INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” (PRISE), parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR, suscripto el 5 de abril de 1995 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y administrado por el Ministerio de Cultura y Educación de la Nación (MCyE) a través de la Unidad Coordinadora Nacional (UCN) creada a tal efecto. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estados Financieros Básicos: 1. Estado de Activos y Pasivos del Proyecto acumulado al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses. 2. Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses. 1 3. Estado de Inversiones del Proyecto discriminado según origen de los fondos acumulados al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses. 4. Estado de Inversiones del Proyecto discriminado según origen de los fondos del 01/01/98 al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses. 5. Notas N° 1 a 6 a los Estados Financieros Básicos. b) Información Financiera complementaria: - Estado de Activos y Pasivos del Proyecto acumulado al 31/12/98, expresado en pesos. - Estado de Origen y Transferencia de Fondos acumulados al 31/12/98, en pesos. - Discriminación de Fondos del Proyecto al 31/12/98, en dólares estadounidenses. - Detalle de Solicitudes de Desembolsos acumulado al 31/12/98 en dólares estadounidenses. - Notas N° 1.1 y 1.2 a la Información Financiera Complementaria. - Informe del Contador del Proyecto Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la UCN con fecha 09/09/99 y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 15/03/99 y el 02/08/99 y entre el 03/09/99 y el 17/09/99 . II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por 2 la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación de los sistemas de control interno de las áreas relacionadas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, excepto por lo que a continuación se indica: Nuestro examen no incluyó las inversiones en infraestructura expuestas en la cuenta Obras y Construcciones PFE-PFE- Fondos Locales, así como los recursos expuestos en la cuenta Aporte Nación PFE-PFE relacionados con el Pacto Federal Educativo que fueron incluidos como aporte de recursos de contrapartida, y que representan el 15,28% de las inversiones del ejercicio expuestas en el Estado de Activos y Pasivos del Proyecto al 31/12/98. El análisis del proceso de adjudicación, la calidad de los trabajos efectuados, el avance físico y financiero y el cumplimiento de los aspectos administrativos y contables, conforme lo estipulado en la Resolución N° 1950 del Ministerio de Cultura y Educación de fecha 13/10/97, han sido examinados por otros profesionales cuyos dictámenes se han tenido a la vista. Por otra parte, no se tuvieron a la vista las ofertas técnicas y económicas correspondientes a la LPN 01/97 de la Provincia de Entre Ríos, ni las ofertas técnicas de la LPN 11/97 de la Provincia de Santa Fe y de la LPN 01/97 de la Provincia de Río Negro, referidas a adquisiciones realizadas por el Pacto Federal Educativo y utilizadas como aporte de contrapartida del Proyecto. III- ACLARACIONES PREVIAS Sobre la base de las provincias que fueran objeto de muestra se ha podido observar que, con respecto al importe justificado en la solicitud 34 en concepto de IVA en los rubros “Obras y Construcciones” y “Equipos y Mobiliario” como aporte de contrapartida local, no se practicó el ajuste contable para excluir impuestos de la inversión BID al 31/12/98, tal 3 como fue acordado con el Banco por notas UCN N° 008552 del 28/12/98 y CAR 432/99 del 26/01/99. Como consecuencia de ello, las inversiones con fondos BID expuestas en los estados mencionados en I- a) 1. y 3. se encuentran sobrevaluadas en $ 537.307,69 (0,47% de las mismas), que se corresponde con una subvaluación de las inversiones con fondos de aporte local por el mismo importe. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a la limitación expuesta en el apartado II- precedente, y teniendo en cuenta lo expuesto en III- anterior, los estados financieros básicos e información financiera complementaria identificados en el apartado I- anterior, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR del 05/04/95. BUENOS AIRES, 11 de noviembre de 1999 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSO DEL “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID (Período comprendido entre el 01/01/98 y el 31/12/98) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de Desembolso y Detalles de Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el período comprendido entre el 01/01/98 y el 31/12/98, correspondientes al “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR, suscripto el 05 de abril de 1995 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). I- ESTADOS AUDITADOS Detalle de Solicitudes de Desembolsos del 01/01/98 al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses. 5 El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Programa y es de su exclusiva responsabilidad. Fue presentado a esta auditoría con fecha 09/09/99 y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los detalles de gastos pagados que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS 1) Las justificaciones de fondos comprendidas entre la n° 2 y 21 (de ejercicios anteriores), y entre la n°23 y la 31 (presentadas en este ejercicio), consideraban al IVA abonado en los rubros “Obras y Construcciones” y “Equipamiento y Mobiliario” como inversión BID. Acordado con el Banco el procedimiento de ajuste a ser aplicado según nota UCN N°008552 del 28/12/98 y Nota CAR-432/99 de fecha 26/01/99, durante el presente ejercicio se procedió a su regularización por un monto total de $ 5.782.842,75. A su vez, la justificación n° 32 por $ 7.693.523,53 incluía IVA por $ 277.104,05 por lo que fue rectificada y posteriormente compensada, de acuerdo al procedimiento a que hace referencia el párrafo precedente, en la justificación n° 39 de fecha 08 de junio de 1999. 