contratado responde a una necesidad
específica y predeterminada por el Programa. Es la UNPRE, como responsable de la
gestión general del Programa quien debe realizar el control del cumplimiento de los
procedimientos llevados a cabo en las contrataciones de consultores, como así también en
el desarrollo de las tareas que éstos realicen en el marco del Programa, asegurarse que cada
uno de los requisitos procedimentales se lleven a cabo en tiempo y forma, y para los casos
en que sea necesario exceptuar los procesos predeterminados, (recontrataciones,
rescisiones, licencias, etc.), dejarlo debidamente justificado y documentado, procurando
detallar el motivo que avala la excepción y que la misma no altera o dificulta el desarrollo
normal del Programa.
4- COMITÉ TÉCNICO DEL PROGRAMA
Observaciones:
a) De la revisión del libro de reuniones del Comité Técnico que se tuvo a la vista surge de
las Actas Nº 37 y 38 de fechas 12/07/2002 y 31/07/2002 que participó como Presidente
del citado Comité en representación de la Secretaria de Política Económica la persona
que se desempeñó anteriormente como Director de la UNPRE (no objeción del Banco
del 05/04/2000) hasta el 31 de diciembre de 2001. No consta en la redacción de las
mencionadas actas que en caso de que alguno de los puntos tratados y aprobados en
ellas fueron llevados a cabo durante la gestión del mencionado ex – Director, éste se
abstendría de dar su opinión/aprobación.
b) Los términos de referencia elevados al BID para su no objeción que se tuvieron a la
vista para dos consultores contratados para realizar tareas para los estudios 1.CA.43 y
1.SI.14., carecen de la adecuada intervención que permita constatar que los mismos
correspondan a los aprobados por Acta Nº 38 del 31/07/2002 por parte del Comité
Técnico, ya que tampoco son transcriptos al libro de reuniones como anexos a las actas.
Comentarios de la UNPRE:
a) Se desempeñó como Director de la UNPRE hasta el 31 de diciembre de 2001 y a partir
de junio de 2002 ocupó el cargo de Asesor de la Secretaría de Política Económica.
66
Asimismo, la Resolución SPE Nº 10/2001 establece en su primer artículo, que el
Comité Técnico estará integrado por el Secretario de Política Económica o quien
designe para presidirlo (Memorando del Señor Secretario de Política Económica de
fecha 14 de junio de 2002, mediante el cual se designa al ex Director como
representante de la Secretaría en las reuniones del Comité Técnico de la UNPRE). En
cuanto a que si los puntos tratados y aprobados en estas actas fueron llevados a cabo
durante la gestión del mencionado Director, cabe mencionar que posteriormente al 31
de diciembre de 2001 no se efectuó ninguna reunión de Comité hasta las que son objeto
de observación, motivo por el cual es lógico que parte de los puntos tratados hayan sido
presentados en el período en el cual se desempeñó como Director. Por otro lado, en el
precitado memorando del 14 de junio de 2002 se especifica claramente que el ex –
Director asistirá a las reuniones de Comité Técnico de la UNPRE en representación de
la Secretaría de Política Económica y no en carácter de las funciones que conciernen a
su desempeño en el cargo de Director
b) En el acta 38 del 31/07/02 consta que la propuesta de la contratación de un consultor
para poner en funcionamiento el sistema informático fue aprobada por el Comité y en el
punto C. de la nota de convocatoria a reunión de Comité Técnico para el día 31 de julio
de 2002, presenta como propuesta de estudios nuevos y términos de referencia a
aprobar, el 1.CA. “Consultoría de Apoyo para la Preparación del Programa de
Seguridad Ciudadana”, resultando aprobado en dicha Reunión según consta en el quinto
párrafo, primera línea del Acta N° 38. El Comité en todos los casos aprueba u objeta la
propuestas de financiamiento las que son tratadas por los integrantes del mismo a través
del análisis de los resúmenes ejecutivos de los proyectos o en algunos casos de la
explicación por parte de la Entidad Beneficiaria de los objetivos de la solicitud en
cuestión. Los términos de referencia luego son elevados al Banco Interamericano de
Desarrollo, siendo coincidentes en todo a los documentos a que se hacen alusión. Por
otro lado, es del punto resaltar que el Comité Técnico es un órgano consultivo del señor
Secretario de Política Económica, que es el Director Nacional de Programa. Por otra
parte, no es de uso la transcripción en el Acta del Comité de los TDR a ser remitidos al
BID.
67
Recomendación: Documentar adecuadamente la gestión, implementando mecanismos o
procedimientos alternativos de autorizaciones y/o excepciones ante la existencia de
posibles conflictos de interés. Procurar que los documentos aprobados por el Comité sean
adecuadamente intervenidos, dejando constancia de los datos del acta y del responsable
autorizado para su firma.
5- VIATICOS
Observaciones: Respecto al importe de $ 1.586,70 reintegrados a un consultor que
cumplía a ese momento funciones de Director de la UNPRE, en concepto de viáticos por
la asistencia a reuniones a Brasil con funcionarios del BID entre el 09/03 y el 11/03/02
para gestionar un proyecto para el Programa. se ha podido observar que:
a) No se tuvo a la vista documentación que respalde que el consultor haya viajado en avión
oficial, y que contaba con las autorizaciones respectivas (Director Nacional del
Programa, según surge de c) siguiente.
b) Atento ser un viaje sin pasaje financiado por el Programa, no se tuvo a la vista
documentación que permita constatar los tres días de estadía (fecha de ida y de regreso).
c) El detalle del itinerario que se tuvo a la vista, es una hoja simple que carece de firma de
responsable y de fecha de emisión.
d) La planilla de liquidación de pasajes y viáticos carece de fecha de emisión y de
numeración correlativa.
e) No se tuvo a la vista el informe emitido por el Director y elevado al Director Nacional
del Programa, indicando los resultados de las gestiones llevadas a cabo relacionadas con
el proyecto mencionado en la nota elevada al BID el 08/03/2002 sobre “Estrategia de
Desarrollo Productivo” a financiar por el Programa.
