01 Informe Cuatrimestral estado CI_1er_Cuatrimestre de 2016_Ley 1474

HOSPITAL SAN VICENTE E.S.E.
DE MONTENEGRO
VIGENCIA FISCAL 2.016
KM 1 Vía a Armenia
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
JORGE ELIECER MORENO LABRADOR
o quien haga sus veces:
Período evaluado: 01/01/2016 a 30/04/2016
Fecha de elaboración: 09/05/16
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
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Se ha tenido ciertas dificultades con por la rotación de personal de algunos procesos, esto se debe a que no todas las
personas están vinculadas a la planta de personal.
• La cultura de no pago por parte de las EPS, afecta el flujo de caja de la institución porque cada vez son menos recursos
para invertir en las estrategias que nos llevaran a cumplir nuestros objetivos y metas, este periodo se registra las cuentas
por cobrar a la EPS Caprecom, que haciende a más de 650 millones de pesos de los cuales no se tiene fecha cierta de
recaudo lo que aumenta el riesgo de no recaudo de esos dineros y afectación directa al flujo de caja de la entidad, así
como el capital de trabajo de la ESE.
• Se ha presentado cierre de EPS las cuales presentan deudas a favor del hospital por más de 750 millones y esto pone
en peligro la estabilidad financiera del hospital y el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos para este periodo y
la vigencia fiscal que inicia.
Avances
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Mejoramiento en clima laboral con las capacitaciones ejecutadas en este periodo lo que ha permitido fortalecer el trabajo
en equipo, este se hace mediante el programa institucional llamado VICENTICO el cual se dicta los días lunes, miércoles
y viernes, temas como: Mapa de riesgos y control interno, bioseguridad, calidad, etc.
El elemento de Desarrollo del Talento Humano se ejecuto de acuerdo a la proyección de actividades propias del
procedimiento de vinculación, desarrollo del Plan Institucional de Formación y capacitación, formación de una cultura
institucional, ejecución del plan de bienestar social, salud ocupacional, prevención de riesgos laborales, actualización de
la matriz de competencias y matriz de verificación de las mismas, además que se debe tener en cuenta que el conocer
los valores y principios institucionales evita que se ejecuten procesos disciplinarios; realización de dos evaluaciones de
desempeño al personal de planta.
La Gerencia desarrolla un Estilo de Dirección de confianza y apoyo mutuo, fomentando la participación, la comprensión,
la comunicación abierta, el respeto y las buenas condiciones de trabajo, la equidad y la mayor orientación a establecer
un adecuado clima laboral dentro de las diferentes áreas de la institución.
Se promueve la cultura de ahorro y mejores prácticas ambientales de todos los funcionarios de la ESE, con la puesta en
marcha y mejoramiento continuo de software de gestión documental que fomenta el ahorro de papel, e implementación
de Workflow que permiten mejorar los procesos con evidencias y se actualizo con la nueva tabla de retención y flujo de
trabajo que permite eficiencia en el registro de los procesos de causación, correspondencia interna y archivos digitales
por cada uno de los procesos de la institución.
Actualización de la caracterización de los procesos, estos tienen alcance de medición de riesgos e indicadores de cada
proceso.
Calificación del POA institucional del primer trimestre de 2016, generando mediciones y aplicando acciones de
mejoramiento a los indicadores más bajos, medición realizada por el área de planeación y preparación del informe de
gestión a el periodo de alcaldía que termina y también a el periodo que inicia.
Dentro de la planeación se incluyó la implementación de las normas internacionales de contabilidad NIIF, proceso
importante para la institución en donde se conformó el equipo de trabajo y se suscribió un cronograma.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
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Algunas dificultades con el software institucional que presenta diferencias entre los modulo financieros, resultado de
validaciones propias del proceso financiero y recomendaciones entregadas por la secretaria departamental de salud
del Quindío, se ha apoyado en la herramienta Reporting Service para apoyar esta conciliación de información y
estabilización de los módulos financieros de la institución.
Se hace solicitud de a la casa desarrolladora del software institucional, para que aclare el alcance de la aplicación
delas normas internacionales de contabilidad en la ESE (NIIF), dado que este requerimiento es importante para la
nueva forma de revelar la información financiera, presentarla a los entes de control y toma de decisiones.
Avances
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Los indicadores de eficiencia y eficacia, permiten medir y evaluar la gestión de la entidad, el cumplimiento del plan
estratégico y los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes con los servicios ofrecidos por el Hospital
San Vicente ESE de Montenegro; a su vez se da el control fiscal, audiencias de participación ciudadana, capacitación a
la comunidad e informes de Gestión presentados a la comunidad, Junta Directiva y entes de control. Desarrollo del
primer ciclo de auditoria interna, el cual nos permite apuntar al mejoramiento continuo de la entidad.
En cuanto a la información primaria el Hospital cuenta con mecanismos eficientes para la recepción y tramite de
Preguntas, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones (PQRS y F), se tiene programado para todo el año los
diferentes Comités de Ética y Asociación de Usuarios; fuentes internas de información (manuales, actas, actos
administrativos, plegables institucionales, Buzones de Sugerencias, Oficina de Atención al Usuario SIAU, pagina web,
Workmanager ED, entre otros); se cuenta con correo electrónico institucional, además de la publicación en cartelera de
estados financieros mensualmente.
