CÓDIGO: PD-I02 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA VERSIÓN: 02 FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Primera Versión Fecha de vigencia Elaboró Ángela Guzmán Profesional Especializado Subdirección de Promoción y mercadeo 15-07-2015 Versión 01 Basilia Peña Vargas Líder Operativo Subdirección de Promoción y Mercadeo Se actualiza el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso. Actualización a partir del Formato MC-F25 V02 Asesor de Planeación y Sistemas 1 06-01-2016 02 Código: MC-F25 Versión: 02 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: PD-I02 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA VERSIÓN: 02 FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 1 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ..................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 3 4. DESCRIPCIÓN............................................................................................................................ 4 5. CONTROL DE REGISTROS ....................................................................................................... 7 6. ANEXOS ...................................................................................................................................... 8 2 Código: MC-F25 Versión: 02 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: PD-I02 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA VERSIÓN: 02 FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016 1. OBJETIVO: Elaborar la estrategia de promoción turística de Bogotá mediante el posicionamiento de la imagen de la ciudad y la realización de campañas y acciones de promoción para lograr el aumento en el número de turistas y visitantes que llegan a Bogotá. 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: - - La Estrategia de Promoción debe partir de la revisión del Plan de Mercadeo Turístico Las acciones de promoción turística que diseñe y desarrolle el IDT deben responder a los lineamientos del Plan de Desarrollo de la ciudad y a las directrices de la alta Dirección del IDT. Debe incluir un cronograma de actividades a desarrollar mensualmente Los elementos creativos para uso promocional (piezas publicitarias, material promocional, elementos de logística, etc.) deben incorporar la marca ciudad vigente respetando su manual de uso. 3. DEFINICIONES: Activación: Actividad que busca persuadir al consumidor mediante experiencias que provoquen recordación de la marca o el deseo de participar de las mismas. Es un tipo de contacto innovador, siendo la creatividad el elemento sorpresa que pretende invitar a la acción, respondiendo así al objetivo de la entidad o empresa que lo genera. Agencia de Publicidad: Empresa cuya función primordial es brindar servicios en el área de comunicaciones, principalmente en el campo de la publicidad. Agencia Creativa: Agencia de publicidad que elabora un mensaje y la forma de persuadir al consumidor a comprar un producto. Agencia BTL: Tipo de agencia de publicidad que adelanta actividades no convencionales para cautivar al cliente objetivo. Campaña de Promoción Turística: Herramienta que pretende influir en el comportamiento de turistas actuales y potenciales generando una decisión de viaje hacia un destino específico. Central de Medios: Empresas que brindan servicio especializado de análisis, planeación y contratación de medios. Mercadeo Turístico: Confluencia de la oferta y demanda turísticas. Conjunto de técnicas y acciones relativas a la transferencia y venta de servicios turísticos del productor al consumidor del producto turístico. 3 Código: MC-F25 Versión: 02 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: PD-I02 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA VERSIÓN: 02 FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016 Mercado Objetivo: Es un segmento seleccionado por la organización para atenderlo y al cual se deben dirigir todos los esfuerzos del marketing y la promoción. Oferta Turística: Conjunto de bienes intangibles y tangibles y de servicios turísticos efectivamente ofrecidos al turista. Posicionamiento: Desarrollo de un producto o destino turístico a través de un marketing mix, para ocupar un lugar específico dentro del mercado objetivo. Promoción Turística: Producto de las acciones públicas y/o privadas para incrementar el flujo de visitantes y/o inversionistas en áreas de destino particularmente turísticas. Publicidad: Actividad que permiten presentar un mensaje oral, escrito o visual con respecto de un producto o servicio (turístico) a través de medios masivos o alternativos de comunicación. Pieza Promocional: Elemento que brinda información turística o que sirve como recordatorio del destino y se dirige a diferentes segmentos de la demanda. Turismo: Actividad socioeconómica generada por el traslado temporal de personas, que por diversos motivos, llegan a un lugar de destino donde realizan actos particulares de consumo. Turista: Persona que viaja a otro país o lugar distinto de donde reside por un periodo mínimo de una noche y no más de doce meses consecutivos y cuyo principal motivo de viaje es diferente al de realizar una actividad remunerada en el destino o residir en el mismo. 