otros procedimientos de estado mayor - HUGO-GRECA

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OTROS PROCEDIMIENTOS DE ESTADO MAYOR.
1. INTRODUCCIÓN:
Conforme lo expresado por el ROD 71 – 01, este capítulo trata sobre el asesoramiento y asistencia al comandante en períodos sin actividad bélica específica.
Si bien nuestra Fuerza está en operaciones en forma permanente, existen problemas y situaciones que requieren un abordaje metódico con prescindencia del PPC
(Proceso de Planeamiento de Comando).
Por ello, en este trabajo desarrollaremos los siguientes procedimientos que apreciamos son de aplicación en la Fuerza:
a. Procedimientos para la solución de problemas administrativos (o no operacionales):
 Estudio de Estado Mayor.
 Investigación de Estado Mayor.
b. Procedimientos comunes del Estado Mayor:
 Conferencia de Estado mayor
 Exposición de Estado Mayor
 Informe y comunicaciones en el Estado Mayor (Tema que no trataremos en
este trabajo por considerar que está suficientemente reglamentado y practicado en GNA).
En cada uno de ellos haremos una breve explicación de su contenido, posibilitando
en cada caso, mediante un hipervínculo, el acceso a la prescripción reglamentaria y,
en el caso de los Estudios de Estado Mayor, a un ejemplo sobre un problema ficticio que será complementado, además, con Estudios de Estado Mayor sobre problemas reales desarrollados por el Curso OEM añ 2009
Se acompaña también en Power Point una presentación sobre EEM para quienes
deseen utilizarla con fines didácticos y otra presentación que pretende ilustrar sobre la forma de preparar y de desarrollar exposiciones
2. ESTUDIO DE ESTADO MAYOR (EEM):
a. Concepto:
Se trata de un método de razonamiento que guía el proceso intelectual que
desarrollamos cuando nos encontramos ante situaciones inciertas y debemos
encontrar una solución. Trata de considerar toda y solamente la información pertinente al asunto que se está analizando, indicando un sendero que se debe recorrer a fin de no omitir ninguna de las circunstancias relacionadas con el mismo.
Consiste en una herramienta que permite alcanzar y exponer, en forma indubitable, la solución de un problema planteado.
Ir a la prescripción reglamentaria
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b. Formato:
Copia Nro 01
Jef Rgn II
Rosario
26 MAY 09
HHG - 68
ESTUDIO DE ESTADO MAYOR Nro…/2009
Asunto: (Título del EEM; similar al Objeto de un expediente).
1. PROBLEMA:
Es el enunciado del problema, redactado como Misión; debe responder a los
interrogantes:


