2001_065info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/99/004
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA ATENDER LA
PROBLEMÁTICA DEL AÑO 2000”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/99/004.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/99/004
"Proyecto de Asistencia Técnica para atender la Problemática del año 2000", de acuerdo al
Documento suscripto el 07 de octubre de 1999 entre el Gobierno Argentino y el Programa de
las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al
Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de
Préstamo N° 4423-AR “Proyecto de Asistencia Técnica para el año 2000”, suscripto el 29 de
marzo de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos (por categoría de desembolso) para el año
terminado el 31/12/00, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
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b) Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos (por línea presupuestaria) para el año
terminado el 31/12/00, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
c) Notas 1 y 2 a los estados financieros.
d) Información Financiera Complementaria que incluye:
1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00”, expresada en dólares
estadounidenses, emitida por la Oficina del PNUD en Buenos Aires.
2.-Copia del Listado “Informe combinado de gastos”, por el ejercicio finalizado el
31/12/00, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, y conciliado y certificado por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP).
La información en pesos se encuentra expresada al tipo de cambio operacional fijado
por el PNUD (USD 1 = $ 0,998). Fue confeccionada por la Unidad Coordinadora del
Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría en su totalidad
con fecha 17/04/2001 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 20/02/01 y el 09/03/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de
aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de
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Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD,
incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del
sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento
de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás
procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra
declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los
fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del
proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
La nota 2 -Criterios de Valuación y Exposición- en su apartado B) Disponibilidades
expone que el saldo PNUD incluye costos compartidos por USD 42.713,98. Cabe
aclarar que dicho importe corresponde a los costos de administración según consta en el
punto c.2 del Estado Financiero Resumen al 31/12/00 emitido por el PNUD.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado financiero, notas anexas e
información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/99/004 "Proyecto
de Asistencia Técnica para atender la Problemática del año 2000" al 31 de diciembre de
2000, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha,
de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos
establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 07/10/99 y posteriores revisiones.
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Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 25 de abril de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/99/004
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA ATENDER LA
PROBLEMÁTICA DEL AÑO 2000”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos,
notas anexas e información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/99/004 "Proyecto de Asistencia
Técnica para atender la Problemática del año 2000", han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Coordinadora del Proyecto
(UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, ha
surgido lo siguiente:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1- CONSULTORÍA
Observaciones:
a) El 65 % de los currículos tenidos a la vista carecen de firma, el 32 % de fecha de
emisión, mientras que en el 100 % de los casos no consta sello de recepción por parte
de la UCP.
b) El 37,5 % de las copias de títulos profesionales tenidas a la vista no están
autenticadas.
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c) En el 92 % de los casos muestreados las fechas del contrato y de la declaración jurada
de incompatibilidades son posteriores a la fecha de inicio de actividades de los
consultores con atrasos de hasta 70 días. Cabe aclarar que el Capítulo III “Recursos
Humanos”, punto 32, del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno dice: “Los responsables de los Proyectos deberán
abstenerse de autorizar el inicio de las actividades del profesional hasta tanto se halla
firmado el respectivo contrato. No se acepta la emisión de contratos retroactivos”.
Cabe aclarar que en uno de los casos analizados la fecha del contrato y la de firma son
posteriores a la finalización de las actividades.
d) En el 60% de los casos no consta en los informes presentados por los consultores la
fecha de recepción por parte de la UCP.
Comentarios de la UCP:
a) Cuando el consultor eleva su documentación personal, especialmente cuando es
elevada por memo, no se coloca el sello a cada uno de los papeles sino al memo. Es
posible que los casos chequeados correspondan a antecedentes de contratación del
período en que se efectuó la auditoría de 1999 y por lo tanto aún no se hubiera
incorporado la recomendación efectuada.
b) En todos los casos los consultores traen el original o una copia legalizada que es
exhibida ante la UCP y fotocopia simple que se incorpora al legajo. En caso de que
lo consideren necesario proponemos incluir en la copia recibida una leyenda en tal
sentido.
c) Se debe a las demoras en el otorgamiento de no objeción por el Banco. Deben
tenerse en cuenta las particulares circunstancias en que se desenvuelve este
préstamo en cuanto a redireccionamiento.
d) Es posible que algunos informes correspondan a los que se han presentado durante
el período en que se realizó la auditoría 1999 y por lo tanto aún no se hubiera
incorporado la recomendación efectuada.
