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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE DESARROLLO DE JUZGADO MODELO”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4314-AR BIRF
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, correspondientes al “Proyecto de Desarrollo de Juzgado Modelo”
(PROJUM), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº
4314-AR, suscripto el 20 de octubre de 1998 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31 de diciembre de 1999, expresado en
pesos (Resumen), Anexos (Estado con apertura por línea presupuestaria; Fuente Banco
Mundial y Fondos Gobierno) y notas anexas N° 1 a 9 que forman parte del mismo.
2. Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31/12/99 –Proyecto PNUD/ARG/99/006
(uno en dólares estadounidenses y otro en pesos).
3. Estado de Inversiones al 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses.
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto y son
de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron formalmente recibidos en
1
su totalidad por esta auditoría con fecha 02/06/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
El objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 24/02/00 y el 13/03/00, y
entre el 16 y el 23/06/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. En nota 8 al estado expuesto en I- 1. donde dice $ 1.239,70 debe decir $ 1.329,70.
2. El estado de Inversiones expuesto en I- 3. precedente no incluye USD 1.329,70
correspondientes a los gastos bancarios de las cuentas abiertas en el Banco de la Nación
Argentina, en virtud de lo expuesto en nota 9 a los estados del proyecto.
A su vez, cabe aclarar que los importes expuestos en la columna “Presupuesto” no
coinciden con la Revisión A del PNUD vigente al 31/12/99, existiendo solamente
diferencias de imputación entre categorías, no así en el total.
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Iprecedente, presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Desarrollo
de Juzgado Modelo” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones operadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contablefinancieras usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo Nº 4314-AR BIRF del 20/10/98.
BUENOS AIRES, 11 de septiembre de 2000.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE DESARROLLO DE JUZGADO MODELO”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4314-AR BIRF
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/99,
correspondiente a la Cuenta Especial del “Proyecto de Desarrollo de Juzgado Modelo”, de
conformidad con la sección 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 4314-AR de fecha
20/10/98.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/99, expresado en pesos.
El estado ha sido preparado por la Unidad Coordinadora del Proyecto sobre la base de los
movimientos de la cuenta corriente en dólares N° 500184/36 denominada “M.Just.-40/332BIRF 4314-PROJU”, mantenida en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de
Mayo y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
4
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto
de Desarrollo de Juzgado Modelo” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contable-financieras usuales y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas
en la respectiva cláusula y Anexo del Convenio de Préstamo N° 4314-AR BIRF del
20/10/98.
BUENOS AIRES, 11 de septiembre de 2000.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4314-AR BIRF
“PROYECTO DE DESARROLLO DE JUZGADO MODELO”
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación,
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999,
correspondientes al “Proyecto de Desarrollo de Juzgado Modelo” (PROJUM), se ha examinado
el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo Nº 4314-AR,
“Proyecto de Desarrollo de Juzgado Modelo”, suscripto el 20 de octubre de 1998 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Los objetivos del Proyecto consisten en:
- Actualizar la capacitación de los jueces argentinos y del personal de tribunales en los diversos
juzgados.
- Identificar las reformas que se necesitan en la administración de los juzgados argentinos.
- Diseñar la metodología para lograr dichas reformas.
- Aplicar la mencionada metodología en los juzgados seleccionados y evaluar los resultados de
la correspondiente aplicación.
Todo ello con el objeto de mejorar la capacidad de los jueces y del personal de tribunales,
perfeccionar la administración de los juzgados seleccionados y utilizar a estos últimos como
modelo para futuras posibles reformas administrativas del Poder Judicial argentino en su
totalidad.
6
1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 5.000.000.-.
El total desembolsado por el BIRF al 31/12/99 ascendió a USD 440.000.-.
2) Sección 2.02 (a): Anexos 1 y 2 del Convenio.
En términos generales, se ha dado razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales se
detallan en el Memorando a la Dirección, adjunto.
En nota 5 al Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99
la UCP expone que los desembolsos del BIRF durante el año 1999, fueron realizados en
virtud de la asignación autorizada, no habiendo recibido desembolsos sobre la base de las
rendiciones de gastos.
3) Sección 2.02 (b) y Anexo 5: Cuenta Especial.