Qué (acción a desarrollar; Ejem.: Determinar las causas del sobrepeso………)
Para qué (finalidad del estudio; Ejem.: para proponer acciones….)
Ir a un listado de problemas redactados por alumnos del Curso OEM
2. ANALISIS DEL PROBLEMA:
Consiste en identificar todo los aspectos que caracterizan el problema mediante la redacción de los siguientes párrafos.
a. Historia del problema: Se indaga sobre los orígenes del problema que
puedan tener influencia en la solución buscada. Se deja constancia si fue
estudiado anteriormente y cuáles fueron sus resultados.
b. Vínculos y límites:
1) Vínculos: Con qué se relaciona: con la capacitación, con el equipamiento, con el presupuesto, etc.?
2) Límites: Alcance del estudio.
c. Suposiciones: Información o antecedente no confirmado pero con probabilidad de ocurrencia. En caso que no se de el caso, no se coloca.
d. Preguntas implícitas del problema: Interrogantes a los que la solución
deberá dar respuesta. Orienta la investigación. Debe resumir lo que habrá
de ser la investigación.
Ir a un MODELO ESQUEMATICO de EEM que facilitará la comprensión de la explicación.
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Ir a Estudios sobre problemas reales desarrollados por los alumnos del curso OEM de la Escuela superior.
(EEM 2DO CTE TOMATIS
(EEM 2DO CTE CLARO)
(EEM 2DO CTE ACOSTA)
3. SITUACION:
Este capítulo contiene todos los antecedentes que se han reunido en la investigación y que nos permitirán, en el capítulo siguiente, encontrar la solución al problema; tiene tres apartados, a saber:
a. Factores que influyen en la situación: Se agruparán por temas afines.
b. Conclusiones relativas a su influencia: Como su título lo indica se trata en
definitiva de una síntesis del apartado anterior.
c. Factores determinantes: En este apartado y como consecuencia del anterior, se consignarán aquellos que sean significativos y que identifican claramente el problema y dan las bases para su solución.
4. SOLUCION:
Es el proceso racional que desarrollamos para dar respuesta al problema.
Contiene varios apartados; solamente desarrollaremos los tres primeros, que
son los más significativos.
a. Enunciado y análisis de posibles soluciones: Con los antecedentes reunidos imaginamos posibles soluciones (Modos de Acción Concebidos –
MAC) y los sometemos a la prueba AFA (Apto, Factible y Aceptable).
Aquellos MAC que no sean decididamente Aptos o Factibles, se descartarán en el paso siguiente.
b. Comparación de posibles soluciones: En este paso comparamos los
MAC remanentes mediante el conocido método de enunciar ventajas y
desventajas.
c. Elección de la mejor solución: Sobre la base de la comparación anterior
elegimos el MAC que da respuesta al problema; es decir enunciamos la
mejor solución
d. Enunciado de posibles acciones para el logro de la solución:
e. Comparación de acciones y se selección de la mejor.
f. Detalle de las acciones
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5. ACCION RECOMENDADA:
Se indicarán las acciones que se deberán desarrollar para superar el problema. Ejemplo: “Debería proponerse al Sr DNG la impartición de una Orden
Especial que regule….”, En cuyo caso, se agregará un Anexo con el proyecto de dicho documento.
…………………
Firma y aclaración del autor
ANEXOS:
Anexo I ……………………….
Anexo II ………………………
CONCORDANCIAS Y DESACUERDOS
Concluido el estudio se girará al resto de los miembros del EM/Pl My, vinculados
con el tema investigado para que expresen por escrito sus acuerdos y desacuerdos.
6. Notas aclaratorias:
a. Conforme lo determina el ROD 71 -01, en el Nº 2004, e., el esquema
presentado no es rígido; el autor podrá adaptarlo según sus necesidades.
b. Es importante destacar que el método que determina el punto 4. Solución es solo orientativo; el autor podrá realizar el respectivo análisis
utilizando otros caminos como podría ser la utilización de un método
deductivo.
En los EEEEMM, que se agregan, podemos apreciar un desarrollo de dicho
punto siguiendo otro método.
Ir al ejemplo (EEM 2DO CTE GARCIA)
Ir otro ejemplo (EEM 2DO CTE GERHAUSER)
c. Errores más comunes que se observan en estudios desarrollados:
a) Se confunde la historia del problema con la Situación; aquella debe
servirnos únicamente para entender (caracterizar) adecuadamente el
problema.
b) Se insiste en llenar el apartado Suposiciones. Recordar que éste procede solamente cuando no tenemos antecedentes confirmados pero
una predicción adecuada nos indica que tal hecho se producirá y es
importante para nuestro análisis
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c) En el punto 3. situación, se confunde el contenido del punto a. Factores que influyen en la solución con el b. (siguiente) Conclusiones relativas a su influencia. En el primero se deberán volcar todos los antecedentes reunidos en la investigación y que sean pertinentes a la
misma, agrupados por asuntos (factores) y en el segundo las conclusiones de lo expresado en el anterior.
Ir a una presentación en Power Point sobre EEM
3. INVESTIGACIÓN DE ESTADO MAYOR:
a. Concepto:
Se trata de un procedimiento (método) por el cual se obtienen, reúnen y organizan datos provenientes de distintas fuentes con la finalidad de disponerlos en
archivos para su oportuno empleo o emplearlos en trabajos escritos o verbales
de estado mayor para la solución de un problema determinado
Ir a la prescripción reglamentaria
b. Desarrollo de la investigación. Comprenderá los siguientes pasos.
1) ESTUDIO Y COMPRENSION DEL PROBLEMA:




