2005_155info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/99/004
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA
ATENDER LA PROBLEMÁTICA DEL AÑO 2000”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/99/004.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2004, correspondientes al Proyecto N° ARG/99/004
"Proyecto de Asistencia Técnica para Atender la Problemática del Año 2000", llevado adelante
a través de la UCP creada al efecto en el ámbito de la Subsecretaria de la Gestión Pública
dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros, de acuerdo al Documento suscripto el 07
de octubre de 1999 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4423-AR “Proyecto de Modernización del Estado”, suscripto el 29 de marzo de 1999 entre
la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos (movimientos del ejercicio y acumulado) al
31/12/04, expresado en dólares estadounidenses.
1
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos (movimientos del ejercicio y acumulado) al
31/12/04, expresado en pesos.
c) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/04,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
d) Cuadros (1 y 2) y Notas (1 y 2) a los estados financieros.
e) Información Financiera Complementaria que incluye:
- Copia del Listado “Informe combinado de gastos” y Anexos III y IV, por el
ejercicio finalizado el 31/12/04, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del
PNUD y conciliado y certificado por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP).
La información en pesos se encuentra expresada al tipo de cambio operacional fijado por
el PNUD. Fue confeccionada por la Unidad Coordinadora del Proyecto y es de su
exclusiva responsabilidad. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Los estados financieros fueron presentados a esta auditoría con fecha 29/07/05 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 01/04/05 y el 30/06/05 y el
29/07/05.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con
2
las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismo de las Naciones Unidas respecto al costo de auditoría (línea 16.97.
USD 3.770,81).
b) No se obtuvo respuesta al pedido de confirmación del saldo disponible en PNUD,
solicitado por Nota DCEE Nº 214/05 del 12/09/05 y que según se expone en I- c)
precedente, Nota 2. B), asciende al 31/12/04 a USD 449.412,66 ($ 1.472.469,85). Al
respecto, téngase en cuenta lo expuesto en el último párrafo de la citada Nota –Costo
de Administración PNUD-, donde se señala que el proyecto no registro los costos de
administración por USD 65.412,67.
c) En el presente ejercicio el PNUD implementó un nuevo sistema de registración
(ATLAS) con una estructura diferente al que venía aplicando (nueva denominación
de las cuentas contables, agrupación de las cuentas por actividad y división de las
erogaciones por fuente de financiamiento) y a través del cual se emitió el “Informe
Combinado de Gastos” (CDR) detallado en I- e) precedente.
Al respecto, y como consecuencia de ello, tal como surge de la Nota 2. D) a los
estados financieros, se plantearon discrepancias entre la información determinada por
el Proyecto y la emitida por PNUD en el citado CDR en cuanto a la fuente financiera
utilizada -2. D)- como así también a las cuentas utilizadas para la registración de las
erogaciones (2.D.1.).
III- ACLARACIONES PREVIAS
3
a) En el cuadro 1, tanto en Disponibilidad de fondos al inicio (31/12/03) como en
disponibilidad de fondos al cierre (31/12/04), se incluyen los saldos de la cuenta
Banco Nación Argentina - Jefatura de Gabinete de Ministros 2500/305- USD 4423 –
por $ 78.711,24 y $ 1.732.787,14, respectivamente, que no corresponden al
Programa PNUD.
b) EN el cuadro 2, Aporte BIRF, se detallan los desembolsos del Banco al Programa.
c) Con fecha 24 de agosto de 2005 la Fiscalía de Investigaciones Administrativas
resolvió; sobre el expediente Nº 21.264 caratulado “Unión Argentina de Proveedores
del Estado s/denuncia s/irregularidades relacionadas con procedimientos licitatorios
internacionales en diversas reparticiones oficiales” respecto a la aplicación del
beneficio de franquicia diplomática para el ingreso y despacho a plazo de bienes
importados, solicitar a los organismos oficiales intervinientes “…dispongan la
adopción de las medidas a su alcance para evaluar y corregir la situación expuesta en
las considerandos” (Situación expuesta precedentemente).
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a) y
b) precedentes y sujeto a lo expuesto en II- b) y c), los estados financieros, notas anexas
e información financiera complementaria detallados en I-, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/99/004 "Proyecto de Asistencia
Técnica para atender la Problemática del año 2000" al 31 de diciembre de 2004, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos
en el Documento de Proyecto de fecha 07/10/99 y posteriores revisiones.