Durante el mes de junio de 1999 el Proyecto procedió a la apertura de la cuenta corriente en
dólares N° 500184/36 denominada “M.Just.-40/332-BIRF 4314-PROJU”, en el Banco de la
Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo.
4) Secciones 2.04, 2.05 y 2.06: Comisión de compromiso e intereses. Su pago.
Cumplida.
5) Sección 3.01 (c): Ejecución del Proyecto.
Mediante fax del 26/07/99 el BIRF manifiesta su no objeción a la contratación del Programa
de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD como agente de adquisiciones,
suscribiéndose con fecha 30/07/99 el Documento de Proyecto N° ARG/99/006.
7
6) Sección 3.02 y Anexo 4: Servicios de consultoría y adquisición de bienes.
Las observaciones puntuales se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto
adjunto al presente informe.
7) Sección 3.04 (a) y (b): Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y Comisión Tripartita
ad-hoc.
Cumplida.
8) Sección 3.05 (a) y (b): Sistema para verificar el cumplimiento y logros de los objetivos
del Proyecto-Informe de avance.
Inciso (a): La UCP nos informó que no se había implementado un sistema al 31/12/99. Los
indicadores de evaluación y monitoreo establecidos en el Convenio de Préstamo debían ser
revisados con los jueces a cargo de los juzgados seleccionados, y a la época estos aún no
estaban seleccionados. Esta previsto en el Plan de Actividades, incorporado en la enmienda
al Convenio de Préstamo (la cual se encuentra en trámite en el Ministerio de Economía
desde el 03/05/00), la contratación de una firma para realizar la evaluación externa a partir
de octubre de 2000.
Inciso (b): El informe que se tuvo a la vista abarca el período 30/04/99 al 30/09/99 y la UCP
nos informó que fue enviado al Banco Mundial vía correo electrónico el 08/11/99.
9) Sección 3.06: Implementación de la Parte A “Administración de los Juzgados”.
Se nos informó durante las tareas en campo que el Plan de Actividades y Cronograma de
Ejecución fue revisado durante la última misión del BIRF, estando en trámite la no objeción
respectiva.
8
10) Sección 4.01(a): Sistema contable.
Al respecto nos remitimos al Memorando a la Dirección del Proyecto.
11) Sección 5.01: Fecha de vigencia. Finalización.
Incisos (a) y (b): Mediante Office Memorandum del 29/04/99 el Banco otorgó la no
objeción al Manual de Operaciones del Proyecto recibido en esa fecha, como así también
para la condición de efectividad del inciso (b).
Inciso (c): Nos remitimos a lo expuesto en la Sección 3.05 (a).
BUENOS AIRES, 11 de septiembre de 2000.
9
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE DESARROLLO DE JUZGADO MODELO”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4314-AR BIRF
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/99)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
1999, correspondientes al “Proyecto de Desarrollo de Juzgado Modelo”, financiado a través del
Convenio de Préstamo N° 4314-AR BIRF suscripto el 30/07/99, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Coordinadora del Proyecto
(UCP) que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por último se informa que los comentarios de la UCP fueron recibidos en su totalidad el 16 de
junio de 2000.
1-
SISTEMA CONTABLE Y REGISTROS
Observaciones:
a) Se tuvo a la vista el Acta N° 1 del 10/03/99 de la Comisión Tripartita “ad-hoc”
mediante la cual se resolvió utilizar la estructura de la UCP del PROJUS (Carta
10
Acuerdo N° 343-AR BIRF), en virtud de que la misma poseía, entre otros, un sistema
contable idóneo, y el correspondiente software de aplicación.
No obstante ello, durante 1999 la UCP no utilizó ningún sistema contable del cual surja
toda la información financiera del proyecto (no incorpora la totalidad de los
movimientos del mismo) y permita emitir entre otros el libro diario, los mayores
contables, el balance de sumas y saldos y los estados contables, no solamente
respetando las líneas del PNUD sino también las correspondientes al BIRF.
La UCP entregó a esta auditoría como respaldo de sus operaciones por el ejercicio 1999
planillas de cálculo computadorizadas, tipo mayor, por cada línea de gasto según el
PNUD y libros de cuentas bancarias auxiliares incluyendo los datos conforme al tipo de
gasto.