Comentario de la UNPRE: Al respecto de la observación planteada, manifestamos que
toda la documentación en nuestro poder ha sido puesta a disposición del equipo de
auditores facilitándole copia de todo lo solicitado. No obstante cabe destacarse que ésta
68
administración no era responsable de la Dirección de la UNPRE a la fecha del viaje
observado.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente los pagos que respaldan las registraciones
contables en concepto de viáticos. Establecer que el personal contratado que participe o
asista a seminarios, cursos, talleres, reuniones deben presentar a la UNPRE a la
finalización de los mismos, un informe conteniendo los certificados de inscripción, de
asistencia, un resumen de las actividades realizadas, de la documentación obtenida y las
conclusiones del mismo.
6- CAJA CHICA
Observaciones: Si bien estos importes no representan significatividad en la ejecución del
ejercicio se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la revisión por
muestra de un importe de $ 3.132,14 en concepto de reposiciones y rendiciones de fondos
de caja chica, para que la UNPRE proceda a subsanar los mismos:
a) La cuenta del activo 1110000001 “Caja Chica” registra durante el ejercicio, únicamente
el asiento de apertura, no permitiendo constatar desde el mismo los movimientos
correspondientes a las rendiciones y reposiciones realizadas. La UNPRE debería
realizar los asientos contables por la rendición y por la reposición de fondos, utilizando
la citada cuenta contable.
b) Por lo observado precedentemente, para constatar el saldo contable de la caja chica se
debieron realizar tareas extracontables, surgiendo que de las cuatro reposiciones en dos
casos no cumplen con lo establecido en el instructivo de la UNPRE respecto al saldo
mínimo a mantener de $ 500.-.
c) La UNPRE conforme lo dispone su instructivo de funcionamiento de caja chica no
procedió a realizar la rendición al cierre del ejercicio de $ 963,24 a efectos de
recomponer el saldo de $ 2.000.-. Por revisión de hechos posteriores se pudo constatar
que la rendición mencionada (Nº 4/2002) con fecha de liquidación 26/12/2002 fue
contabilizada mediante orden de pago 21/2003 del 14/01/03.
69
d) De la revisión por muestra se observó que la UNPRE como criterio para la conversión a
dólares de los pagos realizados en distintas fechas incluidos en las rendiciones de caja
chica, aplicó el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la contabilización. Si bien
se entiende que es por fines prácticos, merece informar que por ejemplo la Rendición Nº
1 por $ 1.964,31 incluida en la justificación al Banco Nº 27 por USD 538,17, ascendería
aplicando el tipo de cambio a la fecha de efectivo pago de cada comprobante a USD
885,02 en virtud de ser una reposición que contiene gastos con una antigüedad de casi
cinco meses y por las variaciones en las cotizaciones durante ese período. A efectos de
evitar este efecto la UNPRE debería incorporar en el apartado del instructivo de la
UNPRE “periodicidad de rendiciones de gastos” al límite de fondos establecido de
$500.-, también un límite en el plazo de rendición.
Comentarios de la UNPRE:
a) La constatación de los movimientos debe efectuarse desde la cuenta “1410050102 –
Gastos 3.UN. 05 F.11” (inversiones). El método de registración adoptado es
absolutamente válido y responde al nombre de “Reposición de Gastos por Fondo Fijo”.
b) Las reposiciones de fondos se efectuaron considerando las necesidades temporales de
cada caso.
c) La observación es correcta y tomaremos las medidas del caso para los próximos
ejercicios.
d) La observación es válida, sin embargo cabe señalar que durante el primer semestre del
año 2002 el tipo de cambio experimentó alzas constantes que llevaron la cotización a $
3,80.- por dólar, luego la cotización de esa divisa comenzó un camino descendente, que
se estabilizó durante el 1er. semestre del año 2003 en aproximadamente $ 3,00.- por
dólar. Por lo tanto las diferencias de cambios que se originan son negativas en un
periodo y positivas en otro.
Recomendación: Dar cumplimiento a lo establecido en el instructivo de la UNPRE, e
implementar los procedimientos observados.
70
7- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS
Observaciones: Si bien estos importes no representan significatividad en la ejecución del
ejercicio, se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la revisión por
muestra de un importe de $ 1.416,75 por dos compras de artículos repetitivos (gastos de
librería e insumos para equipos), para que la UNPRE proceda a subsanar los mismos:
a) No se tuvo a la vista la siguiente documentación de respaldo debidamente aprobada por
la UNPRE que por corresponder a compras repetitivas de artículos e insumos debería
contar el programa para cada ejercicio, entre otras:
• Presupuesto estimado de los artículos de librería a adquirir: artículo, cantidad,
destino, presupuesto disponible, condiciones de pago.
• Presupuesto estimado de los insumos para el equipamiento que se encuentra a cargo
de la UNPRE (impresoras, fotocopiadoras, fax) indicando los datos del equipo,
especificaciones del insumo requerido, cantidad, presupuesto disponible, condiciones
de pago.
• Documentar la búsqueda de proveedores utilizadas.
• Solicitud de presupuesto a proveedores de acuerdo al tipo de artículo a adquirir al
inicio del ejercicio, y establecer fechas de actualización de los mismos para cotejar
precios.
b) No se tuvo a la vista el presupuesto debidamente suscripto y recepcionado por la
UNPRE correspondiente a uno de los dos proveedores ganadores, y que respalde los
precios transcriptos en el comparativo de presupuestos.
c) La fotocopia que se adjunta a los otros dos presupuestos es una factura del tipo B 000300000202 del proveedor emitida el mismo día de la compra (09/12/02) a nombre del
Programa. A su vez, los otros dos presupuestos fueron recibidos en fechas anteriores (el
04/12 y el 05/12). No se tuvo a la vista el formulario preparado por la UNPRE por los
ítems, cantidades y especificaciones para solicitar presupuesto, como así tampoco su
recepción (p.e constancia de fax) y documentación que permita constatar que la misma
fue recibida por cada uno de ellos.