4
Con relación a lo estipulado en el apartado B del Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el
párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña
al presente Informe.
BUENOS AIRES, 17 de septiembre de 2005.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/99/004
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA
ATENDER LA PROBLEMÁTICA DEL AÑO 2000”
(Ejercicio finalizado el 31/12/04)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos,
notas anexas e información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2004, correspondientes al Proyecto N° ARG/99/004 "Proyecto de Asistencia
Técnica para Atender la Problemática del Año 2000", han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Coordinadora del Proyecto
(UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, ha
surgido lo siguiente:
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
Indice
B) 2)
B) 5)
Título
Caja chica –naturaleza de los gastosConsultores –procesos de selección-
6
Página
8
13
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/04
SISTEMA CONTABLE
Observación: Se mantiene la observación del ejercicio anterior respecto a que el sistema
contable implementado por el Proyecto no prevé la emisión de las órdenes de pago las cuales
son realizadas manualmente. Como consecuencia de ello, en algunos casos se observaron
diferencias entre el importe consignado en la orden de pago y el registrado contablemente.
Comentarios de la UCP: A partir del ejercicio 2005 el Proyecto cuenta con un Sistema
Contable integrado que prevé la emisión de órdenes de pago a través del mismo.
Recomendación: Implementar el sistema integrado, tal cual se expone en el comentario.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Registros y Documentación.
Observaciones:
a) Se han verificado órdenes de pago, facturas y recibos con errores de forma (tipeo del
año, fechas, mes facturado, enmiendas, tachaduras, etc.).(Ej. OP 2493, 2507, 2524,
2574)
b) Se detectaron errores de tipeo en las leyendas de algunos asientos contables. (Ej.
Asiento N° 334, 2502).
c) Al llevar un sistema de emisión de órdenes de pago manual se producen discrepancias
contables y los archivos de las órdenes de pago mencionadas.
d) Se han observado órdenes de pago, con su correspondiente cheque emitido, que fueron
anuladas y que no fueron contabilizadas.
e) No se expuso contablemente la reposición de la última Caja Chica del año 2004.
Comentarios de la UCP:
7
a) , b) y d) Se toma nota de la observación y se mejoraran los controles realizados.
c) Se toma nota de la observación y se informa que a partir del ejercicio 2005 se ha
implementado un nuevo sistema que permite la integración de todos los procesos, por
lo cual se subsana la diferencia en la información.
e) Se registró directamente la reposición contra el gasto, sin registrar el movimiento en
Caja Chica. Considerando la observación se procedió a registrarlo en la cuenta
correspondiente.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información.
2) CAJA CHICA
Observaciones:
a) Existen comprobantes de gastos emitidos a Consumidor Final sin especificar como
destinatario el nombre del Proyecto.
b) Se incluyen gastos cuyos conceptos no están autorizados a realizarse con
financiamiento externo.
c) Se adjuntan comprobantes que no especifica que se adquiere (tickets).
d) No se expone en la documentación que respaldan los gastos el sello con la leyenda
“PAGADO”, no quedando de esta forma anulada la documentación a efectos de evitar
que ingrese nuevamente al circuito de pago.
e) Se incluye un gasto pagado con tarjeta de débito (07/08/04, sábado).
El cuadro que sigue ilustra sobre las observaciones precedentes:
8
REND. N°
FECHA
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
4
4
4
4
4
6
6
9
9
9
05/01/2004
05/01/2004
07/01/2004
07/01/2004
07/01/2004
13/01/2004
15/01/2004
20/01/2004
20/01/2004
20/01/2004
04/05/2004
14/05/2004
20/05/2004
31/05/2004
01/06/2004
07/08/2004
09/08/2004
15/11/2004
23/11/2004
25/11/2004
CONCEPTO
IMPORTE $
Mercado de la Oficina S.A. - Útiles
CHARLIE - Gastos de librería
Supermecado SAFARI - Víveres
Lavieri Hnos. S.H. - víveres
Librería Lavalle - Útiles
Supermecado SAFARI - Víveres
Mercado de la Oficina S.A. - Útiles
CHARLIE - tarjetas con escudo
CHARLIE - Sello
Supermecado SAFARI - Víveres
Supermecado SAFARI - Víveres
Supermecado SAFARI - Víveres
Supermecado SAFARI - Víveres
Supermecado SAFARI - Víveres
Farmacity SA - Botiquin
Silmar - Bazar Supermecado SAFARI - Víveres
Dark Group S.A. - Atención a terceros
La Piedad - Atención de terceros
SAFARI - Atención a terceros
20,55
31,00
23,30
7,40
11,20
12,89
25,98
25,00
16,00
11,80
45,63
18,39
23,02
41,24
33,04
81,60
42,14
49,50
8,40
26,35
OBS.