4. DESCRIPCIÓN: ACTIVIDAD RESPONSABLE Revisar la estrategia de mercadeo turístico y/o el plan de mercadeo turístico vigente Determinar los objetivos de la estrategia y sus metas: definir lo que busca la estrategia de promoción, en el marco de la situación del mercado y de las directrices institucionales. Verificar la existencia de presupuesto o recursos económicos para el desarrollo de la estrategia mediante su inclusión en el plan de adquisiciones. Plantear o describir la estrategia de promoción turística desarrollando sus diferentes componentes: marco conceptual, objetivos, directrices, análisis de mercados turísticos, acciones promocionales y publicidad. Describir cada una de las acciones y su plan de Subdirector de Promoción y Mercadeo y equipo de trabajo asignado Subdirector de Promoción y Mercadeo, Profesional Especializado y equipo de trabajo asignado 4 Profesional Especializado trabajo asignado y equipo de Profesional Especializado trabajo asignado y equipo de Profesional Especializado y equipo de Código: MC-F25 Versión: 02 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: PD-I02 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA trabajo: líneas de acción, mensajes, activaciones, pauta tradicional, pauta on line, en medios alternativos, etc. Establecer el mecanismo para ejecución de la estrategia, con el acompañamiento de la oficina jurídica y de la alta dirección: posible vinculación de agencias de publicidad creativas, de servicios BTL y/o centrales de medios, convenios, alianzas, etc. Ejecución del plan de trabajo o actividades de la estrategia de promoción Solicitar concepto técnico a la oficina de Comunicaciones del IDT sobre diseños y elaboración de piezas promocionales, a través de la pestaña “Solicitudes a comunicaciones” que aparece en la Intranet. Adelantar el trámite ante la Subdirección Corporativa para ingresar al Almacén el material promocional elaborado, de acuerdo con el procedimiento establecido. Tramitar las solicitudes externas de material promocional, en coordinación con la Subdirección Corporativa a través del formato "Solicitud externa de material promocional". Ruta a seguir: a través de la pagina www.bogotaturismo.gov.co , VERSIÓN: 02 FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016 trabajo asignado Subdirector de Promoción y Mercadeo, Profesional Especializado y equipo de trabajo asignado Profesional Especializado y equipo de trabajo asignado Profesional Universitario, Técnicos y equipo de trabajo asignado Técnico asignado a manejo de material promocional Técnico asignado a manejo de material promocional En la franja correspondiente al IDT hacer click en la pestaña Solicitudes de Material Promocional, ubicada al centro: 5 Código: MC-F25 Versión: 02 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: PD-I02 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA VERSIÓN: 02 FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016 Diligenciar el formato completamente : Y hacer click en la pestaña que aparece al final, “enviar solicitud” Tramitar las solicitudes internas de material Técnico asignado a manejo de material promocional en coordinación con la Subdirección promocional Corporativa a través del formato PD-F01 "Solicitud interna de material promocional". La solicitud diligenciada se presenta a la Subdirección de Promoción para su trámite. Realizar reuniones de seguimiento a la estrategia y Subdirector de Promoción y Mercadeo, 6 Código: MC-F25 Versión: 02 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: PD-I02 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA efectuar los ajustes que se requieran, si es del caso. VERSIÓN: 02 FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016 Profesional Especializado trabajo asignado y equipo de 5. CONTROL DE REGISTROS: Código Nombre Responsable Ubicación Tiempo de Disposi Retención ción Archivo Archivo Final Gestión Central Subdirector Subdirección de Promoción de Promoción y Mercadeo y Mercadeo Oficina Asesor de Plan de Desarrollo Asesor de Planeación y Distrital Planeación y Sistemas Sistemas Oficina Asesor de Manual de uso de la Asesora de Comunicacio marca ciudad Comunicacio nes nes Plan de Turístico Mercadeo Formato "Solicitud PD-F01 Interna de material promocional". LO-F07 Formato “Entrada de Almacén” Formato "Solicitud Externa de material" Técnico asignado a manejo de material promocional SGC Técnico asignado a manejo de material promocional SPM SGC Página www.bogotatu rismo.gov.co franja IDT, pestaña Solicitud de material promocional. 7 Código: MC-F25 Versión: 02 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: PD-I02 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA VERSIÓN: 02 FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016 6. ANEXOS Plan de trabajo o actividades de la Estrategia de Promoción Turística Cronograma presentado por mercados prioritarios seleccionados. 8 y eventos o actividades Código: MC-F25 Versión: 02 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: PD-I02 INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA ELABORÓ Basilia Peña Vargas Líder Operativo de Promoción del Destino Ing. Luis Alejandro Reyes Contratista Planeación y Sistemas VERSIÓN: 02 FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016 CONTROL DE APROBACIÓN REVISÓ APROBÓ FECHA Subdirector(a) de Promoción del Destino Líder del Proceso Ing. Eduardo Navarro Téllez Contratista Planeación y Sistemas 9 Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección – SIG 06-01-2016