71
d) Teniendo en cuenta lo mencionado en b) y c) precedentes, se observa que los precios
totales para cada presupuesto transcriptos por el evaluador al cuadro comparativo,
presentan una diferencia significativa en el “Total” para uno de ellos del 70% más
respecto del
precio más bajo ofertado, correspondiendo en su mayor parte a la
cotización de los insumos por tonner cotizados:
Insumo
Presupuesto 1 $
Presupuesto 2 $
Presupuesto 3 $
Tonner HP LJ 4000 (c/u)
350.-
628.-
337,10
Toner 92298 A (c/u)
250.-
460.-
260,0
1.466,50
2.499,14
1.661,61
Presupuesto Total
e) El cuadro comparativo no posee fecha de emisión, ni aprobación por parte del
responsable contable, ni indica a modo de conclusión los ítems adjudicados a cada
proveedor.
f) No se tuvo a la vista la orden de compra emitida por el Programa.
g) El remito adjunto a la factura no fue intervenido por responsable de la UNPRE con
firma, fecha y conforme por la recepción.
Comentarios de la UNPRE: Dado que el año 2002 fue un año especial, las compras de
artículos de librería se hicieron con más frecuencia. Son compras poco significativas,
siendo su estimación anual dificultosa, ya que obedece a necesidades inmediatas.
Considerando el carácter poco significativo de los bienes, la UNPRE procede a realizar
solamente una compulsa de precios considerando los procedimientos más usuales pero
preservando la economicidad del proceso administrativo para la adquisición de estos
bienes. Sin duda los procedimientos utilizados pueden ser mejorados, y paulatinamente los
vamos mejorando, pero cabe aclarar que nos enfrentamos a una cantidad de inconvenientes
técnicos y administrativos que nos obligan a optar por la mejor relación que exista entre la
celeridad en la entrega de los bienes, la calidad y el precio. Destacamos que los
proveedores no se muestran dispuestos a presupuestar permanente, ya que los montos y la
cantidad de artículos/insumos son poco significativas y a ellos les genera una labor extra
que no se justifica. Motivo por el cual continuamente cambiamos de proveedores para
72
obtener una cantidad de presupuestos comparables. No obstante lo manifestado reiteramos
nuestra voluntad para mejorar permanentemente nuestros procedimientos.
Recomendaciones: Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento de las
compras de artículos repetitivos o de rutina, incorporando los procedimientos observados.
Documentar adecuadamente las operaciones realizadas por el Programa.
8- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
Observaciones:
a) La presentación de la declaración jurada mensual correspondiente al período 01/2002
fue realizada en fecha 09/03/2004. Es del caso destacar que la no presentación al
vencimiento genera multas del tipo formal.
b) Atento que la declaración jurada y el pago correspondiente al período 12/2001 fue
ingresado fuera de término, por hechos posteriores al cierre se constató que la UNPRE
realizó el pago de los intereses resarcitorios en fecha 15/10/2003. Se ha podido observar
que se depositaron los pagos erróneamente bajo los siguientes códigos: 10 ganancias
sociedades por $ 216,63 y 030: iva por $ 21,22, cuando correspondían haber sido
ingresados como: 217 retenciones de ganancias, y 767 retenciones de iva
respectivamente. La UNPRE debe proceder a solicitar la reimputación a la AFIP-DGI
de los citados pagos bajo los códigos correctos, utilizando el F.399 previsto para tal fin.
c) Respecto a las retenciones realizadas a un consultor mediante orden de pago Nº:
254/2002 del 08/10/2002 en concepto de IVA ($ 536,18) y ganancias ($ 199,26), se
produjo una inversión de importes al contabilizar e ingresar las mismas en la AFIP-DGI.
Si bien la UNPRE intentó subsanar la situación mediante la presentación de la
declaración jurada rectificativa al 31/12/02 queda pendiente: 1) confeccionar el ajuste
contable al devengamiento por un importe de $ 336,92 de la cuenta de ganancias a la
cuenta de iva, 2) solicitar formalmente mediante el F.399 la reimputación del pago
ante la AFIP-DGI a efectos de afectar el excedente de ganancias al saldo deudor de iva
y una vez tramitado éste, 3) realizar la reimputación contable del pago.
73
d) A su vez, tres de los comprobantes de retenciones que se tuvieron a la vista
(101/154/153) adjuntos a la orden de pago mencionada en c) precedente fueron
suscriptos (por su recepción) por otro consultor.
Comentarios de la UNPRE: Deseamos aclarar que el mes de 01/2002 fue el más
convulsionado de nuestra historia, y que la UNPRE se encontraba sin Director.
a) La observación es correcta. La no presentación en término de la declaración jurada “sin
movimientos” no generó multas hasta la fecha.
b) Procederemos a solicitar la reimputación de los códigos indicada.
c) La observación es correcta. No obstante la UNPRE subsanó ante la AFIP al presentar la
declaración jurada rectificativa e informar la reimputación del pago a cuenta y del pago
final del período 10/2002. El ajuste contable entre las cuentas de retenciones que debe
realizarse tanto en el devengamiento como en los pagos efectuados a la AFIP, no
modifica saldo final alguno.
d) Las constancias de retenciones fueron retiradas por el coordinador del estudio firmante
del retiro del comprobante, según solicitud enviada por el consultor vía e-mail.
Recomendaciones: Dar cumplimiento en tiempo y forma a la normativa fiscal vigente.
Realizar los ajustes contables correspondientes. Dar adecuado seguimiento a las posibles
deudas del Programa a efectos de evitar el inicio de acciones legales al Programa por parte
de la AFIP-DGI.
