1999_095_20info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/97/014
“APOYO AL PROGRAMA DE EMPLEO TRANSITORIO TRABAJAR II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/014.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998,
correspondientes al Proyecto N° ARG/97/014 “Apoyo al Programa de Empleo Transitorio
Trabajar II”, de acuerdo al Documento suscripto el 20 de agosto de 1997 entre el Gobierno
Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este
último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4195-AR “Segundo Proyecto de Protección Social”, suscripto el 7 de julio de 1997 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas 1 a 4 que
forman parte del mismo.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1. Copia de la Situación Financiera al 31/12/98, emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires.
2. Copia del Listado GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A, por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, emitidos por la Sede Central del
PNUD en Nueva York, y certificados y conciliados por la Unidad Coordinadora del
Proyecto (UCP).
El estado expuesto en I- a) surge de registros contables llevados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue confeccionado por la Unidad Coordinadora del Proyecto y es de su
exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría con fecha 19/03/99
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Cabe señalar que nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el
examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 04/01/99
y el 26/02/99, y el 19/03/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
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adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
La UCP no ha tenido en cuenta el principio básico de control de “corte de documentación”
para el registro de las operaciones del proyecto. Al respecto, se verificó que no se ha
registrado en forma correlativa la documentación emitida (cheques), quedando a la fecha
de cierre del ejercicio comprobantes en cartera sin registrar. Cabe informar que dichos
comprobantes fueron contabilizados en enero de 1999.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en IIIprecedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I-, exponen razonablemente
la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/97/014 “Apoyo al Programa de Empleo Transitorio Trabajar II”
al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con
los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 20/08/97.
Con relación a lo estipulado en el inciso 7 del apartado B, mencionado en el párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al
presente Informe.
BUENOS AIRES, 9 de abril de 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/014
“APOYO AL PROGRAMA DE EMPLEO TRANSITORIO TRABAJAR II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/014.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado
el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/014 "Apoyo al
Programa de Empleo Transitorio Trabajar II", que forma parte integrante del Convenio de
Préstamo N° 4195-AR BIRF, y sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo
de nuestro examen, surgen los comentarios sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Coordinadora
del Proyecto (UCP), que se detallan a continuación:
A- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL
31/12/98
1- CONTRATACIÓN DE CONSULTORES-LEGAJOS
Observación: Salvo algunas excepciones, los currículos presentados por los distintos
postulantes se agregan a los legajos en fotocopia, sin estar debidamente suscriptos por los
consultores (firma en original) y sin la fecha de presentación.
Recomendación: Adjuntar los antecedentes presentados por los distintos postulantes en
original o en su defecto, firmado en original y con fecha de presentación.
Comentario de la UCP: En función de la recomendación realizada se implementó el
procedimiento de fechado y sellado de la documentación.
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B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1- REGISTROS
Observación: La UCP no ha tenido en cuenta el principio básico de control de “corte de
documentación” para el registro de las operaciones del proyecto, generando, en
consecuencia, distorsiones en la información. Del análisis realizado se verificó que no se
había registrado la documentación emitida (cheques) en forma correlativa, quedando a la
fecha de cierre del ejercicio comprobantes en cartera sin registrar
Comentario de la UCP: En el mes de diciembre de 1998, a posteriori de la emisión de los
cheques para el pago de liquidación de servicios de consultoría, en forma extraordinaria y
por razones ajenas al Proyecto (disminuciones de cuotas presupuestarias), se debió
postergar el devengamiento de determinados pagos hasta el mes de enero de 1999.
Recomendación: Tener en cuenta aquellas pautas básicas de control recomendadas por la
profesión contable para el registro de las operaciones, utilizando un registro auxiliar en el
que se asienten en forma correlativa los movimientos bancarios del Proyecto.
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2- CONTRATACIÓN DE CONSULTORES
a) Legajos
Observaciones:
1- En varios casos el domicilio que consta en el contrato suscripto por el consultor no
indica la provincia de la cual es oriundo.
2- Algunos contratos de consultoría no estaban inicialados por el contratado en todas
sus hojas.
3- Las solicitudes de contratación no se encontraban fechadas.
4- Algunas declaraciones juradas presentadas por los consultores sobre incompatibilidad
para ejercer la función no tenían fecha.
Comentarios de la UCP:
1- El dato fue incluido en todos los casos en las solicitudes de contratación. A partir de
la observación de la Auditoría se está reforzando el control de carga de esa información.
2, 3 y 4- En función de las observaciones realizadas se implementó el procedimiento de
fechado y sellado de la documentación.
Recomendaciones: A efectos de mejorar la calidad de la información contenida en los
respectivos legajos individuales de los consultores contratados por el Proyecto se
recomienda:
1- Incluir la provincia de la cual es oriundo el consultor contratado.
2- Inicialar todas las hojas de los contratos de consultoría suscriptos.
3 y 4- Verificar que toda la documentación incorporada en los respectivos legajos posea
la fecha correspondiente.
b) Informes
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Observaciones:
1- En algunos casos los informes de avance y/o finales presentados por los profesionales
contratados son meramente descriptivos de tareas realizadas, sin abundar su contenido
en ningún tipo de análisis, observaciones o conclusiones de la labor realizada. Así por
ejemplo, algunos de los informes presentados por los consultores encargados de
supervisar proyectos, sólo detallan los proyectos visitados y la distancia recorrida para
tal fin, no agregando ningún tipo de comentario o conclusión sobre las visitas
realizadas.