ayd
ayd
b, c y f
byd
cyd
byd
ayd
ayd
ayd
byd
byd
b, c y d
byd
byd
byd
b, d y e
byd
cyd
byd
byd
Comentarios de la UCP:
a), d) y e) Se toma nota de la observación y se mejoraran los controles realizados.
b) Con relación a los gastos de consumo cabe destacar que el Manual de Desembolsos del
Banco Mundial en su Capítulo 4 punto 4.3 Tipo de Gastos establece “en el Convenio
de Préstamo (generalmente en el Anexo 1) se especifican los porcentajes de los gastos
que han de financiarse y se proporciona la definición jurídica de los mismos”. Asimismo
en la Segunda Enmienda del Préstamo en el Documento Adjunto 1 – Anexo 1 – Retiro
de Fondos del Préstamo punto A inciso 2 ítem c) se establece “el término “Gastos
Operacionales” significa erogaciones requeridas para la operación de la UCP tales como
útiles y costos de comunicación”.
c) Con relación a estos comprobantes, se destaca que se trata de tickets, los que no
preveen la inclusión del producto que se está adquiriendo, no obstante ello, se toma
nota de la observación y se tendrá en cuenta para futuras adquisiciones
Recomendaciones:
• Dar cumplimiento a la normativa sobre el uso y disposición de la caja chica.
9
• Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria.
• Tener en cuenta, al momento de categorizar los gastos realizados, la fuente de
financiamiento utilizada para solventarlos. Si bien en la Segunda Enmienda del
Préstamo en el Documento Adjunto 1 – Anexo 1 – Retiro de Fondos del Préstamo
punto A inciso 2 ítem c) se establece el término “Gastos Operacionales” significa
erogaciones requeridas para la operación de la UCP tales como útiles y costos de
comunicación” la observación apunta a que se verificaron gastos tales como: “Te Green
hills, Café la Virginia, Queso San Regin, Leche Nestle, Facturas, productos de Bazar,
etc.” que no están autorizados a realizarse con financiamiento externo.
3) PASAJES Y VIÁTICOS
Observaciones: Solicitud de Viáticos N° 011/2004: El Recibo N° X 01-06484 de fecha
01/07/04 por un importe de $ 1.510,61 que cancela la factura N° B 02-013832 de fecha
26/05/04 de la empresa “Buenos Aires Tour Service” por un importe de $ 1.663,94 , no
aclara que además recibió un Certificado de Exención de IVA por la diferencia. (Cert. N°
49653)
Comentarios de la UCP: Los certificados son emitidos por el PNUD con posterioridad
a la fecha de pago, motivo por el cual extiende el recibo por el total de la factura y firma
una copia del certificado pertinente cuando lo recibe como constancia de la entrega del
mismo. Se produjo un error en el recibo de ésta factura, se toma conocimiento de la
observación.
Recomendaciones: Extremar los controles a efectos de evitar situaciones como las
planteadas.
10
4) BIENES
Concurso de Precios N° 02/2004 “Adquisición de Equipamiento Informático para el
Proyecto”. Monto del Contrato $ 216.359,88.
Observaciones:
a) No consta entre los antecedentes el criterio utilizado para la elaboración de la lista corta
de posibles proveedores.
b) El día 25/03/04 se envía vía fax una nota a los posibles proveedores solicitando
aclaración sobre las garantías de los productos. No hay constancia de envío a la firma
“COMPUWORLD S.R.L.”.
c) Propuestas Económicas:
DINATECH S.A. y COMPUMUNDO S.A.: No se tuvo a la vista la documentación
solicitada en el punto 3.4 del Pliego de Bases y Condiciones para la Adquisición de
Bienes (“Documentación autenticada relativa a la constitución o condición jurídica del
oferente...”).
d) En ningún caso consta la fecha de emisión en las órdenes de compra emitidas.
e) Acta de Recepción:
1. NOVADATA S.A.: No se tuvo a la vista para el ítem N° 9 (Switch de 8 bocas).
2. DATAWAVES S.A.: No se tuvo a la vista para el ítem N° 4 (Servidor – 2 x Intel
Xeon (3,2 GHz; 4 GB RAM, HD: 300 GB – RAID: 0+1), según Remito N° 1958 de
fecha 20/08/04.