Ante la necesidad de pago de intereses resarcitorios, y de corresponder al pago de multas
formales con fondos de contraparte local, la UNPRE previamente debe proceder a
comunicar a las autoridades respectivas la situación, y solicitar la correspondiente
autorización para determinar la fuente de fondos a utilizar (aporte local del Programa o
recursos propios del ejecutor), y como va a quedar reflejado en los registros contables (si
forma parte del pari-passu o ingresa como aporte complementario) teniendo en cuenta que
estos conceptos reflejan gastos no elegibles para el Programa.
74
9- ENTIDADES BENEFICIARIAS (anticipos y rendiciones)
Observaciones:
a) Se contabilizaron durante el ejercicio 2002 pagos incluidos en rendiciones con fecha de
emisión y presentación, conforme lo informado por la entidad beneficiaria, del
28/01/00, fecha que no se puede constatar porque carecen de sello de recepción de la
UNPRE.
b) De la revisión por muestra se ha podido observar que los consultores con fecha de
finalización de contrato 12/00 para realizar actividades bajo el estudio 1.EE.66 y con
aprobaciones de los informes finales de la EB en el 2001 se les liberaron los respectivos
pagos dos años después, en diciembre de 2002.
c) De la revisión por muestra se ha podido observar que
los importes en dólares
informados en la documentación que conforma las rendiciones de la EB 1.EG.28
(contabilizadas por la UNPRE en el 2002) en su mayoría corresponden al del momento
de recepción del anticipo y no al de la fecha de efectivo pago de cada operación, por lo
cual el importe informado en la columna “Equivalente en U$S” y “con cargo a dicho
anticipo por un monto equivalente de U$S ….” , no es coincidente con el contabilizado
por la UNPRE y posteriormente incluido en las justificaciones al BID. El importe
informado por la EB sería útil en caso de que la UNPRE mantenga un control de las
diferencias de cambio producidas entre el momento de la recepción del anticipo y de su
utilización para cada entidad. Además, la EB como pagadora debería exponer el tipo de
cambio de la fecha de efectivo pago a efectos de que la UNPRE proceda a constatar la
misma y no a determinarla.
d) No se tuvo a la vista al 31/12/2002 un registro conteniendo los datos de la totalidad de
las cuentas bancarias relacionadas con el Programa abiertas por las entidades
beneficiarias, como así tampoco se tuvo a la vista documentación que respalde que la
UNPRE cuenta con archivos completos que permita constatar que aquellas entidades
con estudios finalizados hayan procedido al cierre de dichas cuentas.
e) A su vez la UNPRE como responsable de la ejecución del Programa debería haber
implementado para las respectivas entidades beneficiarias que a la fecha de finalización
de los estudios con ejecución descentralizada, presenten para su aprobación definitiva y
75
conciliación con los registros del Programa, una rendición final que contemple la
totalidad de los fondos recibidos por fuente de financiamiento y los aportados por la
propia EB y las inversiones clasificadas por categoría de gasto y fuente de
financiamiento, y una vez conformadas con las registraciones de la UNPRE suscriptos
por los responsables de la EB y del Programa.
Comentarios de la UNPRE.
a) La documentación de los estudios mencionados fue recibida bajo procedimientos
anteriores a esa administración. Dicha documentación no cumplía con los requisitos
indispensables para ser elegibles y hubo que efectuar reclamos y tratativas con las E.B.
a fin que documentaran como correspondía los gastos efectuados. Todo esto fue
presentado y analizado con el Banco a fin de poder cerrar ordenadamente los estudios.
El registro se efectúo en virtud de realizar una revisión integral de todos los estudios y
todas las justificaciones de las EB y las enviadas al BID desde el comienzo del préstamo
y no ha sido el único registro efectuado a raíz de esa revisión integral.
b) Los pagos se liberaron luego de las aprobaciones efectuadas por el área técnica, en
virtud de que los informes finales conteniendo las aclaraciones, justificaciones,
modificaciones y/o ampliaciones solicitadas a la entidad beneficiaria por la UNPRE que
debían ser contestadas por los consultores internacionales y nacionales de acuerdo a las
actividades previstas en los términos de referencia fueron recibidos entre el 8/10/2002, y
el 22/11/2002.
c) Los registros contables muestran el tipo de cambio correcto, que además ha sido el tipo
de cambio utilizado para las justificaciones al BID. Cabe agregar que la labor de
UNPRE se realizó ante una falta de disposiciones, normativas y procedimientos a
utilizar ante los cambios mencionados. A excepción de una nota enviada por el BID en
marzo del año 2002, ninguna dependencia de este Ministerio, ni de otro organismo de
gobierno ha emitido reglamentación alguna referente a como deben realizarse las
registraciones ante los hechos trascendentales ocurridos en nuestro país. Sin embargo
esta administración adoptó medidas cautelares como por ejemplo suspender los
anticipos de fondos a las EB, solicitar el reembolso inmediato de los anticipos no
76
utilizados por las EB, modificar el procedimiento interno de pagos a consultores,
haciendo calzar en la mejor forma posible la transferencia de divisas de la cuenta
especial en USD a la cuenta corriente a fin de minimizar la pérdida ocasionada por la
utilización de tipos de cambios distintos.
d) La UNPRE nunca ha llevado un registro con la totalidad de los datos de las cuentas
bancarias relacionadas con el Programa, La UNPRE cuenta con archivos completos de
aquellas entidades que han finalizado los estudios financiados con los recursos del
Programa. No obstante una vez verificado el cierre del estudio, el cierre de la cuenta
bancaria es una obligación de la E.B. No obstante resulta interesante tener en cuenta
esta observación y de ahora en más, en la medida en que se vayan cerrando estudios con
administración descentralizada se les solicitará la demostración del cierre de la cuenta
bancaria.
e) La UNPRE lleva registros de todos los estudios, con el objetivo de brindar información
ordenada, precisa, y actualizada tanto interna como externa. De tales informes se puede
obtener en forma precisa cuales son los estudios terminados “técnicamente” (informe
final aprobado) y que tienen saldos pendientes de rendición, o adeudan alguna cuestión
administrativa. La conciliación final y definitiva con los registros es un procedimiento
habitual y corriente a lo largo del año y especialmente se confecciona en forma oficiosa
por lo menos dos veces al año, para la presentación del Fondo Rotatoria al BID y para el
informe semestral.