-
Problema a investigar que requiera una solución.
El objeto de la investigación (Qué)
Los datos que deberá obtener reunir, evaluar y organizar
La solución requerida (Para qué)
Para desarrollar este paso, serán de utilidad las indicaciones dadas para
los puntos 1, y 2. del EEM.
2) PREPRACION DE UN PLAN BASICO DE TRABAJO.
 Información necesaria.
 Fuentes que se deberán consultar.
 Distribución del tiempo
3) OBTENCION, REUNION Y VALORIZACION DE DATOS.
 Obtención: Seleccionar fuentes.
 Reunión: Búsqueda, selección, estudio, registro y organización.
 Evaluación:
o Es pertinente (se relaciona con la investigación)
o Es fidedigna.
o Es exacta.
4) ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS.
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
Por asuntos, materias, temas, etc.
5) ETAPA ANALITICA.



Trabajo intelectual consistente en analizar los datos a la luz del problema
planteado para encontrar su solución.
Puede realizarse mediante la comparación prevista en el PPC, ó
Empleando otros métodos de razonamiento.
6) EXTRACCION DE CONCLUSIONES LOGICAS Y FIRMES.

Surgen de la etapa anterior.
7) CONCRECCION DE PROPOSICIONES.

Es de aplicación lo expresado para este punto en el EEM
8) COORDINACION.

Las proposiciones serán sometidas a la consideración de todos los órganos del EM con incumbencia en las mismas.
9) REDACCION DEL DOCUMENTO DEFINITIVO.
Responderá a las características del estudio o a las instrucciones del superior que lo ordenó. Podrá adoptar la forma de un memorándum o un EEM.
4. CONFERENCIA DE ESTADO MAYOR (REUNIONES).
a. Introducción:
Con este título el Reglamento explica el procedimiento mediante el cual el Comandante se reúne con los miembros del Estado Mayor para analizar en equipo
un determinado problema.
Ir a la prescripción reglamentaria.
Debido a que los oficiales de Gendarmería deben asistir o coordinar reuniones
que exceden el marco institucional, tales como las que se realizan con otras
Fuerzas o autoridades políticas de los más variados niveles, con funcionarios extranjeros afines, con fuerzas vivas de la comunidad, etc., trataremos de ampliar
lo determinado en el reglamento trasmitiendo las pautas básicas que deberían
seguirse para preparar y coordinar eficazmente una reunión del tipo que fuere,
incluida las de Pl My o EM. No obstante, es importante que el lector consulte la
prescripción reglamentaria.
En este contexto podrán existir reuniones para:
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





Orientar/impartir Directivas
Coordinar operaciones.
Reunir información para toma de decisiones.
Redactar anteproyectos de normas.
Lograr acuerdos.
Otras.
Cualquiera sea su objetivo todas requieren, para asegurar el éxito, una minuciosa preparación y una adecuada coordinación; por ello, seguidamente, indicaremos las tareas previas que se requieren, incluyendo una referencia a la convocatoria o invitación, proporcionando luego algunos consejos para coordinar su
desarrollo el que deberá incluir a su finalización la elaboración de una minuta o
acta.
b. Preparación de una reunión.
1) Tareas previas:
a) Preparar la agenda: Deberá estar ajustada al objetivo que se persigue y al
tiempo que se dispone para el desarrollo de la reunión. Más adelante se
detallará el contenido de la invitación.
b) Seleccionar a los participantes: Deberán concurrir todos y solamente
aquellos que tengan injerencia en el tema a tratar. El exceso de concurrentes perturbará su desarrollo; la ausencia de una persona con conocimientos/aptitud o responsabilidad en un asunto conspirará con la coherencia de los resultados.
c) Definir la fecha/hora: Que se adapte al mayor número de concurrentes.
Los imprescindibles o de mucha jerarquía podrán ser consultados sobre
su disponibilidades horarias.
d) Previsiones logísticas: Seleccionar un local adecuado; preveer el mobiliario y los equipos auxiliares, incluyendo computadoras, proyectores, etc. y
el servicio de cafetería, particularmente cuando existan invitados extrainstitucionales.
e) Documentos a distribuir: Cuando ello fuese necesario deberán preverse
tantas copias como personas que participaren.
f) Recepción de invitados: Fundamentalmente cuando sean extrainstitucionales.
g) Planilla para registrar la asistencia: Que indique la Institución a la que representa; cargo nombre y apellido; TE; E-Mail.
2) Convocatoria – Invitación:
a) Contenido:
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