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Recomendaciones: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para
el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido
y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
Por otra parte, el consultor no debe iniciar actividades en el Proyecto hasta tanto se haya
firmado el contrato que de acuerdo a nuestra legislación, enmarca las relaciones
jurídicas involucradas. Cabe aclarar que, con respecto a los casos analizados, dicha
situación no se encuentra justificada en la obtención de las no objeciones del BIRF ya
que el Convenio de Préstamo no requiere de las mismas para contratos de montos
inferiores a $ 50.000.- (apéndice 4, sección II, parte D.1).
Asimismo dejar constancia en los informes de la recepción realizada, a fin de verificar
el cumplimiento de los plazos estipulados en los términos de referencia.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- CONSULTORÍA
Observaciones:
a) En 5 (cinco) casos no se realizaron las ternas correspondientes para la selección como
estipula el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno en el Capítulo III “Recursos Humanos” (B. Punto 28.).
b) En tres casos los cuadros de evaluación carecen de fecha y firma del responsable.
c) En el caso del segundo contrato del consultor internacional analizado, el mismo no
posee fecha de firma así como tampoco la declaración jurada de incompatibilidades, ni
el cronograma de pagos.
d) En uno de los casos no se tuvo a la vista la convalidación de cancillería y en el 27 % la
misma es retroactiva.
e) En un caso la fecha de la orden de pago es anterior en 30 días a la fecha de la
aprobación del informe que condicionaba el pago.
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f) En el 14 % de los informes tenidos a la vista la fecha de aprobación de los mismos es
anterior a la fecha de recepción por parte de la UCP; en el 7 % la fecha de recepción es
anterior a la fecha de emisión de los informes, y en el 19 % no se tuvo a la vista la
aprobación de los mismos; sólo consta una autorización de pago.
g) En el 11 % de los casos los informes carecen de fecha de presentación.
Comentarios de la UCP:
a) Se trató de contrataciones directas con no objeción del BIRF. Según el Manual de
Gestión de Proyectos PNUD, Prefacio, punto 6.: “Para proyectos que cuentan con
recursos de organismos multilaterales de financiamiento, de existir discrepancia
entre algunos de los procedimientos de este manual y las disposiciones de los
contratos de préstamo suscriptos, prevalecerá lo dispuesto en éstos últimos.”
b) (Comentario no procedente).
c) El consultor firmó el contrato durante su estadía en Argentina, en la fecha de
emisión omitiendo consignarla de puño y letra.
d) En cuanto a la convalidación no tenida a la vista, la misma no se encuentra
disponible y con respecto a la retroactividad, la misma es una consecuencia
inevitable del hecho de que las no objeciones sean retroactivas.
e) (Comentario no procedente).
f) Los consultores emiten sus informes consignando el último día del mes tal como se
suele estipular en los contratos. Habitualmente el responsable técnico recibe,
aprueba y luego deriva el informe a la UCP (sin dejar constancia en el mismo de la
fecha real de recepción), es por eso que la aprobación puede ser emitida con
antelación a la fecha de entrada del mismo a la UCP.
g) Sin comentarios.
Recomendación: Establecer adecuados circuitos administrativos y tener en cuenta la
normativa PNUD en materia de Recursos Humanos.
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2- DISPONIBILIDADES
Observación: La conciliación del mes de marzo realizada por el proyecto a la cuenta
corriente N° 115/31 no refleja el saldo real del mayor contable al 31/03/00.
Comentario de la UCP: (Comentario no procedente).
Recomendación: Realizar los controles y procedimientos necesarios a fin de obtener
información confiable del Proyecto.
3- SISTEMA CONTABLE
Observación: El sistema contable implementado por el Proyecto no prevé la emisión de
las órdenes de pago las cuales son realizadas manualmente. Como consecuencia de ello,
en algunos casos se observaron diferencias entre el importe consignado en la orden de
pago y el registrado en la contabilidad.
