2001_209info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/013 “ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL
DESARROLLO DEL SECTOR MINERO ARGENTINO”
(Ejercicio finalizado el 7 de septiembre de 2001)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/013.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el periodo 01/01/01 al 07/09/01,
correspondientes al Proyecto N° ARG/96/013 “Asistencia Técnica para el Desarrollo del Sector
Minero Argentino”, de acuerdo al Documento suscripto el 26 de agosto de 1996 entre el
Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y
posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes de los Convenios de
Préstamo N° 3927-AR y 4282-AR (PASMA y PASMA II), suscriptos el 18 de octubre de 1995
y el 20 de octubre de 1998, respectivamente, entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el periodo 01/01/01 al 07/09/01,
expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
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- Copia de la “Situación Financiera al 07/09/01” emitida por la oficina Buenos Aires
del PNUD, en dólares estadounidenses, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto.
- Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/01 al
24/09/01, emitido por la Sede Central del PNUD en Nueva York, y certificado y
conciliado por la Unidad Coordinadora del Proyecto.
El estado expuesto en I- a) surge de registros contables llevados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue confeccionado por la Unidad Coordinadora del Proyecto y es de
su exclusiva responsabilidad.
Los estados definitivos fueron recibidos por esta Auditoría con fecha 21/09/01 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/08/01 y el 28/09/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
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adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a)
Con fecha 05/09/01 la Unidad de Coordinación procedió al cierre de la cuenta
corriente N° 0/808776/014, abierta en el Citibank N.A., transfiriendo al PNUD el
saldo de $ 537.233,46. La diferencia de $ 990,40 (USD 992) respecto a lo
informado en el estado mencionado en I- a) precedente corresponde a la deducción
del anticipo pendiente.
b)
En el estado mencionado en I- b) precedente se expone como fondos disponibles la
suma de USD 665.480.-. Al respecto se agrega “Conciliación situación Financiera
PNUD al 07/09/01 –PASMA I y II” sobre la cual se señalan las siguientes
discrepancias:
CONCEPTO
USD
Saldo disponible S/PNUD
665.480.-
Dif. Costo de Apoyo
S/ PNUD
1.631.351.-
S/ registros
1.479.645,28
151.705,72
Gastos comprometidos por PNUD no registrados
10.020.-
Gastos reg. Por UCP no rendidos a PNUD
(30.060.-)
Anticipos pendientes de rendición
(992.-)
Dif. S/determinar
0,92
Saldo disponible Créditos) S/UCP
796.152,81
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos identificado en I- precedente, expone razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/96/013 “Asistencia Técnica para el Desarrollo del Sector
Minero Argentino” por el periodo 01/01/01 al 07/09/01, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de
Proyecto de fecha 26/08/96 y posteriores revisiones.
La información financiera complementaria expuesta en I-b), excepto por lo mencionado
en el punto III- b) anterior, se presenta adecuadamente en sus aspectos significativos, con
relación al estado financiero citado en I- a), considerado en su conjunto.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente
Informe.
BUENOS AIRES, 9 de octubre de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/013
“ASISTENCIA TECNICA PARA EL DESARROLLO DEL
SECTOR MINERO ARGENTINO”
(Ejercicio finalizado el 7 de septiembre de 2001)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del
“Proyecto de Apoyo al Sector Minero Argentino” (PASMA), una serie de observaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
implementados por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), surgidos como consecuencia
del examen de auditoría practicado por el periodo 01/01/01 al 07/09/01.
Atento a que la administración del proyecto abarca conjuntamente al PASMA I y PASMA II
llevada adelante por la misma Unidad de Coordinación y que las registraciones se realizan a
través de un único sistema contable, las observaciones de control que a continuación se
exponen comprenden a ambos Proyectos.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Sobre éstas no
se efectuaron recomendaciones atento al cierre del Proyecto.
A- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL
CIERRE DEL PROYECTO.
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1) CONTRATACIÓN DE CONSULTORES
Observaciones:
Legajos
Se verificó que en algunos de los casos analizados se mantiene la observación respecto a
que en los legajos individuales no se encuentran archivados los certificados de cursos y
seminarios realizados por el consultor y que surgen de sus respectivos currículos
presentados, tal como indica el punto 30 inciso d., del Capítulo III - Recursos Humanosdel Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno
del PNUD.
Comentario de la UCP: No existe normativa vigente para el proyecto en las normas del
BIRF y del PNUD en relación a la obligatoriedad del tema.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONSULTORES
Observaciones:
Antecedentes de contratación:
En un caso, de los consultores muestreados, se observó que la evaluación de los
antecedentes de las personas que componen la terna no poseía fecha.
Comentarios de la UCP:
Se trató de una omisión que será subsanada.
2) BIENES
Observaciones:
1-Antecedentes de contratación:
a) En el concurso de precios para la “Provisión de AUTOCAD MAP 2000” se observó
que una de las ofertas participantes fue recepcionada por la UCP el 24/01/01, siendo
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que la apertura de sobres procedió el 15/01/01.
b) En el caso del Concurso de Precios para la compra de “Equipamiento Informático” se
observó que las cotizaciones presentadas por los oferentes no poseen fecha de
recepción en la UCP.
