2002_111info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/99/004
“PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/99/004.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/99/004 "Proyecto de Modernización del
Estado", de acuerdo al Documento suscripto el 07 de octubre de 1999 entre el Gobierno Argentino
y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde
asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N°
4423-AR “Proyecto de Modernización del Estado”, suscripto el 29 de marzo de 1999 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos (por categoría de desembolso) para el año
terminado el 31/12/01, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
b) Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos (por línea presupuestaria) para el año
terminado el 31/12/01, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
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c) Notas 1 y 2 a los estados financieros.
d) Información Financiera Complementaria que incluye:
-Copia del Listado “Informe combinado de gastos”, por el ejercicio finalizado el 31/12/01,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, y conciliado
y certificado por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP).
La información en pesos se encuentra expresada al tipo de cambio operacional fijado por el
PNUD (USD 1 = $ 0,998). Fue confeccionada por la Unidad Coordinadora del Proyecto y
es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría en su totalidad con
fecha 03/07/2002 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 21/02/02 y el 26/04/02 y el
03/07/02 última fecha en la cual fueron recibidos los comentarios pendientes a las
observaciones detectadas en campo.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
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Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones
estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron
necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El
dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo
gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los
organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
-
Existe una diferencia de USD 1.- en los totales expuestos en la columna (1) y (3) de la
“Conciliación de Estados Financieros con Informe Combinado PNUD”.
-
La nota 2 -Criterios de Valuación y Exposición- en su apartado B) Disponibilidades
expone el saldo PNUD por USD 76.296,27. Al respecto, existe una divergencia con el
confirmado con PNUD (USD 12.468.-) de USD 63.828,27, importe que corresponde a
los costos de administración no registrados por el Proyecto.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado financiero, notas anexas e
información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen razonablemente
la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/99/004 "Proyecto de Asistencia Técnica
para atender la Problemática del año 2000" al 31 de diciembre de 2001, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
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prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de
Proyecto de fecha 07/10/99 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 26 de agosto de 2002.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/99/004
“PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO”
(Ejercicio finalizado el 31/12/01)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos, notas
anexas e información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/99/004 "Proyecto de Modernización del Estado", han
surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Coordinadora del
Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, ha surgido lo
siguiente:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01
1- SISTEMA CONTABLE
Observación: El sistema contable implementado por el Proyecto no prevé la emisión de las
órdenes de pago las cuales son realizadas manualmente. Como consecuencia de ello, en algunos
casos se observaron diferencias entre el importe consignado en la orden de pago y el registrado
en la contabilidad.
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Comentarios de la UCP: En cuanto a la implementación de un sistema de ordenes de pago,
las mismas se continúan emitiendo en forma manual, dado que el sistema contable utilizado no
prevé la emisión de las mismas. El mismo no ha sido modificado ya que por Resolución SH
120/2001, el sistema UEPEX será obligatorio para las Unidades Ejecutoras de Préstamos, a
partir de abril de 2002, y contempla la gestión integral de los prestamos en sus módulos
presupuestarios, seguimiento, caja y bancos y contable.
Recomendación: Implementar un adecuado sistema de órdenes de pago a fin de brindar
información confiable para el Proyecto.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) Caja Chica
Observaciones:
a) En la cuenta Caja Chica no se reflejan las rendiciones y reposiciones de fondos que se
efectuaron durante el ejercicio. Las reposiciones se registran directamente en las cuentas de
gastos.
b) Del análisis de las rendiciones de caja chica surgieron las siguientes observaciones:
1- Reposición en exceso: La reposición de comprobantes de fechas 14/06/2001 al
31/08/2001 se realiza mediante la Orden de Pago Nro. 508/01 emitiéndose el cheque
Nro. 2565217 por $ 200.-. No obstante, la sumatoria del listado de comprobantes
suministrado asciende a $ 198,50.
2- Limite de autorización excedida: El limite de autorización por comprobante informado
asciende a $ 50.-. No obstante, se observa en varias rendiciones la inclusión de
conceptos que superan el mencionado importe (Ejemplo: 01/02/2001 Hotel
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Intercontinental $ 163,70; 30/08/2001 Florida Uno S.A. $ 256.-; 28/09/2001 Ferretería
Guemes $ 105,20; 19/10/2001 Intermaco S.R.L. $ 189,11, entre otros).
3- Presunto Fraccionamiento del gasto: Sin que este acápite implique emitir juicio de valor
definitivo, se sustenta en los siguientes hechos reveladores de la documentación
sustentatoria que se detalla a continuación:
Factura Nro.
Fecha
Proveedor
Importe
5109
01/11/01
Rozental
$ 49.00
5110
01/11/01
Rozental
$ 49.00
1266
04/10/01
Macrophone
$ 30.00
1267
04/10/01
Macrophone
$ 30.00
En ambos casos se trata del mismo insumo.