6 Cabe aclarar que a partir de la justificación n° 34 el impuesto fue justificado como aporte local; no obstante ello, se ha podido observar en base a la muestra analizada que no se practicó el ajuste en la contabilidad por $ 537.307,69 para reflejar la compensación en la inversión con fondos BID. Al respecto se remite al apartado IIIAclaraciones Previas de nuestro Informe sobre los Estados Financieros del Proyecto. 2) Las Solicitudes N° 24, 26, 28 y 30 no incluidas en el estado mencionado en I- anterior corresponden a solicitudes de anticipos de fondos o constitución del fondo rotatorio. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, teniendo en cuenta lo expuesto en IIIprecedente, el estado identificado en I-, correspondiente al “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar las Solicitudes de Desembolsos que fueron emitidas y presentadas al BID durante el período finalizado el 31 de diciembre de 1998, de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR BID del 05/04/95. BUENOS AIRES, 11 de noviembre de 1999. 7 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” (PRISE), se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR, suscripto el 05/04/95 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por el Ministerio de Cultura y Educación de la Nación (MCyE), a través de una Unidad Coordinadora Nacional (UCN) creada a tal efecto. a) Cláusula 1.02: Monto del Financiamiento BID por USD 300.000.000.-. El total desembolsado por el BID al 31/12/98 ascendió a USD 146.137.073,09 (incluyendo los cargos correspondientes a intereses por USD 7.559.494,73.- y a fondo para inspección y vigilancia generales por USD 1.420.000.-). Asimismo, se informa que los desembolsos del BID durante el ejercicio auditado, ascendieron a USD 79.392.601,44 8 b) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 300.000.000.-. Al 31/12/98 se contabilizó como fondos de contrapartida local (Patrimonio Neto) la suma de USD 67.802.269,19. Este importe incluye USD 33.679.633.- correspondientes a inversiones en Obras y Equipamiento efectuadas con recursos del Pacto Federal Educativo; al respecto se remite a lo expuesto en el apartado II- de nuestro informe sobre los estados financieros del Proyecto. Asimismo cabe aclarar que el pari-passu al cierre del ejercicio, según las justificaciones de gastos realizadas, se encontraba el 6,72% por debajo del nivel presupuestado en el contrato de préstamo. c) Cláusulas 2.02: Intereses. Cumplida. Con cargo a los recursos del financiamiento, en el año 1998 el BID ha acreditado USD 4.795.142,73.- por este concepto. d) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales. Durante el ejercicio auditado el BID acreditó de la cuenta del Préstamo, en concepto de inspección y vigilancia generales, la suma de USD 400.000.-. e) Cláusula 2.04: Comisión de crédito. Cumplida. Durante el ejercicio 1998 se abonaron por este concepto USD 1.681.409,63. f) Cláusula 3.01 (b): Monedas de los desembolsos y uso de los fondos. Del análisis realizado se ha podido verificar un razonable cumplimiento. g) Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y licitaciones según Anexo B. Cumplida. No obstante ello, existen observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. 9 h) Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos. Cumplida. No obstante ello, existen observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. i) Cláusula 5.01: Registros, inspecciones e informes. Cumplida. Cabe aclarar que se tuvieron a la vista los Informes de Ejecución del Proyecto correspondientes al 1er. y 2do. semestre de 1998, los cuales fueron presentados al BID con fecha 27/08/98 y 02/03/99 respectivamente, dentro de los plazos estipulados en el artículo 7.03 de las Normas Generales del Contrato de Préstamo. BUENOS AIRES, 11 de noviembre de 1999 10 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” CONTRATO DE PRÉSTAMO N°845/OC-AR BID (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros del “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” (PRISE), por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Este Proyecto es administrado por el Ministerio de Cultura y Educación de la Nación (MCyE), mediante una Unidad Coordinadora Nacional (UCN) creada a tal efecto, y por Unidades Ejecutoras Provinciales (UEPs). Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas que determinaron la inclusión de la UCN y las UEPs de Buenos Aires, Salta, y Tucumán. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. 11 A-RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/98. 1) SERVICIOS DE CONSULTORÍA a- Informes de consultores Observación: Los informes analizados, presentados en las unidades de ejecución provincial y la UCN, no poseen constancia de la fecha en que son recepcionados por las mismas. En lo que respecta a la provincia de Buenos Aires se pudo comprobar la existencia de planillas internas que indican la fecha de entrada en la UEP, la que en varios casos resultó ser anterior a la fecha de presentación que consta en el informe. Comentarios: UEP de Salta: Se está procediendo a regularizar esta observación. UEP de Tucumán: Los informes de avance y finales presentados por los consultores son elevados mensualmente, de acuerdo a lo estipulado en los Términos de Referencia, para su aprobación por parte del Coordinador del área respectivo, quedando constancia de la fecha de presentación, mediante nota de elevación a cargo de éste. A su vez el Coordinador de área informa al Coordinador del área financiero-contable la fecha de presentación y aprobación a fin de efectuar el pago de honorarios. Por lo tanto no se registra pago alguno a consultor que no presentó el respectivo informe mensual. UEP de Buenos Aires: Sin comentario UCN: Sin comentario. Recomendación: Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada por las unidades respectivas, a fin de verificar el cumplimiento de los plazos estipulados en los términos de referencia. 