Comentarios de la UCP:
a) No se comparten la observación realizada.
Cabe destacar que la realización de un proceso de pre-selección de firmas consultoras
para la compra de bienes informáticos “estándar” donde el criterio de evaluación será el
basado en “menor precio”, no es obligatorio según el Manual Operativo del Proyecto y
el Manual del PNUD.
Sin embargo la UCP, realizó un testeo de mercado a distintas empresas a través de
notas y de consultas telefónicas en la que se requería la información sobre plazos de
11
entrega y de garantía que estaban dichas empresas en condiciones de cumplimentar.
Esta información fue solicitada a fin de poder elaborar el Pliego de Bases y Condiciones
con fechas “realistas” y en virtud de una necesidad extrema de contar con dicho
equipamiento por parte de los distintos equipos técnicos del Proyecto. Este testeo de
plazos fue parte del proceso de pre-selección que realizó la UCP para el Concurso N°
02/2004.
b) Sin Comentarios.
c) Se toma conocimiento de las observaciones realizadas y se tomará recaudos en el
futuro. No obstante cabe destacar que ninguna de las dos propuestas económicas de las
firmas DINATECH S. A y COMPUMUNDO S. A. fueron analizadas en la evaluación
final ya que no presentaban menor precio en ninguno de los ítems cotizados.
Adicionalmente se informa que DINATECH presentó copia fiel del original y no copia
autenticada de la documentación requerida en el punto 3.4 del Pliego de Bases y
Condiciones para la Adquisición de Bienes (“Documentación autenticada relativa a la
constitución o condición jurídica del oferente...”).
d) Se toma conocimiento de la observación realizada. Sin embargo se informa que en
todas las órdenes de compra consta la fecha de recepción de las mismas, y una leyenda
en la cual se indica el plazo de entrega del ítem adjudicado a partir de la recepción de
dicha orden de compra.
e) Se toma conocimiento de las observaciones realizadas y se tomará recaudos en el
futuro.
Recomendaciones:
• Incluir en los antecedentes documentales de futuras adquisiciones y/o contrataciones el
método utilizado para la elección de posibles proveedores. Cabe aclarar que en la
observación no se expresa que no hubo “un proceso de pre-selección de firmas
consultoras para la compra de bienes informáticos” sino que simplemente se destacó
que no consta el proceso realizado para la selección.
• Extremar los controles a efectos de evitar situaciones como las planteadas.
12
5) CONSULTORES INDIVIDUALES.
Observaciones:
Procesos de Selección
1.
En algunos de los curriculum vitae de la terna de selección no consta el sello con la
fecha de recepción de la Unidad Ejecutora de Préstamo.
2.
En varios casos no consta la fecha de emisión en los currículos de los ternados.
3.
No coinciden los puntajes obtenidos por los ternados según se exponen en el acta y
en la planilla de evaluación.
4.
Se verificó la presentación de currículos con fecha posterior a la de realización del
acta de evaluación.
5.
En algunos casos para la selección de consultores se han formado ternas con
profesionales y no profesionales, siendo la búsqueda orientada a un Profesional,
quedando evidenciado a quien se dirige la contratación.
6.
En un caso el acta de evaluación no posee fecha.
7.
En un caso en el cuadro de evaluación se le asignan a los 3 ternados 10 puntos por
poseer título universitario, cuando dos de ellos no los son.
Contratos
8.
No se tuvo a la vista la segunda enmienda del contrato en un caso.
9.
Surge del contrato respectivo “...... de profesión ______________”(ESPACIO EN
BLANCO). El consultor no acredita título profesional.
Legajos
10. En el caso de consultores con la condición de responsables inscriptos frente el
impuesto al Valor Agregado (IVA), no se especifica en las facturas o en los recibos,
(si los hubiere), el importe recibido por el pago de los servicios prestados. (Control
15, 42, 45)
11. En un caso no se tuvo a la vista la constancia de inscripción ante la AFIP.
12. Al día de la fecha no se encuentra en el expediente del consultor seleccionado, el título
profesional, habiendo acreditado título en trámite con fecha 09/02/04.