Recomendaciones: Implementar el registro de cuentas bancarias abiertas por las entidades
beneficiarias comprendidas en el PMP II como así también documentar que efectivamente
las mismas se encuentren cerradas. Respaldar lo contabilizado para cada estudio
descentralizado por ambas fuentes de financiamiento, con una rendición final debidamente
suscripta por responsable de la EB, y de la UNPRE una vez conciliada con los registros
contables de la UNPRE.
77
10- JUSTIFICACIONES DE DESEMBOLSOS AL BID –EJERCICIO 2002Observaciones:
a) El único desembolso del ejercicio 2002 corresponde a la justificación Nº 24 presentada
por la UNPRE originalmente en fecha 06/12/2001. Se observó una demora de 232 días
entre la fecha de presentación original de la justificación de desembolso Nº 24 por USD
1.360.322,85, y la fecha de autorización por parte del Banco (26/07/02) y de 239 días
con la de fecha de aprobación (02/08/2002) del respectivo desembolso de fondos por
un importe de USD 1.210.890,65.
b) Por las distintas presentaciones que se detallan realizadas para la misma justificación Nº
24, y que en los registros del Banco conforme el LMS10 que se tuvo a la vista se
comenzó a identificar a partir del 2002 como Nº 25 y atento las consideraciones que se
desarrollan a continuación, merece informar que por las mismas resulta de difícil
seguimiento y control el desarrollo del trámite:
(a) Presentación Justificación de Desembolso Nº 24 del 06/12/01 por USD 1.360.322,85
(b)Presentación Justificación de Desembolso Nº 24 del 25/01/02 por USD 1.280.551,17
(c) Presentación Justificación de Desembolso Nº 24 del 30/07/02 por USD 1.280.551,17
1. Como respuesta a la nota CAR 4882/2001 por observaciones por distintos conceptos
a la presentación identificada en (a) por USD 79.771,68 BID y USD 14.953.33, la
UNPRE informa que realiza una nueva presentación de planillas para los estudios
que sufrieron modificaciones dejando “espacios en blanco” para su posterior análisis.
2. Respecto a la presentación mencionada en (b) la fecha de recepción (25/01/02)
consta únicamente en la Nota UNPRE 500/01 del 29/12/01.
3. Las presentaciones realizadas en el ejercicio 2002 indicadas en(b) y (c) se respaldan
por una misma presentación de planillas modelo 1-D y Resumen y se encuentran
suscriptas por el Director de la UNPRE que cesó en funciones en fecha 31/12/01.
4. El Modelo 1-E adjunto al formulario de desembolso mencionado en (c) e
identificado como Nº 24/25 carece de firma de responsable y de sello de recepción
fue identificado manualmente por la UNPRE como “Definitivo” no siendo
coincidente con el importe solicitado de fuente 22 ya que fueron descontados los
importes observados por el Banco por USD 54.930,72 (fuente 22), y USD 14.729,80
78
(fuente 11), ascendiendo el nuevo importe BID a USD 1.225.620,46, pero no
corrigiendo las planillas 1.D y Resumen.
5. Respecto al importe de USD 620,51 informado como aporte local para una entidad
beneficiaria no se puede constatar respecto a cual corresponde al importe total en
USD ya que de la columna de pagos “Importe en USD (Total)” es coincidente con la
de “Financiamiento BID”, y por lo tanto no sumariza con los importes informados
como local y que según la UNPRE habían sido subsanados.
6. En algunos casos se observó que las planillas Modelo 1-D no se encuentran
debidamente suscriptas por responsable de la UNPRE.
7. La totalidad de la documentación que conforma la justificación no se encuentra
foliada.
c) En lo que respecta a la justificaciones que se tuvieron a la vista presentadas por el
ejercicio finalizado el 31/12/2002 ante el BID, resulta dificultoso relacionar el ítem
rendido con el correspondiente asiento contable atento que en la justificación se incluye
únicamente la fecha del comprobante de origen que en su mayoría no es coincidente con
la fecha de pago y la de contabilización; a modo de ejemplo citamos los casos de
registraciones contables en el 2002 de las rendiciones de las entidades beneficiarias por
pagos correspondientes a ejercicios anteriores. A su vez por lo expuesto, presenta
dificultad determinar o constatar la fecha de corte contable de cada justificación.
d) No se pudieron ubicar en las justificaciones los gastos bancarios contabilizados durante
el ejercicio 2002 por un importe de $ 1.197,29 equivalentes a USD 429,76.
Comentarios de la UNPRE:
a) Lo señalado es correcto.
b)
1. Lo señalado es correcto.
2. Lo señalado es correcto.
3. Para la presentación identificada como (b): La nota se emite el 29/12/2001
encontrándose en funciones el Director que la suscribe, siendo la recepción del BID
el 25/01/2002.
79
Para la presentación identificada como (c): Cumpliendo con las indicaciones
informales dadas por el Banco se procedió a presentar nada más que un nuevo
Formulario de Desembolso firmado por el nuevo Director, Esta nueva solicitud
pedida por el Banco informalmente se debió a que se modificaba solamente el banco
intermediario. Esta modificación respondió a indicaciones dadas por el Banco debido
a los acontecimientos de publico conocimiento, que en esos meses estaban
ocurriendo en el país y especialmente en la banca financiera.