12 b- Informes Grupales Observación: En las UEP's de Buenos Aires, Salta y Tucumán se detectaron informes grupales sin que esté prevista esta modalidad en los términos de referencia (TOR’s). Asimismo en Tucumán se pudo observar que los informes presentados no tienen en cuenta la periodicidad prevista en los mismos. Comentarios: UEP de Salta: Si bien no está prevista la modalidad de informes grupales, tampoco se encuentran expresamente prohibidos en los TDR por lo que esta Unidad considera que siendo un trabajo de equipo es aceptable un informe grupal. UEP de Tucumán: Los informes grupales son producto de un trabajo de equipo al que cada consultor individual aporta con sus conocimientos y su experiencia. Dada la naturaleza de la tarea, se considera que los informes cumplen con los objetivos propuestos, cuando se realiza un trabajo grupal. UEP de Buenos Aires: La presentación de informes grupales es dada por la problemática que exige el caso de las publicaciones de documentos y la integración de enfoques multidisciplinarios. Esta condición no exime al consultor de su tarea específica, como lo indica el TDR. Generalmente en los mismos y en particular en los resultados esperados, se da cuenta de su presentación individual. Recomendación : Adecuar los TOR’s al tipo de actividad e informes a desarrollar por cada consultor. c- Ternas de selección Observación: Los currículos tenidos a la vista no indican fecha de presentación ni de recepción por parte de las Unidades Ejecutoras y en gran parte de los casos tampoco poseen firma. A su vez, los cuadros de evaluación de ternas carecen de fecha de realización y, sólo en algunos casos, se encuentran firmados por el responsable. 13 Comentarios: UEP de Salta: Aunque los curriculum vitae no tienen fecha de presentación, ni de recepción por parte de la Unidad Ejecutora, la mayoría de los casos fueron elevados por nota por las autoridades competentes (Secretarías de Estado o Directores Generales). En muchos casos carecen de firma porque los mismos fueron presentados en la Unidad en otro formato, y tuvieron que transcribirse al formato BID. UEP de Tucumán: Con respecto a los currículos que no tienen fecha de presentación, ni de recepción por parte de la UEP, se toma debida nota. En cuanto a las planillas de evaluación de ternas de consultores, en las cuales no figura fecha de elaboración, ni firma, se informa que se enviaron adjuntas a notas UEP de elevación que refrendaban fecha y firma de las mismas por parte del Coordinador General. UEP de Buenos Aires: En relación a los curriculum vitae, no existe ninguna norma que exija que esté datado, y no se recepcionan en la UEP ya que constituyen documentación confidencial que forma parte del legajo del consultor seleccionado. Recomendación: Debe constar en todos los currículos la firma, fecha y proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Por otra parte, se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada profesional, dejando constancia de la evaluación realizada sobre los postulantes para cada función. d- Contratos Observación: La cláusula 3 de los contratos celebrados por la UCN y las Provincias de Buenos Aires, Salta y Tucumán establecen un cronograma de pagos compuesto por cuotas iguales, lo cual contradice lo establecido en la cláusula 4 del mismo por ser el último pago inferior al 10 % del monto contractual. 14 Comentarios: UEP de Salta: Los contratos fueron homologados con la UCN, no obstante estamos reviendo el mencionado artículo. UEP de Tucumán: Se toma nota de la misma y se aclara que siempre se realizó un seguimiento de las acciones para garantizar el cumplimiento esperado por parte del consultor, mucho antes de la finalización del término contractual. UEP de Buenos Aires: Unicamente para el caso de los consultores contratados para desarrollar sus tareas en la UEP, la evaluación es al final de su contrato obedeciendo específicamente a las características usuales de este tipo de contratación ( rutinas administrativas que se repiten todos los meses invariablemente). UCN: Se toma nota de la observación y se procederá a su consideración. No obstante, se debe tener en cuenta que se trata de contratos de locación de servicios anuales en los que el consultor percibe mensualmente el 8.33% del total establecido en el mismo. Recomendación: Establecer el cronograma de pagos de acuerdo a lo establecido por el BID en cuanto a que el último pago debe ser igual al 10% del monto total del contrato. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO. 1) SERVICIOS DE CONSULTORÍA a) Contratos Observaciones: 1) La única fecha que consta en los contratos es la fecha de firma, habiéndose constatado en varios casos de las Provincias de Salta y Tucumán que dicha firma se efectuó después del inicio de actividades (entre 2 y 72 días en la primera y entre 2 y 53 días en la segunda). A su vez en la provincia de Salta, el 40% de los contratos que fueron analizados no poseían ninguna fecha. 