Se destaca que, excepto para consultores, los listados no identifican al proveedor,
solamente hacen mención del concepto del gasto.
b) Al 31/12/99 se observó que la UCP no incluyó en el libro banco correspondiente a la
cuenta abierta en el Citibank la registración de los cheques anulados, como así tampoco
los datos de los beneficiarios de los cheques.
c) Las órdenes de pago emitidas no incluyen las líneas presupuestarias a imputar, no son
generadas en forma automática ni poseen numeración preimpresa, no prevén la firma
del receptor del cheque y en la mayoría de los casos no figura fecha. Se destaca que por
las transferencias bancarias de honorarios mensuales la UCP genera una sola orden de
pago global por todos los consultores, adjuntando una nota con el detalle de la
autorización de pago para cada consultor.
d) El plan de cuentas del proyecto expone el saldo de los fondos en poder del PNUD
(Cuenta PNUD Costos Compartidos) en el rubro disponibilidades y no en créditos. Al
respecto no se tuvo a la vista la no objeción del Banco Mundial al mencionado plan.
e) Las conciliaciones bancarias que se tuvieron a la vista no poseen evidencia del
responsable de su preparación y fecha de confección, así como tampoco de quién las
controló.
11
f) No se tuvieron a la vista las liquidaciones del Banco de la Nación Argentina (BNA) por
los gastos derivados de las transferencias de fondos recibidas del BIRF el 15/07/99 y el
19/10/99.
Comentarios de la UCP:
a) De acuerdo a los procedimientos establecidos para los Proyectos de Ejecución
Descentralizada del PNUD, se lleva una contabilidad de ejecución presupuestaria
basada en la partida doble entre las cuentas de gastos o inversión imputadas como
débitos y los correspondientes créditos por la emisión de cheques bancarios.
Si bien la Unidad de Coordinación coincide con la observación formulada, la misma no
fue ejecutada anteriormente por entender que el tamaño del proyecto no justificaba la
adquisición de un sistema para estos efectos.
b) Respecto a los datos de los beneficiarios de los cheques se tendrá en cuenta la
observación para el ejercicio 2000.
c) No constituye un requisito formal. En el Manual de Gestión de Proyectos del PNUD no
hay un modelo de orden de pago. En las órdenes de pago emitidas por la UCP se deja
constancia de la autorización del Director Nacional del Proyecto, como así también de
la identificación del cheque como gasto y monto, constituyendo éstos los ítems
necesarios para imputar los gastos a las líneas presupuestarias correspondientes según
Documento del Proyecto.
d) Aplica a este punto lo referido a la enmienda al Convenio de Préstamo, firmada por el
Banco Mundial y que está en trámite ante el Ministerio de Economía desde el 03/05/00.
Con respecto a la referida cuenta se hará la modificación en el ejercicio 2000.
e) Cabe aclarar que se indica el período al que pertenece la conciliación.
f) Se solicitó al BNA el envío de los comprobantes de débitos de las transferencias
recibidas.
Recomendación: Implementar un adecuado sistema de registros que permita obtener
información completa y confiable sobre las operaciones efectuadas por el Proyecto.
12
Como normas mínimas de control interno se recomienda, además, implementar las
observaciones referidas al libro auxiliar de banco, conciliaciones bancarias y a las órdenes
de pago.
2-
CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) Mediante Acta N° 1 del 10/03/99 emitida por la Comisión Tripartita del Proyecto se
designó a la Unidad Coordinadora del Proyecto PROJUS para llevar a cabo la ejecución
del PROJUM. Así, se procedieron a efectivizar las contrataciones por un período anual
a partir del 01/08/99, dándole continuidad al equipo de trabajo de la UCP-PROJUS.
Se observó que si bien la estructura de la UCP estuvo compartida por ambos Proyectos,
el 100% de los honorarios de la misma fueron imputados al PROJUM.
b) No se tuvo a la vista documentación que respalde el cumplimiento por parte de la UCP
de lo previsto en el artículo 72 de la Ley 11.672 Complementaria Permanente de
Presupuesto (t.o. 1997) y en la Res. N° 545/98 del 04/12/98 de la Secretaría de
Hacienda, respecto a la previa aprobación por parte de esta última de la planta de
personal (cuya vigencia abarcará el ejercicio fiscal correspondiente), escalas salariales
aplicadas, como así también las modificaciones posteriores que se propicien en la planta
de personal aprobada (altas y bajas).