2- Los informes finales presentados por un consultor describen tareas de un Proyecto
ajeno al que nos ocupa (Proyecto Joven).
Comentarios de la UCP:
1- Los informes de avance y/o finales realizados por los consultores que realizan tareas
rutinarias (supervisores, evaluadores, etc.) tienen una estructura tipo resumen y son, por
lo general, descriptivos de las actividades puntuales realizadas por el consultor con
relación al cumplimiento de lo previsto en los términos de referencia contractuales. La
información pormenorizada de cada proyecto visitado no es exigida en este tipo de
informes. Estos datos son cargados en el sistema integrado de información, que incluye
la información analítica de los Proyectos.
2- Se debe a que se tuvo la necesidad de optimizar al máximo la utilización de los
recursos humanos existentes. En esta situación no se descuida el cumplimiento de las
actividades específicas previstas en sus términos de referencia.
Recomendación: Debe mejorarse la calidad de la información que contienen los
informes presentados por los consultores contratados por el Proyecto.
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c) Contratos
Observaciones:
1- Dos consultores examinados no cumplen con el requisito obligatorio de profesional
universitario o terciario, establecido para la función a desempeñar conforme al contrato
suscripto (consultor BI y CI, respectivamente).
2- En un caso analizado no se ha dado cumplimiento a lo requerido en los términos de
referencia de la contratación: se solicitaba “profesional con título habilitante para la
construcción y conducción de obras civiles (arquitecto, ingeniero, maestro mayor de
obra, etc.)”, y se formalizó el contrato de consultoría con una persona que sólo acredita
ser perito mercantil –no se adjunta título al legajo-.
Comentarios de la UCP:
1- En los dos casos observados, se acompañó oportunamente la solicitud de contratación
o recategorización con una nota donde justifica y fundamenta el procedimiento en la
idoneidad de los consultores, basados en sus experiencias en puestos de trabajo que los
habilitan para un eficaz desempeño de sus funciones especificadas en los términos de
referencia.
2- El no cumplimiento del requisito del título se encontraría justificado por acreditar
cuantiosos conocimientos en construcciones civiles y obras de interés social.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa dispuesta en el capítulo III del Manual
de Gestión de Proyectos del PNUD, sobre las condiciones que deben cumplir los
profesionales para su contratación.
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3- GASTOS DE MOVILIDAD
Observación: Del análisis realizado sobre una muestra de las liquidaciones practicadas por
el Proyecto en concepto de viajes, viáticos y gastos de movilidad surge que se han
liquidado excesivos gastos de movilidad a un consultor por visitas de supervisión a
proyectos dentro de la Provincia de Salta (ejemplo del mes de julio de 1998: 6239 Km
recorridos en la misma provincia).
Téngase en cuenta que del resto de las erogaciones analizadas por este concepto se observó
que las distancias recorridas mensualmente por los consultores resultan considerablemente
menores a las señaladas.
Comentario de la UCP: Se ha tomado nota de la observación, se han consultado mapas de
distancias, obtenido opiniones externas sobre la razonabilidad de los recorridos realizados
y se han derivado todos los antecedentes a la Dirección Regional respectiva a fin de una
nueva verificación y ratificación o rectificación de lo observado.
4- LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA
Observación: En algunos casos el Proyecto procedió a la liberación de pagos
correspondientes a honorarios profesionales en una fecha anterior a la del período que se
liquida.
Comentario de la UCP: Como excepción y por necesidades de índole personal se autorizó
adelantar el pago de los honorarios.
Recomendación: No liberar pagos en forma anticipada al período que se liquida y sin la
aprobación, en caso de corresponder, de los informes de avance y/o finales que deben
presentar los consultores, conforme los términos de referencia suscriptos.
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5-CONCILIACIONES BANCARIAS
Observación: Se ha verificado que el Proyecto mantiene en sus conciliaciones bancarias
partidas pendientes (débitos y créditos) que corresponden a movimientos de varios meses
anteriores.
Comentario de la UCP: Es pertinente la observación, que coincide con las
preocupaciones de la administración del Proyecto, que reiteradamente ha reclamado al
Citibank que regularice en tiempo y forma la información sobre la operatoria bancaria.
Debido a estas dificultades y al alto costo operativo, se han iniciado trámites para el cierre
de la cuenta y la apertura en otra entidad que preste un servicio eficiente acorde a la
necesidad del Proyecto.
Recomendación: Analizar y regularizar aquellas partidas pendientes incluidas en las
conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto.
BUENOS AIRES, 9 de abril de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/014
“APOYO AL PROGRAMA DE EMPLEO TRANSITORIO TRABAJAR II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
del Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- inspección ocular del equipo no fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 1998; y
-
el 11,02 %; 25,88 % y 89,95 % de los gastos correspondientes a "Viajes y Viáticos" (línea
15), “Consultores” (líneas 13 y 17) y Gastos Varios (línea 53) respectivamente, que integran
el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31/12/98.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 9 de abril de 1999.
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