2) Se tuvieron a la vista contratos celebrados por la UEP de Tucumán que no están numerados. 15 3) En la UEP de Salta se tuvo a la vista un contrato de locación de servicios, por un plazo de un mes cuyo monto total asciende a $ 36.000, no correspondiendo dicho importe a ninguna escala de honorarios en vigencia. Comentarios: UEP de Salta: La ejecución de los Proyectos Ejecutivos requirió celeridad en la contratación de los consultores, por lo que las fechas de firmas en algunos casos fueron posteriores al inicio de actividades. La falta de fecha en otros contratos se subsanará en forma inmediata. Cabe destacar que el contrato a que hace referencia la observación fue realizado con la no objeción de la UCN e implica una capacitación intensiva de 150 agentes de la administración de las escuelas en herramientas informáticas, lo que requiere un equipo capacitador, equipamiento adecuado y bibliografía. UEP de Tucumán: En algunos casos la firma del contrato se efectuó después del inicio de actividades, debido a demoras en la firma por parte de las autoridades educativas provinciales, pero ya habiendo recibido la no objeción de la UCN y la aprobación verbal de las autoridades provinciales. Este desfasaje se produjo por la necesidad de implementar tareas con mayor urgencia que los tiempos administrativos existentes. Recomendación: El inicio de actividades del consultor no debe tener lugar con anterioridad a la firma del respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas involucradas. A su vez, deben tenerse en cuenta las características de los contratos de locaciones de servicios y las escalas de honorarios vigentes para los mismos. b) Ternas de selección Observación: El 26% de las ternas de selección analizadas en la provincia de Buenos Aires no incluyen en los legajos los currículos de los consultores no seleccionados. Comentario UEP de Buenos Aires: Sin comentarios. 16 Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas a las contrataciones realizadas por el Proyecto. c) Informes de consultores Observación: No se tuvo a la vista el 31% de los informes que fueran solicitados a la Provincia de Salta. Comentario UEP de Salta: Los equipos se desempeñan en diversos lugares y bajo distintas dependencias, por lo que los informes se encuentran en algunos casos en diferentes oficinas, se solicitarán las correspondientes copias a efectos de tenerlas archivadas en la U.E.P. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones relacionadas con el Proyecto dejando constancia en los archivos correspondientes. Asimismo, arbitrar los medios necesarios a fin de cumplir con los requerimientos de documentación en tiempo y forma. d) Observación: No se tuvieron a la vista las aprobaciones previstas en la cláusula cuarta de los contratos del 100% de los informes del rubro Administración y el 29% del rubro Asistencia Técnica de la Provincia de Buenos Aires. Comentario de la UEP de Buenos Aires: Al generarse una contratación por parte de esta UEP, se tienen en cuenta tres tipos de evaluaciones: evaluación de informes parciales y que en caso de preparación de documentos, se elevan periódicamente a la UCN; evaluación del informe final y aprobación de los mismos cuya notificación se eleva a la UCN, razón por la cual se constituye en un presupuesto para una nueva 17 contratación, y evaluación de desempeño del consultor que se eleva a la UCN al finalizar cada contrato y renovación del mismo. Recomendación: Debe dejarse constancia en los informes de la correspondiente aprobación por las unidades respectivas, a fin de verificar el cumplimiento de lo estipulado en los términos de referencia. 2) RUBRO DISPONIBILIDADES Observaciones: a) Se verificaron errores en las conciliaciones realizadas en la UCN, por diferencia entre la fecha de corte considerada según extracto y según libro banco. A su vez la fecha de registración de algunos cheques en el mayor del sistema contable no se corresponde con la de emisión consignada en el libro banco. (en algunos casos la fecha según mayor es anterior y en otros es posterior a la del libro) Comentario UCN: Cabe aclarar que se trata de conciliaciones realizadas en períodos intermedios en el ejercicio, que las conciliaciones están correctamente realizadas y entendemos que las distintas fechas de corte tomadas no resienten de modo alguno el necesario control administrativo sobre las cuentas corrientes. No obstante lo mencionado, se tomarán los recaudos a efectos de que no se produzcan esas diferencias. b) La UEP de Chubut no contabiliza en el libro banco los depósitos en garantía y su posterior devolución, únicamente detalla el saldo de los mismos como partida conciliatoria de la cuenta recaudadora. Comentario UEP de Chubut: La apertura de una cuenta corriente bancaria “recaudadora” por parte de esta UEP, respondió en su momento exclusivamente al cumplimiento de normativas de control provincial en esta jurisdicción, y sin fundamento operativo que justifique plenamente su movimiento permanente. 