Fecha/hora; duración.
Quién coordina/preside.
Participantes.
Temario.
Qué se espera de cada participante, en determinados casos.
Remitir antecedentes, cuando fuese necesario.
Mencionar Te o E- Mail, para consultas que necesiten realizar los
invitados/convocados.
 Pedir que confirmen asistencia. No obstante, en determinados casos convendrá tomar contacto telefónico para confirmar la recepción de la invitación y confirmar la asistencia.
b) Forma:
 Nota, Memo, MTO, E-mail, según convenga.
c. Desarrollo:
1) Formalidades de iniciación: Saludos de práctica; agradecer presencia; presentarse y pedir a cada uno que se presente, especialmente cuando existan
invitados extrainstitucionales y no se conozcan.
2) Enunciar motivo de la reunión, expresando claramente lo que se desea obtener al término de la misma. Distribución de la agenda.
3) Coordinar la reunión observando las siguientes recomendaciones:




Permitir que cada uno exprese sus ideas evitando las desviaciones que
dispersan la atención e insumen tiempo.
Realizar síntesis o conclusiones parciales para acotar desarrollo.
Enunciar conclusiones o acuerdos alcanzados.
Consensuar el temario para la próxima reunión en caso que ello ocurriere.
d) Minuta/Acta.
Toda reunión, aun la más simple debe ser documentada; dependerá de la importancia de los acuerdos si se labra una minuta o un acta. La primera agilita el
trámite, ya que no requiere la firma de los participantes. Cualquiera de ella deberá contener:





Lugar/fecha/hora
Participantes,
Motivo.
Síntesis de temas a tratar. Consenso/acuerdos logrados.
Firma del Acta. En caso de la presencia de Organismos con varios representantes, solamente la firmará el de mayor jerarquía o quién éste indique.
Notas:
 Llevar redactada la base del documento.
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
Cuando se trate de actas, al final de la reunión proyectarla en una pantalla amplia para posibilitar la visualización del texto por parte de todos los
concurrentes y facilitar la incorporación de las correcciones.
Ir a la presentación en Power Point
5. EXPOSICIÓN:
a. Introducción:
En esta sección el Reglamento explica los distintos tipos de exposiciones que
se pueden emplear en un Estado Mayor. Sus propósitos y procedimientos para
la preparación y presentación de exposiciones están claramente explicados, por
lo que no abundaremos en detalles.
Ir a la prescripción reglamentaria
No obstante, debido a que el oficial durante su carrera debe realizar todo tipo de
presentaciones ya sea en la Fuerza (Institutos, comandos, unidades, etc.) o en
otros ámbitos ya sean privados u oficiales, en el país o en el extranjero, proporcionaremos a continuación algunos consejos elementales sobre la forma de
preparar y desarrollar una exposición; va de suyo que los mismos están dirigidos
a los oficiales subalternos ya que los oficiales jefes y superiores poseen sobrados conocimientos y experiencias en este tema.
b. Preparación y Desarrollo de Exposiciones:
En una presentación de Power Point se desarrolla este tema; contiene las filminas que lo ilustran y los comentarios con explicaciones de cada punto. Mediante
hipervínculos, indicados por una flecha, se presentan filminas vinculadas con el
asunto que se está desarrollando.
Ir a la presentación en Power Point.