13. En dos casos no consta en la declaración jurada la fecha de firma del consultor.
13
14. En un caso no se tuvo a la vista la Resolución o Decisión Administrativa aprobatoria
del contrato.
Informes
15. En la mayoría de los casos no consta el sello de recepción en los informes presentados
por los consultores, según el cronograma estipulado.
16. En tres casos no consta el memorando con la “Aprobación” del Informe Final.
17. En dos casos, las fechas de presentación de los informes cambiaron a partir de una
enmienda al contrato de fecha 01/06/04, no coincidiendo las fechas de presentación
real de los informes con los términos de referencia de la citada enmienda, por lo tanto
algunos pagos, principalmente de los períodos agosto/04 y noviembre/04, no se
realizaron contra entrega de informes que los avale.
18. En la mayoría de los casos la fecha de recepción, según consta en el sello expuesto en
la portada de los informes presentados por
los consultores, es anterior a la de
“presentación”.
19. En varios casos, la fecha de “presentación”, la cual surge de la portada en los
respectivos informes, es posterior a la del memorando de aprobación de los mismos.
20. En varios casos, el período en el informe presentado según fecha de presentación
expuesta en la portada, no se corresponde con los términos de referencia.
21. En la mayoría de los casos los informes “finales” presentados por el consultor fueron
aprobados mediante memorando respectivo, antes de la finalización del período
contractual.
22. En dos casos no se tuvieron la vista los informes finales.
23. En un caso no consta la firma del consultor en el informe presentado.
24. En dos casos no se identifica en el memorando de aprobación del informe final,
(memo 1350/2004) al responsable de su aprobación.
25. En un caso, no se tuvieron a la vista los informes de avance mensuales, según
términos de referencia.
Pagos
26. Se verificaron facturas que no poseen fecha de emisión o que la misma es incorrecta.
14
27. En algunas facturas/recibos tipo “C” no consta el número de cheque recibido por el
consultor.
28. Se verificaron facturas enmendadas, sin salvar.
29. Se encuentra mal expuesto en algunas facturas, el Nro de cheque recibido por el
consultor.
30. Las facturas presentadas por el consultor, Nros 001- 00000051/52/53/54/55/57, no se
corresponden con la numeración que consta al pie de las facturas (C 0001-00000001
al 50).
El cuadro del Anexo I ilustra sobre las observaciones realizadas sobre consultores
individuales.
15
CUADRO RESUMEN DE OBSERVACIONES DE CONSULTORES
NC
CONTRATOS
PROCESO DE SELECCIÓN
1 2 3 4 5 6 7 8
9
1
LS 234/2003
LS 058/2004
X
2
LS 281/2004
X
3
LS 042/2004
X X
4
LS 034/2004
X X
5
LS 219/2004
X
6
7
8
9
10
11
12
LO 03/2003
LO 02/2004
LS 347/2004
LS 125/2004
LS 229/2003
LS 012/2004
LS 240/2003
LS 069/2004
LS 229/2004
LS 047/2004
LS169/2003
LS 021/2004
X
X
X
X
LS 101/2004
X
X
17
LS 307/2004
X
18
LS 041/2004
X
X X
X
X
X
28
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
35
36
LS 350/2004
LS 112/2004
LO 031/2003
LS 074/2004
LS 168/2004
LS 239/2003
LS 089/2004
X
X
40
LS 051/2004
X
41
LS 241/2003
LS 070/2004
LS 348/2004
X
42
LS 274/2004
X
45
46
X
X
X
X
X X
44
X
X
X
X
LS 067/2004
172/2003
022/2004
231/2003
037/2004
117/2004
164/2004
X
X
34
LS
LS
LS
LS
LS
LS
X
X
X
43
X
X
X
X X
39
X
X
LS 048/2004
38
X
X
X
X
X
27
37
X
X
26
33
X
X
LS 095/2004
LS 233/2004
LS 038/2003
LS 029/2004
LO 033/2003
LS 094/2004
LS 154/2004
LS 002/2004
LS 238/2003
LS 088/2004
LS 127/2004
30
31
32
30
X
X
X
X
LS 017/2004
29
PAGOS
27 28 29
X
X
X
15
297/2004
170/2003
028/2004
103/2004
301/2004
166/2004
167/2004
339/2004
X
X
16
25
26
X
X
X
X
23
24
25
X
LS 148/2004
22
24
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14
21
23
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X
X
20
X
X
LS 246/2004
LO 025/2003
X X X
22
X
13
19
10
O B S E R V A C I O N E S
LEGAJOS
INFORMES
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
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16
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X
X
X
X
Comentarios de la UCP:
1.