Cabe aclarar que el Decreto N° 1100/98 del Poder Ejecutivo Nacional, que aprueba el
modelo de Convenio de Préstamo N° 4314-AR, en su artículo 4° indica que las
contrataciones y adquisiciones a ser financiadas con recursos del Préstamo se deben
realizar de acuerdo con las normas y procedimientos contenidos en el convenio de
Préstamo aprobado y con el artículo 72 de la Ley 11.672 mencionada en el párrafo
precedente.
c) No se tuvo a la vista evidencia de la metodología utilizada por la UCP para el proceso
de búsqueda, evaluación y selección de consultores, ya que en los legajos únicamente
constan tres currículos no existiendo otro tipo de constancia documental del circuito
aplicado para la selección, ni justificación de las designaciones realizadas.
13
d) Los contratos analizados fueron suscriptos por los consultores con posterioridad a la
fecha de inicio de actividades, como así también las declaraciones juradas de
incompatibilidades anexas.
e) Los pagos en concepto de honorarios de consultores son transferidos a cuentas
bancarias; no se tuvo a la vista documentación por la cual los consultores autoricen las
transferencias a esas cuentas, como así tampoco información que respalde la titularidad
de las mismas. Además, en la mayoría de los casos analizados, no se tuvo a la vista
documentación cancelatoria de los pagos en virtud de que los consultores emiten factura
y no entregan recibo (o firman algún comprobante equivalente) por la recepción de los
fondos. Cabe aclarar que los pagos se validaron a través de circularización a los
consultores por los importes recibidos en el año.
f) En la UCP no existe evidencia documental del control de avance trimestral que se debe
hacer a los servicios prestados por los consultores; tampoco está previsto en los
términos de referencia (TOR´s) o en los contratos la presentación de informes. Estos no
poseen el diagrama del control de avance de tareas trimestral al que deben estar
supeditados los pagos, como así tampoco el momento de los mismos.
En los casos en que se visualizaron las notas de aprobación de tareas del consultor por
parte de la coordinación, las mismas se limitan únicamente a las actividades realizadas
durante el mes de diciembre de 1999 de acuerdo a los TOR´s.
g) En la mayoría de los casos los currículos de los consultores tanto ternados como
contratados que se tuvieron a la vista no poseen fecha de emisión, firma, ni sello de
recepción de la UCP.
h) En un caso las facturas emitidas por un consultor no cumplen con la Resolución General
(RG) N° 3419 de la Administración Federal de Ingresos Públicos - Dirección General
Impositiva (AFIP-DGI) y modificaciones, en el cumplimiento de los cuatro primeros
dígitos.
i) En algunos casos la copia de la CUIT no posee firma en original del consultor.
j) En el caso de un consultor no se tuvo a la vista copia de la constancia de la inscripción
impositiva en la AFIP-DGI.
14
k) Los recibos de uno de los consultores no cumplen con RG DGI 3419 respecto a la fecha
de inicio de actividades y rango de impresión, ya que corresponden a agosto de 1992.
l) En dos casos, no se tuvo a la vista la designación de los consultores suscripta por el
responsable del Proyecto.
m)En un caso no se tuvo a la vista copia de la constancia de inscripción en la AFIP-DGI
vigente a la fecha de contratación de servicios con el Proyecto.
Comentarios de la UCP:
a) En el Manual de Operaciones en las actas de la Comisión Tripartita no se menciona
hacer un prorrateo de los costos en virtud de las actividades residuales del PROJUS que
continúan a cargo de la UCP. Desde la declaración de efectividad del PROJUM los
integrantes de la UCP cuyos contratos finalizaban fueron contratados por un nuevo
período con imputación a los fondos del PROJUM.
b) (Comentario no procedente).
c) Los acuerdos de servicios especiales realizados entre UNOPS y los consultores
seleccionados de entre ternas que fueron puestas a consideración del Banco Mundial y
de UNOPS, si bien no se formalizó por escrito, corresponden a la etapa inicial de la
UCP, en el marco de la Carta Acuerdo BIRF 343-AR, Proyecto ARG 98/R02.
d) Tanto el Banco Mundial como la Dirección General de Cooperación Internacional
(DGCI) aprobaron el período de contratación. Adicionalmente es de destacar que los
consultores contratados ya integraban la UCP en el marco del PROJUS/UNOPS.