Comentario de la UCP: Debido a los inconvenientes en el sistema, tal como se indica en
las notas a los estados contables, la emisión es manual.
Recomendación: Implementar un adecuado sistema de órdenes de pago a fin de brindar
información confiable para el Proyecto.
4- VIAJES Y VIATICOS
Observación: Con relación al alquiler de un hotel para la realización de un congreso en
la ciudad de Mendoza la imputación del gasto se realizó erróneamente a la línea 15.01
(viajes), en lugar de incluirlo en la línea 53 (varios). Asimismo, no se cumplió con la
normativa prevista por el PNUD en materia de adquisiciones de bienes y suministros
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(pedido de por lo menos 3 presupuestos), tampoco se tuvo a la vista el recibo
correspondiente.
Comentario de la UCP: La no objeción del BIRF por todos los conceptos fue emitida
bajo el concepto viajes, de allí la imputación. En cuanto a la falta de recibo responde a
que el pago se efectuó al momento de concluir el evento.
Recomendación: Aplicar criterios uniformes a los fines de imputar gastos de la misma
naturaleza. Asimismo tener en cuenta la normativa PNUD en materia de adquisiciones y
las disposiciones fiscales vigentes en materia de facturación.
5- VARIOS
Observaciones:
a) Con relación a la instalación de un grupo electrógeno no se cumplió con la normativa
prevista por PNUD en materia de adquisiciones de bienes y suministros (solicitud de
por lo menos 3 presupuestos).
b) En algunos casos (compra de insumos y alquiler de hotel para la realización de un
congreso en la Ciudad de Buenos Aires), no se tuvieron a la vista los recibos de pago
respectivos.
c) En un caso (alquiler de hotel para la realización del Congreso Federal de la Gestión
Pública) no se tuvo a la vista, la lista corta de proveedores y la solicitud de cotización
de acuerdo a la estipulado por el PNUD. El presupuesto de la firma ganadora no indica
la forma de pago ni posee firma de un responsable.
d) Del análisis de gastos efectuados por caja chica se pudo verificar que se superó en un
caso el límite establecido por el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno, para este tipo de gastos.
Comentarios de la UCP:
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a) Se decidió el apartamiento del procedimiento general del Manual de Gestión de
Proyectos de PNUD con base en las excepciones que el mismo prevé en el punto IV.
A.11 inc. c), por la urgencia y por tratarse del proveedor habitual que conocía las
instalaciones.
b) Comentario no procedente.
c) Toda la información disponible fue remitida mediante memo N° 33.
d) El límite es exiguo y en ocasiones resulta difícil ajustarse a él.
Recomendación: Dejar adecuada constancia de los procedimientos administrativos y de
control realizados y tener en cuenta la normativa PNUD y las disposiciones fiscales
vigentes en materia de facturación.
6- INFORMES TRIMESTRALES AL PNUD
Observación: Los informes presentados hacen referencia en el Cuadro A en $ al período
por el cual se solicitan los fondos y no por el que se rinden los gastos.
Comentario de la UCP: Se toma debida nota.
Recomendación: Tener en cuenta lo estipulado por el PNUD en la materia.
BUENOS AIRES, 25 de abril de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/99/004
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA ATENDER LA
PROBLEMÁTICA DEL AÑO 2000”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en
la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los
registros en moneda local y extranjera que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el
Documento de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis de los movimientos bancarios;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios.
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El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes de fondos y el 26,40 % de las
aplicaciones, expuestas en el Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos del Proyecto, por el
ejercicio finalizado el 31/12/00, de acuerdo al siguiente detalle:
Línea
Aplicaciones del
Importe muestra
% de incidencia
% de muestra
Presupuestaria
ejercicio en $
en $
del rubro
analizada
11
11.346
11.346
0,93
100
13
12.600
0
1,03
-
15
6.121,11
2.882
0,5
47,08
16
21.270,03
7.232,52
1,74
34
16.97
2.300
0
0,19
-
17
1.148.763,62
294.675
93,74
25,65
53
23.061,78
7.360,72
1,87
31,92
Totales
1.225.462,54
323.496,24
100
26,40
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección
de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Programa no obstaculizó nuestra
gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 25 de abril de 2001.
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