18 c) Se verificaron partidas pendientes, algunas de las cuales provienen desde el ejercicio anterior, sin haberse efectuado las correspondientes anulaciones, en las provincias de Buenos Aires, Catamarca, Jujuy, La Rioja, Mendoza, Misiones, Río Negro, San Juan, Salta y Chubut. Comentarios: UEP de Bs. As.: Con relación a la observación de las partidas pendientes se desconoce el alcance de la misma. UEP de Catamarca: Debemos señalar que los cheques pendientes de cobro a las fechas de conciliación obedecen a demoras en el cobro por parte de los organismos de recaudación de las retenciones impositivas. UEP de Mendoza: Sin comentario. UEP de Misiones: En cuanto a las partidas pendientes, hemos realizado oportunamente los trámites administrativos en tiempo y forma, se han cancelado obligaciones emergentes de nuestras operaciones, entendiendo que si a la fecha no se han presentado al cobro algunos cheques es porque el beneficiario lo ha extraviado, quedando en la conciliación pendiente de cobro hasta tanto recibamos otras instrucciones. UEP de Chubut: La existencia de partidas pendientes no anuladas, responde en cada caso en particular a motivos perfectamente válidos y explicables, por ejemplo, la no conclusión de los hechos que dan origen a la partida, la anulación de los actos originarios, o el desestimiento de su consecución, habiéndose remediado dicha situación a la fecha. d) De acuerdo a los registros contables tenidos a la vista existen cheques ingresados al banco hasta 120 días después de su emisión en las provincias de Buenos Aires, Catamarca, La Pampa Salta y Misiones. 19 Comentarios: UEP de Bs. As.: La observación planteada sería imposible toda vez que los cheques fiscales en nuestra provincia tienen una validez de 60 días a partir de su emisión, hecho que de ser así sería automáticamente rechazado por el banco. UEP de Catamarca: Sobre cheques ingresados al banco hasta 120 días después de su emisión es debido a que en algunos casos los consultores no residen en Catamarca demorando el retiro de los cheques (haciendo necesaria su actualización) y en otros se demoró el depósito de cheques destinados al Fondo de Reparo que se encontraban a la espera de la apertura de una cuenta corriente donde se depositarían los mismos. UEP de La Pampa: En todos los casos la demora en el cobro se ha producido por motivos particulares de sus beneficiarios (ausencias temporarias de la provincia, motivos de enfermedad ). Al presentarse en esta UEP a explicar la situación y dado que el monto no era significativo, por medio de un endoso se procedió a actualizar la fecha para que pudieran ser presentados al cobro. UEP de Salta: Corresponden en su mayoría a cheques de viáticos no cobrados; procederemos a corregir dicha situación a la brevedad. UEP de Misiones: Las razones por las cuales se producen estas situaciones no están bajo el control de esta Unidad, por cuanto una vez emitido el valor, el beneficiario administra los tiempos de presentación para su cobro respectivo. e) El libro banco en Catamarca y San Luis no se registra en forma correlativa en cuanto a fecha y número de cheque. Comentarios: UEP de Catamarca: Ello se ha producido sólo en algunos meses y se han adoptado los recaudos para evitar su reiteración. UEP de San Luis: Los pagos se han efectuado correctamente, de acuerdo a las órdenes de pago, no así la registración en el libro Banco de la correspondiente cuenta. 20 Se han tomado las medidas pertinentes para que este error de registración no se vuelva a cometer. f) Las conciliaciones realizadas por las Provincia de Mendoza enumeran un considerable número de partidas pendientes identificadas como errores cometidos por el banco. No obstante no se tuvo a la vista constancia alguna de reclamos efectuados por la UEP, teniendo en cuenta que el banco acepta reclamos dentro de los 30 días de la emisión del extracto correspondiente. Comentario UEP de Mendoza: Todas las partidas mencionadas fueron reclamadas en varias oportunidades tanto al jefe de cuentas corrientes como al gerente de la sucursal Mendoza del Banco de la Nación. Ante la falta de respuesta, en el ejercicio 1999 fueron reclamadas nuevamente por nota. Al día de la fecha aún se tramita la conciliación de esos movimientos con el Banco. g) No se efectuó la registración en el libro banco de la provincia de Mendoza de 8 (ocho) cheques de numeración correlativa que fueron anulados. Comentario UEP de Mendoza: Por un error involuntario en la carga del libro banco, no se los incluyó. Este error, de forma, de ninguna manera afecta el saldo de la cuenta de referencia y puede ser subsanado mediante una nota explicativa en el libro Banco. h) No se respeta la correlatividad numérica de los cheques para su emisión en la Provincia de Salta. Comentario UEP de Salta: Sin comentario. 21 i) La conciliación del mes de noviembre de la cuenta de fondos locales de Salta parte de un saldo según extracto bancario que no es el que corresponde, incluyéndose como partida conciliatoria comisiones bancarias inexistentes. Comentario UEP de Salta: Se debió a un error de lectura en el extracto bancario, el cual se subsanó en la conciliación del mes de diciembre. j) El saldo al inicio que figura en el libro banco de la cuenta fondos BID de la UEP de Salta no coincide con el saldo al cierre del ejercicio 1997 que fue analizado por esta Auditoría. A su vez, no coinciden los saldos al cierre de cada período mensual entre el mayor contable y el libro banco. Al cierre (31/12/98) esta diferencia asciende a $ 369,60 y surge de errores aritméticos en el libro banco en el mes de julio 1998. Comentario UEP de Salta: Procederemos a corregir la mencionada conciliación. Recomendación: Realizar los controles, procedimientos y reclamos necesarios a fin de obtener información confiable del Proyecto, evitando mantener partidas conciliatorias por largos períodos. 3) RUBRO OBRAS Y CONSTRUCCIONES a) Provincia de Buenos Aires. Observaciones: 1) Se pudo verificar que en las licitaciones públicas nacionales LPN N° 03/97, 26/97, 31/97, 41/97, 43/97 y 45/97 se registraron atrasos con respecto a los plazos previstos (10 días), entre las notificaciones de adjudicación y la firma del contrato, una de las cuales se efectuó 21 días después de la citada notificación. 