e) La nota firmada por el Director Nacional del Proyecto y el Coordinador Técnico
solicitando la transferencia de fondos de la cuenta del Proyecto en el Citibank a la
cuenta de cada consultor, expresa el nombre del titular de las cuentas donde se
depositan los honorarios de los consultores. Se tendrá en cuenta para el ejercicio 2000.
f) Como bien se observa la aprobación de las tareas desempeñadas por los consultores por
el Coordinador Técnico se implementó con la asunción de las nuevas autoridades en
15
diciembre de 1999. Una vez finalizados los contratos (último pago) el Coordinador
realiza una nota con pase a Administración certificando el cumplimiento satisfactorio de
las actividades del consultor de acuerdo a los términos de referencia.
g) Se solicita tenga a bien indicar norma que fundamenta el comentario.
h) Se ha tomado en cuenta la observación y se ha solicitado en forma terminante al
consultor la regularización de la situación.
i) Se solicita tenga a bien indicar norma que fundamenta el comentario.
j) Sin comentario.
k) Se ha registrado la observación. El consultor ha dejado de prestar servicios en la UCP
desde el 01/03/00.
l) Los contratos están firmados por el consultor y el Director Nacional del Proyecto.
m) El consultor estuvo a cargo de Contabilidad y Finanzas. Dejó de prestar servicios en la
UCP el 15/02/00.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa vigente de aplicación a los
proyectos dejando adecuadamente documentadas en los archivos las actuaciones realizadas
por el Proyecto.
Los currículos de los consultores deben presentarse suscriptos y fechados para evitar su
utilización en otras ternas sin su consentimiento.
Deberían implementarse los controles de avance trimestral por los servicios prestados por
los consultores e incorporar a los nuevos contratos, con sus TOR’s anexos, la
obligatoriedad de presentar informes, ya sea del tipo descriptivo y/o sustantivo por sus
tareas, en forma periódica, indicada tácitamente en los TOR’s a través de los diagramas de
control de avance mencionados.
3-
EQUIPOS
Observaciones:
a) Los expedientes no se encuentran foliados en todas las hojas.
16
b) No se tuvieron a la vista las pólizas de seguro de los bienes adquiridos para el Proyecto
por el ejercicio 1999.
c) Con relación a la contratación realizada para la publicación de avisos por USD
10.511,77 (8.687,41 más IVA).
1. De la revisión de los antecedentes de la contratación se pudo observar que:
• No se tuvo a la vista el listado de preselección de empresas.
• Se tuvieron a la vista las invitaciones a cotizar a 2 de ellas no así la
correspondiente a la empresa ganadora.
• No se tuvo a la vista la justificación de la UCP por la contratación del proveedor
ganador.
• Las dos solicitudes de pedido de cotización que se tuvieron a la vista no detallan
fecha límite de presentación de presupuestos.
• No se tuvo a la vista la orden de compra.
• No se tuvo a la vista el producto contratado (copia de la publicación del aviso).
2. El Recibo del tipo X Nro. 0001-00000723 por la cancelación del pago pertenece a
uno de los socios (CUIT 23-07699555-9) y no a la empresa, como en el caso de la
factura respectiva (tipo B).
d) De la compra de equipo informático para el Proyecto.
1. El Proyecto a los fines de adquirir equipo informático (computadoras, 1 servidor,
impresoras láser y 1 unidad de procesamiento de datos - UPS) preparó una lista corta
con 5 posibles proveedores de los cuales uno sólo (el ganador) presentó presupuesto
y otro solicitó prórroga. La UCP preparó otra lista incluyendo a estos 2 últimos
oferentes y agregando 3 más, pero solamente presentaron presupuesto las dos
empresas de la lista corta original. Una sola presenta la totalidad de los ítems
pedidos, la otra no cotiza por la compra del UPS y de las impresoras láser,
observándose que la UCP no procedió a solicitar nuevos presupuestos al menos por
estos 3 ítems, adjudicando todo el paquete a un solo proveedor conforme a lo
expuesto en la nota del 13/10/99 del evaluador.
17
2. El cuadro de evaluación económica adjunto a la nota del evaluador no se encuentra
suscripto o inicialado por el responsable de su confección.
3. Se destaca que el plazo de entrega de los bienes era de 15 días. La orden de compra
fue suscripta por el proveedor el 18/10/99 y la última entrega se realizó el 26/11/99;
se tuvo a la vista nota de conformidad del equipamiento de fecha 02/12/99.