2-Recepción de Equipos:
Del relevamiento sobre la entrega de “Programas AutoCad MAP 2000” surge que:
a) De los 7 Informes de Recepción tenidos a la vista sólo uno posee fecha de recepción.
b) Se enviaron equipos a provincias no previstas en la solicitud de adquisición (Tierra
del Fuego y Buenos Aires) en reemplazo de Río Negro y Santiago del Estero, no
teniendo a la vista documentación que avale tales cambios.
Comentarios de la UCP:
Punto 1
a) La oferta de la empresa Data Care fue recepcionada vía fax en tiempo y forma.
Posteriormente la empresa ratifico su oferta a pedido de esta UCP con el documento
original
con fecha 15/01/01 y recepción en mesa de entrada el 24/01/01
procediéndose a su archivo para constancia de lo actuado. Se deja constancia que a la
antecitada empresa no se le adjudicó la provisión del AutoCad MAP 2000 por no ser
el precio más bajo.
b) La metodología del PASMA consiste en los siguientes aspectos:
* Recepción de las ofertas en sobres cerrados en cuyo caso la mesa de entrada y salida
de expendiente procede a sellar el sobre dejando constancia de la fecha y hora de
recepción.
* Las empresas pueden anticipar su cotización vía fax, en cuyo caso se procede a
sellar cada una de las hojas del documento recibido indicando fecha y hora.
* En el caso de recepcionarse vía fax el anticipo de ofertas el trámite se completa
solicitándose que ratifique su oferta por documento original en mano sin sobre
cerrado sellando la hoja original.
Los sobres cerrados se abren cuando se reúne la CEAR y luego se destruyen
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dándose inicio la evaluación de las ofertas.
Punto 2
a) Los informes de recepción se emiten y remiten con el titulo:
FECHA DE RECEPCION:……………….
La fecha la completa el responsable de la recepción de cada provincia y la coloca el
mismo ida en que recibe el elemento y firma de conformidad aclarando su nombre,
apellido y cargo. No se puede prever el día exacto de la fecha de recepción en razón
de los problemas de transporte que sufre el país y son de público conocimiento. (ej.
Un envío a Neuquén tardó 21 días para ser recepcionado).
b) El proceso de provisión del Proyecto PASMA II contemplo las siguientes etapas:
* Etapa 1: Relevamiento de necesidades con relación a los diseños del Proyecto.
*Etapa 2: Adquisiciones teniendo en cuenta la normativa vigente y los procesos
establecidos en las normas del Banco Mundial-BIRF y del PNUD.
* Etapa 3: Provisiones.
Las provisiones dependieron en el tiempo del avance de la instalación de sistemas
obras y bienes y servicios que tenía cada provincia. El avance más rápido en una
provincia obligó a tomar la decisión de remitir 2 (dos) Autocad MAP a Tierra del
Fuego y Bs.As. en reemplazo momentáneo de Río Negro y Santiago del Estero. Una
vez finalizadas las obras de infraestructura de Río Negro y Santiago del Estero, se le
remitieron los Autocad Map correspondientes. La antedicha metodología resulta
común en un Proyecto de nivel mega como el Proyecto PASMA y es facultad del
administrador producir cambio sin vulnerar la calidad ni la pertinencia del efecto a
proveer.
3) RENDICIONES POR CAJA CHICA
Observaciones:
En las facturas emitidas por la agencia de remis no se deja constancia de la recepción del
pago de las mismas.
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Comentarios de la UCP:
Al tratarse de facturas de contado-efectivo, la agencia no emite recibos oficiales siendo
suficiente comprobante de cancelación de pago el sello de PAGADO.
4) ORDENES DE PAGO
Observaciones:
En algunos casos las órdenes de pago emitidas (Nº 480 y N° 516) no estaban debidamente
suscriptas (firmadas) por el Tesorero y el responsable de autorizar el pago.
Comentarios de la UCP:
En ambos casos los pagos fueron autorizados en las planillas de cheques emitidos
entregadas para su firma y autorización al Coordinador General y al Director Nacional
(firmantes de cheques) y en los respectivos comprobantes (facturas de venta) del
proveedor.
BUENOS AIRES, 9 de octubre de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/013
“ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL DESARROLLO DEL SECTOR MINERO
ARGENTINO”
(Ejercicio finalizado el 7 de septiembre de 2001)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/013.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, los siguientes procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros por el periodo 01/01/01 al
07/09/01 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno del proyecto;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis del movimiento de las cuentas bancarias del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
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- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001 y el 22,88 % de las aplicaciones,
expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto, por el periodo
01/01/01 al 07/09/01, de acuerdo al siguiente detalle:
Línea
Aplicaciones del
Importe
% de incidencia
% de muestra
Presupuestaria
Ejercicio en $
muestra en $
del rubro
analizada
13
57.780,-
0,-
0,39
0,-
15
305.209,44
818,45
2,06
0,27
17
1.142.344,44
57.800,-
7,71
5,06
21
7.880.131,60
3.100.119,87
53,18
39,34
32
393.668,36
4.673,60
2,66
1,19
33
64.007,07
0,-
0,43
0,-
45
3.049.792,40
115.187,72
20,58
3,78
53
1.925.833,44
112.432,75
13,00
5,84
14.818.766,75
3.391.032,39
100,-
22,88
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 9 de octubre de 2001.
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