(Comentario no procedente).
2.
En relación a los contratos de:
N° Control 3, 4 y 27: Se remite a la Aclaración General.
N° Control 31: Es correcta la observación, será tenida especialmente en cuenta en
futuros procesos.
N° Control 34: Es correcta la observación, será tenida especialmente en cuenta en
futuros procesos. Sin embargo, falta fecha en sólo uno de los CV de los ternados. En
ese CV, se informa de trabajos realizados a partir de agosto de 2003, por lo que se
puede inferir que, de todas formas, es un currículum actualizado (se presenta en dic
2003)
3.
Es correcta la observación, será tenida especialmente en cuenta en futuros procesos.
4.
La observación es correcta en el caso de un CV de la terna; será tenida especialmente
en cuenta en futuros procesos.
5, 6. y 7. Es correcta la observación, será tenida especialmente en cuenta en futuros
procesos.
8.
Se acepta la observación. Se informa que la misma ya ha sido archivada en el legajo
del consultor
9.
El contrato se imprime del linkeado de un documento principal a una base de datos,
encontrándose el campo Profesión vacío por no poseer dicho consultor título
universitario.
10. La confección de la factura responde a los requisitos exigidos por el PNUD, con la
finalidad de emitir los certificados respectivos, conteniendo toda la información
requerida de acuerdo al Manual del precitado organismo.
11. Se acepta la observación de la AGN. Se informa que se ha extraviado dicho
formulario. No obstante, el Proyecto ya ha regularizando dicha situación al imprimir
una nueva constancia de opción. Se toma conocimiento de la observación y se
realizará los refuerzos de controles necesarios para ejercicios futuros.
17
12. Se acepta la observación realizada por la AGN. El consultor ya ha regularizado la
situación entregando el título.
13. Todo contrato del Proyecto contiene dos declaraciones juradas distintas. La primera
corresponde a incompatibilidades de tipo laboral y la segunda a incumplimientos y
conflictos de intereses en función de los artículos 13, 14, 15 y 16, capítulo V de la Ley
25.188. En todos los contratos suscriptos en el ámbito de este Proyecto la primer
declaración se encuentra fechada y la segunda no. El caso de este consultor por lo
tanto es idéntico al del resto de los consultores del Proyecto.
14. Se acepta la observación de la AGN. Se informa que se ha regularizado dicha
situación al fotocopiar la Resolución aprobatoria de dicho contrato e incorporarla al
legajo del consultor. Se tomará mayor precaución para que no vuelva a suceder en el
futuro.
15. Se toma debida nota para evitar reiteraciones. Sin embargo, se desea aclarar que las
observaciones realizadas son excepcionales y corresponden a un 5 % de la muestra.
16. Se acepta la observación de la AGN. Se informa que se ha regularizado dicha
situación al fotocopiar la primera hoja del memorando de aprobación del informe final.
Se tomará mayor precaución para que no vuelva a suceder en el futuro.
17. La Segunda Enmienda al contrato del consultor se realizó a fin corregir un error en la
trascripción de los informes trimestrales y finales de la Primera Enmienda. Debido a
que la misma no se encontraba correctamente archivada, la AGN no pudo contar con
ella. A partir de la observación realizada en el punto 12, la Enmienda se archivó en el
legajo del consultor. Si bien a quedado solucionado, se toma en cuenta la observación
realizada.
18. Habitualmente los consultores imprimen en la portada la fecha de finalización del
período informado, pero lo presentan uno o dos días antes de esa fecha para su lectura
y aprobación. Se aclara por lo tanto, que la fecha del sello de la Unidad de
Administración del Proyecto es la de efectiva recepción y la de la portada indica el
período informado.
18
19. Como los informes se presentan antes de la fecha que figura impresa en la portada, la
aprobación también puede ser anterior a esa fecha. Sin embargo es posterior a la fecha
del sello de recepción del informe. La causa es la misma explicada en el punto 20.
20. Observación correcta. Se toma debida cuenta. Se debe a un error en la portada de
presentación del informe, donde dice 31 de octubre de 2004 debería decir 28 y 27 de
diciembre de 2004 respectivamente. Además de la lectura de los informes, surge la
referencia al trimestre correspondiente.