22 2) Los recibos correspondientes a las firmas contratadas a través de las LPN N° 39/97, 41/97 y 45/97 no cumplen con las formalidades previstas en la Resolución N° 3419 DGI-AFIP. 3) No se tuvo a la vista la justificación de la extensión del plazo de ejecución de los trabajos de la obra N° 3 correspondiente a la LPN N° 61/97. 4) No consta en los expedientes tenidos a la vista la justificación y la autorización para contratar a través de dos licitaciones públicas las obras que por nota UCN PRISE N° 5960 del 21/11/97 debían realizarse a través de las Licitaciones Privadas N° 23/97, 25/97, 28/97 (que fueron unificadas en la Licitación Pública Nacional N° 60/97) y las Licitaciones Privadas 10/97, 11/97 y 18/97 (unificadas en la Licitación Pública Nacional 61/97). Comentarios de la UEP de Buenos Aires: 1) Si bien existió la demora de la firma de los contratos, en la mayoría se observó que faltaba la certificación de firma ante escribano público del representante técnico de la obra. Cabe destacar que las empresas contratistas tuvieron muy buen desempeño en la etapa de ejecución siendo todas obras de muy buena calidad técnica, vale decir que la demora en la firma de sus respectivos contratos fueron a nuestro entender, justificables, por lo que no merecían dichos contratos ser encuadrados en la cláusula del pliego que establece que para situaciones similares debe dejarse sin efecto la adjudicación. 2) Sin comentario. 3) Se tramitó una neutralización del plazo contractual original, a pedido de la Dirección de Educación Inicial que postergó el vencimiento del contrato al 20/11/98. La obra tuvo fecha de terminación 25/02/99 por lo que corresponde aplicar una multa equivalente a 97 días que al no haber sido depositada por la 23 empresa se procederá a la ejecución de la póliza de fondo de reparo y fiel cumplimiento del contrato. 4) Sobre la base principal de potenciar la participación de oferentes, se optó por realizar una licitación pública agrupando a tres jardines de infantes de zonas aledañas, poniendo la alternativa que las empresas podían cotizar una, dos o las tres obras, fundamentalmente de acuerdo a su capacidad técnica-financiera vigente al momento de presentación de las ofertas. En definitiva se decidió el llamado a licitación pública y con sus publicaciones se mejoró las participaciones. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al Proyecto y verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los Pliegos de Bases y Condiciones respectivos así como también de la normativa fiscal vigente. b) Provincia de Salta Observaciones: 1) La documentación de las licitaciones públicas nacionales que fueran objeto de análisis no forma parte de un expediente único, siendo archivada en carpetas separadas sin la correspondiente foliación. 2) No se tuvieron a la vista las ofertas presentadas por tres de las empresas que participaron de la licitación pública LPN 07/97, ni el sobre N°1 (oferta técnica) de la oferta perteneciente a la firma resultó adjudicataria en la licitación pública 16/97. 3) En las licitaciones LPN N° 07/97, 12/97, 18/97 y 19/97 se registraron atrasos con respecto a los plazos previstos, entre las notificaciones de adjudicación y la firma del contrato, una de las cuales se efectuó 42 días después de la citada notificación. 4) Los recibos y facturas correspondientes a las firmas contratadas a través de las licitaciones LPN 16/97 y 19/97, así como los recibos de la empresa adjudicataria de la licitación 18/97 no cumplen con las formalidades previstas en la Resolución N° 3419 DGI-AFIP. 24 5) Se pudo observar en varios casos de la muestra analizada que las facturas emitidas por las firmas contratistas son de fecha posterior a la de emisión de la correspondiente orden de pago. 6) Existe un error en el cálculo de las retenciones de ganancias practicadas, ya que se tomó como base imponible el monto bruto del certificado sin deducir el fondo de reparo retenido (no fue efectivamente pagado). 7) No forma parte del expediente de la Licitación Pública Nacional 07/97 tenido a la vista, la NOTA UCN-PRISE N° 4051 del 11/09/97 en la cual se expone que la Comisión de Evaluación de Ofertas de la UEP que intervino en la mencionada licitación consideró que la situación económica financiera de la firma que resultó adjudicataria no ofrecía garantías suficientes; tampoco se encontraban en el expediente los memorandos elaborados por la UCN que dieron lugar a la posterior adjudicación. Asimismo cabe aclarar que fueron solicitados a la UCN por Memorando N° 15 del 29/06/99 la oferta técnica y económica (sobres N° 1 y 2) de la mencionada firma adjudicataria a fin de ampliar el análisis llevado a cabo en la UEP provincial; los mismos no nos fueron proporcionados. Comentarios de la UEP: 1) La metodología utilizada hasta el año 1998 no preveía el archivo de las propuestas no ganadoras en el legajo de la licitación, por lo que las mismas se mantenían en un legajo adjunto, situación que hemos modificado en las presentes licitaciones. La falta del correspondiente foliado ha sido subsanada en el presente ejercicio. 2) En relación a los sobres peticionados, nos encontramos abocados a verificar en los registros si los mismos fueron remitidos oportunamente a la UCN. 3) Estos atrasos obedecieron a la gran acumulación de expedientes y trámites puestos a la firma del Sr. Ministro, los cuales requieren la previa verificación y control de otros sectores del Ministerio. 4) En la actualidad los pagos se efectúan según los términos establecidos por la Resolución 3419 y sus modificatorias de la AFIP-DGI. 25 5) Sin comentario. 