4. Luego de las distintas observaciones presentadas por el Banco se redujo la
presentación original de la justificación 24 en USD 79.771.68 y en USD 54.930.72
de FF22 quedando por lo tanto la justificación definitiva 24/25 en USD
1.225.620.45. La justificación 26 arranca con estos saldos correctos.
5. Comentario de la UNPRE no procedente.
6. Cada planilla 1 D finaliza con un cuadro -acordado con el BID- el cual refleja la
conciliación mencionada en el punto anterior. Eso lleva que a veces las planillas 1D
tenga mas de una hoja. El Director de la UNPRE firma debajo del cuadro
correspondiente.
7. Solamente se folia la documentación adjunta y que corresponde a cada ítem de la
planilla 1D.
En cuanto a las observaciones y recomendaciones indicadas en el memorando, cabe
aclarar que la UNPRE no tiene facultades para modificar los procedimientos del Banco,
a su vez, no es útil al trabajo interno del área, su sugerencia de anillar la documentación
debido que esta es de permanente consulta y por lo tanto dificulta su manejo. Asimismo
informamos que se ha modificado el procedimiento de archivo de la documentación,
dejando los comprobantes originales junto a la orden de pago y se indica en los mismos
el numero de justificación en que fue presentada. La solicitud de desembolso archivada
tiene adjunta solamente la planilla 1E, 1D, y las planillas resúmenes. Por supuesto todo
eso lleva a que se extremen los controles y análisis de cada justificación, a fin de
efectuar todos los ajustes contables y conciliaciones necesarios, conociendo y siendo
responsables que esta una de las tareas o funciones a cargo del área financiera contable.
80
c) De acuerdo, porque la base de la registración contable es la OP y de la justificación la
documentación adjunta a la misma, teniendo muchas veces fechas distintas. (OP fecha
de pago, la documentación fecha de emisión) No obstante la justificación se efectúa por
estudio y para ello antes de enviarla al BID se realiza una conciliación con los registros
contables. Por las razones mencionadas, no es posible informar con precisión cual ha
sido la última orden de pago incluida en la última justificación del 2002 (Nº 26). Sin
embargo ponemos en vuestro conocimiento que a partir de la confección de la
justificación nro. 28, esta administración comenzó a incluir el número de cada orden de
pago justificada en los papeles de trabajo previos a la justificación definitiva. Hacemos
notar que las tareas conciliatorias entre la contabilidad y las justificaciones forman parte
de las tareas rutinarias y habituales que esta administración tiene a su cargo. Sin
perjuicio de lo expuesto manifestamos que a medida que nuestra labor de revisión y
control de justificaciones anteriores, verifica inconsistencias, errores u omisiones se
procede a su inmediata regularización en los registros correspondientes.
d) Los gastos bancarios registrados en el 2002 no han sido justificados al día de la fecha
Recomendaciones: Cada justificación debería adjuntar su documentación de respaldo y
debe ser única, encontrarse debidamente foliada en todas sus hojas y debidamente
identificada e intervenida por responsable de la UNPRE al momento de su presentación al
Banco, deben ser recepcionadas en todas sus hojas. Ante la necesidad de realizar
correcciones se debería realizar otra justificación “completa en documentación” con un
nuevo número de emisión ya que en la mayoría de los casos las observaciones del Banco
implican un análisis de la UNPRE, de conformarlo, un ajuste en la contabilidad, y de
corresponder, su comunicación a la entidad beneficiaria y la fecha de alta contable debe ser
la misma que la de carga en el sistema a efectos de mantener la oportunidad y vigencia de
las conciliaciones respectivas realizadas. Además para corregir errores se debe proceder a
realizar el ajuste o reversión correspondiente en la próxima justificación, y no realizando
anulaciones o enmiendas sobre lo ya informado. En las justificaciones se debería
incorporar una columna para ingresar la fecha contable y otra para incluir la fecha de
efectivo pago de la operación.
81
11- INFORME SEMESTRAL DEL FONDO ROTATORIO AL 31/12/2002:
Observaciones: Con relación a la presentación del informe semestral del fondo rotatorio al
31/12/02 realizada en fecha 28/02/2003 ante el BID surgieron las siguientes
consideraciones a formular:
a) Apartado II. Fondos utilizados pendientes de justificación ante el BID:
1.562.914,57
1. USD 70.911,98: Este importe informado en concepto de anticipos transferidos en
pesos por $ 72.100,69 en poder de las EB, se encuentra sobrevaluado al 31/12/02 ya
que asciende a esta fecha a USD 21.394,86.
2. USD 86.267,97: La presentación no adjunta el detalle de los comprobantes que
conforman este importe, el Nº de asiento contable asociado, y la fecha en las que
fueron rechazados/observados por el Banco. Al formar parte de esta conciliación
surge que la UNPRE al 31/12/2002 no procedió a realizar los ajustes contables, de
haber aceptado los mismos.
b) Apartado V Diferencia USD 230.604,53: La presentación mencionada no adjunta un
detalle (conciliación y explicación) por el importe de USD 230.604,53 expuesto el
apartado V. Diferencia (IV-III) cifra que completaría el importe del fondo rotatorio.