4. Los remitos que se tuvieron a la vista, emitidos por el proveedor, no especifican los
números de serie de los equipos entregados.
Comentarios de la UCP:
a) La observación será tenida en cuenta.
b) Los seguros están a cargo del Ministerio de Justicia, una vez firmadas las Actas de
Transferencia de Bienes que corresponden anualmente.
c) Está operación fue realizada mediante pago directo con lo cual el PNUD debe solicitar
el recibo mencionado. Asimismo no escapa al criterio de la AGN que las operaciones
que excepcionalmente autoriza el Ministerio de Relaciones Exteriores y el PNUD a
ejecutarse con la modalidad de pago directo revisten el carácter de urgentes y/o tienen
una justificación especial que es considerada a los efectos de sus autorización.
d)
1. El proceso se realizó con el conocimiento y aprobación de la Dirección Nacional del
Proyecto, la Secretaría de Cooperación Internacional del Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio Internacional y Culto y cuenta con las no objeciones
correspondientes a cada etapa del Banco Mundial.
2. Ha sido subsanada la omisión indicada en el cuadro de evaluación económica. La
evaluación técnica y sus adjuntos están debidamente firmados.
3. La nota de conformidad del equipamiento se prolongó hasta el mes de diciembre,
porque la instalación de algunos componentes del equipamiento (servidor),
dependían de la instalación y prueba del sistema operativo. Por ello se tomaron los
recaudos necesarios antes de otorgar la conformidad.
4. Sin comentarios.
18
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto, verificando asimismo el cumplimiento oportuno de los acuerdos suscriptos.
4-
GASTOS VARIOS -CAJA CHICA
Observaciones:
a) La UCP procedió a imputar el retiro de $ 1.000.- correspondientes a la constitución del
Fondo Fijo directamente a la cuenta Gastos Varios, cuando se debería mantener en el
rubro Disponibilidades y en el momento de realizar las rendiciones y reposiciones ir
imputando cada gasto en la línea correspondiente.
b) Como consecuencia de lo expuesto en a), al 31/12/99 la cuenta Gastos Varios se
encontraba sobrevaluada en $ 375,15.
También se observó que el encargado de la Caja Chica no maneja el 100 % del fondo,
ya que recibe remesas parciales por las cuales efectúa la rendición. Al 31/12/99 el saldo
en su poder era de $ 255,15 según consta en su rendición, no informando los $ 120.- que
también se encontraban disponibles al cierre.
c) Los gastos no se registran en el momento de cada rendición; únicamente fue registrado
el primer retiro de $ 1.000.- por la constitución del fondo fijo.
d) Las planillas de rendiciones parciales incluyen el detalle del gasto y la fecha de pago;
por lo expuesto en c) las mismas deberían contener los siguientes datos: fecha del
comprobante, tipo y número del mismo, proveedor (o consultor en caso de pago de
viáticos).
e) Los comprobantes de caja no se encuentran numerados en forma preimpresa y no
identifican al Proyecto.
Comentarios de la UCP:
a), b) y c) Se tomará en cuenta la observación, realizándose el ajuste correspondiente en
el ejercicio 2000. El encargado efectivamente, en cumplimiento de mecanismos de
19
control implementados por razones de seguridad y transparencia, no maneja el 100 %.
El Administrador entrega sumas parciales al encargado.
d) Se tomará en cuenta lo observado.
e) No se utilizan comprobantes pre-impresos por entender la Coordinación que en esta
etapa del Proyecto no se justifica el gasto, en relación con el monto de caja chica
utilizado mensualmente.
Recomendación: Aplicar las normas contables usuales para manejo del Fondo Fijo o Caja
Chica.