4- Comprobantes de gastos del ejercicio no registrados: A la fecha de cierre del ejercicio
auditado, se encuentran comprobantes de gastos pagados, que no fueron repuestos y por
lo tanto no fueron registrados contablemente. Esta situación provoca una subvaluación de
las aplicaciones de fondos (al 31/12/01 $ 66,05).
Comentarios de la UCP:
a) La cuenta 1111000 Caja Chica, se registra por aumentos y/o disminuciones del monto
asignado a la misma. Los movimientos de rendiciones y reposiciones se imputan a los
componentes que generaron los gastos con contrapartida sobre el Banco Nación cuenta
corriente, motivado por la escasa rotación en la reposición de la misma.
b) Comentarios de auditoría sobre rendiciones de caja chica:
ü Reposición en exceso: surge una diferencia entre la reposición realizada a través de la
Orden de Pago 538/01 por un importe de $ 200 y los comprobantes adjuntos de
$ 1,50.-, consecuencia de la omisión por error de consignar en la misma un gasto en
concepto de viáticos.
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ü Límite de autorización excedida: se detallan algunos comprobantes que exceden el monto
autorizado de $ 50.- por PNUD. Al respecto cabe destacar que en función de
necesidades operativas urgentes del proyecto con carácter de excepción y debidamente
autorizadas por el Coordinador General y a su pedido se han efectuado algunas
erogaciones por caja chica que exceden el límite.
ü Presunto fraccionamiento del gasto: se observan
facturas que corresponden a la
adquisición de dos maletines para dos Notebook compradas por el proyecto y de dos
aparatos telefónicos. Se deja constancia que los maletines se adquirieron para resguardar
debidamente los equipos adquiridos, uno asignado al Sr. Subsecretario y otro para la
Unidad de Administración. En cuanto a los aparatos telefónicos al decidir la autoridad el
traslado de las oficinas desde el 8° piso al Entrepiso, se produjo un déficit de aparatos
por la nueva distribución de las mismas, motivo por el cual surgió la necesidad de
adquirir los mismos con carácter de urgente, instalándose uno de ellos para el
Coordinador Ejecutivo del Proyecto y otro en la Unidad de Administración.
ü Comprobantes de gastos del ejercicio omitidos en la registración contable: Se remite a lo
expuesto en a) precedente, contemplando asimismo la existencia del “corralito”, que
incrementó las dificultades de reposición, no sólo por el límite de extracción establecido
de $ 250.-, sino también porque los únicos autorizados a cobrar tales cheques en efectivo
y por ventanilla son los firmantes de la cuenta, es decir las autoridades del proyecto.
Recomendación: El movimiento de la cuenta Caja Chica debe reflejar las rendiciones y
reposiciones de la misma. El manejo de la Caja Chica debe efectuarse en función a las
condiciones establecidas y autorizadas oportunamente. Cualquier modificación no debe decidir
unilateralmente el autorizado aduciendo emergencias eventuales. Asimismo, se debe proceder al
ajuste del saldo de la caja chica, para que reflejen la tenencia exclusiva de dinero en efectivo al
cierre.
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2) Consultores
Observaciones: De los treinta y seis (36) legajos de consultores analizados y como resultado
de la revisión practicada sobre los servicios de consultoría, surgen las siguientes observaciones:
1)
PROCESO DE SELECCION:
a)
En seis (6) casos las actas de evaluación (17,64%) carecen de fecha cierta.
b)
En dos (2) casos las actas de evaluación contienen firma ilegible sin sello del responsable.
c)
En dos (2) casos no se realizaron proceso de selección y la contratación de consultores
fue directa.
d)
Se observó que sobre ciento dos (102) ternados tres (3) de los seleccionados y
contratados no poseen título universitario. En uno de ellos en los contratos y declaración
jurada figura como Contador Público Nacional sin acreditar dicho título.
e)
Sobre ciento dos (102) ternados veinte (20) curriculos no poseen fecha de emisión
(19.61%).
f)
En diecinueve (19) casos los curriculos (18.62%) tenidos a la vista carecen de firma del
presentante.
g)
En el cien por cien (100%) de los casos tenidos a la vista los curriculos no tienen sello de
recepción de la UCP.
2)
CONTROL DE LEGAJOS:
a)
Sobre setenta y dos (72) contratos analizados sólo se tuvieron a la vista “No objeción
del Banco” para ocho (8) de estos (11.11%).
b)
Las constancias de la AFIP se encuentran autenticadas por el coordinador responsable y
no poseen la firma del consultor seleccionado.
c)
3)
Los legajos no están foliados para guardar un mejor orden administrativo.
ANALISIS DE CONTRATOS:
a)
En veinticuatro (24) casos sobre un total de setenta y dos (72) contratos (33.33%) la
firma es a posteriori del inicio de las tareas.