c) Se procedió a realizar una conciliación global entre las cifras informadas en los estados
financieros como pagadas (inversiones) al 31/12/2002, y lo informado en el LMS1
como justificado al Banco al 31/12/2002 y el LMS 1 al 31/12/2003, en virtud que este
último acumuló hasta la justificación Nº 27 que contiene gastos del 2002, y que fuera
incluida por la UNPRE en la presentación mencionada en a) resultando que: para la
categoría 03.00.00 se justificó un importe en exceso respecto a lo contabilizado como
inversiones y que al 31/12/03 surge una diferencia neta de USD 65.727,59 entre lo
justificado y contabilizado al 31/12/2002 por fuente 22. Se destaca que no se
constataron si existieron ajustes contables en el 2003 con incidencia sobre las
inversiones contabilizadas al cierre del ejercicio auditado:
82
Categoría EE inversiones
LMS1 al
Diferencia
al 31/12/02
31/12/02
pendiente
LMS1 al 31/12/03 Diferencias
y acumulado
a conciliar
USD
USD
justificar al
justificación Nº
en USD
31/12/2002
27 en USD
01.01.00
2868951,69
2693669,83
175281,86
2845548,29
23403,40
01.02.00
4464163,38
3644856,40
819306,98
4430649,54
33513,84
01.03.00
357550,47
337715,69
19834,78
346216,73
11333,74
01.04.00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
02.01.00
2984303,39
2850082,95
134220,44
2972981,59
11321,80
02.02.00
0,00
900,00
-900,00
0,00
0,00
03.00.00
217889,97
230346,95
-12456,98
233086,95
-15196,98
04.00.00
512461,91
73851,66
438610,25
511110,12
1351,79
87.00.00
200000,00
200000,00
0,00
200000,00
0,00
Totales
11605320,81
10031423,48
1573897,33
11539593,22
65.727,59
d) Conforme los datos informados en el LMS10 al 31/12/2002 se ha podido observar que
el importe del fondo rotatorio pendiente de justificar por USD 2.485.270,19 contiene
USD 1.239.287,74 por desembolsos efectivizados hace dos años (en el 2000) mediante
solicitudes Nº 20 y 21. Merece informar no obstante que en fecha 06/01/03 el BID
aprobó la solicitud Nº 26 por USD 723.626,86 presentada por la UNPRE el 05/12/02.
Al 31/12/03 conforme el LMS10 aún quedaba pendiente de justificación de las
solicitudes mencionadas un importe USD 448.573,20 por anticipos con una antigüedad
mayor a dos años.
Solicitud Nº
Fecha de
Fecha limite S/
Al 31/12/02
desembolso
LMS1
20
16/11/00
10/11/02
713.042,83
21
20/12/00
10/11/02
526.244,91
Comentarios de la UNPRE:
a)
1. La valuación de los Anticipos a las EB en USD 70.911.98 es correcta, debido a que
los montos entregados en ejercicios anteriores fueron a 1$ = 1 USD.
83
2. Los montos que conforman el total de USD 86.267,97 se encuentran registrados
contablemente, La gran mayoría corresponde a comprobantes con ciertas dificultades
para su justificación al Banco. No obstante les comentamos que estamos
continuamente analizando los mismos y se han podido regularizar muchos de ellos.
Asimismo en la siguiente presentación del Fondo Rotatorio se acompañó un anexo
con el detalle.
b) En la nota UNPRE 308/2003 presentada al BID el 24/04/2003, se explican los motivos
que originaron esa diferencia: "… la mismo surge de la diferencia que se ocasionó entre
los anticipos entregados a las Entidades Beneficiarias a la paridad USD1 = $ 1, y la
justificación de gastos de los mismos a diferentes tipos de cambio según sea la fecha de
efectivo pago."
c) Las diferencias a conciliar entre el Estado de Inversiones y el LMS1, corresponden a
pagos efectuados con anterioridad al 2002 y que aún se encuentran en proceso de
justificación al BID. Estas diferencias se informan en el fondo rotatorio en el apartado II
– fondos utilizados pendientes de justificar ante el BID. No obstante si bien los importes
a conciliar no son significativos, esta administración ha dispuesto de recursos para el
análisis de los comprobantes pendientes de justificación y obtener una conclusión
definitiva al tema en cuestión. En el caso de la categoría 03.00.00 advertimos que la
diferencia se debe a un error en la imputación contable o bien a un error en las
justificaciones al BID referidas a la fuente de financiamiento, en el estudio 3.UN.08 que
las originó. Esta inconsistencia será analizada y subsanada a la brevedad.
d) El comentario de la UNPRE no responde a lo observado.
Recomendación: La UNPRE debe contar con una conciliación que comprenda la totalidad
de las registraciones contables del Programa, con los ítems incluidos en las justificaciones
presentadas al Banco a efectos de contar con el detalle analítico que conforman los
importes expuestos en los apartados que conforman el informe semestral del fondo
rotatorio, por lo cual cada cifra que integra el mismo debe surgir y encontrarse
debidamente identificada con las registraciones contables del Programa. Atento que el
importe del anticipo de fondos (fondo rotatorio) fue otorgado en virtud de la justificación
84
presentada por el Programa por la necesidad de cubrir gastos relacionados con la gestión y
para no interrumpir el normal desarrollo de la ejecución, se debe procurar acelerar los
plazos en la rendición de los mismos –no apartándose de las pautas establecidas para la
correcta ejecución- a efectos de no mantener fondos anticipados de larga data.
12-PRESUPUESTO – EJECUCIÓN AL 31/12/2002:
Observaciones: En virtud que en los estados financieros al 31/12/2002 no se incluyó
información financiera complementaria que explique las variaciones más significativas que
surgen del Estado de Inversiones en dólares, entre el presupuesto estimado y la ejecución
acumulada al cierre del ejercicio, se elevaron a la UNPRE las siguientes observaciones
detectadas:
a) (+) El componente “Administración UNPRE” registra una ejecución acumulada por
aporte local de USD 2.541.695,28 excediendo en USD 1.041.695,28 el importe
presupuestado de USD 1.500.000.-.
b) (-) En el componente PEAT se ha podido observar que se ejecutó al 31/12/02 el 9,92%
(USD 512.461,91) del presupuesto previsto de fuente BID (USD 5.208.000.-).
c) (+) El componente PEAT registra una ejecución de USD 4.168,27 de aporte local,, no
siendo contemplada en el presupuesto de la línea ésta fuente de financiamiento.
d) (-) La categoría de Inversión "Fortalecimiento de Provincias" (USD 450.000.-) no
registra ejecución al 31/12/2002.
e) (-) La categoría de Inversión "Apoyo a la gestión de estudios" (USD 800.000.-) no
registra ejecución al 31/12/2002.