Aplicación de la Normativa (Ley 594 de 2000) e implementación del Proceso de Gestión Documental, en este periodo se
realizó transferencia documental de todos los procesos de la institución y se evidencio que cada día es menor el archivo
físico generado, porque estamos generando la cultura de cero papel y más documentos digitales.
De igual manera se ha promocionado dichos programas mediante la publicación en cartelera, utilización de pendones y
pasacalles, perifoneo, utilización de medios de comunicación como la prensa y la radio.
Revisión, actualización, documentación y socialización de los procedimientos de las áreas y procesos de la institución.
Cumplimiento a la ejecución del Cronogramas de Comités Institucionales vigencia 2015 con corte a 30 de abril de 2016.
Además del cumplimiento de las tareas asignadas en la programación de actividades en el software Workmanager, que
son entre las tareas más comunes, respuesta a derechos de petición, actas de los comités según cronograma de
comités, respuesta a peticiones de clientes internos y externos, y de las directrices dadas en el comité de conciliación las
cuales son de responsabilidad del abogado contratado para la representación judicial y extrajudicial de la entidad, y en
especial del cumplimiento del artículo 26 del decreto 1716 de 2009
Continuidad con el proceso de ACREDITACION de la E.S.E., con la actividad de autoevaluación de estándares de
acreditación.
Medición y socialización de los Planes operativos anuales, planes de acción, planes de mejoramiento.
Se hace la socialización del nuevo MECI, bajo el marco del decreto 943 de 2014, además de publicarlo en la página web
de la institución.
Publicación en la página web de información financiera y presupuestal para que la población en general tenga acceso a
ella.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
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Debilidad en el procedimiento de seguimiento y control de los procesos establecidos y las acciones de mejora de las
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auditorías internas.
Avances
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Recepción de Auditorías Externas en el transcurso de 2016 con resultados positivos para la ESE (EPS).
Presentación de informes de gestión semestral.
Programación y ejecución de los dos ciclos de Auditoría en el 2016.
Evaluación trimestral de Planes de Acción.
Autoevaluación para cumplimiento de estándares de Habilitación.
Evaluación trimestral del Plan de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC).
Autoevaluación de estándares de Acreditación.
Auditoria de Control Interno proceso de facturación.
Auditoria Integradora desarrollada para auditoría interna del hospital.
Estado general del Sistema de Control Interno
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El Sistema de Control Interno en el Hospital San Vicente ESE de Montenegro se ha convertido en una fortaleza, ya que al
articularse el Sistema de Gestión de Calidad con el MECI, se da un mayor control a los procesos, se incentiva a los funcionarios a
la mejora continua, teniendo en cuenta la cultura del autocontrol, la autoevaluación y la autogestión que ha promovido la oficina
de Control Interno.
Se realiza auditoria a todas las actividades descritas en los procedimientos, seguimiento a la información reportada a los
diferentes entes de control, revisión a los estados financieros con las respectivas recomendaciones a la Gerencia, auditorias a los
diferentes puntos de facturación, actualización de la normativa vigente, seguimiento a la puesta en marcha del software
institucional y elaboración de cronogramas para el cumplimiento oportuno de las diferentes tareas.
También se hace seguimiento a los informes que se presentan a los entes de control tanto en contenido como en oportunidad
para rendir estos informes.
Planes de mejoramiento para sistemas de información, con el fin de estabilizar el software que registran datos asistenciales y
administrativos.
Recomendaciones
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Continuar con la cultura de ahorro y empoderamiento hacia la institución.
Continuidad con la cultura del autocontrol, autoevaluación y autogestión.
Mayor seguimiento a los procesos y procedimientos establecidos en la institución.
Resaltar las labores desarrolladas de los funcionarios (Mejor funcionario y Área del mes).
Invertir en tecnología e incentivar la cultura de cero papeles en la institución, estrategia de las 3 R (Reutilizar, Reciclar, y Reducir.
Revisar y ajustar el proceso de re inducción de los funcionarios de la institución.
Seguimiento y evaluación a los indicadores de gestión de cada proceso de la institución.
Continuar con el mantenimiento del MECI y de la certificación de calidad ISO-9001.
Autoevaluación de estándares de calidad PAMEC.
Continuar con el proceso de autoevaluación de los estándares de acreditación.
Actualización de caracterizaciones de los procesos de la institución.
Seguimiento y evaluación de los planes de acción, POA, en caminados a la calificación del plan de desarrollo.
Fortalecer la auditoria integradora, que involucre todos los componentes de auditoría como, calidad, control interno, habilitación,
acreditación.
Elaboración del Manual de la Rendición de la cuenta a la ciudadanía.
Socializar e implementar el plan de sistemas y de comunicaciones, que como eje central de lo requerido en la actualización del
MECI, nos va a permitir fortalecer más los procesos.
Continuar con la implementación de las Normas internacionales de información financiera NIIF, y elaborar los planes de acción y
de mejora que esta implementación origine ya que es una información financiera de mucha relevancia para la institución y de
reportes a entes de control.
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Firma