9
b)
En todos los casos en que se realizaron contratos de enmienda por modificación de
honorarios con vigencia a partir del 1 de septiembre de 2001, los respectivos contratos
se firmaron con entre 24 y 27 días de atraso.
c)
Se observa que la consultora seleccionada emite facturas como “Beatriz Anchorena”, tal
como surge del contrato y declaración jurada de fecha 30/01/01, sin embargo surge de su
título universitario, D.N.I. y planilla de AFIP que su verdadera identidad es “Beatriz de
Anchorena”.
4)
CONTROL DE INFORMES:
a)
En catorce (14) casos sobre ciento veintinueve (129) informes (10,85%) falta la fecha de
presentación; en trece (13) sobre ciento veintinueve (129) informes (10,07%) falta la
fecha de la recepción de la UCP, y en veintiuno (21) sobre ciento veintinueve (129),
están presentados sin la firma del consultor (16,27%).
b)
En veintidós (22) casos sobre ciento veintinueve (129), los informes no se han tenido a la
vista (17,05%)
Comentarios de la UCP:
1) PROCESO DE SELECCION:
a) b) y c) Sin comentarios.
d)
Tal situación surge claramente con el análisis efectuado sobre el legajo del consultor
Adrian Monopoli, quien comenzó su relación contractual con el proyecto en septiembre
de 1998, época en la cual la Unidad de Administración no se encontraba conformada,
emitiendo los respectivos contratos como contador, a pesar de que el Proyecto solicitaba
su no objeción como asistente contable. Los contratos por el período 2001 del precitado
consultor expresan correctamente su carácter de estudiante y su calificación como
asistente contable.
e)
, f) y g) Sin comentarios.
2) CONTROL DE LEGAJOS:
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a) Al respecto, con fecha 19/01/01 el Banco emitió la No Objeción al Plan de Actividades,
solicitada con fecha 17/01/01, sobre el primer trimestre del mismo, consignando
expresamente en la misma la revisión expost de los contratos celebrados por un monto
inferior a $ 50.000.- y exante las que superen el precitado importe. En tal situación se
encuadran las ocho No Objeciones solicitadas y verificadas por la AGN.
b) Sin comentarios.
c) Sin comentarios.
3) ANALISIS DE CONTRATOS:
a) Con relación a la firma posterior de los contratos al inicio de tareas, sobre los cuales el
BM otorgó las No Objeciones en forma retroactiva, no pudiendo celebrarse el contrato
hasta la obtención de la misma.
b) Respecto a las enmiendas es de destacar que las normas aplicables para la modificación
de la tabla vigente de honorarios fueron el Decreto 1184/01, de fecha 20/09/01 y
Circular N° 27/01 del PNUD, de fecha 24/09/01, aplicable con retroactividad al 1 de
setiembre. Tal como emana de la propia norma las enmiendas sólo pudieron efectivizarse
con posterioridad a su publicación y con efecto sobre los honorarios devengados a partir
del 1 de setiembre.
c) Se toma conocimiento de la observación.
4) CONTROL DE INFORMES:
Cabe aclarar que no se liberan pagos hasta que el consultor presente su informe con el
memorandum respectivo de aprobación del mismo por parte del Coordinador del
Componente o Coordinador General, cuando así corresponde.
Recomendación: Profundizar los controles respecto al proceso de selección, evaluación,
contratación y cumplimiento de tareas de los consultores contratados por el Proyecto, dando
cumplimiento a lo estipulado en el Manual Operativo elaborado al efecto. A modo de ejemplo
se señala:
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- El
memorándum de aprobación de informes del coordinador del componente y del
coordinador general debe llevar número de NOTA de conformidad con lo reglado en el
Manual Operativo Módulo IV., punto VI), pág. 7.
- Los contratos deben ser firmados antes del inicio de las tareas rigurosamente, conforme lo
estipula el Manual Operativo Módulo III., pto. V), pág. 34.
- Verificar el estudio de títulos y antecedentes conforme lo estipulado en el Manual Operativo
en el Módulo III., Pto. V) segundo y tercer párrafo, pág. 34.
BUENOS AIRES, 26 de agosto de 2002.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/99/004
“PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO”
(Ejercicio finalizado el 31/12/01)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en
moneda local y extranjera que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis de los movimientos bancarios;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios.
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El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes de fondos y el 40.59 % de las
aplicaciones, expuestas en el Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos del Proyecto, por el ejercicio
finalizado el 31/12/01, de acuerdo al siguiente detalle:
Línea
Aplicaciones del
Importe muestra
% de incidencia
% de muestra
Presupuestaria
ejercicio en USD
en USD
del rubro
analizada
11
5.010,02
5.010,02
0,22
100
13
2.004,01
2.004,01
0,09
100
15
27.590,20
0
1,20
0
16.01
7.845,59
0
0,34
0
16.97
4.956,91
4.956,91
0,21
100
17
2.168.492,68
840.774,16
94,03
38,77
32
11.364,00
11.364,00
0,49
100
53
27.843,57
20.870,50
1,20
74,96
99
51.102,20
51.102,20
2,22
100
Totales
2.306.209,18
936.081,80
100
40,59
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Programa no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 26 de agosto de 2002.
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