6) Si bien el fondo de reparo no es efectivamente pagado al momento de efectuarse la orden, la factura es confeccionada por el monto total del certificado por lo que entendemos que la base imponible para la retención debe realizarse por el monto total facturado. 7) Hemos procedido a adjuntar al correspondiente legajo la documentación mencionada. Comentarios de la UCN: Sin comentarios. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al Proyecto y verificar el cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes. c) Provincia de Tucumán Observaciones: - Se pudo verificar un error en el cálculo de las retenciones de ganancias practicadas, ya que se tomó como base imponible el total facturado y no el importe neto de IVA (LPN 1/97). - Los recibos tenidos a la vista no cumplen con las formalidades previstas en la Resolución N° 3419 DGI-AFIP. Comentarios de la UEP: Con referencia a las retenciones de ganancias practicadas y a las formalidades de los recibos emitidos por el adjudicatario de la mencionada obra se toma debida cuenta, aclarándose que con respecto a los recibos se los reemplazó por los que sí cumplen con la referida resolución de la AFIP-DGI. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al Proyecto y verificar el cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes. 26 4) EQUIPOS Y MOBILIARIO a) Provincia de Buenos Aires Observaciones: 1) De las 5000 computadoras personales (PC) y 2500 impresoras adquiridas por la LPI 01/97 y que fueran entregadas por los proveedores entre el 30/06/98 y el 14/09/98, a la fecha de nuestra inspección ocular (28/05/99) se hallaban pendientes de distribución el 18,88% de las PC (944 unidades) y el 60,08% de las impresoras (1502 unidades). De lo expuesto se puede deducir que ante la inexistencia de planes concretos de distribución, no se garantiza el cumplimiento de los fines para los cuales fueron adquiridos (“equipamiento informático de los establecimientos escolares de la Pcia. de Bs. As.”) en un plazo razonable quedando expuestos al deterioro por falta de uso y a la extinción del período de garantía. 2) En algunos casos no se tuvo a la vista la constancia de recepción por parte de la escuela de los bienes entregados. A su vez fueron hallados remitos de entrega que no tienen el sello del establecimiento receptor . Comentarios de la UEP de Buenos Aires: 1) Con relación a la distribución de los bienes, la UEP no es competente en la entrega de los mismos. De acuerdo al pliego de bases y condiciones los bienes fueron recibidos por la Dirección General de Cultura y Educación de la Provincia de Buenos Aires (Dirección de Servicios Generales), área que a su vez realizó la distribución del equipamiento. 2) En cuanto a que las constancias de recepción y remitos que respaldan la distribución de los bienes no se encuentran conformados por el responsable del establecimiento, cabe lo informado precedentemente. Recomendación: Realizar el seguimiento de las adquisiciones efectuadas con los fondos del Proyecto a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos del mismo. 27 b) Provincia de Salta Observaciones: 1) Se detectaron órdenes de compra que no guardan correlatividad con respecto a su fecha de emisión. 2) Las ofertas presentadas y las respectivas contrataciones de la Licitación Pública Nacional 02/98 no se encuentran integramente archivadas formando parte de un expediente debidamente foliado. 3) No se tuvieron a la vista al momento de nuestra visita en campo ni con la documentación enviada a posteriori los presupuestos presentados para el concurso de precios que originó la orden de compra N° 44. La documentación que nos fuera proporcionada oportunamente es de fecha posterior a la de la referida orden de compra. 4) Existe un error en el cálculo de las retenciones de ganancias practicadas, ya que se tomó como base imponible el total facturado y no el importe neto de IVA. Comentarios de la UEP de Salta: 1) La metodología utilizada hasta el corriente año no preveía una persona encargada de la emisión de las correspondientes órdenes de compra, por lo que cada área generaba la orden según sus registros lo que generó la falta de correlatividad respecto de las fechas de emisión, situación que hemos unificado a partir del presente año. 2) La metodología utilizada hasta el año 1998 no preveía el archivo de las propuestas no ganadoras en el legajo de la licitación, por lo que las mismas se mantenían en un legajo adjunto, situación que hemos modificado en las presentes licitaciones. La falta del correspondiente foliado ha sido subsanada. 3) Los presupuestos del concurso se encuentran debidamente archivados en el correspondiente legajo. 4) En lo sucesivo procederemos a realizar las retenciones de ganancias conforme a vuestra observación. 28 Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al Proyecto y verificar el cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes. c) Provincia de Tucumán Observaciones: 1) El acta de apertura incluida en el expediente correspondiente al concurso de precios N° 04/97 que se tuvo a la vista, es provisoria y no identifica a ningún firmante por parte de la UEP. 2) No se tuvo a la vista el acta de recepción de los bienes adquiridos a través del concurso de precios N° 04/97. 3) La UEP no utiliza un formulario preimpreso de órdenes de compra; sólo envía notas a los adjudicatarios sin numeración alguna. Comentarios de la UEP de Tucumán: 1) Sin comentario. 2) No existe acta de recepción. 3) Si bien la orden de compra no es un formulario preimpreso contiene todos los requisitos necesarios para cumplir con la obligación que impone el acuerdo de partes para exigirse mutuamente la entrega de los bienes y la forma de pago de los mismos. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas a las adquisiciones, dejando constancia en los archivos correspondientes. d) Unidad Coordinadora Nacional Observación: No se tuvieron a la vista las ofertas técnicas y económicas correspondientes a la LPN 01/97 de la Provincia de Entre Ríos, ni las ofertas técnicas de la LPN 11/97 de la Provincia de Santa Fe y de la LPN 01/97 de la Provincia de Río Negro. Cabe aclarar que la mencionada documentación se refiere a adquisiciones 29 realizadas por el Pacto Federal Educativo y que se utilizó como aporte de contrapartida del Proyecto. UCN: Sin comentarios Recomendación: Arbitrar los medios necesarios para contar con la documentación de respaldo de las inversiones registradas por el Proyecto 5) PROYECTOS INNOVADORES a) Provincia de Buenos Aires Observaciones: 1) No se tuvieron a la vista las planillas de rendición correspondientes a varios de los proyectos analizados. Asimismo, los listados que nos fueran suministrados con este carácter, en su mayoría, no tienen fecha de presentación ni indican a que rendición pertenecen. 2) En algunos casos las facturas presentadas por las escuelas como respaldo de gastos no hacen referencia alguna al establecimiento. 3) El acta convenio celebrada entre la UEP y la institución beneficiaria en ningún caso indica el monto aprobado para el desarrollo del proyecto en cuestión. Comentarios de la UEP de Buenos Aires: 1) Si bien la cantidad de establecimientos y facturas involucradas es de una envergadura por demás considerable para el seguimiento y el control específico, no nos consta la ausencia en los expedientes de las planillas de rendición correspondientes. 2) Todas las facturas son acompañadas de su correspondiente planilla de rendición donde si figura la identificación de la escuela; advertimos que podrían existir casos excepcionales donde se haya obviado la identificación de la escuela en el correspondiente documento comercial. 30 3) En lo que respecta al convenio celebrado entre la escuela y la UEP, estos se firman posteriormente a la selección de los proyectos y cumple con la finalidad de poner en marcha el diseño, el desarrollo y posteriormente el ajuste del proyecto innovador. Debido a que los proyectos por su dinámica exigen reformulaciones y ajustes, no es posible determinar previamente dicho monto. Recomendación: Verificar el cumplimiento del Reglamento Operativo del Programa en cuanto a los montos autorizados por Proyecto Innovador y a los controles a ser llevados por la UEP. b) Provincia de Tucumán Observaciones: 1) En algunos casos las facturas presentadas por las escuelas como respaldo de gastos no hacen referencia alguna al establecimiento. 2) Se pudo observar que existen 5 (cinco) colegios que tienen en ejecución 2 (dos) proyectos cada uno que no cumplen con la matrícula requerida según lo estipulado en el Reglamento Operativo (1 proyecto cada 500 alumnos). A su vez sólo se tuvo a la vista el acta firmada por uno de los proyectos, sin poder contar con ninguna constancia que respalde la ejecución del otro. Comentarios de la UEP de Tucumán: 1) En los casos de facturas que corresponden a las instituciones, éstas siempre acompañan a la planilla de rendición de gastos del proyecto donde se totalizan los mismos, en dichas planillas constan firmas y sellos de los responsables de la institución y del proyecto. 2) Realizada la evaluación de los proyectos presentados se observó que algunas instituciones contaban con más de un proyecto interesante y factible de realizarse si se organizaban los presupuestos. 31 En el Reglamento Operativo se establece una única asignación de fondos por institución. Estudiada la posibilidad antes mencionada, se propuso a cada una de estas instituciones, implementar ambos proyectos realizando los ajustes correspondientes en los gastos e inversiones en cada uno de ellos. Desde el punto de vista práctico, se solicitó a esas instituciones que realicen las rendiciones de cuenta de cada proyecto por separado, aunque correspondan a una única institución y cuenta de caja de ahorro. Por lo anteriormente explicitado se interpreta que sólo se cuenta con un convenio por institución donde consta el número de proyecto seleccionado. Recomendación: Verificar el cumplimiento del Reglamento Operativo del Programa en cuanto a los requisitos, montos autorizados por Proyecto Innovador y a los controles a ser llevados por la UEP. BUENOS AIRES, 11 de noviembre de 1999 32 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - test o prueba de transacciones; - análisis de legajos de consultores y de antecedentes licitatorios; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto; - reconciliaciones y circularizaciones bancarias; - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - inspecciones oculares; - cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período; - como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 33 El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros: - 100% del movimiento 1998 de la Cuenta Especial y - el 26,06 % del movimiento del ejercicio 1998 del rubro Inversiones del Estado de Activos y Pasivos del Proyecto al 31/12/98 ( correspondiente a la UCN y a las UEP’s de Buenos Aires, Salta y Tucumán), así como su contrapartida en el Pasivo y el Patrimonio, . Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas cabe destacar que tanto la Unidad Coordinadora Nacional como las Unidades Ejecutoras Provinciales auditadas, no opusieron reparos a la gestión de esta auditoría, otorgando las facilidades que posibilitaron la realización de las tareas de campo. BUENOS AIRES,.11 de noviembre de 1999 34