Se toma debida nota de la observación de la observación realizada. Se debe a un error
en la portada de presentación del informe, donde dice 31 de diciembre de 2003
debería decir 31 de marzo de 2004 y donde dice 23 de septiembre de 2004 debería
decir 23 de diciembre de 2004 respectivamente.
21. Se trata de los informes del mes de diciembre. Se presentan, según consta en el sello,
algunos días antes de fin de año y los memos de aprobación son del 29 o 30 de
diciembre.
22. Se toma debida nota de la observación realizada. No constaba en el legajo del
consultor el informe final a diciembre de 2004. Se informa que se ha regularizado la
situación al incluir el mismo en dicho legajo. Se tomará mayor precaución para que no
vuelva a suceder en el futuro.
23. Se toma debida nota de la observación realizada.
24. Se acepta la observación de la AGN. Se informa que se ha regularizado dicha
situación al fotocopiar la segunda hoja del memorando de aprobación del informe
final. Se tomará mayor precaución para que no vuelva a suceder en el futuro.
25. En todos los términos de referencia de los contratos de servicios del Préstamo BIRF
4423-AR, los informes trimestrales y finales son obligatorios por normativa del
Manual Operativo y del PNUD. Estos son los únicos medios que disparan pago.
Asimismo se informa que a pedido del Coordinador del Componente Sistemas
Educativos, el consultor debía presentar a su coordinador los informes de avance
mensuales y así se volcó en los términos de referencia anexos al contrato; pero estos
informes mensuales no son obligatorios ni necesarios presentar ante la Unidad
19
Ejecutora del Proyecto. Desde ya, consta en los archivos del Proyecto el memorando
de prestación correcta de servicios de acuerdo a los términos de referencia emanada
de la coordinación respectiva.
26., 27, 28, 29 y 30. Se toma conocimiento de las observaciones efectuadas en los
puntos, se mejorarán los controles a futuro.
Recomendaciones:
• Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
• Realizar las actas de evaluación para la selección de los consultores con la
documentación correspondiente, señalándose que al verificarse Curriculum Vitae
presentados con fecha posterior a la realización del acta de evaluación, evidencia falta
de claridad en el proceso.
• Conformar las ternas en forma equitativa respecto de la profesión que se quiere
contratar, evitando de esta forma dirigir la contratación.
• Procurar que los contratos no contengan espacios en blanco ni leyendas que no tengan
que ver con la condición del consultor contratado.
• Mantener archivos completos con la información que respalda el proceso de selección,
contratación, cumplimiento de los trabajos y pagos por parte de los consultores
contratados por el Proyecto.
• Fechar toda la documentación que es presentada por el consultor, que sea una
costumbre del proyecto fechar un documento y el segundo no, no es una practica
adecuada. (Observación 16)
• Respetar los cronogramas de presentación y recepción de informes, señalándose que la
observación realizada en el punto 18) recayó sobre el 45,65% de la muestra.
20
• Respetar y hacer cumplir los términos de referencia anexos al contrato que forman
parte del mismo respecto de presentación de informes de avance mensuales,
señalándose que si figuran en el contrato como requisito mensual si son obligatorios y
necesarios para disparar el pago.
BUENOS AIRES, 17 de septiembre de 2005.
21
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/99/004
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA
ATENDER LA PROBLEMÁTICA DEL AÑO 2000”
(Ejercicio finalizado el 31/12/04)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los
registros en moneda local y extranjera que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis de los movimientos bancarios;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios.
22
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes de fondos y el 31,34 % de las
aplicaciones, expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto, por el
ejercicio finalizado el 31/12/04, de acuerdo al siguiente detalle:
Línea Presupuestaria
Aplicaciones del
Importe muestra
% de incidencia
% de muestra
ejercicio en USD
en USD
del rubro
analizada
1,00
21,86
15- Viajes
21.741,22
16- Misiones
4.753,52
36.841,61
4.847,17
1,69
13,16
1.912.706,52
468.317,16
87,72
24,48
21- Subcontratos con Empresas Consultoras
78356,00
0,00
3,59
0,00
30- Capacitación y Becas
1.746,44
0,00
0,08
0,00
109.943,28
65.351,47
5,04
59,44
17- Profesionales Nacionales
45- Compras Locales
53- Varios
Totales
19.085,88
0,00
2.180.420,95
543.269,32
0,88
0,00
100,00
24,92
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Programa no obstaculizó nuestra
gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 17 de septiembre de 2005.
23