5-
VIAJES Y VIÁTICOS
Observaciones: Se analizaron los antecedentes referidos al pago de pasajes y viáticos
correspondientes a la asistencia de funcionarios a la “Sexta Conferencia Nacional de
Tecnología para los Tribunales (CTCG)” realizada en la ciudad de Los Angeles del 13 al
16 de septiembre de 1999, determinándose lo siguiente:
a) Sólo se tuvo a la vista la nota por la designación de uno de los asistentes ratificando su
participación; no se tuvieron a la vista las autorizaciones por el resto de los asistentes.
b) No se tuvieron a la vista oportunamente las no objeciones del Banco de fechas 08/09/99
y 12/01/00.
c) No se tuvo a la vista documentación suscripta por el Coordinador exponiendo el
objetivo de la capacitación, asistentes a incluir y el presupuesto asignado.
d) Los formularios de reembolsos de gastos de viajes no se encuentran numerados y no
incluyen detalle de los días por los cuales se han abonado viáticos, ni montos diarios,
tampoco identifican al Proyecto y no llevan firma del Coordinador. Tampoco se detallan
los gastos terminales en los casos en que se abonaron.
e) Los anticipos para viajes al exterior no fueron pagados mediante cheque para cada
asistente, sino que se retiró una suma global y se realizaron los pagos en efectivo en
concepto de adelantos de viáticos y costo de la inscripción.
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f) Se observó que 5 de los pasajes se abonaron a $ 843,91 cada uno (Bs. As. - Los Angeles
- Bs. As.) y otros dos a $ 975,50 cada uno (Bs. As. - Los Angeles - Miami - Los
Angeles - Bs. As.).
g) Los recibos por la recepción del adelanto de viáticos y de la inscripción por parte de los
asistentes no poseen fecha y en la mayoría de los casos, si bien existen autorizaciones,
fueron firmadas por otras personas.
h) No se tuvo a la vista la siguiente documentación:
1. Facturación y/o documentación equivalente que respalde el costo de los servicios de
la conferencia a nombre del Proyecto.
2. Constancia de inscripción a la conferencia de tres de los asistentes.
3. Copia de los certificados de asistencia a la conferencia.
4. Constancia de la recepción de los fondos por el ente organizador del evento.
i) En algunos casos no se tuvieron a la vista los tickets de embarque de ida y de regreso
correspondientes a los pasajes de los asistentes, que permitan validar el viaje realizado.
Comentarios de la UCP:
a) La solicitud de no objeción define la delegación y está firmada por el Director Nacional
del Proyecto. La categoría de los miembros de la delegación no requería designación de
autoridad superior, salvo en el caso del Lic. Gabriel Mehlman por tratarse de un
empleado de la Corte Suprema de Justicia/Consejo de la Magistratura.
b) Copias se adjuntan.
c) La solicitud de no objeción incluye los objetivos, asistentes y presupuesto asignado, y
está firmada por el Director Nacional del Proyecto.
d) Del Manual de Gestión de Proyectos del PNUD no surge que haya que numerar los
formularios de reembolso de gastos, y el formulario tipo no trae casillero para numerar.
Respecto a los otros puntos señalados, ya se han tomado en cuenta y completado.
e) La perentoriedad del plazo determinó la decisión de la Dirección Nacional del Proyecto
en el sentido advertido.
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f) La variación de precios obedeció a modificaciones en la fecha de regreso decididas por
funcionarios del Consejo de la Magistratura y el Administrador de la Corte Suprema de
Justicia.
g) En cuanto a las fechas se tomará en cuenta la observación.
h) El organismo que organizó el evento no emite facturas para los Proyectos ni certificados
de asistencia.
i) Se deja constancia que están todos los pasajes que corresponden.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
6-
APORTE LOCAL
Observación: No se tuvieron a la vista las Resoluciones aprobatorias correspondientes a
los desembolsos de USD 9.000- y USD 41.000- de aporte local.
Comentario de la UCP: Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto.
BUENOS AIRES, 11 de septiembre de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE DESARROLLO DE JUZGADO MODELO”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4314-AR BIRF
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
-
Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con las imputaciones
efectuadas en los registros auxiliares y contra documentación respaldatoria;
-
tests o pruebas de transacciones;
-
análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
-
análisis de legajos;
-
inspección ocular de bienes y equipos;
-
análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
-
análisis de los antecedentes de adquisiciones;
-
análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del proyecto;
-
circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
-
pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
23
-
como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % del Origen de Fondos y el 54,57 % de la
Aplicación de Fondos, expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31/12/99.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Por último, cabe informar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
Concluyendo, corresponde señalar que todo lo precedentemente expuesto comprende la totalidad
de elementos, informes y dictámenes que satisfacen los requerimientos estipulados por el Banco
Mundial en esta materia.
BUENOS AIRES, 11 de septiembre de 2000.
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