Comentarios de la UNPRE:
a) Debido a las distintas prórrogas otorgadas al Programa, el importe presupuestado en el
Convenio de Préstamo se encuentra excedido. En el informe semestral al 31/12/2002 en
el punto VI, se trata el tema. Ahí se aclara que el componente 3.UN.05 UNPRE se ha
visto en la necesidad de contar con un financiamiento mayor al estimado inicialmente
debido que la ejecución del Programa ha experimentado varias prórrogas. El tema fue
planteado al Banco y solicitada una reasignación presupuestaria que se encuentra dentro
85
de las notas presentadas al BID durante el 2002. Posteriormente se realizaron reuniones
para tratar de llegar a un acuerdo que hasta la fecha no se ha resuelto. Igualmente el
Director de la UNPRE tiene entre las prioridades encontrar una solución al mismo.
b) Los sucesivos cambios institucionales que tuvieron lugar en los organismos de la
Administración Nacional en el transcurso del año 2001 y durante el 2002, tuvieron su
repercusión en la marcha del PEAT, impactando en los contenidos y plazos de ejecución
del mismo, debido a cambios de estrategias o surgimiento de otras prioridades, los
montos presupuestados, la conformación de equipos de consultores y el anidamiento
institucional en las Entidades Beneficiarias originalmente previstas. Con relación al
primero de los aspectos mencionados, se reformularon, redimensionaron y
reprogramaron estudios de los Componentes de Mercado Laboral y de Modernización
del Estado, produciéndose tanto una fuerte reducción en el número de consultores, como
en el tiempo de realización de los estudios. En el mismo ámbito, se suspendió el
Componente de Desarrollo Social. Por otro lado, se excluyó la partida prevista para
contingencias del presupuesto originalmente formulado, y en algunos casos, dado que
los programas se habían iniciado con otros recursos de las Entidades Beneficiarias, hubo
una reducción del presupuesto ejecutado por el PEAT. En tercer términos, se reajustaron
los honorarios originalmente previstos de acuerdo a la normativa vigente a diciembre de
2001 (disminución del 13%); y, como efecto de la devaluación de la moneda, no
existiendo adquisiciones o contrataciones en dólares, los montos de las contrataciones
en moneda nacional expresados en dólares (como está establecido en Préstamo BID
925/ OC-AR) se redujeron significativamente.
c) El importe de USD 4.168, 27 de aporte local corresponde a conceptos de IVA que no se
habían contemplado en el momento de confeccionar el presupuesto.
d) y e) Efectivamente, las categorías referidas en el presente punto no han registrado
ejecución a la fecha de cierre del Ejercicio 2002. Esta Unidad ha previsto solicitar al
BID la reasignación de los fondos previstos en dichas categorías. Con respecto a la
categoría 87.01 FIV el saldo de USD 50.000.- también se tendrá en cuenta en la
reasignación presupuestaria.
86
Recomendación: Se deben respetar los montos autorizados, acordados y transcriptos en el
Anexo A del convenio de préstamo y ante la necesidad de ser modificados se deberá tener
en cuenta que los mismos sean consistentes con las líneas programáticas del Banco
conforme lo estipulado en el Reglamento Operativo del Programa.
13- DISPOSICION 49/02 Y RESOLUCIÓN 258/01 (CONTADURIA GENERAL DE
LA NACION)
Observaciones: Respecto a la presentación realizada en fecha 31/01/2003 mediante Nota
UNPRE Nº 071/2003, dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 1 de la Disposición
Nº 49/02 surgieron las siguientes consideraciones a formular:
• Cuenta 2940/01: existe una diferencia de exposición entre los importes debitados y
acreditados de $ 33.198,11, con el que surge de las registraciones contables de los
cuales $ 25.942,49 responden a la anulación de cheques y $ 7.255,82 no se pudieron
conciliar.
• Cuenta 240072/3: se informa también como de fuente 11, y es para fondos de fuente 22.
• Cuadro 5.4: se observó un error de tipeo y de sumatoria en el saldo al inicio, donde
expone “14.173,86” es “14.773,86” y el importe de “50.239.94” corresponde a
“50.839,94”. En el acumulado de USD donde dice “14.852,86” corresponde
“15.452,86”. Los importes expuestos en la columna total no se pueden constatar en
virtud de ser la sumatoria de dos monedas distintas ($ y USD).
• En el Anexo Cuadro 5.3 donde dice “$ 46.5878,76” es $ 46.587,76.
Comentario de la UNPRE: Se tendrá en cuenta para el próximo ejercicio, no obstante
cabe aclarar que la información presentada a la Contaduría General de la Nación, no sufrió
ninguna objeción.
87
Recomendación: Profundizar los controles administrativos, a efectos de que la
información brindada por el Programa a otros sectores usuarios de la misma, sea
consistente con las volcadas en las registraciones contables.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 2004.
Dra. Silvina NEGRO
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora DCEE. AGN
Coordinadora DCEE. AGN
Jefe DCEE. AGN
88
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- test o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- análisis de legajos de consultores;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
89
El alcance de nuestro examen comprendió:
•
el 99,82 % de los orígenes de fondos, compuesto por el 100 % de “Fondos BID”, de “Local
Tesoro Nacional”, y de “Local Otros”, y el 91,21 % de “Local Entidades Beneficiarias”,
•
el 53,55% de los usos de fondos, compuesto por el 77,97% del “Componente 1 - Estudios”,
el 10,34% del “Componente 2 - Fortalecimiento Institucional”, el 28,31% del “Componente
3 - Administración y Supervisión”, y el 15,47% del “Componente 4 - Plan Estratégico de
Asistencia Técnica”, comprendiendo según la clasificación por tipo de gasto el 55,16% de
“Honorarios”, el 2,83% de “Pasajes y Viáticos” y el 11,91% de “Gastos”, expuestos en el
Estado de Origen y Aplicación de Fondos en pesos por el ejercicio finalizado el 31/12/02.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la UNPRE no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 2004.
Dra. Silvina NEGRO
Dra. M. Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora DCEE. AGN
Coordinadora DCEE. AGN
Jefe DCEE. AGN
90